1 (13) Plats och tid Badhusgatan 4, kl. 09:00-12:50, 13:45-16:15 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S), andre vice ordförande Tomas Lind (FÖL), vice ordförande Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Jacob Jonsson (S) tjänstgör för Birger Palm (S) Övriga närvarande Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Tomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Martin Johansson, arbetstagarrepresentant 260-269 Markus Wertwein-Ros, chef Elnät och VA, 261-266 Tobias Selldén, 269 Utses att justera Daniel Nilsson (C) Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Daniel Nilsson
2 (13) Innehållsförteckning 260 Månadsuppföljning per den sista juli 2015... 3 261 Presentation av verksamheten: Elnät och fjärrvärme... 4 262 Aktuella ärenden i VA-nämnden... 4 263 Pågående och planerade VA-projekt... 5 264 Strategi Vatten... 6 265 Tilläggsbudgetering Djupvik-Lofta, etapp C-D... 7 266 Redogörelse av samförläggningskostnad... 8 267 Projekt inköp och upphandling... 9 268 Arbetsmiljö Åkerbo skola... 10 269 Ombyggnad / sanering kontor Araben 1... 11 270 Offentliga toaletter... 11 271 Policy för användning av bolagens fordon, verktyg och... 12 maskiner... 12 272 VD informerar... 13 273 Restlistan... 13
3 (13) 260 Dnr BEAB 2015/69 Månadsuppföljning per den sista juli 2015 Den skattefinansierade verksamheten ligger totalt sett plus mot budget. Gata/Park redovisar ett resultat på -635, vilket beror på att det fatttas intäkter, medan mycket arbete redan är utfört. Prognosen är dock fortfarande att budgeten klaras. Förrådet ligger efter med faktureringen p.g.a. semester, så underskottet kommer rätta till sig i augusti. Fastighetsförvaltning visar fortfarande ett större överskott. Kosten redovisar också ett överskott och livsmedelskostnaderna är i fas. Lokalvården har ett litet underskott, vilket beror på de ökade kostnaderna för städning av de offentliga toaletterna. Transport har höga kostnader för mattransporter, vilket ska utredas vidare och framöver kan ge högre kostnader för Gata/Park. Periodiseringen i den skattefinansierade verksamheten ska utvecklas och förbättras. Den taxefinansierade verksamheten gör ett väldigt bra resultat. Återvinning och avfall har ett högt överskott, p.g.a. hög omsättning. VA och den interna fastighetsförvaltningen visar fortsatt positivt resultat, p.g.a. låga driftskostnader. Fjärrvärmen har fortfarande ackumulerat överskott. Vindkraften går också lite plus, t.o.m. bättre än föregående år. Elnät redovisar ett normalt resultat. Likviditeten är fortsatt god. Investeringarna har ökat. VA har nästan förbrukat avsatta medel, vilket redovisas i ett separat ärende om pågående VA-projekt. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
4 (13) 261 Dnr 2015/75 Presentation av verksamheten: Elnät och fjärrvärme Fjärrvärme har 550 kunder i Borgholm och Löttorp, varav 62 har s.k. totalvärme. Antalet anställda är fyra stycken driftspersonal. Anläggningarna finns i Borgholm och Löttorp. Utmaningar i verksamheten består av att det idag finns ett väl utbyggt nät där efterfrågan på nyanslutningar är låg. Elnätet har ca. 4400 kunder i Borgholm-Köpingsvik med omnejd. Det finns även 10 MW vindkraft installerat i nätet. Antalet anställda är sex stycken, varav fyra elmontörer och två tjänstemän. Utmaningar i verksamheten är att nätet är väl utbyggt samtidigt som efterfrågan på nyanslutningar är låg. Ny teknik med lokalproducerad el gör att anpassningar i nätet kan komma att krävas. T.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. 262 Dnr BEAB 2015/72 Aktuella ärenden i VA-nämnden Statens VA-nämnd handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Nämnden är första instans för mål från hela landet. Nämndens beslut kan överklagas till Svea Hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som Mark- och miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parterna i tvister om VA-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för
5 (13) 262 fortsättning brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. T.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet och redovisar en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i VA-nämnden. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande med sammanställning 2015-08-20 263 Dnr BEAB 2015/144 Pågående och planerade VA-projekt VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam, samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verksamheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. Pågående projekt idag är Ledning Böda Sand, Böda ARV Etapp 2, Sanering Borgholms kommun och Djupvik-Lofta Etapp 3. T.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Styrelsen diskuterar även de planerade projekten, dess finansiering och projektstyrning. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.
6 (13) 263 fortsättning Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande med bilagor 2015-08-20 264 Dnr BEAB 2015/154 Strategi Vatten 1. 2. Styrelsen ska kontinuerligt få information om strategiarbetet. För att möta dagens och framtidens utmaningar i produktion av rent vatten pågår ett arbete inom Borgholm Energi med att ta fram en strategi för detta. Strategin tar avstamp i den historiska utvecklingen, en sammanställning av nuläget, samt vilka framtida utmaningar som kommer. Sammantaget ger detta förutsättningar att ta fram lämpliga strategier för verksamheten Vatten. Ramverket för verksamheten utgörs, förutom av de lagar som riksdagen beslutat om allmänna vattentjänster, de beslut som kommunfullmäktige fattar. Dessa omfattar både taxa, beslut om verksamhetsområden, VAplan, bestämmelser om vatten och avlopp, lokala föreskrifter samt ägardirektiv till styrelsen. Definitioner av marknaden, produktionen och vilka utbyggnader som är nödvändiga, samt analys av ekonomin är nödvändigt för att ta fram en bra strategi. Ekonomin består av flera olika delar som behöver genomlysas taxans uppbyggnad, planerad drift och underhåll, samt projektstyrning. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen, samt att styrelsen kontinuerligt ska få information om strategiarbetet.
7 (13) 265 Dnr BEAB/150 Tilläggsbudgetering Djupvik-Lofta, etapp C-D Budgeten utökas med 4,1 mkr för 2015 gällande projektet Djupvik-Lofta, etapp 3. Projektet Djupvik-Lofta omfattar utbyggnad av spillvatten samt sanering av befintligt vattennät i Djupvik-Lofta. Den ursprungliga tidplanen för utförande var hösten 2014 våren 2015. P.g.a. fördyrande och tidskrävande sprängningsarbeten har projektet förlängts. Projektet har senare delats upp i 5 etapper, A-E. Etapp C ska slutföras under september. Därefter påbörjas etapp D under året och 2016 påbörjas etapp E och projektet avslutas i sin helhet 2017. Kostnad Budgeterade medel för 2015 på 4 Mkr är upparbetade. Beslut om vidare entreprenad för 2 Mkr togs före sommaren för att inte avetablera pågående arbete, så att 6 Mkr nu är upparbetat. För att fortsätta entreprenaden 2015 beräknas kostnaden bli ytterligare 2,1 Mkr. För etapp E som påbörjas 2016 budgetaras medel i ordinarie budgetprocess. Medel som krävs för fortsatt entreprenad 2015 augusti december: Etapp 3C Färdigställande 1 Mkr augusti-september Etapp 3D 2015-10 1,1 Mkr september Tjänsteutlåtande T.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros föreslår i tjänsteutlåtande daterat 2015-08-19, att budgeten utökas med 4,1 mkr för 2015 gällande projektet Djupvik-Lofta, etapp C-D. T.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bevilja förslaget till beslut. Skickas till Ekonomiavdelningen VA-chefen
8 (13) 266 Dnr BEAB 2015/67 Redogörelse av samförläggningskostnad 1. Samförläggning ska ske i samband med utbyggnad av elnät. 2. Samförläggning i samband med utbyggnad av VA bör i varje enskilt fall godkännas av beställaren. Kommunstyrelsen fattade den 31 mars 2015, 47, ett principiellt beslut om att vid grävning i samband med alla typer av samförläggning i kommunen ska nedläggning av tomrör, lämpliga för fiberbredband ske. Medel för detta kommer att avsättas i kommunstyrelsens budget för 2016. För del i schakt vid arbeten utförda av Borgholm Energi, med såväl intern som extern part, fördelas kostnaden för del i schakt enligt kostnadskatalog Sambyggnad och samförläggning framtagen i sammarbete mellan Svensk Energi och Skanova. Om material inte tillhandahålls av beställaren tillkommer en kostnad för detta. (För Optoslang typ 7x7/3,5 är kostnaden idag 15 kr/m) Merkostnad vid samförläggning I de fall där schaktens utförande (bredd och djup) inte påverkas av samförläggning i befintlig kabelgrav är merkostnaden för samförläggningen endast material och hantering av desamma samt kostnad för planering beredning och dokumentation. Förutsatt att entreprenaden utförs i egen regi med Borgholm Energis personal, uppskattas merkostnaden i en schakt på 100m för att förlägga fiberkanalisation till följande: Material 15 kr/m Förläggning av kanalisation/kabel 3,5 kr/m Projektering beredning och dokumentation 6 kr/m Vid samförläggning med VA tillkommer även en kostnad för att anlägga separat terrass för kabel i direkt anslutning till schakten för VA-nätet. Kostnaden för denna terrass beror helt och hållet på markförhållanden och kan variera mellan 60 1700 kr/m. Vid den nedläggning av tomrör som Borgholm Energi utför ska kommunen faktureras för den extra kostnad, som uppstår för deras del. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 20 maj 2015, 238, att uppdra till chef Markus Wertwein-Ros att ta fram ett underlag på kostnaden, samt de tekniska förutsättningarna för samförläggning. Styrelsen beslutade den 24 juni 2015, 249, att uppdra till VD Anders Lindholm att utreda merkostnaderna.
9 (13) 266 fortsättning Tjänsteutlåtande T.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros redogör i tjänsteutlåtande daterat 2015-08-20 för merkostnaderna. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att samförläggning ska ske i samband med utbyggnad av elnät, men i samband med utbyggnad av VA bör varje enskilt fall godkännas av beställaren, med anledning av de relativt höga merkostnaderna. Skickas till Kommunstyrelsen 267 Dnr BEAB 2015/123 Projekt inköp och upphandling Styrelsen beslutade den 24 juni 2015, 253, att utse en projektgrupp som ska se över de interna rutinerna gällande inköp och upphandling. Projektgruppen består av styrelseledamot Anders Nyholm och ekonom Daniel Petersson. Projektets tänkta arbetsgång kommer fortlöpa i tre steg, utredande, utvärderande och utformande. Först ska gruppen dokumentera och bygga upp en kunskapsnivå av hur Borgholm Energi jobbar med upphandlingsprocessen idag, för att därefter jämföra den med andra kommuner eller kommunala företag. Nästa steg är att projektet ska kunna presentera förslag till förbättringar och en struktur för processen som är effektiv, korrekt och inom ramarna för de regelverk som finns. I kommande arbete med upphandlingsprocessen är det viktigt att företagen genom en tidig och tät dialog involveras. Projektet kommer därför att samverka med lämpliga företagsorganisationer för att kunna beakta deras synpunkter i enlighet med principerna för offentlig upphandling. Anders Nyholm och Daniel Petersson redogör för projektet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att godkänna informationen.
10 (13) UTDRAG UR PROTOKOLL 268 Dnr BEAB 2015/125 Arbetsmiljö Åkerbo skola Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Åtgärderna bör beaktas i ombyggnadsplanerna för skolan. Stängslingen runt fjärrvärmeverket bör utföras skyndsamt. På området vid Åkerbo skola finns flera identifierade risker som kan ge personskador. Bland annat går det tung trafik genom området där barn och vuxna rör sig och fjärrvärmeverket som ligger i anslutning till skolområdet är inte inhägnat, med risk för fall och andra olyckor. Verksamhetsansvariga inom skolan, fjärrvärmen, biblioteket och fastighetsavdelningen har gjort riskbedömningar utifrån sin respektive verksamhet. Förslag på åtgärder Förlägga om vägen som går in i området norrifrån, så att besökare till biblioteket och föräldrar till fritids får bättre tillgänglighet. Stängsla in fjärrvärmverket så att obehöriga ej kan vistas i riskzonen. Stängsla in garage/förråd gemensamt med fjärrvärmeverket. Montera en hänvisningsskylt för personalparkering, bibliotek, fritids och fjärrvärmeverk Montera en hänvisningsskylt för skola, bad, skolkök och sporthall Flytta fotbollsmålen som står på gräsplanen mellan skolan och fjärrvärmeverket. Kostnader Fjärrvärmeverkets kostnader för att åtgärda stängsel har Borgholm Energi avsatt medel för. Övriga åtgärder är kommunens ansvar. En uppskattning av kommunens kostnader för att utföra föreslagna åtgärder enligt ovan är 520 tkr. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att den egenfinansierade stängslingen bör utföras skyndsamt, samt att rekommendera kommunstyrelsen att beakta de övriga åtgärderna vid ombyggnadsplanerna för skolan.
11 (13) UTDRAG UR PROTOKOLL 268 fortsättning Skickas till Elnätschefen Kommunstyrelsen 269 Dnr BEAB 2015/143 Ombyggnad / sanering kontor Araben 1 1. Upphandlingen avbryts. 2. En ny upphandling görs under hösten 2015. Ingvar Svensson reserverar sig mot beslutet enligt nedan. För att sanera och bygga om Borgholms Energis kontor på Badhusgatan 4 har en upphandling av entreprenadarbeten gjorts. Vid anbudsöppnandet hade endast ett anbud kommit in. Fastighetstekniker Tobias Selldén redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att upphandlingen ska göras om. Ingvar Svensson (V) reserverar sig mot beslutet enligt följande motivering: Jag anser att vinsten av detta kan bli väldigt liten eller ingen alls. Den eventuella ekonomiska vinsten sker på bekostnad av att personalen får fortsätta att sitta i en ovärdig miljö betydligt längre. Ombyggnaden fördröjs i kanske upp till ett år. Skickas till Fastighet 270 Dnr BEAB 2015/142 Offentliga toaletter
12 (13) UTDRAG UR PROTOKOLL 270 fortsättning Det finns 24 toaletter i kommunen, som är kommunens ansvar. Borgholm Energi sköter lokalvården, även om finansieringen av samtliga inte är helt klarlagd med kommunen. Utöver dessa 24 toaletter finns det ett 50-tal offentliga toaletter som andra aktörer ansvarar för. Flera av dessa har ett stort behov av renovering och underhåll. Borgholm Energi tar under framför allt sommarmånaderna emot samtal om bristande skötsel angående dessa toaletter. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. 271 Dnr BEAB 2015/146 Policy för användning av bolagens fordon, verktyg och maskiner Policyn för användning av bolagens bilar, övriga fordon, maskiner och verktyg antas. Styrelsen för Borgholm Energi och för Borgholm Energi Elnät antog den 17 december 2014, 107, 152, en policy för användning av bolagens bilar. Det finns anledning att komplettera policyn med ett förtydligande om att det inte heller är tillåtet att använda övriga fordon, maskiner och verktyg privat. Policyn har därför uppdaterats i aktuella delar. Tjänsteutlåtande Ledningsadministratör Clara Hoogland föreslår i tjänsteutlåtande daterat 2015-08-19, att policyn antas. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bifalla förslaget till beslut.
13 (13) UTDRAG UR PROTOKOLL 272 Dnr BEAB 2015/104 VD informerar VD Anders Lindholm redogör för aktuella frågor. Personalärenden Resedan Gröna påsar utskick Gemensam upphandling av ramavtal advokattjänster LOU och LUF KLT Vänthall Projekt Kommunikation Möte med kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-08-18 Muddringen Kårehamn Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. 273 Dnr BEAB 2015/68 Restlistan Styrelsen beslutar vilka uppdrag som är att anse som avslutade Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Beslutsunderlag Restlista, daterad 2015-06-24