2012-09-11 Kommunstyrelseförvaltningen Ekonomikontoret Carina Gårdlund-Amcoff, 0611-34 80 72 Ann Entall, 0611-34 80 71 Riktlinjer för handkassor i Härnösands Kommun Gäller från och med 15 oktober 2012 Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprätt. Diarienummer Fastställd av Riktlinjer för handkassor Riktlinjer 2012-09-11 Ekonomichef Bo Glas Dokumentansvarig/ processägare Senast reviderad Giltig till och med tillsvidare Dokumentinformation Dokumentet gäller för Annan information Upprättad av handläggare på ekonomikontoret. Berörda inom Härnösands kommun som handhar handkassor. Ekonomikontoret har rätt att vid behov göra revideringar.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Bakgrund... 3 2 Köp via faktura... 3 3 Köp med kundkort & avtal... 4 4 Beställning av förbrukningsmaterial... 4 5 Egna utlägg... 4 6 Inköp genom handkassa... 5 6.1 Handkasseprocessen... 5 6.2 Fylla i blankett Redovisning av Handkassa... 5 6.3 Var kan det lätt bli fel?... 6 6.3.1 Kvitto... 6 6.3.3 Separat kvitto... 6 6.3.4 Aktuellt konto och beslutsattestant... 6 Bilagor: Blankett Ersättning av Eget utlägg Anvisningar för Ersättning av eget utlägg Blankett för Beställning av varor och tjänster Blankett Redovisning av Handkassa 2
1 BAKGRUND För att följa med i utvecklingen mot ett kontantlöst samhälle började ekonomikontoret under hösten 2011 se över rutinerna kring kontanthantering. Sedan i mars 2012 kan vi inte längre använda oss av Swedbank för kontanta uttag och insättningar, varför alternativa tillvägagångssätt undersökts. Ekonomikontoret har bland annat undersökt möjligheter med bankkort, men i dagsläget finns tyvärr inget alternativ som passar handkassornas användningssätt. Kontanthanteringen blir mer och mer kostsam och tidskrävande samt att alla inköp av Härnösands Kommun ska göras via avtal enligt lagen om offentlig upphandling. De behov av kontanter som idag finns i kommunens verksamheter har fått flera olika lösningar där hänsyn tagits till aspekter som säkerhet, arbetsmiljö, effektivitet och användarvänlighet. Handkassan har länge varit en del i många verksamheter i Härnösands Kommun. Den har använts till exempelvis social träning för brukare, anställdas utlägg för fika/ lunch eller inköp i mataffärer. Grundtanken är att handkassan ska användas till verksamhetsfrämjande aktiviteter som gynnar hela gruppen. Då handkassan är till för återkommande småutgifter ska redovisning ske med max 60 dagars mellanrum för att inte bli inaktiv. Handkassor som inte redovisats på tre månader har ekonomikontoret rätt att återkalla. Detta fastställdes i Kommunstyrelsen 2004-12-07. Översynen som gjorts av handkassornas användningsområden visar att de flesta inköpen idag kan förenklas och spara både tid och pengar genom att handla på rätt sätt. Merparten av de inköp som ersätts via handkassan idag utgörs av matutlägg för anställda vid social träning med brukare, inköp av matvaror samt förbrukningsmaterial såsom glödlampor och pärmar. Från och med 15 oktober ska dessa inköp hanteras enligt nedan. Köp som faller innanför nedanstående ramar kommer därmed efter angivet datum inte att ersättas via handkassan. En handkassa avslutas genom att komma in till kommunkassan med eventuella kvarvarande kvitton samt kontanter. 2 KÖP VIA FAKTURA Inköp ska i första hand alltid ske via faktura. I förväg fyller du i en blankett och lämnar sedan till inköpsstället. All personal, inklusive vikarier, kan via beställningsblanketten göra inköp via faktura av mat/ fika vid social träning med brukare. Beställningsblanketten bifogas i slutet av detta dokument samt finns på www.harnosand.se/insidan - dokument - interna blanketter Beställning av varor och tjänster. 3
Vid inköp lämnas ifylld blankett till affären. Kom ihåg att alltid uppge verksamhetens åttasiffriga referensnummer vid inköp. Kontakta närmaste chef eller förvaltningsekonom om du inte har ditt referensnummer. 3 KÖP MED KUNDKORT & AVTAL Vid köp av livsmedel matbutiker såsom COOP och ICA Maxi ska verksamhetens kundkort respektive kundnummer tillsammans med legitimation användas. Vid användning av detta ges även rabatt vid varje köp. Saknas kundkort eller kundnummer kontaktas ansvarig chef i din verksamhet. 4 BESTÄLLNING AV FÖRBRUKNINGSMATERIAL Att beställa avtalade varor hos till exempel leverantören Office Depot, tidigare Svanströms är billigare än i butik. Beställning av förbrukningsmaterial (kontors-, sjukvårds- och städmaterial etc.) ska göras av behörig beställare via e-handelsystemet IoF, Inköp och Faktura. Email: iof-support@harnosand.se Telefon: 0611-34 80 66, 0611-34 80 74, 0611-34 88 23 5 EGNA UTLÄGG Med egna utlägg menas när du som anställd behöver betala något för kommunens räkning med privata pengar, till exempel mat/ fika. De egna utlägg som anställda vid Härnösands Kommun gör i samband med social träning ska från och med 15 oktober ersättas i samband med löneutbetalning. Beställningsblanketten bifogas i slutet av detta dokument samt på www.harnosand.se/insidan - dokument - interna blanketter ersättning egna utlägg. 4
6 INKÖP GENOM HANDKASSA Inköp som ej kan ske via faktura, kundkort, e-handel eller eget utlägg ersätts via handkassan. 6.1 HANDKASSEPROCESSEN Köp Sammanställning; Ni fyller i blanketten med ansvar, konto, verksamhet etc., och bifogar kvitton Redovisning; Handkasseansvarig hämtar ut pengar i kassan Bokföring; De pengar ni tagit ut bokförs mot de konteringar ni har angivit 6.2 FYLLA I BLANKETT REDOVISNING AV HANDKASSA Vid sammanställning tejpas kvitton fast på A4-papper. Häftstift ska ej användas då alla dokument scannas för att finnas tillgängliga i ekonomisystemet. Hela kvittot ska synas och de får ej överlappa varandra. Bredvid varje kvitto skrivs syftet med köpet vem som handlat samt vilka som deltagit. Numrera varje transaktion genom att skriva ett nummer bredvid kvittot. Det ska synas tydligt vilket kvitto som hör till vilket nummer. På handkasseblanketten ska följande finnas med: Namn på handkasseinnehavaren, den person som hämtar ut pengarna. Adress, arbetsplats och telefonnummer till arbetsplatsen. Specifikation av kvitton. Numret på raden ska stämma med det nummer ni skriver bredvid kvittot. Här delas kvittons belopp upp i moms, belopp exkl. moms och totalt belopp. Konteringar med rätt belopp utifrån konto/verksamhet. Även här delas kvittons belopp upp i moms, belopp exkl. moms och totalt belopp. Handkasseblanketten ska alltid vara påskriven av handkasseansvarig, en mottagningsattestant samt av beslutsattestant. Det är alltid beslutsattestanten som har det slutliga ansvaret för att redovisningen av handkassan sköts på ett korrekt sätt, och att den ifyllda blanketten som lämnas till ekonomikontoret är korrekt. 5
6.3 VAR KAN DET LÄTT BLI FEL? Här tar vi upp svar på de vanligaste frågorna rörande redovisning av handkassa. 6.3.1 UPPGIFTER PÅ KVITTO Företagets organisationsnummer och namn måste stå på kvittot. Observera att dessa uppgifter även måste stå på handskrivna kvitton. Momsen ska stå utskriven på kvittot. Vi får inte räkna ut procent på slutsumman i efterhand utan momsbeloppet samt momssatsen måste vara tydligt utskriven på kvittot. 6.3.3 SEPARAT KVITTO Endast köp som berör verksamhet får stå på kvittot. Köper ni saker som inte hör till handkassan samtidigt får ni då istället be om två kvitton. 6.3.4 AKTUELLT KONTO OCH BESLUTSATTESTANT Vid redovisning av handkassa är det viktigt att det används en aktuell kontoplan och att såväl ansvar som konto, verksamhet etc. finns med. Aktuell kontoplan finns på harnosand.se/ insidan/ ekonomi & inköp. Den person som står som beslutsattestant för ert ansvar och verksamhet ska ha skrivit på redovisningsblanketten. Beslutsattestant som skriver på och handkasseansvarig får inte vara samma person utan då får ersättaren skriva under. Endast handkasseansvarig (i förekommande fall semestervikarie) kan hämta ut handkassa mot att uppvisa godkänd legitimation. Utan legitimation och rätt attest skickas blanketten tillbaka. 6
2008-10-15 Sidan 1 av 1 Kommunstyrelseförvaltningen Ersättning för egna utlägg Med egna utlägg menas när du som anställd behöver betala något för kommunens räkning med privata medel. För att erhålla ersättning för egna utlägg skall blanketten Ersättning egna utlägg fyllas i och skickas till personalkontoret. Blanketten skall kompletteras med kvitton och motiveringar som styrker utläggen. Viktigt att veta är att pengarna utbetalas först vid nästa ordinarie löneutbetalning, om inte annat begärs. Endast fullständigt ifyllda blanketter är giltiga. Följande är viktigt att tänka på när blanketten fylls i: Blanketten skall fyllas i med bestående bläck. Blankett ifylld med blyerts skickas tillbaka. I textrutan specificeras vad utlägget gäller. Redovisa kvitton ordnat på ett separat A4-papper som bifogas med blanketten. Alla kvitton skall vara fullt läsliga. Ange syftet med inköpet som en anteckning vid sidan av respektive kvitto och tänkt på att vara tydlig med informationen. Särskild motivering krävs ifall inköpet sker utanför kommunens ramavtal. Avsteg måste motiveras eftersom det nästan alltid medför extrakostnader för kommunen när inköp sker utanför ramavtalen. Det totala momsbeloppet anges på momsraden. Därefter anges konteringen och belopp exkl. moms för respektive inköp. Ovan nämnda belopp utgör tillsammans den totala summan för utlägget. Speciella föreskrifter gäller angående momsen. Följande skall framgå av kvittot för att momsen skall kunna dras av: Datum när kvittot skapades. Säljaren skall kunna identifieras. Det skall framgå vilka varor eller tjänster som har köpts. Momsbeloppet eller uppgifter för att kunna räkna ut momsbeloppet skall framgå av kvittot. Vid osäkerhet gällande momsen kontakta respektive förvaltningsekonom. När blanketten är ifylld skall den beslutsattesteras av överordnad chef och skickas till personalkontoret. Postadress Tel vx Bankgiro Hemsida SE-871 80 Härnösand 0611-34 80 00 5576-5218 www.harnosand.se Besöksadress förvaltning Fax Organisationsnr E-post Rådhuset 0611-34 80 30 212000-2403 kommun@harnosand.se