Strategisk försäljning mot offentlig sektor. SMS:a frågor till 0736-589 489

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

Från A(nbud) till A(vtal) - om affärsmässighet och överprövning - Leverantörsdagen 2011-11-08 Advokat Carl Bokwall I samarbete med Upphandling 24

REALTID.se Statistik? Hur kan det vara att de här juristerna som tar så hutlöst betalt endast vinner en bråkdel av överprövningarna? Den upphandlande enheten vinner upp emot 90% av alla fall. Ändå lyckas Nio stycken jurister/advokater rankas som de bästa i Sverige på offentlig upphandling: Carl Bokwall, Cederquist Olof Hallberg, Lindahl Joakim Lavér, Linklaters Fredrik Linder, Hamilton Kristian Pedersen, Delphi Catharina Piper, Lindahl Henrik Seeliger, Lindahl Anna Ulfsdotter Forssell, Delphi Louise Widén, Mannheimer Swartling Who s Who Legal Public Procurement 2009 juristerna övertala företagen att överpröva. Det är tur att våra domstolar oftast är utrustade med sunt förnuft. Juristerna borde lägga krutet på att hjälpa företagen att lämna bra anbud istället, då skulle vi få ett mycket bättre utnyttjande av de allmänna medlen. Nisse på manpower Nja, UM klarar sig i ca 50-60 % av fallen Fast Nisse har rätt juristerna borde lägga krut på att hjälpa leverantörer lämna bra anbud (som tål prövning) 3

Affärsmässighet och överprövning 1. Den offentliga arenans spelregler myter & tyckande om överprövningar vikten av private enforcement en kort orientering om LOU:s/LUF:s regler om överprövning 2. Från A till A en Arbetslinje för anbud i offentlig upphandling 3. Direktupphandlingar vad bör man som leverantör tänka på? 4

1. Den offentliga arenans spelregler Myter & tyckande Några påståenden om leverantörer och överprövningar: Leverantörer som överprövar förstör sina kundrelationer Överprövningar leder till ökade kostnader och effektivitetsförluster för det allmänna och skadar skattebetalarna, brukare, patienter m.fl. Överprövningar har blivit ett problem och har ökat lavinartat de senaste åren Det borde kosta leverantörerna att överpröva risken måste öka 5

Mer på REALTID.se Lättförtjänta pengar Det finns inte en enda upphandling som inte går att kritisera och hitta fel i. Jag vill påstå att NN och hennes kollegor har ett av de lättaste jobben som finns - att hitta fel i offentliga upphandlingar. Företagen som anlitar dessa jurister borde gå en tvådagars utbildning i LOU och sedan sköta överprövningarna själva. Det behövs inga jurister till det. jur kand på andra sidan... Huvudet på spiken angående utbildning i LOU! Kan det vara så att med rätt rådgivning minskar antalet (onödiga) överprövningar? 6

och ännu mer på REALTID.se Tveksam Jag är tveksam till den utveckling vi ser överprövningar av offentliga upphandlingar. Tendensen är att fler och fler upphandlingar överprövas, inte för att den upphandlande enheten gjort några grova fel utan för att jurister, som NN mfl, letar efter små fel i underlag och utvärderingar. Har en leverantör blivit orättvist behandlad skall han naturligtvis ha rätt att överpröva men att göra det för att man är en dålig förlorare kostar bara samhället en massa pengar. Klaga gärna på underlagen men gör det innan anbudstiden gått ut. Kom inte efteråt och leta fel! Upphandlare av rang Nja igen, överprövningarna ökar måhända med det gör även antalet upphandlingar och komplexiteten. Vad är grova respektive små fel och var går gränsen för att bli orättvist behandlad? Är ni dåliga förlorare? 7

1. Den offentliga arenans spelregler Vikten av private enforcement Syftet med upphandlingsdirektiven är marknadsintegration (effektiva skattekronor är ett nationellt syfte) EU-rätten och upphandlingsdirektiven ger leverantörerna verktygen att säkra leverantörens rättigheter i syfte att främja marknadsintegrationen Enligt LOU/LUF kan KKV bara ingripa skarpt i 3 fall och ansöka hos FR om marknadsskadeavgift (sedan juli 2010): 1. Avtal får bestå pga. tvingande hänsyn till ett allmänt intresse 2. Överträdelse av avtalsspärr 3. Otillåten direktupphandling I övrigt är det upp till leverantörerna att säkra sin rätt och påtala fel 8

1. Den offentliga arenans spelregler Reglerna om överprövning Leverantörer har rätt att begära överprövning. Leverantör är den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader Måste lida skada eller riskera lida skada av överträdelsen 3 sorters överprövning Göra om eller rättelse av upphandling (under upphandling / efter tdb) Ogiltighet av avtal Upphävande av avbrytandebeslut 9

1. Den offentliga arenans spelregler Reglerna om överprövning Avtalsspärr Avtal får inte ingås förrän 10 dagar gått från det upphandlingsmeddelandet skickades (15 dagar om ej sänds elektroniskt) Avtalsspärren förlängs automatiskt om tilldelningsbeslutet överprövas om inte domstolen beslutar annat Ingen avtalsspärr i KamR och HFD. 10

1. Den offentliga arenans spelregler Reglerna om överprövning Ansöka om överprövning av avtals giltighet måste ske inom 6 månader från det att avtalet ingicks Ansökan måste dock ha inkommit inom 30 dagar Innan 30 dagar har gått från en efterannonsering om tilldelningen under förutsättning att annonsen innehåller en motivering av beslutet att direkttilldela kontraktet. Innan 30 dagar har gått från det att anbudssökandena/anbudsgivarna har underrättats om att avtal har slutits, under förutsättning att underrättelsen innehåller tillräckliga uppgifter. 11

2. En Arbetslinje från Annons till Avtal Annons Kval KB FFU TDB? OP / ÖP? Är vi utestängda? Finns det koppling mellan op/öp och Avtalet? Ska vi delta? Vad är det värt? Aktiv nedtrattning i kvalet - risk att vi inte kvalar? Betydelse för vår *intäktsbudget *investeringsbehov *personalstyrka Strategisk betydelseförsvarar eller utmanar vi? Vilka resurser behöver vi? Ansökan OP / ÖP? Är vi rätt bedömda Är konkurrenterna rätt bedömda? Finns det koppling mellan op/öp och Avtalet? Är krav och kriterier klara? Vilka frågor måste vi ställa? Vilka frågor bör vi INTE ställa Vilken info vill vi förmedla till UM och konkurrenter? Anbud OP / ÖP? Är vi rätt bedömda Är konkurrenterna rätt bedömda? Finns det koppling mellan op/öp och Avtalet? Avtal Alla skallkrav är uppfyllda Alla börkrav är optimalt bemötta Ev. risker är tagna medvetet Anbudet ska tåla granskning i domstol

2. En Arbetslinje från Anbud till Avtal Fokus på Avtalet Vikten av ett konsekvent förhållningssätt tuff i sakfrågan, mjuk i relationsfrågan Gör rätt leta inte fel Ha rätt resurser Ett starkt juridiskt case är en nödvändig förutsättning, men inte en tillräcklig när ska man INTE överpröva? Hur ser vi i vårt företag på överprövningar? I vilka situationer är det aktuellt att överpröva för oss? 13

3. Direktupphandlingar inte bara UMs ensak När har UM rätt att direktupphandla Absolut nödvändighet synnerlig brådska (synnerliga skäl), etc., etc., etc.... Pga. överprövning? Lågt värde LOU/LUF - ett värde för hela myndigheten? Risker ogiltighet, plötsligt stå utan intäkter Skadestånd? Tips Fundera på UMs rätt att direktupphandla väg riskerna mot fördelarna Säkra giltighet så långt det går dialog skälen och om förhandsinsyn Villkorat interimsavtal vid fall av överprövning 14

Kontakt: carl.bokwall@cederquist.se www.cederquist.se Copyright 2006 by Advokatfirman Cederquist KB No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form by any means - electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise - without the permission of Cederquist.This document provides an outline of a presentation and is incomplete without the accompanying oral commentary and discussion.

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

- Din professionella partner i anbudsprocesser

Dan Frödén Kort presentation Entreprenör. Nytt bolag vart femte år sedan 1985, bl.a. OPIC LOU sedan tillblivelsen 1994 Föreläst för > 4 500 företag sedan 2002 Tenders Sverige AB 2005 Strategisk expert, anbudsexpert och rådgivare. Lobbyist Affärsutveckling B2G Kontakt: 0703 20 45 00 dan.froden@tenders.se 2011-11-08 Tenders Sverige AB 18

Tenders Sverige AB Tenders är en professionell partner i anbudsprocesser. Sveriges största rådgivnings- och konsultföretag inom offentlig upphandling. Alla steg i anbudsprocessen eller delar. - Analys - Granskning - Anbudsskrivning - Överprövning - Utbildning - Rådgivning och konsultation strategier, organisation, lobbying mm. Läs mer på www.tenders.se 2011-11-08 Tenders Sverige AB 19

Upphandlingsprocessen Före anbud PROAKTIV Under anbudsgivning REAKTIV Efter tilldelning FÖRVALTNING Mycket egenregiaktivitet i den reaktiva fasen Lite egenregiaktivitet på förberedelse och efteranalys/avtalsoptimering 2011-11-08 Tenders Sverige AB 20

Analysfas Frågor att besvara: Vem köper? Bestämmer? Påverkar? Vad köps? Egentligen Vad betalas? I verkligheten När är nästa upphandling? 2011-11-08 Tenders Sverige AB 21

Påverkansfas Att göra: Besöka påverkare, avropare och upphandlare minst ett år före ny upphandling. Kontakta inför avtalsförlängning. Ta ut fakturor. Kolla mot avtal. Kolla aktuella priser mot gällande avtal. Ta reda på när nästa upphandling startar. Ge förslag på ffu. Skapa preferens! 2011-11-08 Tenders Sverige AB 22

Anbudsfas Förfrågningsunderlaget: Analysera noga. Fråga/påstå/kräv. Justera ffu. Outsourca anbudsarbetet för fokusering på pris/produkt Om ej, extern QA Kontrollräkna rätt pris. Lova inte mer än vad som krävs. 2011-11-08 Tenders Sverige AB 23

Tilldelning Ge aldrig upp! Ingen tilldelning Analysera noga Vinnande anbud. Analysera noga! Kontakt, ÖP Tilldelning Avtalet mot ffu Undvik förhandling 2011-11-08 Tenders Sverige AB 24

Avtalsoptimering Att göra Sälja mer! Kolla prisjusteringsmöjligheter Sälj annat Tät kontakt vara Preferred Supplier Bevaka avrop noga Begär skriftliga avrop 2011-11-08 Tenders Sverige AB 25

Att fundera på 700 2005: 57 X 37% X 6,6 = ca 139 2010: 208 X 53% X 6 = ca 661 Tillsammans vinner vi oftare! Våga ta professionell hjälp! 600 500 400 300 200 100 0 1 2 3 4 5 6 7 Egenregi Tenders Tack för mig! Ring 0703-20 45 00 eller dan.froden@tenders.se 2011-11-08 Tenders Sverige AB 26

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

NYHET! Konferensprogrammet för 2012 är nu färdigt Läs mer & Anmäl dig här: www.uh24.se/konferens

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

SERVICEFÖRVALTNINGEN 2011-11-08 SIDAN 30

Så här fungerar Stockholms stad 855 000 invånare VÄLJER 40 000 medarbetare inom Stockholms stad samt entreprenörer i stadens tjänst GENOMFÖR 101 ledamöter i kommunfullmäktige BESLUTAR SERVICEFÖRVALTNINGEN

Stockholms politiska organisation Kommunfullmäktige 101 ledamöter Valberedningen Revisorskollegiet Kommunstyrelsen Ekonomiutskottet Personal- och jämställdhetsutskottet Borgarrådsberedning en Finansroteln Trafik- och arbetsmarknadsroteln Stadsbyggnad s- och idrottsroteln Skolroteln Äldre- och ytterstadsroteln Stadsmiljöroteln Socialroteln Kultur- och fastighetsroteln 14 stadsdelsnämnder 16 facknämnder 17 bolag SERVICEFÖRVALTNINGEN

Stockholms stads budget 2011 kostnader Cirka 41 miljarder kronor Fastighetsförvaltning 2,1 % Stadsplanering och bostadsbyggande 1,4 % Trafik, gator och miljö 5,5 % Övrigt 7 % Förskola och annan pedagogisk omsorg 16 % Grundskola, särskola och skolbarnomsorg 21,5 % Individ- och familjeomsorg amt arbetsmarknad 11,8 % Gymnasieskola och gymnasiesärskola 5,9 % Stöd och service till personer med funktionsnedsättning 7 % Äldreomsorg 16,6 % Kultur och idrott 5,2 % SERVICEFÖRVALTNINGEN

Stockholms stads budget 2011 intäkter Cirka 41 miljarder kronor Intäkter från verksamheten 17 % Intäkter från utjämningssystem 0,2 % Finansiellt netto 2,5 % Kommunal fastighetsavgift 2,7 % Skatteintäkter m.m. 77,6 % SERVICEFÖRVALTNINGEN

Den dagliga verksamheten Ansvaret för den dagliga verksamheten har stadens förvaltningar och bolag som leds av politiskt sammansatta nämnder och styrelser. SERVICEFÖRVALTNINGEN

Stockholms 14 stadsdelsförvaltningar 1. Bromma 2. Enskede-Årsta-Vantör 3. 4. 5. 6. 7. 8. Farsta Hägersten-Liljeholmen Hässelby-Vällingby Kungsholmen Norrmalm Rinkeby-Kista 5 8 11 1 6 7 14 9. 10. 11. 12. 13. Skarpnäck Skärholmen Spånga-Tensta Södermalm Älvsjö 10 4 13 12 2 3 9 14. Östermalm SERVICEFÖRVALTNINGEN

Stadsdelsförvaltningarna ansvarar för: Fritidsverksamhet för barn och ungdomar Förskola Försörjningsstöd, budgetrådgivning och skuldsanering Konsumentrådgivning Lokala näringslivsfrågor Lokala stadsmiljöfrågor Renhållning, skötsel och underhåll av parker samt parkinvesteringar Service och omsorg till personer med funktionsnedsättning Social service, omsorg och behandling samt familjerätt Äldreomsorg SERVICEFÖRVALTNINGEN

Fackförvaltningar Har hand om verksamheter som är gemensamma för hela staden. Arbetsmarknadsförvaltningen Exploateringskontoret Fastighetskontoret Idrottsförvaltningen Kulturförvaltningen Kyrkogårdsförvaltningen Miljöförvaltningen Serviceförvaltningen Socialförvaltningen Stadsbyggnadskontoret Stockholms stadsarkiv Trafikkontoret Utbildningsförvaltningen Valnämnden Äldreförvaltningen Överförmyndarnämnden SERVICEFÖRVALTNINGEN

Bolag Stockholms Stadshus AB ägs av Stockholms stad och är moderbolag i koncernen som består av: Familjebostäder Micasa Fastigheter S:t Erik Försäkring S:t Erik Livförsäkring S:t Erik Markutveckling SISAB Stockholm Globe Arena Fastigheter Stockholms Hamn Stockholmshem Stockholm Business Region Stockholm Parkering Stockholms Stads Bostadsförmedling Stockholms Stadsteater Stockholm Vatten Stokab Svenska Bostäder Övriga majoritetsägda bolag: Mässfastigheter Intressebolag: Fortum Värme Holding SERVICEFÖRVALTNINGEN

Serviceförvaltningens uppdrag i dag Stadens löneadministration Stadens ekonomiadministration Koncerngemensam upphandling Kontaktcenter Stockholm IT-service och växelfunktion SERVICEFÖRVALTNINGEN 2011-11-08 SIDAN 40

Upphandlingsorganisation Respektive nämnd/styrelse ansvarar för egen försörjning Upphandlande myndighet (LOU) Lokal inköpsorganisation Kommunfullmäktige beslutar om policy och inriktning samt om eventuell central samordning Kommunstyrelsen utfärdar riktlinjer och anvisningar Stadsledningskontoret svarar för tillämpning, uppföljning och utveckling Serviceförvaltningen genomför central/koncerngemensam upphandling och avtalsförvaltning SERVICEFÖRVALTNINGEN 2011-11-08 SIDAN 41

Samordningsformer Central upphandling Beslut i kommunfullmäktige Tvingande för nämnder / rekommendation till bolagen. Gemensam upphandling Beslut av respektive nämnd/styrelse med fullmakt till serviceförvaltningen Frivillig samordning 2011-11-08 SIDAN 42

Beslut om central upphandling och avtalsförvaltning Annonsförmedling Av-produkter Fordon köp, leasing, kortidsförh. Drivmedel Dryckesauotmater El Förbrukningsmaterial (skol- och kontor, kök- och hushåll, inkontinensoch sjukvård mm) IT-kringutrustning IT-konsulter Litteratur Livsmedel Möbel- och kontorsflyttning Möbler, belysning etc Postförmedling Resebyråtjänster Taxiresor i tjänst Tidningar och tidskrifter Tolkförmedling Transporttjänster Tryckeritjänstser Tvätteritjänster Yrkeskläder och skor 2011-11-08 SIDAN 43

Gemensam upphandling Bemanningstjänster Inläsningstjänster Läromedel Måltidskuponger Organisationskonsulter Park- och lekmaterial Persontransporter Medicintekniska hjälpmedel Bårtransporter Undersökningsmöbler Vitvaror Sommargårdsverksamhet (Kollo) Avfallshantering 2011-11-08 SIDAN 44

Leverantörssamverkan Öppen samverkan Informations- och erfarenhetsutbyte med företags- och branschorganisationer Öppna möten inför nya upphandlingar Enkätundersökningar efter genomförd upphandling www.stockholm.se Avtalsbaserad samverkan Strukturerad uppföljning, utvärdering och utveckling, enligt överenskommen samverkansmodell SERVICEFÖRVALTNINGEN 2011-11-08 SIDAN 45

Upphandling Stockholms Stad Lokalt upphandlings- och inköpsansvar Ökad samordning genom serviceförvaltningen Fördjupad behovsanalys, uppföljning och informationsspridning Kommunikation och samverkan SERVICEFÖRVALTNINGEN 2011-11-08 SIDAN 46

SERVICEFÖRVALTNINGEN 2011-11-08 SIDAN 47

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

Sigtuna vill ha dialog www.sigtuna.se

Antalet företag ökar Drygt 41 000 invånare 27 500 arbetstillfällen År 2010 startades drygt 300 nya företag Drygt 4 300 företag Ca 40 företag med över 100 anställda Ca 1 500 företag mellan 1 till 49 anställda Drygt 80% av företagen privatägda

Upphandling i Sigtuna kommun Inköp av varor, tjänster, entreprenad för 800 miljoner kr/år 3 000 leverantörer 400 lokala leverantörer Ca 50 pågående upphandlingar/månad Ca 400 pågående avtal i avtalsdatabasen Upphandlingsstöd: e-avrop.com

Så arbetar Sigtuna för att få en bra dialog med marknaden. Ett nyckelord är samarbete.

Samarbete Näringslivsenheten och upphandlingsenheten Dialogmöten Regelbundna referensgruppsmöten Riktad utbildning

Hur underlätta för leverantörer Elektroniska anbud Enhetliga förfrågningsunderlag Elektroniska fakturor Rätt paketering Tydliga krav Tydlig utvärdering

Hur hitta upphandlingarna Samtliga förfrågningsunderlag som vi upprättar publiceras på kommunens hemsida. Annonsering i lokalpressen och på förstasidan på kommunens hemsida Kommunens avtalsdatabas finns även på vår hemsida.

Ser upphandlingarna annorlunda ut? Möjlighet att lämna på delar av uppdrag Exempel: Vinterväghållning Byggentreprenad Hantverkstjänster

Ser upphandlingarna annorlunda ut? Elektroniska förfrågningsunderlag Elektroniska anbud Enkelt upphandlingsstöd E-fakturering (Mål 100 %) E-beställning Gratis prenumeration av upphandlingar ( e-avrop)

E-handel/E-fakturor Totalt ca 70 000 fakturor/år 10 leverantörer står för 35% av fakturavolymen 1 500 leverantörer har bara 1 faktura Fördelar för företagaren Sparar tid vid faktureringen Mindre kostnad för porto och papper Risken för fel minimeras Snabbare hantering av våra fakturor internt vilket innebär snabbare betalning till företagen Värnar om vår miljö

Några effekter av vårt nya arbetssätt Ökad kunskap genom utbildningarna Ökad förståelse bland företagare för det krångliga Företagarna får ett ansikte och kontakt in i kommunen Lärandeprocessen A och O, utbyte av erfarenheter Dialogen ökat externt/internt Bättre översikt av samtliga upphandlingar Alla avtal på ett ställe

Vad har hänt senaste året Upphandlingsstrateg anställts, sept 2010 Kvalitetscontroller anställts, sept 2010 Kommunalråd med särskilt ansvar för upphandlingsfrågor Referensgrupp i upphandlingsfrågor med lokala företag och Företagarna Rätt paketerade upphandlingar Översyn av kommunens upphandlingsriktlinjer - Politisk styrgrupp: 3 majoriteten, 2 opposition och tjänstemän Dialogmöten/Informationsträffar med lokala företag

Tack! Caroline Olsson Näringslivsutvecklare Christer Wikström Näringslivschef

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

Att sälja till det offentliga

Så jobbar Semantix med Försäljning direkt till det offentliga Proaktivt arbete Offentliga upphandlingar Överprövningar

Försäljning direkt till det offentliga Offentliga säljare Ute hos kund: Kundens behov Möjligheter till direktupphandling? Ska tjänsten upphandlas?

Proaktivt arbete Bevakning kommande upphandlingar Bevakning konkurrenter Kontakt upphandlande myndighet Möte Skriftliga synpunkter

Upphandling Förstudie Arbete med underlag Annonsering Tilldelningsbeslut Avtal

Semantix anbudsprocess Beslut Priskalkyl/ frågor upphandlaren Prismöte Uppstartsmöte Kvalitetssäkring Anbudet in Avtal/ överprövning och uppföljning

Exempel på en upphandling Telefontolkning Pris 30 min och påföljande 15 min Beräknad samtalstid ca 1 timme Viktning Första 30 min = 36,67 % Påföljande 15 min = 18,33 %

Semantix prisstrategi Semantix 2:a pris 3:a pris 30 min = 78 kr 15 min = 131 kr Utvärdering pris 451poäng 1 tim = 340 kr Över 1tim = 471 kr 30 min = 130 15 min = 60 Utvärdering pris 403 poäng 1 tim = 250 kr Över 1 tim = 310 kr 30 min = 210 15 min = 75 Utvärdering pris 281 poäng 1 tim = 360 kr Över 1 tim = 435 kr

Överprövning Är det ett strategiskt viktig avtal? Har upphandlaren gjort fel? Strider felet mot LOU? Lider vi skada av just det felet? Kan vi visa detta i domstol?

Tack för mig! Maria Krantz Upphandlingsavdelningen Telefon 08-506 225 34 Mobil 0736-24 71 31 E-post upphandling@semantix.se

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

NYHET! Konferensprogrammet för 2012 är nu färdigt Läs mer & Anmäl dig här: www.uh24.se/konferens

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489

Systematiskt arbete med upphandlingar ger resultat för Nordea Ulf Bengtsson Ansvarig för kommuner och landsting

Agenda Nordea och offentlig sektor Bakgrund till förändring av arbetssätt Hur arbetar Nordea med upphandlingar? Organisation Handlingsplaner Erfarenheter kring nuvarande arbetssätt Hur säkerställer Nordea fortsatt framgång? 79 2011-11-08

Nordea och offentlig sektor Betydande leverantör med lång erfarenhet Offentlig sektor efterfrågar tjänster och produkter inom alla delar av bankens verksamhet En av fyra ramavtalsleverantörer av Cash Management till Staten Kommuner och landsting är en strategiskt viktig kundgrupp för Nordea 35 % av landets kommuner och 50 % av landstingen använder Nordea som sin husbank 80 2011-11-08

Bakgrund till förändring av arbetssätt Nordea genomför 40-50 bankupphandlingar per år Mycket tid och resurser gick åt i anbudsprocessen Svårt att planera tid och resurser Många upphandlingar kom som en överraskning Nödvändigt att effektivisera anbudsprocessen Efter upphandling Under upphandling Före upphandling 81 2011-11-08

Nödvändiga åtgärder Frågeställningar Hur effektiviserar vi anbudsgivningen? Hur säkerställer vi juridisk kompetens i upphandlingsfrågor? Kan vi använda oss av en extern partner? Åtgärder Utbildning, utbildning, utbildning! Vi delade upp anbudsprocessen i olika faser Vi kom i kontakt med Tenders i Sverige och de används idag som en integrerad del i upphandlingsprocessen Varje upphandling har sin egen handlingsplan, tidsplan m.m Efter Under Före 82 2011-11-08

Arbetssätt vid anbudsförfrågan Vid annonseringen underrättas kundansvarig Frågor ställs omedelbart på FFU Kundteamet beslutar om/hur anbudsprocessen ska genomföras Tenders genomför hela/delar av anbudet Kommunikation med alla inblandade i processen under anbudstiden Kundansvarig är projektledare och ytterst ansvarig Nordea värdesäkrar innehållet i anbudet, prissätter och ger klartecken till Tenders att skicka in anbudet Tenders håller bevakning på tilldelningsbesked och deltar i dialogen hur vi ska bedöma resultatet 83 2011-11-08

Strategi för överprövning Alla spelare på planen måste följa samma regelbok Kommunaffären är viktig för oss. Blir Nordea felaktigt behandlade och/eller felaktigt utvärderade, reagerar vi. Kommer ingen rättelse till stånd vid kontakt med upphandlande kommun och vi bedömer att vi kan vinna upphandlingen, då överprövar Nordea. Nordea tar ställning till överprövning från fall till fall. Nordea reagerar även på affärskritiska och principiella frågor 84 2011-11-08

Erfarenheter av offentlig upphandling Lära sig spelreglerna och agera utifrån detta på spelplanen Ta hjälp av extern kompetens om situationen kräver det Kontinuerlig kontakt med kunden Agera proaktivt och i god tid Försök lösa felaktigheter genom dialog Våga överpröva men i rätt situation 85 2011-11-08

Hur säkerställer Nordea fortsatt framgång? Fortsatt utbildning av vår personal Kontinuerlig effektivisering av anbudsprocessen Kontinuerlig information om branschens utveckling i dialog med kunden Struktur och kontroll Aktivitet!!!!! 86 2011-11-08

Tack för att du lyssnade! Ulf Bengtsson Ansvarig för kommuner och landsting i Nordea

Strategisk försäljning mot offentlig sektor SMS:a frågor till 0736-589 489