Enkel verksamhetsuppföljning av det särskilda boendet Rosenlund

10 11 23 VV 270/210 Enkel verksamhetsuppföljning av det särskilda boendet Rosenlund Sammanfattning Förvaltningskontor Vård och stöd har på uppdrag av Vård- och omsorgs nämnd väster utfört en enkel verksamhetsuppföljning på Rosenlund i Vivalla. Områdeschef Fredrik Bergström är ansvarig för verksamheten och har en enhetschef ansvarig för boendet. Enheten drivs av kommunen som en egen verksamhet. Förvaltningskontoret bedömer att brukarna i det särskilda boendet får en god vård och omsorg. Denna enkla uppföljning (typ 1 i riktlinje) är den första som utförs i en serie och därför är jämförelser med andra likvärdiga enheter inte möjlig att göra. Uppföljningen visar att Rosenlund startat ett målinriktat förbättringsarbete som beräknas vara färdigt 2014 och då skall enheten arbeta mer brukarcentrerat där ett salutogent förhållningssätt är etablerat. På väg mot mål behöver personal utbildas och vissa förbättringar behövs även i utrustning. 2011 kommer ett nytt personlarm att installeras. Ett stort förbättringsarbete som startat är att individualisera vården och omsorgen och att föra över pappersdokument till dator. Rosenlund har svårigheter att rationellt använda personal pga byggnadens utformning. Det blir exempelvis tidvis obemannat nattetid när personal behöver lämna en avdelning för att bistå på en annan. Roselund ser fram mot 2010 års undersökning som de tror kommer att visa att förbättringarna redan börjat ge resultat. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till nämnden Vård och omsorgsnämnd väster godkänner rapporten

Metod för enkel eller begränsad verksamhetsuppföljning Granskningen har haft sin utgångspunkt i olika former av kvalitet: den kvalitet brukaren erbjuds i form av resurser som byggnad och anställdas kompetens (struktur), arbetssätt, rutiner (processer) och slutligen den kvalitet som upplevs vid utförd tjänst sk (resultatkvalitet) som mäts exempelvis i upplevelse av bemötande och trygghet. Den begränsade uppföljningen har sin grund i att betrakta verksamheten med hjälp av tillgängliga data ur verksamhetssystem och rapporter. Uppföljningen av verksamheten har skett i två delar 1. Sammanställning och analys av data 2. Telefonintervju med enhetschef Vad ska verksamheten åstadkomma under året enligt plan och vad har genomförts enligt tillgängliga data? Det som särskilt blir markörer i den begränsade uppföljningen är: Klagomål Avvikelser Anmälningar (Lex Sarah, Lex Maria) Kommunens mål och prioriteringar Servicegarantier Uppföljning av brister vid tidigare granskning Enhetschef får checklista med kvalitetsfaktorer per e-post och tid bokas för ett telefonsamtal som beräknas ta en timma. Granskaren har innan samtalet samlat data enligt markörer ovan. Samtalet med enhetschef Anita Blomkvist genomfördes den 23 november 2010. Anita har varit chef i 4 år och var tidigare chef i Arboga kommun. Hon har en grundkompetens som sjuksköterska och som ingenjör (datakommunikation). Den dubbla kompetensen är till fördel när man som chef kan använda sig av ett strukturerat processtänkande i planering och ledning av vård och omsorg. 2

Fakta om Rosenlund Rosenlund öppnade 1993 då verksamheten flyttades till ombyggda lokaler i Vivalla från Mellringe sjukhus. Sedan tidigare fanns Vivalldi, ett gruppboende för demenssjuka i fastigheten. Enheten består idag av två huskroppar med ett trapphus emellan sig. I den ena huskroppen finns två boendevåningar och i den andra en. Tillsammans blir det 40 boendeplatser varav 16 är gruppboende- och 8 vårdboende för dementa. Fjorton är för vårdboende och 4 används som korttidsplatser (kpl). För tillfället är 2 av kpl omvandlade till permanentboende. Särskilt boende - antal platser Inriktning Antal Vårdboende 14 Gruppboende demens 15 Vårdboende demens 7 Boende totalt 36 Korttid 2 Korttid demens 2 Korttidsvård totalt 4 Totalt antal platser 40 Rosenlund har 51 anställda i budget (35,9 åa) Antal anställda Enhet Anställda Årsarbetare Omvårdnadspersonal dag-kväll 32 25,53 Omvårdnadspersonal natt 7 4,61 Sjuksköterska 4 3,57 Arbetsterapeut 1 0,80 Ledning 1 1,00 Administration 2 1,50 Övriga 0 0,00 Totalt 47 37,01 Allmänt Rosenlund ingår i områdeschef Fredrik Bergströms ansvarsområde Vivalla, Axberg och Tysslinge. Enheten har 0,93 årsarbetare per brukare totalt och 0,78 årsarbetare per brukare om man bara räknar omvårdnadspersonalen. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden är 91 % att jämföra med genomsnittet 89 % i kommunens vård och omsorg. Dagtid arbetar, utom enstaka pass, fyra ur omvårdnadspersonalen per våning, vilket innebär två boende per personal. Kvällstid och helgmorgnar arbetar också två personer på alla grupper. Nattetid arbetar två ur omvårdnadspersonalen på hela huset Man lever tills man dör är ett motto som enheten vill jobba efter. 3

Rosenlund har haft problem med att få medarbetare och verksamhet att dra åt samma håll. Incidenter mellan personal och där personal anmäldes för övergrepp medförde åtgärder där konsulter fick både individer och grupper att ompröva sitt förhållningssätt till uppgifterna. För 1,5 år sedan, i september 2009, påbörjade Rosenlund, en resa, ett förbättringsarbete som har som mål att år 2014 kunna erbjuda ett salutogent präglat boende. Att verksamheten ska bli salutogen innebär att man går från att ha sin utgångspunkt i den äldres sjukdomar (patogen) till att alltid utgå från det friska, hälsan. Värdeskapande, meningsfullhet och känsla av sammanhang är viktiga begrepp i sammanhanget. All personal har gått utbildning och nu håller man exempelvis på att lägga om scheman från att vara personalorienterade till att bli mer brukar- och personcentrerade. Samtidigt med starten av förbättringsarbetet ålades Rosenlund ett sparbeting som motsvarade en minskning av personal med 2,5 årsarbetare. Brukarundersökningar visar att de boende sammantaget är relativt nöjda med den hjälp/omvårdnad de får. Brukarundersökning 2009 visar överlag ett sämre resultat än för 2008, så också för kommunen som helhet. Åttiosex procent är nöjda eller mycket nöjda och bland de anhöriga är motsvarande siffra 75 %. Brister enligt brukarundersökningen finns inom delaktighet, aktiviteter, rehabilitering och utevistelse samt i frånvaron av matalternativ. Protokoll från den senaste kvalitetsinspektionen visar på en verksamhet med fungerande rutiner. 4

Resultat 1. Aktiv och meningsfull tillvaro Den enskilde stimuleras att använda sin förmåga att klara sig själv. Organiserad samvaro erbjuds minst en gång per vecka Den enskilde har möjlighet att delta i dagliga aktiviteter som utgår från personens egna intressen, önskemål och förutsättningar Den enskilde tillförsäkras utevistelse efter individuella behov. Samarbete finns med frivilligorganisationer. Den enskilde stimuleras att klara så mycket som möjligt själv och arbetsterapeut har gjort ADL planer på 80 % av de boende. Den organiserade samvaron kommer att förbättras. Idag kommer kyrkan två ggr per månad och Bingo anordnas varje vecka. Bingospelet flyttar runt mellan avdelningar. Alla är välkomna och de som kan spela får hjälp att hitta rätt. En katalog med arrangemang, aktiviteter är under utvecklings och ska gälla 2011. Det finns möjlighet för dem som önskar att komma ut varje dag. Och det finns exempel på boende som kommer ut så gott som dagligen på korta promenader. I somras hade Rosenlund ett fungerande sommarcafé som var mycket uppskattat av brukare och anhöriga. Samarbetet med frivilligverksamheten på väster fungerar mindre bra. Frivilligverksamheten på väster har idag, enligt Anita, inte som uppdrag att bistå äldre på särskilda boenden. Rosenlund har idag inget upparbetat samarbete med något studieförbund. Aktiv och meningsfull tillvaro är ett förbättringsområde för Rosenlund 2. Bemötande och kontinuitet Den enskilde är nöjd med bemötandet. Kontaktperson finns för alla brukare. Kontaktpersonen är känd av alla brukare. Den enskilde är nöjd med bemötandet och alla har en kontaktperson. I lägenheten har den boende ett blad med information om vem som är kontaktperson. På bladet finns ett fotografi på kontaktpersonen för att underlätta igenkännandet och samarbetet. I anhörigundersökningen 5

uppgav 88% av de svarande att de visste vem som var den närståendes kontaktperson vilket är ett bra resultat. Brukarundersökning visar att 90 % är nöjda med bemötandet. Bemötandet är av god kvalitet generellt ( se även längre fram under Den enskildes skydd.) Bemötandet är en viktig del i Rosenlunds pågående förbättringsarbete. 3. Mat, dryck och måltidsmiljö Är brukarna nöjda med maten. Alla brukare har en individuell kostplanering. Måltiderna serveras på ett tilltalande sätt i en lugn och trivsam miljö. Brukarundersökning visar att 81% är nöjda med hur maten smakar och anhöriga är också nöjda med maten som serveras den närstående (65%). Rosenlund har aktivt bytt matleverantör en gång och Adolfsberghemmets kök som nu levererar mat är uppskattade. Rosenlund har en våning som deltar i ett kostprojekt som haft bra resultatet. I projektet försöker man åstadkomma en bättre måltidsmiljö och det man ser är att det finns en klar förbättring. Måltiden blir lugnare och upplevs som trivsam. Erfarenheter från projektet kommer att föras över till övriga våningar. Enheten strävar efter att göra så mycket som möjligt själv av matlagning då matens tilllagning, och matens förtäring är viktiga inslag i det salutogena förhållningssättet. Mat och måltidsmiljö är ett förbättringsområde där mycket redan pågår. 4. Vård och omsorg till personer med demenssjukdom Personalen ska ha grundläggande kunskaper inom demensvård och möjlighet till ständig fortbildning/fördjupning inom området Noter under denna punkt passar även under punkt Medarbetaren nr 9 nedan. Alla i omvårdnadspersonalen utom en är undersköterska. Alla som jobbar med demenssjuka har gått grundläggande demenskurs (Demenscentrums 5 ggr en ½ dag). Natt har demensfördjupning för nattpersonal. Övrig personal på enheten ska gå grundläggande demensutbildning med hjälp av Demenscentrum under 2011. Alla på huset bör ha kompetensen för att kunna göra insatser på olika typer av våningar. 26 anställda, inklusive chef, har gått 2 dagars kurs i Reminicensmetoden som syftar till att stimulera sinnen på olika sätt. Stimulerandet av hågkomster kan beröra alla sinnen och hjälpa individen till ett rikare liv trots demenssjukdomen. 6

5. Den enskildes skydd Den enskilde är fri från övergrepp. Vilka begränsningsåtgärder används idag, generellt och individuellt (lås, bälten, grindar etc)? Trycksår förekommer inte. Personalen känner till hur avvikelsehanteringen går till och gör avvikelserapporter vid behov. Fallskador förebyggs med individuella och generella åtgärder. Trygghetslarm fungerar och svarstid är så kort som möjligt Brukarundersökningen visar att tryggheten minskat något både hos boende och anhörig och den ligger något under kommunsnittet. Enheten har haft två Lex Sarah utredningar senaste åren varav båda är avslutade. Personal har avslutats samt omplacerats. Händelserna har medfört att tidigare omnämnda förbättringsåtgärder påbörjats. Nattpersonal har blivit integrerade på ett bättre sätt med dagen när natt också gör turer tillsammans med dagpersonal. Gemensamma arbetsplatsträffar samt särskilda nattpersonalmöten ska säkra att även natt får möjlighet till handledning. Idag används generellt kodlås på dörrar. Grindar och larmmattor är nödvändiga och en person har idag bälte, i samråd med läkare. Att ha helt öppna dörrar är uteslutet pga skaderisk med trappor utanför dörrar. Enhetschef säger att det idag inte är möjligt att ge en tillräcklig trygghet på natten med enbart 2 personal på 3 våningar. I praktiken är det 2 personal som ska ha uppsikt över och hjälpa 40 boenden uppdelade på 5 boendeenheter. Periodvis har Rosenlund tagit in extrapersonal på natten för att kunna skydda de boende från varandra. Trycksår förekommer inte och avvikelsehanteringen fungerar i stort. Ett förbättringsarbete som pågår är att få omvårdnadspersonal att skriva avvikelser på avvikelser orsakade av sjuksköterskor. Fallprevention görs på alla som flyttar in. Trygghetslarmet är inte tillförlitligt och kommer att bytas ut 2011. 6. Delaktighet Planeringen sker tillsammans med den enskilde och/eller anhörig. Den boendes vård- och omsorgsbehov bedöms och utvärderas genom att regelbundet följa upp mål i dokumenterade genomförandeplaner. 7

Det är få svarande på inflytandefrågor i brukarundersökningen och det är därför svårt att dra någon slutsats förutom att anhöriga är ngt mindre nöjda än kommungenomsnittet. Planering sker tillsammans med den enskilde men dokumentationen måste bli bättre och det är något alla anställda jobbar på att förbättra. Halvårsrapport visar att 7 av 40 (18 %) har en fullständig individuell plan. 95 % har en kontaktperson och 57 % har varit delaktiga i formulering av plan. Samarbetet mellan omvårdnadsansvarig sjuksköterska och kontaktperson fungerar bra och borgar för en bra utveckling i uppföljning. Delaktighet och inflytande ska förbättras. 7. Anhörigstöd Den anhörige ska känna sig välkommen att vara delaktig i vården och omsorgen i den mån önskemål finns Anhörigträffar anordnas regelbundet och initiativ tas till bildande av anhörigråd Enheten informerar om och förmedlar kontakt med Anhörigcentrum. Vi vill gärna tro att anhöriga känner sig välkomna och jobbar för det säger Anita. Anhörigträffar ordnas två gånger per år och våning. Enheten förmedlar kontakt med anhörigcentrum och ledningen har en bra kontakt med centrumet. 8. Tillgänglighet och information Beskrivning om utförarens tjänster och profil finns framtaget och presenterat på kommunens hemsida. Skriftlig information finns om enheten med kontaktuppgifter till ansvarig chef och andra nyckelfunktioner Verksamheten ska vara tillgänglig och serviceinriktad. Det ska finnas säkrade rutiner för kontakt via telefon, e-post och vid besök. All personal ska bära väl synliga namnskyltar Finns fungerande klagomålshantering Hemsidan är idag inte uppdaterad till alla delar och ska bli bättre. Målet är att få med information om det salutogena arbetet. Den skriftliga information som delas ut till nyinflyttade behöver uppdateras. Rosenlund avvaktar ett centralt och gemensamt framtaget informationsmaterial innan man gör de lokala anpassningarna. 8

Assistenten har i uppgift att se till att kundtjänst mfl har en uppdaterad information om de anställda och enheten. De anställda som kommunicerar med anhöriga per e-post är instruerade i att inte skriva någon information om brukaren per e-post. All personal bär namnskyltar. Klagomålshaneringen fungerar och det enda klagomål som kommit via det kommungemensamma systemet under året är hanterat och avslutat. Klagomålet gällde tillgänglighet och service i närområdet. Klagomålshanteringen i verksamhetssystemet Docit redovisar 4 klagomål det första halvåret. Två var klagomål på insats och två på bristande resurser. 9. Medarbetarna Verksamheten är bemannad dygnet runt med sådan kompetens och med sådan personalstyrka att de boende alltid tillförsäkras en god vård och omsorg. Omvårdnadspersonal ska vara utbildad undersköterska eller ha genomgått omvårdnadsprogrammet samt bör ha erfarenhet av vårdoch omsorgsarbete. Medarbetarna ska ha den kompetens, som behövs för att klara av sina arbetsuppgifter Är medarbetarnas kompetens uppdaterad i Personec? Nöjda medarbetare? Hur arbetar enheten med resultat från medarbetarenkäten? Rosenlund har en bemanning dagtid som understiger den norm för demensvård som tagits fram i utredning av Stockholms läns äldrecentrum 1. Kvällstid klarar man normen. Bemanning nattetid - se avsnitt 5. Rosenlund har den kompetens verksamheten behöver. Redovisat under p.4. att bla alla utom en är adekvat utbildade. Saknar idag en värdinnefunktion för att kunna erbjuda bättre och fler aktiviteter. Kompetenshöjning pågår för att utveckla vården till demenssjuka och generellt när det gäller att utveckla en värdegrund. Enhetschefen kommer att själv gå en coachutbildning under 2011 för att bli bättre på att frigöra resurser hos medarbetarna. Medarbetarnas kompetens är dokumenterad i verksamhetssystemet. Det är bara enstaka uppgifter som saknas. 1 Lämplig Bemanning på särskilt boende avsedd för personer med demenssjukdom S-E Wångrell, B Trygg. Rapporter Stiftelsen Stockholms läns Äldrecentrum 2010:10 9

Medarbetarundersökningen visar en stor nöjdhet med ledarskapet och 90% av de svarande trivs med sitt arbete och sin arbetssituation (jmfrt med förvaltningens 63%) Ett sätt att ta itu med den stress som många trots trivsel upplever är att tillsammans arbeta för det salutogena förhållningssättet som sätter brukaren väldigt tydligt i centrum. 10. Hälso- och sjukvård Omvårdnadsansvarig sjuksköterska finns för varje brukare. Legitimerad arbetsterapeut finns i tillräcklig omfattning Den enskilde tar/får rätt läkemedel och rätt dos i rätt tid. Omvårdnadsansvarig sjuksköterska finns för alla brukare och arbetsterapeut är dubbel mot modellberäkningen. Att satsa på en heltid arbetsterapeut har varit viktigt och har gett resultat som att det numera inte finns några onda axlar och ryggar i personalgruppen. Arbetsterapeuten är med och instruerar för att arbetsställningen ska vara optimal i exempelvis lyftsituationer. Läkemedelsgenomgångar visar att boende på Rosenlund har en mycket låg läkemedelskonsumtion. Smörgås istället för läkemedel är ett förhållningssätt som tillämpas. Resultat av granskningen en sammanställning. Typ av kvalitet Förklaring Granskat Bedömning Struktur Process Resultat Resurser som personal, byggnad, lokaler, utrustning Arbetssätt, rutiner, funktion Bemötande, trygghet, smärtlindring mfl Sammanställt av Owe Fjellborg Dokument, samtal Dokument, samtal Dokument, brukarundersökningar, samtal Byggnad medför svårigheter att vara rationell i planering Trygghetslarm ska förnyas 2011 Låg bemanning dagtid. Nattbemanning låg. Dokumentation ett stort förbättringsområde. Målinriktat förbättringsarbete startat. Det salutogena arbetssättet inarbetat 2014. Brukarundersökning 2010 förväntas visa att förbättring är på gång. 10