Kallelse till sammanträde med kommunstyrelsen

Kallelse till sammanträde med kommunstyrelsen 2015-03-26 Tid: Onsdagen den 8 april kl. 18.00-18.30 (cirkatid) - informationsärenden - stängt sammanträde kl. 18.30- (cirkatid) - beslutsärenden - öppet sammanträde Plats: Barken, Bomans hotell, Trosa Kaffe och smörgås serveras vid gruppmötena Gruppmöte majoritet: kl. 17.30 Gruppmöte Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet: kl. 17.30 Gruppmöte Sverigedemokraterna: kl. 17.30 Ärenden: Diarienr Informationsärenden (stängt sammanträde) 1. Information om ny krislednings- och informationsplan för Trosa kommun/ krisberedskap 72 timmar (Muntlig information från informationsansvarige Richard Kihlgren och Kommunchef Johan Sandlund) Till kommunstyrelsen 2. Bokslut för Kommunstyrelsen 2014 KS 2015/41 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 3. Räkenskaper 2014 för av Trosa kommun förvaltade KS 2015/46 stiftelser/ fonder Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 4. Utförd internkontroll 2014 KS 2015/44 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 5. Internkontrollplan för Kommunstyrelsen 2015 KS 2015/42 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 1 (3)

6. Remiss av kompletterande handlingar inför tillåtlighets- KS 2014/130 prövning av Ostlänken Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 7. Förlängning av samarbete i Stockholm Business Alliance KS 2015/47 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Till kommunfullmäktige 8. Årsredovisning för Trosa kommun och koncern 2014 KS 2015/45 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 9. Instruktion för ombud för Trosabygdens Bostäder AB s KS 2015/43 årsredovisning 2014 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Yrkanden: Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: att uppdra till kommunens ägarombud att till styrelsen inskärpa vikten av att bolaget uppfyller de ekonomiska mål som ägaren fastställt. Proposition: Ordföranden ställer proposition på föreliggande yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Daniel Portnoffs (M) yrkande om bifall till förvaltningens förslag med tillägg. 10. Antagande av detaljplan Tureholm 2:277 m fl., KS 2015/36 Smedstorp etapp 3 Utskottsbeslut: i enlighet med samhällsbyggnadsnämndens förslag. 11. Ny krislednings- och informationsplan för Trosa kommun KS 2015/37 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 12. Reviderade regler för barnomsorg i Trosa kommun KS 2015/40 Utskottsbeslut: i enlighet med humanistiska nämndens förslag. Protokollsanteckning: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) medges lägga följande anteckning till protokollet: Socialdemokraterna har i sin budget föreslagit medel till utökad barnomsorg på obekväm arbetstid, att gälla även helger, i stället för vårdnadsbidrag. 13. Revidering av lokala ordningsföreskrifter för torghandeln i KS 2015/48 Trosa kommun Utskottsbeslut: i enlighet med teknik- och servicenämndens förslag. 2 (3)

14. Antagande av utvidgat verksamhetsområde för vatten KS 2015/50 och spillvatten, Tureholm 2:347, 2:348, 2:371, 2:322 Utskottsbeslut: i enlighet med teknik- och servicenämndens förslag. 15. Reviderat reglemente för de kommunala råden i KS 2015/39 Trosa kommun Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Yrkanden: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar att ärendet återremitteras för en samlad översyn. Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag samt att ärendet avgörs under dagens sammanträde. Proposition: Ordföranden ställer proposition på bifall till Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) yrkande om återremiss mot bifall till Daniel Portnoffs (M) yrkande om att ärendet ska avgöras under dagens sammanträde. Ordföranden finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Daniel Portnoffs (M) yrkande om att ärendet ska avgöras under dagens sammanträde. Ordföranden ställer därefter proposition på Daniel Portnoffs (M) yrkande om bifall till förvaltningens förslag och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Daniel Portnoffs (M) yrkande om bifall till förvaltningens förslag. 16. Redovisning av obesvarade motioner KS 2015/38 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Övrigt 17. Anmälan av delegationsbeslut KS 2015/1 18. Övriga anmälningsärenden KS 2015/2 Daniel Portnoff ordförande Jakob Etaat sekreterare 3 (3)

Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/41 2015-03-16 Ekonomienheten Margareta Smith Tel. 0156-520 92 Fax. 0156-520 32 Margareta.smith@trosa.se Bokslut för Kommunstyrelsen 2014 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att för egen del godkänna verksamhetsberättelse och resultat för året. Sammanfattning ekonomiskt resultat Kommunstyrelsens ekonomiska utfall för 2014 visar ett överskott, jämfört med budget, med 2 350 tkr. Den politiska ledningens svarar för 715 tkr av överskottet relativt budget. Från KS egen buffert kvarstår 350 tkr medel. 450 tkr har fördelats till arbetsmarknadsenheten för OSA-tjänster och feriearbete. Kommunstyrelsens centrala buffert, 9 000 tkr Fördelning beslutades enligt nedan i samband med kommunens delårsbokslut per augusti: Sammanställning central buffert enligt ekonomichefens förslag 2014 Budgeterat belopp tkr Ökas från skolan Minskas fler äldre Minskas LSS Totalt kvar - förbättrar resultatet 9 000 723-4 274-4 120 1 329 Kommunkontorets överskott, 1 558 tkr återfinns främst under kommunledning, IT och näringslivschef. Kollektivtrafiken redovisar underskott med 179 tkr. Ekoutskottet svarar för 77 tkr av Kommunstyrelsens överskott relativt budget.. Johan Sandlund Kommunchef Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Kommunstyrelsens verksamhetsberättelse Ekoutskottets verksamhetsberättelse Resultat på kommunstyrelsens samtliga enheter.

Kommunstyrelsen/Politisk ledning och Kommunkontor Ordförande Daniel Portnoff Kommunchef Johan Sandlund Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 3 271 3 254-17 1 835 77,32% Verksamhetens kostnader -54 005-51 714 2 291-48 238 7,21% Personal -25 452-25 384 67-24 476 Kapitalkostnader -2 838-2 466 372-1 824 Övriga kostnader -25 716-23 864 1 851-21 938 Nettoresultat -50 734-48 461 2 273-46 403 4,43% Verksamhetsområde Politisk ledning Kommunledning Nämndadministration Ekonomi Personal IT-stöd och styrning Telefon/internservice Information och turism Näringslivsfrågor Kollektivtrafik Krisberedskap Överförmyndare Finskt förvaltningsområde Ekonomisk analys Av kommunstyrelsen budgetöverskott avser 0,7 mkr politisk ledning, varav ej utnyttjad KS buffert svarar för 0,4 mkr. Kommunkontorets överskott härrör från flera områden bl.a. turism, planarbete och ledning. Ett underskott om 0,2 mkr noteras på kollektivtrafiken. Årets viktigaste händelser I maj fick vi återigen ett positivt besked gällande det lokala företagsklimatet då vi i Svenskt Näringslivs ranking placerade oss på fjärde plats i landet. Med flera år av topp 10-placeringar är Trosa kommun nu etablerad bland de bästa kommunerna. Nyföretagandet i Trosa har varit starkt och 2014 startade 8,2 företag/1000 invånare, vilket är i nivå med toppskiktet i landet. Arbetslösheten ligger på en stabil och fortsatt låg nivå och är den lägsta i Sörmland oavsett åldersgrupp. Den öppna arbetslösheten låg vid årsskiftet runt 2 procent. Trosa Fibernät för att möjliggöra ytterligare investeringar. I början av året lanserades en mer omfattande uppgradering av kommunens webbplats trosa.se. Lansering av kommunens intranät intranat.trosa.se gjordes under våren. Populärversion av bokslut och medborgarundersökningen är utskickad till samtliga hushåll. Vagnhärads dag firades 17 maj med många besökare och en mängd uppskattade aktiviteter. Under våren övades krisledningen i kommunen. Numera har kommunen två Rakelenheter för kommunikation med andra myndigheter. Tillsammans med grannkommunerna, Nyköping, Oxelösund, Gnesta och Trosa har en gemensam utbildning kallad Leda utan att vara chef genomförts under sammanlagt tre dagar. Tillsammans med verksamheterna har arbetet med att ta hand om resultat från medarbetarenkäterna (HME) återkopplats till enheterna. Det partsgemensamma arbetet med att få tillstånd höjt sysselsättningsgrad inom framförallt Vård- och omsorgsområdet har fortskridit. Under 2014 har det hållits val till Europaparlamentet i maj och till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige under september. Förberedelserna och genomförandet av valen har gått enligt plan och vi ser ett ökat valdeltagande vid samtliga val. Vår bredbandssatsning tog ordentlig fart under perioden och det erbjuds och levereras fiberanslutningar till allt fler hushåll och företag. Kommunen har också ökat sin direkta ägarandel i Kommunstyrelsens planutskott arbetar under 2014 med en ny kommuntäckande översiktsplan som beräknas antas 2015. Under början av året har en fördjupad översiktplan, avseende Solberga-

området i Vagnhärad, behandlats och beslutats i kommunfullmäktige under april, ett utvecklingsområde som kommer att få stor framtida betydelse för tillväxtkommunen Trosa. Planeringen för tågtrafiken från 2017 och framåt är i full gång. I Stockholms-/Mälarregionen kommer de offentliga trafikaktörerna gemensamt att köpa in tåg, för att bättre kunna trafikförsörja regionen under kommande år. Trosa kommun har under 2014 tagit ställning till att medverka som borgenär för att möjliggöra tåginköp av 20 st tåg tillsammans med landsting och länets övriga kommuner. Sedan den 1 februari ingår Trosa kommun i det finska förvaltningsområdet. En särskild arbetsgrupp samordnad av kommunkansliet har, i dialog med finska föreningen och allmänheten, under året arbetat med kartläggning, information, arrangemang och övriga insatser kopplade till förvaltningsområdet. Samtliga servrar i kommunen har uppgraderats och ny lagringslösning för kommunens IT miljö är på plats. IT-säkerheten har förbättrats ytterligare med ny lösning för backup med tillhörande replikering av data mellan kommunens två serverhallar. Trosa har i förtid uppnått kommunens uppsatta mål avseende IT i skolan och antalet enheter (persondatorer eller läsplattor) i verksamheten, vilket innebär en enhet/lärare och högstadieelev och en enhet/ två mellanstadieelever respektive en enhet/fyra lågstadieelever. Trosa deltar i Kommunens Kvalitet i Korthet, i Sveriges Kommuners och Landstings regi, för sjunde året. Nu tillsammans med 230 av landets 290 kommuner. Som vanligt har vi arbetat med budget som bygger på GPF, bokslut och prognoser. Trosa kommuns resursfördelningsmodell kopplat till antal barn, elever, äldre med avstämning/korrigering i samband med delårsbokslut har väckt stort intresse från andra kommuner. 2014 är ett valår och ett nytt Kommunfullmäktige och Kommunstyrelse tillträdde under hösten. Övriga nämnder tillträder efter årsskiftet. Under 2014 har satsningen på bredband utifrån KS fastställda bredbandsstrategi tagit fart. Erbjudanden om fiberanslutningar och leverans till allt fler hushåll och företag. Vår bedömning är att 50 % av hushållen nu har möjlighet att ansluta sig. Ett större projekt har genomförts i Västerljung med ca 130 hushåll. Projektets genomförande har hittills varit framgångsrik tack vare ett starkt lokalt engagemang och det beskrivs som ett av de snabbast genomförda projekten i Sverige. Områdena utanför tätorterna visar på ett fortsatt starkt intresse för fiber. Framtiden Under 2015 genomförs som planerat för femte gången SCB:s medborgarundersökning. Undersökningen är en viktig del i att ständigt förbättra våra insatser i medborgarnas perspektiv. En konsolidering av kommunens balansräkning är prioriterad kommande år. Försäljningar av fastigheter och lägre investeringsnivåer i kombination med fortsatt positiva resultaträkningar är modellen som bör gälla. Detta för att i ett lite längre perspektiv klara stora och viktiga åtaganden såsom första inslagen i Solberga-området, delfinansiering Västra infarten Trosa och andra infrastrukturåtgårder i anslutning till byggnationen av Ostlänken. Kommande år kommer arbetet med att utveckla Trosa kommun som en attraktiv arbetsgivare för framtiden fortsätta, bl. a. genom talangprogram och försök att utveckla tydligare karriärvägar inom kvinnligt dominerade verksamhetsområden. För att förbättra trygghet och säkerhet kommer kommande år information till medborgarana om hur man bäst rustar sig för oväntade händelser och avbrott i försörjningssystem utvecklas. Även i den kommunala organisationen ska arbetet med att ha en bättre robusthet prioriteras. Avstämning mot mål Bland de mål kommunfullmäktige sätter upp finns det i årets bokslut skäl att särskilt kommentera ett: Valdeltagandet ska öka. I kommunvalet blev valdeltagandet 2014 87,3 procent jmf med 85,4 procent 2010. Målet har därför uppnåtts. Detta placerar Trosa kommuns valdeltagande på 21 plats i landet. En ny mandatperiod innebär också att en ny politisk agenda ska förankras i organisationen för genomförande i de kommunala verksamheterna 2015-2018. Under första halvåret 2015 kommer de nyvalda erbjudas utbildningsmöjligheter.

Personal Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr 25 452 25 384 24 476 Personalkostn/total kostnad 47% 49% 51% Personalkostnaderna är i nivå med budget och 2014 har präglats av en låg personalomsättning. Kommunens chefsgrupp har återutbildats i kompetensbaserad rekrytering. En gemensam värdegrund för ledare i Trosa kommun har tagits fram i en process under 2013-14. Investeringsuppföljning Av kommunstyrelsens totala investeringar på 2,6 mkr 2014, utgjorde den absoluta merparten ITinvesteringar (2,3 mkr). Den största delen av ITinvesteringarna, 1,4 mkr, avsåg skolan. Hållbar utveckling Arbetet med att minska papperskonsumtionen fortsätter och sedan 2013 har kommunstyrelsen som enda nämnd uppnått nivå 2 i miljöledningssystemet. Under hösten 2014 beställdes kommunens första elbil, till IT-enheten. Den levererades strax efter årsskiftet. Övergripande mål Miljömål Nyckeltal 2014 2013 Minska pappersförbrukningen Inköpt papper (ark/anställd) från upphandlad leverantör 4 750 ark/anställd 6 900 ark/anställd Kommunkontoret ska aktivt verka för minskad negativ miljöpåverkan. Minska energiförbrukningen Öka andelen miljömärkta produkter vid inköp Elförbrukning (kwh/kvm) i vita kommunhuset Andel miljömärkta kontorsprodukter (%) från upphandlad leverantör 115,8 kwh/kvm 30% 39% 113,3 kwh/kvm Minska utsläpp från transporter och välja miljövänliga transportalternativ Utsläpp från tjänstebilar och privat bil i tjänst (CO 2 /anställd) 0,22 ton/anställd 0,28 ton/anställd Alla anställda ska ha grundläggande miljökunskaper och känna ett miljöengagemang i det dagliga arbetet. Alla anställda ska genomgå grundläggande miljöutbildning Anställda som genomgått miljöutbildning (%) 81% 0 % (miljöutbildning genomförs 2014-2015) Miljöhänsyn beaktas i större utsträckning vid planering, upphandling och beslut. Miljökrav ska ställas vid kommunkontorets upphandlingar Andel upphandlingar med miljökrav (%). Ej ram- eller direktupphandling. 100 % (en upphandling) Kommunkontoret genomförde inga egna upphandling-ar under 2013.

Kommunstyrelsen Mål Målprecisering Trosa kommun ska ha nöjda medborgare 1. 2. Trosas medborgare ska rekommendera vänner och bekanta att flytta till kommunen Trosa medborgare ska känna trygghet Trosa ska tillhöra de 10 bästa av de som SCB jämför Trosa med Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de som SCB jämför Trosa med Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 7 5 Medborgar-undersökningen (NRI) plats 3 år Plats 7 jmf med 2011 Medborgar-undersökningen (NRI) plats 7 år Plats 5 jmf med 2011 Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de som SCB jämför Trosa med 34 Plats 34 jmf Medborgar-undersökningen (NRI) med plats 31 år 2011 3. Trosas medborgare ska vara nöjda med kommunikationsmöjligheterna Trosa kommun ska öka antalet avgångar/ankomster inom kollektivtrafiken avseende regionala trafikförbindelser Kommunens årliga sammanställning Antalet turer var desamma till antalet 2014 som 2013. 4. Trosas medborgare ska vara nöjda med arbetsmöjligheterna Trosa ska tillhöra de 20 bästa av de som SCB jämför Trosa med 37 Medborgar-undersökningen (NRI) som år Plats 37 samma 2011 5. Trosas medborgare ska uppleva hög tillgänglighet och ett gott bemötande från de kommunala verksamheterna. Trosa ska tillhöra de 10 bästa av de som SCB jämför Trosa med 1 Medborgar-undersökningen (NMI) plats 2 år Plats 1 jmf med 2011 6. Medborgarna ska vara nöjda Trosa ska tillhöra de med kommunens 10 bästa av de som information och möjlighet till SCB jämför Trosa inflytande med 1 Medborgar-undersökningen (NII) som år Plats 1 samma 2011 7. Valdeltagandet bland de röstberättigade i kommunen ska öka Mäts i 2014 års val 87,3 Målet mäts endast vid valår (kommunval) Valet 2010 85,4% 8. Kollektivtrafikens andel av det totala resandet ska öka Ska öka årligen Trosa kommun ska ha nöjda företagare 9. Företagare som haft minst ett ärende hos kommunen ska vara nöjda Trosa ska tillhöra de 10 bästa kommunerna i totalbedömningen 4 Mäts av Kollektivtrafikmyndigheten SKL:s Insikten 2013 Mättes inte av muýndigheten 2014 Plats 1 i SBA:s mätning, men 4 totalt. 10. Trosa ska ha ett företagsklimat som tillhör landets bästa Kommunen ska vara i topp 20 av landets 290 kommuner 4 Svenskt näringslivs årliga ranking 2013 placerade sig Trosa på plats 3 11. Trosas företagare ska vara nöjda med kommunikationsmöjligheterna Företagarna ska i sina enkätsvar ge ett postivt om-döme om såväl kollektivsom flygtrafik och vägnät 35 Kommunens årliga sammanställning Trosa placerade sig på plats 35 av 290 kommuner

Mål Målprecisering Trosa kommun ska ha engagerade medarbetare 12. Trosa kommun ska ha engagerade medarbetare 80% av alla anställda ska ge det sammanställda betyget 4-5 Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 89% SKL:s och RKA:s årliga HMEenkät, delmoment motivation, ledarskap samt styrning. Redovisas årsbokslut. 87 % 2013 13. Kommunkontoret ska ha engagerade medarbetare 90% av alla anställda ska ge det sammanställda betyget 4-5 94% Kommunens årliga kundundersökning 94,2% var nöjda eller mkt nöjda 2014 14. Frisknärvaron för kommunens anställda ska öka Frisknärvaron för kommunens anställda ska årligen öka 63% Mäts igen på kalenderår årsbokslut Frisknärvaron var 63,1% 2014 jmf med 60,8% 2013

Kommunstyrelsen/Ekoutskottet Ordförande Stefan Björnmalm (C) Kommunekolog Elin van Dooren Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring 2014 2014 mot budget 2013 % Verksamhetens intäkter 702 883 181 688 28,34% Verksamhetens kostnader -1 913-2 017-104 -1 947 3,60% Personal -1 075-1 154-79 -1 115 Kapitalkostnader 0 0 0 0 Övriga kostnader -838-863 -25-832 Nettoresultat -1 211-1 134 77-1 259-9,93% Verksamhetsområde Hållbar samhällsutveckling Naturresursplanering Miljökonsekvensbedömning Miljöledning Miljöanpassad upphandling Energirådgivning Energieffektivisering Samordning ekokommunen Trosa Naturskydd Övergripande folkhälsoplanering Verksamheten leds av kommunekologen under kommunstyrelsens ekoutskott. Ekoutskottet verkar strategiskt för utvecklingen av ekokommunen Trosa och en hållbar utveckling. Ekonomisk analys Inom projektet Hälsosam förskola har all förskolepersonal fått utbildning om miljögifter i vardagen. Förskolan Skärgården är byggd enligt särskilt starka krav på hälsosamma och miljövänliga byggnadsprodukter. Trosa kommun har gått med i Östra Sveriges Luftvårdsförbund. Förbundet utför mätningar och beräkningar för att uppfylla medlemskommunernas åtaganden inom luftkvalitetsförordningen. Kommunen var tidigare medlem i Sörmlands luftvårdsförbund som lades ner under 2013. En inventering av kommunens småbåtshamnar har genomförts som ett led i det projekt som bedrivs tillsammans med miljökontoret under 2014-2015 med syftet att minska miljöpåverkan från fritidsbåtar. Förvaltningens ekonomi baseras på anslag från kommunens budget samt på statligt bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning. Totalt uppvisar verksamheterna ett positivt resultat för 2014 med 77 tkr. Årets viktigaste händelser Arbetet med att utveckla Lånestaheden i Vagnhärad till ett kommunalt naturreservat pågår. Skötselplan och markvärdering för området är godkänt av Naturvårdsverket och en överenskommelse med markägaren är uppnådd. Inom projektet Klimatsmart coachas sex familjer om klimatvänligare leverne för att minska energianvändningen och utsläppen av växthusgaser. De ska under tiden verka för att inspirera andra att göra detsamma. Familjerna deltar aktivt och de öppna föreläsningarna har varit välbesökta. Som ett led i kommunens miljöledningssystem ska alla anställda genomgå en webbaserad miljöutbildning som startade upp under sommaren. Hittills har 33 % slutfört utbildningen som fortgår till våren 2015. Naturvårdsinventeringar har genomförts i Tomtaklintskogens naturreservat som en del av

reservatet skötselplan. Det har också genomförts inventering av den rödlistade arten större vattensalamander i kommunen samt den fridlysta arten mistel i kommunens tätorter. Projektet Hälsosam förskola kommer att fortgå och en handlingsplan tas fram med syftet att endast hälsosamma material ska användas i byggnader och i verksamheten. Som ett led i arbetet med biotopförbättrande åtgärder i Trosaån har ytterligare lekbottnar för fisk restaureras i Vagnhärad under hösten. Vinnare av årets miljöpris var Camfil Svenska AB för sitt stora engagemang i luftvårdsfrågor på global såväl som på lokal nivå. En Rese- och fordonspolicy för kommunen har antagits. Resor ska planeras så att miljöpåverkan, säkerhetsrisker och totalkostnad minimeras och arbetseffektiviteten optimeras. I fordonspolicyn anges vilka krav som ställs på poolbilarna vad gäller miljö, drivmedel och säkerhet. Nya mål har antagits för ekoutskottets verksamhet inför budget 2015. Ekoutskottet har nu totalt sex mål inom områdena vattenmiljö, energi- och klimat, intern miljöledning samt invånarnas möjlighet till miljövänligt leverne och tillgång till naturområden. Energieffektivisering av kommunens egna fastigheter och transporter fortgår liksom tidigare, trots att bidraget från Energimyndigheten nu upphört. Det kommer säkerligen bli ännu större fokus på vattenfrågor i kommunen framöver. Ett nytt nationellt åtgärdsprogram för vattenförvaltningen är på gång som bl.a. klargör kommunernas ansvar på ett tydligare sätt. De största problemområdena är övergödning och vandringshinder. Nyckeltal Verksamhetsmått Redov. Redov. 2014 2013 CO2-utsläpp kg/inv. 3605 3946 Fosforhalt vid Trosaåns utlopp årsmedelvärde µg/l Kvävehalt vid Trosaåns utlopp årsmedelvärde µg/l 44,0 52,2 1268 1243 Ekoutskottet följer upp och redovisar de kommunövergripande miljönyckeltalen till bokslut. Personal Personal Budget Utfall Utfall 2014 2014 2013 Personalkostnader, tkr 1 075 1 154 1 115 Personalkostn/total kostnad 56% 57% 57% Framtiden Ekoutskottet fortsätter att driva verksamhet och projekt som främjar hållbar utveckling och uppfyller kommunens ambitioner som ekokommun. Arbetet med att utveckla Lånestaheden i Vagnhärad till ett kommunalt naturreservat är nu i full gång och en överenskommelse med markägaren är nådd. Reservatsbeslutet går ut på remiss under våren. Att hålla kommunens miljöledningssystem aktivt och levande är ett långssiktigt arbete som innebär återkommande uppföljning och fortsatt utveckling. Den webbaserade miljöutbildningen pågår till våren 2015. Hållbar utveckling Ekoutskottet verkar strategiskt för utveckling av ekologisk hållbarhet i samhället och med att främja förutsättningarna för en god folkhälsa. Detta sker genom utveckling av rådgivning och planeringsverktyg, driva projekt och medverka i olika planeringssammanhang, som t.ex. hälsosam förskola och olika vattenprojekt. Kommunstyrelsens ekoutskott ansvarar för övergripande utveckling och uppföljning av kommunens miljöledningssystem.

Ekoutskottets mål Mål Målprecisering Uppfyllelse Trend Mätmetod Kommentar 1* Sänkta närsaltsutsläpp till Östersjön från Trosaån Utsläpp av fosfor och kväve ska minska årligen Mätstation vid Trosaåns utlopp Fosfor har minskat, men kväve har ökat något. 2** Genomföra naturvårdsåtgärder, informera om och tillgängliggöra naturområden och biologisk mångfald på land och i vatten Aktiviteter beslutade i årets verksamhetsplan samt ev. tillkommande aktiviteter genomförs Samtliga aktiviteter i verksamhetsplan ska vara genomförda eller pågående för måluppfyllelse Nästan alla aktiviteter i verksamhetsplan en är genomförda eller påbörjade 3** Energi- och klimatråd till medborgare, företag, organisationer och i den kommunala verksamheten Aktiviteter beslutade i årets verksamhetsplan samt ev. tillkommande aktiviteter genomförs Samtliga aktiviteter i verksamhetsplan ska vara genomförda eller pågående för måluppfyllelse Nästan alla aktiviteter i verksamhetsplan en är genomförda eller påbörjade 4 Minska koldioxidutsläpp per invånare Minskning sedan föregående undersökning Statistik från RUS (Naturvårdsverket) Minskat med 341 kg/inv jmf med året innan. 5 Ett aktivt miljöledningssystem Respektive nämnd har antagit mål för sitt miljöledningssystem och arbetar aktivt med uppföljning Sammanställning av verksamheternas miljöledningsarbete Samtliga verksamheter genomgår miljöutbildning 2014/2015 Några kommentarer * Mätvärdena varierar med bl.a. årsnederbörd och vattenflöde. Mätningar under perioden 2005-2014 visar på minskning av både fosfor och kväve. ** Ett par aktiviteter har skjutits fram till 2015.

Kommunstyrelsen 2014, tkr Budget Utfall Avvikelse 1, KS -51 945-49 595 2 350 10, Politisk ledning -7 760-7 044 716 1000, Ordf kommunfullmäktige -5 940-5 893 47 11001, Kommunfullmäktige -5 940-5 893 47 1010, Ordf kommunstyrelsen -1 820-1 152 668 11002, Kommunstyrelse -450-347 103 11003, KS oppositionsråd -25-1 24 11005, Kommunal partistöd -540-540 0 11006, Utb stöd pol partier -175-175 0 11007, Utbildning förtr valda -120-11 109 11009, Valnämnd -40-32 8 11011, Kommunala råd -50-14 36 11012, Planutskott -70-31 39 11900, KS buffert -350 0 350 11, Kommunkontor -42 974-41 416 1 558 1100, Kommunchef -5 637-4 641 996 12005, Kommunledning -2 585-2 453 132 12310, Trosa Turism -1 781-1 403 378 15440, KS planarbete -521-372 149 15909, Skärgårdstrafik -200-200 0 15910, Extra arbetsmarknadsåtg. -100 0 100 15911, åtg till följd av MU 2013-400 -214 186 15913, Föreb. trygghetsåtg. -50 0 50 1110, Ekonomichef -6 159-6 012 147 12003, Ekonomienheten -4 441-4 146 295 12201, Kommungemensamma avg -836-841 -5 15420, Internhyra Kommunkontoret -882-882 0 15450, Kostnader mark 0-144 -144 1120, Personalchef -6 297-6 361-64 12004, Personalenheten -4 112-4 119-7 12410, Fackliga kostnader -719-811 -92 12430, Gem personalkostn -1 044-1 079-36 12450, Omplacering/rehab -223-178 44 15906, Åtg efter HME13-200 -174 26 1130, Kanslichef -2 444-2 325 119 12002, Kanslienheten -1 742-1 670 72 12105, Finskt förvaltningsområde 0 3 3 25000, Överförmyndare -702-658 44 1140, Näringslivssekreterare -2 508-2 699-191 12007, Serviceenheten -2 098-2 258-160 12010, Näringslivssekreterare -410-441 -31 1150, IT-chef -6 869-6 464 405 12102, Tele & Kommunikation -729-491 238 12104, IT-enheten -6 140-5 842 298 26000, Gemensam växelnämn med Gnesta 0-131 -131 1170, Samh.byggn.chef chef inom KS -9 758-9 937-179 15120, Kollektivtrafik -9 758-9 937-179 1180, Näringslivschef -1 462-1 157 305 11013, Leader landsbygdsutveckling -210 0 210 12011, Näringsliv -1 252-1 157 95 1190, Informationsansvarig -1 840-1 821 19 12006, Information -1 710-1 533 177 17120, Krisberedskap -130-287 -157 12, Ekoutskottet -1 211-1 134 77 1200, Ordf. Ekologiutskottet -64-80 -16 70000, Ekologiutskott -64-80 -16 1210, Kommunekolog -1 147-1 054 93 17130, Kommunekolog -1 123-1 056 67 17131, Energirådgivning -24 2 26

Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/46 2015-03-20 Ekonomienheten Ann-Sofie Blomqvist Tel. 0156-520 03 Fax. 0156-520 32 Ann-Sofie.Blomqvist@trosa.se Räkenskaper 2014 för av Trosa kommun förvaltade stiftelser/fonder Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna räkenskaperna 2014 för det stiftelser/fonder som Trosa kommun förvaltar. Bakgrund Räkenskaper för år 2014 har upprättats för följande stiftelser/fonder som förvaltas av Trosa kommun; Trosa kommuns stiftelsefond för utbildningsändamål Trosa kommuns stiftelsefond för sociala ändamål Stiftelsen Amalia Johanssons fond Ann-Sofie Blomqvist Ekonom Bilagor Räkenskaperna för respektive fond

Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/44 2015-03-19 Ekonomienheten Margareta Smith Tel. 0156-520 92 Margareta.smith@trosa.se Utförd internkontroll 2014 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna informationen och lägga den till handlingarna. Ärendet Internkontroll 2014 som antogs av Kommunstyrelsen våren 2014 har överlag utförts tillfredställande och visar på få anmärkningar/brister. Arbetet har utförts i enlighet med plan. Samtliga nämnder har inte redovisat 2014 års internkontroller varför de behandlas i nämnderna senare under våren för att därefter redovisas för Kommunstyrelsen. Det är HUM, TSN och KFN. Internkontrollen har på vissa punkter medfört anmärkningar som åtgärdats eller kommer att åtgärdas. Några rutiner har förändrats och stödsystem har införts till följd av utförda kontroller. En kortfattad beskrivning av alla kontroller och kommentarer till dessa återfinns i bilaga Redovisning av utförda Internkontroller. Bakgrund En projektgrupp inom kommunkontoret arbetade under vintern 2009-2010 fram ett ramverk för internkontroll för kommunen och internkontrollplan för Kommunstyrelsen. Deltagare i projektgruppen kommer från enheterna ekonomi, personal, kansli, IT och service. Internkontrollgruppen fortsätter sitt årliga arbete med att: göra risk- och konsekvensanalys för nästkommande års internkontrollplan säkerställa att kontroller genomförs återrapportera till Kommunstyrelsen att kontroller genomförts förbättra och uppdatera rutiner när behov upptäcks

En sammanställning av utförda kontroller rapporteras för Kommunstyrelsen efter varje räkenskapsår i samband med bokslut. Samtidigt ska utförda internkontroller på samtliga nämnder rapporteras till Kommunstyrelsen. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Redovisning av utförda Internkontroller, Kommunstyrelsen 2014 Redovisning av utförda internkontroller: Vård- och omsorgsnämnden 2015-03-03, 13 Samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-03. 14 Miljönämnden 2014-01-26, 7 Beslut till Revision Kommunstyrelsen Akten

Internkontrollplan - rapport uförda kontroller Kommunstyrelsen/kommunledningeNämnd/förvaltning: För tidsperiod: 2014-01-01-2014-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys KC Kommunchef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar PC Produktionschef Låg sannolik 1 EkC Ekonomichef Hög sannolik 5 PeC Personalchef Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. Ksekr Kommunsekreterare/Kanslichef Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen Psekr Personalsekreterare * Punkter som markerats med stjärna ska ingå RA Redovisningsansvarig i samtliga nämnders internkontrollplaner Ek Ekonomer Ek.ass Ekonomiassistenter ITC IT-chef Inf Informatör Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar Upp-följning (max 25) Politisk ledning: POL:1 Representation 8 Reglerna följs. EkC Stickprov Helt utan anmärkning. Samtliga transaktioner jan-juli har granskats för politisk ledning och kommunchef POL:2 Rätt arvode 10 Rätt arvode till rätt person. Koll analyslista. Ksekr Komplett Utan anmärkning K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 1 kontroll\2014\utförda kontroller 2014\Utförda kontroller 2014 KS.xlsx

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar Upp-följning (max 25) Kanslienheten/Ärendehantering KAN:4 Delegering* 9 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kommunkontorets organisation och befattningar m.m. Ksekr Komplett genomläsn. av delegeringsordningen Inventeringen visar att delegationsordningen är relevant avseende Kommunkontoret. Översyn görs 2015. KAN:5 Dokumenthantering* 9 Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Arkivans. Komplett översyn och genom-läsning av bef. planer Aktuell dokumentationsplan finns tillgänglig under K samt på intranätet. KAN:7 Styrdokument beslutade av KS och KF* 12 Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. Ksekr Komplett genomgång av gällande styrdokument Remitterades till berörda enhetschefer. Återkopplingen visade att styrdokumentet är aktuella, men att vissa behöver revideras med smärre justeringar. Finns tillgängliga på K samt intranät. KAN:8 Svarsfrekvens synpunkter 9 Kontroll att synpunkter som kommer via Kontrollen visade att samtliga synpunkter Ksekr Stickprov synpunkthanteringen besvaras inom 7 dagar. besvarats inom 7 dagar. Servicenheten: SER:4 Leasingbilar och tankkort. 8 Återlämning av nycklar samt tankkort, kvitto och ifyllning av körjournal. Servicechef Stickprov Utan anmärkning. Utfört enligt uppställda krav. SER:5 Passersystem lokalbokning 8 Att relevant förteckning på personer med relavant behörighet finns samt att passerbrickor återlämnas. Servicechef Stickprov Vid kontroll bekräftas att rutinen följs. K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 2 kontroll\2014\utförda kontroller 2014\Utförda kontroller 2014 KS.xlsx

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar Upp-följning (max 25) Personal: PER:1 Bisysslor * 9 Inventering av bisysslor. KC, PC Vid utvecklingssamtal Utan anmärkning PER:2 Arbetsmiljö * 9 Riskanalys och handlingsplan. PeC Komplett Saknas helt PER:6 Personalkostnader * 9 Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PeC Komplett Utan anmärkning PER:7 Rätt lön * 9 Analyslista - Rätt lön till rätt person. Enh.chef Komplett Utan anmärkning PER:10 Behörigheter att attestera lönerapporter och att anställa 9 Attestkontroll mot reglemente. Lönekontoret Komplett Ett antal ej påskrivna anställningsavtal skickas ibland på mejlen. K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 3 kontroll\2014\utförda kontroller 2014\Utförda kontroller 2014 KS.xlsx

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar Upp-följning (max 25) Ekonomi: EK:2 Behörigheter samt återlämning av bankdosor. 10 Att behörigheter avslutas hos banken samt bankdosor återlämnas. EkC Komplett genomgång av behöriga i internetbanken En person låg kvar med behörighet, men bankdosan årlämnades till EkC samma dag som personen slutade. Behörigheten stängdes genast. Konsekvensen var ändå att peronen inte hade tillg till internetbanken. EK:4 Nya leverantörer 8 Kontroll av korrekt företag, F-skatt inte med på "svarta listan". RA Stickprov Utan anm. Nya lev 12 aug-18 dec har granskats. Inga på varningslista finns med. F-skatt korrekt. EK:5 Leverantörsbetalningar 10 Fakturabelopp, moms, kontering, F-skatt, organisationsnummer samt betalningsdag. Betalningar överstigande 20.000 kr som sänds till bankgirot stämmer överens med fakturaunderlaget. RA Enl rutin vid varje utbetalningstillf. Utfört vid varje utbetalningstillf. Underlag finns på Ekonomi tillsammans med varje utbetalning. EK:8 Kontroller av scannade fakturor 12 Kontroll av att ekonomiska reglementet efterlevs gällande: mobiltelefonräkningar, representationskonton, leasingbilar, utbildningar samt kurser. Ek Stickprov Utfört vid varje utbetalningstillf. Underlag finns på Ekonomi tillsammans med varje utbetalning. EK:9 Kontroll av tankkortsfakturor 9 Kontroll att fakturor stämmer mot kvitton. Ek Stickprov Denna granskning kräver ny rutin och kontrollen har inte utförts fullt ut 2014. Nya krav på uppföljning kommer att ställas på kontor med bilar 2015 EK:12 Krav 9 Kravåtgärder vidtas i enlighet med policy. RA Stickprov Utan anmärkning. Betalnings-påminnelsr har skickats ut inom utsatt tid. Inkassokrav har skickats. K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 4 kontroll\2014\utförda kontroller 2014\Utförda kontroller 2014 KS.xlsx

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Kontroll utförd och övriga noteringar Upp-följning (max 25) IT: IT:1 Datoranvändning 8 Kontroll av kommungemensamma program, licenser. ITC Stickprov Vi har kollat avtalet och det löper på 3 år och sträcker sig till 2017. Programmet får installeras på obegränsat antal datorer. IT:2 Behörigheter i AD (Active Directory - kommunens nätverk) 8 Korrekta behörigheter har givits och är dokumenterade och rutin för säkerhet införs. ITC Stickprov Efter att ha genomfört stickprov på 5st personer som har slutat så kan vi konstatera att alla 5 konton är kvar. 3 är aktiva och 2 inaktiverade. IT:3 Inköp av mjuk- och hårdvara 6 Inköp kanaliseras via IT-enheten. ITC Enl. rutin Genomförd kontroll visade att endast ett mindre antal inköp av skolan var gjorda utan att kanaliseras via IT-enheten. IT:4 Datorer i skolorna 8 Kontroll att återanvända datorerna INTE innehåller några program som kräver licens. ITC Stickprov Under stickproven så kan vi konstatera att det inte fanns några felaktiga programvaror installerade. De var inte heller inkopplade till vårt nätverk. IT:5 IT-säkerhet lösen på servrarna 12 Kontrollera att varje server har ett unikt lösenord. ITC Komplett Vi kan fortsatt konstatera att samtliga servrar som är installerade efter 2012 har unika lösenord, Servrar installerade före 2012 har samma lösenord, detta kommer att åtgärdas. Övrigt: Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuL-ombud Stickprov Reglerna i peronuppgiftslagen har efterlevts. Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. PuLambassadör Stickprov Under genomgången lades ett register till under K som tidigare legat under KF. I övrigt levde ansvaret upp till krav. Ö:3 Stjärnkontroll 9 Verksamhetschefer genomför stjärnmarkerade kontroller dvs de kontroller som ska genomföras i samtliga nämnder. Ksekr Komplett Genomgång av samtliga nämnders internkontrollplaner visar att punkterna finns med, men ett fåtal undantag finns. K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 5 kontroll\2014\utförda kontroller 2014\Utförda kontroller 2014 KS.xlsx

Sammanträdesprotokoll Vård- och omsorgsnämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum 2015-03-03 13 VON 2014/12 Redovisning av utförd kontrollplan 2014 Vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisning av 2014 års internkontrollplan. Ärendet Internkontroll 2014 som antogs av vård- och omsorgsnämnden 2014-05-06 har utförts enligt plan och visar på få anmärkningar. De anmärkningar som gjorts utifrån genomförd kontroll rör brister i tillgänglighet avseende dokumentation av avvikelser och riskanalyser. Dokumenthanteringsplan finns men bör enligt utförd interkontroll göras än mer tillgänglig samt uppdateras. Rutin för läkemedelshantering finns och följs, däremot visar internkontrollen på att uppföljning av avvikelser vid läkemedelshantering kan förbättras. En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga sammanställning uppföljning internkontroll. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Kajsa Fisk, produktionschef 2015-02-24. Förteckning över genomförd kontroll. Kopia till Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5

Internkontrollplan Nämnd/Förvaltning: Vård- och omsorgsnämnd/vård- och omsorg För tidsperiod: 2014 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Nedanstående förkortningar används i internkontrollplanen: Förkortningar: KC Kommunchef EC Enhetschef PC Produktionschef ArK Arkivansvarig Ek Ekonomikontoret Nsekr Nämndsekreterare EkC Ekonomichef Psekr Personalsekreterare PeC Personalchef RA Redovisningsansvarig Ksekr Kommunsekreterare/Kanslichef HSLC Hälso- och sjukvårdschef MC Myndighetschef PUL amb PUL- ambasadör Chef enl delegation Ansvarig chef enl delegationsordning * = kontrollpunkter som ska ingå i alla nämnders internkontroller i Trosa kommun 1(3)

Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Vård och omsorg För tidsperiod: 2014-01-01-2014-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till VON och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Ansvarig (max 25) (Vad?) (Hur?) (Vem?) Administration/övergripande Kontroll utförd och övriga noteringar ADM :1 Fel i avvikelsestatistiken 8 Följa upp att de rutiner som finns gällande hur vi dokumenterar avvikelser efterlevs Personal/ Arbetsmiljö PERS:1 Hot o våld 8 Att vi har aktuell riskanalys Komplett översyn och genomläsning av befintlig riskanalys Stickprov EC Kontroller utförda. Vissa brister i tillgänglighet av dokumentation finns. Behov av förbättrade och förenklade rutiner för rapportering. Brukare/ Kund BRUK:1 Kundens identitet röjs/ut 12 Sekretesslagen följs Stickprov MC Inga avvikelser BRUK:2 Felbehandling på grund av felaktig läkemedelshantering 9 Att vi följer läkemedelshanteringsrutiner för brukare. Samarbete med läkare BRUK:3 Smitta 8 Att basala hygienrutiner samt andra uppsatta riktlinjer/rutiner följs BRUK:4 Utsatt för dåligt 8 Att tillse att förvaltningens antagna bemötande riktlinje för bemötande efterlevs /kränkning BRUK:5 Utsatt för otillåtna tvångsåtgärder 8 Säkerställa rätt personalbemanning och rätt arbetssätt EC Riskanalyser görs. Dokumentation och riktlinjer behöver uppdateras och göras mer lätttillgänglig. Stickprov HSLC Rutinen för läkemedelshantering är uppdaterad nyligen. Alla känner till rutinen och följer den. Bättre uppföljning behövs av avvikelser vid läkemedelshantering utförd av omv personal. Stickprov MAS Följer rutiner och riktlinjer i stort men förbättringar behöver göras. Stickprov EC Inga avvikelser. Stickprov EC Inga avvikelser. Gemensamma kontrollpunkter som ska genomföras av samtliga chefer PER:1 Bisysslor* Inventering av bisysslor Vid utvecklings-samtal Chef enl. delegation Inventering utförd

PER:2 Arbetsmiljö* Riskanalys och handlingsplan Komplett översyn och genomläsning av befintlig riskanalys och handlingsplan PER:3 Arbetsmiljödelegation* Att delegationsordningen är aktuell Komplett översyn och genomläsning av delegationsordningen Chef enl. delegation Chef enl. delegation Riskanalyser görs. Dokumentation och riktlinjer behöver uppdateras och göras mer lätttillgänglig. Ingen avvikelse PER:6 Personalkostnader* Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet Stickprov Chef enl. delegation PER:7 Rätt lön* Analyslista - Rätt lön till rätt person Kontroll analyslista Chef enl. delegation Ärendehantering KAN:4 Delegering* Nsekr KAN :5 Dokumenthantering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar Aktuell dokumenthanteringsplan är tillgänglig och relevant Komplett genomläsning av delegeringsordningen Komplett översyn och genomläsning av befintlig plan Nsekr Ingen avvikelse Ingen avvikelse Ingen avvikelse Finns aktuell men behöver uppdateras samt måste öka tillgängligheten KAN:7 Styrdokument * Styrdokument beredda/beslutade av nämnden hålls aktuella och lättillgängliga. Personuppgiftslagen, PUL Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument PC Ingen avvikelse Stickprov PuL amb Ingen avvikelse

Sammanträdesprotokoll Samhällsbyggnadsnämnden Trosa kommun Sammanträdesdatum 2015-02-03 14 Dnr SBN 2014/9 Utförd internkontroll 2014 Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna redovisning av 2014 års internkontroll. Ärendet Under 2014 har internkontroll genomförts i linje med tidigare beslutad internkontrollplan. Internkontrollen innehåller bland annat rutiner avseende delegering, ekonomisk uppföljning, bisysslor m.m. men även verksamhetsinriktade punkter gällande bostadsproduktion, handläggningstider m.m. Vid granskningen av internkontrollplanen har inga avvikelser noterats. Förslag till redovisning bifogas kallelsen. Kopia till Ekonomikontoret Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 13

Internkontrollplan uppföljning Samhällsbyggnadsnämnden För tidsperiod: 2014-01-01-2014-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens 1Låg sannolikhet/liten konsekvens * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Samhällsbyggnad S:1 Försenad bostadsproduktion Att bostadsproduktion och detaljplaneläggning sker på ett sådant sätt att Kommunfullmäktiges mål med en årlig befolkningstillväxt på 150 invånare kan uppnås. PC Komplett Genomfört månadsvis PC 3 3 S:2 Kunders missnöje med handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider för bygglovhantering. Ansvarig tjänsteman Komplett Genomfört kvartalsvis PC 2 4 S:3 Regelverk och/eller lagstiftning följs inte Uppföljning av andelen bygglovbeslut som fattats med avvikelse från gällande detaljplan. PC Komplett Genomfört juni och jan -15 PC 2 4 S:4 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett Genomfört nov PC 2 4 S:5 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade bygglov och detaljplaner. Ansvarig tjänsteman Komplett Genomfört dec PC 2 4 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2014\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 1 2014\Internkontrollplan uppföljning SBN 2014

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Ekonomi E:1 Oförutsedda kostnadsökningar för bostadsanpassning Regelbunden uppföljning av kostnader och kostnadsutveckling över tid. PC Komplett Genomfört månadsvis PC 3 3 E:2 Lägre intäkter än budgeterat Uppföljning av intäktsutveckling avseende bygglov, mark och exploatering samt plan. PC Komplett Genomfört månadsvis PC 3 3 Ärende-/dokumenthantering Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig tjänsteman Komplett genomläsning av delegeringsordningen Genomfört juni PC 2 4 Ä:2 Dokumenthantering* Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Ansvarig tjänsteman Komplett översyn och genomläsning av befintliga planer Genomfört hösten -14 PC 3 3 Ä:3 Styrdokument beslutade av KS och Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett Genomfört dec PC 2 4 KF* genomgång av gällande styrdokument Personal P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en PC, enhetschef Komplett Genomfört janfeb uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor. PC 2 4 P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. PC Komplett Genomfört aug PC 2 4 P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Genomfört aug och dec PC 3 3 P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person). PC Komplett Genbomfört nov PC 3 3 Övrigt Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuL-ambassadör Stickprov Genomfört hösten -14 PC 3 3 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2014\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 2 2014\Internkontrollplan uppföljning SBN 2014

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. PuL-ombud Stickprov Genomfört hösten -14 PC 3 3 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2014\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 3 2014\Internkontrollplan uppföljning SBN 2014

Sammanträdesprotokoll Miljönämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum 2015-01-26 7 MN 2014/3 Utförd internkontroll 2014 Miljönämnden beslutar: att godkänna redovisningen av 2014 års internkontroll. Ärendet Under 2014 har internkontroll genomförts i linje med tidigare beslutad internkontrollplan. Internkontrollen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende kompetensförsörjning, attestrutiner, handläggningstider, delegering, arkivering, ekonomisk uppföljning, rätt lön, bisysslor m.m. Vid granskningen av internkontrollplanen har inga avvikelser noterats. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Mats Gustafsson, samhällsbyggnadschef, 2015-01-09. Kopia till Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 9

Internkontrollplan uppföljning Miljönämnden För tidsperiod: 2014-01-01-2014-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens 1Låg sannolikhet/liten konsekvens * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Miljökontoret M:1 Kunders missnöje med handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig tjänsteman Komplett Genomfört nov PC 2 4 M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett Genomfört jan -15 PC 2 4 M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig tjänsteman Komplett Genomfört okt PC 2 4 Ärende-/dokumenthantering Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig tjänsteman Komplett genomläsning av delegeringsordningen Genomfört juni PC 2 4 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2014\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 1 2014\Internkontrollplan uppföljning MN 2014

Rutinnummer/rutin Kontroll- Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konsemoment till likhet kvens Ä:2 Dokumenthantering* Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Ansvarig tjänsteman Komplett översyn Genomfört och genomläsning okt av befintliga planer PC 3 3 Ä:3 Styrdokument beslutade av KS och KF* Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. PC Komplett genomgång av gällande styrdokument Genomfört hösten -14 PC 2 4 Personal P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor. Enhetschef Komplett Genomfört jan-pfeb 2 4 P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. PC Komplett Genomfört aug PC 2 4 P:3 Personalkostnader * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PC Komplett Genomfört aug PC 3 3 P:4 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt lön till rätt person). Övrigt PC Komplett Genomfört aug PC 3 3 Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. PuLambassadör Stickprov Genomfört hösten -14 PC 3 3 Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. PuL-ombud Stickprov Genomfört hösten -14 PC 3 3 K:\Samhällsbyggnadskontoret\Adm\2014\Mats\Ekonomi\Internkontrollplan 2 2014\Internkontrollplan uppföljning MN 2014

Tjänsteskrivelse Dnr KS 2015/42 Kommunstyrelsen 2015-03-19 Ekonomichef Margareta Smith Tel. 0156-520 92 Fax. 0156-520 32 margareta.smith@trosa.se Internkontrollplan för Kommunstyrelsen 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att fastställa Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2015. att till revisorerna överlämna tjänsteskrivelsen samt internkontrollplanen. Ärendet Kommunkontorets projektgrupp för internkontroll har arbetat fram KS internkontrollplan för 2015 års verksamheter och räkenskaper. Gruppen har gått igenom och beslutade om: Risk och konsekvensbedömning Alla gör på samma sätt. Risk respektive konsekvens bedöms 1-5. Risk * konsekvens ger ett riskvärde. Riskvärde 8 eller högre ska ingå i internkontrollplanen för året. Inför interkontrollplan 2014 var gruppens intention att: 1. Säkerställa att återrapportering sker i samband med bokslut till nämnd, KS och revisorerna 2. Säkerställa att gemensamma punkter införs i alla nämnders planer 3. Utveckla dokumentationen av genomförda kontroller 4. Säkerställa att en sammanställning av utförda kontroller rapporteras för Kommunstyrelsen efter varje räkenskapsår i samband med bokslut. Internkontrollplanen för 2015 innehåller en nytillkommen kontrollpunkt som syftar till att säkerställa att varje nämnd redovisar sin internkontroll senast i samband med att nämndens bokslut. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor Riskbedömning för Kommunstyrelsen 2015 Internkontrollplan 2015 för Kommunstyrelsen

Riskanalys för Kommunstyrelsen 2014 Kontrollmoment Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens(1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Värde 8 eller högre ska med i IK-planen Politisk ledning: POL:1 Representation Reglerna följs. 2 4 8 POL:2 Rätt arvode Rätt arvode till rätt person. Koll analyslista. 3 4 12 POL:3 Närvarolistor Kanslienheten: KAN:1 Postöppning Närvarolistor hålls tillgängliga med aktuella uppgifter. Post öppnas och distribueras korrekt i enlighet med sekretessregler och fullmakter. 2 1 2 3 2 6 KAN:2 Lagkännedom KAN:3 Verkställande av fattade beslut i Ksau, KS och KF KAN:4 Delegering* KAN:5 Dokumenthantering* KAN:6 Information på hemsidor som administreras av kansliet Kansliets ska ha tillgång till och tillhandahålla relevant offentligrättslig lagstiftning. Att ärendet "beslutsuppföljning" genomförs minst två gånger om året. Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kommunkontorets organisation och befattningar m.m. Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Informationen är uppdaterad, relevant och informativ. 3 2 6 1 2 2 3 3 9 3 3 9 3 2 6 KAN:7 Styrdokument beslutade av KS och KF* Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. 4 3 12 KAN:8 Svarsfrekvens synpunkter Kontroll att synpunkter som kommer via synpunkthanteringen besvaras inom 7 dagar. 3 2 6 Serviceenheten: SER:1 Telefoner Aktuell telefonpolicy finns. 4 2 8 SER:2 Nycklar till kommunhusen vid nyanställning och avslutad anställning. Återlämning av nycklar. 1 3 3 SER:3 Nycklar till lokaler, uthyrningslägenhet samt passagebrickor. SER:4 Leasingbilar och tankkort. SER:5 Passersystem lokalbokning SER:6 Telefonabonnemang Personal: PER:1 Inventering bisysslor * Återlämning av nycklar samt passagebrickor. 1 4 4 Återlämning av nycklar samt tankkort, kvitto och ifyllning av körjournal. Kommunhusens gemensamma bilar Att relevant förteckning på personer med relevant behörighet finns samt att passerbrickor återlämnas. Kontroll av telefonabonnemang i kommunen såväl mobila som fasta. 2 4 8 2 4 8 4 2 8 Inventering av bisysslor. 3 3 9 PER:2 Arbetsmiljö * Att Riskanalyser och handlingsplaner finns. 4 3 12 PER:3 Tillbud och arbetsskador Att rapportering sker enligt fastställda rutiner. 4 1 4 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 1 kontroll\2015\riskanalys KS 2015.xlsx

Riskanalys för Kommunstyrelsen 2014 Kontrollmoment Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens(1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Värde 8 eller högre ska med i IK-planen PER:4 Rehabiliteringsutredning Att upprättade finns och att uppföljning sker. 3 1 3 PER:5 Kvittokontroll Att kvitton finns för egna utlägg som rapporteras digitalt. 5 1 5 PER:6 Personalkostnader * PER:7 Rätt lön * Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. 2 3 6 Att analyslista - Rätt lön till rätt person samt att avdrag görs vid frånvaro 3 4 12 PER:8 Behörigheter att attestera lönerapporter och att anställa PER:9 Löneavdrag vid frånvaro Ekonomi: EK:1 Attestrutin för skannade fakturor i IM Attestkontroll av rapporter mot reglemente. Särskild attestlsta tas fram för löner Kontroll och att det finns bra fungerande rutiner på Kommunkontoret Att endast personer i attestförteckningen är behöriga att attestera fakturor i IM. 5 3 15 2 3 6 1 4 4 EK:2 Behörigheter samt Att behörigheter avslutas hos banken samt återlämning av bankdosor. bankdosor återlämnas. 2 5 10 EK:3 Aktuella dokument hos banken EK:4 Leverantörer EK:5 Leverantörsbetalningar Att bankens förteckning över vilka som får teckna kommunens konton är aktuell. Kontroll av korrekt företag, F-skatt inte med på "svarta listan". Fakturabelopp, moms, kontering, F-skatt, organisationsnummer samt betalningsdag. Betalningar överstigande 20.000 kr som sänds till bankgirot stämmer överens med fakturaunderlaget. 2 2 4 2 4 8 2 5 10 EK:6 Bokföringsordrar och internräkningar Att orsak till omföringen framgår samt att attest finns. 2 2 4 EK:7 Utbetalningsordrar EK:8 Kontroller av scannade fakturor Att kvittounderlag överensstämmer med utbetalningsorder. Kontroll av att ekonomiska reglementet efterlevs gällande: mobiltelefonräkningar, representationskonton, leasingbilar, utbildningar samt kurser. Kontrolleras vid varje betalningstillfälle. 1 4 4 3 4 12 EK:9 Kontroll av tankkortsfakturor EK:10 Kreditering av kundfakturor Kontroll att fakturor stämmer mot kvitton. 3 3 9 Att underlag och beslut finns. 2 3 6 EK:11 Moms Momsdeklaration upprättas korrekt. 2 2 4 EK:12 Krav Kravåtgärder vidtas i enlighet med policy. 3 3 9 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 2 kontroll\2015\riskanalys KS 2015.xlsx

Riskanalys för Kommunstyrelsen 2014 IT: IT:1 Datoranvändning IT:2 Behörigheter i AD (Active Directory - kommunens nätverk) Kontrollmoment Kontroll av kommungemensamma program, licenser. Korrekta behörigheter har givits och är dokumenterade och rutin för säkerhet införs. Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens(1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Värde 8 eller högre ska med i IK-planen 4 2 8 4 2 8 IT:3 Inköp av mjuk- och hårdvara inkl mobiltelefoner Inköp kanaliseras via IT-enheten. 3 3 9 IT:4 Datorer i skolorna Kontroll att återanvända datorerna INTE innehåller några program som kräver licens och/eller har tillgång till kommunens nätverk. 1 4 4 IT:5 IT-säkerhet lösen på servrarna Övrigt: Kontrollera att varje server har ett unikt lösenord. 3 4 12 Ö:1 Person-uppgiftslagen (PuL)* Reglerna i personuppgiftslagen är tillgängliga. 3 3 9 Ö:2 Person-uppgiftslagen (PuL)* Ö:3 Stjärnkontroll Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Verksamhetschefer genomför stjärnmarkerade kontroller dvs. de kontroller som ska genomföras i samtliga nämnder. 3 3 9 3 3 9 Ö:4 Internkontroll andra nämnder Varje nämnd ska behandla utförd internkontroll samt besluta om ny internkontrollplan senast när bokslutet behandlas under våren 4 3 12 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern 3 kontroll\2015\riskanalys KS 2015.xlsx

Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Kommunstyrelsen För tidsperiod: 2015-01-01-2015-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys KC Kommunchef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar PC Produktionschef Låg sannolikhet/konsekvens 1 EkC Ekonomichef Hög sannolikhet/konsekvens 5 PeC Personalchef Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. KaC Kanslichef Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen Psekr Personalsekreterare * Punkter som markerats med stjärna ska ingå RA Redovisningsansvarig i samtliga nämnders internkontrollplaner Ek Ekonomer Ek.ass Ekonomiassistenter ITC IT-chef SC Servicechef Inf Informatör Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Politisk ledning POL:1 Representation 8 Reglerna följs. Varje faktura under vald period granskas 1 gång/år EkC KC POL:2 Rätt arvode 12 Rätt arvode till rätt person. Kontroll mot analyslista. Komplett 1 gång/mån KaC KC Kanlienheten KAN:4 Delegering* 9 Att delegeringsordningen är relavant med avseende på kommunkontorets organisation, befattningar, mm Komplett genomläsning av delegerings-ordningen 1 gång/år KaC KC KAN:5 Dokumenthantering* 9 Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Komplett översyn och genomläsning av befintliga planer 1 gång/år Arkivansv KC KAN:7 Styrdokument beslutade av KS och KF* 12 Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument 1 gång/år KaC KC 1 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern kontroll\2015\internkontrollplan KS 2015.xlsx

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Serviceenheten SER:1 Telefoner 8 Aktuell telefonpolicy finns. Komplett 1 gång/år SC KC SER:4 Leasingbilar och tankkort 8 Återlämning av nycklar samt tankkort, kvitto och ifyllning av körjournal. Stickprov 1 gång/år SC KC SER:5 Passersystem och lokalbokning 8 Att relevant förteckning på personer med relavant behörighet finns samt att passerbrickor återlämnas. Stickprov 2 gång/år SC Fritidschef SER:6 Telefonabonnemang 8 Personal Kontroll av abonnemang i kommunen av såväl mobila som fasta telefoner Samtliga nummer 1 gång/år SC/IT KC PER:1 Inventerings av bisysslor* 9 Inventering av bisysslor. Vid utvecklingssamtal 1 gång/år KC,PC KC PER:2 Arbetsmiljö * 12 Att riskanalyser och handlingsplaner finns. Komplett 1 gång/år PeC KC Att analyslista - Rätt lön till rätt person PER:7 Rätt lön* 12 samt att avdrag görs vid frånvaro Komplett 1 gång/mån Enhetschef PeC, KC PER:8 Behörigheter att attestera lönerapporter och att anställa 15 Attestkontroll av rapporter mot reglemente. Särskild attestlsta tas fram för löner Komplett 2 gång/år Löne-kontoret Psekr Ekonomi EK:2 Behörigheter samt återlämning av bankdosor. 10 Att behörigheter avslutas hos banken samt bankdosor återlämnas. Komplett genomgång av behöriga i internetbanken 1 gång/år EkC KC EK:4 Leverantörer 8 Kontroll av korrekt företag, F-skatt inte med på "svarta listan". Stickprov 2 gång/år Redovisnansvarig EkC EK:5 Leverantörsbetalningar 10 Fakturabelopp, moms, kontering, F- skatt, organisationsnummer samt betalningsdag. Betalningar överstigande 20.000 kr som sänds till bankgirot stämmer överens med fakturaunderlaget. Enl rutin vid varje utbetalningstillfälle Alltid Redovisnansvarig EkC 2 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern kontroll\2015\internkontrollplan KS 2015.xlsx

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till EK:8 Kontroller av scannade fakturor 12 Kontroll av att ekonomiska reglementet efterlevs gällande: representationskonton, leasingbilar, utbildningar samt kurser samt att ingen attesterar egen mobilräkning. Enl rutin vid varje utbetalningstillfälle Löpande Ekonom EkC EK:9 Kontroll av tankkortsfakturor 9 EK:12 Krav 9 IT IT:1 Datoranvändning 8 Kontroll att fakturor stämmer mot kvitton. Kravåtgärder vidtas i enlighet med policy. Kontroll av kommungemensamma program, licenser. Stickprov 2 gång/år Ekonom EkC Enkätundersökning/ dialog med kunder, lyhördhet i gruppen och hos chef En gång/år, vid behov Chef enl. delegation Stickprov 1 ggr per år ITC KC, resp PC EkC IT:2 Behörigheter i AD (Active Directory - kommunens nätverk) 8 Korrekta behörigheter har givits och är dokumenterade och rutin för säkerhet införs. Komplett 3 ggr per år ITC KC, resp PC IT:3 Inköp av mjuk- och hårdvara inkl mobiltelefoner 9 Inköp kanaliseras via IT-enheten. Enl rutin 2 ggr per år ITC KC, resp PC IT:5 IT-säkerhet lösen på servrarna 12 Kontrollera att varje server har ett unikt lösenord. Stickprov 1 ggr per år ITC KC Övrigt Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Reglerna i personuppgiftslagen är tillgängliga. Stickprov 1 ggr per år Nämndsekr KC Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Stickprov 1 ggr per år PuLambassadör PuL-ombud Ö:3 Stjärnkontroll 9 Verksamhetschefer genomför stjärnmarkerade kontroller dvs de Komplett kontroller som ska genomföras i samtliga nämnder. 1 ggr per år intern-kontrollgruppen EkC Ö:4 Internkontroll andra nämnder 12 Varje nämnd ska behandla utförd internkontroll samt besluta om ny internkontrollplan senast när bokslutet behandlas under våren. Komplett 1 ggr per år Kansliet EkC 3 K:\Kommunkontoret\Adm\Intern kontroll\2015\internkontrollplan KS 2015.xlsx

Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2014/130 2015-03-19 Samhällsbyggnadskontoret Hans-Erik Eriksson Tel. 0156-520 35 Fax. 0156-520 17 Hans-erik.eriksson@trosa.se Remiss av kompletterande handlingar inför tillåtlighetsprövning av Ostlänken Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att meddela Trafikverket att de kompletterande handlingarna inte förändrar Trosa kommuns tillstyrkan av att Ostlänken utreds och byggs inom röd korridor på sträckan Järna Loddby eller kommunens instämmande i Trafikverkets rangordning av korridoralternativen. Bakgrund Trafikverket genomförde en beredningsremiss inför tillåtlighetsprövning av Ostlänken med sista svarsdatum den sista september 2014. Synpunkter under remissen har medfört att Trafikverket har tagit fram kompletterande handlingar, som nu sänts på remiss under tiden 2015-02-11 till och med 2015-03-31. Remissen omfattar två dokument: - Hantering av Ostlänken genom Linköpings tätort - PM Ostlänken Kulturmiljö i planläggning och genomförande Trafikverket ber remissorganen med beaktande av det kompletterande materialet och utifrån de intressen ni bevakar bland annat redovisa - Om ni tillstyrker att regeringen tillåter planerad nybyggnad enligt det alternativ som Trafikverket har rangordnat som nummer ett - Om ni tillstyrker den rangordning som Trafikverket har gjort mellande övriga alternativen, samt vilken rangordning ni i annat fall gör - Om, och i så fall hur, de alternativ som Trafikverket har rangordnat tillgodoser eller motverkar era intressen

Hantering av remissen i Trosa kommun Kommunfullmäktige beslutade om kommunens svar på beredningsremissen vid sitt sammanträde den 8 oktober 2014, 95. I remissvaret tillstyrker kommunen att Ostlänken utreds och byggs inom röd korridor på sträckan Järna Loddby med lång bibana till Nyköping. Dessutom instämmer kommunen i Trafikverkets rangordning av övriga korridoralternativ. Samhällsbyggnadskontorets uppfattning är att de kompletterande dokumenten inte föranleder något ändrat ställningstagande för Trosa kommun. Därmed innebär kommunens svar på den nu föreliggande remissen inte något principiellt ställningstagande. Avsikten är att Kommunstyrelsen ska kunna besvara remissen vid sitt sammanträde den 8 april. Remisstiden innebär dock att kommunen behöver lämna ett preliminärt svar efter beredning av ärendet i Kommunstyrelsens arbetsutskott den 23 mars. Sedan skickar kommunen protokoll från Kommunstyrelsens sammanträde som sitt slutliga svar. Remissens innehåll Hantering av Ostlänken genom Linköpings tätort Trafikverket och Linköpings kommun har olika uppfattning om vad som är optimal lösning för Ostlänkens sträckning genom centrala delar av staden. Det behövs mer tid för att parterna ska kunna komma överens, men detta ryms inte i tidplanen för ansökan om tillåtlighet för banan. Därför vidhåller Trafikverket att sträckan genom Linköping inte kan vara med i kommande ansökan om tillåtlighet. Enligt Trafikverket kan sträckan hanteras direkt i järnvägsplan. Därför är den kompletterande remissen inriktad på att visa hur Ostlänken vid behov kan anslutas planskilt till Södra Stambanan vid Tallboda (cirka fyra kilometer öster om Linköpings Central). PM Ostlänken Kulturmiljö i planläggning och genomförande Promemorian innehåller ytterligare förtydligande om hänsyn och åtgärder för att minimera skador och negativ påverkan på kulturmiljön. Trafikverket beskriver hur kulturmiljöfrågor har hanterats och ska hanteras integrerat i det fortsatta arbetet. Detta sker bland annat genom att landskapsperspektivet är tongivande i arbetet med järnvägsplaner, genom hänsyn till fornlämningsmiljöer, genom att barriäreffekter och deras följder för kulturmiljön (bland annat fragmentering av jordbruksmark och risk för igenväxning) studeras särskilt, genom hänsyn till järnvägsmiljöer i städer samt genom samarbete med kommunerna om hållbar stadsutveckling. Promemorian ger ytterligare exempel på hur Trafikverkets kvalitetssäkring genom arbetssätt och rutiner avser att minimera negativ påverkan på kulturmiljön. I alla projekt arbetar Trafikverket med miljösäkring. Detta innebär ett systematiskt arbetssätt med rutiner, mallar, checklistor och dokumentation från planering via byggande till drift av väg och järnväg. I projektet Ostlänken kommer Trafikverket att ta fram ett handlingsprogram för att tillvarata kulturmiljö. Programmet ska innehålla en samlad strategi för ett helhetsperspektiv och upprättas parallellt med järnvägsplanerna. Förslag till åtgärder, som sedan lyfts in som krav i fortsatt projektering, kommer att bland annat listas i arbetet med miljökonsekvensbeskrivningar. Dessutom ska ett särskilt åtgärdsprogram för tillvaratagande av kulturhistoriska byggnader och kulturmiljöer tas fram. Programmet ska följa hela projektet från projektering till driftskedet. Förankring av programmet sker kontinuerligt med interna och externa aktörer.

Trafikverkets beslut om rangordning för studerade korridorer Under 2010 beslutade dåvarande Banverket att Röd korridor enligt järnvägsutredningen ska ligga till grund för fortsatt planläggning på sträckorna Järna Loddby (Norrköping) och Bäckeby (cirka 17 km sydväst om Norrköping) Linköping. Dessutom beslutade Banverket att blå korridor ska ligga till grund för fortsatt planläggning på sträckan Loddby Norrköpings C - Bäckeby. Ny lagstiftning kräver dock att Trafikverket kompletterar de tidigare besluten med rangordning av samtliga rimliga alternativ som ingått i utredningarna. Den 27 maj 2014 beslutade Trafikverket om följande rangordning för respektive delsträcka: Järna Loddby: 1. Röd 2. Grön (endast delsträckan Hölö Loddby) Loddby Bäckeby: 1. Blå 2. Grön 3. Röd Bäckeby Linköping: 1. Röd 2. Blå 3. Grön Bibana Nyköping: 1. Lång bibana 2. Kort bibana Mats Gustafsson Produktionschef Hans-Erik Eriksson Koordinator för Ostlänken Beslut till Akten Samhällsbyggnadskontoret

Hantering av Ostlänken genom Linköpings tätort 2014-12-12