Regiondirektören Lars-Åke Rudin +46 44 309 34 66 +46 768 87 07 67 lars-ake.rudin@skane.se BESLUT Datum 2015-04-28 (rev 2105-06-01) Dnr 1500098 1 (7) Regelverk för schemaläggning och online-tidbok i Region Skåne Beslut Regiondirektören godkänner bifogat regleverk för schemaläggning och onlinetidbok. Ersätter tidigare beslut från 2014-06-23 Region Skåne står inför införande av tidbok online, vilket innebär att medborgarna själva kan boka samt av- och omboka tid. En bra onlinebokningstjänst kräver ett regelverk för schemaläggning vilket måste omfatta samtliga vårdverksamheter i Region Skåne. Regelverket för schemaläggning reglerar att det finns tider som är möjliga att boka tolv veckor för SUS respektive åtta veckor för övriga förvaltningar fram i tiden. Skånes Universitetssjukhus har tagit fram ett regelverk för schemaläggning vilket genom detta beslut görs till ett regionalt regelverk. Lars-Åke Rudin Tf Regiondirektör Postadress: 291 89 Kristianstad Besöksadress: Rådhus Skåne, V Storgatan 12 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Organisationsnummer: 23 21 00-0255
2 Regelverk för schemaläggning och online-tidbok i Region Skåne
3 Innehållsförteckning 1 SYFTE... 4 2 BAKGRUND... 4 3 REGELVERK FÖR SCHEMALÄGGNING... 4 3.1 BESKRIVNING... 4 3.2 BAKGRUND... 4 3.3 MÅL... 5 3.4 ÖVERGRIPANDE AKTIVITETSBESKRIVNING... 5 3.5 RUTINER FÖR LEDIGHETER... 5 3.6 ARBETSMILJÖKONSEKVENSER... 6 3.7 MILJÖKONSEKVENSER... 6 3.8 UPPFÖLJNING... 6 4 TIDBOKNINGAR I MINA VÅRDKONTAKTER... 6 4.1 VISA MEDBORGARENS BOKNINGAR... 6 4.2 VISA BOKNINGSBARA TIDER... 6 4.3 AVBOKA TID... 6 4.4 OMBOKA TID... 7 4.5 BOKA NY TID... 7 4.6 BEKRÄFTELSE... 7 4.7 IMPLEMENTERING... 7
4 1 Syfte Detta dokument beskriver regelverket för schemaläggning och online-tidbok i Region Skåne. Online-tidbokning görs via 1177.se inloggning för säkra e-tjänster Mina Vårdkontakter. Syftet med online-tidbokning är att förbättra tillgängligheten för medborgare att kunna se sina aktuella bokningar samt efter vissa regler kunna boka, avboka eller omboka i Mina Vårdkontakter. Online-tidbokning underlättar även för vårdproduktionens planering genom att tjänsten ökar sannolikheten för att den kallade patienten kommer till det aktuella tillfället. 2 Bakgrund Region Skåne står inför införande av tidbok online, vilket innebär att medborgarna själva kan boka samt av- och omboka tid. En bra onlinebokningstjänst kräver ett regelverk för schemaläggning vilket måste omfatta samtliga vårdverksamheter i Region Skåne. Regelverket för schemaläggning reglerar att det finns tider som är möjliga att boka tolv veckor fram i tiden. Skånes Universitetssjukhus har tagit fram ett regelverk för schemaläggning vilket genom detta beslut görs till ett regionalt regelverk. 3 Regelverk för schemaläggning Beslut om rullande 1 veckas personalschemaläggning minst tretton respektive nio veckor framåt för alla verksamheter där behovet finns för att möjliggöra bokningar av patient till besök och åtgärder till tolv respektive åtta fram i tiden. För SUS gäller tretton veckor och för övriga vårdförvaltningar nio veckor. Detta beslut ska tillämpas inom ramen för vid varje tidpunkt gällande lagar och kollektivavtal rörande arbetstidsförläggning och ledigheter. 3.1 Beskrivning Alla verksamheter som arbetar med sjukvårdsproduktion, forskning och utbildning ska för alla personalkategorier ha ett rullande personal- eller resursschema. Med personalschema menas ett schema som avser unika namngivna individer. Med resursschema menas ett schema som avser kategorier av och antal definierade kompetenser utan att namngivna unika personer är schemalagda med denna framförhållning. Ett rullande schema innebär att planeringen av ytterligare en vecka görs löpande tolv respektive åtta veckor fram i framtiden. Denna schemaläggning ligger till grund för att kunna boka tider för patienter minst tolv respektive åtta veckor framåt och är en viktig del i hierarkisk produktionsstyrning på detaljplaneringsnivå enligt nedan. 3.2 Bakgrund Schemaläggningen hanteras på olika sätt för olika personalkategorier och i olika verksamheter. En kort schemaläggningsperiod eller icke rullande schemaläggning innebär oftast att patienter inte kan erhålla bokad tid för besök eller åtgärd med tillräcklig framförhållning samt ojämn arbetsbelastning och störningar i arbetsflödet för medarbetarna. Till exempel kan patienterna inte med rimlig framförhållning få en
5 bokad tid för första besök, återbesök eller behandlingar och de kan inte få en bokad tid direkt när de ringer. Patienter måste därför sättas upp på väntelistor och bevakningslistor och de får ofta sena besked om en tid som ofta inte passar, vilket leder till besvär för patienterna och förbrukar arbetstid för ombokningar och leder till uteblivna besök. 3.3 Mål Bokningsbara tider skall finnas för patienter minst tolv respektive åtta veckor fram i tiden Jämnare kapacitetsutnyttjande utan stress och därför en bättre arbetsmiljö. Om tid för patienten inte kan bokas inom tolv veckor ska samordning ske enligt regler för vårdgarantin 3.4 Övergripande aktivitetsbeskrivning Skapande av en översiktlig produktionsplan innefattande vilka aktiviteter som måste utföras vid vilka tider under veckan, dagen och över dygnet för att skapa en god tillgänglighet och rimliga väntetider för patienterna. Den översiktliga produktionsplanen skall också innefatta forskning, utveckling och utbildning. Skapande av kapacitetsplan (med rätt bemanning utifrån t.ex. kompetenser) utifrån behoven på huvudplansnivå. Schemalägga utefter den fastställda kapacitetsplanen rullande minst tolv respektive åtta veckor framåt. Personalschema med namnat schema för all personal där behov finns, för att klara vårdgarantin och att kunna erbjuda bokningsbara tider som t.exmottagning där patienterna ska träffa specifik läkare eller annan namngiven medarbetare, eller forskningsaktivitet som avser en unik medarbetare. Resursschema med kompetenssatt schema. Det kan t.ex. avse bemanning enligt schema vid en vårdavdelning vid en viss tidpunkt för att avdelningen ska kunna fullgöra sin del i en fastställd produktionsplan. Även ett resursschema bör namnas med god framförhållning och läggas rullande vilket också underlättar schemaläggningen. Sådan schemaläggning kan ske på samma sätt som tidigare och beräkningsgrunder för arbetstider kan bibehållas. 3.5 Rutiner för ledigheter För att säkerställa resurstillgången för den fastlagda tretton respektive nio veckors rullande produktionsplanen måste planering av ledigheter och andra avvikelser ske så tidigt som möjligt. Jourkompledighet ska finnas med i schemaläggningen för läkare för att vila under dygn och vecka ska säkerställas. Övrig jourkompledighet ska enligt avtal överenskommas med den enskilde men det är alltid chefen som fattar det slutgiltiga beslutet om och när den skall förläggas. Syftet med det ovanstående är att för patienterna bokningsbara tider ska kunna ges minst tolv respektive åtta veckor framåt (produktionsplanen är fast) och enbart förändringar som påverkar produktionsplanen ska göras i närmare tid.
6 3.6 Arbetsmiljökonsekvenser Ett viktigt mål med förslaget är att skapa en bättre arbetsmiljö med en utjämning av produktionen och därmed också arbetssituationen för medarbetarna. Vissa arbetsuppgifter minskar, t.ex. hantering av bevakningslistor, väntelistor och ombokningar. Enhetschefer får en bättre situation för att leda och planera arbetet när det är fastställt vilken produktion som förväntas och vilka resurser som skall knytas till den. En ytterligare positiv effekt är att en bättre framförhållning vad avser schemalagd arbetstid även underlättar för många medarbetare att med god framförhållning planera fritiden. 3.7 Miljökonsekvenser Inga kända miljökonsekvenser med förslaget. 3.8 Uppföljning Uppföljning av att det finns upprättade och fastställda produktionsplaner och genomförandet av dessa sker löpande inom varje verksamhetsområde och på divisionsnivå. Uppföljning av införandet och tillämpning av nya principer för schemaläggning skall göras på divisionsnivå till dess att principerna är stabilt införda i alla verksamheter. Uppföljning av beslutet om olika tidshorisonter för SUS respektive övriga vårdförvakltningar ska utvärderas från 1 augusti 2014 och sex månader framåt. 4 Tidbokningar i Mina Vårdkontakter Tidbokning i Mina Vårdkontakter utökas etappvis. Ambitionen är att uppnå 80% bokningsbara tider som mål 2016. Samtliga mottagningar ska vara anslutna till tjänsten Mina vårdkontakter första kvartalet 2014, enligt beslut i KL 2013-10-07. 4.1 Visa medborgarens bokningar En patient ska kunna se alla sina bokningar i Mina Vårdkontakter, både besök som är bokade i Mina Vårdkontakter och på annat sätt. 4.2 Visa bokningsbara tider Tidbokningstjänsten skall kunna visa bokningsbara tider åtta respektive tolv veckor framåt i tiden. 4.3 Avboka tid Avbokning av besök skall göras senast 24 timmar före avtalad tid. 24 tim innan besöket så blir tiden inte möjlig att av- eller omboka i Mina Vårdkontakter för patienten. Det finns inga begränsningar på hur många gånger man får av- och omboka via MVK. Det kan finnas orsaker till att vissa tider inte kan avbokas, som t.ex. medicinska skäl, samplanerad tid och seriebokade tider. Avbokning kan även ske från vårdens sida. Då en patient avbokar via MVK så krävs att en kommentar skrivs om skäl till avbokningen.
7 4.4 Omboka tid Ombokning endast till exakt samma typ av besök, längd på besöket och vårdgivare. Det finns inga begränsningar på hur många gånger man får av- och omboka via Mina Vårdkontakter. 24 tim innan besöket så blir tiden inte möjlig att av- eller omboka i Mina Vårdkontakter för patienten. Det kan finnas orsaker till att vissa tider inte kan ombokas, som t.ex. medicinska skäl, samplanerad tid och seriebokade tider. 4.5 Boka ny tid Nybokning till vård som kräver remiss hanteras inte i detta första regelverk. När digitalisering för remisshantering är realiserad kommer regelverk samt funktionalitet för detta att tas fram. På samma sätt kommer regelverk och funktionalitet för egenåtgärd hanteras i kommande regionala regelverk. 4.6 Bekräftelse Bekräftelse på tider som en patienten själv bokat ges i Mina Vårdkontakter. 4.7 Implementering av tidbok Samtliga mottagningar anslutna till Mina vårdkontakter ska anslutas till tidbok där samtliga tidstyper som mottagningen erbjuder ska finnas för medborgaren att boka online. Implementering av tidbok ska genomföras under 2015 och slutföras under 2016. Tidbok gäller för såväl primärvård (Vårdcentral, BVC och BMM) som för specialistvård. För primärvård kan start ske från 2015-04-30, för specialistmottagningar från 2015-09-31. Implementeringen ska vara fullt genomförd ett år efter startdatum. Ambitionen är att uppnå 80% bokningsbara tider som mål 2016.