Riktlinjer för hantering av tillgänglighet inom specialiserad vård i Östergötland

Transkript

1 13 november (6) Riktlinjer för hantering av tillgänglighet inom specialiserad vård i Östergötland Detta dokument innehåller riktlinjer för klinikernas förhållningssätt och agerande gentemot patienter som remitterats för besök eller ska behandlas. Vidare beskrivs när patientvald och medicinskt orsakad väntetid kan och inte kan registreras. Lagen om Vårdgaranti Vårdgarantins nuvarande tidsgränser omfattar nybesök hos läkare, sjuksköterska med flera yrkesgrupper inom alla behandlande verksamheter i specialiserad vård även de som inte ingår i den nationella eller östgötska väntetidsuppföljningen. Vårdgarantin kräver att när klinik vid acceptans av vårdbegäran bedömer att nybesök av kapacitetsskäl inte kan genomföras inom högst 90 dagar, ska patienten utan dröjsmål tillfrågas om intresset för besök på annan klinik inom eget eller annat landsting med kortare väntetid. Detta gäller även när behandling inte kan ges inom 90 dagar. Om patienten accepterar besök och/eller behandling på annat håll, ska kliniken inte patienten - ordna vårdkontakten på den andra kliniken. Erbjudande först när patienten redan väntat 90 dagar ska inte förekomma. Lämnat skriftligt eller muntligt erbjudande om besök och/eller behandling på annan klinik dokumenteras i journalen liksom patientens ställningstagande. Annan tidsgräns i praktiken I praktiken tillämpas gränsen dagar för de verksamheter som omfattas av riktlinjerna i detta dokument. Enligt kömiljarden premieras de landsting och regioner som tagit emot minst 70 procent av patienterna på besök och behandling inom högst 60 dagar dagar gäller därför som tidsgräns i landstingets målrelaterade ersättning. Från 2013 ingår såväl väntande patienter och deras väntetider som faktiska väntetider i den målrelaterade ersättningen. Tidig och tydlig information till patienterna Beskeden till patienterna kan bli ännu bättre om vad som ska hända härnäst, var och när. Det gäller inte bara när remiss skickats eller när beslut om behandling tas, utan under hela vårdprocessen. Det är också angeläget att - när patientens vårdprocess avslutas - informera om vart man ska vända sig vid återfall, komplikation eller oväntat försämring. Sedan år 2012 gäller enligt Hälso- och sjukvårdsnämndens överenskommelser att alla kliniker ska införa erbjudande direkt till besök, diagnostisk undersökning och behandling. Det innebär att samtliga kliniker ska ge besked till patienten inom högst 14 kalenderdagar efter remissankomst med erbjudande om datum och klockslag för besök. Detta gäller i princip oavsett om vårdkontakten kan ske inom eller över tidsgränsen 60 dagar. Beskedet om datum och klockslag ges antingen i form av ett erbjudande i kallelse eller genom direktkontakt där patienten och kliniken kommer överens om tidpunkten. Vid planerad behandling ska erbjudande om tidpunkt ges inom högst 14 dagar efter beslut om behandling. Erbjuden tid i kallelse ska ges med rimlig framförhållning för att patienten ska hinna ställa om egna aktiviteter. Rekommendationen är minst två veckors framförhållning (14 kalenderdagar). I medicinskt allvarliga fall tas direktkontakt med patienten.

2 13 november (6) Riktlinjer för väntetidsregistering Riktlinjerna i detta dokument avser all specialiserad vård med några undantag. För enheter som tar emot barn- och ungdomar med psykisk ohälsa liksom enheter inom vuxenpsykiatri, beroendevård, habilitering, ungdomsmottagningar och ätstörningsverksamhet gäller delvis andra riktlinjer (redovisas inte här). Även för diagnostiska verksamheter (bild- och funktionsmedicin, klinisk fysiologi med flera) finns särskilda riktlinjer. Mätpunkter i väntetidsuppföljningen Väntetid till nybesök räknas från remissdatum eller när patienten själv tar kontakt (egenremiss) till datum för genomfört nybesök. Väntetid till behandling räknas från datum för klinikens behandlingsbeslut till datum för genomförd/påbörjad behandling. Uppföljningen av väntetider till nybesök avser patienter som ska komma på fysiskt möte med läkare, sjuksköterska eller annan yrkesgrupp. Telefonoch brevkontakter räknas inte som fysiska möten och är därför ingen mätpunkt i väntetidsuppföljningen. När vårdbegäran accepteras av mottagande klinik skapas ett så kallat vårdåtagande i journalsystemet. Vårdåtagandet ska inte avslutas förrän patientens vårdprocess avslutas, vilket i enskilda fall kan dröja lång tid. För tidigt avslutat vårdåtagande innebär att patienten inte kommer med i väntetidsuppföljningen. För patienter som ska opereras/åtgärdas måste diagnoskod, datum för beslut om behandling, med mera registreras. Det förekommer dock att planerad behandling inte är möjlig genomföra i närtid av olika skäl - t.ex. när behandling på annan klinik är nödvändig före planerad behandling på egen klinik. Ett annat exempel är när patienten uttryckligen väljer att vänta mer än 90 dagar på operation/åtgärd (se punkt 9 i tablån på sidan 5). I sådant läge kan alla uppgifter utom beslutsdatum registreras. När beslutsdatum inte registreras initialt, måste detta ske när patienten är behandlingsbar. En särskild CI-rapport visar att många patienter har behandlats utan att beslutsdatum har registrerats.

3 13 november (6) Sena remisser och uteblivna patienter Vårdbegäran som anländer dagar eller veckor efter remissdatum får aldrig returneras till remittenten med begäran om en nydaterad. Däremot måste remittenten informeras om att klinikens möjligheter att erbjuda vård i rimlig tid påverkas negativt när vårdbegäran skickas med fördröjning. Patienter som uteblir från erbjuden eller överenskommen tid utan att ha meddelat förhinder i förväg bör kontaktas per telefon för överenskommelse om ny tid. Samtidigt ska patienten informeras om att vid ett nästa uteblivande kan kliniken komma att återsända vårdbegäran till remittenten. Observera dock att ansvarig läkare måste ta hänsyn till patientens medicinska tillstånd och/eller autonomi innan beslut om retur av vårdbegäran tas. Erbjuden eller överenskommen tid påverkar ombokningar Tid för vårdkontakt kan antingen förmedlas via kallelse (erbjuden tid) eller genom direktkontakt med patienten (överenskommen tid). Med överenskommen tid menas att kliniken och patienten vid direktkontakt kommer överens om datum och klockslag för vårdkontakt. Även bokning via webben (t.ex. Mina Vårdkontakter) räknas som överenskommen tid. Så länge tidpunkten för vårdkontakt erbjuds i kallelse på kallelse finns ingen gräns för hur många gånger patienten kan omboka tiden. När patienten avbokar tid via Mina vårdkontakter rekommenderas att kliniken ringer upp patienten i stället för att skicka en ny kallelse. Om kliniken och patienten kommer överens om tiden, rekommenderas högst två ombokningar - det vill säga tre tider med ursprungligt erbjuden tid inräknad. Därefter kan medicinskt ansvarig besluta att vårdbegäran återsänds till remittenten under förutsättning att patientens medicinska behov eller autonomi inte gör en återremittering olämplig.

4 13 november (6) Patienter som ingår i uppföljningen av besöksväntetider Tillgänglighetsuppföljningen av besök i Östergötland omfattar enbart planerade nybesök. Följande tabell visar när ny- respektive återbesök registreras i Cosmic. Vårdsituation Ny-/återbesök Kommentar 1. Patienten remitteras eller söker själv för ett nytt medicinskt problem 2. Patienten remitteras eller söker själv för en oväntat eller kraftig förändring/försämring av känt hälsoproblem 3. Patient som tidigare färdigbehandlats på den egna kliniken, remitteras eller söker själv för återfall/recidiv/komplikation eller utebliven behandlingseffekt 4. Patient som remitteras för utredning och/eller behandling (t.ex. vårdbegäran från barn- och ungdomspsykiatri till barn- och ungdomshabilitering, från kirurgi till onkologi) 5. Vårdbegäran om särskild undersökning av ett nytt medicinskt problem (t.ex. radiologisk undersökning) 6. Patienten har remitterats eller själv sökt för onkogenetisk utredning. Innan besöket genomförs ska patienten inhämta släktingars godkännande att kliniken tillåts rekvirera journalkopior med mera 7. Vårdbegäran om utredning och fortsatt handläggning där mottagande klinik vid remissgranskning beslutar om att vid förstabesök genomföra en särskild undersökning på egen klinik (t.ex. endoskopi) 8. Efter initialt förstabesök hos t.ex. sjuksköterska ska patienten träffa läkare på samma klinik 9. Vårdbegäran om återbesök/kontroll för att följa ett sjukdomsförlopp eller resultat av tidigare behandling (t.ex. halvårskontroll) 10. Patient på väntelista söker för samma problem på akutmottagning och går hem efter besöket. Patienten kallas senare till planerat besök på moderkliniken. 11. Nyinflyttad patient i behov av fortsatt kontroll/uppföljning (t.ex. patient som ska kontrolleras efter cancerbehandling i tidigare hemlandsting) 12. Barn- och ungdom som uppnår vuxenålder och behöver fortsatt kontroll/uppföljning på annan klinik (t.ex. från barnklinik till medicinklinik, onkologisk klinik etc) på mottagande klinik och behandling (Markera behandling i särskild ruta, beslutsdatum, en diagnos- och en KVÅ-kod) 13. Vaccinationer 14. Lågprioriterade intyg (t.ex. körkortsintyg, intyg till försäkringsbolag och liknande) Registrera alltid nybesök när patienten ska tas emot för bedömning av vårdbehovet. Registrera även avvikelsekoden medicinskt orsakad väntan (MoV) se särskilt avsnitt Om undersökningen sker efter första besök på mottagande klinik, registreras den som återbesök + behandling Förstabesök =. Läkarbesöket = återbesök Gäller även kontrollundersökning på t.ex. röntgenklinik Det efterföljande besöket på moderklinikens mottagning registreras som planerat återbesök Egentligen nybesök för mottagande klinik, men vårdkontakten omfattas inte av vårdgarantin på mottagande klinik Omfattas inte av vårdgarantin) Omfattas inte av vårdgarantin)

5 13 november (6) Registrering av Patientvald väntan och Medicinskt orsakad väntan I de följande avsnitten beskrivs i vilka vårdsituationer patientvald väntan (PvV) respektive medicinskt orsakad väntan (MoV) kan och inte kan registreras. För kömiljarden gäller som villkor att patienter som själva valt vänta längre än 60 dagar jämställs med patienter som ofrivilligt väntat mer än 60 dagar, det vill säga patienter med PvV ingår i mätningarna av kömiljarden. Observera att riktlinjerna baseras på tidsgränsen 90 dagar i Vårdgarantin. Patientvald väntan (PvV) del 1 Vårdsituation PvV Kommentar Patienten vill omboka en erbjuden tid i kallelse och ny tid KAN INTE ges inom tidsgränsen 90 dagar NEJ Orsaken till varför patienten vill omboka erbjuden eller överenskommen tid är dennes ensak. Patienten vill omboka en överenskommen tid och ny tid NEJ KAN ges inom tidsgränsen 90 dagar Patienten vill omboka en överenskommen tid men ny tid kan INTE ges inom tidsgränsen 90 dagar Patienten har en bokad tid. Kliniken avbokar tiden på grund NEJ av sjukdom hos läkare eller av annat skäl. Ny tid kan inte ges inom tidsgränsen 90 dagar. Kliniken kan inte erbjuda patienten vårdkontakt inom tidsgränsen, men informerar inte om möjligheten till vård på annat sjukhus med kortare väntetid. Patienten erbjuds tid bortom tidsgränsen på egen klinik en tid som patienten inte ifrågasätter. NEJ Patienter som riskerar få vänta mer än tidsgränsen på besök eller behandling ska informeras möjligheten till vårdkontakt på annan enhet med kortare väntetider. När så inte sker, kan PvV INTE registreras. Kliniken kan inte erbjuda vårdkontakt inom tidsgränsen och patienten erbjuds kontakt på annat sjukhus med kortare väntetid i eller utanför eget landsting. Patienten tackar uttryckligen nej till vårdkontakt på annat sjukhus, det vill säga accepterar att vänta över tidsgränsen. Patienten vill träffa en särskild läkare trots att väntetiden därmed överstiger tidsgränsen Kliniken kan inte erbjuda vårdkontakt inom tidsgränsen. Ingen annan klinik i landet kan heller erbjuda vårdkontakt inom tidsgränsen. Patienten erbjuds förstabesök eller behandling inom tre månader, men meddelar uttryckligen att man inte vill eller kan komma inom tre månader. Patienten är osäker på om man vill komma på besök eller bli behandlad/opererad överhuvudtaget Patienten avbokar överenskommen tid vid två tillfällen. Detta leder till att tidsgränsen 90 dagar kommer att överskridas. NEJ Patient som själv väljer att vänta över tidsgränsen på kliniken, ska registreras som väntande med PvV Patienten ska registreras som väntande Kapacitetsbrist inom sjukvården kan aldrig registreras med PvV - Registrera INTE på planerings-/väntelista för varken besök eller behandling förrän patienten hör av sig på nytt. Returnera vårdbegäran och registrera privat vårdbegäran ( egenremiss ) när patienten återkommer. Informera om att patienten måste återkomma inom högst tre månader och att vårdkontakt kan dröja efter förnyad kontakt. - Registrera INTE på planerings-/väntelista för varken besök eller behandling förrän patienten hör av sig på nytt. Returnera vårdbegäran och registrera privat vårdbegäran ( egenremiss ) när patienten återkommer. Informera om att patienten måste återkomma inom högst tre månader och att vårdkontakt kan dröja efter förnyad kontakt. - Informera patienten om att remissen återsänds till remittenten, men att patienten kan höra av sig till kliniken inom högst tre månader om möjligheterna/motivationen ökat. Registrera privat vårdbegäran ( egenremiss ) när patienten återkommer. Medicinsk ansvarig ska alltid värdera patientens autonomi och medicinska behov innan beslut om återremittering tas.

6 13 november (6) Patientvald väntan (PvV) del 2 Vårdsituation PvV Kommentar Patienten uteblir från planerad vårdkontakt. Vid senare direktkontakt träffas överenskommelse om tid för ny vårdkontakt. NEJ Informera patienten om att vid ett andra uteblivande kommer remissen att returneras till remittenten. Medicinsk ansvarig ska dock alltid värdera patientens autonomi och medicinska behov innan beslut om återremittering tas. Patienten uteblir och går inte att nå via brev eller telefon trots upprepade försök (inklusive patienter med skyddad adress) Kliniken erbjuder bokning via webben (t.ex. Mina Vårdkontakter) och det finns lediga tider inom tidsgränsen som patienten kan välja. Patienten väljer dock en tid som ligger utanför tidsgränsen. - Om kliniken inte kan nå patienten trots upprepade försök, återsänds remissen till remittenten. Medicinskt orsakad väntan (MoV) Vårdsituation MoV Kommentar Patienten drabbas av akut sjukdom/skada, som bedöms förlänga väntetiden avsevärt Remittenten eller patienten uppmanas meddela när hälsotillståndet medger planerad vårdkontakt. En bakomliggande allvarlig sjukdom upptäcks under väntetiden som bedöms förlänga väntetiden avsevärt Tillfällig sjukdom av relativt övergående slag som kliniken NEJ Erbjud patienten ny tid snarast möjligt bedömer hindrar planerad vårdkontakt. Kliniken KAN erbjuda ny tid inom tidsgränsen. Tillfällig sjukdom av relativt övergående slag som kliniken bedömer hindrar planerad vårdkontakt. Ny tid inom tidsgränsen 90 dagar KAN INTE erbjudas. Patienten ska genomgå behandlingar i omgångar under en längre tid enligt särskilt vårdprogram (t.ex. gomspaltoperationer, Registrering av MoV kan INTE ske för den inledande operationen/åtgärden enbart de efterföljande TS-operationer, trattbröst, nedläggning av stomi, hudtransplantationer efter brännskada, vissa plastikkirurgiska rekonstruktioner). Registrering som väntande möjliggör klinikens långsiktiga planering. Patienten ska genomgå onkogenetisk utredning. Innan utredning påbörjas inhämtas släktingars godkännande att kliniken tillåts rekvirera journalkopior med mera Annan åtgärd ska ske på egen eller annan klinik före planerat nybesök (t.ex. radiologisk undersökning, ultraljudsundersökning, arbetsekg) Patientens problem kräver särskild medicinsk kompetens, men sådan finns inte tillgänglig inom tidsgränsen NEJ NEJ Om vissa genomförda undersökningar är förutsättning för nybesöket, bör överenskommelser träffas med remittenterna om vilka undersökningar som ska ha gjorts före remittering Lång väntetid på grund av kapacitets- eller kompetensbrist inom kliniken kan aldrig registreras med medicinskt orsakad väntetid Genomförande Riktlinjerna i detta dokument gäller tills vidare. Verksamhetschefen ansvarar för att riktlinjerna blir kända och tillämpas av berörda medarbetare. Lena Lundgren Hälso- och sjukvårdsdirektör