Ingaröstrands Samfällighetsförening (ISF) KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA 2015 TID: Lördag 18 april 2015 kl 14.00 PLATS: Matsalen, Brunns skola Välkommen till 2015 års föreningsstämma i Ingaröstrands samfällighetsförening. Stämman ska som vanligt göra ett antal personval ( 12 14). Kontakta gärna valberedningen om du själv är intresserad av att jobba med föreningsfrågor eller om du har förslag på person till någon av de poster som ska väljas. Valberedningen består av: Sten Pernelöv, Fågelviksvägen 172, tel 076-868 60 23, epost: stenpernelov@yahoo.se Mats Frisk, Hästskoslingan 31, tel 070-537 88 97, epost: friskeriksson@telia.com Vid omröstningar gäller en röst per fastighet respektive en röst per bryggplats. Om ni är flera registrerade delägare av en fastighet måste ni skriva fullmakt mellan delägarna för att få delta i röstning på stämman. Om någon fastighet inte alls kan närvara på stämman kan ni ge en granne fullmakt att rösta för er. En granne får företräda högst en (1) annan fastighet. En fullmaktsblankett finns bifogad med dessa stämmohandlingar, bara att kopiera om ni behöver flera exemplar. Mötet startar kl 14.00, men kom i god tid, tänk på att avprickningen vid ingången brukar ta lång tid. Ta med stämmomaterialet till stämman. Vårens arbetsdag är planerad till lördag 25 april och höstens arbetsdag till lördag 24 oktober. Midsommarfesten arrangeras i år av Ekbacksvägen och Fågelviksvägen. Varmt välkomna! Styrelsen Ingaröstrands Samfällighetsförening c/o Annika Inkapööl Hästskoslingan 13 134 64 INGARÖ Bankgiro 620-5470 Organisationsnummer 717901-6931
2/11 DAGORDNING ÅRSSTÄMMA 2015 Lördagen 18 april 2015 kl 14.00 i matsalen, Brunn skola 1 Årsstämmans öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän tillika rösträknare för stämman 5 Frågan om stämmans stadgeenliga kallande 6 Fastställande av dagordningen 7 Styrelsens och revisorernas berättelser: a) verksamhetsberättelsen b) ekonomiska berättelsen c) revisionsberättelsen 8 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. 9a Motioner från medlemmarna, för mer information om respektive motion se bilaga. Angelica Brunzell, Angående städdagarna. Ingrid Åsberg, Bro mot busshållplats Bertil Johansson, Hundpolicy Anders Ekegren Enhetliga brevlådor inom området 9b Styrelsens utlåtande om inkomna motioner 9c Framställande från styrelsens 1. Förslag till uppdaterade trivselregler. 2. Inköp av ny badflotte. 10 Ersättning till styrelsen och revisorerna 11 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 12 Val av styrelse och styrelseordförande 13 Val av revisorer och revisorssuppleant 14 Val av valberedning 15 Övriga frågor 16 Meddelande om plats där stämmoprotokollet görs tillgängligt 17 Stämmans avslutande
3/11 Stämmomaterial 7 Förvaltningsberättelse 2014 7a Verksamhetsberättelse Stämmor Årsstämma hölls lördagen den 29 mars 2014, kl. 14.00, i matsalen i Brunns skola. För att slutföra valet till styrelsen krävdes en extrastämma som hölls 26 april 2014 i Hamnstugan, Eklövsvägen. Styrelsens sammansättning Ordförande: Annika Inkapööl, Hästskoslingan 13 Sekreterare: Roland Karlström, Björnsjövägen 5 Kassör: Maria Johansson, Björnsjövägen 3 Bryggansvarig: Thomas Ekbäck, Myrängsvägen 5 Vägansvarig: Christer Persson, Fågelviksvägen 174 Suppleant: Anders Ekegren, Fågelviksvägen 179 Suppleant: Gunnar Holm, Myrängsvägen 15 Revisorer: Jan Thörnberg, Eklövsvägen 4 och Gunilla Björkander, Myrängsvägen 28 Revisorssuppleant: Elizabeth Rendén, Hästskoslingan 3. Valberedning: Sten Pernelöv, Fågelviksvägen 172 och Mats Eriksson, Hästskoslingan 31. Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret 2014 haft 10 ordinarie möten. Arvoden Till styrelsen har under 2014 betalats ut: Styrelsearvoden 24000 kr. Mötesarvoden 10800 kr, samt milersättning 1530 kr Revisorer 800 kr. Förvaltning och försäkring Ekonomisk förvaltare sedan 2012-01-01 är Conzignus Hem & Fastighet AB. Föreningen är ansvarsförsäkrad i Trygg Hansa. Medlemsinformation Styrelsen har under året lämnat information på föreningens hemsida, samt skickat ut epost vid flera tillfällen till de medlemmar som uppgivit sina epost-adresser. Föreningens lån Föreningen har för närvarande inga lån. Vägavtal Under verksamhetsåret har inga vägavtal tecknats. Styrelsen påminner om skyldigheten att teckna vägavtal innan tunga transporter nyttjar våra vägar. Vägunderhåll 2014 Under året har det satts upp en P-skylt vid vändplan på Eklövsvägen för att förtydliga regelverket samt inköpts ett nytt fartgupp. Sommarvatten till hamnstugan Det har under 2014 installerats en vattenledning från familjen Asplunds fastighet ner till hamnstugan. Vattenmätare installerades för att föreningen skall kunna ersätta familjen Asplund för vattenförbrukningen. Tänk på miljön och föreningens ekonomi använd vattnet ansvarsfullt. Löpande förbättringar inom hamnområdet Under året har det ett antal aktiviteter genomförts. Påbörjad felsökning av bryggbelysningen. Vi har fortsatt att märka upp bojar. Vi har oljat längsta sektionen av bryggan. Reparerat bommarna till hamnområde och ramp. Kontaktat båtägare vars båtar som haft otillräckligt förtöjda båtar Anslagit den nya bryggpolicyn och kontaktuppgifter till bryggansvarig på hamnstugan. Kontaktat medlemmar som ej följt bryggpolicyn. Vi har reparerat badstege på stora flytbryggan.
Arbetsdagarna Ordinarie arbetsdagar anordnades lördag 26 april, då 28 fastigheter deltog samt lördag 25 oktober då 22 fastigheter medverkade. 4/11 Förslag till disposition av föreningens resultat: Till årsstämmans förfogande finns följande medel Balanserat resultat tidigare år Årets resultat Till stämmans förfogande Styrelsen föreslår att vinstmedlen överförs i ny räkning med +219 207 kr +135 137 kr +354 344 kr 354 344 kr Midsommarfirandet Vid sidan av samfällighetsföreningens ordinarie verksamhet, och med egen budget, har våra fristående festkommittéer under många år arrangerat vår traditionsrika Midsommarfest på midsommarängen. Ett stort tack till Myrängsvägen för 2014 års firande. En del av vinsten från midsommarfirandet investerandes i en låda med leksaker som placerades vid stranden. Sommaren 2015 är det Ekbacksvägen och Fågelviksvägen som står för arrangemanget av midsommarfirandet. 7b Ekonomisk berättelse Resultaträkning RÖRELSEINTÄKTER, LAGERÄNDRING M.M. 2014-12-31 2013-12-31 Nettoomsättning 3027 Årsavgift fastighet 228 800 228 066 3028 Årsavgift båtplats 93 500 93 500 Summa 322 300 321 566 Övriga intäkter 3740 Öresutjämning -2-2 3990 Övriga intäkter 400 0 Summa 398-2 Summa intäkter 322 698 321 564 Rörelsekostnader Driftskostnader 4000 Fastskötsel,städ material 0-7 835 4119 Rep./mat.fast.skötare 0-5 625 4160 Trädgård och blommor -12 108-11 018 4170 Snöskottning -36 205-53 875 4300 Rep./underhåll fast -22 877-11 904 4611 Fastighetsel -4 067-5 780 4640 Sophämtning -873-877 4710 Fastighetsförsäkringar -6 570-6 334 4712 Självrisk -2 000 0 Summa -84 700-103 248 Övriga kostnader 5410 Förbrukningsinventarier -3 877-3 024 5460 Förbrukningsmaterial -10 696-4 156 5800 Resekostnader 0-1 129 6100 Kontorsmtrl trycksaker 0-3 319 6230 Datakommunikation -344-299 6250 Postbefordran -3 595-5 512 6320 Avg juridiska åtgärder -1 000 0 6350 Kundförlust -6 610 0 6470 Styr.möte/stämma/städdag -7 509-8 842 6480 Arvode förvaltningsavtal -13 085-12 375 6482 Extradebitering förvaltn. -3 563-3 531 6490 Övr förvaltningskostnader -3 325-25 6570 Bankkostnader -1 969-1 372 6980 Medlems- & föreningsavg -1 095-1 095 6990 Övriga externa kostnader -1 600-3 882 Summa -58 268-48 561
5/11 Löner och arvoden 6410 Styrelsearvoden -35 630-36 000 6420 Revisionsarvoden -1 600 0 7331 Skattefria bilers 0-1 996 7510 Lagstadgade arb giv avg -9 494-12 709 Summa -46 724-50 705 Finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter 8300 Ränteintäkter 347 2 423 8311 Ränteint fr bank 946 0 8314 Skattefria ränteintäkter 1 1 8350 Res förs kortfr plac 836 0 Summa 2 130 2 424 Räntekostnader och liknande resultatposter 8410 Räntekostn för långfr sk 0-2 205 8422 Dröjsmålsränta 0-62 8423 Kostn.ränta, skatt 0-178 Summa 0-2 445 Summa kostnader -189 692-204 959 Årets vinst 135 136 119 031 Balansräkning BALANSRÄKNING 2014-12-31 2013-12-31 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 1510 Kundfordringar 2 110 6 410 1530 Kundfordringar rester -260 0 Summa 1850 6410 1630 Avräkn skatter o avgifter -13 049-1 1680 Andra kortfrist fordr 15 749 2 700 Summa 2 700 2 699 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 1700 Förutb kostn,upplupn int 2 219 2 130 1713 Förbet förvaltning 3 361 3 271 Summa 5 580 5 401 Totalsumma 10 130 14 510 Kortfristiga placeringar Kortfristiga placeringar 0 201 899 Summa kortfristiga placeringar 0 201 899 Kassa och bank 1980 Klientmedel 300 347 0 1985 SHB HOF Klientmedelskonto 77 275 39 694 Summa 377 622 256 103 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Fritt eget kapital 2091 Balanserad vinst -219 207-100 176 2099 Årets vinst -135 137-119 031 Summa -354 344-219 207 Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder -13 876-12 622 Övriga kortfristiga skulder 2480 Utläggsskulder 0-2 510 2710 Personalens källskatt -9 157-10 980 2730 Lagstadg soc avg lönesk -9 494-10 141 2810 Avräkning Conzignus 120 480 2812 Ombok. Hem och Fastighet -1-1 Summa -32 646-36 732
6/11 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 2903 Uppkost el 0-122 2970 Förutbet. hyror/avgifter -1 000-1 000 Summa -1000-1122 Summa Kortfristiga Skulder -33 408-36 896 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER -377 622-256 103 7c Revisionsberättelse 2014 9 Inkomna motioner (4 st.) 9-1) Motion till årsstämman 2015 från Angelica Brunzell angående städdagarna. Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsens utlåtande: Styrelsen avstyrker förslaget men välkomnar att man kontaktar styrelsen innan städdagen med förslag på åtgärder som man kan tänka sig att utföra själv. 9-2) Motion till årsstämman 2015 från Ingrid Åsberg Spång mot busshållplatsen Tranarövägen Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsen utlåtande: Styrelsen tillstyrker förslaget och tycker att det är en bra uppgift till vårens städdag. 9-3) Motion till årsstämman 2015 från Bertil Johansson - Hundpolicy. Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsen utlåtande Kommunens regler om koppeltvång gäller även på vårt område och särskilda regler behövs ej. Styrelsen tillstyrker förslaget om hundbadsförbud vid stränderna och att hundbad får ske vid bastuviken och tycker att det är en lämplig uppgift att på städdagen sätta upp skyltar som påvisar regelverket. 9-4) Motion till årsstämman 2015 från Anders Ekegren - Enhetliga brevlådor Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsen utlåtande: Styrelsen tillstyrker förslaget och föreslår att det genomförs 2016/ 2017. Förslag till finansiering är att bibehålla avgiften för 2015 på samma nivå som 2014 och ta från det ackumulerade överskottet. 9c Framställningar från styrelsen 9c -1 Uppdatering av föreningens trivselregler. Under sommaren, med riktigt sköna sommardagar har våra gemensamma områden och då framför allt badplatser och hamnområdet använts i stor utsträckning vilket ibland sätter
7/11 sina spår. Vi i styrelsen vill få stämmans godkännande av en uppdaterad version av trivselregler och att dessa anslås på anslagstavlor, hemsidor och vid hamnområdet. De uppdaterade trivselreglerna hittar ni i bilaga 1. 9c -2 Inköp av ny hopptornsbrygga. Befintlig hopptornsbrygga är till åren gången, steginfästning och spikskallar är temporärt ordnade. En ny "hopptornsbrygga" 2,4x5,25 utan torn och stege kostar 19 000 inklusive moms exklusive frakt. Befintlig stege, hopptorn och infästningar flyttas till den nya på en städdag vilket skulle bespara föreningen ca 12 000. Kostnaden för bryggan är ett exempel och är tagen från Svenska Flytblock ABs prislista. Totalt äskas ca 25 000 för ersättande av hopptornsbrygga. 10 Förslag på ersättningar till styrelse och revisorer Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2015: Ordförande 6 000 kr Övriga ledamöter 4 000 kr vardera Suppleant 1 000 kr vardera Mötesarvode 300 kr/möte (styrelsemöten, externa möten med kommun etc.) Revisorer 400 kr vardera Revisorssuppleant 0 kr Bilersättning Enligt statens norm 2015 f.n. 1,85 kr/km 11 Förslag på utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Styrelsen föreslår oförändrade avgifter, 2200 kr per fastighet och 1100 kr per båtplats. BUDGET 2015 UTFALL 2014 BUDGET 2014 INTÄKTER Fastighetsavgift 2200:- 228 800 228 800 228 800 Bryggavgifter 1100:- 93 500 93 500 93 500 Övriga intäkter inkl räntor 500 487 7 000 S:a intäkter 322 800 322 787 329 300 KOSTNADER Fastigheter Inköp fastighet 0-2575 -15 000 Trädfällning -6 000-6000 -20 000 Hamnstugan, iordningställande innerdörr -5 000 0-10 000 Vattenförbrukning Hamnstugan -1 000 0-7 500 Nya investeringar (vägskylt, väggupp mm) -12 000-12342 -1 000 Underhåll av vägar (plogn/sandn, sopn o rep) -40 000-36205 -60 000 Klippning av gräsytor -10 000-6108 -10 000 Kostnader arbetsdagar,inkl mat, priser -7 500-5686 -10 000 El -8 000-7023 -5 000 Renhållning (kommunen) -1 000-873 -1 000 Försäkringar / självrisk -7 000-8570 -6 500 Styrelsearvoden ( och revisonarvode, -39 500-37 230-39 500 mötesarvode) Soc avgifter arvoden -15 000-9494 -15 000 Milersättning -2 000-1530 -2 000 Kostnader årsstämma -5 000-1662 -4 000 Styrelsemöteskostnader -1 000-2005 -1 000 Ekonomisk Förvaltning -20 000-19002 -12 500 Förbrukningsmaterial -8 000-3689 -5 000 Övriga organisationer (lantmäteri, REV ) -4 000-3945 Förbruknings- & kontorsmaterial -2 000-343 -2 000 Indrivningskostnader mm 0 0-2 500 Bankkostnader (Handelsbanken) -2 000-2091 -1 500 Utskick, administration,porto & övrigt -3 000-2333 -7 000 Bidrag till Fiskeklubben för gösutsättnig -3 000 0 0 Kundförlust (kronofogden 2013) 0-6610 0 Övriga kostnader -3 000 0-3 000 Summa kostnader fastigheter -205 000-175 316-241 000 Bryggor, kostnader Investeringar 0 0-3 000
Underhåll o reparationer -15000-13813 -6 000 Underhåll o reparationer (EL) -25000-563 -15 000 Summa kostnader bryggor -40000-14 376-24 000 SUMMA KOSTNADER TOTALT -245 000-189 692-265 000 I debiteringslängden anges att varje fastighet belastas med en årsavgift på 2.200kr och varje bryggplats med 1.100kr. Debiteringslängden förvaras hos styrelsen. 8/11 Styrelsens underskrifter 12 Val av styrelse och styrelseordförande Val ska ske av ordförande, 1 ledamot och 2 suppleanter. Funktion Nuvarande Mandattid Mandat till Val stämma 2015 årsstämma Ordförande Annika Inkapööl 2 år 2015 X Ledamot Maria Johansson 2 år 2016 Ledamot Thomas Ekbäck 2 år 2015 X Ledamot Christer Persson 2 år 2016 Ledamot Roland Karlström 2 år 2016 Suppleant Anders Ekegren 1 år 2015 X Suppleant Gunnar Holm 1 år 2015 X 13 Val av revisorer och revisorssuppleant Val ska ske av 2 revisorer och en revisorssuppleant samtliga med ett års mandatperiod. Funktion Nuvarande Mandattid Mandat till Val stämma 2015 årsstämma Revisor Jan Thörnberg 1 år 2015 X sammankallande Revisor Gunilla Björkander 1 år 2015 X Revisorsuppleant Elisabeth Rendén 1 år 2015 X 14 Val av valberedning Funktion Nuvarande Mandattid Mandat till årsstämma Val stämma 2015 Valberedare, Sten Pernelöv 1 år 2015 X sammankallande Valberedare Mats Eriksson 1 år 2015 X
9/11 Bilaga 1 Ingaröstrands Samfällighetsförening Trivselinformation 2015 Denna information är till för att upplysa om vad som gäller inom vår förening för att alla ska trivas. Biltrafik Hastighetsbegränsning Maxhastighet är 40 km/h på Fågelviksvägen och rekommenderat 30 km/h på övriga vägar inom området. Tänk på barnen och visa hänsyn till dina grannar genom att respektera dessa maxhastigheter! Parkering vid badet Parkering ska ske vid vändplanen på Eklövsvägen. För att undvika att få parkeringsböter skall alltid parkeringstillståndet vara synligt i framrutan. Biltrafik i hamnområdet Biltrafik i hamnområdet får endast ske för att lasta om vid båtarna. Efter omlastning kan bilen parkeras vid vändplanen på Eklövsvägen. Parkering i hamnområdet är inte tillåten. Parkering vid kajen för handikappade Vid kajen invid badet finns en skyltad P-plats för handikappade. Detta är den enda tillåtna P-platsen i hamnområdet och den får endast användas av rörelsehindrade. Låst vägbom till hamnområdet För att undvika stölder samt att vi inte vill att andra än våra medlemmar skall ha möjlighet att lägga i och ta upp båtar har vi en låst vägbom vid parkeringen. Vänligen se till att bommen är låst efter att du har använt den. Badplatserna Badplatserna är till för alla, enligt allemansrätten. Dock får utifrån kommande gäster inte ta sin bil till vår parkering då våra vägar är privata. Skyltar talar om detta vid Eklövsvägens början. Håll rent och snyggt på badplatserna och plocka upp eventuellt skräp. Vatten finns sedan våren 2014 installerat vid båthuset. Tänk på miljön och föreningens ekonomi använd vattnet ansvarsfullt. Gemensam soptunna Vi har en gemensam soptunna vid vändplanen på Eklövsvägen. Soptunnan blir snabbt full använd den endast i nödfall. Ta istället med dig dina sopor hem. Hundar Hundar ska hållas kopplade enligt kommunens regelverk. Hundar får endast bada nedanför bastun då den inte används. Styrelsen 2015
10/11 Bilaga 2 - Inkomna motioner till årsstämman 2015 Motion 1 Förslag motion ang. städdagar och brevlådor. Från: A.brunzell [a.brunzell@hotmail.com] Datum: 2014-04-28 11:01 Till: <styrelsen@ingarostrand.se> Hej. Här kommer 1 motion och ett förslag fundering. Motion städdagarna: Eftersom tiderna har förändrats, arbetar man även kvällar, nätter och helger. Och inte 9-17 som tidigare. Vilket gör det svårt för vissa fastigheter att närvara. Även ålderdom och sjukdom drar ner närvaro antalet. Att lägga upp en måste göra lista på hemsidan. Möjlig gör att fler saker blir åtgärdade utan att man närvarar på städdagen. Viljan finns, även om man ej kan närvara just dessa 2 dagar. Motion 2 Motion 3 Motion 4
FULLMAKT 11/11 Angående: Deltagande i Ingaröstrands samfällighets årsstämma 18 april 2015, matsalen i Brunns skola. Ombud: Fastighet/Adress: Bemyndigas att föra min/vår talan, såsom mitt/vårt ombud under stämman. Tillägg (ev.): Undantag (ev.): Fullmaktsgivare: Ort och datum: Underskrift: Namnförtydligande: Fastighetsbeteckning: Om flera delägare finns, måste samtliga bemyndiga en till att föra allas talan. Om en delägare från en fastighet med flera andelsägare saknar fullmakt från övriga delägare, får denne inte delta i beslut eller omröstningar mm på stämman. Om flera delägare närvarar på stämman får ändå bara en röst avges vid röstning enligt: en fastighet en röst.