Egendomsförvaltningen

SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen BESLUT Dnr SLU ua.fe.2010.1.0-3777 2010-12-15 Exp. den 2010-12-29 Rektor Egendomsförvaltningen Beslut Styrelsen för SLU beslutar: att fastställa internrevisionens rapport Egendomsförvaltningen, samt att uppdra åt rektor att låta utarbeta och därefter fastställa en etisk policy för de områden som berörs i rapporten. Ärendet Internrevisionen har under våren 2010 genomfört en granskning Egendomsförvaltningen utöver revisionsplanen.. En statlig myndighets förvaltning av statens fastighetsbestånd ska präglas av hög kvalitet och trovärdighet, såväl internt som externt. Om brister föreligger kan detta leda till att SLU:s trovärdighet som statlig fastighetsförvaltare ifrågasättas, att universitetets varumärke och rykte riskeras samt att universitetets redovisning inte kan betraktas som rättvisande. Rapporten har utarbetats av Inga Astorsdotter. Beslut i detta ärende har fattats efter föredragning av tf internrevisionschef Joakim Hedin. Lars-Erik Edqvist Joakim Hedin Kopia för kännedom Prorektor Dekanerna Universitetsdirektören Biträdande universitetsdirektören Avdelningscheferna/ motsv. inom universitetsadministrationen Postadress: Box 7070, 75007 Uppsala Telefon: 018 67 19 35 E-post: Joakim.Hedin@slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7c Webb: www.slu.se

Bilaga till styrelsens beslut Dnr SLU ua.fe.2010.1.0-3777 Egendomsförvaltningen Rapport från internrevisionen Till styrelsen 2010-12-15

Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Redovisning... 3 3. Planering och budgetering... 3 4. Upphandling och inköp... 5 5. Etikfrågor... 6 6. Övriga iakttagelser... 7 7. Avslutande kommentar... 7 2

1. Inledning Internrevisionen har under våren 2010 granskat Egendomsförvaltningens (EF) verksamhet enligt önskemål från universitetsdirektören och efter beslut av rektor i samråd med styrelsens ordförande. Granskningen har genomförts i samarbete med personal från KPMG. Genomgång har gjorts av ekonomisk redovisning, upphandlingsdokument mm. Intervjuer har genomförts med EF:s personal. Vissa iakttagelser och rekommendationer lämnades i juni i år till EF samt till universitetsdirektör, rektor och styrelsens ordförande. Utifrån kompletterande information från EF reviderades vissa rekommendationer. I september 2010 beslutade universitetsdirektören bland annat till följd av dessa rekommendationer att EF i samarbete med ett antal av universitetsadministrationens avdelningar skulle genomföra totalt sju förbättringsprojekt. Projekten fick i uppdrag att rapportera förslag till åtgärder senast den 30 november. Internrevisionen och universitetsdirektören presenterade i korthet ärendet vid styrelsens sammanträde den 29 september 2010. Nedan sammanfattas internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Eftersom merparten av granskningen genomförts under våren 2010 kan vissa iakttagelser och rekommendationer vara inaktuella. Dessutom pågår som ovan nämnts ett antal förbättringsprojekt som i skrivande stund inte avrapporterats. Därför hänvisar internrevisionen till universitetsdirektörens kommentarer för en helhetsbild av dagsläget. 2. Redovisning EF har under flera år påpekat problem med den ekonomiska uppföljningen till följd av redovisningssystemets utformning. Dessa brister begränsar även transparensen och försvårar uppföljning på centralnivå. Kostnader avseende en viss fastighet och investeringar, sk pågående nyanläggningar, på samma fastighet redovisas i olika dimension. Slutförda nyanläggningar är inte knutna till fastigheten i redovisningen utan till huvudkostnadsstället. Att knyta allt som hänförs sig till samma fastighet till ett gemensamt projektkonto vore mer transparent, men det är i dagsläget inte möjligt. Ekonomienheten har uppgett att detta kommer att vara åtgärdat 2011. Det finns ingen förteckning över byggnader, mark etc. i SLU:s anläggningsregister utan uppgifterna finns i ett särskilt excel-dokument. Brister i anläggningsregistret har påpekats tidigare både av EF och i en tidigare granskning av internrevisionen. Enligt ekonomienheten är en ny anläggningsmodul planerad till 2011. Balanserat resultat för fastigheterna redovisas på huvudkostnadsstället eller dess underkostnadsställen. Av redovisningen framgår alltså inte fastigheternas eller byggnadernas bokförda värde och inte heller resultatet. EF:s redovisning inklusive resultatet på fastigheter, alternativt byggnader är mer transparent. 3. Planering och budgetering EF är en enhet underställd rektor, som i sin tur har delegerat chefskapet till universitetsdirektören. Enhetens budget fastställs i det gemensamma budgetbeslut som styrelsen fattar. Universitetsdirektören för under året dialog med chefen för EF. Minnesanteckningar saknas från dessa möten. EF har en anställd controller men på 3

central administrativ nivå görs i dagsläget ingen genomgång av budgeten och ingen central uppföljning görs av resultat i förhållande till budget. EF har sedan år 2009 ett årligt avkastningskrav på 1 mnkr som uppnåddes. I EF:s budget för verksamhetsåret 2009 avsattes ca 3,75 mnkr för det som kallas långtidsplanerat underhåll av fastighets- och byggnadsbeståndet. Någon planering av underhåll på fastighets- och byggnadsnivå gjordes inte. EF uppger att underhåll genomförs vid vakanser som uppstår när en hyresgäst flyttar, eller när det på annat sätt är praktiskt lämpligt. Inga skriftliga beslut fattas vid genomförande av större renoveringsprojekt, exempelvis vid anpassningar till nya hyresgäster. Vid mindre fastighetsskador görs dock noteringar i ett särskilt system för hantering av felanmälningar. Ett överskott på omkring 2,5 mnkr har uppkommit i samband med en värdering av en nyanskaffad fastighet. Dessa 2,5 mnkr har också använts för underhåll och utfallet för år 2009 blev således ca 6,25 mnkr, dock utan att något formellt beslut fattades för att utöka underhållsbudgeten. Formerna för beslut om investeringar i fastigheter har fram till i höst inte varit tydliggjorda. Beslut om investeringar under gränsen för regeringsbeslut, 10 mnkr, har därför fattats av chefen för EF. Besluten har vanligtvis inte varit skriftliga. Under hösten 2010 har beslutsordningen för investeringar i lokaler reviderats och delegation för egendomsförvaltningen har utarbetas. Internrevisionen ser med tillfredställelse att så skett. Av 13 i Förordning (1993:527) om förvaltning av statliga fastigheter, mm. framgår att varje myndighet skall upprätta och fortlöpande hålla en plan för drift och underhåll av de fastigheter som ingår i förvaltningsuppdraget aktuell (förvaltningsplan). En sådan förvaltningsplan saknas för merparten av de fastighets- och byggnader som EF förvaltar, vilket är ett avsteg från nämnda förordning. Enligt EF föreligger det dock underhållsplaner för nya byggnader. EF upprättar liksom andra enheter inom SLU investeringsplaner som utgör underlag för universitetets begäran om investeringsutrymme hos regeringen. Det förekommer att enheten gör investeringar utanför de lagda investeringsplanerna, vilka varken universitetets chefscontroller eller ekonomienhet uppmärksammat. Dessa investeringar har även i vissa fall medfört risk för att universitetet överskridit den av regeringen fastställda låneramen. Arbete pågår med att utarbeta rutiner för att lösa detta informationsflödesproblem. Budgetoffert i samband med avrop av entreprenörer förekommer vanligen inte. EF uppger att det slutliga priset på ett projekt oftast blir högre om man begär fast pris än om uppdragen utförs på löpande räkning. Enheten utgår i sin interna bedömning av priset från nyckeltal för snittpris i förhållande till renoverad yta. Detta medför att samtliga renoveringsprojekt görs på löpande räkning och att prisuppgift på projekt därmed saknas. En internt upprättad budget för projektets saknas ofta. I vissa fall har verksamheten svårt att hinna med uppföljning, dokumentation och garantibesiktning mm. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen bedömer hur den anser att rutiner för budgetering och uppföljning ska utformas för att säkerställa en betryggande intern styrning och kontroll. Det är av stor vikt att en central ekonomisk uppföljning av verksamheten görs. Internrevisionen rekommenderar även att interna beslut dokumenteras. 4

Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen säkerställer att fleråriga underhållsplaner upprättas för fastigheter i enligt Förordning (1993:527) om förvaltning av statliga fastigheter, m.m. Dessa underhållsplaner bör lämpligen knytas till budgetering på motsvarande nivå samt kontinuerligt uppdateras. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen säkerställer att rutiner för och dokumentation av budget, beslut, uppföljning, dokumentation och garantibesiktningar förbättras. 4. Upphandling och inköp EF genomförde under år 2009 en större entreprenadupphandling. Upphandlingen omfattar nio regioner med upp till tolv ramavtalsområden. Ett stort antal leverantörer, rangordnade i huvudsak efter pris, har i samband med detta knutits till SLU. Internrevisionen bedömer att upphandlingen gick korrekt till, men inom vissa områden har det dröjt länge innan de nya avtalen tillämpades. Vissa entreprenörer som anlitats enligt en tidigare upphandling, har fortsatt att anlitas trots att berörda företag varit lågt rankade i den nya upphandlingen. EF har uppgett att skälet till detta är att de uppdrag som avses startat innan den nya upphandlingen blev giltig. Eftersom EF regelmässigt har lagt muntliga beställningar på entreprenadarbete samt inte fattat formella beslut om stora reparationer och anläggningsarbeten har denna uppgift inte kunna verifieras. Internrevisionen noterar dock att anlitad leverantör sänkt priset till den nya avtalsnivån under perioden. Enheten har även uppgivit att man föredragit att anlita kända leverantörer som man har förtroende för och därför inte tagit in mindre kända och oprövade leverantörer trots att dessa varit högre rankade p.g.a. lägre pris i den nya upphandlingen. SLU anlitar upphandlade företag i den rangordning som anges i enlighet med lag om offentlig upphandling, LOU. Noteras bör att från den 15 juli 2010 gäller skärpta krav på upphandlingsområdet. Enligt dessa regler kan t.ex. ett avtal som träffas i strid med lagen helt ogiltigtförklaras. Dessutom kan en s.k. upphandlingsskadeavgift på upp till 10 mnkr utdömas vid otillåtna direktupphandlingar. Det har förekommit att upphandlade leverantörer anlitats för att kringgå LOU t.ex. vid inköp av kabel, möbler, växthus och entreprenadtjänster. I enlighet med SLU:s rutiner för inköp över ett visst belopp, bifogas ett intygande i Baltzar om att upphandling utförts. Dessa intyganden är missvisande då inköpen avser andra tjänster eller varor än de som faktiskt har upphandlats. Det är alltså inte tillåtet att hänvisa till upphandling av vara A vid inköp av vara B. Det har även förekommit att varor som inte upphandlats köpts via en leverantör och att leverantören istället för att lämna korrekta uppgifter i fakturan uppger att den avser utförda arbeten. Detta förfarande strider förutom mot LOU även mot Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FÅB) och i de aktuella företagens fall mot Bokföringslag (1999:1078). Internrevisionen kan inte bedöma huruvida det dessutom finns andra skatterättsliga aspekter på företagets agerande. Det finns inget som tyder på att de fakturerade beloppen är felaktiga men internrevisionen ser det som synnerligen anmärkningsvärt att universitetet accepterar alternativt begärt missvisande fakturor av en anlitad leverantör och att dessa felaktiga fakturor attesteras och godkänns av universitetets anställda. 5

EF har utan föregående upphandling lagt en order hos ett företag på köp av ett begagnat växthus. Det anlitade företaget har dock inte fakturerat EF enligt avtal utan fakturan har skickats till ett av de entreprenadföretag som EF anlitar. Entreprenadföretaget har vidarefakturerat EF med ett påslag om 5 %. EF har ingen dokumenterad beställning från entreprenadföretaget. Förutom att LOU har kringgåtts så har växthuset därmed fördyrats. I den händelse garantifrågor skulle aktualiseras kan dessutom anlitande av en tredjepart försämra SLU:s rättsliga läge. EF har påpekat att ovanstående avvikelser från LOU varit en följd av att interna och/eller externa hyresgäster hävdat att projekten var brådskande samt att det vid köp av begagnad utrustning ofta är svårt att tillämpa LOU. LOU efterlevs samt att ett affärsmässigt förfarande tillämpas och att vikten av konkurrensutsättning beaktas. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen överväger vilka åtgärder som ska vidtas till följd av ovanstående avvikelser från FÅB samt att universitetsledningen säkerställer att fakturor ställda till SLU är korrekta och alltså utformade i enlighet med de krav på verifikation som anges i FÅB. Det förekommer att EF:s leverantörer inte bifogar underleverantörers fakturor och andra underlag som styrker leverantörens fakturor. Även detta strider mot FÅB. grundläggande ekonomiadministrativa rutiner finns på plats. Hit hör att underleverantörers fakturor, följesedlar och andra dokument som hänför sig till fakturan skannas in i fakturasystemet eller om det inte skulle visa sig vara möjligt, bifogas som pdf-filer. 5. Etikfrågor Internrevisionen konstaterar att jäv föreligger vid ett antal tillfällen, exempelvis vid tecknande av hyresavtal och vid anlitande av anhörigs företag. Jäv har tidigare påpekats i internrevisionens granskning år 2009. Universitetsdirektören har vid åtminstone två tillfällen senast i, april 2010, påpekat för chefen för EF vikten av ärenden där jäv föreligger ska undvikas och hanteras korrekt. Jävssituationer förekommer dock även efter dessa påpekanden. Det förekommer även att personal vid EF anlitat underleverantör för att renovera sin egen bostad. Även om detta inte strider mot gällande regelverk och sker på marknadsmässiga villkor torde det vara önskvärt att anställda vid universitetet, som inom ramen för sitt arbete anlitar leverantörer för SLU:s räkning, undviker att anlita dessa leverantörer privat. SLU saknar f.n. en policy inom detta område. anställda informeras om de jävsregler som gäller inom offentlig sektor. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen säkerställer att framtida avtal, beslut och betalningar hanteras i enlighet med de regler för jäv som gäller inom offentlig sektor. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen överväger att ta fram en etisk policy som bl.a. reglerar relationer med leverantörer samt 6

villkor och beslutsvägar i samband med inköp från leverantör till SLU av SLU:s personal och närstående till dessa. I den etiska policy bör det framgå hur anställda ska agera när andra anställda, inklusive ledningen, inte agerar i enlighet med policyn. Internrevisionen vill här understryka att en etisk policy bör omfatta hela SLU inte minst med anledning av de stora byggnadsprojekt som pågår och investeringar som gör i samband med dessa. Detta har även påtalats av Riksrevisionen under 2010. Eftersom EF hyr ut universitetets lokaler, privatbostäder och fritidshus vill internrevisionen understryka vikten av att köhanteringen är transparent och präglas av professionellt förfarande. 6. Övriga iakttagelser Internrevisionen har gått igenom reseräkningar under perioden 2008 till 2009. Ett antal brister har noterats, bl.a. brister i underlaget, felaktiga utbetalningar av traktamente, attest av reseräkning som omfattar egna kostnader samt användning av företagskort istället för kreditkort med personligt betalningsansvar. EF har ett antal fordon som inte är märkta med SLU:s logotyp. Många av EF:s gårdar har dieseltankar. Merparten av dieseltankarna är försedda med elektroniska pumpar som registrerar varje tankning och vem eller vilket fordon som tankats. Någon jämförelse med mätarställning för fordonet görs dock inte. En extern konsult genomför årligen en genomgång av egendomarnas driftsekonomi som även hanterar dieselförbrukningen. Någon avvikelse har inte noterats i dessa genomgångar men EF:s personal uppger dock att det via genomgångarna inte kan säkerställas om privata bilar tankats. reseräkningar och övriga rutiner inom reseområdet hanteras i enlighet med gällande regelverk. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen säkerställer att de fordon som SLU äger, om inte särskilda skäl föreligger är märkta med SLU:s logotyp. Internrevisionen rekommenderar även att universitetsledningen överväger att rutiner tas fram för att säkerställa att diesel inte tankas i privata fordon. 7. Avslutande kommentar En statlig myndighets förvaltning av statens fastighetsbestånd ska präglas av hög kvalitet och trovärdighet, såväl internt som externt. Ovanstående beskrivning pekar på ett antal stora brister i egendomsförvaltningens kontrollmiljö som inte är acceptabla. Det kan konstateras att dessa brister riskerar att leda till att SLU:s trovärdighet som statlig fastighetsförvaltare kan ifrågasättas, att SLU:s varumärke och rykte i samhället riskeras, att SLU riskerar stora skadestånd för brott mot upphandlingslagsstiftningen och att SLU:s redovisning inte kan betraktas som rättvisande. Uppsala 2010-12-03 Inga Astorsdotter Internrevisionschef 7