Arbetsmiljöarbete 2013. Kommunstyrelsen

Arbetsmiljöarbete 2013 Kommunstyrelsen

Arbetsmiljöarbete under 2013 Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för arbetsmiljön för Täby kommuns medarbetare. I det ingår att följa upp och utvärdera kommunens arbetsmiljöarbete samt att fastställa tvååriga arbetsmiljömål och aktiviteter för att nå dessa mål. De mål som nu löper är antagna för 2013 och 2014 och kommer att utvärderas i mars 2015. Kommunstyrelsen har även ett ansvar för att årligen följa upp och utvärdera kommunledningskontorets arbetsmiljöarbete. Denna årsrapport är ett verktyg för att på ett strukturerat sätt följa upp de arbetsmiljömål som är satta och för att beskriva det arbetsmiljöarbete som har utförts under året inom kommunledningskontoret. Rapporten har behandlats i samverkan i kommunledningskontorets arbetsmiljökommitté (VAK). Utifrån de årsrapporter som inkommer från verksamhetsområdena görs sedan en samlad årsrapport för kommunen som helhet. Den behandlas i samverkan i den centrala arbetsmiljökommittéen (CAMK) under april.. Arbetsmiljömålen för 2013-14 är ökad grad av respektfullt bemötande på arbetsplatserna samt minskad stress i medarbetarnas arbetssituation. Rapporten för kommunledningskontoret visar på vilka sätt enheterna har arbetat med att uppfylla målen. Rapporteringen ger, tillsammans med hälsotal samt uttag av friskvårdssubvention, en bild av hälso- och arbetsmiljöarbetet på kommunledningskontoret. I rapporten lyfts även goda exempel från enheternas aktiviteter rörande respektfullt bemötande samt åtgärder som har vidtagits för att hantera arbetsrelaterad stress. Medarbetarundersökningen våren 2014 kommer ytterligare att komplettera bilden av kommunledningskontorets arbetsmiljöarbete och hälsostatus samt visa om Täby kommun som helhet har nått arbetsmiljömålen. Arbetsmiljömål - bakgrund Respektfullt bemötande I Täby kommun har vi arbetat aktivt med ett respektfullt bemötande och ett välkomnande förhållningssätt sedan 2011. Vi vill att vår service- och bemötanderiktlinje ska genomsyra allt vi gör och alla vi möter och målet är att ytterligare öka det respektfulla bemötandet och höja medvetenheten i dessa frågor. Återkommande forskningsstudier visar att hur vi är och har det med varandra är helt avgörande för hur medarbetare upplever sin arbetsmiljö, hur man trivs, utvecklas och för hur väl vi når verksamhetsmålen. Självklart är också att bemötandet kollegor emellan sprider sig till medborgare, elever, brukare m.m. I medarbetarundersökningen 2012 gav medarbetarna kommunledningskontoret ett gott betyg vad gäller respektfullt bemötande på arbetsplatserna. Respektfullt bemötande har ansetts som en prioriterad fråga att arbeta vidare med för att bibehålla ett gott resultat i medarbetarundersökningen 2014. Minskad arbetsrelaterad stress Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 2(8)

Målet att färre medarbetare ska uppleva stress i sin arbetssituation nåddes inte fullt ut i medarbetarundersökningen 2012, varken i kommunen som helhet eller på kommunledningskontoret. Stress är därför vårt största utvecklingsområde och något som är av största vikt att fortsätta arbeta med. Vår förhoppning är att vi vid medarbetarundersökningen 2014 ska nå målet. Att alla tillsammans bidrar till att skapa en bra arbetsmiljö, där alla trivs och mår bra, är en förutsättning för att vi ska skapa god kvalitet i våra verksamheter. Viktigt är också att vi i god tid upptäcker de risker för sjukdom och olycksfall som finns på våra arbetsplatser och hittar åtgärder för att ta bort eller minska riskerna. Goda exempel på aktiviteter i arbetsmiljörapporten kan vara ett bidrag till det fortsatta arbetet med att minska den arbetsrelaterade stressen. Hälsofakta I januari 2013 dubblerades friskvårdsbidraget från 800 kronor/år till 1600 kronor/år. Kommunledningskontorets enheter har i hög grad utnyttjat friskvårdssubventionen 118 medarbetare av 176 årsarbetare (67 %) har valt att ta ut sitt friskvårdsbidrag. Detta är en ökning med 25 procentenheter jämfört med förra året. I jämförelse med hela kommunen (52 % 2013, ökning med 13 procentenheter jämfört med 2012) har kommunledningskontoret utnyttjat friskvårdsbidraget i högre utsträckning. Sjukfrånvaron för kommunledningskontoret uppgick 2013 till 3,8 % (total sjukfrånvarotid/sammanlagd ordinarie arbetstid). Det är en ökning med 0,9 procentenheter, från 2,9 % år 2012. Sjukfrånvaron är dock lägre än siffran för Täby kommun som helhet som har en sjukfrånvaro på 4,5 % år 2013 jämfört med 4,2 % år 2012. Arbetsmiljömål och arbetsmiljöaktiviteter I tabellen nedan redovisas en sammanställning av arbetsmiljömålen 2013-2014, deras mått och de aktiviteter som ska genomföras inom samtliga enheter. Effektmål/Operativa mål/arbetsmiljömål MÅL 1: Fler medarbetare i Täby kommun anser att deras arbetsplats kännetecknas av ett respektfullt bemötande Mått - MÅTT 1: Index för bemötande på arbetsplatsen (målvärde 83 år 2014) Aktiviteter AKTIVITET 1C: Personalavdelningen tillhandahåller material och erbjuder konsultstöd till chef i ovanstående aktiviteter AKTIVITET 1D: Medarbetarundersökning genomförs 2014 AKTIVITET 1A: Fortsatt arbete och uppföljning av rikt- Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 3(8)

Effektmål/Operativa mål/arbetsmiljömål MÅL 2: Färre medarbetare upplever stress i sin arbetssituation Mått MÅTT 2: Index för upplevelse av stress (målvärde 62 år 2014) Aktiviteter linjerna för service och bemötande. AKTIVITET 1B: Handlingsplan för respektfullt bemötande där index är lägre än 60 i medarbetarundersökningen 2012 AKTIVITET 2A: VAK ska följa upp enheternas/arbetsplatsernas insatser för att minska arbetsrelaterad stress. AKTIVITET 2B: Vid riskbedömningar, de systematiska och de inför förändring, ska risk för arbetsrelaterad stress särskilt uppmärkssammas. AKTIVITET 2C: Handlingsplan för att minska den arbetsrelaterade stressen om resultatet på enheten är lägre än index 40 i medarbetarundersökningen 2012. AKTIVITET 2D: Arbetsrelaterad stress följs upp i vardagen AKTIVITET 2E: Chef uppmärksammar tidiga signaler vid ohälsa AKTIVITET 2F: Medarbetare signalerar till chef vid risk för egen eller arbetskamrats hälsa AKTIVITET 2G: Personalavdelningen tillhandahåller material och erbjuder konsultstöd till chef i ovanstående aktiviteter. AKTIVITET 2H: Medarbetarundersökning görs 2014 Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 4(8)

MÅL 1: Fler medarbetare i Täby kommun anser att deras arbetsplats kännetecknas av ett respektfullt bemötande Aktiviteter 1A: Fortsatt arbete och uppföljning av riktlinjerna för service och bemötande Frågan har besvarats av alla tolv enheter. Samtliga har uppgett att de har följt upp riktlinjerna för service och bemötande. De flesta chefer uppger att uppföljningen har skett på personalmöten på arbetsplatserna eller under en planeringsdag. Två chefer beskriver att bemötandefrågorna har ett naturligt utrymme i vardagen då verksamheternas huvudfokus just är service både internt till chefer och externt till medborgare i kommunen. Enheterna verksamhetsstöd och personalavdelningen beskriver att de har använt det stödmaterial som har tagits fram av personalavdelningen. Flera har beskrivit att frågan om bemötande har tagits upp vid enskilda samtal, bland annat vid utvecklings- och lönesamtal. Ytterligare exempel på hur enheter/avdelningar har uppmärksammat bemötandefrågor är: Kommunikationsavdelningen som i samband med flytten till storrum diskuterat vilka regler som ska gälla och vilken hänsyn som är nödvändig. Ekonomienheten där service och bemötande uppmärksammats i enhetens operativa mål och aktiviteter och följs upp i ledningsgruppen. Tillsyns- och kanslienheten som tillsammans med arkivet och SRMH haft en föreläsning och workshop med tema service och bemötande Servicecenter som planerar två halvdagar för hur de ger service och hanterar olika bemötanden. Kommunfastigheter som under våren deltog i en endagskonferens med tema kommunikation och sedan följde upp detta med DISC-analyser (kommunikationsstilar) under hösten. De har även tillsatt en trivselkommitté för att planera gemensamma aktiviteter under året, bl. a trivselfrukostar med syfte att lära känna varandra samt haft kommunikations- och samarbetsövningar med blandade lag. Utredningsenheten som har genomfört beteendeanalys i gruppen och haft diskussioner om hur deras förmågor kompletterar varandra. 1B: Handlingsplan för respektfullt bemötande där index är lägre än 60 i medarbetarundersökningen 2012 Handlingsplan för att öka det respektfulla bemötandet har gjorts på de två enheter som hade lägre än index 60 i medarbetarundersökningen år 2012. Aktiviteterna har bestått av bland annat att vidta åtgärder för att förändra dynamiken i gruppen, kontinuerlig uppföljning på gruppmöten och planeringsdagar. Chefen på en av enheterna har ägnat tid åt att lyssna på medarbetarnas olika synpunkter, kommunicerat vad som förväntas kring respektfullt bemötande och skapat förutsättningar för att medarbetarna ska lösa kommunikationsproblemen sinsemellan. Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 5(8)

MÅL 2: Färre medarbetare upplever stress i sin arbetssituation Aktiviteter 2A: VAK ska följa upp enheternas/arbetsplatsernas insatser för att minska arbetsrelaterad stress Kommunledningskontorets VAK har följt upp avdelningarnas arbetsmiljöarbete och aktuella frågor från de olika enheterna har diskuterats - både fysiska arbetsmiljöfrågor och stressproblematik. Personalavdelningen har informerat om arbetsmiljömålen, kurser (första hjälpenkurs, rök-och snusslutarkurs), arbetsmiljöaktiviteter (Hälsans dag) och stöd som kan erbjudas (personalstöd, företagshälsovård, stöd från personalkonsult). De chefer som har deltagit i VAK har haft i uppgift att föra ut det i sina respektive enheter. 2B: Vid riskbedömningar, de systematiska och de inför förändring, ska risk för arbetsrelaterad stress särskilt uppmärksammas 11 enheter har svarat på denna fråga. Chefer för sju enheter har uppgett att de har genomfört systematisk riskbedömning där stress har uppmärksammats. En avdelning har istället för systematisk riskbedömning uppmärksammat stressfrågan i samband med medarbetarundersökningens resultat 2012, där det kom fram en hög stressnivå bland medarbetarna. De har gjort en särskild handlingsplan utifrån detta. Hos de fem enheter som inte rapporterat att de har gjort en årlig systematisk riskbedömning, har man i samtliga fall istället arbetat med stress utifrån veckomöten och återkommande enskilda möten. Två chefer anger att det vid riskbedömning för enheterna inte framkommit någon hög risk för stress. En åtgärd som en av dessa chefer har angett för att motverka stressen är att alla medarbetare hjälps åt vid arbetstoppar. De övriga cheferna har uppgett att de funnit riskfaktorer/riskkällor för stress och har tagit fram handlingsplaner. Nedan följer en uppräkning av riskkällor som har uppmärksammats och de åtgärder som har vidtagits: Hög arbetsbelastning bland annat vid generationsväxling och arbetstoppar enheterna beskriver olika åtgärder såsom nyrekrytering, extraresurser under begränsad tid, konsulthjälp, avstämningsmöten varje vecka för att fördela arbete, stöd i uppdragsplanering, förtydligande av förväntningar och syfte, hjälp med prioriteringar samt införande av reflektionstid där medarbetare kan lyfta arbetsproblem och få stöd. Otydlighet och osäkerhet om vad som gäller för leverans av tjänst åtgärdas genom kontinuerligt arbete med att förtydliga tjänsterna och förbättra dialogen med kunderna Medarbetare som blir utskällda av medborgare som inte når rätt handläggare i kommunen handlingsplan har tagits fram som bland annat består av utbildning i ärendehanteringssystem. Dubbelarbete - utvecklat ett mer likartat arbetssätt. Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 6(8)

Många chefer anger att arbetsmiljöfrågor och stress är stående punkter på dagordningen för personalmöten. Riskbedömning vid förändring har nio chefer angett att de har gjort. En övergripande riskbedömning vid förändring har genomförts vid införande av tjänstekatalog och karriärtrappa på planeringsavdelningen, IT-avdelningen och personalavdelningen och i samband med detta har en gemensam handlingsplan tagits fram. Riskbedömning vid förändrat arbetssätt har gjorts på servicecenter och på utredningsenheten har riskbedömning gjorts inför att gruppen delades upp i en utrednings- och en tillsynsenhet med varsin personalansvarig chef. Stöd från personalavdelningens konsulter har nämnts som övrig åtgärd för att hantera stressfrågor. I arbetet med övergripande riskbedömningar har personalkonsult varit processledare. I andra fall har personalavdelningen gett konsultativt stöd till enskild chef för att stötta honom/henne i arbetet med att göra riskbedömning inför förändring eller hantera enskilda ärenden som handlat om stress. För chefsgrupper har en systematisk riskbedömning gjorts för cheferna inom kommunledningsgruppen (KLG). Om riskbedömning genomförts för övriga chefsgrupper går inte att utläsa i materialet. 2C: Handlingsplan för att minska den arbetsrelaterade stressen om resultatet på enheten är lägre än index 40 i medarbetarundersökningen 2012 Handlingsplaner för att minska den arbetsrelaterade stressen har gjorts på de två enheter som hade lägre index än 40 i medarbetarundersökningen 2012. Åtgärder som vidtagits är bland annat att avlasta den ordinarie gruppen med en stödfunktion, tydliggöra ansvar och roller, nyrekryteringar och stöd från företagshälsovården. 2D: Arbetsrelaterad stress följs upp i vardagen Elva enheter har rapporterat att de följer upp arbetsrelaterad stress i vardagen. Detta görs på personalmöten och i enskilda samtal. Många enheter har det som en stående punkt på avdelningsmöten. Flera enheter nämner vikten av tydliga uppdrag, hjälp med prioritering och omfördelning av ansvar som viktiga faktorer för att förebygga stress. Andra exempel på hur stress fångas upp i vardagen är: Kommunfastigheter har utbildat all sin personal i LEAN och har tavelmöte varannan vecka där olösta frågor och förbättringsförslag fångas upp. Varje onsdag har man samarbetsverkstad där medarbetarna har möjlighet att träffa de tre enhetscheferna och få direkt återkoppling och stöd. Kommunfastigheter har även haft övning med förvaltare för att tydliggöra roller samt tagit fram en projekthandbok med riktlinjer. Utredningsenheten tillsätter ibland två personer per uppdrag då stöd i arbetet visat sig vara en viktig faktor för att minska stress. För att förebygga stress i vardagen beskriver kanslienheten och personalavdelningen hur medarbetarna uppmuntrar varandra till hälsofrämjande aktiviteter Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 7(8)

såsom yoga på lunchen, joggingtur, lunchpromenad och friskvårdsinslag på planeringsdagar. Controller- och kanslienheten erbjuder medarbetarna kontorsmassage. Det framgår inte i rapporterna hur chefers stress följs upp av överordnad chef i vardagen. 2E: Chef uppmärksammar tidiga signaler vid ohälsa Tio chefer har svarat på denna fråga. Fem chefer rapporterar att man uppmärksammat ohälsa och vidtagit åtgärder. Ofta har det framkommit under individuella möten eller uppmärksammats av chef på avdelningsmöte. Ett par chefer har kontaktat personalavdelningen för stöd när ohälsa hos medarbetare uppmärksammats. Flera chefer tar upp vikten av att som chef hjälpa sina medarbetare att prioritera, skapa struktur, dra gränser och tydliggöra uppdraget. Två enheter har kopplat in företagshälsovården som stöd. Två enheter har inte alls svarat på denna fråga och två enheter rapporterar att inga signaler på ohälsa hos medarbetare har uppmärksammats under året. 2F: Medarbetare signalerar till chef vid risk för egen eller arbetskamrats ohälsa Tio chefer har svarat på denna fråga. Fyra chefer uppger att de har individuella avstämningar vecko-eller månadsvis där hälsofrågor tas upp. På en enhet har man använt sig av stöd från företagshälsovården för att komma till rätta med den ohälsa som framkommit. Två chefer uppger att medarbetare har tagit upp risk för ohälsa hos en arbetskamrat. I ett av fallen var orsaken till ohälsa brist på information och chefen kunde åtgärda detta genom enskilt samtal med medarbetaren. Tre chefer skriver att medvetenheten kring hälsofrågor är god på deras enheter och även vetskapen om att varje medarbetare har ett ansvar för att signalera om man själv eller en arbetskamrat mår dåligt. En chef pekar på vikten av att ha ett öppet klimat som förutsättning för att medarbetare ska kunna signalera vid ohälsa. Två chefer skriver att ohälsa i gruppen inte varit aktuellt under året som gått. Kommunstyrelsen, Arbetsmiljöarbete 2013 8(8)