40 Se även dokumenthanteringsplan för administrativa avdelningen och övriga avdelningar Brukarrådsprotokoll PapperIT* O Handläggares rum Protokoll Gråzonsmöte / Gemensamma PapperIT* O Personakt samarbetsplaner med biståndsenheten hos IFO / Omsorg om funktionshindrade / Vård och Omsorg 4 år 4 år Samlas på resp. avdelning/enhet i resp. personakt beroende på ärendets art Korrespondens av betydelse, inkommande/utgående. (Ej person/individärende) PapperIT* O / K Diariet Dnr 4 år Överförs via avdelningschef till administrativa avdelningen och läggs årsvis i en samlingsakt Hyresavtal/kontrakt: Enskilda lägenheter Papper O Exp. uell enhet Vid inaktualitet -------- Interna och externa objekt PapperIT* O Diariet Dnr 4 år Samlas på administrativa avdelningen
41 Avtal/handlingar om personlig assistans, brukarens PapperIT* O Enhetschef Personakt SoL / LSS Fakturaunderlag till ovanstående Papper O Enhetschef Ekonomi: Se även administrativa avdelningen Se Ekonomi nedan 5 år Samlas i personakter, se nedan ; födda den 5, 15 eller 25 i varje månad. Övriga gallras 5 år efter avslut Dokumentation över Brandsyn, e. d. PapperIT* O Diariet Dnr Nyckeltal PapperIT* K Enhetschef Samarbetsavtal, boendes privata medel Papper O Handläggare Personakt, resp. enhet separat * De boendes privata medel, vilka personalen ansvarar för; såsom kassablad verifikationer, kvitton saldobesked makulerade bankböcker PapperIT* O / K Handläggare resp. enhet * Personakt, separat 4 år Samlas på administrativa avdelningen 4 år -------- Redovisas även i årsredovisningen et hos administrativ chef 10 år -------- Uppdateras successivt, tidigare avtal bevaras enligt rutin Riktlinjer för hantering privata medel socialnämnden 10 år -------- Se: Riktlinjer för hantering privata medel socialnämnden
42 Socialtjänstlagen SoL, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS Alla original insorteras i personakter Personakter, personer födda 5, 15 eller 25 i varje månad: LSS-akter, Assistans enligt SFB* (tidigare LASS Lagen om assistansersättning), Lagen om Färdtjänst/Riksfärdtjänst: Ansökan Ärendeblad Utredning Beslut, alla med viktiga handlingar Biståndsärenden Viktig korrespondens ar rörande överklagande PapperIT* O / K Handläggare Pers.nr.ordn. / dossier 1 år efter avslut en samlas hos förvaltningsassistent * SFB = socialförsäkringsbalken Personakter, övriga PapperIT* O / K Handläggare Pers.nr.ordn. / dossier 5 år efter avslut en samlas hos förvaltningsassistent ar som kommit in eller upprättats i samband med en insats som avser boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar (9 8 LSS) PapperIT* O / K Handläggare Pers.nr.ordn / dossier 5 år
43 Administration av Assistans enligt SFB / LASS Framsida på räkning Skickas till Försäkringskassan månadsvis på räkning Papper K Handläggare Tidsredovisning, assistansersättning Administration av LSS Månadsrapporter för: Kontaktpersoner 10 år 10 år Vid inaktualitet -------- Sammanfattade uppgifter införs till SoL / LSS-journal i ProCapita Månadsrapporter för: Avlösare Ledsagare Blankett Redovisning av personliga utlägg, med bilagor och kvitton Tidrapport Anställningsbevis, tillfällig anställning Blankett Korttidsvistelse i form av stödfamilj Vid inaktualitet -------- Uppgifter införs till SoL / LSSjournal i ProCapita -------- Skickas till kommunstyrelsens löneavdelning -------- Skickas till kommunstyrelsens löneavdelning -------- Skickas till kommunstyrelsens löneavdelning
44 Vårdplanering/Genomförandeplan Meddelande enligt lagen om kommunalt betalningsansvar, blankett B Hanteras numera i IT-systemet för informationsöverföring Underlag för vårdplanering, blankett D1 / D2 Papper O / K Pers.nr.ordn. Klara Papper O / K Pers.nr.ordn. i ITsystem Vårdplan, blankett E / Vårdplanering Papper O / K Pers.nr.ordn. i ITsystem Förbättringsarbete i vårdsamverkan, blankett PapperIT* O Biståndsenhet Syst.ordn. -------- Fax 1 3 gallras vid inaktualitet, Fax 4 överförs i SoL-journal, resp. LSS-journal och gallras. Fakturaunderlag till administrativa avdelningen socialnämnden. en finns hos biståndsenhet inom Omsorg om funktionshindrade -------- Gallras då vårdplan är upprättad och omvårdnadsepikris mottagen 5 år en samlas hos biståndshandläggare, ingår i personakt 1 år -------- Individuella planer PapperIT* O / K Personakt Intern avvikelse IT O IT-system Syst.ordn. Se ovan Se ovan Se ovan personakt Se ovan personakt
45 Diarieförda handlingar rörande Rapporter, anmälningar, avier som ej tillhör ärendet t.ex. anmälningar rörande enskilda, anmälningar om störningar med mera, så kallade Slasken Papper K Handläggare Kron. ordn. 1 år -------- Bemanningspool Bokning med beställningsblankett PapperIT* O / K Handläggare Vid inaktualitet -------- Pappershandlingar gallras då uppgifter förs över digitalt till löneavdelning Anhöriguppgifter (personal) IT* O Handläggare Vid inaktualitet -------- ar rörande avvikelser / risk- och säkerhetsanalys IT O ProCapita Pers.nr.ordn. 5 år -------- Gallras direkt från systemet ProCapita