INSIGHTLAB: KOMPETENSKORT 2014 EXECUTIVE SUMMARY Att tillsammans skapa världsklass Föreläsningsanteckningar Jörgen Oom 19 mars 2014 Oscarsteatern, Stockholm Text: Gabriella Morath Layout: Pelle Stavlind
Att tillsammans skapa världsklass Rätt mental inställning är grunden till allt. Stämningen både i världen och fikarummet bör vara lite bättre efter vår medverkan. Dessutom får vi i hög utsträckning vad vi förväntar oss snarare än vad vi förtjänar. Det menar Jörgen Oom, författare, prisbelönt föreläsare och legitimerad psykolog inom kommunikation och attitydpåverkan. På InsightLabs seminarium drar han paralleller mellan kontorsarbetare och fotbollslag. Han åskådliggör de olika förändringsfaserna och tipsar om tankesätten som skapar vinnande team. Med hjälp av rätt mental inställning kan vi lämna både världen och fikarummet i bättre skick än vi fann dem. Att vi är här på jorden för att add value är Jörgens fulla övertygelse. God stämning och bra resultat är varje individs ansvar, och det är våra förväntningar som styr våra resultat. Hur får man alla medarbetare att tänka i dessa banor? I ett krispräglat samhälle ställs det allt högre krav på chefer att med i vissa fall sämre ekonomiska resurser och i hög förändringstakt kunna skapa mål och mening i arbetet. Det gäller i att veta hur man motiverar sina medarbetare att prestera lite mer utan att de blir knäckta. Kraven och förväntningarna på medarbetarna måste höjas i takt med att de själva växer och utvecklas. Att enbart höja förväntningarna utan att sätta in andra åtgärder som vid sidan av hjälper dem att nå de nya målen ger sällan önskvärt resultat. Tre framgångsfaktorer som ger växande personal och bygger framgångsrika team Förändring kan av många upplevas som plågsam. Hur får du som chef med dig de minst förändringsbenägna medarbetarna på tåget? Hur får man förändringsmotståndarna att inse att förändringen inte sker för sakens skull utan att det i grund och botten handlar om att ha en stark organisation kvar, även om 10-20 år? Jörgen listar tre avgörande faktorer för både teamarbete och förändringsledning. En multiplicering av dessa tre faktorer avgör företagets förutsättningar till överlevnad och konkurrenskraftighet. Om någon av faktorerna står på noll så faller däremot hela systemet. Detta behövs för framgångsrik förändringsledning och bra teamkultur: Äkta ledarengagemang Som chef måste du tro på det du gör. Oengagerade ledare utan driv kan inte få medarbetarna att växa. Ett genuint engagemang är en grundförutsättning. Praktiska verktyg För att omsätta förbättringen i praktiken krävs tydliga och väl genomarbetade system. Verktygen i denna process kan till exempel bestå av extrainsatta veckomöten eller individuell utvärdering. RMI rätt mental inställning Rätt mental inställning är grunden till allt. Organisationen bör präglas av nytänkande och engagemang, där medarbetarna ständigt utvecklas och ställs inför nya utmaningar. 2 Insightlab
Vad är RMI? If it s to be it s up to me. Rätt mental inställning hos ledning såväl som medarbetare är en grundförutsättning för att skapa väl fungerande team. Alla bör vara medvetna om att ansvaret för personlig utveckling ligger på varje individ snarare än på ledningen. Medarbetarna måste tro fullt ut på det de gör, våga testa sina gränser och på sikt vilja höja målsättningarna. Varje medarbetares initiativförmåga är en avgörande faktor som ofta skiljer succé från fiasko. Genom att lägga fokus på positiva aspekter och motarbeta negativitet kan man forma en framgångsrik och vinnande teamkultur. Kom ihåg! En av de viktigaste delarna i RMI-filosofin går ut på att varje individ skapar sin egen lycka. Vänta inte på att det ska bli en bra dag, se istället till att skaffa dig en bra dag. Att gå till jobbet borde ur ett socialt perspektiv vara likställt med att gå till en middagsbjudning man bör dyka upp med en positiv inställning. Det blir precis så roligt som man gör det. Det finns ingen verklighet istället är det din syn på verkligheten som påverkar vad som händer i ditt liv. Livet levereras enligt samma villkor som en kartong från Ikeas lagerhylla. Det är så att säga upp till varje individ att ta itu med skruvandet. De små detaljernas makt Jörgen har coachat ett stort antal elitidrottsmän, och de mest framgångsrika av dessa är ofta fanatiska när det gäller detaljer. Kanske upplever man det ofta som att man för att bli bättre på något behöver göra en mängd stora dramatiska förändringar men Jörgen menar att det är just de små sakerna som man gör hela tiden som gör hela skillnaden. Gunde lärde sig till exempel att svepa blåbärssoppa på rekordtid. Vilka smådetaljer kan ni som team och individer justera för att bli ännu bättre på det ni gör? Fel mental inställning och dess effekter Vad händer med teamet när en eller flera medarbetare ständigt klagar på saker som inte kan åtgärdas? Man kan dra liknelsen med en fruktkorg; om tre ruttna äpplen läggs i en korg tillsammans med tio friska äpplen påskyndas förmultningsprocessen för de friska äpplena. Omvänt kan en hög ruttna äpplen inte krya på sig om man adderar några nya frukter. Samma princip gäller oss människor. Tyvärr väger det negativa alltid tyngst. Om det negativa ges utrymme tar det över. Därför är det viktigt att skapa en ljus zon omkring sig själv genom att konstant och undantagslöst vägra låta gnäll och dåliga attityder ta fäste och förstöra. Gör exempelvis till en regel att avbryta negativa tongångar i fikarummet. Jörgen menar att mänskliga rättigheter bör vara tätt åtföljda av mänskliga skyldigheter. Och en av dessa skyldigheter är att bidra till den goda stämningen. Just därför kan det vara okej att avbryta någon som skapar dålig atmosfär. 3 Insightlab
Vad fotbollsspelarna redan vet Jörgen menar att idrottsvärlden ligger långt före arbetslivet när det gäller egenskaper som rätt mental inställning och framåtanda. I arbetslivet hör det ibland till vanligheterna att de anställda passivt inväntar chefens direktiv och förutsätter att ledningen tar ansvar för att lösa eventuella problem. Många ser inte sin egen del i det stora sammanhanget och lägger över ansvaret för den egna motivationen och teamets framgång på andra. Vissa kanske gnäller om saker som inte går att påverka, drar ner stämningen i arbetsgruppen eller så bidrar de alltför sällan med egna lösningar eller idéer. Inom idrotten fungerar varken passiva eller negativa attityder och inställningar. En fotbollsspelare kan exempelvis inte komma fyra minuter för sent till varje match för att det inte brukar hända så mycket första minuterna. För att laget ska ha en chans att vinna krävs tvärtom en starkt positiv och peppande laganda där alla tar personligt ansvar när det gäller både sin egen och andras insats och inställning. Varje minut räknas. Tydliga visualiseringar och målbilder krävs. Laget bör veta exakt vad som förväntas av dem, både i grupp och som individer. Inom idrottsvärlden råder intolerans mot negativ påverkan av de övriga i laget. Taktiksnack är dessutom ett måste inför varje match. Alla spelare, oavsett position, måste vara involverade och väl medvetna om samtliga strategier och framtidsplaner. Samma sak borde gälla i arbetslivet. 12 lärdomar från lagidrotten 1. Tre vi ; vi vill vinna. De som vinner är ofta de som vågar ta steget fullt ut; göra något i processen lite smartare, lite vassare, lite bättre, lite annorlunda. Inom teamet är det viktigt att komma ihåg att alla är bäst på något. Att vinna är viktigt; det är ett tecken på att ni gör något som värderas. Jämför er inte med genomsnittet. Sikta högre än så och tillvarata allas unika kompetenser. 2. Respekt och tillit för varandra. Tro gott om varandra, räkna med att alla vill göra sitt bästa. Ge folk en chans, kanske behöver någon lite mer input och information för att prestera. 3. Intresse för resultat/segrar firas. Organisationens resultat ligger i allas intresse. Alla ska vara personligt engagerade, alla ska ta åt sig äran och alla segrar ska firas ordentligt. 4. Helheten är större än delarna. Laget är större än jaget. Fråga dig varje dag vad gjorde jag idag för att skapa bra stämning på jobbet?. 5. Stolthet proud people perform. Utan stolthet tappar vi intresset och presterar sämre. I Sverige tenderar vi att att se någon form av värde i att inte vara märkvärdig vilket är ett hinder för teamets framgång; ni ska vara märkvärdiga. Ni ska vara värda att läggas märke till. Ni som team och individer måste kunna känna stolthet över vad ni åstadkommer. 6. Svårare = roligare. Fortsätt hela tiden att höja ribban. Nöj er inte, det gör inte höjdhoppsstjärnorna. 7. Strategi och taktik angår alla. Fotbollsspelarna går igenom proceduren inför varje match medan många organisationer går igenom strategin en gång per år. Ha taktiksnack ofta, och blanda in alla i teamet. 4 Insightlab
Inspireras av konkurrenterna Finsk polis fångar tre gånger så många tjuvar som svensk polis. I Danmark tar läkarna årligen emot 2000 patienter medan svenska läkarkåren under samma tidsperiod hjälper hälften så många. Det är viktigt att låta sig inspireras av dem det går bättre för. Vad kan svenska läkarkåren göra bättre? Vad är det danskarna gör annorlunda? Vad har er organisation att lära av konkurrenterna? 8. Det är okej att göra fel. Man vet inte vilka skott som blir mål. Fortsätt skjuta, du missar 100 procent av skotten du inte skjuter. 9. Intern peptalk. Oerhört viktigt att undvika anklagelser och negativa passningar; peppa varandra oavsett resultat. Fotbollsspelare som öppet gnäller om att ha tappat sin motivation på grund av någons misstag under matchens första tio minuter kommer dra ner hela laget. 10. DLE det lilla extra. Alla kan bidra med någon extra detalj som förenklar för någon annan eller förbättrar helheten. Gör till en vana att hela tiden leverera det lilla extra, för varandra i teamet och för organisationen som helhet. 11. Feedback förbättrar. Fotbollsspelarna väntar inte på att lagkaptenen tar upp någons misstag i nästa utvecklingssamtal om tre månader. Om någon gör fel blir personen korrigerad direkt och alla tar ansvar för att korrigera de andras insatser. 12. Tre t ; träna teamet tillsammans. Diskutera! Vilka av dessa tre lärdomar skulle ni ha mest nytta av att fokusera på inom er organisation? Tre framgångsfaktorer för den enskilde medarbetaren: Kunskap om de egna produkterna och tjänsterna men också om andra som det går bättre för. Hur gör konkurrenterna? Håll koll och dra lärdomar. Uthållighet för att lyckas måste vi vara uthärdiga och orka mala på. RMI rätt mental inställning som i en positiv inställning till sitt jobb, sina medarbetare och situationen i stort. Diskutera: vilken av dessa tre faktorer är viktigast? Analysera era prioriteringar genom att dela 100 poäng mellan de tre faktorerna. På detta sätt tydliggörs eventuella brister och förbättringsområden inom organisationen. De olika förändringsfaserna Inom livet såväl som organisationen går vi när vi ställs inför en förändring igenom ett antal faser som kan upplevas mer eller mindre bekväma. Beroende på personlighet och förutsättningar stannar dessutom olika individer olika länge kvar i de olika faserna. Genom att notera faserna nedan kan ni utvärdera var någonstans olika projekt befinner sig. Har något projekt/någon grupp eller inidivid fastnat i någon av faserna? Fas 1: nöjd/status quo Här tänker vi ofta saker som varför förändra något som har gått bra hittills?. Vi känner oss obesvärade, vi lunkar på i invant tempo. Det kanske inte är så kul eller spännande, men det funkar. Vi gör det vi alltid gjort. Vi är ofta bekväma och vill stanna kvar i invanda mönster. Fas 2: sopa under mattan-fasen Kunderna har kanske börjat efterfråga saker organisationen saknar men som konkur- 5 Insightlab
renterna börjat skaffa. En förändring är nödvändig. Vanlig reaktion: det går inte, det är för mycket på en gång. I den här fasen känner vi ofta oro, vi är osäkra på vad som är på väg att hända. Vi håller masken eller byter samtalsämne. Försöker undvika det okända och går runt med en obehaglig känsla av att vi är på väg att dras in i något vi inte kan kontrollera. Fas 3: kaos/förvirring Den här fasen är jobbig. Något är fel. Det var bättre förr är exempel på våra tankebanor i fas tre. Vi är irriterade. Vi känner skepsis och misströstan. Vi är misstänksamma mot ledningen. Vi kritiserar, hittar fel, tappar lusten och läcker energi. Vi vill backa bandet, göra som vi gjorde förr. Fas 4: inspiration I många fall måste vi gå igenom fas tre för att komma till fas fyra, där vi tänker att det här blev ju riktigt bra tillslut. Vi känner oss åter engagerade och motiverade. Vi deltar och är med på banan igen. I denna fas är det viktigt att uppskatta och bekräfta medarbetarna som tagit sig igenom det tuffa förändringsskedet. Fas fyra glider sedan förr eller senare över i fas ett och så börjar det om. Man kan som medarbetare eller organisation varken sopa under mattan för länge eller snabbspola processen. Viktigt är dessutom som sagt att löpande notera var någonstans i processen medarbetarna och de olika projekten befinner sig, och när det är läge att röra sig vidare. Vikten av arbetsglädje En vanlig missuppfattning är att roligt och trivsamt på något vis motsäger rationellt och lönsamt. Sanningen är att de går hand i hand. Ingen skulle vilja effektivisera livstiden genom att klämma in 80 års levnadserfarenhet på 60 år och därefter dö 20 år tidigare än normalt som resultat. Livet kan alltså bevisligen inte enbart gå ut på att vi ska springa snabbare och få mer gjort på kortare tid det måste helt enkelt vara roligt. Arbetsglädje skapar välmående och framgång. Se till att skapa ett arbetsklimat där medarbetarna har roligt och peppar varandra. Arbetstakten kommer att öka med energi och entusiasm som drivkraft snarare än genom stress och prestationsångest. Sammanfattning: Hur laddar fotbollsspelarna fem minuter innan match? Vad säger de till varandra när de kliver av bussen och in på planen? Hur skulle de hantera någon med negativ attityd? På vilket sätt tar de individuellt ansvar för lagets gemensamma energi och stämning? Inspireras av lagidrotten när det gäller arbetsplatskultur och sociala regler i gruppen. Lägg krutet där ni kan påverka situationen. Bannlys klagomål över saker som inte går att rå på. En effektiv metod för att hålla negativitet borta från vardagen och fikarummet kan vara att planera in ett gnällmöte en gång i månaden där alla får ta upp saker de stör sig på och är missnöjda med. Det finns ingen verklighet det som finns är din syn på verkligheten. Du kan alltid hitta fördelar och nackdelar med ditt jobb, allt handlar om vad du jämför dig med. Välj att se plussen bland minustecknen. Förväntningarna styr vi får det vi förväntar oss och inte det vi förtjänar. 6 Insightlab
HR&leadership:BRIEFING Uppföljande Workshop Tidsåtgång: ca 60 min VERKTYG KOMPETENSKORTET Jörgen Oom 19 mars 2014 Att tillsammans skapa världsklass! Gör så här Låt var och en först läsa igenom den sammanfattande pdf-en från föreläsningen. Boka sedan in en gemensam sittning (ca 1 timme) där ni följer upp de insikter och förbättringsidéer ni fick från seminariet. Använd frågorna nedan som utgångspunkt, men anpassa eller lägg till egna frågor allt efter er situation och behov. Låt någon i gruppen föra anteckningar och/eller skriv upp era idéer och förslag på ett blädderblock. Börja med att gå laget runt och låt var och en fritt berätta vad ni tyckte var mest intressant och inspirerande från seminariet. Vilka insikter och tankar fick var och en med sig? Diskutera sedan vilket klimat som råder i arbetsgruppen idag. Använd gärna listan med de 12 lärdomarna från lagidrotten på sidorna 4-5 som stöd för denna diskussion. Inom vilket eller vilka områden skulle ni helst vilja se en förändring? Om ni befinner er i en förändringssituation, berör gärna de olika faserna och fundera kring var ni upplever att ni befinner er just nu. Utifrån den diskussion ni haft, vad kan vara ett lämpligt nästa steg eller åtgärd? Avsluta med att bestämma hur ni vill följa upp diskussionen och de beslut ni eventuellt har fattat?