Riktlinjer för Försäkringskassans begreppskatalog

Försäkringsprocesser RIKTLINJER 2010-01-15 Ändringsdatum Serienummer Version 2010:01 1.0 1 (10) + Riktlinjer för Försäkringskassans begreppskatalog

Försäkringsprocesser RIKTLINJER 2010-01-15 Ändringsdatum Serienummer Version 2010:01 1.0 2 (10) Innehållsförteckning 1 Inledning...3 2 Varför behövs en begreppskatalog?...3 3 Roller...4 3.1 Terminologisamordnaren... 4 3.2 Termansvarig... 4 3.3 Termägare... 5 3.4 Katalogägaren... 5 3.5 Metodansvarig... 5 3.6 Samrådsgruppen... 5 4 Begreppskatalogens struktur...6 4.1 Beskrivning av katalogens kolumner... 6 4.2 Ändringar ska kunna spåras... 8 5 Metoder för begreppsanalys...8 6 Arbetsprocess och beslutsordning...8 6.1 Start... 9 6.2 Hantera en begäran om en ny eller ändrad term... 9 6.3 Ta fram ändringsförslag... 9 6.4 Bedöma innehåll i förslaget... 9 6.5 Genomföra konsekvensanalys... 10 6.6 Besluta om införande i begreppskatalogen... 10

3 (10) 1 Inledning Försäkringskassans begreppskatalog ska bidra till en gemensam förståelse och uppfattning av innebörden i våra termer och förståelse för hur de ska användas i Försäkringskassans verksamhet. Därför ska begreppskatalogen innehålla termer inom Försäkringskassans alla verksamhetsområden. Begreppskatalogen bifogas som bilaga 1. Riktlinjerna vänder sig till alla medarbetare, oavsett verksamhetsområde. Riktlinjerna beskriver bland annat hur arbetet med terminologi ska utföras och hur begreppskatalogen ska hanteras. I riktlinjerna används genomgående term respektive begreppskatalog. Med term menas ett ord eller uttryck som tillhör ett specifikt fackområde, till exempel de som beskrivs genom olika myndigheters fackspråk. Därför är det egentligen mer korrekt att säga termlista men vi behåller begreppskatalog. Det beror på att begreppskatalog är ett etablerat uttryck inom Försäkringskassan. 2 Varför behövs en begreppskatalog? Försäkringskassan har en stor och komplicerad verksamhet som rymmer allt från normering och handläggning till verksamhets- och IT-utveckling. I en sådan bred verksamhet är det viktigt att termerna som vi använder är entydiga. En väl fungerande begreppskatalog är alltså en framgångsfaktor för Försäkringskassans arbete. Tydliga termer bidrar till att arbetet på olika håll i organisationen blir mer effektivt, till exempel när vi ska införa ett gemensamt arbetssätt eller kommunicera med andra myndigheter. Svårigheter som beror på bristfällig terminologi finns på många myndigheter, även Försäkringskassan. Som en konsekvens av myndigheternas ibland ofullständiga terminologiarbete föreskriver 12 språklagen (2009:600): Myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas. Myndigheternas ansvar för terminologin inom den egna verksamheten knyter an till att svenska språket ska vara samhällets gemensamma språk, som alla som bor i Sverige ska ha tillgång till. Därför är det viktigt att Försäkringskassan arbetar fortlöpande med termerna i den egna verksamheten. Myndigheternas termer ska samlas i Rikstermbanken som förvaltas av Terminologicentrum (TNC). Rikstermbanken är öppen för alla och innehåller cirka 60 000 termer (2009). Se www.rikstermbanken.se. Det vi kan åstadkomma med ett gemensamt och konsekvent språkbruk är: Bättre informationskvalitet

4 (10) Färre missförstånd i den interna kommunikationen, till exempel mellan projektbeställare och projektledare Färre missförstånd i den externa kommunikationen, till exempel med kunder, partner, och massmedier Snabbare och enklare introduktion för nyanställda och för dem som byter till nya arbetsuppgifter Samma språk i olika informationssystem Effektivare integration mellan olika informationssystem Större möjlighet att jämföra tillförlitlig information från olika källor/informationssystem 3 Roller Nedan följer en sammanfattning av de roller som ingår i arbetet med begreppskatalogen. Rollerna är terminologisamordnare, termansvarig, termägare, katalogägare och metodansvarig. I avsnittet beskrivs även samrådsgruppens roll och sammansättning. 3.1 Terminologisamordnaren Terminologisamordnaren ska enligt TNC vara kontaktperson gentemot Rikstermbanken. På Försäkringskassan är terminologisamordnaren placerad inom VO Verksamhetsstöd. Terminologisamordnare ansvarar för att hålla begreppskatalogen uppdaterad och åtkomlig se till att de termer som publiceras uppfyller ställda krav på struktur initiera en årlig översyn av redan publicerade termer svara på frågor om termer hantera och förankra termer som saknar en tydlig ägare leda arbetet i samrådsgruppen föredra nya och ändrade termer för katalogägaren. 3.2 Termansvarig Det ska finnas en person som ansvarar för terminologin inom ett avgränsat verksamhetsområde, till exempel föräldraförsäkring och personalfrågor. Ansvaret bör ligga hos en verksamhetsansvarig eller någon som har en likvärdig roll inom området. Han eller hon ansvarar för att de egna termerna är tydliga och för att termerna och beskrivningarna behandlas och lämnas vidare för beslut. Den termansvariga ska också medverka i samrådsgruppens konsekvensanalyser av de termer som ingår i det egna området eller som påverkar det.

5 (10) 3.3 Termägare Termägare är de chefer som är utsedda att vara ägare av terminologin inom ett visst område, exempelvis statistiska termer inom Försäkringsutveckling och ekonomitermer inom Ekonomistaben. Termägarna bedömer att definitioner och beskrivningar är korrekta innehållsmässigt. Ansvaret för denna bedömning kan delegeras, exempelvis till en termansvarig. 3.4 Katalogägaren Begreppskatalogens ägare är den som enligt arbetsordningen anses som ägare av dessa riktlinjer. Katalogägarens ansvar är att besluta om att nya och ändrade termer med tillhörande information följer begreppskatalogens struktur och ska införas i katalogen. Katalogägaren kan också besluta om eventuella ändringar i katalogens struktur och utformning. 3.5 Metodansvarig Den som är metodansvarig ansvarar för att hålla metoden för hantering av begreppskatalogen uppdaterad agera som metodstöd när samrådsgruppen sammankallas stödja användare i metoden för begreppsanalys och agera som modelleringsledare vid begreppsmodellering fånga upp nya behov i samband med begreppsanalys och katalogstruktur. 3.6 Samrådsgruppen I samrådsgruppen ingår de som är termansvariga, terminologisamordnaren och den som är metodansvarig. Samrådsgruppen ska bereda underlag som ska ligga till grund för beslut om de termer som ska läggas in i begreppskatalogen. De termansvariga har förankring i organisationens olika delar och är därmed i direkt kontakt med den verksamhet där termerna används. Arbetet i samrådsgruppen leds av terminologisamordnaren. Samrådsgruppen behandlar underlag för beslut av nya termer, ändringar i begreppskatalogen och kontrollerar att underlagen följer begreppskatalogens struktur. Samrådsgruppen genomför också en konsekvensanalys av termerna. Se avsnitt 6.5. Terminologisamordnaren avgör på vilket sätt samrådsgruppen ska bereda ärenden för beslut. Flera termansvariga kan behöva träffas samtidigt om en term berör flera verksamhetsområden.

6 (10) Om en term bara berör ett enda verksamhetsområde kan det räcka med att övriga termansvariga bekräftar att termen inte påverkar det egna verksamhetsområdet och att termen därför kan införas i begreppskatalogen. 4 Begreppskatalogens struktur Begreppskatalogen ska innehålla detaljerad information om varje term. Följande information är obligatorisk: term, definition, status och ansvarigt område. Andra typer av information som kan finnas med är till exempel synonymer, förkortningar och användningsområde, kommentar och termer på andra språk. 4.1 Beskrivning av katalogens kolumner I exemplet visas vad som kan stå i respektive kolumn. Katalogen presenteras i Excel, vilket bland annat innebär att man kan sortera utifrån de olika kolumnerna, till exempel Förkortningar och Ansvarigt område. Sorteringen gör att man lätt kan se vilka förkortningar som finns eller vilka termer som ett visst område ansvarar för.

7 (10) Kolumn Term (obligatorisk) Definition (obligatorisk) Beskrivning Skriv termerna med små bokstäver. Ett substantiv ska anges i singularis, obestämd form, till exempel ansökan. Ett verb ska anges i grundform, till exempel avskriva. Utgå från den ordklass som huvudordet i termen har (ofta det inledande ordet). Om huvudordet är ett substantiv ska definitionen inledas med ett substantiv. En definition ska vara kort (högst 20 ord) och den bör kunna ersätta sin term när den används i en text. Skriv definitionen med små bokstäver. Längre beskrivningar kan skrivas i kolumnerna Användningsområde eller Kommentar. Status (obligatorisk) Synonymer Status kan antingen vara gällande (klar att användas) eller preliminär (under arbete). Vedertagna alternativa benämningar skrivs med svart text. En del synonymer markeras med röd och kursiv stil. Det gäller synonymer som Försäkringskassan aldrig ska använda men som allmänheten ändå använder. Se exemplet förtidspension i ovanstående bild. Denna hantering kan även användas för termer som blivit ogiltiga och kopplas då som en röd synonym till den term som tagit dess plats. Förkortningar Ansvarigt område (obligatorisk) Användningsområde Kommentarer Språk Versionshantering Senaste ändring Skriv endast vedertagna förkortningar. Ange den organisatoriska enhet som anses vara ägare och förvaltare av termen. Skriv hur termen används på Försäkringskassan och ge gärna ett förtydligande exempel. Här kan man skriva allmänna kommentarer som förtydligar ytterligare. Man kan också ge exempel som visar hur termen används utanför Försäkringskassan, till exempel hos Socialstyrelsen. Här skriver man framtagna och godkända översättningar till andra språk. Om det behövs översättningar till fler språk än engelska så lägger man till en kolumn för varje språk. Beslut om tillägg av ytterligare kolumner fattas av katalogägaren. Här skriver man det datum då definitionen för den aktuella termen beslutades. Läs mer i avsnitt 5.2.

8 (10) 4.2 Ändringar ska kunna spåras Det är viktigt att man vid versionshanteringen ser till att det går att spåra i ändringshistoriken. Det gäller både enskilda termer och hela begreppskatalogen. Ändringar av enskilda termer och tillhörande information ska dateras i kolumnen för senaste ändring. Det ger en tydlig bild av när en term beslutades och det säkerställer också termens giltighet. När korrekturfel ändras behövs det ingen uppdatering. Datum för nya versioner av hela begreppskatalogen ska noteras i fliken Ändringshantering i Excel-dokumentet. Vid varje uppdatering ska terminologisamordnaren lagra den utgående versionen. På så sätt säkerställs spårbarheten av hela innehållet bakåt i tiden. 5 Metoder för begreppsanalys Kartläggning av terminologi bedrivs i samband med verksamhets- och ITutveckling inom både projekt- och linjearbete vid informationsanalyser, processkartläggningar m.m. Syftet med begreppsanalys är att få en gemensam uppfattning om vad myndighetens termer innebär och hur de ska användas i verksamheten. För att skapa en så tydlig bild som möjligt av termerna kan man använda flera beskrivningssätt. Dessa beskrivningssätt har olika syften, perspektiv och användningsområden och kan samverka sinsemellan. De ska ses som ett stöd i arbetet med att ta fram nya eller revidera gamla termer. Metoderna för begreppsanalys finns på Fia i dokumentet Metodbeskrivning begreppsanalys inom Försäkringskassan. 6 Arbetsprocess och beslutsordning Alla medarbetare kan initiera en ändring i begreppskatalogen. En begäran kan handla om att en term behöver korrigeras, läggas till eller tas bort. Begäran kan också handla om en ny definition eller översättning av termen. Ansvaret för att stämma av och att tillämpa termer i begreppskatalogen ligger hos enskilda medarbetare och inom projekt.

Verksamhetsstöd RIKTLINJER Ändringsdatum Serienummer Version 9 (10) Slut ta fram nytt ändringsförslag ingen ändring Slut 6.1 Start 6.2 Hantera en begäran om en ny eller ändrad term ja 6.3 Ta fram ändringsförslag ingen ändring 6.4 Bedöma om innehåll i förslag innehåll korrekt 6.5 Genomföra konsekvensanalys 6.6 Besluta om införande införa Slut felaktigt innehåll Process för hantering av nya eller ändrade termer formulera ny ändringsbegäran 6.1 Start Processen startar när behovet av en ny eller ändrad term har initierats, till exempel efter att man vid en processkartläggning har sett att en viss term behöver definieras eller ändras. Begäran kan också komma in via ARS, ett processteam eller annan kanal. 6.2 Hantera en begäran om en ny eller ändrad term Den som är termansvarig inom det aktuella verksamhetsområdet tar emot en begäran och gör en första bedömning om den ska gå vidare till beredning eller inte. 6.3 Ta fram ändringsförslag När en begäran ska gå vidare till beredning tar den termansvariga inom verksamhetsområdet fram ett ändringsförslag. När ändringsförslaget är bearbetat och klart lämnas det vidare till termägaren för bedömning av innehållet. 6.4 Bedöma innehåll i förslaget Termägaren bedömer om förslagets innehåll är korrekt, om förslaget behöver bearbetas ytterligare eller om det inte är aktuellt med en ändring i begreppskatalogen. När innehållet i ändringsförslaget anses korrekt och termen är tänkt att uppdateras i begreppskatalogen, lämnar den termansvariga förslaget vidare till terminologisamordnaren. Att innehållet är korrekt innebär att definitionen, användningsområdet etc. stämmer överens innehållsmässigt med skrivningar i relevanta lagar, riktlinjer och styrande dokument. Om termägaren bedömer att förslaget inte kan godtas, lämnas det tillbaka till den termansvariga som tar fram ett nytt förslag eller avslutar arbetet.

10 (10) 6.5 Genomföra konsekvensanalys Efter att termägaren har bedömt att förslaget kan godtas, ska terminologisamordnaren tillsammans med samrådsgruppen genomföra en konsekvensanalys. En konsekvensanalys innebär att man bedömer vilka effekter som kan uppstå genom ett beslut och vilka behov av eventuella följdändringar som kan uppstå av det föreslagna innehållet. En följdändring kan till exempel vara att andra termer behöver ändras eller uppdateras. 6.6 Besluta om införande i begreppskatalogen När konsekvensanalysen är klar, föredrar terminologisamordnaren resultatet för katalogägaren som ska besluta om termen ska införas i begreppskatalogen eller inte. Eftersom beslutet innebär en förändring av denna riktlinje ska det fattas enligt arbetsordningen. Katalogägaren har mandat att besluta i frågor som inte har blivit lösta i samrådsgruppen och därför har lyfts till en högre instans. Beslut i tvistefrågor ska dock fattas i samråd med den som haft ansvaret att bedöma om innehållet är korrekt, det vill säga termägaren eller den som termägaren har delegerat ansvaret till. Om katalogägaren beslutar att en term har strukturella brister, men korrekt innehåll, ska en ändring göras med början från steg 6.3 i processen. En viktig aspekt vid ett beslut om införande är om det kan behövas fler ändringar som en följd av den beslutade ändringen. Om det blir en följdändring måste en ny ändringsbegäran tas fram och hanteras från steg 6.1 i processen. Efter ett beslut om en ändring i begreppskatalogen ansvarar terminologisamordnaren för att begreppskatalogen publiceras på intranätet och att Rikstermbanken uppdateras. Bilaga: Begreppskatalogen Avdelningen Försäkringsprocesser Birgitta Målsäter Ylva Bernrup