Botkyrka FöretagarCentrum AB TOMMY S CHAVON 14 AUG 02 Dnr 2221-01-1719 Slutrapport för projektet IT.SME.se Tommy Schavon Projektledare Paul Nyman Bitr. projektledare Botkyrka FöretagarCentrum Box 526 146 33 TULLINGE Tfn 08-778 43 42, mobil 070-687 63 33, fax 070-612 63 33 E- mail tommy.schavon@bfc.se
Innehållsförteckning Rapportering Innehållsförteckning 2 1 Sammanfattning 2 Bakgrund 4 Syfte och målsättning 5 Projektorganisation 5 Genomförande 6 Erfarenheter och resultat 16 Sid Bilagor Presentation av Partners och regioner 1 Den optimala Portalen 2 Processkarta för Verksamhetsanalys 3 Analys av Publiceringsverktyg 4 Handdatorer 5 Internet enkät 6 Sammanställning av resultat från Internetenkät 7 Sammanfattning av resultat från Internetenkät 8 Flik
Slutrapport Projekt IT-SME 1. Innehållsförteckning 1 2. Sammanfattning 2 3. Bakgrund 4 3.1 Inledning 3.2 Webbportal 3.3 - Bredbandskommunikation 4. Syfte och målsättning 5 5. Projektorganisation 5 5.1 Projektledare 5.2 Utvecklingsansvarig 5.3 Utvecklingsgrupp 5.4 Referensgrupp 6. Genomförande 6 6.1 Projektstart 6.2 Samarbete med andra regioner 6.3 Uppföljningsmöten med partners 7 6.4 IT-seminarium 8 6.5 Grundläggande analys 9 6.6 Utvecklingsgrupp 10 6.7 Verksamhetsanalys 12 6.8 Analysera utvecklingstrender 13 7. Erfarenheter och resultat 16 7.1 Internet enkät 7.2 Resultat av verksamhetsanalysen 18 7.3 IT-mognaden hos företagen 19 7.4 Hinder för en ökad IT-användning 20 7.5 Erfarenheter av portalen 21 8. Bilagor 25 1
2. Sammanfattning Projekt IT-SME syftade till att analysera och utveckla de erfarenheter av IThjälpmdel som projekt Verkstad Södertörn gett. I samarbete med andra regioner, som startat eller planerade att starta liknande projekt, har vi kunnat stämma av våra erfarenheter och problematiken har därigenom fått en bredare belysning. Tillsammans med dessa har vi formerat ett IT-SME-nätverk som utgör ett embryo till det mellanled som ofta saknas mellan de små företagen och leverantörerna. Den kompetens och kunskap vi tillsammans samlat kring frågor om företagsnätverk och hur dessa samarbetar är betydande. Till detta kan läggas att IT-SME-nätverket har en god geografisk spridning över hela landet. En viktig lärdom är att IT hjälpmedel måste vara kopplade till en direkt affärsnytta och stödja affärsprocessen för företagen. En företagare vill tydligt kunna se att han t.ex. får fler affärer, ökar sin vinst, minskar sina kostnader eller sparar tid på att använda ett nytt hjälpmedel. Om inte detta är helt uppenbart blir tröskeln alltför hög för att ta till sig hjälpmedlet. Det är svårt att ta fram en generell kravspecifikation för IT-verktyg för industriella SME. Företagens huvudproblem är att hitta nya kunder, hitta rätt arbetskraft, ha jämn och full beläggning, reducera kostnader i verksamheten etc. Detta är inte i första hand tekniska frågor. Det är lätt att fokusera på tekniken och bygga lösningar som borde vara bra för företagen. Man borde vända på perspektivet och istället identifiera konkreta problem hos företagen. Först identifiera problemet och sedan skapa hjälpmedlet. Då kan man direkt visa upp ett faktiskt case som kan göras begripligt för andra. Man har löst ett problem med ett nytt hjälpmedel och kan sälja hjälpmedlet by example. Hur hittar problem och lösning varandra? Hur skall en befintlig produkt eller tjänst hos en IT-leverantör finna vägen till en företagare som har ett specifikt problem? 2
Leverantören hittar inte företagaren med problemet De flesta företag som utvecklar IT-produkter och IT-tjänster fokuserar på de stora företagen och organisationerna. Dessa kan motivera en säljinsats genom att det ofta rör sig om intressanta volymer, det finns en definierad beställare som kan ta beslut och det finns en organisation som har beställarkompetens. De små företagen saknar ofta allt detta och det krävs stora insatser från leverantören för att bearbeta många små. och företagaren hittar inte leverantören med lösningen Företagaren som har ett specifikt problem har inte kunskap om de lösningar som eventuellt finns hos en leverantör, han har inte den rätta beställarkompetensen. Dessutom har han svårt att nå företaget eftersom han betraktas som liten och olönsam. Lösningen på problemet skulle kunna vara den typ av nätverk som vi etablerat genom projekt IT-SME. Ett kluster av lokala nätverk av industriella SME, med djup kunskap om medlemmarnas verksamhet, kunskaper och de lokala förhållanden som gäller. Ett utvecklat samarbete mellan dessa kluster där erfarenheter och kunskap kan utbytas och där man kan filtrera fram gemensamma problem och lösningar. En aktör med god beställarkompetens. IT-SME-nätverkets kunskap borde vara intressant för såväl kommersiella aktörer som vänder sig till industriella SME, som institutioner som har som uppgift att stödja dessa. Det är vår förhoppning att vi skall finna en lösning för att hålla samman gruppen, vidareutveckla våra kunskaper och erfarenheter och kunna bidra till att industriella SME i Sverige blir starka och konkurrenskraftiga. 3
3. Bakgrund Botkyrka FöretagarCentrum AB BFC- har sedan 1998-08-01 drivit ett projekt under arbetsnamnet Verkstad Södertörn. Projektet som bygger på metodutveckling för större industriella nätverk med tillvaratagande av modern IT-teknik har rönt stort intresse från andra delar av landet. Se slutrapport på www.verkstaden.net Projektet avslutades 2001-06-30 och övergick i en kommersiell fas i och med bildandet av Verkstad Södertörn ekonomisk förening. Föreningen har idag ca. 90 medlemsföretag. 3.1 Inledning Projekt IT-SME syftade till att följa upp erfarenheter som gjorts beträffande användning av IT-lösningar bland små och medelstora verkstadsföretag. Utgångspunkten var erfarenheter från projekt Verkstad Södertörn där framförallt två områden inom IT använts. En Webbportal och Bredbandskommunikation. 3.2 Webbportal Webbportal utvecklades i nära samarbete med ett stort konsultföretag. Portalen skulle vara det gemensamma navet i kommunikationen mellan företagen i Verkstad Södertörn. Portalen innehåller information om projektet, en presentation av alla medlemsföretag, senaste nytt, anslagstavla för meddelanden, marknadstorg med utbud och efterfrågan av resurser och mycket annat. 3.3 Bredbandskommunikation Bredbandskommunikation gav möjlighet till ständig uppkoppling. Företagen skulle alltid kunna ha portalen tillgänglig på datorn, för att snabbt agera på information som lades in på portalen. Bredbandskommunikation skulle också göra att företagen kunde skicka tunga filer mellan varandra. CAD-ritningar och liknande utgörs oftast av stora filer som kräver stor kapacitet för att kunna skickas på ett effektivt sätt. 4
4. Syfte och målsättning Syftet med projekt IT-SME var att skapa ett underlag för en kravspecifikation på ITverktyg för förbättrad samverkan och kommunikation mellan industriella SME samt sprida våra erfarenheter. Detta har skett genom att: Analysera och utveckla de erfarenheter som Verkstad Södertörn gett och använda företagen i Verkstad Södertörn som målgrupp för våra undersökningar. Samarbeta med andra regioner som startat eller planerade att starta liknande projekt som Verkstad Södertörn. Genom att stämma av våra erfarenheter och samarbeta kring dessa frågor kunde vi få en bredare belysning av problematiken. Sprida våra resultat via samarbetet med regionerna som gett en bra täckning över hela landet. Vi arrangerade en avslutande samsynskonferens där vi inbjöd alla intresserade att delta och slutligen denna slutrapport. 5. Projektorganisation 5.1 Projektledare Tommy Schavon, VD för Botkyrka FöretagarCentrum AB. Ansvarig för projekt Verkstad Södertörn. Har haft ett övergripande ansvar för projektet, dessa strategiska upplägg och dess ekonomi. 5.2 Utvecklingsansvarig Paul Nyman, InfoServ. Biträdande projektledare i projekt Verkstad Södertörn. Ansvarig för detaljplaneringen och det praktiska genomförandet av projektet. 5.3 Utvecklingsgrupp En grupp på 15 företag som är medlemmar i föreningen Verkstad Södertörn. Företagen har medverkat i vårt utvecklingsprogram och även utgjort basen för verksamhetsanalyserna. 5.4 Referensgrupp Projektledare och ansvariga från de regioner som finns närmare beskrivna under punkt 6.2 Samarbete med andra regioner. 5
6. Genomförande 6.1 Projektstart Projektet startade med en planeringsfas i slutet av september och en första samling med parterna den 3 oktober 2001. 6.2 Samarbete med andra regioner Partners - Referensgrupp Kontakter hade redan under det tidigare projektet etablerats med andra regioner. Dessa kontakter fördjupades och formaliserades med rullande uppföljningsmöten och en överenskommelse om att sprida all information inom gruppen. Gruppen har fungerat som referens och bollplank i många frågor. De aktuella regionerna är: Industriellt Utvecklingscentrum i Gnosjöregionen AB Ingalill Ebbesson Gnosjö Ing-Mari Karlsson Gnosjö Industrial DevelopmentCentre i West Wermland AB Bosse Warg Arvika Steve Skoog Arvika SMEAB, SME Bergslagen Lars Berglund Kopparberg Anders Svenson Lindesberg Ingela Björkman Lindesberg Utvecklingsstiftelsen, RegionVerkstaden Tommy Engström Landskrona Industri 45, Storuman Bo Grankvist Huddinge Tillsammans med Verkstad Södertörn omfattar dessa nätverk 73 kommuner med en målgrupp på ca 900 företag enligt nedan. 6
Nätverk Antal Antal Ingående kommuner Kom. Frtg. Verkstad Södertörn 8 100 Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nykvarn, Nynäshamn,Salem, Södertälje, Tyresö IUC i Gnosjöregionen 5 200 Gislaved, Gnosjö, Vaggeryd, Värnamo, Ljungby IDC i West Wermland 6 200 Arvika, Torsby, Sunne, Eda, Årjäng, Säffle SME Bergslagen 3 150 Lindesberg, Nora, Ljusnarsberg Utvecklingsstiftelsen 38 150 Kommuner i Skåne och Blekinge Industri 45, Storuman 13 100 Jokkmokk, Arjeplog, Arvidsjaur, Sorsele, Storuman, Malå, Vilhelmina, Norsjö, Lycksele, Dorotea, Åsele, Strömsund, Sollefteå En presentation av respektive partner och deras projekt finns i bilaga 1 6.3 Uppföljningsmöten med partners Vid sidan av kontakter huvudsakligen via mail genomförde vi också uppföljningsmöten på plats hos varandra. Förutom det inledande uppstartsmötet den 3 oktober 2001 i Botkyrka genomfördes uppföljningsmöten i Gnosjö den 5 december 2001, Lindesberg den 5 februari 2002 samt Landskrona den 13-14 maj 2002. Vid dessa möten avrapporterades status i respektive nätverk följt av diskussioner om erfarenheter från uppbyggnaden av nätverken. Främst handlade diskussionerna om IT-hjälpmedel eftersom flera partners arbetade med att bygga upp egna Portaler. En viktig del i sammankomsterna var dessutom att lära känna varandra och bygga upp goda relationer. 7
Samtliga deltagare anser att samarbetet varit mycket värdefullt och givande och vi har etablerat en grupp med goda relationer och byggt upp ett nätverk med unika kunskaper och erfarenheter inom det aktuella området. 6.4 IT-seminarium vid SUM 2002 Verkstad Södertörn deltog med en gemensam satsning på Stockholms Underleverantörs Mässa, SUM 2002 i Sollentuna den 13 15 mars 2002. I anslutning till mässan genomfördes ett IT-seminarium för projekt IT-SME. Seminariet var en form av samsynskonferens med aktörer och företag från regionerna där vi redovisade erfarenheter och slutsatser från projektet. Agenda Beskrivning av syfte och målsättning med projektet IT-SME Presentation av projektpartners och delprojekt - Verkstad Södertörn - Gnosjö - Bergslagen - Arvika - Landskrona - Industri 45 IT-användning bland våra företag Behovet av utbildning Erfarenheter från användning av Portalen i Verkstad Södertörn Tankar kring den optimala Portalen för SME Antalet externa deltagare vid seminariet var begränsat, men samtliga regionala partners hade ställt upp och åhörarna fick en god bild av vårt gemensamma arbete. 8
6.5 Grundläggande analys En grundläggande analys av erfarenheter från Verkstad Södertörns Portalen har gjorts med utgångspunkt från: Projektledningens egna erfarenheter Medlemmarnas synpunkter Telias utvärdering Analys av Grafiskt Centrum Analyserna har bearbetats och en sammanställning av synpunkter och förslag har stämts av med våra regionala partners. Vi har valt att kalla detta dokument för Den Optimala Portalen väl medvetna om att det knappast går att bygga en optimal portal som tillfredställer alla grupper och intressen. En av de viktigaste erfarenheterna är att en Portal för SME måste utformas så att den stödjer en affärsprocess och fokuserar på affärsnyttan för de företag som använder Portalen. En grundlig genomgång av erfarenheter och synpunkter finns i bilaga 2. De områden som behandlas är : Viktiga generella användarkaraktäristika Allmänna krav Struktur - Menyer och Nivåer Krav på leverantören Ansvar för den färdiga Portalen Personifiering Larmfunktioner Mobilitet Önskvärda funktioner och tjänster Sammanfattningsvis kan nämnas några viktiga krav som vi enats om att man bör ställa på en portal. Utgå från användarens behov och möjligheter Enkel att använda med logisk och lättfattlig struktur på menyrubrikerna Möjlighet att enkelt uppdatera av användarna själva Möjlighet till individuell utformning av gränssnittet, personifiering Flera accessnivåer, öppna och slutna för medlemmar eller grupper Öppen teknisk lösning som ej ger låsning till en leverantör Plattformsoberoende och öppen källkod Infolagring i databaser 9
6.6 Utvecklingsgrupp För att få en uppfattning om IT-mognad, kunskap och behov av utbildning bland framförallt de mindre företagen startade vi en utvecklingsgrupp med 15 företag från Verkstad Södertörn. Gruppen erbjöds ett program för att bättre kunna tillgodogöra sig IT och Internet som en del av sin affärsverksamhet. Ett annat syfte var att analysera arbetssätt och rutiner i företaget samt diskutera hur affärsprocess och informationsflöden ser ut. Gruppen bestod av huvudsakligen mindre företag med följande verksamhetsområden och storlek. Företag Verksamhetsområde Anställda 1 Mekanisk bearbetning 45 2 El 28 3 Automation 12 4 Metallgjuteri 12 5 Plåtbearbetning 10 6 Mekanisk bearbetning 9 7 Licenssvetsning 7 8 Automation 7 9 Mekanisk bearbetning 6 10 Transportband 6 11 Plåtslageriarbeten 5 12 El 4 13 Mekanisk bearbetning 4 14 Plåt/svets 4 15 Automation 1 6.6.1 Analysera deltagarnas kunskapsnivå Första steget var att analysera deltagarnas kunskapsnivå och behov av utbildning inom IT. Detta skedde genom enkäter och intervjuer. Bl.a. diskuterades deltagarnas egna önskemål och behov vilket gav oss ett underlag för att utforma aktiviteter som vi sedan bearbetade och prioriterade. 10
6.6.2 Grundläggande informations/utbildningsserie Vi arrangerade en serie med tolv möten där deltagarna fick ett smakprov av de olika områdena. Under sakkunnig ledning och med praktiska övningar fick de en övergripande introduktion av respektive ämne samt möjlighet att ställa frågor och diskutera med kollegor. Målsättningen var att deltagarna bättre skulle kunna förstå och värdera de möjligheter till förenklingar och förbättringar med hjälp av IT som kunde finnas i det egna företaget. 6.6.3 Informations / utbildnings programmet 1. Grundläggande Internet, E-post, Webbläsare 2. Windows, installera program, Acrobat, Win-Zip, Scanner 3. Säkerhet, Backup, Virus, Brandväggar 4. Enkla hemsidor 5. Avancerade hemsidor 6. Word, Excel 7. Outlook, Power Point 8. Access 9. MPS-system, produktionslogistik 10. E-handel 11. CAD, hantering av ritningar 12. Digital kamera + bildhantering 6.6.4 Uppföljning av utvecklingsgruppen Varje möte genomfördes på kvällstid under ca 3 timmar. I genomsnitt har sju personer deltagit vid varje aktivitet och sammanlagt har deltagarna lag ner ca 400 timmar i utvecklingsgruppen. De områden man prioriterar högst är bättre kunskap om Internet. Det gäller framförallt användning av e-post och webbläsare, men även att bygga och uppdatera egna hemsidor. Det andra stora området är Officepaketet med Word, Excel och Outlook. 11
90 % av deltagarna vill gå vidare med en fördjupad utbildning och 73 % är beredda att betala för denna. Detta visar att vi nått vårt syfte med aktiviteterna. Att väcka intresse och skapa ett incitament för att gå vidare. 6.7 Verksamhetsanalys Genom att analysera företagens nuvarande arbetssätt och rutiner ville vi lära hur man arbetar idag och försöka se nya möjligheter och förenklingar med IT. En intervju genomfördes med 12 av de företag som ingick i utvecklingsgruppen. Intervjun genomfördes med VD eller annan person i företaget som har fullständig kännedom om företagets verksamhet. Vid genomgången användes ett synsätt med begrepp och värderingar som innebär en uppdelning i tre nivåer för att systematisera resonemanget. Nivå 1 Verksamhet, vad som skall göras Ge en beskrivning av företagets verksamhet med utgångspunkt från affärsidé och målsättning. Som stöd för resonemanget användes en s.k. Processkarta för verksamhetsanalys, Se bilaga 3 Nivå 2 Informationssystem, hur det skall göras Genomgång av de informationssystem som företaget använde som stöd för verksamheten. Hur gör man för att styra och driva verksamheten, vilka system har man, hur samverkar systemen för att stödja verksamheten på bästa sätt. Nivå 3 IT / Informationsteknik, tekniska lösningar Vilka IT resurser använder man idag för att utveckla, förvalta och driva informationssystemen? Hur ser strukturen och innehållet ut i den teknik som används? Analys av intervjuerna Vid den efterföljande analysen utvärderades speciellt följande punkter Är företagaren nöjd med befintlig IS/ IT struktur Kan informationssystemen utvecklas Kan informationstekniken utvecklas 12
6.8 Analysera utvecklingstrender Det är viktigt att titta framåt för att försöka förstå vilka möjligheter som finns i framtiden. Detta har skett genom kontakter med leverantörer, deltagande i seminarier och mässor och sist men inte minst på Internet. Exempel på några av de områden som vi studerat och som vi anser vara viktiga för framtida IT-lösningar och informationsteknik är: Interface Gränssnittet mellan maskin och människa är mycket viktigt. Det är alltför vanligt att gränssnitten utformas av tekniker som visar vad tekniken förmår i stället för att se till vad användaren behöver. Vi tror att röststyrning, röstigenkänning och syntetiskt tal hör till denna kategori. Att tala med maskinen i stället för att trycka på knappar hör framtiden till. Sökmotorer En intern, intelligent sökmotor behövs för att enkelt och snabbt finna den information man i varje stund söker. Den ideala sökmotorn har en enda knapp som intuitivt förstår vad användaren söker och presenterar det omedelbart. En uppgift inte helt lätt att lösa. Dagens sökmotorer bygger oftast på indexering av innehållet man vill avsöka och avsökning av nyckelord eller kombinationer av dessa. Det ställer krav på att användaren förstår hur sökmotorn fungerar för att sökningen skall bli effektiv. Publiceringsverktyg En utvärdering av publiceringsverktyg för Portaler genomfördes i nära samarbete med Anders Svensson från Bergslagen. Vi fann ett 25 tal leverantörer. De flesta har vi kollat på Internet, några har vi träffat i samband med en mässa och några stycken har vi besökt och fått en djupare presentation av deras produkter. Allmänt kan sägas att det idag finns många bra Publiceringsverktyg som inte fanns för några år sedan. De förefaller relativt enkla att använda, man arbetar via ett generellt webbgränssnitt ( t.ex. Explorer) mot en serverbaserad programvara. Det finns moduler med vanliga Portalfunktioner t.ex. sökmotorer, nyhetsrullar, anslagstavlor, medlemsförteckningar osv. Det finns möjligheter att konvertera befintliga Portaler och databaser till den nya miljön. Se utvärdering bilaga 4 13
E-handel E-handel är något som framför allt de större beställarföretagen driver på. Det finns redan väl etablerade rutiner mellan de stora som bygger på att all informationshantering mellan beställare och kund sker elektroniskt, direkt in i varandras administrativa system oftast utan att ett enda papper utvecklas. Idag finns det webbaserade lösningar som även passar de mindre företagen. Utvecklingen tycks vara att de stora beställarna utövar en press på de mindre leverantörerna att börja arbeta med e-handelslösningar för att dessa skall få vara med i framtiden. B2B lösningar Vi har studerat några s.k. B2B lösningar (business to business) Dessa system är oftast anpassade till mycket stora organisationer och inte lämpade för de små företag som vi talar om här. E-handel och beställning av varor över Internet kan sägas vara en delmängd av B2B men görs via standardiserade programvaror som är lättillgängliga för alla. Virtuella rum och nätverk Det finns olika typer av s.k. virtuella rum, projektplatser eller Communitys som vi tittat på, bl.a.: o Edgeguide o NetMeeting o FirstClass o Instant Office o TioMeg o Online Projekt Gemensamt för dessa är att det finns möjligheter att skapa rum med tjänster och funktioner för en begränsad utvald grupp, t.ex. nätverk av samma typ som Verkstad Södertörn. Rent tekniskt fungerar dessa tjänster så att de är nåbara via Internet och en vanlig webbläsare. De innehåller funktioner som anslagstavlor, diskussionsforum, fildelning m.m. Det skulle vara möjligt att med dessa skapa mindre fora för en grupp företag som t.ex. samarbetar kring en gemensam order. 14
Handdatorer - PDA Handdatorer skulle kunna vara intressant för företagare som ofta är rörliga och därmed inte har närheten till en stationär dator. Fördelen är att den är lätt att bära med sig, den finns till hands. Problemet är att de knappast är utvecklade för verkstadsmiljö och inmatning av uppgifter är alltför smått och petigt för grova verkstadshänder. Ett annat problem är att det blir ytterligare en pryl som man skall skaffa och lära sig och motståndet förefaller vara stort bland företagen. Framförallt gäller det företagare som inte sitter så ofta vid skrivbordet. Se genomgång bilaga 5 Trådlös datakommunikation Alla företagare har en mobiltelefon, den finns alltid med och används flitigt. Att ringa och svara i mobilen är lätt och naturligt för alla. Här borde finnas en möjlighet till framtida tjänster och funktioner anpassade till den ofta mycket rörliga grupp som företagare utgör. Trådlös datakommunikation är ett intressant utvecklingsområde och det finns många aktörer som arbetar på att utveckla tjänster via mobiltelefoner eller andra bärbara terminaler. 15
7. Erfarenheter och resultat 7.1 Internet enkät En kartläggning av företagens syn på Internet har genomförts bland medlemsföretagen i Verkstad Södertörn. 53 företag av totalt ca 90 har svarat på en enkät med följande resultat i sammandrag. Siffrorna anges i procent av dem som svarade på enkäten. 85 % kollar sin e-post minst en gång om dagen 68 % hanterar fler än 5 mail per vecka ( skickar eller tar emot) 87 % använder Internet i hemmet 72 % av företagen har egen hemsida 77 % har ISDN eller snabbare kommunikation mot Internet 64 % är ute på nätet varje dag (via en webbläsare) och de flesta, ca 70%, söker information 79% anser att Internet är en naturlig del av affärsverksamheten idag. 85% anser att Internet kommer att få stor eller mycket stor betydelse för företaget i framtiden. Utförlig redovisning av enkäten och dess resultat finns som bilagor Internetenkät bilaga 6 Sammanställning resultat bilaga 7 Sammanfattning resultat bilaga 8 7.1.1 Kommentarer till enkäten Av resultaten ovan kan man dra slutsatsen att Internetanvändningen, och framför allt användningen av e-post, är mycket utbredd bland företagen. Infrastrukturen för kommunikation över Internet finns där och är etablerad. Det skulle betyda att vi mycket lätt kan sprida information och ställa frågor inom gruppen. E-posten ger möjlighet till snabb hantering av frågor. Man läser mailet, tar ett beslut om svaret och svarar direkt med vändande post. 16
Tyvärr fungerar det inte så i praktiken. Möjligen läser många våra utskick, men det är mycket få som svarar direkt. Vi har många exempel på mailutskick av erbjudanden om olika aktiviteter där det önskade svaret är ja eller nej. Ändå tvingas vi ofta skicka påminnelser både en och två gånger innan vi får ett svar. Detta leder naturligtvis till mycket extra arbete för kansliet och en del av den möjliga effektiviseringen går förlorad. Några möjliga orsaker till varför vår erfarenhet av e-post inte tycks stämma med enkäten kan vara t.ex. Man använder inte e-posten på ett rationellt sätt. I stället för att ta ett beslut och svara direkt väntar man och lägger beslutet åt sidan till senare. Ofta kommer inget senare utan det hela glöms bort. Det kan naturligtvis också finnas tillfällen när man inte kan ta ett beslut direkt. Man är osäker eller ovan vid verktyget, dvs. mailprogrammet. Man har för dålig kunskap om hur man besvarar ett mail, öppnar en bifogad fil eller klickar sig vidare via en länk till en webbsida. Det kan handla om inställningen till e-post som betraktas som mindre viktigt, något man inte behöver svara på. Det kan också handla om prioritering, dvs. man tycker inte frågan är tillräckligt viktig för att besvaras. 7.1.2 Ett framtida problem med e-post Det finns också ett annat problem med e-post som tenderar att bli allt större - för många mail. Det är väldigt lätt att skicka ett mail och för säkerhets skull skickar man också en kopia till alla och envar, bara som information. Problemet är att man därmed också belastar mottagaren. Han måste anslå allt mer tid till att läsa, sortera, besvara och slänga mail. Om han inte gör det rationellt riskerar inkorgen snabbt att svämma över av alla kopior och oönskade skräpmail och viktiga mail försvinner i röran. Lösningen är att rationalisera sin e-posthanterig. 17
Man måste bygga upp undermappar där man sorterar sina inkommande mail Man måste ägna en stund varje dag åt att läsa, sortera och besvara sina mail. Man måste uppfostra dom som överdriver skickandet av kopior i tid och otid, vara tydlig och be att få slippa bli informerad. Man måste vara försiktig med hur man använder sin e-postadress när man surfar runt på Internet. Det är mycket lätt att hamna på en e-postlista för skräppost och sedan rullar det på. 7.2 Resultat av verksamhetsanalysen Metoden med intervjuer med företagaren och uppdelningen av resonemanget i tre nivåer fugerade bra och gav en god inblick i hur företaget fungerar och vilka hjälpmedel man använder för att driva verksamheten. Vi kan konstatera att samtliga intervjuade företag har mycket god kontroll på Verksamheten, dvs. vad som skall göras. I något fall kan diskuteras om företaget verkligen har en genomarbetad strategi och affärsidé för sin verksamhet, framför allt gäller det den framtida utvecklingen av företaget. Det är inte helt ovanligt att verksamheten, -rullar på som vanligt. Speciellt de mindre företagen har ibland en närmast fatalistisk syn på verksamheten, -det går upp och ner och nya order kommer in mer eller mindre automatiskt. -det har fungerat på nuvarande sätt i många år och det gör det troligen framöver också. Uppenbarligen har det fungerat tillräckligt bra eftersom företaget existerar. Många är nöjda med den nuvarande utvecklingen och har inga som helst ambitioner att växa och bli större. Alla har Informationssystem som motsvarar de behov man har för att styra verksamheten. Oftast har dessa utvecklats under lång tid och anpassats underhand. De fungerar väl och man har god kontroll över systemen. Det finns en naturlig och sund inställning till att inte ändra och peta i systemen så länge de fungera bra. Som exempel kan nämnas att de flesta har någon form av MPS-system. 18
När det gäller Informationsteknik har man som regel en kombination av ITlösningar och manuella system. Det är vanligt med datoriserade MPS-system. Dessa innehåller t.ex. kundorder, produktionsplanering, inköpsstöd, offertstöd m.m. medan lager för insatsvaror ofta sköts manuellt. Med något enda undantag anser vi att de intervjuade företagen har den informationsteknik man behöver för att klara dagens behov. Naturligtvis skulle man teoretiskt kunna vidareutveckla både informationssystem och informationstekniken hos många av företagen. Man måste dock komma ihåg att en sådan satsning kostar mycket tid och pengar och det handlar definitivt inte bara om att köpa ny hårdvara och program. Den stora kostnaden både i tid och pengar är att lära sig använda tekniken på ett rationellt sätt, att fylla systemen med grundinformation och att öva, öva och öva. Företagarna är mycket klara på detta faktum och väljer därför i de flesta fall att avvakta och köra vidare med det man redan har. Det finns en fara i ett sådan beteende, nämligen att man halkar efter andra som satsar på modernare system som ger dem konkurrensfördelar. Ett enkelt sätt att beskriva detta är att jämföra med en gammaldags skogshuggare som hugger och hugger utan att märka att yxan blir allt slöare. För att kunna hänga med de andra arbetar han ännu hårdare och ännu längre i stället för att stanna upp ett tag och slipa sin yxa eller köpa en motorsåg. 7.3 IT-mognaden hos företagen I en grupp av ca 90 verkstadsföretag finns det stor spridning på IT-mognaden. Bland de stora företagen finns oftast en hög kunskap om IT och användning av IT är en naturlig del av verksamheten. Bland de mindre varierar det betydligt mer och många av de små har liten erfarenhet och insikt om möjligheterna med IT. 19
7.4 Hinder för en ökad IT-användning Tiden räcker inte till I det lilla företaget är det oftast en person som är ansvarig för allt, planering, kundkontakter, offerter, leverantörskontakter, inköp, beredning, produktion. Detta måste alltid prioriteras. Det blir helt enkelt inte tid till att fundera över hur nya IThjälpmedel skulle kunna förenkla verksamheten. Inga skrivbordsmänniskor eller teoretiker Småföretagare är oftast mycket skickliga inom sitt speciella gebit, de är mycket goda yrkesmän med stor kunskap och gedigen erfarenhet av maskiner, material och produktionsmetoder. De har ofta en praktisk bakgrund och stor vana vid att lösa praktiska problem. Att sitta och knappa på datan är inte lika självklart för dem som för de mer teoretiskt inriktade. Är man inte van att skriva på ett tangentbord och leta sig fram i menyer och bland logiska sökmotorer blir detta naturligtvis ett hinder. IT-strul som skrämmer Det finns nästan ingen som inte varit med om att det ibland strular med datorer, program eller tillbehör. En PC är förvisso en mycket komplicerad apparat och man kan ibland förvånas att det alls fungerar. Förr eller senare råkar alla ut för att datan slutar fungera. Vart vänder man sig, är det fel på programvaran eller hårdvaran, hur beskriver man felet när man inte ens kan språket, var det jag som gjorde fel? Oftast inträffar strulet när man förändrar något, man installerar en ny programvara eller ett nytt tillbehör. Det finns hur många historier som helst om strul med IT och av detta kan man endast dra en slutsats. Det är alldeles för krångligt och svårt för den vanlige användaren att förstå vad som händer när datan slutar fungera. Även professionella servicecentra kan ibland få ägna många timmar åt att lösa konstigheter. Sånt skrämmer. Det är anmärkningsvärt att vi accepterar den djungel av hårdvara, kontakter, programvaror och drivrutiner och den erbarmliga standard som etablerats. Varje leverantör ser endast till sitt eget trånga perspektiv och bryr sig endast i andra hand om den vanlige användaren. Därmed överlämnar man till användaren att från detta utbud sätta samman ett fungerande system som passar hans behov. 20