Använda sociala medier

linköpings universitet Använda sociala medier Råd till dig som arbetar på Linköpings universitet LiU EXPANDING REALITY

PRODUKTION: Linda Carlén Hallström, Elin Karlsson och Sara Råsberg. Fotografer: David Einar, Sara Råsberg, Peter Svarteld, sxc.hu TRYCKERI: LiU-Tryck, Linköping, Tryckår: 2013. ADRESS: Linköpings universitet; 581 83 Linköping

Att jobba med sociala medier Sociala mediekanaler är både lättillgängliga och billiga. Via dem kan man nå tusentals människor, som kan ge direkt respons på det som publiceras. Det är dock viktigt att komma ihåg att det krävs tid och engagemang för att lyckas. Förberedelserna är mer än halva jobbet och det tål att sägas mer än en gång att det är viktigt att tänka efter före, innan du startar en kanal. Kommunikation i sociala medier skiljer sig inte från andra mediekanaler, grundprinciperna är desamma. Det som skiljer sig kan vara att medierna är just sociala. De bygger på en interaktion mellan avsändare och mottagare, man skapar innehåll tillsammans. För att kunna jobba på ett effektivt sätt är det därför extra viktigt att ha klart för sig vilket syfte och vilken målgrupp man har. Sociala medier är ett komplement till den kommunikation som redan används och är en av många kanaler för informationsspridande. De sociala medierna kan nyttjas för att dela nyheter och saker som skrivs om universitet. Det är en snabb kommunikationsform och det finns möjlighet att länka innehåll från olika sociala mediekanaler till varandra. Sociala medier kräver närvaro. Som avsändare förväntas du vara delaktig och svara på det som skrivs. Var inställd på att underhåll av medierna kräver arbetstid och se till att diskutera detta med chefer och medarbetare. Att sköta sociala medier är inget som kan göras fem minuter varje fredag, det krävs rutiner och en daglig arbetsinsats. Omvärldsbevaka och håll koll på vad som skrivs i medierna. Var medveten om var det pratas och vad som sägs inom det område där du är verksam.

Det är viktigt att tänka på hur man uttrycker sig. Man ska sträva efter att hålla en personlig och ödmjuk ton. Bemötandet ska vara mänskligt, engagerat och professionellt. Svar på frågor som ställts via kanalen ska vara korrekta. Skilj på din privata och yrkesmässiga roll. När du agerar i sociala medier under arbetstid är det som universitetsanställd du gör det. Tänk på att du i detta fall är en offentlig person som företräder en myndighet och agera därefter. Tänk på offentlighetsprincipen. Inlägg i sociala medier är allmän handling och ska kunna lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen. Ärendehantering och myndighetsutövning får inte ske i sociala medier. Om det exempelvis ställts en fråga om personuppgifter eller antagningsbesked får dessa uppgifter inte lämnas ut. Eftersom ärenden som dessa måste hanteras varsamt ska den ansvariga för kanalen hänvisa till mail, telefon eller fysiskt möte där frågeställaren kan få svar på sin fråga. Universitetet kan bli skadeståndsskyldiga om vi lämnar felaktiga upplysningar eller råd. Bilder är något som är trevligt att dela med sig av i sociala medier. Viktigt är dock att veta vilka regler som gäller för dessa. När personer finns avbildade ska man komma ihåg att ansvar enligt PUL gäller. Kan någon identifieras krävs samtycke av denne om bilden ska publiceras. Kom också ihåg att upphovsrätten gäller för bilder som inte är dina. Se till att du fått tillstånd av fotografen, eller använd dina egna. Riktlinjer Linköpings universitet har tagit fram riktlinjer för hur man jobbar med LiU i sociala medier. Dessa finns under: liu.se/insidan/kommunikationsstod/sociala-medier

Liu i sociala medier Kommunikationsavdelningen ansvarar för universitetets övergripande närvaro i sociala medier. Här drivs kommunikationen i ett antal officiella sociala mediekanaler, men Kommunikationsavdelningen ska framförallt fungera som stöd för de institutioner, funktioner och personer som vill öppna en kanal. De fyra externa kanalerna Kommunikationsavdelningen jobbar med är Twitter, Facebook, Wikipedia och Youtube. Utöver dessa används bloggar och chat professionellt på LiU. Liu är ofta omskrivet i media och har många kanaler som sprider nyheter och information, men man ska vara medveten om att alla kanaler inte är officiella. Även om det står att det är Linköpings universitet, som är avsändaren, kan det vara studenter, alumner eller någon annan som har öppnat en kanal i LiU:s namn. Det är inget man kan förhindra, men det är viktigt att tänka på och förhålla sig till. Det bjöds på tårtkalas när LiU:s officiella Facebooksida nådde 10 000 likes på Facebook.

Kanalstrategi Vem når du var? Här beskrivs kort hur Kommunikationsavdelningen vid Linköpings universitet valt att arbeta med olika typer av sociala mediekanaler. Se denna information som tips och råd på hur man kan använda dessa kanaler. Facebook Facebook är världens största sociala nätverk, där användarna kan hålla kontakt med vänner, familj och kollegor. Syfte Det centrala för LiU:s Facebooksida är att informera och upplysa om vad som händer på Linköpings universitet, i stort och smått, med fokus på det campusnära. Målgrupp I första hand riktar sig Facebooksidan till befintliga studenter och personal. Andra målgrupper som alumner och presumtiva studenter figurerar också på sidan. Organisation Arbetet och utvecklingen med Linköpings universitets centrala Facebooksida styrs genom en grupp där samtliga med tillträde till sidan sitter med. Medskapare Det finns många studentorganisationer, institutioner, program etc. med mer eller mindre anknytning till Linköpings universitet som driver egna Facebooksidor. Kommunikationsavdelningen har inget ansvar för dessa sidor, men i den mån innehållet är relevant ska de bidra till att sprida dess innehåll. Adress: facebook.com/linkopingsuniversitet

Twitter Twitter är en så kallad mikroblogg där varje inlägg får innehålla max 140 tecken. Syfte Huvuduppgiften för LiU:s centrala twitterkonton är nyhetsförmedling. Det handlar främst om länkdelning för att driva trafik till Linköpings universitet egen webb, LiUnytt, forskningswebben och studentwebben. De fungerar även i viss mån för att besvara frågor. Det finns twitterkanaler på både svenska och engelska. Målgrupp Den primära målgruppen är lokal, nationell och internationell media. Vi märker dock att många olika personer, organisationer och företag väljer att följa LiU. Exempelvis lokalt näringsliv, andra universitet, politiker, studenter, alumner m.fl. För kontot liu_student är målgruppen studenter. Organisation Det är den som står som ansvarig för kanalen som har det redaktionella ansvaret för kanalen och dess innehåll. Medskapare Utöver de tre twitterkonton som drivs av Kommunikationsavdelningen finns ett antal konton med institutioner, personer och organisationer knutna till LiU. Exempelvis anställda, studenter och studentorganisationer. Kommunikationsavdelningen arbetar aktivt för att sprida och lyfta relevant information från dessa kanaler. Adress: twitter.com/liu_universitet twitter.com/liu_university twitter.com/liu_student

Youtube YouTube är världens största webbplats för videor. Där man kan dela egna videoklipp, kolla på och kommentera andras Syfte På Linköpings universitet produceras videomaterial på flera håll. Genom att ha en egen YouTube-kanal samlas allt videomaterial på ett och samma ställe. Det skapar en helhetsbild av vad som händer på universitetet och gör det lättare för användare att sprida det vidare. Målgrupp Eftersom i princip allt videomaterial framtaget på Linköpings universitet hamnar på YouTube är målgruppen mycket bred. Kanalen riktar sig till såväl presumtiva studenter som press och allmänhet, både nationellt och internationellt. Organisation Ansvaret för YouTube-kanalen ligger hos Kommunikationsavdelningen. Medskapare Det finns många filmklipp från Linköpings universitet på YouTube. Merparten är upplagda av privatpersoner och visar främst studentlivet. Adress: youtube.com/user/linkopinguniversity

Wikipedia Wikipedia är ett fritt uppslagsverk med öppet innehåll där alla kan redigera och skapa artiklar. Syfte Genom artiklar och personporträtt synliggöra Linköpings universitet och vår forskning inom områden där vi ligger i framkant. Att finnas på Wikipedia innebär att vara synlig för en stor grupp människor som aktivt söker kunskap i olika sammanhang. Uppslagsord och artiklar i Wikipedia fungerar ofta som en första referens eller kontroll av vad en person, företeelse eller information står för och har för betydelse inom till exempel ett forskningsområde. Målgrupp Personer som är intresserade av och söker efter såväl forsknings- som övergripande information om Linköpings universitet. Organisation Då Wikipedias innehåll är öppet för alla kan artiklar skapas och redigeras av enskilda enheter eller medarbetare. Visst stöd kan ges av Kommunikationsavdelningen. Medskapare Det finns relativt mycket fakta skrivet om Linköpings universitet, framförallt om studentlivet och sektionerna vid LiU. Det finns även ett flertal forskarportätt knutna till universitetet på Wikipedia.

Blogg Blogg är en webbplats som innehåller kronologiskt publicerade inlägg. Det kan handla om allt från personliga dagboksliknande inlägg till information om ett visst ämne. Syfte På LiU används bloggar av flera olika personer och grupper. Det finns ett stort antal studenter som bloggar om sin vardag i syfte att visa presumtiva studenter hur det är att plugga på LiU. Funktioner som Studenthälsan och Karriärcentrum ger tips och råd kring sina expertområden. Det finns även forskare och doktorander som använder sig av detta verktyg för att kontinuerligt berätta om sin forskning. Målgrupp Då det finns olika typer av bloggar är naturligvtis målgrupperna olika. Organisation Det innehållsmässiga ansvaret för en blogg ligger på bloggaren och den enhet bloggaren är knuten till. Kommunikationsavdelningen hjälper till i förarbetet med bloggen samt hjälper till att rent tekniskt starta kanalen och justera dess funktionalitet efter behov. De svarar även på eventuella frågor under bloggandets gång. Medskapare Naturligtvis finns det bloggare som skriver om LiU:s verksamhet utanför vår egen webb, det är dock väldigt svårt att få en bild av omfattningen. Adress: liu.se/bloggar

CHATt Chatt innebär att man skriver direktmeddelanden i textformat till varandra via nätet. Det används i en mängd olika sammanhang. Som kommunikationsmedel mellan enskilda personer eller gemensamma diskussioner. Syfte Linköpings universitet använder i många fall chatt som ett ytterligare forum för att möta befintliga och presumtiva studenter. Inför exempelvis sista ansökningsdag och kursstart finns ett ökat behov av att få svar på sina frågor och då används chatt för att få en så direkt kommunikation som möjligt. LiU:s chattar bemannas av både studenter och medarbetare beroende på syftet. Målgrupp Främst studenter och presumtiva studenter. Organisation Varje enskild enheten som är intresserad av att använda chatt ansvarar för arbetet med chatten. Kommunikationsavdelningen kan hjälpa till med tips och råd.

Förberedelser, start och underhåll Nu när du vet hur sociala medier kan användas och hur de fungerar är det dags att starta en kanal. Såhär går du tillväga: Förberedelser Diskutera Innan kanalen startat var noggrann med att förankra kanalstarten i organisationen. Se till att alla parter är införstådda med vad det innebär. Syfte och mål Ta fram syfte och mål med kanalen. Vad ska den användas till och hur? Olika kanaler har olika syften, så välj den kanal som passar bäst för målet med kanalen. Testa Pröva olika kanaler och ta del av hur de olika plattformarna fungerar innan kanalen startas. Kika på hur andra inom samma område gör. Policy Gå igenom riktlinjerna (se dokumentet Riktlinjer för sociala medier vid Linköpings universitet ) och skriv en policy anpassad efter kanalen och syftet. Anmäl Maila till liu@liu.se och tala om att kanalen ska startas.

Start Underhåll Starta kanalen Var noggrann med att fler än en person har inloggingsuppgifter till kontot och kan styra kanalen. Policy Gör det tydligt för användarna vilka syften och mål kanalen har. Publicera en policy i anslutning till kanalen (se Bilaga 1 Användning av sociala medier vid Linköpings universitet.) Var även beredd på att användarna påverkar kanalens syfte. Fyll kanalen med innehåll Det är bra att publicera innehåll i kanalen före lansering, så att den inte är tom. Lansera kanalen Fundera på vilka andra kanaler som kan användas för att skapa och sprida kännedom om den nya kanalen. Bevaka Det är viktigt att hålla koll på vad som skrivs. Som avsändare är du ansvarig för det som publiceras, det gäller både det material ni själva publicerar och sådant andra skriver. Man får ta bort reklam från kanalen och är skyldig att ta bort kommentarer som strider mot lagen. Besök kanalen regelbundet för att se vad som skrivs. Svara Finns det frågor, besvara dem! Det är snabba svar som gäller, helst inom 24 timmar från att frågan publicerades. Känner man inte till svaret på frågan, be att få återkomma eller hänvisa vidare. Nytt innehåll Uppdatera kanalen regelbundet för att hålla igång intresset. Hur ofta beror på kanalen. Twitter uppdateras när man har något att skriva, medan Facebook bör uppdateras några gånger i veckan. Uppdateringar bör ske i en jämn ström, man vill inte irritera följarna genom att lägga upp för mycket innehåll ofta. Samtidigt kan de tappa intresset om uppdateringarna kommer för sällan.

Arkivering av material Eftersom LiU är en myndighet är vi enligt lag skyldiga att arkivera inlägg från sociala medier. Poster i sociala medier räknas som allmän handling och måste kunna lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen. Glöm inte att ta en skärmdump av sidan innan du tar bort material från kanalen så att det finns sparat.

Avsluta ett konto Ibland finns behov av att avsluta ett konto i en kanal. Exempelvis om det ska användas en kortare tid, för att ett projekt läggs ner eller att syftet med kanalen inte har fungerat och kanalen är överflödig. Innan du stänger ner kontot är det viktigt att ha en plan. Nedstängningen av ett konto bör ske stegvis så att användarna har en chans att reagera. Kanske är de i behov av innehållet som är tillgängligt via kanalen och kommer sakna det. Om kontot ska stängas ner helt informera användarna i god tid och hänvisa till alternativa kanaler där de kan hitta er. Detta kan behöva göras vid upprepade tillfällen. Kom ihåg att det är viktigt att arkivera allt innehåll på kontot innan du stänger ner det. Det som postas i sociala mediekanaler blir till allmän handling och måste kunna lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen.

liu.se/insidan/kommunikationsstod