Import & export av personer i Vaka Med hjälp av Microsoft Excel kan du enkelt skapa en fil för att importera personer. Detta kan vara en stor fördel om du redan har en Excel-lista med personer som skall ingå som användare i ert passersystem, då ni slipper att mata in personerna manuellt i VAKA-mjukvaran. Prova gärna att importera ett färre antal personer först, så att ni ser hur det fungerar. RFID-lästeknik EM 4200/4102 (Elektro Marin standard) eller Mifare På den svenska marknaden för passagekontroll förekommer framför allt dessa två olika standarder, varav EM är den klart dominerande. Oavsett vilka brickor/kort man tänkt använda så är det viktigt att säkerställa att de fungerar i VAKA. Ofta finns ett ID nummer graverat på brickan, vanligen 8-10 siffror. Det är dock inte säkert att detta ID stämmer med den tolkning som VAKA läsaren gör av brickans inprogrammerade information, pga. att de flesta fabrikanter tolkar RFID chipets kod på olika sätt. Om brickor av andra fabrikat än Axema skall användas så rekommenderar vi att en s.k. bordsläsare, kopplad till USB-port på datorn, används. Kontrollera att denna är inställd att tolka brickan på samma sätt som VAKA, enklast genom att läsa in brickan i både bordsläsaren och på en VAKA läsarterminal, och jämföra siffrorna. Innehåll EM brickor i nummerföljd:... 2 Snabbguide... 3 Exportera mall från VAKA... 4 Editera i Excel... 5 Excelfilen, förklaring kolumner:... 5 Importera till Vaka... 7 Bostadsfastigheter... 8 Importera csv-fil i Excel... 9 Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 1
EM brickor i nummerföljd: Axema levererar EM brickor (eller kort) med programmerad ID kodning i nummerföljd. Tack vare nummerföljden är det mycket enkelt att lägga in en serie brickor genom att använda en kopiera/dra funktion i Excel. Du kan på detta sätt spara väldigt mycket driftsättningstid och vi får positiv respons från både installatörer och slutanvändare kring förfarandet. Kopiera/dra funktionen i Excel fungerar så här: 1. Knappa in första numret i serien, i aktuell Excel-cell (inledande nollor skall inte vara med) 2. Knappa in andra numret i serien, i cellen under 3. Markera båda cellerna med muspekaren (fig. 1) 4. Ställ muspekaren i nedre högra hörnet, tills muspekaren ändrar status (smalt + tecken) 5. Vänsterklicka och dra nedåt. Du ser att nummerserien kopieras och ökar med 1 ju längre ned du drar pekaren (fig. 2) Fig. 1 Fig. 2 På detta sätt kan du serie -kopiera 100-tals brickor på bara några sekunder, vilket givetvis ger en mycket stor tidsvinst jämfört med att knappa in alla brickor manuellt i programvaran! Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 2
Snabbguide Det är mycket användbart och enkelt att skapa en fil i Excel för att importera till VAKA. Nedanstående snabbguide passar de flesta standard VAKA-system, där EM brickor från Axema skall användas. Om Mifare eller mer avancerade inställningar önskas, se vidare i dokumentationen. Informationen som behövs är namn på användarna och ID numret på brickan (eller kortet). Börja med att markera alla celler (högerklicka) och välj formatera celler. Under fliken Tal markera Text. Fyra kolumner måste vara ifyllda för att import till VAKA skall fungera: Kolumn A: Kolumn B: Kolumn C: Kolumn H: Namn på användaren 0 (nolla) anger att EM brickor skall användas (3=Mifare). ID nr på nyckelbrickan, oftast ett 6-siffrigt * nummer som står mitt på PR-4 brickan, efter A. * Ta inte med inledande nollor, eller Personlig kod. 0 (nolla) anger att användaren är aktiv (1=spärrad) I kolumn D kan man lägga till PIN (kopplad till brickan). Om cellen lämnas tom kommer användaren uppmanas att själv välja kod vid första passagen. I kolumn G kan man lägga till Behörighetsgrupp, som då automatiskt läggs till i VAKA programmet. När du är klar är det bara att spara filen genom att klicka Arkiv och Spara som, Filformat: CSV Från VAKA programmet väljer du sedan under menyn Personer, Import. VAKA import guide öppnas, klicka på Välj fil och bläddra fram din sparade fil. Därefter är det bara att fortsätta följa guiden! Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 3
Exportera mall från VAKA Genom att först skapa en person i VAKA kan du exportera denna för att använda som mall, när du skall editera ett större antal personer i Excel. Under menyn personer väljer du Export i snabbmenyn till höger, om du vill exportera alla. Om du markerar en person innan du väljer Export så exporteras endast denna, vilken du sedan kan använda som mall till din fil för import. Skriv in filnamn och spara filen på lämpligt ställe. Den får automatiskt filändelsen.csv Din fil är nu sparad och klar att öppna från Excel. Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 4
Editera i Excel Öppna utforskaren och gå in i katalogen där du sparade filen. En filtyp enligt nedan kan du dubbelklicka på och den öppnas direkt i Excel. Om filen saknar Excel-ikonen, högerklicka på filen och välj Öppna med: Microsoft Excel Markera alla celler (högerklicka) och välj formatera celler. Under fliken Tal markera Text. Nu är det klart att editera excel-dokumentet, lägga till nya personer, brickor osv. Om slutanvändaren t ex har ett befintligt dokument med alla personer som skall fungera i VAKA systemet, så kan namnen klistras in i kolumn A. Brickornas ID-nr anges i kolumn C, etc. Om samma person ska ingå i flera behörighetsgrupper, identitetstyper etc. skall dessa avgränsas med Pipe -tecken; (använd Alt Gr + ) Excelfilen, förklaring kolumner: * Anger att kolumnen måste vara ifylld! * Namn Namn på person, måste vara unikt för varje person. Max 32 tecken. * Identitetstyp (0=em 1=kod 2=rf 3=mifare) * Identitetsid ID nr på bricka, utan inledande nollor. Unikt för varje person. PIN Personlig kod (Lämnas denna tom kommer användaren uppmanas att själv välja kod vid första passagen) Starttid Giltighetstid, från datum brickan skall gälla (lämna fält tomt om inget startdatum önskas) Sluttid Giltighetstid, t.o.m. vilket datum brickan skall gälla (tomt fält = tills vidare) Behörighetsgrupp Aktuell behörighetsgrupp för personen. Max 32 tecken. * Identitetsstatus 0=på 1=av OrgGrupp Organisationsgrupp. Denna text visas i display (A66) om porttelefon används. Telefonnr Telefon nr. till abonnent som skall ringas upp. Snabbnr Sk. kort-nummer som kan användas med B för uppringning, t ex. B001 Fritext1 Tillval. (Se användarhandbok). Fritext2 Tillval. (Se användarhandbok). Frinummer Tillval. (Se användarhandbok). Linje Metod för uppringning 0=lokal (t ex Gigaset) 1=analog 2=extern (IP-telefoni) Dörrstyrning Tillval. (Se installationshandbok). Relästyrning Tillval. (Se installationshandbok). Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 5
Nedanstående exempel är klart att importera i VAKA. Om kolumnen D (PIN) lämnas tomt måste användaren själv välja en PIN-kod första gången hen använder brickan. OBS! Om PIN inte skall användas, lägg då in en valfri 4-siffrig kod (kan vara samma) på samtliga personer. Nästa steg är att spara filen, klicka Arkiv och välj Spara som Filformat: CSV Välj Ja vid nedanstående fråga Filen är nu sparad. Om du avslutar Excel så får du en fråga om du vill spara ändringar. Klicka Nej och avsluta. Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 6
Importera till Vaka Logga in i Vaka, gå till menyn Personer och välj Import Guiden för import visas. Klicka på Välj fil. Bläddra fram till din fil, markera och öppna den. Vid ev. fel markeras person med rött och man kan göra ändringar direkt. Ange Nästa, välja Ja enligt nedan och sedan Slutför. Observera att behörighetsgrupper som skapas vid import måste editeras, med behörighet tilldörrar etc. Klart! Du har nu importerat de personer du skapade i din csv fil. Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 7
Bostadsfastigheter Till bostadsfastigheter hör vanligtvis att det handlar om väldigt många användare i VAKA-systemet. Tidsvinsten kan därför vara avgörande för en lönsam affär och man har mycket att vinna på att förbereda så mycket som möjligt inför driftsättningen av systemet. Man är här också helt beroende av riktig information från bostadsägaren/bostadsrättsföreningen. Detta görs lämpligen genom att man förbereder en Excelfil där informationen samlas in, för att sedan kompletteras och färdigställs för import till VAKA-systemet. Exempel på information som kan samlas in: Uppgift: Förklaring/exempel: Namn: Visas i porttelefonens display, i alfabetisk ordning. Max antal tecken: 32 Kolumn i CSV: I (OrgGrupp) VAKA program: Organisationsgrupp Adress: Lgh. ID: Tele nr: RFID nr: Används som behörighetsgrupp i VAKA vilken avgör från vilken port lägenheten kan bli uppringd. Här kan även behörigheten till olika dörrar, trapphus etc. bestämmas. Max antal tecken: 32 Kolumn i CSV: G (Behörighetsgrupp) VAKA program: Behörighetsgrupp Lägenhetsnummer kan användas om beröringsfria brickor skall ingå i systemet. Vanligtvis får varje lägenhet 3 st. brickor, vilka då kan namnges ex. vis till: 1201:1, 1201:2 och 1201:3 (lägenhet 1201 bricka nr 1 osv.) Axema levererar brickor som är numrerade 1, 2 och 3, alternativt med olika färger, samt i nummerföljd för enkel inmatning i Excel. Max antal tecken: 32 Kolumn i CSV: A (Namn) VAKA program: Person Numret som skall ringas upp ifrån porttelefonen, fast eller mobilt. Det kan vara en fördel att ta med riktnummer även till fasta telefonnummer. Kolumn i CSV: J (Telefonnr) VAKA program: Telefonnummer Ett unikt ID nummer för varje bricka, som finns inprogrammerat från fabrik. Ofta finns detta ID graverat på brickan. Observera att olika fabrikat på läsare tolkar ett ID på olika sätt och det gäller här att säkerställa att ID nr går att applicera i systemet. Ett alternativ är också att använda en s.k. bords-läsare vid administrations-datorn. Kolumn i CSV: C (Identitetsid) VAKA program: Bricka nr Exempel på Excel-fil för informationen: (max 32 tecken per cell) Lgh ID: Adress/ behörighets-grupp: Namn i Porttelefon display Telefon nummer: 1201 Trapphus B Andersson Calle 087223440 1221 Trapphus C Bengtsson Gullan & Nisse 081234567 Insamlad information bearbetas sedan i Excel (enligt sidan 5-6) före import till VAKA (sidan 7). Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 8
Importera csv-fil i Excel när filtypen inte är automatiskt angiven: (vanligtvis i äldre Excel versioner) Från Excel väljer du Arkiv och Nytt. Välj Tom arbetsbok. Gå in på fliken Data, välj Från text. Ändra filformat, till höger nedtill: Textfiler (eller Alla filer; *.*). Bläddra fram till din fil, dubbelklicka på den. Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 9
Välj Avgränsade fält, samt Windows (ANSI) Klicka på Nästa > Bocka endast i Semikolon, i övrigt enligt bild nedan. Klicka på Nästa. Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 10
Markera första kolumnen och välj text, samt upprepa detta på kolumnerna Identitetsid och PIN. Text måste väljas för att få med inledande 0:or när man redigerar i Excel. Välj Nästa och Slutför. Tryck OK. Nu finns allt från den exporterade filen i Excel. Redigera filen och spara. OBS! Man kan få problem med att å ä ö inte går att spara i csv-format från äldre Excel-versioner. Testa då att spara i.skv istället och importera den. Detta görs på samma sätt som ovan. Att tänka på: Personer måste ha unika namn. Är två namn lika lägg t ex #1. #2 osv bakom namnet. Även identitetsid (Brick-nr.) måste vara unikt. Om man vill importera en fil med personlig kod eller extra identiteter måste detta först väljas i Vaka under Inställningar, Kort&Kod, Tillåt användning av personlig kod (kodlängd måste stämma) samt Tillåt tilldelning av extra identiteter. Import & Export i VAKA V.3.5 Sida 11