Processbeskrivning Översyn av förvaltningsorganisationen, delegationer, administrativa processer och bolagsstruktur. Kommunchef Nicklas Bremefors har fått i uppdrag av politiken att ge förslag på ny organisation för de anställda i Ljusdals kommun. Förslaget ska presenteras för kommunstyrelsen senast i juni 2010. Målet är att ha en ny förvaltningsorganisation samt eventuella förändringar i bolagsstrukturen, delegationer och administrativa processer vid nästa mandatperiods början 1 januari 2011. Alla förändringar ska utgå från kommunfullmäktiges övergripande mål om en attraktivare kommun, och ha ett medborgarfokus. Dessutom vill politiken att organisationen ska bli mer effektiv. En översyn av bolagsstrukturen kan ge att bolag eller stiftelser skall drivas i förvaltning eller kanske det omvända där verksamheter bolagiseras. Kanske skall också de kommunala bolagen ingå i en koncernstruktur. Översynen måste också ta hänsyn till eventuella förslag till förändringar i den politiska organisationen. Styrgrupp i processen är kommunens ledningsgrupp LKL. Medlemmar i LKL kommer i sin roll som förvaltningschefer få uppdraget att leda olika processgrupper. Dessa är: 1. Administrativt stöd 2. Information och marknadsföring 3. Fastighetssamordning 4. IT-samordning 5. Färdtjänst-kollektivtrafik-skolskjuts 6. Näringslivsfrågor 7. Turismfrågor 8. Plan och byggfrågor 9. Myndighetsfunktioner 10. Barn och ungdomar i behov av särskilt stöd 11. Vuxna i behov av särskilt stöd 12. Kultur- och biblioteksverksamhet 13. Fritidsverksamhet
I arbetet ska gruppen för området: kartlägga och analysera organisationen och arbetet idag. omvärldsspana och se hur andra kommuner arbetar lämna förslag på ny organisation för området beskriva hur den nya organisationen skall arbeta beskriva konsekvenserna av förslaget Utöver processgruppernas arbete kommer utredningar (som inte kräver en processgrupp) göras på delar av de områden som framkommit i kartläggningen. Till exempel på olika enheters placering i organisationen samt olika enklare processer som behöver belysas. Medarbetare och Facklig referensgrupp Delaktighet från medarbetare är mycket viktig i en översyn av organisationen. På intranätet finns det möjlighet att lämna synpunkter, och arbetet fram till förslag ska vara så bred som möjligt. En facklig referensgrupp bör utses och kommunchefen kommer att ställa frågan till den centrala samverkansgruppen, Cesam. Ur ett arbetsmiljöperspektiv har också Ljusnanhälsan kontaktats. Aktivitetsplan 2010 J F M A M J J A S O N D Kartläggning Processgrupparbete Analys och förslag Implementering
Efter det att beslut har fattats om en ny organisation kommer implementeringsfasen att påbörjas. I denna fas kommer huvuddelen av arbetet med delegationer och administrativa processer genomföras. Den nya organisationen får sannolikt en annan struktur och därmed kommer det att påverka bemanningen. Några befattningar försvinner och nya behöver tillsättas. Det kan också komma att krävas nya rutiner och arbetssätt. Bilaga 1 Kartläggning av områden som skall belysas Här är de områden som utifrån kartläggningen bör belysas mer i arbetet med en ny förvaltningsorganisation. Områdena är uppdelade i två olika grupper. I utvecklingsområdena är det områden som berör flera förvaltningar eller förvaltningar och bolag/stiftelse. Sedan har det också i kartläggningen kommit in synpunkter på enskilda enheters placering i den nya organisationen. Utvecklingsområden Administrativt stöd centralt/lokalt Information- / marknadsföring Fastighetssamordning IT-samordning
Samordning färdtjänst-kollektivtrafik-skolskjutsar Näringslivsfrågor Turismfrågor Plan & byggfrågor Myndighetsfunktioner Barn-/ungdomar i behov av särskilt stöd Vuxna i behov av särskilt stöd Samordning av kultur- och biblioteksverksamhet Samordning av fritidsverksamhet Enheter i nya organisationen IT-enheten Kulturenheten Bibliotek Arbetsmarknadsenheten Flyktingenheten Fritidsenheten Musikskola Fritidsgårdar Gymnasieskola Vuxenutbildning Individ och familjeomsorg Bemanningsenheten Städenheten Kostenheten Bilaga 2 Processgrupper för kartläggningens utvecklingsområden. Nedanstående processgrupper har bildats utifrån de utvecklingsområden som framkommit i kartläggningen. Alla processgrupper skall ha ett övergripande angreppssätt och skall bemannas med nyckelpersoner från berörda förvaltningar, bolag, stiftelser. Ledord skall vara medborgarfokus. Gruppernas arbete skall kännetecknas av delaktighet. Processgruppernas skall lämna en första avstämning till styrgruppen den 28/2 och ett slutligt förslag i enlighet med uppdraget senast den 30 mars. 1. Processgrupp Administrativt stöd
Områdesbeskrivning: Med administrativt stöd menas den administration som idag finns centralt placerad på varje förvaltning som stöd till nämnd eller förvaltningsledning. Sekreterare, administratörer, utredare, kvalitetsresurser, assistenter, etc. Frågeställning: Hur skall vi organisera det administrativa stödet? Processledare: Karin Boström 2. Processgrupp Information och marknadsföring Områdesbeskrivning: Med information menas arbetet med den interna och externa informationsspridningen. Med marknadsföring menas reklam och varumärkesbyggande. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med information och marknadsföring? Processledare: Anna Kjellander 3. Processgrupp Fastighetssamordning Områdesbeskrivning: Med fastighetssamordning menas att se över hur våra fastigheter, både i förvaltning och i bolagsform, drivs och förvaltas. Även städenhetens tillhörighet och organisering ingår. Frågeställning: Hur skall fastigheter som ägs av kommunen direkt eller genom bolag drivas och förvaltas? Processledare: Nicklas Bremefors 4. Processgrupp IT-samordning
Områdesbeskrivning: Med IT-enhet och IT-samordning menas att se över hur IT-resurser används. Frågeställning: Hur skall våra IT-resurser samordnas? Processledare: Rickard Blank 5. Processgrupp Färdtjänst-kollektivtrafik-skolskjuts Områdesbeskrivning: De enheter som idag arbetar med dessa tre frågor. Frågeställning: Hur skall vi organisera arbetet med färdtjänst, kollektivtrafik och skolskjutsar? Processledare: Kia Pehrsdotter 6. Processgrupp Näringslivsfrågor Områdesbeskrivning: Arbetet med utveckling och stöd till det lokala näringslivet. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med näringslivsfrågor? Processledare: Nicklas Bremefors 7. Processgrupp Turismfrågor Områdesbeskrivning: Arbetet med turistinformation och turistrelaterade frågor.
Frågeställning: Hur skall kommunen organisera sig i arbetet med turismfrågor? Processledare: Lars Forslöf 8. Processgrupp Plan och byggfrågor Områdesbeskrivning: Arbetet med detaljplaner och bygglov. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med plan och byggfrågor? Processledare: Stig Olsson 9. Processgrupp Myndighetsfunktioner Områdesbeskrivning: Med myndighetsfunktioner menas den myndighetsutövning för bygg, miljö och räddning som kan rikta sig externt som internt. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet myndighetsfunktioner? Processledare: Stig Olsson 10. Processgrupp Barn och ungdomar i behov av särskilt stöd
Områdesbeskrivning: Med särskilt stöd menas där insatser behöver göras för att barn och ungdomar (0-18 år) skall klara skola och förberedas för klivet in i vuxenvärlden på bästa sätt. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med barn och ungdomar i behov av särskilt stöd? Processledare: Stefan Meuller 11. Processgrupp Vuxna i behov av särskilt stöd Områdesbeskrivning: Med särskilt stöd menas där insatser behöver göras för att vuxna (19-64 år) skall klara sin försörjning. I det yttersta fallet att gå från försörjningsstöd till arbete. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med vuxna i behov av särskilt stöd? Processledare: Marita Wikström 12. Processgrupp Kultur- och biblioteksverksamhet Områdesbeskrivning: Med kultur och biblioteksverksamhet menas den verksamhet som idag bedrivs inom kulturenheten och bibliotek samt den verksamhet som bedrivs av annan förvaltning med samma eller likartad inriktning. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med kultur- och biblioteksverksamhet? Processledare: Lotta Trosell Svender
13. Processgrupp Fritidsverksamhet Områdesbeskrivning: Med fritidsverksamhet menas den verksamhet som idag bedrivs inom fritidsenheten samt den verksamhet som bedrivs av annan förvaltning med samma eller likartad inriktning. Frågeställning: Hur skall vi organisera oss i arbetet med fritidsverksamhet? Processledare: Stig Olsson