1 (8) BESLUT 2009-04-23 Personalchefsbeslut Dnr SU 679-0650-09 Dok 2 Vem gör vad i rehabiliteringsprocessen? Prefekt 1 ) I rehabiliteringsansvaret ligger att själv eller med stöd av annan person svara för att åtgärder vidtas som underlättar en snabb återgång i arbete. Följande åtgärder åvilar prefekten; Kontakt med den sjukskrivne Senast två veckor efter första sjukdagen bör kontakt tas med den sjukskrivne för att höra hur han/hon mår och bedömning om tidpunkt för återgång i arbete. Hänvisning till företagshälsovården Om sjukdomen är allvarlig och bedöms bli längre än fyra veckor bör den sjukskrivne - om det inte bedöms som uppenbarligen obehövlig hänvisas till vår företagshälsovård Avonova. Exempel på när det inte är nödvändigt med kontakt med Avonova är t ex benbrott, infektionssjukdomar, operationer etc där sannolikheten för återgång till ordinarie arbete i full omfattning inom 3-6 månader bedöms som stor. Vid de samtal prefekt har med den sjukskrivne bör på ett tidigt stadium diskussioner föras om vilka åtgärder som kan vidtas för att underlätta en snabb återgång i arbete. Avstämningsmöte Prefekten kan på eget initiativ begära att ett s k avstämningsmöte kommer till stånd. (Se vidare nedan) Kontakt kan då tas då i första hand med Avonova eller direkt med Försäkringskassans kontaktpersoner till Stockholms universitet. Personalavdelningen kan förmedla kontakt med Försäkringskassans kontaktperson samt medverka på avstämningsmöte om önskemål finns. Anpassade arbetsuppgifter Om den anställde under de tre första månadernas sjukskrivning inte bedöms kunna återgå till eget arbete är prefekten skyldig att undersöka om det på institutionen finns andra arbetsuppgifter den sjukskrivne skulle kunna utföra. Detta arbete bör inledas så snart som möjligt om samtal med den sjukskrivne och/eller Avonova visar att återgång till eget arbete inte är möjligt under denna period. 1(8)
2 Arbetsgivaren är dock inte skyldig att tillskapa särskilda arbetsuppgifter utan arbetsuppgifterna ska finnas inom befintlig organisation. 1 ) Med prefekt avses även enhetschefer samt arbetsgivarföreträdare som har delegerats uppgiften att arbeta med rehabiliteringsfrågor. Avstämningsmöte Under de tre första månaderna av en sjukdom ska om inte det inte bedöms som uppenbarligen obehövligt (enligt definitionen ovan) - ett avstämningsmöte ske och en planering för återgång i arbete ska göras. Vid dessa avstämningsmöten medverkar den anställde och hans/hennes chef, Försäkringskassan och behandlande läkare (I normalfallet läkare från Avonova). Personalavdelningen medverkar efter önskemål från prefekten. Den anställde kan om han/hon så önskar ha med företrädare för facklig organisation, skyddsombud/-huvudskyddsombud eller anhörig. Det normala är att Försäkringskassan tar initiativ till avstämningsmöte men detta kan också initieras av Personalavdelningen, Avonova eller prefekten. Mötets syfte är att utarbeta en plan för återgång i arbete. Prefektens medverkan i fortsatta insatser Om återgång till ordinarie arbete inte kan ske inom tre månader, är arbetsgivaren skyldig under vissa förutsättningar att undersöka möjligheten till annat arbete inom hela Stockholms universitet. Prefekten har fortfarande rehabiliteringsansvaret men samverkan bör här ske med Personalavdelningen. Varje rehabiliteringsärende är unikt och det är inte möjligt att här redovisa alla de olika alternativ som kan bli aktuella. Principen är att om avstämningsmötet har resulterat i en plan för återgång i arbete så prövas denna innan ytterligare åtgärder vidtas. Om den anställde efter sex månaders sjukskrivning inte bedöms kunna återgå till något arbete vid Stockholms universitetet och förutsättningar saknas för omplacering inom universitetet är Försäkringskassan skyldig att utreda den anställdes arbetsförmåga mot alla arbeten på den reguljära arbetsmarknaden. Om Försäkringskassan i detta läge bedömer att den sjukskrivne har en arbetsförmåga på den reguljära arbetsmarknaden kan sjukpenningen komma att dras in. I detta läge kan den anställde stå utan sjukpenning och samtidigt vara oförmögen att återgå till annat arbete vid Stockholms universitet. Dessa ärenden handläggs av Personalavdelningen i nära samverkan med den anställde och berörd prefekt. 2(8)
3 Personalavdelningen Personalavdelningen har en stöd- och konsultfunktion till arbetsgivaren i rehabiliteringsprocessen - oavsett om det gäller rehabiliteringsarbetet i sig eller de eventuella arbetsrättsliga konsekvenserna. Personalavdelningen har också ett nära samarbete med Avonova och Försäkringskassan. Frågor/områden där personalavdelningen kan konsulteras eller utgör en stödfunktion till arbetsgivaren; Information om enskild anställd sjukfrånvaro, inkl korttidsfrånvaro Information om kort- och långtidssjukskrivningar Tar initiativ till avstämningsmöten med Avonova Medverkar på avstämningsmöten om önskemål finns Ger prefekt råd och stöd under hela rehabiliterinsgprocessen Förmedlar eller svarar själv för kontakt med Avonova och Försäkringskassan Genomför omplaceringsutredning Medverkar vid omplacering av anställd Stöd vid eventuella arbetsrättsliga konsekvenser under rehabiliteringsprocessen Övrigt stöd i processen som prefekten önskar Företagshälsovården Avonova är Stockholms universitets företagshälsovård. Avonova har en nyckelfunktion i rehabiliteringsarbetet och anställda ska vid sjukdomar eller ohälsa som sammanhänger med arbetet hänvisas till Avonova. Om anställd sökt annan vårdinrättning och sjukfrånvaron uppgår till 30 dagar eller mer, bör den anställde hänvisas till Avonova - om inte särskilda skäl finns. Sådana särskilda skäl kan vara att den anställde är under specialistbehandling eller under medicinsk rehabilitering. När den medicinska rehabiliteringen är avslutad och återgång i arbete ska planeras bör Avonova konsulteras för planering av arbetslivsinriktad rehabilitering. Avonova har att bedöma om initiativ ska tas till avstämningsmöten eller andra kontakter med arbetsgivare för planering av åtgärder som 3(8)
4 kan påskynda återgång i arbete. Avonova kan också ta initiativ till avstämningsmöten med Försäkringskassan om detta bedöms påskynda rehabiliteringsprocessen. Avonova ska kontinuerligt avrapportera arbetet med rehabilitering till Personalavdelningen. Försäkringskassan Försäkringskassan har det övergripande samordningsansvaret när det gäller rehabiliteringsverksamheten. Det är i första hand Försäkringskassan som kallar till avstämningsmöten och svarar för att ta fram rehabiliteringsplaner för återgång i arbete. Försäkringskassan beslutar om rehabiliteringsersättning som led i återgång i arbete och kan (del-)finansiera tekniska och andra hjälpmedel för att underlätta återgång. Medarbetaren Medarbetaren har skyldighet att medverka i sin egen rehabilitering. Detta innebär att den anställde inte utan giltigt skäl kan neka medverkan på avstämningsmöten eller att pröva andra arbeten om återgång till eget arbete inte bedöms möjligt. Konsekvensen av att inte medverka i sin egen rehabilitering kan i förlängningen bli indragen sjukpenning. Fackliga företrädare, huvudskyddsombud och skyddsombud Fackliga företrädare, inkl huvudskyddsombud/skyddsombud, har en viktig roll i rehabiliteringsprocessen. Man kan vara ett stöd för den anställde under processen, informera om lagar och regelverk och förmedla frågor och införskaffa fakta som stöd till den anställde. Facklig företrädare har också rätt att efter önskemål från medlemmen medverka i avstämningsmöte, kontakter med arbetsgivare etc. 4(8)
5 Missbruksrehabilitering Missbruksrehabilitering skiljer sig inte i något väsentligt avseende från övrig rehabilitering. Tidig upptäckt och ingripande är viktiga faktorer för framgång. I övrigt gäller i stort de rutiner och ansvar som anges ovan för rehabilitering av långtidssjukskrivna. I Stockholms universitets Alkohol- och drogpolicy klargörs ansvarsfrågor samt rutiner vid misstänkt drogmissbruk. Det är viktigt att prefekten vid misstanke om missbruk har samtal med den anställde. Personalavdelningen kan här bistå med råd och stöd. Behandling och kontroll av missbruk sker hos Avonova men vid mer omfattande missbruk samarbetar Avonova och Stockholms universitet med externa rehabiliteringsenheter som är specialiserade på detta. Särskild överenskommelse avseende behandling, omfattning, tid, medicinska kontroller, eventuellt krav på läkarintyg från första sjukdag ska upprättas mellan berörd institution och den anställde. Personalavdelningen bör kontaktas i samband med upprättande av sådan överenskommelse. Förebyggande arbete För att förebygga längre sjukskrivningar som orsakas av förhållanden i arbetet, t ex stressrelaterade sjukdomar, belastningsbesvär etc är det angeläget att anställda i ett tidigt skede får kontakt med företagshälsovården för att få stöd och hjälp att hantera sina besvär. De möjligheter som erbjuds i form av medicinsk konsultation, kontakt med psykoterapeut eller sjukgymnast kan i många fall förebygga en senare sjukskrivning. Den anställde har självfallet ett eget ansvar att ta dessa kontakter men erfarenheten visar att kontakt ofta sker först när en sjukskrivning är aktuell. Det är därför viktigt att chefer på alla nivåer informerar de anställda om både möjligheten till och vikten av att tidigt söka kontakt med Avonova om man upplever besvär som inte är av tillfällig art liksom att också vara observant på tecken hos sina medarbetare som kan indikera risk för allvarlig ohälsa. Korttidsfrånvaro Korttidsfrånvaro definieras som sjukfrånvaro sex eller fler gånger under en 12-månadersperiod. Korttidsfrånvaro är inte sällan början på en mer omfattande sjukfrånvaro och kan men behöver inte vara - en indikation på missbruk. 5(8)
6 Personalavdelningen följer regelbundet upp korttidsfrånvaron och informerar Avonova om anställda med omfattande korttidsfrånvaro. I avtal med Avonova är överenskommet att Avonova tar kontakt med berörd prefekt och informerar om möjligheten för den korttidssjukskrivne till en hälsokontroll hos företagssköterska på Avonova. När prefekten får information från Avonovas sköterska bör ett samtal med den anställde ske för att utröna orsakerna till korttidsfrånvaron. Om inte skäl talar emot ska den anställde uppmanas att uppsöka Avonova för en hälsoundersökning. De skäl som kan tala emot ett besök på Avonova är t ex att prefekten känner till att den anställde har en dokumenterad sjukdom som medför ofta återkommande korta sjukperioder eller att det vid samtalet framkommer andra skäl som gör att en hälsoundersökning f n inte är aktuell. Även i fall då prefekten känner till att den anställde har en sjukdom som medför ofta återkommande sjukperioder kan skäl finnas för hänvisning till Avonova. Ett sådant skäl är att person med kronisk sjukdom eller annan sjukdom som medför återkommande sjukskrivning kan efter framställan till Försäkringskassan medges undantag från karensdag. Avonova bistår efter läkarundersökning att ansöka om sådan befrielse. Ett annat skäl kan vara att den anställde har en dokumenterad sjukdom som medför ofta återkommande sjukskrivningar men som inte får en adekvat behandling för sina besvär/sin sjukdom. Avonova kan då bistå med remiss till specialistläkare. Arbetsgivaren har enligt gällande kollektivavtal (6 kap. 3 ALFA) rätt att begära läkarintyg från anvisad läkare från första sjukdagen, s.k. förstadagsintyg. Denna åtgärd ska övervägas vid fall av missbruk. Åtgärden kan också bli aktuell vid hög korttidsfrånvaro och då misstanke finns att andra skäl än sjukdom ligger bakom frånvaron. Kontakt ska här ske med Personalavdelningen. Personalavdelningen kan vid tveksamhet konsulteras för diskussion om lämpligt agerande. I de fall hög korttidsfrånvaro beror på eller misstänks bero på missbruk bör en rehabiliteringsutredning göras tillsammans med företagshälsovården. I dessa fall ska prefekten medverka och tillsammans med den anställde besöka företagshälsovården för samtal och planering av åtgärder för missbruksrehabilitering. 6(8)