Affärsplan som utvärderingsmodell 1
Innehåll 1. Introduktion... 2 2. Syfte och frågeställningar... 3 3. Tolkningsram... 3 4. Metod... 3 5. Resultat... 3 5.1 En affärsplan för Kista gymnasium utifrån ett treårsperspektiv... 3 Kommentar... 3 Affärsplan Kista gymnasium... 3 Styrelse... 3 Affärsidé... 4 Marknadsförutsättningar... 4 Marknadsstrategi... 6 Affärsprocessen kundkontakt och relation med företaget... 7 Produktion... 9 Ekonomisk utveckling... 9 Startstrategi... 10 5.2 En budget utifrån en optimal kvantitet elever med nuvarande resurser... 11 Kommentar... 11 Budget Kista gymnasium... 11 6. Diskussion och slutsatser... 12 6.1 Kistas framtid... 12 6.2 Affärsplanen som utvärderingsmodell... 14 Referenser... 15 Böcker... 15 Budget... 16 Internet... 16 PM... 16 1
1. Introduktion I Block 4 så skrev jag en utvecklingsplan för verksamheten utifrån de fyra perspektiven som presenteras i Nya perspektiv på organisation och ledarskap, Lee G. Bolman & Terrence E. Deal (2005). Det jag saknade i den planen var en avgörande del utifrån ett strukturellt och politiskt perspektiv, nämligen om verksamheten har det som krävs för att man skall kunna vara/bli en bärande verksamhet ekonomiskt. Mitt syfte är att testa en mall för en affärsplan inklusive budget som en utvärderingsmodell för att se om den kan tjäna som underlag för ett strukturellt och politiskt beslut. Min uppfattning är att det är ovanligt att man använder sig av den typen av verktyg/modell i den kommunala skolan. Mitt mål är att kunna presentera vad som krävs för att få en ekonomi i balans men ändå behålla nuvarande utbud. Detta skall bli ett underlag som kan användas för att utbildningsförvaltningen skall kunna ta ställning till vad som är realistiskt och vad man vill att Kista gymnasium skall innefatta för verksamhet. Men om modellen fungerar för Kista så borde man kunna applicera den på egentligen vilken skola som helst. Det jag hoppas få fram med affärsplanen som utvärderingsmodell är kärnan i verksamheten och vad den kan erbjuda och att få konkreta förutsättningar för vad som behövs för att verksamheten skall bära sig. Min erfarenhet är att man ofta i skolans värld pratar mycket runt omkring de ekonomiska förutsättningarna men att man aldrig riktigt kommer fram till vad som egentligen krävs för att ha en ekonomi i balans i kombination med den kvalité man eftersträvar. Det kan ju faktiskt vara så att man kommer fram till att det man håller på med är omöjligt att lyckas med och att man behöver omvärdera verksamheten helt. Vilket kan bli slutsatsen för Kista gymnasiums del. Om detta faller väl ut så skulle det kunna bli en modell för att förhållandevis enkelt och i stora drag testa om en verksamhet har möjlighet att bära sig, så att man inte satsar på något som man bara tror har en möjlighet att kunna vara/bli en hållbar verksamhet. Man kan ju skolutveckla hur mycket man vill men om det inte finns förutsättningar för att även ekonomin skall gå ihop så måste man ta ett beslut där man väljer att ge efter för de ekonomiska förutsättningarna eller satsa på kvalité med underskott som följd. Kortfattat så har man på Kista under två år dragit ner 18 tjänster, en rektor samt två tjänster på OH-organisationen man delar med en särskola, flyttat ur två större lokaler mer eller mindre helt, avslutat ett handelsprogram, tagit sig an inriktningen fastighet och startat vuxenutbildning. Trots dessa omfattande förändringar så når man inte en ekonomi i balans, så frågan är vad som krävs för att göra detta och vad som är realistiskt att kunna uppnå. Affärsplanen kommer att sträcka sig över ett treårsperspektiv samt en presentation av en budget utifrån en optimal kvantitet av elever utifrån nuvarande resurser. Utifrån mina uppgifter i block 3 och 4 så tycker jag detta blir en utmärkt avslutning i block 5 som skapar en röd tråd genom min utbildning. Ett lustigt sammanträffande är 2
också att jag nu lämnar Kista vilket gör att detta blir en bra del i min överlämning till min chef och min efterträdare och då även en avslutning där. 2. Syfte och frågeställningar Att testa en mall för en affärsplan inklusive budget som en utvärderingsmodell för att se om detta kan tjäna som underlag för ett strukturellt och politiskt beslut. Att genom modellen utvärdera och analysera Kistas situation och möjligheter. Fungerar en affärsplan som utvärderingsmodell för att få ett adekvat underlag för beslut? Vad är det för typ av underlag man får fram av en sådan här utvärderingsmodell? Vad blir utvärderingen och analysen av Kista utifrån affärsplanen? 3. Tolkningsram Utvärderingsmodell, målstyrning och verksamhet skola. 4. Metod Använda en mall för affärsplan inklusive budget som utvärderingsmodell. Utifrån verksamhet skola och litteratur resonera kring användningen och utfallet av en sådan här modell. 5. Resultat 5.1 En affärsplan för Kista gymnasium utifrån ett treårsperspektiv Kommentar Jag har utgått från en mall från ALMI företagspartners hemsida. Jag har tagit bort de rubriker jag inte alls använt och när det gäller de delar jag har använt så har jag behållit ledtext och ledfrågor under respektive rubrik för att man skall kunna se vad man syftat på i mallen. Ledtext och ledfrågor står i kursiv stil inom citattecken. Min strävan har varit att vara så rak och enkel som möjligt för att man skall kunna se den röda tråden, kärnan, genom planen. Affärsplan Kista gymnasium Styrelse Kommer företaget att ha en styrelse? Vilka kommer att ingå i styrelsen? Vilken kompetens, erfarenhet och vilket kontaktnät tillförs företaget genom dessa ledamöter? 3
Skolans ledning består endast av rektor. Stockholms stad gymnasieorganisation är indelat i fem gymnasieområden. Skolan ingår i ett gymnasieområde bestående av sex skolenheter ledda av en gymnasiechef, över gymnasiechefen finns gymnasiedirektör och över där förvaltningschef. För den administrativa och ekonomiska redovisningen har gymnasieområdet en administrativ chef. Affärsidé Sammanfatta i några få ord vad företagets verksamhet skall bestå i Ange vad som är företagets produkt/tjänst och vilka kundkategorier företaget skall sälja till Vad är företagets speciella styrka i konkurrensen om kunderna? (Utförligare beskrivning gör du under rubriker nedan). Exempel: Genom vårt fleråriga arbete med internationell virkesförmedling och upparbetade kontakter förmedlar vi efterfrågad volym och kvalitet till träindustrin i de Nordiska länderna. Kista gymnasium skall vara ledande i Stockholmsregionen när det gäller gymnasieutbildning för programmen Bygg- och anläggning samt VVS- och fastighet. Kista gymnasium skall dessutom ha en vuxenutbildning som erbjuder diverse inriktningar inom dessa branscher för privatpersoner, företag och arbetsmarknadsförvaltningen. Kista gymnasium skall stå för kvalité och professionalism och vara ett riktmärke för övriga skolor när det gäller kvalité på yrkesutbildning inom dessa branscher. Kista gymnasium skall vara det självklara valet för ungdomar och vuxna som vill ha en yrkesutbildning. Företagets erbjudande Om erbjudandet (produkten eller tjänsten) är mindre välkänt, t.ex. en ny teknisk lösning eller ett total- koncept av turismkaraktär, kan det krävas en utförlig beskrivning för att läsaren skall förstå. Om erbjudandet är allmänt välkänt och lätt för läsaren att förstå direkt, så räcker det att formulera erbjudandet i stycket Produkt under rubriken Marknadsstrategi längre ner. Då kan rubriken Företagets erbjudande lämnas tom. - Kompetent och behörig personal - Rymliga och ändamålsenliga lokaler med modern utrustning - Goda företagskontakter - Goda kontakter med branschorganisationer - Utbildning som leder till jobb eller vidare studier - En professionell och familjär utbildningsmiljö Marknadsförutsättningar Först och främst är marknadsförutsättningarna en fråga om kunder vilka kunder vänder sig företaget till, vilka är de kundbehov företaget skall utgå ifrån för sitt erbjudande och vilken konkurrens finns. Men marknadsförutsättningarna måste ses som dynamiska, de är inte stabila. Vilka förändringar i omvärlden kan man förutse och hur påverkar de företaget? Undersökningen av marknadsförutsättningarna och omvärldsförhållandena kan göras summarisk eller djupgående beroende på karaktären på företagssatsningen. 4
Kunder Beskriv kunderna närmare Är det speciella kategorier? Vilka köpvanor har de? Vilken köpkraft? Be- skriv de kundbehov som företaget skall tillgodose Kunderna kan vara konsumenter/privatpersoner. Finns det någon kategori av personer som på- verkar kunden? Har t.ex. tonårsbarnen stor betydelse för att föräldrarna, dina egentliga kunder, skall köpa? Kunderna kan vara företag och organisationer. Kartlägg hur kunden tar in information och hanterar beslut om köp Vilka är användare av din produkt/tjänst, inköpare, beslutsfattare? Finns det andra personer av betydelse påverkare. Som exempel kan det finnas nyckelpersoner bland politiker när man säljer till kommuner. Bedöm om möjligt försäljning per kundkategori Summan blir försäljning i resultatbudgeten. Marknad - Ungdomar och vuxna som vill ha en yrkesutbildning som leder till jobb eller vidare studier - Företag som söker arbetskraft - Företag som vill bidra till utbildning och god rekrytering - Företag som vill vidareutbilda sin personal - Arbetsmarknadsförvaltningen för uppdragsutbildningar som leder till jobb eller vidare studier Inom vilket geografiskt område eller bransch skall produkterna/tjänsterna säljas? Hur stor är mark- naden i antal kunder, mätt i volym eller i kronor? Beskriv viktiga förhållanden för branschen/marknadsområdet Har ägare eller nyckelpersoner i företaget kunskaper om branschen /marknadsområdet? Ange gärna källa till de uppgifter du skriver om branschen Kista har som mål att ha hela Stockholmsregionen som upptagningsområde. Här är en idé att fokusera på pendeltågets sträckning för att utvidga upptagningsområdet. Pendeln som passerar Helenelunds station sträcker sig från Uppsala till Södertälje vilket öppnar för möjligheter. Det man har att kämpa mot de närmsta två åren är demografin och det sviktande intresset för yrkesutbildningar och i synnerhet Bygg- och anläggningsprogrammet. Prognosen för demografin finns att se på Stockholms stads hemsida (www.statistikomstockholm.se/index.php/detaljerad-statistik) och statistik kring sökande på antagningsenhetens hemsida (www.gyantagningen.se/slutliga-antagningar.html). Marknadens förändring. Omvärldsförändringar Hur bedömer du att marknaden kommer att förändras de närmaste åren när det gäller exempelvis teknik, trender, köpbeteende, strömningar i samhället och omvärlden. Vilka 5
förändringar beroende på ändringar i lagstiftning, politiska beslut, EU-regler och liknande kan du förutse? Se du förändringarna som hot eller möjligheter för ditt företag? Ungdomskullarna kommer att öka, men det är svårt att veta hur mycket detta påverkar söktrycket på just dessa program då yrkesutbildningar har tappat andel av de sökande. Det spekuleras kring att vuxenutbildningen kommer att öka på grund av ungdomars ökande val av teoretiska utbildningar på gymnasiet. Dessa förändringar är positiva för skolan, men det gäller då att skolan har en organisation som är flexibel som möter marknadens önskemål och förväntningar, och som kan ställa om efter marknadens behov. Det största hotet är skolor bättre geografiskt placerade och/eller med likvärdig eller bättre kvalité. Så skolans utmaning är att alltid ha bäst kvalité för att kompensera en sämre geografisk placering. Konkurrens Vilka är de viktigaste konkurrenterna? Vad är deras respektive styrka och svaghet? Vilken marknadsandel har de? Identifiera och notera de viktigaste skälen till att kunderna attraheras av konkurrenterna, och gör det för var och en av de viktigaste konkurrenterna Om det inte går att peka på direkta konkurrenter hur löser kunden sitt behov/problem idag? Är det t.ex. genom att de själva utföra det arbete som du vill utföra genom att sälja en tjänst? Är ditt erbjudande kanske av ett slag som inte finns på marknaden idag? Ytterst handlar konkurrens om att konkurrera om kundernas pengar. De största utmaningarna Kista har när det gäller att rekrytera tillräckligt antal elever för att kunna bedriva den verksamhet man vill är ungdomskullarnas storlek, intresset för yrkesprogrammen och elevernas benägenhet att välja utefter närhetsprincipen alternativt centralt belägna skolor. Det finns goda exempel på att kvalité kan överbrygga den geografiska placeringen, ett bra sådant exempel är Stockholms transport- och fordonstekniska gymnasium som ingår i samma område som Kista, där man lyckas rekrytera över hela Stockholmsregionen och till och med utanför denna tacka vare god kvalité och gott rykte. Om Kista lyckas med att bygga upp sitt rykte så pass så skall konkurrenterna inte behöva vara något stort hinder för att Kista skall nå den kvantitet man behöver. Marknadsstrategi Att skapa ett konkurrenskraftigt företag bygger på att man förstår kundernas behov och värderingar. Det är oftast en rad av olika skäl en helhet i erbjudandet som skapar konkurrenskraft. Alla observationer som kunden gör av företaget, alla kontakter som sker och naturligtvis användningen av före- tagets produkter och utnyttjandet av tjänster påverkar kunden att återkomma eller vända företaget ryggen. Produkt/tjänst Beskriv din produkt, tjänst eller totalerbjudande och hur den stämmer med kundbehoven? Ange fördelar och nackdelar jämfört med konkurrenterna Kan verksamheten delas upp i tydliga produktområden? Är tekniken och kunskapen i produkten/tjänsten välka- 6
nd eller är den oprövad och unik? Skall icke färdigutvecklad teknik eller metod användas behöver detta vara tydligt. Notera om och hur produktdesign används som konkurrensfördel. - Kompetent och behörig personal - Rymliga och ändamålsenliga lokaler med modern utrustning, allt samlat på ett ställe - Erbjuder flest inriktningar under respektive program - Goda företagskontakter vilket ger goda möjligheter till bra praktikplatser och arbete efter utbildning - Goda kontakter med branschorganisationer vilket ger goda möjligheter till bra praktikplatser och arbete efter utbildning, samt borgar för god kvalité på utbildningen - Kista måste framstå som proffsig där man borgar för en kvalité som ingen annan kan erbjuda - Utsidan på skolan och geografisk placering går inte att göra något åt just nu, men det måste uppvägas med en god interiör och en proffsig framtoning, samt att kunderna (eleverna) känner sig väl omhändertagna och företagen och branschorganisationer känner sig väl bemötta Marknadsbearbetning Hur skall marknaden bearbetas? Personlig försäljning? Skyltfönster? Reklam? PR? Internet? På annat sätt? - Digitalt; Följande hemsidor: Gymnasium.se, Allastudier.se, Studentum.se. Skolans egna forum: hemsida, facebooksida, youtube, flickr. - Mässor: Gymnasiemässan, eventuellt digital mässa, mässor för vuxenutbildningen, digitala skärmar Kista, företagen i Kista företagsområde i form om erbjudande av kvällskurser, annonsering på pendeln Södertälje - Uppsala, delta i yrkestävlingar - Övrigt: mässor anordnade av grundskolor, besök av grundskolor, öppet hus, prova-pådagar, utskick till de som sökt Kista, informationsträffar på jobbtorg, Skansendagarna, stå tillsammans med företag på branschmässor Affärsprocessen kundkontakt och relation med företaget Lokaler. Läge Hur utformas lokalerna så att de är gynnsamma för mötet med kunden? Vilka faktorer i lokalutformningen är speciellt betydelsefulla? Läget är inte det optimala, ett centralt läge skulle förbättra förutsättningarna avsevärt, men vi ser just nu ingen möjlighet till flytt och måste därför göra bästa möjliga av det läge vi har. Fördelen med läget är att skolan ligger nära pendeltåget, detta borde vi trycka på mer. Lokalerna är fula utvändigt vilket vi inte kan göra något åt i nuläget. Det man kan satsa på för att lyfta intrycket av lokalerna är en ny huvudentré för att ge ett förstaintryck med 7
mer pondus och skolan ett mer sammanhållet intryck. Teorisalarna skulle man kunna måla om och byta ut möblerna, detta skulle lyfta lokalerna rejält. Image Kommer marknadsföringen att bygga på någon imageprofil? Det kan vara image som redan finns i kundgruppens medvetande eller en image som företaget planerar att skapa? Image kan vara knuten till lokaliseringen, t.ex. livsmedelsproduktion på Österlen, till någon känd person som när kläder bär en känd tennisspelares namn. Image kan också vara att medvetet bygga ett personligt varumärke, företagarens personliga stil, som skall stämma med företagsprofilen. Skolan borde satsa på ett proffsigt intryck och lägga mycket kraft på verkstäderna, arbetskläderna och utrustningen. Skolan skall så mycket som möjligt likna en arbetsplats och så lite som möjligt en skola. Vi bör visa upp att vi står nära företag och bransch genom att visa upp företagsnamn och branschorganisationer. Skolan skall framstå som ett familjärt, välordnat företag. Skolan skulle också vinna på att byta namn, ett tänkbart namn skulle kunna vara Stockholms bygg- och fastighetsskola. Immateriella skydd och speciella godkännanden Patent, varumärken, mönsterskydd, upphovsrätt, s.k. immateriella rättigheter, kan ge avgörande konkurrensfördelar. På samma sätt kan det finnas andra godkännanden, licensieringar, diplomeringar etc. som ger fördelar i konkurrensen. Det kan t.o.m. vara nödvändigt för att få bedriva vissa typer av rörelser. Kista är branschrekommenderade i byggbranschen, måleri, VVS och plåt, detta måste man fortsätta med och genomföra detta även för vuxenutbildningen och fastighet (när det blir aktuellt), och visa upp detta på skolan och i offentliga sammanhang. Kompetens och kontaktnät Har Du som företagare personliga egenskaper, kompetens, kontakter eller annat som ger speciella konkurrensfördelar? Finns det hos övriga delägare eller anställda sådana förhållanden som ger speciella konkurrensfördelar? Personal som står nära branschen med flerårig erfarenhet av yrket och med goda företagskontakter. Detta är en enorm styrka för Kista och något man borde visa upp mer och kommunicera ut mer, men även ta tillvara på det genom att få in företag mer i skolan. Starka konkurrensfördelar Vad kommer främst att ge företaget konkurrensförmåga? Är det produkten/tjänsten som är unik? Är det ditt och personalens sätt att bemöta kunden? Är det priset, marknadsbearbetningen, kontaktnätet, företagets stödaktiviteter eller något annat? Konkurrensfördelar: Personalens kompetens, lokalernas och utrustningens kvalité, kontaktytan med företag och branschorganisationer, en tydlig struktur för utbildningen, en 8
professionell framtoning, bemötandet - eleverna skall bli sedda, bekräftade och omhändertagna på ett trevligt och tydligt sätt. Skolan skall framstå som ett familjärt, välordnat företag. Produktion Verksamhet Huvudaktivitet Om verksamhetsinriktningen inte är av ett slag som är allmänt välkänd så är det bra att beskriva i stora drag hur tillverkningen eller tjänsteproduktionen bedrivs, från order till leverans/genomförande (Kallas ibland för företagets huvudprocess). För handel är det av intresse vilka leverantörer det är, hur leverans, lager, exponering, försäljning och utleverans fungerar. Om ny produktionsteknik, nya meto- der eller ny kunskap skall användas bör det beskrivas närmare. Notera om det finns speciellt starka och svaga sidor jämfört med konkurrerande verksamheter Hur blir effektiviteten, t.ex. mätt som producerat antal per timme, antal personal i administration etc. jämfört med konkurrerande företag? Resursbehov Vilka resurser behövs för att kunna bedriva produktionen, den aktivitet som beskrivits ovan, i form av utrustning, lokaler och personal. Vad behövs nu och vad behövs längre fram? Hur påverkas kapitalbehovet? Lokalbehov vad gäller yta och annat. Notera lokalhyra Finns hyresavtal?vad behöver göras för att ställa i ordning lokalerna och vad kostar det Ange huvudsakliga arbetsuppgifter och kompetenskrav för tjänsterna och heltid eller deltid. Befintliga resurser: personal och lokaler, tillräckligt för dubbelt så många elever på byggsidan och 50% fler på VVS och fastighet. Resurser som skulle behövas ytterligare för att optimera förutsättningarna: en person som enbart arbetar med APL och företagskontakter, tjänsten finns redan (men skall tas bort av ekonomiska skäl) men behöver utvecklas och en lärare för anläggning (och berg) som för tillfället är borttagen, upprustning av gemensamma ytor och teorisalar samt en ny huvudentré. Samt eventuellt någon ytterligare resurs mot kärnämnessidan vid ökade kvantiteter för att inte gruppstorlekarna skall blir alltför stora. För att kunna utnyttja resurserna till fullo så skulle Kista behöva ingå nytt arbetstidsavtal som innebär semestertjänst, då skulle man kunna möta företag, vuxenutbildning och de nya utmaningar som dagens gymnasieungdomar ställer personalen inför på än bättre sätt. Ekonomisk utveckling Budget Kommentera den bifogade budgeten Kapitalbehov och finansiering, försäljnings-budget, resultatbud- get, likviditetsbudget. Använd gärna någon av Almis budgetmallar. Hur bedömer du förutsättningarna för en god lönsamhetsutveckling? Vad talar för, vad talar emot? Kommentera finansieringsförslaget Kommentera hur företagets ekonomi måste 9
utvecklas över tiden för att det personliga behovet av lön eller ägaruttag skall kunna uppnås Gymnasiedelen: Optimalt antal elever vid antagning (ett bortfall bör förväntas under åk 1 på ca 20%): Bygg- och anläggning: 60 elever (bortfall ca 12 elever) Bygg- och anläggning/fastighet yrkesintroduktion: 20 elever (bortfall ca 5 elever) (ca 5 övergår till nationella inriktningar i åk 2) VVS- och fastighet: 30 elever (bortfall ca 5 elever) För åk 2 och 3 räknar vi ett konstant antal då bortfallet är tilltaget i åk 1 och elever försvinner men kommer också till så i slutänden ett nollspel. Vuxenutbildningen: Optimalt antal elever vid antagning (ett bortfall bör förväntas på ca 30% under korta utbildningen och 20% under långa utbildningen som inte slutför utbildningen men genomför en del utav den) Antagning augusti och januari, 20 veckors utbildningar: 15 elever per omgång Antagning oktober och april: 30-35 elever per omgång (Måleri 7 elever, Plåt 5 elever, Fastighet/vent/kyla 10 elever, Övriga 10 elever) Uppdragsutbildning arbetsmarknadsförvaltningen: två starter per år (arbetssökand+sfi), 15 elever/start med en ersättning på 75 kr/poäng blir 450 000 kr per omgång. Här borde man ha ett minimiantal om 10 elever vilket ger 300 000 kr per omgång. Validering måleri samt eventuell övrig vuxenutbildning, svårt att räkna elevantal men ca 300 000-500 000 kr i årlig intäkt. En genomsnittliga beräknad intäkt skulle bli ca 3 250 000 kr för vuxenutbildningen. Detta är då ett genomsnitt av sämsta tänkbara resultat och bästa tänkbara utifrån siffrorna ovan. Startstrategi Beskriv om du har en speciell startstrategi Gör du t.ex. satsningen i olika steg? Kapitalbehovet i företagsstarten kan vara något som påverkar startstrategin, du gör kanske inte alla investeringar och marknadssatsningar på en gång. Det personliga inkomstbehovet och om det finns en egen ekonomiska buffert, t.ex. andra inkomster i familjen, är viktiga faktorer för hur företagsstarten skall genomföras. För någon kan det vara fråga om att vänta med att ta ut lön, kanske ha en deltidsanställning på annat håll samtidigt, stöd från arbetsförmedling etc. En avgörande faktor vid företagsstarten kan också vara att först ordna en basbeläggning, d.v.s. det finns uppdrag/order redan från start. Om budget läggs utifrån ovanstående satsningar på personal och lokaler, så innebär detta troligtvis att skolan går med underskott innevarande år (2013) och 2014 på grund av för få elever, men därefter skall skolan ha lyckats öka volymerna på gymnasium och vux såpass att man kan redovisa ett nollresultat 2015. Och från och med 2016 skall skolan kunna börja visa plusresultat och börja närma sig optimal kvantitet enligt ovan. 10
Förvaltningens insats: Satsa på upprustning av interiören, samt eventuellt ny entré. Ha överseende med underskott 2013 och 2014 för att möjliggöra upprätthållandet av samtliga inriktningar och satsningar på kvalité i utbildningen. Byta skolans namn till förslagsvis Stockholms bygg- och fastighetsskola. Skolans insats: Fortsatt arbete med att bygga upp tydliga strukturer för att höja och säkerställa kvalitén i utbildningarna. Arbeta för att stärka skolans varumärke som ett välordnat, familjärt företag. Ingå nytt arbetstidsavtal som innebär semestertjänst för att kunna möta företag, vuxenutbildning och de nya utmaningar som dagens gymnasieungdomar ställer personalen inför. 5.2 En budget utifrån en optimal kvantitet elever med nuvarande resurser Kommentar Försäljning som är intäkt utifrån antal elever på gymnasiet och genomförda poäng på vuxenutbildningen är beräknad utifrån de siffror jag angett i affärsplanen inklusive förväntat bortfall. Verksamhetspengarna har jag på bygg ökat från 800 000 kr till 1 500 000 kr för att täcka in elevökningen och på VVS har jag gjort motsvarande med en ökning från 300 000 kr till 600 000 kr i jämförelse med budget 2013. När det gäller löner så är kostnaden utifrån samma antal tjänster som 2013 då det finns så pass mycket outnyttjad resurs så att det skall täcka elevökningen. Kostnaden för OH har jag endast ökat från 7 685 000 kr till 8 000 000 kr då det är personalkostnader för neddragningar som skall dras bort från budget 2013 men då jag räknar med att det kan tillkomma ökade kostnader för mat och IT bland annat, så ökningen skall inte behöva bli högre än så. Budget Kista gymnasium 11
4 A. Försäljningsbudget Företag: Kista gymnasium Belopp exkl. moms Ange v ad budgeten av ser, t.ex. År 1 och år 2: Försäljning 1 Bygg och yrkesintro + 15 062 000 Varu-, och materielkostnader 1 Verksamhetspengar - 1 500 000 10% Kostnader för tjänster 1 Löner - 9 325 000 62% Bruttovinst 1 = 4 237 000 28% Försäljning 2 VVS och fastighet + 5 338 000 Varu-, och materielkostnader 2 Verksamhetspengar - 600 000 11% Kostnader för tjänster 2 Löner - 2 461 000 46% Bruttovinst 2 = 2 277 000 43% Försäljning 3 Vux + 3 250 000 Varu-, och materielkostnader 3-0% Kostnader för tjänster 3-0% Bruttovinst 3 = 3 250 000 100% Försäljning 4 + Varu-, och materielkostnader 4 OH, sammanlagd kostnad - 8 000 000 0% Kostnader för tjänster 4-0% Bruttovinst 4 = -8 000 000 Summa försäljning + 23 650 000 Summa varu-, och materielkostnader - 10 100 000 43% Summa kostnader för tjänster - 11 786 000 50% Del av mall hämtad den 12 augusti 2013 från hemsidan för ALMI företagspartner, www.almi.se/kunskapsbank/dokument-mallar-och-verktyg/resultat---och-likviditetsplan Summa bruttovinst = 1 764 000 7% 6. Diskussion och slutsatser 6.1 Kistas framtid Elevantalet är en springande punkt för Kistas framtid, det är kvantiteten som avgör vilket utbud man kan erbjuda. Just nu har man ett för stort utbud i förhållande till elevantal, och får man inte upp kvantiteten så är det omöjligt att få skolan att gå ihop ekonomiskt om man inte vill tumma på kvalitén. Affärsplanen och budgeten här bygger på en optimal kvantitet utifrån nuvarande resurser. En kvantitet som inte alls är omöjlig på något sätt, men det kommer krävas tålamod från förvaltningen tills man är där. Så en förutsättning är att man från förvaltningens sida accepterar att Kista går med förlust innevarande år och ytterligare ett år för att man skall kunna behålla sitt utbud. Men det är självklart ingen garanti för att man når dessa kvantiteter. 12
Om förvaltningen inte har detta tålamod utan kräver att man skall gå ihop ekonomiskt omedelbart, eller om man anser att det inte går att nå önskvärd kvantitet så är enda alternativet som jag ser det att dra ner på utbudet. Och då finns det några olika alternativ att välja mellan, alternativ som kan vara tillräckliga var och en för sig men som man självklart också kan kombinera. Måleri: Ta bort valideringen, kör gymnasium och vuxenutbildning parallellt med endast en lärare istället för två. Plåt och måleri: ett mer dramatiskt alternativ och det är att ta bort måleri och/eller plåt helt. VVS och fastighet: Nöja sig med intag av endast 15 elever, ta bort en lärare. Då har man en lärare för VVS och en för fastighet, eller att släppa fastighet för ungdomar och köpa in det som behövs för de vuxna och för vissa moment för VVSungdomarna om det behövs. Kan dock ändå bli en hel tjänst om vuxenutbildningen går bra. Eventuellt kan man behöva stöttning när det gäller arbetet kring praktikplatser. Husbyggnad/anläggning: Ta bort anläggning och bara köra inriktningarna under Husbyggnad, likrikta de två första åren för att med hjälp av praktikplatser rikta eleverna i åk 3. Med ett elevantal om 30 elever, som det är nu, så klarar man sig då på två lärare, istället för fyra som det är nu inklusive anläggningslärare. Eventuellt kan man behöva stöttning när det gäller praktikplatser. Vuxenutbildning: två tjänster, som även arbetar med stöttning för övriga kring praktikplatser. Och så köper man till resurs när och om det behövs. Detta är ett vägval för förvaltningen där det handlar om att man som förvaltning och stad måste bestämma vad man vill upprätthålla och stå för när det gäller dessa två program, för om man väljer att ta bort inriktningar så är det mycket svårt att ta sig an dem igen, dels ur marknadsföringssynpunkt men också när det gäller kompetens. Kista gymnasium sitter på en kompetens i sina yrkeslärare som är oerhört svår att få tag på. Man kan också fundera över vad Kista skulle kunna tänkas göra mer, kan man ta sig an någon annan typ av utbildning eller finns det annat man kan tänkas göra? Det har funnits tankar på at flytta elprogrammet till Kista, kan det vara räddningen? Eller skall mantumma på kvalitén som många andra skolor genom att ha färre yrkeslärare, en bredare utbildning och rikta praktikplatserna och använda dessa för att genomföra olika inriktningar och ha mindre riktad utbildning på skolan, detta skulle kunna vara genomförbart till exempel genom att ha eleverna mer i skolan i årskurs 2 och öka praktiktiden i årskurs 3. Alternativen handlar som synes om att ta bort saker, och då kan man hävda att även intäkter försvinner, men tanken bakom är att de minskade kostnaderna överstiger bortfallet av intäkt och därmed sparar man genom åtgärderna. 13
Det man skulle kunna gå vidare med och fördjupa sig i är till exempel en omfattande marknadsundersökning där man tar reda på mer kring Kista förutsättningar utifrån konkurrenter och den geografiska placeringen. Man skulle också kunna fördjupa sig mer i budgeten för att hitta det absoluta nolläget där intäkt minus kostnad blir noll. Just det här att hitta en optimering för volym, kostnad och kvalité är intressant, något jag skall gå vidare med i min nya tjänst där jag arbetar som verksamhetschef för grundskolor och förskolor och där pengar fördelas på ett annat sätt. Skall till exempel en rektor på en grundskola behöva jobba med ekonomin överhuvudtaget då man egentligen inte kan påverka intäkterna i någon större utsträckning, kanske man istället skall hitta det optimala läget utifrån schabloner kring antal personal, volym av elever och övriga kostnader då egentligen ekonomin är förhållandevis statisk. De ekonomiska beslut som verkligen påverkar tas ju ändå på en högre nivå i förvaltningen. 6.2 Affärsplanen som utvärderingsmodell Det som slår mig när jag håller på med affärsplanen är att den är att likställa med en SWOT-analys. Som jag ser det så har man tagit SWOT-analysen och brutit ner den i underrubriker. För kärnan i det man får fram i affärsplanen är styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Till detta lägger man då en budgetplan för att även klä det hela i siffror. Resultatet är att jag får fram dels de kvalitativa sidorna i form av styrkor och möjligheter och dels de kvantitativa förutsättningarna i form av ekonomin. Om det kvalitativa och det kvantitativa överensstämmer så blir beslutet självklart enklare, men som i det här fallet där skolan har väldigt positiva kvalitativa förutsättningar men där kvantiteten inte är tillräcklig för en ekonomi i balans så hamnar man i ett val mellan kvalité och ekonomi, och ett val mellan kortsiktiga beslut eller långsiktiga med en förhoppning om ökad kvantitet. Ett annat perspektiv man också kan lägga till är stadens värdegrund, vad skall man ha för minsta åtagande när det gäller att kunna erbjuda sina medborgare utbildning, vilket ansvar skall man ta för att upprätthålla program och inriktningar, vad är man beredd att betala för att upprätthålla en viss kvalité och ett visst utbud? Har vi rätt utgångspunkt när vi låter kvantiteten avgöra kvalité, utbud och tillgänglighet eller borde vi vända på det och utgå från kvalité och låta kvantitet komma i andra hand? Och behöver det nödvändigtvis bli dyrare? Och kanske att den eventuella ökade kostnaden vägs upp av vinster på annat sätt? En del av dessa frågeställningar tar sig Jonas Vlachos an i sin artikel för Ekonomisk debatt (nr 4 2012). Där delar han upp huvudmännen för skolor i tre kategorier, de med ett vinstperspektiv som utgångspunkt, de med ett kvalitativt perspektiv som utgångspunkt och de kommunala. Och det faktum att han sätter de kommunala i en egen kategori visar väl på den otydlighet kommuner generellt har kring vad de prioriterar alternativt utgår ifrån, eller kanske att de kläms mellan det större ansvar de i slutändan har för att tillgodose medborgarna med utbildning och en ekonomi i balans. Vlachos diskuterar också möjligheten att låta kvalité styra ersättningen till skolorna, och pekar då på frågor som vad är kvalité, hur mäter vi den, och utifrån vilken kvalité väljer barn, ungdomar och föräldrar? Han tar också upp frågeställningar kring svårigheten med styrningen av skolan 14
där man å ena sidan har önskan om kvalité men där man också har en ekonomisk verklighet och en konkurrensutsatthet. Så affärsplanen som utvärderingsmodell sätter fingret på dilemmat kvalité i förhållande till kvantitet, det vill säga ekonomi. Vad skall man ha som utgångspunkt för en skola? Och om en skola eller en hel kommun sätter normen för vad man anser vara god kvalité och betalar priset för det, behöver det nödvändigtvis bli så mycket dyrare än att utgå från kvantitet när kvalitén skapas? Självklart kan man inte frångå kvantiteten utan det handlar bara om vad man har som utgångspunkt och vad som styr vad. Skolan är målstyrd, men vad är målet, ekonomin eller kvalitén? Eller som Hans-Åka Sherp, m fl, inleder texten Styrning och ledning utifrån ett lärande organisationsperspektiv: Styrning och skolutveckling Rubriken innehåller såväl begreppen styrning som utveckling och indikerar att det finns ett samband mellan skolutveckling och sättet att styra. För att den politiska styrningen ska bidra till utveckling behöver den vara levande i utvecklingsprocessen på skolan. Förståelsen av skolutvecklingsprocessen får därmed stor betydelse för utformningen av styrningen. Med skolutveckling avses förändringar som sker på enskilda skolenheter och omfattar hela eller större delar av skolans verksamhet. Skolutveckling innebär att medvetna och kunskapsbaserade förändringar införlivas i den enskilda skolans skolkultur och blir en naturlig del i vardagsrutinerna. Insatser från olika håll kan bidra till skolutveckling genom att skapa förutsättningar för, stimulera till, anmoda till och/eller skapa nödvändighet av skolutveckling. Det kan ske genom enskilda lärares eller lärargruppers insatser, genom att elever och föräldrar utmanar gällande verksamhetsformer eller genom initiativ från samhället och politiker. Att få en så hög kvalitet som möjligt i elevernas lärmiljö och lärprocessen utgör huvudfokus vid skolutveckling. Referenser Böcker Karlsson Vestman, O., & Andersson, I., M. (2007). Pedagogisk utvärdering som styrning - En historia från präster till Pisa. Stockholm: Skolverket. www.skolverket.se/publikationer Lee G. Bolman & Terrence E. Deal (2005) Nya perspektiv på organisation och ledarskap. Studentlitteratur 15
Budget Jenny Lindström, Budget Kista gymnasium 2013. Kista gymnasium. Internet ALMI företagspartner, Budgetmall första skiss. Hämtad 12 augusti 2013. www.almi.se/kunskapsbank/dokument-mallar-och-verktyg/resultat---och-likviditetsplan ALMI företagspartner, Affärsplan fördjupat arbete_formulär. Hämtad 12 augusti 2013. www.almi.se/kunskapsbank/dokument-mallar-och-verktyg/affarsplan Entreprenörcentrum, SWOT-analys för företaget. Hämtad 12 augusti 2013. www.entreprenorcentrum.se/vasterbotten/default.asp? path=32008,32013,32345,32475&pageid=49244 Gymnasieantagningen Stockholm, www.gyantagningen.se/slutliga-antagningar.html Scherp, Egonsson och Sjöberg, Styrning och ledning utifrån ett lärande organisationsperspektiv. Hämtad 12 augusti 2013. http://www.pbs.kau.se/politisk_styrning/styrning_och_ledning.pdf Stockholms lokaltrafik, www.sl.se Stockholms stad, www.statistikomstockholm.se/index.php/detaljerad-statistik Vlachos Jonas, Är vinst och konkurrens en bra modell för skolan? Hämtad 12 augusti 2013. http://www2.ne.su.se/ed/pdf/40-4-jv.pdf PM Kenny Fredholm (2013) Utvecklingsplan för verksamheten och mitt skolledarskap. Block 4 rektorsutbildningen. 16