Förfrågningsunderlag Eget val i hemtjänsten Version 2010:1

Handläggare Direkt telefon Vår beteckning Er beteckning Datum Magnus Gruvberger 303940 ÄN 2009.159.730 2010-12-27 Förfrågningsunderlag Eget val i hemtjänsten Version 2010:1 Karlskrona kommun inbjuder intresserade att inkomma med ansökan avseende utförande av hemtjänstinsatser inom kategorierna omvårdnad, service samt städ och tvätt i ordinärt boende. Upphandlingen benämns Eget val i hemtjänsten. Avtalsperiod Sex år från avtalsstart. Se tidsplan, kapitel 4, detta dokument Upphandlingsform Enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) Volym De biståndsbeslut som omfattas uppgår till totalt ca 550 000 timmar/år. Observera att tecknande av avtal inte innebär någon garanti om viss volym. Ansvarig upphandlare Magnus Gruvberger magnus.gruvberger@karlskrona.se 0455-30 39 40 Ansökan om deltagande i valfrihetssystemet skickas till Karlskrona kommun Äldreförvaltningen 371 83 Karlskrona Ansökan senast äldreförvaltningen tillhanda: Se punkt 3.4 i detta dokument Ansökans giltighetstid Ansökan kan återtas intill dess att avtal tecknats. Äldreförvaltningen Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress 371 83 Karlskrona Östra Hamngatan 7 B 0455-30 30 00 vx 0455-30 30 34 aldreforvaltningen@karlskrona.se

Förfrågningsunderlaget utgörs av följande: Förfrågningsunderlag (detta dokument) Bilaga 1: Ansökningsformulär Bilaga 2: Kommersiella villkor (grund för avtalsformulering) Bilaga 3: Särskilda krav på utförare Bilaga 4: Karta Bilaga 5: Äldrenämndens inriktningsmål, 2008-06-25 Bilaga 6: Äldrenämndens effektmål 2009 Bilaga 7: Äldrenämndens kvalitetspolicy, 2009-04-15 Bilaga 8: Äldrenämndens kvalitetsdeklaration, 2009-02-11 Bilaga 9: Mål och riktlinjer för ledsagning enligt socialtjänstlagen, 2009-03-27 Bilaga 10: Regler och riktlinjer för avlösarservice, 2003-01-31 Bilaga 11: Riktlinjer för social aktivering, 2009-03-27 Bilaga 12: Riktlinjer städning och tvätt/klädvård inom hemtjänsten, 2006-05-04 Bilaga 13: Kvalitetshandbok, Kost- och nutrition inom äldreförvaltningen i Karlskrona kommun, Äldrenämnden, 2006-05-31 Bilaga 14: Riktlinjer Kontaktpersonal, Äldrenämnden 2010-11-23 Bilaga 15: Riktlinjer och rutiner för Lokal avvikelsehantering och riskanalys inom vård och omsorg, Hemtjänst, 2008-01-08 Bilaga 16: Policy klagomåls- och synpunktshantering, 2007-03-15 Bilaga 17: Sekretess, gåvor, testamenten och hantering av privata medel, 2009-02-11 Bilaga 18: Regler och riktlinjer angående legitimation, 2006-03-29 Bilaga 19: Teoretisk kompetens inom äldreomsorgen i Karlskrona kommun, 2007-12-14 Bilaga 20: Plan för etnisk mångfald 2007-2009, 2007-10-31 Bilaga 21: SOSFS 2006:11

1. Beskrivning av beställaren Upphandlingen genomförs av Karlskrona kommun, äldreförvaltningen. För mer information om Karlskrona kommun hänvisas till kommunens hemsida www.karlskrona.se Äldreförvaltningens kontaktpersoner: Eva Herbertson, utvecklingschef Magnus Gruvberger, verksamhetsanalytiker eva.herbertson@karlskrona.se magnus.gruvberger@karlskrona.se 2. Beskrivning av tjänsterna 2.1 Upphandlingen/valfrihetssystemets innebörd Upphandlingen/valfrihetssystemet Eget val i hemtjänsten avser utförande av biståndsbedömda hemtjänstinsatser till brukare i ordinärt boende. Valfrihetssystemet infördes 2008-11-01 varvid totalt tre privata utförare godkänts för att, jämte kommunens egenregiverksamhet, utföra biståndsbedömda insatser. Valfrihetssystemet syftar till att ge den enskilde brukaren inflytande och valfrihet över vem som utför biståndsbedömda insatser inom hemtjänsten. Valfrihetssystemet innebär att den enskilde brukaren ges rätt att efter biståndsbeslut välja utförare av det beviljade biståndet. En viktig grundförutsättning i valfrihetssystemet är att den enskilde brukarens krav på och behov av trygghet beaktas till fullo. Antalet biståndsbedömda timmar som omfattas av valfrihetssystemet uppgår till ca 600 000 per år varav ca 50 000 timmar utgörs av städ och tvätt. Det totala antalet brukare uppgår i genomsnitt till ca 900-950. Kommunens myndighetskontor vid äldreförvaltning respektive handikappförvaltning utreder den enskilde brukarens behov av insatser och fattar beslut om biståndets inriktning och omfattning. Insatserna indelas i tre kategorier: Omvårdnad, Service respektive Städ och tvätt. Kommunen beslutar om verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Utförare åtar sig genom avtal uppgiften att tillhandahålla/verkställa det bistånd som den enskilde brukaren beviljas. Genom avtal förbinder sig utförare också på vilket sätt som biståndet ska förmedlas på till brukaren. Utförarens åtagande är att uppnå de mål och täcka de behov som anges i biståndsbeslutet samt i enlighet med de mål, inriktningar, riktlinjer som kommunen anvisar för utförandet. Uppdragen skall alltid utföras i samråd med brukaren. Utföraren har möjlighet att kostnadsfritt konsultera Kommunens demenssjuksköterska, psykiatrisjuksköterska och medicinskt ansvarig sjuksköterska.

Verksamheten står under tillsyn av länsstyrelsen enligt 13 kap. socialtjänstlagen. 2.2 Övergripande förhållningssätt - värdegrund I Karlskrona kommun skall alla kunna åldras i trygghet och med värdighet. Här kan de äldre känna att de blir individuellt behandlade och att de själva kan påverka sin egen situation och skapa en god livskvalitet. Äldre personer skall om möjligt kunna bo kvar i sin bostad och invanda livsmiljö till livets slut. Detta förutsätter en väl utbyggd och flexibel service och omvårdnad samt en nära samverkan med den hälso- och sjukvård som den enskilde nyttjar. Karlskrona kommuns äldreomsorg skall präglas av helhetssyn mångfald- och flexibilitet engagemang och ansvarstagande närhet bemötande med respekt och empati resurser efter behov kvalitetstänkande Äldrenämnden har antagit en gemensam värdegrund för Äldreomsorgen i Karlskrona kommun. Denna utgår ifrån mötet och samspelet mellan människor. Det handlar om människosyn. Varje människa är unik Alla människor har lika värde utifrån sin egen person och inte utifrån sina funktioner, religion, etnisk tillhörighet, ålder eller kön. Varje möte är unikt Mötet och samspelet mellan människor ska präglas av respekt, värme och lyhördhet. Varje uppdrag är viktigt Alla uppdrag, utifrån situationen, ska utföras på bästa sätt. Vi lyckas genom samarbete Vi delar med oss. Vi lär av varandra. Vi är prestigelösa. Alla har vi, enskilt och gemensamt, ansvar hela vägen. Värdegrunden är fastställd av äldrenämnden och skall prägla all verksamhet som utförs inom äldrenämndens ansvarsområde.

2.3 Begrepp / definitioner I detta förfrågningsunderlag förekommer vissa begrepp och benämningar som här definieras: Kommunen Ansvarig enligt Socialtjänstlagen (SoL) för att hemtjänst tillhandahålls, d v s myndigheten. Likaså upphandlande enhet/beställare av tjänsterna. Myndighetskontor Kommunens/myndighetens organ för beslutsfattande. Beslut fattas på delegation av äldrenämnden. Brukare Den enskilde person som får bistånd beviljat. Utförare Den organisation som ansvarar för utförandet av de biståndsbedömda insatserna Bistånd Beslut enligt SoL som syftar till att bistå den enskilde att uppnå skälig levnadsnivå. Bistånd kan bestå av flera insatser. Biståndsbeslut Beslut av myndigheten, i de allra flesta fall fattat på delegation av biståndshandläggare, om en eller flera insatser. Insats Innehållet i det bistånd som ges till brukaren 2.4 Myndighetsutövning biståndsbeslut Samtliga här aktuella omvårdnads-, service- samt städ och tvättinsatser beviljas genom biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen. Besluten fattas av biståndshandläggare vid Kommunens myndighetskontor på delegation av äldrenämnden. Den enskilde brukaren har alltid rätt att överklaga ett beslut och därmed få en förnyad prövning. Kommunen är ytterst ansvarig för att de biståndsbedömda insatserna utförs enligt gällande lagstiftning. Den beviljade hjälpens innehåll, dess omfattning och varaktighet ska framgå av beslutet. 2.5 Tjänster 2.5.1 Översikt insatser Brukarens möjligheter att välja utförare omfattar bistånd enligt socialtjänstlagen (SoL). Insatserna är indelade i tre kategorier; Omvårdnad, Service samt Städ och tvätt (se nedan) för vilka brukaren kan välja olika eller samma utförare. Insatserna enligt nedan ska inte ses som en fullständig förteckning utan syftar till att exemplifiera inriktningen och omfattningen av de tre kategorierna. Insatser kan förändras över tiden genom att insatser tillkommer eller utgår. Benämningarna överensstämmer inte till fullo med de benämningar av insatser som tillämpas i biståndsbesluten.

Omvårdnad (SoL) Service Städ och Tvätt Avlösning i hemmet Ledsagning Städ Personlig hygien Ärenden Tvätt Toalettbesök - post, bank Uppstigning/Läggning - apotek På/ avklädning Planering samt Bäddning beställning dagligvaror Tillredning av måltid Ved och vatten Matning Sophantering Hjälp vid måltid Matdistribution till Tillsyn brukare utan Diskning omvårdnadsinsatser Social aktivering vid huvudmåltid Tidningsläsning Telefonkontakt Ledsagning Trygghetslarm (Endast dagtid kl.07.00-21.00) Matdistribution till brukare med omvårdnadsinsatser vid huvudmåltid Egenvård Vård i livets slut (vak) (Hälso- och sjukvård per delegation) Förutom att utföra de direkta biståndsbedömda insatserna innebär uppdraget ett ansvar att ha en mängd olika kontakter med anhöriga/närstående, myndigheter, hälso- och sjukvården, organisationer m.fl. runt brukaren. Allt i syfte att medverka till att skapa bästa möjliga helhetssituation för brukaren. Utförare måste organisera och i erforderlig omfattning också dimensionera sin verksamhet för att fullt ut kunna upprätthålla dessa typer av yrkesmässiga relationer. Uppdraget omfattar utförande av insatser mellan kl. 07.00 och 22.00 förutom där avvikelse särskilt anges. Nattetid utförs insatser av nattpatruller inom kommunens hemtjänstorganisation. Detta förutsätter en god samverkan mellan kommunen som utförare och privata utförare. 2.5.2 Förklaring/Specificering av vissa insatser Ledsagning är en insats för den enskilde som inte på egen hand kan ta sig till olika aktiviteter utanför hemmet. Ledsagarservicen är till för ex. fritidsaktiviteter, kulturaktiviteter.

Ledsagaren skall fungera som en assistent och kunna hjälpa till med förflyttningar och omvårdnad under utfärden/aktiviteten. Se bilaga 9. Avlösning i hemmet: Syftet med avlösning i hemmet är att den anhörige tillfälligt ska kunna lämna sitt vårduppdrag för egen social rekreation och för att vidmakthålla eller återupprätta ett eget liv. Se bilaga 10. Egenvård innebär att den enskilde brukaren själv känner igen och vet hur denne kan behandla lindriga sjukdomar och skador. Det innebär också att den enskilde brukaren känner till egenvårdens begränsningar och vet vart man vänder sig när hjälp behöver sökas. Läkare avgör om en sjukdom/skada ska betraktas som egenvård. Utförare inom insatsategorin Omvårdnad ska bistå den enskilde brukaren med egenvård. Hälso- och sjukvårdsinsatser på delegation (hemsjukvård): För närvarande utför Kommunen hälso- och sjukvårdsinsatser per delegation åt Landstinget Blekinge. Utföraren ska kunna ta emot motsvarande delegation. Huvudmannaskap vad avser hemsjukvård är under utredning varför förhållandena kan komma att ändras under avtalsperioden. Social aktivering är till för den som behöver stöd/förebygga bortfall av viktiga sociala, psykiska och fysiska funktioner. Social aktivering kan beviljas som bistånd om det inte kan tillgodoses på annat sätt, t.ex. genom frivilligorganisationer. Social aktivering kan utföras såväl inomhus som utomhus och t.ex. utgör av promenad inköp (ej veckohandel), tidningsläsning, social samvaro. Matdistribution beviljas de brukare som inte själva kan laga sin mat. Maten tillagas i kommunens kök och avser middagsmålet. Kommunens Servceförvaltning ansvarar för leverans av matlådor från produktionsköken till avlämningsställen där Utförare hämtar matlådorna. Utförare ansvarar för distributionen av matlådorna från avlämningsstället till respektive brukare. Utförare ansvarar för brukarens beställning av mat till produktionsköket. Kommunen anvisar aktuellt produktionskök för respektive brukares beställning. Städning Uppdraget omfattar utförande av serviceinsatserna städning samt tvätt-klädvård till brukare. Beslutet om insatserna, dess inriktning och omfattning tas av Äldreförvaltningens biståndshandläggare. Se bilaga 12. 2.6 Ansökans omfattning Ansökan kan lämnas på att utföra hemtjänst inom ett, två eller alla tre områden enligt punkt 2.3.1 ovan. Utförare som åtar sig att utföra biståndsinsatser inom ett eller flera av dessa områden måste tillhandahålla alla de typer av insatser som ingår i området. Det är således inte möjligt för utförare att begränsa vilka insatser som ska ingå i det som tillhandahålls. Ansökans omfattning skall anges i bilaga 1.

Ansökan kan omfatta kommunens geografiska yta som helhet eller valfri geografisk del/delar av kommunen. Av ansökan skall det tydligt framgå vilken/vilka kommundelar anbudet avser. Anbudets geografiska omfattning skall anges i bilaga 1. Det finns inga begränsningar av antalet utförare som Kommunen kan komma att teckna avtal med vare sig per kategorier vad avser insatser eller per geografiskt område. Ansökan som innehåller några förbehåll t.ex. vad avser antalet utförare som Kommunen tecknar eller har för avsikt att teckna avtal med accepteras ej. 2.7 Utförandet i kommunens regi Hemtjänst som utförs i kommunens regi finns som ett alternativ att välja för brukarna inom samtliga biståndsbedömda insatser och geografiskt sett till hela kommunen. De förutsättningar och krav som gäller för utförandet av insatserna, och regleras i avtal mellan kommunen och privata utförare, gäller i allt väsentligt även kommunens egenregiverksamhet. Detta gäller t.ex. krav på kvalitet, tillgänglighet, rapportering och uppföljning, kompetens m.m. liksom modeller och nivåer vad avser ersättning/anslagstilldelning. 2.8 Brukarens val av utförare Myndighetskontorens biståndshandläggare skall alltid informera brukaren om möjligheterna att välja utförare samt lämna en aktuell förteckning över godkända utförare som brukaren kan välja mellan. Principen är att brukaren alltid skall välja utförare av de insatser som biståndsbeslutet omfattar. Brukaren kan välja skilda utförare för de olika kategorierna insatser; Omvårdnad, Service samt Städ och tvätt. Brukaren, eller dennes företrädare, ombesörjer själv valet av utförare och meddelar myndighetskontorets biståndshandläggare detta. Myndighetskontorets biståndshandläggare skall vara behjälpliga om det uppstår frågor. Om den enskilde brukaren (själv genom sin företrädare) inte kan eller vill välja utförare anvisas kommunens egenregiverksamhet som utförare av de biståndsbedömda insatserna. Efter att brukaren valt utförare gör myndighetskontorets biståndshandläggare en skriftlig beställning till aktuell utförare. Biståndsbeslutet ligger till grund för beställningen till utföraren. Beställningen grundas på de data som registrerats, vilka insatser som skall utföras, den enskildes förmåga, hälsotillstånd, tidsåtgång, samt för vissa insatser periodicitet. Skriftlig beställning skall verkställas enligt rutin för verkställighetsprocess. Den enskilde brukaren kan när som helst välja att byta utförare. Byte av utförare sker, om inte annat särskilt överenskommes, 30 dagar från det att brukarens önskemål om byte har anmälts till myndighetskontoret. Brukarens byte av utförare administreras av biståndshandläggaren. Brukaren behöver inte ange motiv för byte av utförare. Den enskilde brukarens val och byte av utförare dokumenteras av biståndshandläggaren.

2.9 Information till brukare Biståndshandläggaren ger alltid den enskilde brukaren information om vilka utförare denne kan välja mellan i samband med biståndsbeslutet. Kommunen ansvarar för utformning och framtagande av aktuell förteckning över godkända utförare. Förteckningen finns alltid tillgänglig vid den enskilde brukarens val av utförare. Förteckningen finns även tillgänglig på kommunens webbplats samt kan beställas hos myndighetskontoren. Utförare lämnar de uppgifter Kommunen begär för framtagande och komplettering av förteckningen. Utföraren har möjlighet att ta fram ett kompletterande informationsmaterial om sin organisation och de tjänster som erbjuds. Detta informationsmaterial skall vara sakligt och opartiskt utan marknadsförande eller reklambetonade inslag. Informationsmaterialet kan efter godkännande av kommunen biläggas förteckningen över i utförare. Utförare är skyldig att informera Kommunen om eventuellt marknadsföringsmaterial som tas fram med inriktning på utförandet av uppdrag enligt denna upphandling och tilläggstjänster enligt Bilaga 2 Kommersiella villkor 3.5. Marknadsföringsmaterial får inte på något sätt uppfattas som oetiskt eller diskriminerande i förhållande till kommunens i lag reglerade ansvar att tillhandahålla äldreomsorg. Kommunen har tolkningsföreträde om tveksamhet råder. 3. Upphandlingsförfarandet 3.1 Upphandlingsform För upphandlingen gäller Lag om valfrihetssystem. 3.2 Annonsering av förfrågningsunderlag Annonsering sker löpande på den nationella webbplatsen för valfrihetssystem. Här annonseras nya versioner av förfrågningsunderlaget samt eventuella förtydliganden och kompletteringar. Det är den sökandes eget ansvar att hålla sig ajour med aktuellt underlag inför ansökan. 3.3 Lämnande av ansökan Ansökan skall vara skriftlig och undertecknad av behörig representant för sökande part. Ansökan skall vara på svenska. Adress: Karlskrona kommun Äldreförvaltningen 371 83 Karlskrona

3.4 Tid för ansökan Ansökningar mottas löpande. Inkomna ansökningar prövas och utvärderas inför avtalsstart två gånger per år. Datum för avtalsstart samt sista datum för ansökan inför respektive avtalsstart framgår nedan: Sista datum för Beslut meddelas Avtal tecknas Avtalsstart ansökan preliminärt 1/2 15/3 Snarast efter beslut 1/5 1/8 15/9 Snarast efter beslut 1/11 För att ansökan skall prövas och utvärderas inför respektive avtalsstart krävs att ansökan är Karlskrona kommun tillhanda i enlighet med ovan angivna datum. Ansökningar inkomna efter dessa datum prövas inför nästkommande avtalsstart. 3.5 Ansökans giltighetstid Ansökan kan återtas intill dess att avtal tecknas. Den sökande har rätt att korrigera felskrivningar och andra uppenbara fel i sin ansökan efter det att den inlämnats. Kommunen kan komma att begära att ansökan förtydligas eller kompletteras. 3.6 Kvalificeringsfas Bedömning av sökande och ansökning görs i två steg. I kvalificeringsfasen sker en granskning och kontroll av att ansökan innehåller föreskrivna uppgifter. Vidare görs en bedömning av den sökande partens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga och kapacitet. Allmänt förutsätts att den sökande parten har ingående kännedom om den form av omvårdnad och service som uppdraget avser och skall vara väl insatt i den lagstiftning som gäller för verksamheten samt bifogade mål- och kvalitetsdokument m.m. Den sökande parten skall kunna visa att den senast vid avtalsstart har kompetens och kapacitet att utföra uppdraget. Utförare skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret. Till ansökan skall bifogas registreringsbevis från Bolagsverket. Sökande part skall vara registrerat för lagstadgade skatter och avgifter. Nystartade företag och företag under bildande skall vid avtalstecknande kunna visa upp registreringsbevis samt vara registrerade för lagstadgade skatter och avgifter. Sökande part skall inte ha avgifts- eller skatteskulder till skattemyndigheten eller kronofogdemyndigheten. Intyg från Skattemyndigheten skall bifogas ansökan. Sökande part skall inte vara föremål för några omständigheter som framgår av LOV kap 7. Karlskrona kommun samarbetar med Skatteverket och inhämtar kontinuerligt information om samtliga parter som inkommer med ansökan och som avtal tecknas med.

Anbudsgivarens ekonomiska ställning prövas även genom en rapport från UC med utgångspunkt av lägst klass 3. Karlskrona kommun inhämtar uppgifterna från UC. För den händelse den sökande partens ekonomiska ställning kräver fortsatt utredning kommer ytterligare information inhämtas direkt från den sökande parten. Intyg och uppgifter som kommunen behöver för att genomföra kvalificeringen redovisas i bilaga 1, Ansökningsformulär. Härutöver skall den sökande parten även acceptera avtalsvillkoren i bilaga 2 Kommersiella villkor. 3.7 Utvärderingsfas Endast de ansökningar som godkänts i kvalificeringsfasen deltar i utvärderingsfasen. Kommunen utvärderar ansökningarna enligt de krav som framgår av förfrågningsunderlaget. Det är av stor vikt att ansökan innehåller tydliga redogörelser för hur anbudsgivaren uppfyller/tillgodoser respektive kriterium samt att anbudsgivaren accepterar de krav som ställs. Kriterier för utvärdering är: Samtliga skall-krav angivna i bilaga 3, Kravspecifikation. Intervjuer kan komma att göras med sökande parter. Syftet med intervjuerna är att få förtydliganden och klarlägganden av ansökningarna samt av den sökandes förmåga. En förutsättning för avtalstecknande är att utföraren uppfyller/godkänner samtliga de skall-krav som är angivna i detta förfrågningsunderlag 3.8 Beslut om godkännande Ansökan prövas varefter beslut tas om godkännande eller inte godkännande. Skriftligt beslut kommer att skickas till den sökande under den adress som uppges i bilaga 1, Ansökningsformulär. I det fall ansökan inte godkänns kommer det av beslutet att framgå vilket eller vilka villkor den sökande/ansökan inte uppfyller. Den sökande har möjlighet att inkomma med ny ansökan. 3.9 Ansökningar om utökning av befintliga avtal Befintliga utförare har möjlighet att inkomma med ansökan om utökning av befintliga avtal vad avser geografiskt verksamhetsområde och/eller insatskategorier. Ansökan skall utgöras av fullständiga ansökningshandlingar. Prövning kommer att ske utifrån nu aktuellt förfrågningsunderlag och enligt tidsplan nedan. Vid godkännande kommer ett tillägg till det ursprungliga avtalet att tecknas med samma giltighetsdatum som det ursprungliga avtalet.