Version 2015-08-25
2
Inledning Upprättad Vindelns kommun har som mål att skapa och bevara goda arbetsmiljöförhållanden 2010-01-18 på sina arbetsplatser. I den andan har denna policy avseende arbetsanpassning och yrkesinriktad rehabilitering tagits fram. Rehabiliteringspolicyn syftar till att: skapa tydliga rutiner för att få igång en tidig och genomarbetad rehabiliteringsprocess sätta individen i fokus för sin rehabilitering. Övergripande mål Målet för rehabiliteringen är att den anställde ska återgå till ordinarie arbete på sin arbetsplats. Ett led i rehabiliteringen kan innebära anpassning av arbetsplatsen, arbetssituationen, arbetsförhållandena eller arbetstider i syfte att medarbetaren ska kunna vara kvar i sitt arbete. Om det efter avslutad rehabilitering visar sig att den anställde inte längre fungerar i sitt ordinarie arbete aktualiseras en prövning om omplacering till annat ledigt arbete inom kommunen. Några nya tjänster utöver ordinarie verksamhet inrättas dock inte för sådant ändamål. Med hänsyn taget till aktuella krav på kompetens och personliga förutsättningar matchas den anställde mot samtliga lediga arbeten. Matchningen sker i första hand gentemot arbeten inom den egna avdelningen och i andra hand inom hela kommunens verksamhet. Visar det sig att omplacering till annat arbete inom kommunen ej är möjlig sker ett övervägande från arbetsgivarens sida om ett avslut av anställningen. En sådan åtgärd ger den anställde möjlighet att utifrån de förutsättningar som råder finna lämplig sysselsättning på den öppna arbetsmarknaden. Ansvar och roller Medarbetarens motivation är en avgörande faktor för en väl fungerande rehabilitering. Vid sjukdom har medarbetaren ett förstärkt anställningsskydd, vilket innebär att sjukdom inte är saklig grund för uppsägning. För att en uppsägning ska vara sakligt grundad måste arbetsgivaren ha uppfyllt alla sina skyldigheter avseende arbetsanpassning och rehabilitering enligt Arbetsmiljölagen och dess föreskrift, AFS 1994:01, samt enligt 30 kap Socialförsäkringsbalken. Om medarbetaren utan godtagbara skäl avbryter eller vägrar delta i relevanta åtgärder gäller inte längre det förstärkta anställningsskyddet och rehabilitering kan formellt avbrytas. När det är utrett att arbetstagarens arbetsförmåga är stadigvarande och väsentligt nedsatt och konstaterat att arbetstagaren inte längre kan utföra något arbete av betydelse för arbetsgivaren upphör även då det förstärkta anställningsskyddet att gälla. Arbetsledaren har ansvaret för rehabiliteringen från början till dess att den är avslutad. Ansvaret innebär att stötta den anställde och, genom att följa denna policy, säkra att rehabiliteringen följer den arbetsrättsliga lagstiftningen. Arbetsledaren har även ansvar för att ha en regelbunden kontakt med medarbetaren samt finna former för medarbetaren att hålla kontakt med arbetsplatsen. Facklig företrädare medverkar i rehabiliteringsprocessen på medarbetarens initiativ. 3
Representant från personalavdelningen kan medverka som stöd för arbetsledaren i rehabiliteringsarbetet. Företagshälsovården är en viktig samarbetspartner vid rehabiliteringar vad gäller att göra medicinska bedömningar samt ge förslag på åtgärder och/eller arbetsanpassningar. Försäkringskassan samordnar och utövar tillsyn över de insatser som behövs för rehabiliteringsverksamheten. Enligt Socialförsäkringsbalken (30 kap 11 ) ska Försäkringskassan se till att rehabiliteringsåtgärder påbörjas så snart det är möjligt av medicinska och andra skäl. Förebyggande arbete Ett viktigt led i det förebyggande arbetet för att uppnå god hälsa är information och utbildning. Personalledarna har ansvaret för att lagstadgade skyddsåtgärder och föreskrifter finns på arbetsplatsen och att alla nyanställda delges gällande instruktioner, lämpligtvis vid introduktionen. Ökad kunskap och medvetenhet om arbetsmiljön ska leda till färre anpassningsärenden och bättre resultat av rehabilitering. Vad säger lagen? Från och med den 1 juli 2008 gäller nya regler inom sjukförsäkringen. En rehabiliteringskedja har införts med fasta tidpunkter för Försäkringskassans prövning av arbetstagarens arbetsförmåga. Rehabiliteringskedjan innebär rätt till sjukpenning endast om den sjuke: Under de första 90 dagarna inte kan utföra sitt vanliga arbete. Efter 90 dagar inte kan utföra något arbete alls hos sin arbetsgivare. Efter 180 dagar inte kan utföra något arbete alls på den reguljära arbetsmarknaden. Från och med den 1 juli 2007 behöver inte arbetsgivaren längre förse Försäkringskassan med rehabiliteringsutredningar. Vid inträffad skada eller sjukdom har arbetsgivaren i stället skyldighet att i samråd med den anställde till Försäkringskassan lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga den anställdes behov av rehabilitering när kassan ber om dem (Socialförsäkringsbalken 30 kap 6 ). Försäkringskassan kan till exempel behöva veta vilka arbetsuppgifter den anställde har eller om det är möjligt att ge den anställde andra arbetsuppgifter. Det är också Försäkringskassan som kallar till avstämningsmötet med arbetsgivaren och den sjukskrivne. Kassans fokus ligger som tidigare på att göra en plan för hur den anställde kan återgå till arbetet igen. Enligt Arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren, genom att anpassa arbetsförhållandena eller vidta annan lämplig åtgärd, ta hänsyn till arbetstagarens särskilda förutsättningar för arbetet. Lagen föreskriver även att det särskilt ska beaktas om den enskilde arbetstagaren har någon funktionsnedsättning eller annan begränsning av arbetsförmågan. Sekretess Tystnadsplikten gäller för alla som handlägger uppgifter om arbetstagares hälsotillstånd eller personliga förhållanden i övrigt som framkommer i samband med hanteringen av sjuklön, rehabiliterings- och anpassningsverksamhet. Det är viktigt att så få som möjligt får kännedom om sådant som hör till den enskildes personliga förhållande. Arbetstagaren ska dock själv alltid vara införstådd med vad som händer i det egna ärendet. 4
Dokumentation Dokumentationen är mycket viktig i den pågående rehabiliteringsprocessen för att säkerställa en hög kvalitet och en professionellt utförd rehabilitering. Uppföljningar kan ske i ett vanligt Word-dokument där det ska framgå datum, vilka som deltog och en sammanfattning av samtalen (typ journalanteckningar). Den anställde kan med fördel kvittera anteckningarna samt behålla en egen kopia som styrker att denne tagit del av det som sagts. Dokumentation och annan information som kommer fram om den anställdes förhållanden ska förvaras på sådant sätt att ingen obehörig kan ta del av den (se Bilaga 1 Rutin för dokumentation). Arbetsförmågeutredning Med arbetsförmågeutredning, AFU, avses en bedömning av vilka arbetsuppgifter i det egna arbetet den anställde klarar respektive inte klarar av att utföra mot bakgrund av medicinskt ställd diagnos. Utredningen, vilken ska utföras av läkare och annan behörig specialist, ska även klargöra nödvändiga anpassningar för återgång i arbete. Arbetsträning En vanlig form av arbetslivsinriktad rehabilitering är arbetsträning. Arbetsträning innebär att vara på en arbetsplats och göra det man kan, utan några krav på prestation. Någon annan ska ha ansvaret för att arbetet blir gjort. Arbetsträning kan ske hos ordinarie arbetsgivare, med de vanliga arbetsuppgifterna eller med nya, men också hos en ny arbetsgivare. Målet är att kunna arbeta med de arbetsuppgifter träningen avser. Om arbetsträningen avser ordinarie arbetsuppgifter är tiden begränsad till maximalt 3 månader. Ekonomiska resurser Medel till rehabiliterings- och omplaceringsåtgärder finns på ett centralt konto underställd personalavdelningen. Vid behov sker ett samråd i fråga om lämpliga anpassningsåtgärder. Tidsaspekt Det är viktigt att rehabiliterings- och omplaceringsåtgärder inte drar ut på tiden. Varje ärende ska drivas framåt i rimlig takt utifrån målsättningen att hela rehabiliteringsprocessen i normalfallet ska vara avklarad inom sex månader. 5
Flödesschema över rehabiliteringsprocessen i Vindelns kommun 6
Kommentarer till flödesschema rehabiliteringsprocess 1. Ansvarig chef kallar medarbetare till samtal om eventuellt rehabiliteringsbehov vid Sjukfrånvaro i 15 dagar, upprepad korttidsfrånvaro (3 ggr på 6 mån) eller tidiga signaler på ohälsa. (1). Vid behov konsulteras Previas rehabsamordnare på tel 090-71 88 09 innan en formell beställning av rehabiliteringsåtgärd genomförs. Om rehabiliteringsbehov föreligger nyttjas blanketten Rehabiliteringsutredning som finns på kommunens personalsidor på nätet. Den ifyllda blanketten behålls av den ansvarige chefen med en kopia till berörd medarbetare. 2. Vid konstaterat behov görs en formell beställning av rehabiliteringsåtgärd. Beställningen initieras av chefen med hjälp av blanketten Uppdragsbeställning till Previa som finns på kommunens personalsidor. Chefen postar beställningen via brev till rehabsamordnaren på Previa. 3. Rehabsamordnaren på Previa bokar in medarbetaren för ett bedömningssamtal inom två veckor från att processen har startat. 4. En bedömning kan även ske i detta stadium av att inga insatser för närvarande behövs. 5. Efter att Previas rehabsamordnare gjort sitt bedömningssamtal görs en intern avstämning med ansvarig läkare hos Previa innan återkoppling sker till den ansvariga chefen. 6. Previas rehabsamordnare gör ett förslag på handlingsplan med chefen och medarbetaren. Den anställde svarar för att förse Previa med sin eventuella sjukjournal snarast. 7. Ett rehabiliteringsteam från Previa genomför de åtgärder som är bestämda i handlingsplanen. 8. Uppföljningar görs med såväl medarbetaren som chefen. 9. Efter genomförda insatser avslutas rehabiliteringen. 10. Den anställde återgår i arbete i de fall rehabiliteringen är avklarad inom sex månader. 7
Bilaga 1 Rutin för dokumentation i samband med rehabilitering Som arbetsgivare har vi enligt lag rehabiliteringsansvar. För att vara säkra på att varje individ fått den rehabiliteringshjälp som är möjlig och för att kunna se att vi uppfyller alla de krav som ställs på oss är dokumentation av största vikt. 1. Chefers dokumentation av rehabiliteringsåtgärder Grundläggande är att de insatser som vidtas, de anpassningsmöjligheter som utreds, de beslut som fattas och de grunder dessa vilar på dokumenteras. Även beslut som innebär att vissa åtgärder inte utförs ska dokumenteras. Chefen ska även informera medarbetaren om att dokumentation kan lämnas vidare till personalavdelningen vid en eventuell omplaceringsutredning. Dokumentationen sker i form av journalanteckningar i ett Word-dokument, lämpligtvis fortlöpande i ett och samma dokument avgränsat av ett datum för respektive tillfälle som dokumenteras. All dokumentation ska förvaras på ett betryggande sätt hos den chef som har ansvaret för rehabiliteringen så att obehöriga inte har tillgång till den. 2. Överlämning av dokumentation vid byte av chef Vid chefsbyte sker ett överlämnande av befintliga rehabiliteringsärenden varvid den nya chefen introduceras med stöd av den gjorda dokumentationen. Även rutinen som beskriver hur nya ärenden dokumenteras gås igenom med den nya chefen. 3. Överlämning av dokumentation vid flytt av personal Om den anställde byter enhet, och därmed även chef, övertar den nya chefen automatiskt rehabiliteringsansvaret och därmed även dokumentationen. Den överlämnande chefen bär ansvaret för att säkerställa att så sker. 4. Arkivering av dokumentation När rehabilitering och arbetsanpassning är avslutad ska samtliga handlingar läggas i kuvert och förslutas. Kuvertet ska märkas med Sekretess *) och arkiveras samt diarieförs därefter i ett låst plåtskåp hos personalsekreteraren. Kuvertet får sedan endast öppnas av behörig handläggare. 5. Vid förnyad utredning Chef med rehabiliteringsansvar som initierar ny utredning kontrollerar alltid vid behov med personalsekreteraren om det finns en arkiverad rehabiliteringshistorik att ta del av för att på så sätt kunna uppdatera sig i ärendet. Ansvaret för akten kan därvid övertas av ansvarig chef så länge rehabiliteringen pågår. *) Se 39 kap. 1-3 offentlighets- och sekretesslagen 8