Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? En studie om ekonomiorganisationens effektivitet i svenska företag och organisationer

Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? En studie om ekonomiorganisationens effektivitet i svenska företag och organisationer

I många företag tar de administrativa processerna onödigt mycket tid och resurser. Med effektiva rutiner för hantering av fakturor, bokslut och rapportering får du mer tid för ekonomistyrning samtidigt som du frigör resurser till andra prioriterade uppgifter.

Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Använd resurserna på bästa sätt 5 Studiens metod och omfattning 6 Effektivitet i ekonomiorganisationerna 7 Bli ett A-företag 12 Förbättringsarbete med hjälp av nyckeltal 13 Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? 3

Sammanfattning För fjärde året i rad har Ernst & Young genomfört en studie om effektiviteten 1 på ekonomiorganisationer runt om i landet. Drygt 100 svenska företag och organisationer med 50 till 1 000 anställda har besvarat frågor om hur mycket tid och kostnader de lägger ner på olika processer. Studien visar att företagen totalt sett blivit mer effektiva jämfört med tidigare år, men att skillnaden mellan de mest och minst effektiva ekonomiorganisationerna fortfarande är markant. Enligt studiens resultat har de mindre effektiva ekonomiorganisationerna en genomsnittlig besparingspotential på 62 % av sina kostnader eller motsvarande 90 miljoner kronor. I studien utvärderas följande områden: Hantering av manuella verifikationer Boksluts- och rapporteringsprocessen Ekonomiavdelningens kostnad och kostnadsstruktur I årets studie har vi även undersökt hur ekonomiorganisationerna stödjer företagen med analyser och beslutsunderlag på strategisk, taktisk och operativ nivå. Det kan exempelvis gälla arbetet med affärsplaner och budgetuppföljningar av den löpande verksamheten. Undersökningen visar följande sammanlagda årliga besparingspotentialer för de undersökta företagen (se avsnitt om studiens metod och omfattning för beräkning av besparingspotential): Hantering av kundfakturor: 22 miljoner kronor Hantering av leverantörsfakturor: 26 miljoner kronor Hantering av manuella verifikationer: 24 miljoner kronor Hantering av lönespecifikationer: 18 miljoner kronor Studien konstaterar att undersökningens medelekonomiorganisation består av 4,8 årsarbetare. Appliceras besparingspotentialen på medelekonomiorganisationen innebär det 900 000 kronor i årlig besparing. Studien visar att 32 % av ekonomiorganisationerna stödjer sina verksamheter med analyser och beslutsunderlag på strategisk och taktisk nivå. Några skäl till att detta inte utförs i större utsträckning i dagsläget är att ekonomiorganisationerna inte har den rollen samt att arbetstiden inte räcker till. 1 I tillämpliga fall använder studien kostnad per transaktion som mått på effektivitet. 4 Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?

Använd resurserna på bästa sätt Dagens stora förändringar i omvärlden sätter press på verksamhetens ledning att handla kraftfullt för att inte bara bevaka utan även förstärka och utveckla den egna affärspositionen. I förändringens tider inser allt fler företag och organisationer värdet av att vara proaktiva då det ofta leder till konkurrensfördelar. De som har mod att tänka nytt och kreativt är de som lyckas bäst, inte minst under en lågkonjunktur. En lågkonjunktur är ett bra tillfälle att se över sin affärsmodell och att använda den snabba förändringstakten som en möjlighet att hitta nya effektiva lösningar och alternativa processer. Företagsledningar har på senare tid i högre grad börjat involvera ekonomiorganisationen som en verksamhetspartner vid viktiga beslutssituationer. Finanskrisen och det efterföljande konjunkturläget har lett till att ledning och styrelse har större fokus på verksamhetens ekonomiska frågor. Många ekonomiorganisationer upplever krav på snabbare rapportering med mer omfattande inslag av analys. Verksamhetens styrverktyg måste reagera snabbare och mer distinkt. För att ekonomiorganisationen ska kunna bli en framgångsrik verksamhetspartner behöver den i de allra flesta fall frigöra tid för detta arbete. En väl fungerande och effektiv ekonomiorganisation är en grundförutsättning för att möta ökande förväntningar från styrelse, företagsledning och andra intressenter. Många företag har idag förändrat sin ekonomiorganisation. Arbetssättet har utvecklats från traditionell bokföring med många manuella inslag och akututryckningar till en stabil och smidig process med anpassade rutiner och system på plats och implementerade. Resultatet blir att resurser frigörs till mer affärsstödjande verksamhet. Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? 5

Studiens metod och omfattning Kvartilerna delar ett sorterat datamaterial i fyra lika delar. Bättre Sämre 1:a kvartilen A-företag 2:a kvartilen B-företag (=medianvärde) 3:e kvartilen C-företag Ernst & Young har undersökt drygt 100 svenska företag 2 och organisationer med 50 till 1000 anställda. Företagen har genom en webbenkät under våren 2010 fått besvara frågor om hur mycket tid och kostnader de allokerar på kundfakturaprocessen, leverantörsfakturaprocessen, hantering av manuella verifikationer samt löneprocessen. Dessutom har företagen redogjort för hur ekonomiorganisationen totalt sett disponerar sin tid. Det är endast ekonomiorganisationens nedlagda tid och resurser som har undersökts för varje process, inte hur övriga delar av företaget påverkar processerna. Exempelvis undersöker vi inte inköpsavdelningens allokerade resurser till leverantörsfakturaprocessen utan enbart ekonomiorganisationens. Anledningen till detta är att vi vill säkerställa att studiens resultat enbart jämförs utifrån ekonomiorganisationens perspektiv. Det möjliggör för ekonomiorganisationen att få en indikation på hur den ligger till och vad dess tid går till. Nytt för i år är att vi har undersökt om och i vilken omfattning som ekonomiorganisationen stödjer företaget och dess ledning med analyser och beslutsunderlag. Svaren har bearbetats och resultatet har klassificerats i A, B och C-företag 3 där A-företag är de mest effektiva företagen B-företag ses som företag med viss besparingspotential C-företag är företag med mest besparingspotential Besparingspotentialen för respektive process har beräknats som skillnaden mellan A-företagen (första kvartil) och B-företagen (median) samt mellan A-företagen och C-företagen (tredje kvartil) 4. 2 Med företag avser vi aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomiska föreningar, vinst- och ej vinstdrivna organisationer. 3 Företag över första kvartilen motsvarar de mest effektiva företagen, 25 % av alla företag som undersökts. Företag under tredje kvartilen avser de 25 % av företagen med störst förbättringspotential i studien. Medianvärdet motsvarar det mittersta värdet. 4 Genomsnittliga besparingar för samtliga processer är beräknade som total besparing per process och företagskategori eller antal företag inom respektive kategori. Observera att antalet svar kan variera mellan processer och avvika från antalet medverkande företag och organisationer i studien som helhet. 6 Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?

Effektivitet i ekonomiorganisationerna Vad lägger din ekonomiorganisation tid på? Studien visar att 59 % av ekonomiorganisationens resurser läggs på att hantera transaktionsintensiva processer. Dessa processer är repetitiva vilket är en bra grund för effektivisering. I vår studie är de transaktionsintensiva processerna uppdelade i hantering av kundfakturor, leverantörsfakturor, manuella verifikationer och löner. Varje delrutin redovisas separat i följande kapitel i studien. Resterande 41 % av ekonomiorganisationernas tid utgörs av övriga arbetsuppgifter. I denna kategori ingår rapportering och uppföljning, analys, administration, bokslutsprocess samt års- och koncern- redovisning 5. Kategorin består huvudsakligen av uppgifter som övriga affärsområden samt ledningen efterfrågar från ekonomiorganisationen. 5 42 % av de Manuella undersökta verifikationer företagen upprättar koncernredovisning. 25% 9% 5% 2% 1% 41 15% 31% 12% Månadsbokslut Årsbokslut Årsredovisning Koncernredovisning Rapportering/uppföljning Analys Administration 25% 9% 5% 2% 1% 15% 31% 12% Månadsbokslut Årsbokslut Hur bidrar din Årsredovisning ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? Koncernredovisning Rapportering/uppföljning Analys 7

Hur effektiv är din kundfakturaprocess? tar 14 % av ekonomiorganisationernas totala tid. Studien visar att de företag som har stora volymer och i hög utsträckning hanterar fakturorna elektroniskt lättare kan skapa en effektiv process. För B-företag och C-företag finns det en genomsnittlig besparingsmöjlighet på 70 % av kostnaderna för processen jämfört med A-företag. Den totala besparingspotentialen för B-företag och C-företag mätt i kronor är 22 miljoner. För att realisera besparingspotentialen är det framför allt tre huvudområden som behöver ses över: elektronisk 9% fakturering, 5% ledtider 25% från tecknad order till utförd 2% leverans samt hantering av kundernas 1% kredittider och betalningsplaner. 15% Kun Leve Man Lön Övr Hur effektiv är din leverantörsfakturaprocess? Ekonomiorganisationerna lägger i genomsnitt 19 % av sin tid på leverantörsfakturaprocessen. 31% Studien 12% visar även att 18 % av de undersökta företagen outsourcar scanningen av Månadsbokslut leverantörsfakturor Årsbokslut och att 41 % hanterar Årsredovisning leverantörsfakturorna elektroniskt. Koncernredovisning Rapportering/uppföljning För B-företag och C-företag finns det Analys en genomsnittlig Administration besparingsmöjlighet på 56 % av kostnaderna för processen jämfört med A-företag. Den totala besparingspotentialen för B-företag och C-företag är 26 miljoner kronor. Dock kan vi konstatera att elektronisk hantering av hela processen från generering av inköpsanmodan, krav på elektronisk faktura från leverantörer och automatiserad attestrutin till automatiserad reskontraoch betalningshantering ökar besparingsmöjligheterna. De företag som har en stor volym leverantörsfakturor och i hög utsträckning hanterar dessa elektroniskt har generellt sett en mer kostnadseffektiv process. 1 Elektronisk hantering av processen varierar i omfattning hos företagen. Kundfa Levera Manue Lönepr 25% 9% 5% 2% 1% 15% 31% 12% Månadsbokslut Årsbokslut 8 Årsredovisning Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? Koncernredovisning Rapportering/uppföljning Analys

sen processen ner 5% 2% 1% 12% 15% graprocessen öljning rsfakturaprocessen verifikationer ssen Hur effektiv är din hantering av manuella verifikationer? Hur effektiv är din löneprocess? Hanteringen av manuella verifikationer tar 16 % av ekonomiorganisationernas tid. För B-företag och C-företag finns det en genomsnittlig besparingsmöjlighet på 61 % av kostnaderna för processen jämfört med A-företag. Den totala besparingspotentialen för B-företag och C-företag är 24 miljoner kronor. Hanteringen varierar mycket mellan de undersökta företagen. Det kan bland annat bero på att interna IT-system inte kommunicerar med varandra. Det finns exempel där lagerredovisningar och/eller faktureringssystemet inte är integrerat med affärssystemet, vilket leder till att manuella rutiner måste inkluderas i processen. De företag som använder helintegrerade system får betydande effektiviseringsvinster. Inom denna process är det även angeläget att dokumentera övergripande riktlinjer och principer för upprättande av tar 10 % av den totala tid som ekonomiorganisationerna har till förfogande. I undersökningen har 17 % av företagen svarat att löneprocessen sköts av personalavdelningen eller att den sköts av ett externt företag. För B-företag och C-företag finns det en genomsnittlig besparingsmöjlighet på 63 % av kostnaderna för processen jämfört med A-företag. Den totala besparingspotentialen för B-företag och C-företag är 18 miljoner Manuella kronor. verifikationer Vår erfarenhet visar att outsourcing av löneprocessen är ett rationellt utnyttjande av resurser och kompetens. Även i denna process är det viktigt med integrerade system. Tidsredovisningen bör vara integrerad i affärssystemet så att företagen slipper manuell registrering av medarbetarnas tid. bokföringsorder vilket minimerar risken för ombokningar. I riktlinjerna bör man även inkludera vilka transaktioner som ska justeras och på vilken detaljnivå. Detta görs för att säkerställa att så lite tid som möjligt används till justeringar som inte tillför värde till verksamheten. Kun Leve Man Löne Övri Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? 9

Hur stor är besparingspotentialen? Studien visar att i ekonomiorganisationernas processer finns det en sammanlagd genomsnittlig besparingspotential på 62 % hos de undersökta företagen vilket motsvarar 90 miljoner kronor. Omsatt i kronor per transaktion finner vi en betydande potential att spara pengar i de undersökta processerna bland de företag och organisationer som medverkat i studien. Skillnaden mellan studiens medelföretag och A-företag är följande: Kundfakturor Möjlig besparing 140 kronor per faktura Leverantörsfakturor 74 kronor per faktura Manuella verifikat Lönespecifikation 266 kronor per verifikat 188 kronor per specifikation Enligt studiens resultat och enligt vår erfarenhet realiseras en besparingspotential framför allt genom effektivisering och standardisering av processerna, vilket i sin tur frigör resurser till mer värdeskapande aktiviteter. I jämförelse med tidigare år kan vi konstatera att årets företag har en lägre kostnad per process. En anledning kan vara att ekonomiorganisationerna, i och med lågkonjunkturen, har blivit mer kostnadsmedvetna och genomfört olika effektiviseringsåtgärder. 10 Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?

Inom vilka områden stödjer ekonomiorganisationen verksamheten med analyser och beslutsunderlag? Budgetkontroll Löpande verksamhet - kunder, projekt etc. Vid förändringar - investeringar, neddragningar etc. Affärsplaner - strategiskt arbete 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 För att en ekonomiavdelning ska fungera effektivt krävs det att ett antal förutsättningar är uppfyllda, exempelvis väl integrerade system och verktyg samt en effektiv organisation och rätt kompetens. Viktigast för samtliga processer är att de interna och externa kundernas behov Budgetkontroll sätts i fokus. Den interna kunden Löpande är ofta verksamhet i behov - av ekonomiska inslag i det kunder, strategiska, projekt etc. taktiska och i det operativa arbetet. I årets studie neddragningar etc. har vi därför undersökt om och i vilken omfattning som ekonomiorganisationerna har möjlighet att tillhandahålla dessa tjänster. Vid förändringar - investeringar, Affärsplaner - strategiskt arbete 0,0 1,0 2,0 3,0 Studien 6 visar att ekonomiorganisationer framför allt stödjer sina organisationer med budgetuppföljning, men att det i övrigt är få ekonomiavdelningar som hjälper till med analyser och beslutsunderlag på strategisk nivå. 2,0 3,0 4,0 5,0 Inom vilka områden borde ekonomiorganisationen bidra i förändrad utsträckning? Budgetkontroll Löpande verksamhet - kunder, projekt etc. Vid förändringar - investeringar, neddragningar etc. Affärsplaner - strategiskt arbete 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Ekonomiorganisationerna skulle först och främst vilja avsätta mer tid och resurser till den löpande verksamheten med analyser rörande kundorder, projekt, produkter med mera. Därefter anser ekonomiorganisationerna att de i ökad utsträckning borde bistå vid arbete med affärsplanen och vid arbete med den strategiska inriktningen. De två vanligaste förklaringarna till varför ekonomiorganisationen inte i större utsträckning stödjer företagets verksamhet med analyser och beslutsunderlag är att den inte har den rollen och att tiden inte räcker till för ytterligare arbetsuppgifter. 6 Tabellerna visar inom vilka områden som ekonomiorganisationen stödjer företagets verksamhet med analyser och beslutsunderlag. Höga siffror innebär stöd i stor utsträckning och låga siffror innebär i liten utsträckning. Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? 11

Bli ett A-företag När ekonomiprocesserna är stabila och effektiva frigörs resurser och tid som kan läggas på affärsstödjande och värdeskapande verksamhet. De företag som känner igen sig i ett eller flera av följande påståenden bör fundera över om, och i så fall hur, ekonomiprocesserna kan förbättras. Mycket övertid och hög stressnivå vid bokslut och revision Koncernredovisningen innehåller många manuella moment Det finns inga riktlinjer för rapporteringen Slutlig budget är ofta inte klar och godkänd innan nya verksamhetsåret börjar Flera fristående kalkylark innehåller väsentlig information Redovisningsproblem löses ofta vid bokslut Rapporteringen sker normalt 20 dagar efter bokslutsperioden Rutiner tillämpas inte konsekvent i hela koncernen/företaget Avstämningar är mycket tidskrävande 12 Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?

Förbättringsarbete med hjälp av nyckeltal Man kan likna förbättringsarbetet med en resa där man till sin hjälp för att nå målet har en rad lämpliga nyckeltal. Enligt vår erfarenhet är kostnaden per transaktion ett av flera användbara nyckeltal för att indikera om en ekonomiorganisation styr mot en bättre effektivitet. Inled förbättringsarbetet genom att räkna fram den indikativa kostnaden för: (kostnad per kundfaktura) (kostnad per leverantörsfaktura) (kostnad per manuellt verifikat) (kostnad per lönespecifikation) Beräkningsmodell: Personalkostnad = Övriga kostnader = Personalkostnad + övriga kostnader = Antal timmar processen = Totalt antal timmar Total kostnad x processens andel = Kostnad för processen = Antal transaktioner Personalkostnaden inkluderar sociala avgifter och andra löneförmåner. Övriga kostnader som går att härleda till ekonomiorganisationen. Det kan exempelvis vara delar av företagets totala lokalkostnad, IT-kostnader, driftskostnader och förbrukningskostnader för ekonomiorganisationen. Total kostnad Processens andel av den totala ekonomiorganisationen (en heltid = 1985 timmar) Kostnad för processen Transaktionskostnaden för den aktuella processen När du känner till kostnaden per transaktion kan du jämföra detta mått med andra företag i koncernen eller med samarbetspartners. Du kan även kontakta Ernst & Young för jämförelse med studiens nyckeltal. Jämförelsen hjälper dig att förstå hur stor potential till förbättring som finns. När du kommit igång med förbättringsarbetet kommer nyckeltalet också visa om förbättringsarbetet är framgångsrikt och om du och din verksamhet är på rätt väg. Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? 13

14 Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?

Vill du veta mer? Vet du vilka åtgärder som krävs för att skapa en ekonomiavdelning som spelar en aktiv roll som verksamhetspartner till ledningen och organisationens chefer? Ernst & Young har bred kompetens och lång erfarenhet från effektiviseringsoch kvalitetssäkringsarbeten. Våra specialister hjälper företag att utnyttja sina ekonomiavdelningars fulla potential och skapa mervärde i verksamheten. På www.ey.com/se kan du läsa mer om våra tjänster. Där hittar du även kontaktuppgifter till våra drygt 70 kontor runt om i landet. Mer information om denna studie kan du få av: Skellefteå Anders Lundkvist Telefon: 0703 18 97 64 E-post: anders.lundkvist@se.ey.com Stockholm Annika Nordell Telefon: 0703 18 97 80 E-post: annika.nordell@se.ey.com Jönköping Greger Albert Telefon: 0706 17 10 59 E-post: greger.albert@se.ey.com Malmö Johannes Åkesson Telefon: 0702 28 25 48 E-post: johannes.akesson@se.ey.com Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång? 15

Ernst & Young Revision Skatt Transaktioner Rådgivning Redovisning Om Ernst & Young Ernst & Young är en ledande global aktör inom revision, skatt, transaktioner, rådgivning och redovisning. Våra 144 000 medarbetare världen över förenas av gemensamma värderingar och en stark vilja att leverera tjänster av högsta kvalitet. Vår drivkraft är att hjälpa medarbetare, kunder och den omvärld vi verkar i att uppnå sin fulla potential. www.ey.com/se 2010 Ernst & Young AB. All Rights Reserved. Ernst & Young AB ingår i det globala Ernst & Young-nätverket där varje medlem är en egen juridisk person.