Intern kontroll av leverantörsfakturor och andra betalningar

Revisionsrapport Intern kontroll av leverantörsfakturor och andra betalningar Pajala kommun Conny Erkheikki Auktoriserad revisor mars 2012

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning 1 1.1. Bakgrund 2 1.2. Revisionsfråga 2 1.3. Metod 2 1.4. Avgränsning 2 2. Granskningsresultat 3 2.1. Hantering av inkomna leverantörsfakturor 3 2.2. Stickprov 4 2.2.1. Utbetalningar 4 2.2.1.1. Utbetalning av friskolebidrag 4 2.2.1.2. Utbetalning av stöd och finansiering 4 2.2.2. Stickprov leverantörsfakturor 5 2.2.2.1. GMM Container Sweden AB 5 2.2.2.2. Pajala Bilskadecenter AB 5 2.2.2.3. Pajala Utveckling AB 5 2.3. Rekommendationer 6 Pajala kommun

1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Pajala kommun granskat om kommunen harändamålsenliga rutiner och tillräcklig intern kontroll av externa fakturor och andra utbetalningar från kommunen? Granskningen har skett utifrån följande kontrollmål; Genomgång av de krav kommunen har på leverantörsfakturor för att dessa ska kunna betalas till leverantör Genomgång av kommunens regelverk och rutiner avs utbetalningar Genomgång av kommunens attestreglemente Den sammanfattande bedömningen är att är att den interna kontrollen är god men att det finns utrymme för förbättringar inom hanteringen av leverantörsfakturor och andra utbetalningar. Dessa sammanfattas nedan. Kommunen bör skriftligt dokumentera exakt vilka kontroller av inkommande fakturor som ska ske. Detta underlättar hanteringen och kvalitetssäkrar den. Kommunen bör skriftligt dokumentera hur fakturor skall hanteras när det visar sig att aktuell F-skattsedel saknas och vilken skyldighet man har som beställare att kontrollera detta. Det finns idag viss dokumentation som dock behöver förtydligas. Kommunen bör verka för att fler fakturor åsätts märke med objekt eller projekt då en stor andel fakturor saknar detta. Detta skulle underlätta hanteringen och säkerställa att flödet går snabbare, att fakturan med större sannolikhet bokförs på rätt projekt, objekt och konto. Arbetet bör ledas av ekonomikontoret som under en tidsperiod intensivt samverkar med nämnder och bolag. Mätningar bör sedan ske hur antalet (rätt) märkta fakturor ökar. Tydliga och mätbara mål bör sättas och följas upp regelbundet. Kommunen bör dokumentera och fastställa rutinen för utbetalningar som inte sker mot faktura. Vi noterar att kommunen överlag tillämpar attestreglerna korrekt. Det finns uppdaterade förteckningar över vilka som är behöriga att godkänna respektive attestera. Pajala kommun 1 av 6

1.1. Bakgrund Brister i den interna kontrollen avseende externa leverantörsfakturor kan innebära att kommunen felaktigt betalar för varor och tjänster som inte levererats/beställts eller att ett felaktigt pris betalas för levererade varor och tjänster. Kommunens regelverk för den interna kontrollen av leverantörsfakturor ska förhindra att detta sker. Vidare ska den interna kontrollen tillse att endast personer som har behörighet att köpa in varor och tjänster gör det. Inom kommunen förekommer också att utbetalningar till externa görs utan någon föregående traditionell affärsuppgörelse. Ur internkontrollsynpunkt är det väsentligt att grunderna för sådana utbetalningar tydligt dokumenteras och att beslut om utbetalning fattas på behörig nivå. 1.2. Revisionsfråga Har kommunen ändamålsenliga rutiner och tillräcklig intern kontroll av externa fakturor och andra utbetalningar från kommunen? Granskningen har skett utifrån följande kontrollmål; Genomgång av de krav kommunen har på leverantörsfakturor för att dessa ska kunna betalas till leverantör Genomgång av kommunens regelverk och rutiner avs utbetalningar Genomgång av kommunens attestreglemente 1.3. Metod Dokumentstudier och stickprov samt intervju med ekonomichef och vid behov med fler tjänstemän beroende på vad som framkommer i stickprovet. Stickprov görs för att säkerställa att kommunens krav på externa leverantörs fakturor tillämpas samt att kommunens attestreglemente följs. 1.4. Avgränsning Granskningen omfattar inte kommuninterna fakturor och betalningar. Pajala kommun 2 av 6

2. Granskningsresultat 2.1. Hantering av inkomna leverantörsfakturor Ekonomienheten har upprättat en instruktion hur inkomna fakturor skall hanteras. Denna är upprättad 2006 med en uppdatering 2010. Av instruktionen framgår att man vid beställning skall ange objekt eller projekt. Detta görs för att fakturan lättare skall matchas och underlätta den fortsatta hanteringen. Trots att det anges i instruktionen att man skall uppge projekt eller objekt, saknas objekt eller projekt för ett stort antal fakturor enligt handläggare och ekonomichef. Uppskattningsvis 30 % av alla inkomna leverantörsfakturor saknas märkning. Avsaknaden av märkning gör att den person som hanterar dessa orsakas merarbete, samtidigt som det finns en risk att den konteras på fel projekt, objekt eller konto. När en faktura inkommer till kommunen ankomststämplas fakturan och sorteras. Eventuellt skumma fakturor sorteras bort och bestrids vid förekommande fall. Vad som är skumma fakturor är inte definierat i beskrivningen, men vid intervju framkommer att detta avser uppenbara bluffakturor och offerter som utformats att se ut som fakturor, men som vid tolkning av det finstilta egentligen visar sig vara en offert. Man kontrollerar också att fakturan uppfyller de formella kraven på faktura, d v s bland annat att det framgår vem som ställt ut fakturan, vem som är fakturamottagare, att mervärdeskatt anges och att utställaren har F-skattsedel. Exakt vilka kontroller som ska göras framgår dock inte av någon skriftlig instruktion. Kontrollen att leverantören har f-skattsedel är viktig. Den enda kontroll av detta man normalt behöver göra är att innehavet av F-skattsedel framgår av den mottagna fakturan. Om man misstänker att F-skattsedeln har återkallats är man skyldig att göra en kontroll mot Skatteverket, vilket sker. Vad som skall göras om en sådan faktura anländer är känt av ekonomienheten, men framgår inte av skriftliga instruktioner. För juridisk person skall 30 % av beloppet hållas inne som skatt. Rör det sig om enskild firma skall 30 % skatt hållas inne och lagstadgade sociala avgifter erläggas av kommunen. Instruktionen bör kompletteras med denna information. Efter kontrollerna ovan scannas fakturan in och får ett verifikationsnummer, de bokförs mot ett preliminärt kostnadskonto 4000, ett preliminärt leverantörskonto 2442 och momskonto 1677. Fakturorna arkiveras både fysiskt och elektroniskt. Efter detta moment med ankomstregistrering, grundläggande kontroller och preliminärbokningar sker arbetsflödet inne i ekonomisystemet Agresso. Först hanterar en godkännare fakturan genom att kontrollera moms och att leverans skett. Kontroll mot underlag i form av följesedlar, kvitton. Pajala kommun 3 av 6

Fakturan kan också avvisas eller rättas med avseende på belopp eller felaktig moms. Vem som är godkännare i systemet styrs av attest-och utanordningsreglemente. Efter detta steg skall fakturan attesteras av en attestant. Efter detta går den till definitivbokföring. Innan den definitivbokförs, kontrolleras den av någon av ekonomerna på ekonomienheten, som har möjlighet att rätta fel. Alla fakturor kontrolleras av dem. Vissa fel är enkla. Till exempel kan fakturascanningen ha tolkat OCR-nummer fel, varvid systemet varnas för detta och felet rättas. Det kan i sällsynta fall hända att konteringen ändras. Efter alla dessa steg kan utbetalning ske. 2.2. Stickprov 2.2.1. Utbetalningar Vid utbetalningar som sker utan att faktura har erhållits upprättas uppgifter på en utbetalningsblankett. Av den framgår vem som är betalningsmottagare, organisationsnummer, belopp, objekt. Vilket beslut som ligger till underlag för beslutet bifogas också. Två utbetalningar har granskats. 2.2.1.1. Utbetalning av friskolebidrag En av utbetalningarna avser utbetalning av friskolebidrag. För denna är den dokumentation som lagras elektroniskt så utförlig att det går att följa hela förloppet utan att efterforska i manuellt lagrade underlag. Hela beräkningen av bidraget är bifogat i detalj och kopia av underskrift av vem som fattat beslutet finns infogat. De attester som skett i systemet har hanterats av utsedd godkännare och attestant. 2.2.1.2. Utbetalning av stöd och finansiering Den andra utbetalningen avser en utbetalning till Pajala Utveckling AB om 1.440 tkr. Till denna utbetalningsblankett har inga underliggande dokument bifogats elektroniskt. Utbetalningsbeloppet består av tre delar. 300 tkr avser det årliga driftbidraget, 600 tkr avser medfinansieringen i Framtid Pajala. De resterande 540 tkr avser Krafttag För Omtag med 210 tkr och 330 tkr för ersättning för arbete som Pajala Utveckling AB utför åt kommunen. Detta omfattar marknadsföringsmaterial, deltagande i mässor och strategiskt arbete som bolaget utfört åt kommunen. Detta har fakturerats kommunen senare under 2011 med 330 tkr. Denna faktura betalats av kommunen under 2011. Per mars 2012 har bolaget återbetalt 180 tkr av de utbetalda 540 tkr och resterande 360 tkr kvarstår som fordran. Bedömningen är att dessa medel kommer in till kommunen när bolaget får in sin finansiering. Att de 540 tkr betalades ut berodde sannolikt på att det var bråttom och osäkerhet rådde om vem som i slutändan får in projektmedlen. Attesterna har skett manuellt av denna utbetalning på själva utbetalningsblanketten. Granskningsattesten är utförd av en person på ekonomiavdelningen som har rätt att attestera delar av beloppen. Slutattesten är attesterad av behörig person och dessutom av finns attest av ekonomichef. Vid brådskande betalningar förekommer att inte alla granskningsattester hinner inhämtas. I dessa fall har ekonomikontoret som rutin att de kan attestera granskningsattesten. Så sker också om det kommer betalningspåminnelser med kort tid till förfallodag. Pajala kommun 4 av 6

Då hinner inte alltid attest inhämtas utan ekonomikontoret ser till att betalningen kommer iväg i tid. Denna typ av händelser i betalningshanteringen borde dokumenteras och fastställas. 2.2.2. Stickprov leverantörsfakturor Totalt gjordes 9 stickprov på leverantörsfakturor. Nedan redovisas endast de som vi har någon synpunkt på. De övriga har granskats utan anmärkning. 2.2.2.1. GMM Container Sweden AB Fakturan avser leverans av 3 st nya rullflak för 61 tkr styck, totalt 183 tkr samt frakt 36 tkr. Fakturan daterad 2011-02-16 är på totalt 219 tkr exklusive mervärdeskatt. Fakturan har godkänts och attesterats av behöriga personer och bokförts på konto 6634 Rep och Underhåll bilar. Detta borde enligt kommunens redovisningsprinciper ha bokförts som en investering. Den har också i samband med april måndag 2011 förts om till investering av ekonomikontoret. Det finns ett flertal andra kostnader till betydande belopp som också har felbokförts som kostnader, men i senare perioder rättats till investering av ekonomikontoret. Den aktuella fakturan är av så pass stort belopp att det borde ha upptäckts att det var fråga om en investering. 2.2.2.2. Pajala Bilskadecenter AB Fakturan daterad 2011-11-23 avser reparation med 8 tkr av fordon. På fakturan från leverantören anges att F-skattsedel finns. Bolaget har gått i konkurs 2012. Vid vår granskning har vi kontrollerat F-skattsedel mot register via en upplysningstjänst. Det framkommer att företaget har fått sin F-skattsedel återkallad redan 2009-11-09. Enligt uppgift har kommunen fått information om att F-skattsedeln återkallats. Normalt sett räcker det med att kontrollera att leverantören på sin faktura angett att F-skattsedel finns. I det fallet är kommunen skyddad mot att tvingas innehålla 30 % skatt på fakturabeloppet. Om man däremot har anledning att misstänka att leverantören inte har F-skattsedel skall kontroll göras mot Skatteverket. I detta fall har kommunen känt till detta, men missat att hålla inne skatten. Det är värt att notera att det inte föreligger något förbud att handla av leverantör som inte innehar F-skattsedel. 2.2.2.3. Pajala Utveckling AB Fakturan daterad 2011-12-22 från Pajala Utveckling AB avser samverkansavtal shortcut Vägförening. Fakturan har attesterats av behöriga personer. Den har konterats mot objekt 1001 Kommunledning, men borde ha bokförts mot objekt 1022 Externa projekt/medfinansiering. Pajala kommun 5 av 6

2.3. Rekommendationer Kommunen bör skriftligt dokumentera exakt vilka kontroller av inkommande fakturor som ska ske. Detta underlättar hanteringen och kvalitetssäkrar den. Kommunen bör skriftligt dokumentera hur man skall hantera fakturor där det visar sig att aktuell F-skattsedel saknas och vilken skyldighet man har som beställare att kontrollera detta. Det finns idag dokumentation som dock behöver förtydligas. Kommunen bör verka för att fler fakturor åsätts märke med objekt eller projekt då en stor andel fakturor saknas detta. Detta skulle underlätta hanteringen och säkerställa att den går snabbare, att fakturan med större sannolikhet bokförs på rätt projekt, objekt och konto. Att få till en märkning av fakturorna måste ske redan vid beställning och ansvaret vilar på beställarna. o o Åtgärder för att öka antalet märkta fakturor kan t ex vara att regelbundna leverantörer får en handling av Pajala kommun där det framgår vilken information som ska efterfrågas av beställaren samt att den ställs till rätt enhet inom Pajala kommun, d v s enhet inom kommunen eller något av kommunens bolag. Åtgärderna begränsas dock inte till endast detta utan bör utarbetas i samarbete mellan ekonomikontoret och nämnderna. Arbetet bör ledas av någon på ekonomikontoret som under en tidsperiod intensivt samverkar med nämnder och bolag. Mätningar bör sedan ske hur antalet (rätt) märkta fakturor ökar. Tydliga och mätbara mål bör sättas ut och följas upp regelbundet. Kommunen bör dokumentera och fastställa rutinen för utbetalningar som inte sker mot faktura. 12 mars 2012 Conny Erkheikki, projektledare Hans Forsström, uppdragsledare Pajala kommun 6 av 6