Lathund till Synergi

Lathund till Synergi Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 1 av 25

Innehållsförteckning Innehåll Öppna ett ärende... 3 Via E post... 3 Via ärendenummer... 3 Via enhetens alla ärenden... 4 Via Mina ärenden... 5 Symboler, knappar i Synergi... 6 Förslag på hur man kan gå tillväga som avvikelsesamordnare... 7 Ärendet behandlas på min enhet... 9 Typa ärendet... 9 Var och vad... 10 Generell klassificering... 11 Konsekvens... 12 Riskbedömning... 14 Orsaker... 16 Åtgärd... 17 Status... 19 Avvikelsesamordnande enhet, Ansvarig enhet och Avvikelsesamordnare... 20 Spara ärende... 21 Kopiera ärende... 21 Ärendet skickas till annan enhet... 22 Redigera i ett ärende som har status Godkänt eller Avslutat.... 24 Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 2 av 25

Öppna ett ärende Via E-post Klicka på länken uppdatera ärende för att kunna gå in i ärendet och ändra i det. Klickar du på länken full beskrivning av ärendet så får du upp en lång ärenderapport och kan endast läsa i ärendet. Via ärendenummer Skriv ärendenumret i det vita fältet. Klicka på Sök. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 3 av 25

Via enhetens alla ärenden Klicka via Dashboarden på Mina enheters ärenden. Om du får för många träffar Klicka på Ny sökning och välj Ansvarig enhet och Händelsedatum (from tom) Du kan även söka ärende via Synergi startsida. Klicka på Sök ärende. Sökfönstret i Synergi öppnas. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 4 av 25

Via Mina ärenden på Dashboard eller Synergi startsida Mina ärenden visas som ärendetabell Följande ärenden definieras som Mina ärenden: Ärenden där användaren har markerat sig som avvikelsesamordnare. Ärenden som inte är avslutade. Klicka på en länk med ett ärendenummer om du vill öppna ärendet. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 5 av 25

Symboler, knappar i Synergi Visar en lista som du väljer från, det går inte att skriva fritext i fält med denna symbol Genom att klicka på denna text tar du bort värdet i fältet Genom att klicka på krysset tar du bort värden i fält i t.ex. Orsaker Om det är mycket text att läsa så klicka på denna så får du upp texten i fältet i ett större fönster. En grön asterisk betyder att fältet är obligatoriskt att fylla i Om du klickar på kalendern kan du välja ett datum i stället för att skriva in det Visar fält för datum och tid alt. Klicka på texten Lägg till för att lägga till i en lista, t ex Involverade personer och Åtgärder m.m Klicka på sifferlänk eller på Redigera för att redigera en åtgärd Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 6 av 25

Förslag på hur man kan gå tillväga som avvikelsesamordnare 1. Börja med att läsa i fälten Var och vad och Kommentarer så att du kan bilda dig en uppfattning om vad ärendet handlar om. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 7 av 25

1. Klicka sedan på Redigera ärende Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 8 av 25

Ärendet behandlas på min enhet Typa ärendet 2. Om ärendet ska behandlas på din enhet. Tryck på texten Ändra i sidhuvudet för att typa ärendet. (Arbetsskada, Negativ händelse/olycka, Tillbud, Risk/Iakttagelse). Detta öppnar texter i obligatoriska fält t.ex. Händelsekategorisering. 3. Välj Avvikelse och sedan Arbetsskada, Negativ händelse/olycka, Tillbud eller Risk/Iakttagelse. Du kan även välja Förbättringsförslag Du ser vad ditt val av Ärendetyp i sidhuvudet. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 9 av 25

Var och vad 4. Fyll sedan i Händelserubrik i fri text och Händelsekategorisering i lista, öppnas genom att trycka på. För att komma vidare finns nu flera val; du kan antingen välja att trycka på knappen (nästa fält öppnas och kan fyllas i), trycka på vid nästkommande fält eller arbeta med alla fält öppna. Tryck då på texten Expandera alla fält öppnas och du får en bra översikt.. Alla Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 10 av 25

5. Lägg till Involverad person. Tryck på texten. Fyll i uppgifter och tryck på Avsluta. Involverad person är nu registrerad. Du kan nu Redigera eller Ta bort involverad person. Om du vill lägga till flera involverade trycker du på. Generell klassificering 6. Gå vidare till fältet Generell klassificering. I detta fält är Arbetsprocess obligatoriskt. Referens kan läggas till i detta fält genom att klicka på texten och används bl.a. vid Apoteks- och Tolkärenden. Klicka på Ok när du valt. Flera val i Referenser kan göras. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 11 av 25

Konsekvens Fältet Konsekvens är obligatoriskt om du har valt Arbetsskada eller Negativ händelse/olycka men kan också användas för Tillbud och Risk/Iakttagelse. Klicka på texten och välj sedan den konsekvens som är aktuell, t.ex. Personskada. Sätt en bock i rutan för Personskada och tryck på Ok. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 12 av 25

Lägg till Faktisk konsekvens (utförs först) och Personskada genom att klicka på texterna. Välj först Faktisk allvarlighetsgrad, från Mindre/ingen skada till Katastrofal. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 13 av 25

När Faktisk allvarlighetsgrad är registrerad ska personskada läggas till, klicka på texten. Dialogruta för Personskada öppnas. Gäller det patient är Skadeklass och Kön obligatoriskt. Om det gäller Arbetsskada måste alla fält fyllas i som är obligatoriska för ärendetyp Arbetsskada. Klicka därefter på så stängs rutan och Personskadan sparas i tabell. Denna information kan antingen Redigeras eller Ta bort genom att trycka på texten. Riskbedömning 7. Gå sedan till fältet Riskbedömning. Här gör du en bedömning av allvarligheten (vad som kan hända som värst) och sannolikhet för upprepande (hur stor risk att händelsen inträffar igen) av ärende av denna typ (inte just det ärendet som behandlas). Klicka sedan på texten. En dialogruta öppnas och du väljer här den möjliga konsekvens som kunde ske. Genom att fylla rutan med en bock. Du kan välja flera olika konsekvenser. Tryck Ok när du gjort dina val. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 14 av 25

Välj Allvarlighetsgrad för respektive Möjlig vidare konsekvens. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 15 av 25

Orsaker Under Orsaker fyller du i de situationsfaktorerna som gjorde att händelsen inträffade. Hittar du inga som passar ditt ärende eller om du vill förklara varför du har valt vissa orsaker kan du skriva det i fältet Kommentarer. Klicka på Ok när du är klar. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 16 av 25

Åtgärd 8. Åtgärd fyller du i om ni har gjort, eller planerar att göra, någon åtgärd i samband med händelsen. Man kan ha flera åtgärder för en händelse. De obligatoriska fälten fylls i för varje åtgärd. Om du väljer Ansvarig för åtgärd så får även den personen ett e- postmeddelande. Behörigheterna i Synergi är satta så att man bara ser sin egen enhets ärenden. Rapportören kan skapa en åtgärd och den visas då i tabellform i fältet för Åtgärd. Tryck på texten eller siffran nummerfältet för att arbeta med åtgärdsförslaget. Om ingen åtgärd är skapad sker det genom att trycka på texten. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 17 av 25

En dialogruta öppnas och åtgärden kan redigeras. 9. För att kunna avsluta en Åtgärd så måste man ändra Status till Åtgärdat eller Följas upp. Åtgärdat, datum, fylls i automatiskt när status för åtgärden sätts till Åtgärdat. 10. Klicka sedan på Avsluta. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 18 av 25

Om ytterligare åtgärd läggs till ( trycker på Avsluta. ) fyller du i de obligatoriska fälten och Den nya skapade åtgärden finns tillagd som Nr. 2 i tabellen i Åtgärdsfältet. Status 11. Välj vilket Status ärendet ska ha. Registrerat (om du vill skicka det till annan ansvarig enhet), Under behandling, Godkänt eller Avslutat. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 19 av 25

Tips! Om du lägger in en avvikelse där ni redan har planerat åtgärder men dessa ännu inte är genomförda så ge ärendet status Godkänt. Då skiljer du dessa ärenden från de som du behöver arbeta mer med som har status Under behandling. Avvikelsesamordnande enhet, Ansvarig enhet och Avvikelsesamordnare 12. Avvikelsesamordning och Ansvarig enhet är ifyllt om du har fått ärendet från en rapportör. Har du skrivit in ett ärende själv får du välja i listan. Ska du inte sända över ärendet till annan enhet så väljer du din egen enhet. (Se punkt 1, 2, 17 & 18 hur man sänder över ärende till annan enhet) 13. Om du vill skicka e-post till väljer du e-postmottagare innan du sparar ärendet. I fältet Avvikelsesamordnare väljer du dig själv eller den på din enhet som ska handha ärendet. Den person du väljer här får upp ärendet på sin lista över Mina ärenden. OBS! Du kan inte välja avvikelsesamordnare inom annan klinik än den du själv har behörighet till. Välj mottagare och skriv meddelande och klicka sedan på Spara och sänd. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 20 av 25

Spara ärende 14. Klicka i en bock i rutan Fortsätta att redigera ärende efter att ha sparat om du vill spara ärendet och arbeta vidare i det. Klickar du Spara ärende sparas ärendet och skickas om annan ansvarig enhet har valts. Har du inte ändrat ansvarig enhet så skickas inget via Synergi. 15. När du är helt klar med ärendet d.v.s. du har åtgärdat dina Åtgärder och vill avsluta ärendet, klickar du i status Avslutat och klickar på knappen Spara. Ett e- postmeddelande skickas nu till den personen som har rapporterat in ärendet att den är avslutad. I mejlet står händelseförlopp och åtgärdsbeskrivning. Ärendet är nu helt avslutat men för att kunna gå in och ändra i ärendet igen måste du ändra Status till Registerat eller Under behandling och klicka Spara. Nu kan du ändra i ärendet igen. Kopiera ärende 16. Kopiera ärende kan göras genom att trycka på Nytt ärende. Då öppnas en dialogruta där du kan välja att kopiera ärende samt skapa ett nytt ärende med samma ärendetyp. Tryck på texten Kopiera ärendenr. xxx xxx. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 21 av 25

Vid val att kopiera ärendenummer följer all införd information med från kopierat ärende utom händelsedatum. Fyll i händelsedatum och korrigera de uppgifter som ska ändras i det nya ärendet. Ärendet skickas till annan enhet Gör steg 1 och 2 som beskrivs på sidorna 7 och 8 17. Om ärendet inte tillhör din enhet väljer du den enhet som ska vara Ansvarig enhet. Välj helst på kliniknivå eller lägre. Du kan välja enhet i trädet och klicka på enheten eller söka upp enheten i sökfältet och klicka på sök och klicka sedan på enheten. Klicka sedan på Ok. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 22 av 25

18. Ärendet ska vara i status Registrerat. Avvikelsesamordning blir automatiskt den ansvarig enhet som valdes i fältet Var och Vad och ska inte ändras. Skriv ett meddelande till mottagande enhet genom att bocka i rutan Visa/lägg till mottagare av e-post innan du sparar. Du ska inte ange avvikelsesamordnare i detta läge. Tryck på Spara ärende. Skriv in en förklaring genom att klicka på texten. I dialogrutan som öppnas skriver du ditt meddelande om varför du vill flytta över ärendet. Glöm inte att ange ditt namn och telefonnummer i samma fält om mottagande enhet behöver kompletterande uppgifter från dig. Klicka sedan på Spara och sänd. Nu är ärendet skickat till den ansvariga enhet som är vald. Du har inte längre läsrättighet till ärendet. Vill du se hur ärendet är åtgärdat så kan du använda dig av Specialrapport. Lathund för denna finns på LISA/A-Ö/Patientsäkerhet/För sjukvården/ Nedladdningsbara dokument. Lathund Specialrapport. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 23 av 25

Redigera i ett ärende som har status Godkänt eller Avslutat. Det finns tillfällen då du behöver redigera ett avslutat ärende. Klicka på Redigera ärende. Välj Status Registrerat och tryck på Spara ärende. Följande dialogruta öppnas. Välj Registrerat och tryck Ok. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 24 av 25

Ärendet har nu sparats. Ärendestatus är ändrat till Registrerat. Klicka på Redigera ärende. Nu är ärendet i redigerbart läge igen och man kan göra ändringar i ärendet. När ändringarna är klara, välj status t.ex. Godkänt eller Avslutat. Klicka sedan på Spara ärende som vanligt. Utvecklings och Patientsäkerhetsenheten, Landstinget i Östergötland Sidan 25 av 25