PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde 2016-02-01 1 19 Sida 1 (2) Inledning och protokollsjustering 1 Information Arbetsutskottets beslut 1. Informationen antecknas till protokollet. A. Samarbete ambulans primärvård Verksamhetschef Ambulansen Fredrik Forselius och klinisk lektor Anneli Strömsöe Information lämnas om projektet Ambulant bedömning Samarbete primärvård/ambulans som kommer att genomföras inom Landstinget Dalarna. Bakgrund Rätt vårdnivå Målgrupp 18 år och äldre Bedömning av sjuksköterska och läkare Övergripande syfte Förbättra omhändertagandet i vårdkedjan med tillgång till tidig medicinsk bedömning för ställningstagande till åtgärder. Delsyfte Att minska besöken och inläggningar på akutmottagning. Bilaga 1 A Utdrag exp 2016-02-10 till 1. Akten 2. 3. Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen
Landstinget Dalarna Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning 2016-02-01 1 19 Sida Sida 2 (2) B. Arbetsutskottet är Arkivmyndighet Arbetsutskottet är Arkivmyndighet d.v.s. utövar det som åligger landstingsstyrelsen i dess egenskap av landstingets arkivmyndighet. Arkivchef Göran Gullbro informerar. Sommaren 2015 flyttade Landstingsarkivet från Håksberg till nya och mer ändamålsenligt lokaler på Ludvika lasarett. Anledningen till byggnationen är att de f.d. lokalerna i Håksberg inte räckte till för slutförvaring av landstingets journal- och arkivhandlingar. Lokalen var dessutom ålderstigen och olämplig ur arkivförvaring, ur arbetsmiljösynpunkt och uppfyllde inte alls dagens arkivnormer. Resultatet av de nya lokalerna och flyttprojektet har gett ett modernt landstingsarkiv som bl.a. rymmer ca 22.000 hyllmeter arkivmaterial. Arkivchefen konstaterar att den omfattande flytten har gått bra och är mycket nöjd med det nya arkivet. Landstingsarkivet har nominerats till Årets arkiv, som utses i slutet av februari. Arkivchefen informerar även om de redovisade anmälningsärendena i 2 nedan. Ärendena innebär ett utökat uppdrag för Landstingsarkivet.
PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde 2016-02-01 1 19 Sida 1 (1) Anmälningsärenden 2 Anmälningsärenden Arbetsutskottets beslut 1. Anmälda skrivelser läggs till handlingarna. LD15/02881 Inspektionen för vård och omsorg: Beslut om omhändertagande av patientjournaler från Ludvika Sjukgymnastik AB. LD15/00623 Inspektionen för vård och omsorg: Beslut om omhändertagande av patientjournaler vid Integrativ fysioterapi, Falun. LD15/04532 Inspektionen för vård och omsorg: Beslut för kännedom avseende omhändertagande av patientjournaler vid Sermed Ali Mustafa m.u.f sa tandläkarpraktik i Avesta. Utdrag exp 2016-02-10 till 1. Resp. akt 2. 3. Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen
PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde 2016-02-01 1 19 Sida 1 (1) Arbetsutskottets beslutsärenden 4 Revidering av dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar Diarienummer LD15/02684 Arbetsutskottets beslut 1. Dokumenthanteringsplanen för personaladministrativa handlingar, enligt bilaga b), godkänns och börjar gälla 2016-02-01. 2. Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare plan fastställd av Miljöoch Trafikutskottet 2008-11-18 55. Sammanfattning av ärendet Landstinget Dalarna behöver revidera dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar, då många förändringar skett i processerna för personaladministrationen. Det personaladministrativa IT-systemet Heroma utökas fortlöpande och denna plan ska följa den utvecklingen. Personakterna blir alltmer digitala och därmed förändras viss arkivering av handlingar inom personaladministrationen. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 4 A b) Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar inklusive rapport. Bilaga 4 B Arkivchef Göran Gullbro lämnar kompletterande information i ärendet. Utdrag exp 2016-02-10 till 1. Akten 2. Arkivet, Göran Gullbro 3. Diariet, Jessica Johansen Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen
BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum 2016-02-01 Sida 1 (2) Administrativ enhet Dnr LD15/02685 Uppdnr 1258 2016-02-01 Landstingsstyrelsens arbetsutskott Revidering av dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar Ordförandens förslag 1. Dokumenthanteringsplanen för personaladministrativa handlingar, enligt bilaga b), godkänns och börjar gälla 2016-02-01 2. Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare plan fastställd av Miljöoch Trafikutskottet 2008-11-18 55. Sammanfattning Landstinget Dalarna behöver revidera dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar, då många förändringar skett i processerna för personaladministrationen. Det personaladministrativa IT-systemet Heroma utökas fortlöpande och denna plan ska följa den utvecklingen. Personakterna blir alltmer digitala och därmed förändras viss arkivering av handlingar inom personaladministrationen. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Landstinget Dalarna behöver revidera dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar, då många förändringar skett i processerna för personaladministrationen. Det personaladministrativa IT-systemet Heroma utökas fortlöpande och denna plan ska följa den utvecklingen. Personakterna blir alltmer digitala och därmed förändras viss arkivering av handlingar inom personaladministrationen. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan 27 023-490000 Johansen Jessica 490153 791 29 Falun Falun Org.nr: 232100-0180 Registrator/assistent diariet@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (2) 2016-02-01 LD15/02685 Planen ska vara ett stöd till både personal inom Personalenheten men också för chefer på både central och lokal nivå. Dokumenthanteringsplanen bidrar även till att handlingarna sparas på rätt ställe och på rätt sätt. Ekonomi och finansiering Förslaget bedöms vara kostnadsneutralt. Juridik Hänsyn har tagits till Tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, arkivlagen och arkivförordningen när det gäller hanteringen av allmänna handlingar. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö För medarbetaren, framförallt i chefsposition, skapar planen ett stöd i hanteringen av personaladministrativa handlingar. Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA äger rum 2016-02-03. Uppföljning Uppföljning bör ske på tjänstemannanivå efter ca ett år.
Rapport Central Förvaltning Datum 2016-01-18 Sida 1 (5) Personalenheten Dnr LD15/02684 Dokumenthanteringsplan för Personaladministrativa handlingar inom Landstinget Dalarna. Syfte Fastställa hur personaladministrativa handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring. Mål Ge anvisningar samt råd och stöd gällande bevarande och gallring. Planen ska fungera som stöd för personal inom Landstinget Dalarna vid hantering av personaladministrativa handlingar. Giltighet Gäller fr.o.m. 2016-02-01 tillsvidare Målgrupp Chefer, Personal- och lönefunktionen, registrator. Ansvarig för dokumentet Personaldirektören Revideras och följs upp Planen följs upp årligen eller vid behov. I takt med att PA-systemet utvecklas krävs en uppföljning av dokumenthanteringsplanen för att följa den utvecklingen. Beslutsdatum 2016-02-01 Beslutat av Landstingsstyrelsens arbetsutskott. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Landstinget Dalarna Central Förvaltning Org.nr 232100-0180 Jessica Johansen Box 712 Vasagatan 27 Registrator 023-490153 791 29 Falun 791 29 Falun Jessica.johansen@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning 2015-01-18 Sida 2 (5) Inledning Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella riktlinjer för hur Landstinget Dalarna ska hantera personaladministrativa handlingar. Planen är landstingsövergripande och gäller för all verksamhet som hanterar personaladministrativa handlingar. Planen ger anvisningar och råd för hur handlingarna ska ordnas, finnas sökbara samt vilka tidsfrister som gäller för gallringen och bevarandet av olika handlingstyper. Denna dokumenthanteringsplan ersätter tidigare upprättad dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar från 2008 med dnr LD08/02677. Den är framtagen genom en arbetsgrupp där följande personer ingått: Christina Persson, HR-specialist, Ingrid Graff, Chef Lön, Britt-Marie Engkvist, registrator/nämndsekreterare Folktandvården, Gunnel Johansson, HR-assistent Landstingsservice, Steffan Lindskog, Personalchef Hälso- och sjukvården, Kerstin Gren, Personaladministratör, Lena Larsson, Personaladministratör, Göran Gullbro, Arkivchef och Jessica Johansen, registrator. Vid framtagandet har hänsyn till: Rättsväsendets krav, verksamhetens krav och forskningens krav. Men även ett PA-system i utveckling. Användningsområde Dokumenthanteringsplanen omfattar: Traditionellt förekommande handlingar som hanteras personaladministrativt både på central och lokal nivå, framförallt för personaladministration och chefer. Handlingar som fungerar som underlag för registrering i angivna ITsystem. Handlingar som skrivs ut från angivna IT-system. Handlingar som endast sparas digitalt. Handlingar i form av blanketter/ansökningar som upprättas och scannas in till IT-system.
Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning 2015-01-18 Sida 3 (5) Upplägg Planen är uppdelad i olika avsnitt, enligt följande: Anställning Arbetsmiljö Avveckling Facklig samverkan och förhandling Kompetensutveckling Löneadministration Omställning Pension Personalvård Policy-/Styrdokument Rehabilitering samt uppföljning Rekrytering Introduktion Personaladministration Studenter Uppföljning I de olika avsnitten anges typ av handling, om den ska diarieföras, ifall den kan gallras, vilken gallringsfrist som gäller samt hur den ska bevaras. Bevaras innebär att handlingen bevaras för evigt. Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara i gott skick. Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter det att viss tid passerats. Gallringsfrister, när handlingen kan gallras framgår av den gallringstid som anges för just den handlingen. Om det står att en handling ska gallras efter 10 år innebär det att tio hela kalenderår efter innevarande år måste ha passerats innan handlingen kan förstöras/gallras. t.ex. om en handling är daterad 2005 så innebär det att handlingen först gallras 1 januari 2016. En del handlingar står det endast gallras på, dessa gallras då vid avslut, t.ex. när en person slutar sin anställning och personakten arkiveras. För vissa handlingstyper anges att de kan gallras vid inaktualitet. Det innebär att handlingarna kan gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Den tiden avgör verksamheten själv. Förekommande begrepp AFA Företag som hanterar landstingets kollektivavtalsförsäkringar PA-system IT-stöd för personal- och löneadministration, (Heroma) Heroma, heter systemet just nu. Modulerna som kommer är Rekrytering, Rehabilitering och personakt. Synergi IT-stöd för arbetsskador och tillbud Navet Landstinget Dalarnas intranät edia Landstinget Dalarnas centrala diarium
Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning 2015-01-18 Sida 4 (5) Särskilda förklaringar Heroma, PA-systemet Landstinget Dalarna använder just nu Heroma som personaladministrativt system. PA-systemet är inne i en stor utvecklingsperiod och några moduler uppdateras löpande. Denna plan är anpassad till de planerade utvecklingarna så att planen blir långsiktigt hållbar. Exempel på pågående utveckling: Heroma Rekrytering Heroma Personakt Heroma Rehab Alla implementeras succesivt under 2016 och planen ligger till grund för hur modulerna byggs upp. Rehabilitering En modul till PA-systemet (Heroma) är Heroma Rehab och kommer att träda i kraft under 2016. Landstinget Dalarna kommer då att registrera och spara handlingar som är av vikt för rehabiliteringen digitalt i rehabiliteringsmodulen. Fram tills det att modulen är igång gäller följande rutin för att säkerställa bevarandet; När upprättandet av en rehabiliteringsplan börjar så startar även själva rehabiliteringsärendet som bör sparas till ett sammanhållet ärende. Rehabiliteringsplanen genereras efter den 15 sjukdagen.(ibland skapas plan för kortare sjukskrivning, denna behöver man endast spara hos resp. chef alt. personakten) Ansvarig chef för rehabiliteringen begär då ett diarienummer hos registrator på Central Förvaltning alt. registrator hos områdessamordnare på resp. lasarett. Alla handlingar och beslut som tas under processen bevaras hos ansvarig chef under hela rehabiliteringen. Rehabiliteringen bör dokumenteras väl då den kan pågå under flera år och ansvarig chef kan komma att ändras. I samband med att rehabiliteringen avslutas, t.ex. när personen är tillbaka i arbete eller att en annan lösning förhandlats, så ska handlingarna arkiveras. De ska då gallras ur av ansvarig chef. Allt som är av vikt för ärendet ska sparas, allt som visar vad som är gjort i
Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning 2015-01-18 Sida 5 (5) ärendet. (Det som kan gallras då, framgår av denna dokumenthanteringsplan under rubriken Rehabilitering) Handlingarna lämnas till registrator för att registreras/diarieföras och avslutas. När Heroma Rehab är implementerad, kommer rehabiliteringsärenden att reigstreras/diarieföras i modulen. Rutinen är den samma förutom att det blir Heroma Rehab istället för diariet. Synergi Avvikelserapportsystemet Synergi används idag för anmälan om arbetsskador, tillbud och andra avvikelser inom Landstinget Dalarna. Detta system är i nuläget inte infört inom Central förvaltning och Kultur- och bildningsförvaltningen. Detta innebär att dessa förvaltningar har en annan rutin i väntan på att Synergi ska implementeras. Central förvaltning och Kultur- och bildning rapporterar arbetsskador och tillbud på blanketterna som finns på Navet, dessa skickas sedan vidare till Försäkringskassan (gäller arbetsskador), förvaras i personakten och anmäls i samverkansgruppen. Kontaktpersoner Vid frågor rörande dokumenthanteringsplanens innehåll kontakta: Personaladministratör vid personalenheten, landstingsarkivet eller registrator vid Central förvaltning.
Anställning Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Annonser Bevaras Digitalt PA-system Diarieförs i PA-systemet, Rekryteringsmodul Anmälan om bisyssla Vid inaktuallitet Papper Bevaras hos resp. chef. Sammanställning av förvaltningens samtliga bisysslor lämnas till Personaldirektören enlig rutin. Anställningsavtal original Bevaras Digitalt Personakt Skapas i PA-systemet rekryteringsmodul kopplat till erhållen tjänst underskrivet original scannas in i Personakten. Arbetstidsschema Gallras Digitalt PA-System Övergår i historiken för PA-system Arbetsgivarintyg Vid inaktualitet Digitalt PA-system Avtal tidsbegränsat chefsförord. Bevaras Digitalt/Papper Personakt Skannas/sparas in i Personakten Arbetsbeskrivning Vid inaktuallitet Resp. chef/medarb. Avsteg från konverteringsregeln Bevaras Digitalt/papper Personakten Skannas/sparas i Personakten Begäran om utökning av tjänst Bevaras Digitalt/papper Personakten Skannas/Sparas i Personakten Belastningsregister, utdrag Ej tillåtet att spara enligt datainspektionen, ska lämnas tillbaka till sökande. Delegeringar Disciplinärenden underlag och beslut Hänvisas till delegeringsbestämmelserna. Bevaras Digitalt/papper Personakt/Diariet Underlag förvaras i förslutet kuvert i personakt. Underlag och beslut i original diarieförs. Gallras ur Personakt när den arkiveras. Drogtest, godkännande Gallras Digitalt/Papper Personakt Gallras när personakten arkiveras. Drogtest, testsvar Gallras direkt Papper Ej tillåtet att spara enligt datainspektionen, svaret finns hos Företagshälsovården. Förskrivningsrätt Bevaras Digitalt/Papper Personakt inkl. förskrivarkod Introduktionsprogram/Checklista 1 år Papper Resp. chef Legitimationsbevis Bevaras Digitalt/Papper Personakt Löneöversyn Bevaras Digitalt Diariet Ett dnr/facklig motpart Ja MBL-protokoll 11 eller 12 samt andra förhandlingar som rör medarbetare Bevaras Digitalt Diariet Ja Ja
Personakter Bevaras Papper/digitalt PA-System/Arkivet Skannas till PA-systemet Personakt, Ej digitala akter arkiveras hos Landstingsarkivet. Sökande förteckning 2 år Digitalt PA-system Rekryteringsmodul. Tjänstgöringsintyg/betyg från Gallras Digitalt/Papper Personakt Gallras vid avslut av anställning. tidigare arbetsgivare Tjänstgöringsuppgifter 5 år Digitalt PA-System/Pärm Se avsnitt under löneadministration för specifika personer. Tystnadsplikt och dataintrång Bevaras Digitalt/Papper PA-system Ingår i anställningsavtalet. Utbildningsbevis Bevaras Digitalt/Papper Personakt Utbildningsbevis förvärvade Bevaras Digitalt/Papper Personakt under anställningen Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Bevaras Digitalt Diariet Ja Arbetsskadeanmälan Bevaras Digitalt Synergin Hälsodeklaration/rapporter Bevaras Digitalt/Papper Personakt Gäller endast berörda yrkesgrupper Hälsokontroller Bevaras Digitalt/Papper Personakt Gäller berörda yrkesgrupper, t.ex. nattpersonal Protokoll, arbetsmiljöronder Vid inaktualitet Resp. enhet Rehabiliteringsutredningar Se särskild rutin, Rehabiliteringsärenden. Tillbudsanmälan Bevaras Digitalt Synergin Särskild rutin för CF och Kultur och Bildning. Avveckling Avgång/Uppsägning Bevaras Digitalt Diariet/Personakt Ifall det är disciplinärende, se Anställning. Ja Avgångsvederlag- Beslut om Bevaras Digitalt Diariet Ja Avvecklingssamtal Gallras Resp. chef Resp. chef sparas för egen utveckling. Dödsfall- Intyg LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut, Tillsvidare anställd LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut, Vikariat/anspråk på företräde. LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Se under rubrik Pension Bevaras Digitalt Diariet Beslut om varsel av tillsvidareanställd personal. Kopia till personakt. Gallras Papper Personalhandläggare För Hälso- och sjukvården sparas dessa i födelsedagsordning i pärm på expeditionen. Gallras efter hand. För övriga i Personakt. Vid inaktuallitet Digitalt Personalhandläggare Kopia till personakten Ja
Tjänstgöringsbetyg/omdöme Bevaras Papper Personakt Tjänstgöringsintyg Vid inaktualitet Papper Framställs i PA-systemet Facklig samverkan, förhandling Anmälan förtroendevalda Bevaras Digitalt Diariet Fast nr/år Ja Förhandling facklig tid Bevaras Digitalt Diariet Ja Förhandlingsprotokoll Bevaras Digitalt Diariet Centraliserat Personalenheten. Ja löneöversyn Ett nr/facklig motpart. Facklig förhandling, nyanställning eller chefstillsättning Bevaras Digitalt PA-system s.k. kryssförhandlingar, Skannas/sparas till PAsystemet samt bevaras i Personakt. Kollektivavtal Bevaras Digitalt Diariet Ja Personalutskottets Bevaras Digitalt/papper Diariet Fast dnr/år Ja förhandlingsprotokoll Protokoll/anteckningar vid APT:er 2 år Digitalt/papper Resp. enhet m.m. Protokoll facklig samverkan Bevaras Digitalt/papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar, se MBL protokoll Ja samt resp. diciplinärende Protokoll samverkan och MBL, Bevaras Digitalt Diariet Respektive enhet/klinik/vc diarieför alt. håller Ja enhetsnivå ordnade på annat lätt tillgängligt sätt. Protokoll samverkan och MBL, Bevaras Digitalt Diariet Ja förvaltningar Kompetensutveckling Medarbetare- och Utvecklingssamtal, s.k. MUsamtal Vid inaktuallitet Papper Resp. chef Som underlag till fortsatta samtal, sparas i pärm så att ny chef kan ta del av handlingen. Ett ex behålls av chefen och ett ex till den anställde. Löneadministration Arvodesuppgifter/ Reseräkningar 10 år Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet för förtroendevalda Aviseringar om adressändring Vid inaktuallitet Digitalt Noteras i PA-systemet. eller namnändring Godkännande blankett med person med skyddande personuppgifter Vid inakuallitet Papper Lönechef Hålls inlåst/skyddade.
Avvikelserapport/Rapportblad 2 år Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet Banklista, central/lokal 10 år/2 år Papper Löneadministratör/ ekonomienheten Beslut havandeskaps ersättning 2 år Papper Resp. chef Ledighetsansökan görs i PA-systemet. Beslut om högkostnadsskydd Vid inaktuallitet Personakt Hyresrapporter och liknande 1 år Papper Löneadministratör Friskvårdspeng 10 år Papper Löneadministratör Redovisas via Reseräkning. Kontrolluppgift 10 år Digitalt Löneadministratör Fil till skattemyndigheten. Ledighetsansökningar 2 år Digitalt/papper Lönadministratör Registreras in i PA-systemet Lönebidrag Bevaras Digitalt Diariet Ja Resekort, beslut 2 år Löneadministratör 2 original, ett till DalaTrafik, ett hos handläggaren och en kopia till lön. Reseräkningar + bilagor 10 år Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet Redovisningslista 10 år Papper Löneadministratör Sjukersättning, beslut rörande Bevaras Personakt Besked från Försäkringskassan Skattejämkningar eller extra 1 år Papper Löneadministratör skatt, Skattsedlar Skatteredovisning preliminär 10 år Digitalt/papper Löneadministratör skatt Tjänstgöringsrapport för Bevaras Digitalt/papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet timlärare Tjänstgöringsrapport för Bevaras Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet. anhörigvårdare Underlag arbetsgivaravgift 10 år Digitalt/papper Löneadministratör Utlägg ersättning för personligt 10 år Digitalt PA-system Redovisas via reseräkning. utlägg Utmätning i lön (beslut om) 1 år Papper Löneadministratör Sköts genom PA-system, handlingarna ska förstöras på ett betryggande sätt. Årsskattelista 10 år Papper Tas ut från PA-systemet
Omställning Omplacering, handlingar Bevaras Digitalt Personakt Är det i samband med disciplinärende så ska det Ja diarieföras. Om det är i Rehabiliteringsärende, se särskild rutin. Pension AFA-beslut Bevaras Digitalt Diariet Originalet diarieförs med pensionsansökan Ja Beslut Löneväxling Bevaras Digitalt Diariet Handläggs av pensionshandläggare Ja Dödsfall- Intyg Bevaras Digitalt Diariet Inkommer från KPA. Ja Efterlevnadspension Bevaras Digitalt Diariet Handläggs av KPA. Ja Livränta Bevaras Digitalt Diariet Ja Pensionsansökan Bevaras Digitalt Personakt/diariet Även beslutet. Ja Pensionsbrev med bilagor Bevaras Digitalt Personakt/diariet Handläggs av KPA. Ja Pensionslösningar, landstingsråd, Bevaras Digitalt Diariet Ja avtal om särskilda Pensionsunderlag, aktualiseringar Bevaras Papper Pensionshandläggare Pension, förhandsberäkningar Vid inaktualitet Papper Pensionshandläggare Signallistor/rättelselistor till Bevaras Papper Pensionshandläggare pensionsbolag- Månadskörning Signallistor/Rättelselistor till Bevaras Papper Pensionshandläggare pensionsbolag- Årstömning Återkrav av pensioner Handläggs av KPA, upphandlat. Personalvård Försäkringsavtal Bevaras Papper Diariet Ofta i diarieförda handlingar- upphandlingar Ja Personalenkäter sammanställning Bevaras Digitalt/papper Diariet Tänk på att utskicket också bör vara med då. Ja Terminalglasögon Digitalt Navet Ekonomiskt underlag, Hämtas på Navet, godkänns och lämnas hos optikern, resulterar i en faktura som sparas enligt rutin. Policy-/Styrande dok. Handbok arbetsmiljö Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja Riktlinjer inom personalområdet Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja Personal Policy Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja Jämställdhetsplaner m.fl. Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja
Rehabilitering samt uppföljning Rehabiliterings ärende Bevaras Digitalt PA-system, Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder Funktions- och Gallras vid anst. avslut Digitalt Rehabiliteringsmodul Personakt/PAsystem Rehabmodul Se rapport, ska registreras i rehabiliteringsmodulen. Kan ingå i ett rehabiliteringsärende och registreras i det läget, i övrigt skannas till personakt som gallras ut vid avslut. Kan ingå i rehabiliteringsärende, se ovan. Även företagshälsovårdens bedömning. Bevaras Digitalt Personakt/PAsystem arbetsförmågebedömning Rehabmodul Arbetsskadeanmälan Bevaras Digitalt Synergi/Diariet I de fall arbetsskadeanmälan blir rehabiliteringsärende ska handlingarna skrivas ut ur synergin till ärendet. Se ovan. Arbetsplan för återgång till arbetet. Bevaras Digitalt PA-system Rehabmodul Arbetsträning, dokumentation Bevaras Digitalt PA-system Rehabmodul Ansökan om ersättning från AGS, Bevaras TGL, AFA m.fl. Arbetsintyg, dokumentation Försäkringskassans anteckningar Bevaras Digitalt PA-system från avstämning och Rehabmodul uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. Personakt/Rehabmo dul Efter att Rehab AGS= Avtalsförsäkring vid sjukdom TGL= Tjänstegruppslivförsäkring Se särskild rutin i rapporten. Tillhör rehabiliteringsärende, se ovan Bevaras Digitalt Personakt/ PAsystem Rehabmodul Bevaras Digitalt Personakt/diariet Ingår i rehabiliteringsärende, se ovan rutin. Ja Läkarintyg 2 år Papper Resp. chef Läkarintyg vid arbetsskada. Gallras Papper Resp. chef Ifall de finns i TakeCare, hänvisas detta i rehabärendet. I Annat fall ska de bevaras i rehabiliteringsärendet, se ovan rutin. Kompetensutvecklingsinsatser Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Noteras i rehabiliteringsplanen Ja
Missbruk av alkohol eller andra droger, ev. handlingsprogram Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Rehabiliteringsmöten Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Rehabiliteringsplan Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Sjukersättning, besked/beslut till Bevaras Papper Personakt/PAsystem anställd enligt AB 12 att Rehabmodul anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning Rekrytering och introduktion nya medarbetare Annonser Bevaras Digitalt PA-system Anställningsavtal Beslut Digitalt PAsystem/Personakt Ansökningshandlingar erhållit Bevaras Papper/Digitalt PAsystem/Personakt tjänst, personligt brev och CV Ansökningshandlingar, vid ej erhållen tjänst Intresseanmälningar- /Spontanansökningar Noteras i rehabiliteringsplanen Ingår i rehabiliteringsärende, se ovan rutin. Ingår i rehabiliteringsärende, se ovan rutin Se även under rubriken Löneadministration. Noteras i PA-systemet, original till personakt. Se även under rubriken anställning. 2 år Digitalt PA-system. Gallringsfristen är pga att överklagan kan ske enligt 23 i lagen om förbud mot diskriminering. vid inaktuallitet Digitalt/papper Respektive enhet Skickas för kännedom till respektive enhetschef. Introduktionsprogram/Checklista Vid inaktuallitet Papper Respektive chef Personaladministration Avtal med konsulter och andra uppdragstagare Bevaras Papper Diariet/Avtalsdataba s Behörigheter till IT-system med mera Nyckelkvittens 2 år efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet Digitalt Papper Respektive chef eller i IT-stöd Respektive chef eller funktion som denne utsett. Handläggs av upphandlingsenheten MIT via It-portalen t.ex. centralförvaltning är det receptionen. Ja
SiTHS-kortkvittens med mottaget kort 10/15 år Papper Kortadministratör Reserv kort sparas i 10år, ordinarie sparas i 15 år, vid kvitteras elektronisk är det Telia som handläggare. Tystnadsplikt och dataintrång Bevaras Digitalt/Papper PA-System Ingår i anställningsavtalet. Studenter Behörigheter till IT-system med mera Vid inaktualitet Papper Respektive enhet/skola/universi tet Bevaras under studietiden Tystnadsplikt och dataintrång Vid inaktualitet Papper Resp. chef Bevaras under studietiden. Uppföljning Personalstatistik Bevaras Digitalt/papper PA-system Statistik som skickas till externa parter bevaras. Ärendet diarieförs i de fall handlingen maskas/innehåller sekretess.
PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde 2016-02-01 1 19 Sida 1 (1) Arbetsutskottets beslutsärenden 5 Gallring av sms samt skannade patientjournaler Diarienummer LD15/03897 Arbetsutskottets beslut 1. SMS-meddelanden som utgör allmänna handlingar kan gallras efter att informationen i meddelandet överförts till en tjänsteanteckning och diarieförts, alternativt registrerats i annan godkänd form. 2. Journalhandlingar i pappersform som skannats in till journalsystem får efter kvalitetskontroll och backup gallras. Sammanfattning av ärendet Landstinget Dalarna använder i verksamheten i stor utsträckning mobil telefoni där det finns möjlighet att skicka textmeddelanden i form av SMS/MMS. Funktionen används till största delen för meddelanden av kortvarig- eller ringa betydelse som kan och bör rensas löpande. Undantag kan finnas där en handling är att anses inkommen eller upprättad och därmed allmän. I dessa fall behöver handlingen diarieföras och bevaras. För att bedriva en säker och kostnadseffekt vård är det av vikt att alla aktuella vårduppgifter om en patient finns samlat i journalsystem. Även handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och överförs i digital form till respektive journalsystem. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 5 Arkivchef Göran Gullbro lämnar kompletterande information i ärendet. Utdrag exp 2016-02-10 till 1. Akten 2. Göran Gullbro 3. Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen
BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum 2016-02-01 Sida 1 (3) Administrativ enhet Dnr LD15/03897 Uppdnr 1224 2016-02-01 Landstingsstyrelsens arbetsutskott Gallring av sms samt skannade patientjournaler Ordförandens förslag 1. SMS-meddelanden som utgör allmänna handlingar kan gallras efter att informationen i meddelandet överförts till en tjänsteanteckning och diarieförts, alternativt registrerats i annan godkänd form 2. Journalhandlingar i pappersform som skannats in till journalsystem får efter kvalitetskontroll och backup gallras Sammanfattning Landstinget Dalarna använder i verksamheten i stor utsträckning mobil telefoni där det finns möjlighet att skicka textmeddelanden i form av SMS/MMS. Funktionen används till största delen för meddelanden av kortvarig- eller ringa betydelse som kan och bör rensas löpande. Undantag kan finnas där en handling är att anses inkommen eller upprättad och därmed allmän. I dessa fall behöver handlingen diarieföras och bevaras. För att bedriva en säker och kostnadseffekt vård är det av vikt att alla aktuella vårduppgifter om en patient finns samlat i journalsystem. Även handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och överförs i digital form till respektive journalsystem. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget SMS-meddelanden som utgör en allmän handling ska diarieföras. Det saknas idag en rutin för hur sms-meddelanden som utgör allmän handling ska överföras till landstingets diarium. För att kunna överföra informationen till annat medium så krävs ett gallringsbeslut från Arkivmyndigheten, Landstinget Dalarna. Då SMS till sin karaktär är svåra att exportera till annat medium i digital form ska meddelandena i sin helhet överföras till en tjänsteanteckning som diarieförs. Därefter kan de ursprungliga sms-meddelandena gallras. Hantering av sammanhörande patientuppgifter i både digital och analog form kräver resurser i arkivering, återsökning och på sikt större kostnader i Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan 27 023-490000 Gullbro Göran 023-495423 791 29 Falun Falun Org.nr: 232100-0180 Arkivchef Goran.Gullbro@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (3) 2016-02-01 LD15/03897 slutarkivering. För att bedriva en säker och kostnadseffektiv vård är det av vikt att alla aktuella vårduppgifter om en patient finns samlade i ett journalsystem. Även handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och överförs i digital form till respektive journalsystem. Vården bör beakta ifall vissa handlingar kan behöva sparas i pappersform för ev. bevisvärde, forsknings- eller kulturhistoriska skäl även efter skanning. Landstinget får underlåta skanning i de fall en journalhandling i pappersform är så omfattande, inbunden eller av sådant format att skanning svårligen kan låta sig göras. Gallring av journalhandlingar ska ske under betryggande former. Råd och instruktioner för formerna för skanning, filformat och lagring inhämtas hos Landstingsarkivarien. Landstingsarkivarien ska även underrättas när nya journalsystem tas i bruk där inskanning kommer att ske. Arkivchefen utformar rutiner för säker gallring. Patientperspektiv Tillgång till all aktuell patientinformation i digital form gynnar patientsäkerheten med snabb och platsoberoende åtkomst. Ekonomi och finansiering Hantering av patientinformation endast i digital form spar resurser i hantering, återsökning och medför på sikt även lägre kostnader i slutarkivering. Juridik Myndigheter ska enligt offentlighets- och sekretesslagen registrera och bevara allmänna handlingar. Inom Landstinget Dalarna sker denna registrering i huvudsak i diariet. Allmänna handlingar ska som regel bevaras i ursprungligt skick. Det betyder att de bevaras och hanteras i det format de upprättats eller inkommit till myndigheten. Överföring till ett annat medium (och förstöring av den ursprungliga handlingen) innebär en gallringsåtgärd och kräver ett gallringsbeslut från Arkivmyndigheten. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Medarbetare behöver vara medvetna om att SMS kan utgöra allmänna handlingar.
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (3) 2016-02-01 LD15/03897 Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA kommer att äga rum 2016-02-03. Uppföljning Uppföljning av skanning av journalhandlingar i pappersform sker via Landstingsarkivets besök och tillsyn av landstingets verksamheter.
PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde 2016-02-01 1 19 Sida 1 (2) Arbetsutskottets beslutsärenden 6 Införande av digitalt arkiv för diariet Diarienummer LD15/02685 Arbetsutskottets beslut 1. Gallring av diarieförda pappershandlingar i landstingets centrala diarium samt verksamhetsdiarium för hälso- och sjukvården, enligt bilaga b), godkänns. Sammanfattning av ärendet Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Sedan 2007 sker diarieföringen av allmänna handlingar digitalt med hjälp av ett elektroniskt diariesystem. Alla handlingar sparas dock även i pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet, vilket skapar dubbelarbete. Genom att endast skapa den digitala akten, med vissa undantag, sparas utrymme men även kostnader genom minskningen av förbrukningsvaror. Gallring av allmänna handlingar kräver ett gallringsbeslut. Då Landstinget Dalarna är anslutet till R7e arkiv, tillsammans med de nio övriga landstingen i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, finns möjligheten till digital långtidsarkivering av diarieförda allmänna handlingar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 6 A Utdrag exp 2016-02-10 till 1. Akten 2. Arkivet, Göran Gullbro 3. Diariet, Jessica Johansen Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen
Landstinget Dalarna Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning 2016-02-01 1 19 Sida Sida 2 (2) b) Direktiv för gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till Landstinget Dalarnas diariesystem. Bilaga 6 B Arkivchef Göran Gullbro lämnar kompletterande information i ärendet.
BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum 2016-02-01 Sida 1 (3) Administrativ enhet Dnr LD15/02685 Uppdnr 1174 2016-02-01 Landstingsstyrelsens arbetsutskott Införande av digitalt arkiv för diariet Ordförandens förslag 1. Gallring av diarieförda pappershandlingar i landstingets centrala diarium samt verksamhetsdiarium för hälso- och sjukvården, enligt bilaga b), godkänns. Sammanfattning Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Sedan 2007 sker diarieföringen av allmänna handlingar digitalt med hjälp av ett elektroniskt diariesystem. Alla handlingar sparas dock även i pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet, vilket skapar dubbelarbete. Genom att endast skapa den digitala akten, med vissa undantag, sparas utrymme men även kostnader genom minskningen av förbrukningsvaror. Gallring av allmänna handlingar kräver ett gallringsbeslut. Då Landstinget Dalarna är anslutet till R7e arkiv, tillsammans med de nio övriga landstingen i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, finns möjligheten till digital långtidsarkivering av diarieförda allmänna handlingar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Direktiv för gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till Landstinget Dalarnas diariesystem. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Sedan 2007 sker diarieföringen av allmänna handlingar digitalt med hjälp av ett elektroniskt diariesystem. Alla handlingar sparas dock även i Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan 27 023-490000 Johansen Jessica 490153 791 29 Falun Falun Org.nr: 232100-0180 Registrator/assistent diariet@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (3) 2016-02-01 LD15/02685 pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet, vilket skapar dubbelarbete. Genom att endast skapa den digitala akten, med vissa undantag, sparas utrymme men även kostnader genom minskningen av förbrukningsvaror. I och med att Landstinget Dalarna är anslutet till R7e arkiv, tillsammans med de nio övriga landstingen i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, finns möjligheten till långtidsarkivering av diarieförda allmänna handlingar elektroniskt. Vid en framtida överlämning till R7e arkiv så är handlingarna därför säkerställda för en digital långtidsarkivering. Diariesystemet finns i dag i två delar. Ett centralt diarium (edia) används av Central Förvaltning, Folktandvården, Fastighetsförvaltningen, Kultur- och bildningsförvaltningen, Landstingsservice, Revisionen, LD Hjälpmedel samt delar av Hälso- och sjukvårdsförvaltningen på ledningsnivå. Det är även kopplat till den politiska ärendeprocessen (eplan). Det finns även ett s.k. verksamhetsdiarium (eft) som används av flera kliniker och vårdcentraler inom Hälso- och sjukvården. Det är för dessa system som gallringsbeslutet gäller. I större utsträckning kommer nu handlingar att finnas digitalt, när så är möjligt. Ett exempel på undantag är att Landstinget Dalarna får frångå scanning i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för scanning. Detta noteras dock i den digitala akten. Det är även möjligt att notera diarienummer digitalt, vilket då sker längst upp i högra hörnet av handlingen och är i blå färg. Den digitala hanteringen gäller fr.o.m. 2016-01-01, vilket innebär att nya ärenden arkiveras digitalt. Nya skrivelser som tillförs ärenden som ursprungligen upprättades innan detta datum hanteras enligt tidigare rutin. Ekonomi och finansiering Genom att inte skriva ut handlingar så minskar kostnader för pappersutskrifter, skrivare, färgpatroner men även utrymme i lokaler som idag är arkiv. En kostnad kan uppstå i framtiden, vid ett eventuellt byte av diariesystem, för konvertering av befintliga PDF-filer till det nya systemet eller för långtidsarkivering i digitala arkivet R7e arkiv.
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (3) 2016-02-01 LD15/02685 Miljö Minskning av pappersutskrifter är en positivt ur miljösynpunkt. Juridik Det finns inga juridiska hinder mot att ha ett digitalt arkiv. Fler och fler myndigheter övergår till digital hantering, även domstolar. Ett direktiv för gallring av allmänna handlingar efter att de scannats till diariesystemet skapas. Där regleras vilka handlingar som är undantagna och bör/ska sparas även i pappersformat, se bilaga b). Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö En viss minskad arbetsbelastning skapar utrymme för utveckling och utbildning i diarieföring, vilket är ett stort behov, framförallt inom hälso- och sjukvården. För registratorerna kommer det bli en mer digital arbetsmiljö. Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA sker 2016-02-03. Uppföljning Uppföljning av den digitala hanteringen sker inom Administrativ enhet efter ett år, och rapporteras vid behov till Arbetsutskottet. I uppföljningen ska särskilt uppmärksammas handlingar, som bör sparas för forskning och av kulturhistoriskt värde.
Direktiv Central förvaltning Datum 2016-02-01 Sida 1 (5) Administrativ enhet Dnr LD15/02685 Kansliavdelning Gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till Landstinget Dalarnas diariesystem. För Landstinget Dalarnas centrala diarium och det verksamhetsdiarium som används av hälso- och sjukvården gäller: 1. Allmänna handlingar i pappersform, som diarieförts samt scannats och där bilden tillförts elektronisk akt i diariesystemet, gallras 2. Utskrifter av elektroniska diarieförda handlingar i ärenden bör endast göras i undantagsfall. 3. Registratorer ska beakta om handlingar behöver sparas i pappersform efter scanning, för eventuellt bevisvärde, forskningseller kulturhistoriskt behov. Undantag: Från gallring efter scanning undantas pappershandlingar där underskrift krävs pga. krav i lagstiftningen samt handlingar som enligt punkt 3 bör bevaras. T.ex. Justerade protokoll, avtal/kontrakt, äganderättshandlingar och handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande. Landstinget får frångå scanning i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för scanning. Detta noteras i den digitala akten. Bakgrund En myndighet har skyldighet att registrera och bevara allmänna handlingar, detta sker via diarieföring i diariesystemet samt den arkivering som krävs enligt lagstiftningen. Allmänna handlingar och ärenden bör i större utsträckning hanteras och bevaras elektroniskt. Hittills har skapats både en digital akt och en pappersakt. Den digitala långtidslagringen av diarieförda inskannade dokument har numera säkerställts genom möjligheten till konvertering och arkivering i R7e-arkiv. Pappershanteringen innebär kostnader för papper, förvaring och lokaler m.m. Vid en övergång till endast digital arkivering kommer dessa utgifter minskas. En digital hantering av ärenden skulle också frigöra vissa resurser, som tidigare gått till att kopiera, skriva ut, sortera, aktlägga osv. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Landstingshuset 023-49 00 00 Jessica Johansen 023-49 01 53 791 29 Falun Vasagatan 27 diariet@ltdalarna.se Registrator Falun www.ltdalarna.se jessica.johansen@ltdalarna.se 232100-0180
Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning 2016-02-01 LD15/02685 Sida 2 (5) Landstinget Dalarna använder idag IT-systemet PACT vid registreringen av allmänna handlingar. I PACT registreras inkomna som upprättade allmänna handlingar. Inkomna pappershandlingar skannas till systemet, elektroniska handlingar som skickas (t.ex. via e-post) fångas upp elektroniskt och skrivs ut till den fysiska akten. PACT edia är det IT-stöd som används för diarieföring av allmänna handlingar gemensamt för Landstinget centralt samt de flesta förvaltningar. PACT eft är ett verksamhetsdiarium som används på vårdcentraler, kliniker och enheter för att förteckna skrivelser och på det viset diarieföra de allmänna handlingar som inkommit/upprättats inom resp. enhet. Sedan 2007 sker registreringen digitalt med hjälp av IT-stödet, alla handlingar återspeglas även i pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet. Detta skapar ett dubbelarbete genom att två akter skapas, en digitalt och en fysisk. Handlingar som kan fångas upp i digital version skrivs även ut för att återspegla den digitala akten. För att ersätta bevarande av pappersoriginal med bevarande av elektroniska filer skapade vid scanning krävs beslut om digitalt arkiv och direktiv för gallring av pappershandlingarna. De handlingar och ärenden som knyts till diariet finns idag både i pappersform, en s.k. fysiskakt, och i en digitalakt elektroniskt för sökmöjlighet. Landstinget Dalarna har därför tagit ställning till att endast använda oss av en digital akt, med de undantag som beskrivs här ovan. Regelverket Arkivförfattningarna hindrar inte att ett ärende är helt digitalt (om man bortser från vissa handlingar som behöver finnas i ursprungligt skick under en viss tid). Lagstiftningen ställer däremot krav på hur den digitala långtidslagringen organiseras. Allmänna handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Det betyder att de normalt bevaras och hanteras i det format de kommer in till en myndighet eller upprättas. Pappershandlingar bevaras på papper och elektroniskt upprättade handlingar i elektroniskt skick. Överföring till annat medium (och förstöring av den ursprungliga handlingen) som medför t.ex. möjligheten att fastställa handlingens äkthet innebär gallring och kräver därför ett beslut från arkivmyndigheten. Detta gäller då
Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning 2016-02-01 LD15/02685 Sida 3 (5) framförallt pappershandlingarna. Arbetsutskottet, dvs. Landstinget Dalarnas arkivmyndighet har beslutat om gallring enligt detta direktiv. Arkivering Tillsammans har arkivet, diariet, systemförvaltningen och chefsjuristen sett över möjligheten att endast spara handlingarna i den digitala akten. En backup av systemet görs varje vardag kväll med start kl. 20;00, i de fall backupen inte skulle fungera så hanteras detta av MiT som via systemförvaltningen meddelar registraturen detta. Detta innebär att registratorn sparar den inskannade pappershandlingen till minst nästa dag för säkerställa att backup är tagen. För att leva upp till kraven när det gäller långsiktig elektronisk arkivering ingår Landstinget Dalarna i den samverkan som gemensamt tagit fram e- arkivet R7e-arkiv, tillsammans med totalt nio landsting i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Detta gör att den elektroniska diarieakten då kan konverteras om och sparas i R7-e arkiv när det blir aktuellt. Handlingar och ärenden kan behöva sparas på papper en viss tid efter skanning. Ett mediebyte medför alltid någon form av informationsförlust, framför allt beträffande möjligheten att bedöma handlingarnas autenticitet. Handlingarna som skannats kan efter bedömning gallras viss tid efter upphörande eller när det anses att den inte behöver sparas för bevisvärde eller andra skäl. Exempel på allmänna handlingstyper som kan behöva sparas efter scanning är: Justerade protokoll Avtal och kontrakt Äganderättshandlingar Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som behövs för bevisvärde Handlingar som pga format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredsställande kan bevaras enbart som scannad bild. Handlingar som kan vara av kulturhistoriskt värde eller av värde för forskning bör sparas i sin ursprungliga form. Utifrån denna lista bör samtliga förvaltningar och enheter, som använder sig av diariesystem, ta ställning till vilka ärende- och/eller handlingstyper som bör sparas på papper en viss tid efter att de scannats.
Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning 2016-02-01 LD15/02685 Sida 4 (5) Det ställer högre krav på registraturen att bedöma utifall en handling trots inskanning till diariesystemet även måste sparas i pappersform. Vid osäkerhet är det bättre att spara handlingen än att gallra den. Förutsättningar Pappersoriginalen får inte gallras förrän läskontroll skett och eventuella fel har åtgärdats. Den skannade versionen ska vara lika lydande med ursprungshandlingen och det är viktigt att man kvalitetssäkrar resultatet vid scanningen så att: Ingen information går förlorad, resultatet ska vara likalydande med originalet. Resultatet ska vara tydligt så att det enkelt går att läsa. De olika tekniska kraven (se nedan) ska vara uppfyllda. En inkommen pappershandling ankomststämplas och skannas därefter in i diariesystemet. En inkommen elektronisk handling bör bara i undantagsfall skrivas ut för att ankomststämplas. I och med att de flesta registratorerna idag har tillgång till Adobe Acrobat XI PRO finns möjligheten att digitalt ankomststämpla och notera diarienummer. Detta sker då i det högra hörnet (sidhuvudet) och för att särskilja Landstinget Dalarnas diarienummer från annan text skall detta skrivas med blå text, t.ex.: Landstinget Dalarna Dnr LD15/00002 Inkom: 2015-01-01 Handlingarna som inkommer, upprättas eller expedieras elektroniskt via t.ex. mail fångas upp elektroniskt och tillförs ärendet. Handlingar som endast finns i pappersformat, skannas och tillförs ärendet. Rutiner/lathund för hur man gör detta skapas av den centrala diariefunktionen och sänds ut till berörda. Tekniska krav När en pappershandling skannas skapas en bildfil. Detta innebär att man t.ex. inte kan söka i texten i ett skannat dokument. För arkiveringsändamål är det i regel nödvändigt att bevara handlingens utseende, inte enbart den text som man extraherat ur handlingen med hjälp av OCR. System som enbart sparar teckentolkad text kan därför inte användas för information som ska bevaras. Inställningar och användning av skanner
Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning 2016-02-01 LD15/02685 Sida 5 (5) Landstinget Dalarna har valt att i tillämpliga delar följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:2 för digitala bilder. Filformat Den inskannade filen skall sparas i PDF-format. Vid arkiveringen på sikt i R7e-arkiv krävs det idag PDF-A. Detta löser man i konverteringen. Upplösning För kontorsdokument ska upplösningen normalt vara minst 300 dpi (dots per inch). Högre upplösning än 300 dpi kan behövas i vissa fall, det som avgör är läsbarheten. En hög upplösning är särskilt viktig om man skannar fotografier eller handlingar som av olika skäl är mindre tydliga. I de fall man inte kan ordna med högre upplösning så sparas det i pappersform. Färg eller svartvitt Om det är bäst att skanna i färg eller svartvitt beror på flera faktorer: Färg - Handling som innehåller viktig information i gråskala eller färger, t.ex. fotografier (både i färg och svartvitt) eller färgglada diagram. Svartvitt- Handling i svartvitt utan gråskala, t.ex. svart text på vit bakgrund. Giltighetstid Hanteringen utifrån direktiven implementeras fr.o.m. 2016-01-01. Detta innebär att nya ärenden som diarieförs endast hanteras digitalt om de inte ingår i undantagen ovan. Äldre ärenden hanteras enligt tidigare rutin. Direktiven följs upp av Landstinget Dalarnas administrativa enhet, och landstingets jurister och kan revideras vid behov.
PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde 2016-02-01 1 19 Sida 1 (2) Arbetsutskottets beslutsärenden 7 Implementering av Nationella riktlinjer och målnivåer för diabetesvården Diarienummer LD15/03496 Arbetsutskottets beslut 1. Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer, enligt bilaga b) och c), fastställs. 2. Implementeringsbudget för år 2016 fastställs till 300 000 kr, vilket finansieras inom ramen för landstingets budget 2016 och anslås Dalarnas Diabetesråd. Sammanfattning av ärendet Socialstyrelsen publicerade uppdaterade Nationella riktlinjer för diabetesvården 2015 (bilaga b) tillsammans med nya målnivåer för diabetesvård (bilaga c). Utgångspunkten för Socialstyrelsens målnivåer inom diabetesvård är de indikatorer som tagits fram till remissversionen av de Nationella riktlinjerna för diabetesvård 2014. Indikatorlistan omfattar totalt 21 indikatorer. Socialstyrelsens expertgrupp har utifrån dessa gjort ett urval och fastställt tio målnivåer för diabetesvården. Samverkansnämnden rekommenderar landstingen (bilaga d) att ge stöd och resurser till en struktur för kunskapsstyrning och att landstingen fastställer och använder Socialstyrelsens fastställda målnivåer i den politiska viljeinriktning för diabetesvården som fastställdes 2015-09-23 (bilaga e). Resultaten är sämre inom vissa områden där sjukvården behöver driva en personcentrerad vård med fördjupad, frekvent och varaktig kontakt med patienterna. Nationella riktlinjer för diabetesvård har som syfte att bidra till en mer likvärdig vård på diabetesområdet inom landstinget och till att vara ytterligare stöd i styrning och ledning av hälsooch sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. Utdrag exp 2016-02-10 till 1. Akten 2. Helena De La Cour 3. Ekonomienheten 4. Dalarnas diabetesråd Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen
Landstinget Dalarna Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning 2016-02-01 1 19 Sida Sida 2 (2) I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 7 A b) Nationella riktlinjer för diabetesvård 2015. Bilaga 7 B c) Målnivåer för diabetesvård. Bilaga 7 C d) Protokoll Samverkansnämnden 2015-09-29. Bilaga 7 D e) Politisk viljeinriktning för diabetesvården i Uppsala-Örebroregionen Bilaga 7 E
BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum 2016-02-01 Sida 1 (3) Ledningsenhet C-fv Dnr LD15/03496 Uppdnr 1190 2016-02-01 Landstingsstyrelsens arbetsutskott Implementering av Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer för diabetesvård Ordförandens förslag 1. Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer, enligt bilaga b) och c), fastställs 2. Implementeringsbudget för år 2016 fastställs till 300 000 kr, vilket finansieras inom ramen för landstingets budget 2016 och anslås Dalarnas Diabetesråd. Sammanfattning Socialstyrelsen publicerade uppdaterade Nationella riktlinjer för diabetesvården 2015 (bilaga b) tillsammans med nya målnivåer för diabetesvård (bilaga c). Utgångspunkten för Socialstyrelsens målnivåer inom diabetesvård är de indikatorer som tagits fram till remissversionen av de Nationella riktlinjerna för diabetesvård 2014. Indikatorlistan omfattar totalt 21 indikatorer. Socialstyrelsens expertgrupp har utifrån dessa gjort ett urval och fastställt tio målnivåer för diabetesvården. Samverkansnämnden rekommenderar landstingen (bilaga d) att ge stöd och resurser till en struktur för kunskapsstyrning och att landstingen fastställer och använder Socialstyrelsens fastställda målnivåer i den politiska viljeinriktning för diabetesvården som fastställdes 2015-09-23 (bilaga e). Resultaten är sämre inom vissa områden där sjukvården behöver driva en personcentrerad vård med fördjupad, frekvent och varaktig kontakt med patienterna. Nationella riktlinjer för diabetesvård har som syfte att bidra till en mer likvärdig vård på diabetesområdet inom landstinget och till att vara ytterligare stöd i styrning och ledning av hälso- och sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Nationella riktlinjer för diabetesvård 2015 c) Målnivåer för diabetesvård d) Protokoll Samverkansnämnden 2015-09-29 e) Politisk viljeinriktning för diabetesvården i Uppsala-Örebroregionen Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan 27 023-490000 De La Cour Helena 791 29 Falun Falun Org.nr: 232100-0180 Handläggare Helena.DeLaCour@LtDalarna.se
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (3) 2016-02-01 LD15/03496 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Nationella riktlinjer för diabetesvård har som syfte att bidra till en mer likvärdig vård på diabetesområdet inom landstinget och till att vara ytterligare stöd i styrning och ledning av hälso- och sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. Nationella Diabetesregistret publicerar idag i realtid, öppet och på enhetsnivå utfallet i de flesta indikatorer som Socialstyrelsen rekommenderar för uppföljning. Utfallet stödjer slutsatsen att alla landsting i sjukvårdsregionen behöver arbeta för att minska den alltför stora variationen i utfall mellan enheter främst inom primärvård och att det bör vara en prioriterad ledningsfråga. De av Socialstyrelsen rekommenderade målnivåerna för tio av indikatorerna är till hjälp i det arbetet. År 2012 etablerades ett nationellt programråd med uppgift att identifiera variationer i praxis och ta fram förslag till åtgärder, exempelvis gemensamma kunskapsunderlag och nationella vårdprogram. På regional nivå finns sedan 2014 ett regionalt programråd som genom samverkan mellan de sju landstingen och med den nationella nivån ska arbeta för en jämlik och kunskapsbaserad hälso- och sjukvård inom diabetesområdet. Rådet har bland annat i uppdrag att följa upp kvalitetsdata för samtliga landsting och identifiera oönskade och omotiverade variationer mellan och inom landstingen i sjukvårdsregionen. Dalarnas Diabetesråd formades 2014 som en del av Landstinget Dalarnas kunskapsstyrningsorganisation. Här finns nu en färdig struktur som har goda förutsättningar att vara ett verktyg och det stöd som ledning och verksamheter kan använda för att få ökad tillämpning av bästa tillgängliga kunskap inom området och som kan reducera/eliminera den omotiverade variationen i praxis och utfall i indikatorer. Nyckelfaktorerna till framgång är beskrivet av det Nationella Programrådet för Diabetes. Patient- och barnperspektiv Nationella riktlinjer utformas tillsammans med patientföreträdare i form av patientföreningar. Dalarnas Diabetesråd har patientrepresentation. Direktivet förespråkar en personcentrerad vård. Ekonomi och finansiering 300 000 kr avsätts inom hälso- och sjukvårdens budgetram till Avdelning Kunskapsstyrd vård för att stödja Dalarnas Diabetesråd med implementering av riktlinjerna och tillhörande målnivåer samt arbete med
Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (3) 2016-02-01 LD15/03496 spridning av de sju angivna framgångsfaktorerna till berörda verksamheter under år 2016. Likabehandling Nationella riktlinjers implementering innebär mer likvärdig vård mellan olika landsting/regioner. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer skapar en ökad tydlighet för hur medarbetare ska utföra säker diabetesvård. Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA äger rum 2016-02-03. Uppföljning Dalarnas Diabetesråd redovisar resultatet av implementeringen i sina kommande årsrapporter.