1 Tentamensadministration i Ladok på webb (LPW) I LPWs tjänst för tentamensadministration lägger du upp tentamenstillfällen för salstentor och andra tentor, t ex hemtentor som studenterna sedan anmäler sig till via Minaa studier, LPWs tjänster för f studenter. Du kan lägga upp tentamenstillfällen vid den/de institutioner du tillhör enligt Sukat. Om din tenta tillhör en annann institution än din egen (d v s tentan/ /momentet och kurskoden den tillhör, har olika institutionstillhörighet) får du kontakta den av prefekten utseddaa Rättighetsadministratören vid institutionen där kurskoden hör hemma. En rättighetsadministratör behövs vid varje institution i två fall. 1) För att ge administratör från annan institution behörighet att lägga upp u tentamenstillfällen vid rättighetsadministratörens institution. Ex : rättighetsadministratörens institution i AAA äger kurskoden XX10100 och momentet YYY som ingår i kursen ägs av institutionen BBB. Då måste institution AAA ge en administratör vid institutionn BBB behörighet att lägga upp sitt tentamenstillfälle vid institution AAA. 2) Då institutionen använder LPWs anonymiseringsfunktion skall rättighetsadministratören ge ett fåtal kollegor inom institutionen behörighet att se vilka studenterna är (personnummerr och anonym kod) som anmält sig till ett tentamenstillfälle, inte bara se antalet anmälda. Då institutionen väljer att låta LPW sköta anonymiseringen, erhåller studenten s en anonym kod vid anmälan. Koden skickas med e-post till studentens universitetskontoadress. Studenten ser också sin kod i Mina studier, i tentamensanmälantjänsten där. Det går även bra att manuellt sköta anonymiseringen, man kan ändå använda a tjänsten för tentamensadministration. Då LPWs anonymiseringsfunktion används * Beroende på vad du som administratör har för rättigheter vid din institution när det gäller LPW så kan du om du har s k fulll behörighet, själv anmäla och avanmäla studenter till tentamen. Du kan se s både anonym kod och personnummer på studenterr som blivit anmälda. Du kan också taa ut listor över anmälda, med personnummer och anonym kod för att t ex förse skrivningsvakterna med detta.. Vilken behörighet du har, bestämmer den av prefekten utsedda Rättighetsadm ministratörenn vid din institution. En administratör som har begränsad behörighet (vilket man har medd automatik) kan aldrig se vilka studenter som anmält sig till en tenta då LPWs anonymiseringsfunktion används. En administratör med begränsad behörighet kan inte heller anmäla och avanmäla studenter till tentaa eller ta fram listor över anmälda. Administratörer med begränsad behörighet kan endast lägga upp tentamenstillfällen och se hur många studenter som är anmälda. Då LPWs anonymiseringsfunktion inte används Om instituionen väljer att sköta anonymiseringen manuellt gör LPW L ingen n skillnad på behörigheter; alla anställda vid institutionen kan då se vilka studenter som anmält sig till t tentan, anmäla och avanmäla studenter s samt ta ut listor på de anmälda.
2 Skapa ett nytt tentamenstillfälle i LPW Klicka på Tentamenstillfällen under Administration (bild 1). Bild 1 Kontrollera att rätt institution är markerad, i synnerhet om du har behörighet till fler än en. Klicka på knappen Skapa nytt tentamenstillfälle (bild 2). Bild 2
3 Bild 3 Fyll i de obligatoriska uppgifterna som är märkta med en asterisk (bild 3). Övriga uppgifter ärr frivilliga att fylla i. Anmälningsperiodens första dag sätts med automatik till dagens datum men detta datum kan du ändra på. Du får också hjälp med att ange datum med m hjälp av v kalendrarna. Om den inbyggda anonymiseringsfunktionenn ska utnyttjas skall detta markeras och det är då möjligt att sätta ett prefix på tre bokstäver som kommer att inleda den anonyma kod som studenten erhåller vid anmälan till tentan. Den första studenten som anmäler sig får koden 0001 o s v med ett eventuellt prefix. Om institutionen föredrar att sköta anonymiseringen på annat sätt så ska duu inte bocka i rutan för anonymisering. Att välja en tentamenstypp är frivilligt liksom kontroll av provuppsättning som s dock ligger markerat som default. Om det är meningen att studenter med fel förstagångsregistrerings- så termin ska kunna anmäla sig till tentamenstillt lfället så får du ta bort markering m för kontroll av provuppsättning. Klicka på Skapa. Du kommer nu tillbaka till bild 2. Om du nu vill fortsätta att skapa tillfällen kann du användaa knappen Skapa och återanvänd istället slipper du gå tillbakaa till bild 2.
4 Kopiera ett befintligt tentamenstillfällee Detta kan vara bra att göra om många uppgifter från ett redan upplagt tillfälle överensstämmer med det nya tillfället du ska lägga upp. Påå så sätt sparar du tid; du d behöver inte fylla i alla uppgifter igen. Klicka på kopiera-knappen utgå från. för det tentamenstillfälle du vill kopiera, för att ha en bas att Bild 4
5 Bild 5 Fyll i de uppgifter som ska ändras och som ska gälla för det nyaa tentamenstillfället och klicka på Skapa. Nu är ett nytt tillfälle skapat. Om du nu vill fortsätta skapa nya tentamenstillfällenn kan du istället för att klicka på Skapa klicka på knappen Skapa och återanvänd så slipper du gå tillbaka till tidigare skärmbild (bild 2).
6 Ändra ett befintligt tentamenstillfälle Bild 6 Klicka på knappen för redigera (bild 6)..
7 Bild 7A Endast öppna fält går att ändra. Dimmade fältt går ej att ändra (bild 7A). Vill du ändra på dimmade fält få du istället antingen ställa in tentamenstillfället (bild 8) eller ta t bort det (bild 13) och sedan skapa ett nytt. Det sistnämnda går bara att göra om tentamenstillfället saknar s anmäldaa studenter. Då du gjort din ändring får du en fråga från LPW om du vill skicka ett mail till dee studenter som hunnit anmäla sig till tentan du ändrat uppgifter för (bild 7B).
8 Bild 7B Innehållet i mailet går inte att påverka och serr ut som nedan (bild 7C): Bild 7C
9 Ställa in ett tentamenstillfälle Välj från listan över tentamenstillfällen, det tillfälle du vill ställa in genom att klicka på knappen för Redigera (bild 6). Sätt i nästa bild en bock i rutan vid Inställd och Spara sedan (bildd 8). Bild 8
10 Du får nu en fråga om du vill skicka ett e-postmeddelande till studenterna som varr anmälda till det inställda tentamenstillfället (bild 9). Bild 9 Om du klickar på Skicka e-post går ett mail iväg med automatik somm informerarr studenterna om att tentan är inställd. Det är inte ett mail du självv författar; LPW gör det åt å dig (bild 10). Bild 10
11 Så här ser det inställda tentamenstillfället nu ut i din lista över din institutions tentamenstillfällen (bild 11) ). Bild 11 Studenten har motsvarande vy i Mina studierr (bild 12). Bild 12
12 Ta bort ett tentamenstillfälle Klicka först på knappen för Ta bort (bild 13) vid det tentamenstillfälle i listan du vill ta bort. Endast möjligt då tentamenstillfället inte har några anmälda studenter. Bild 13 Klicka därefter på Radera. Tentamenstillfället tas nu bort.
13 Anmäla en student till ett tentamenstillfälle Bild 14 Endast du som har full behörighet i LPW då institutionenn använder LPWs anonymisering, kan anmäla en student till tenta. Klicka på siffran som visar hur många studenter som är anmälda (bildd 14). Du kommer sedan till följande vy (bild 15). Klicka på Anmäl student.
14 Bild 15 Sedan fyller du i personnummer (flera på en gång går bra) och klickar på Anmäl (bild 16). Bild 16
15 Studenten får nu med automatik ett e-postmeddelande om att anmälann är gjord ochh uppgift om den anonymaa koden (om LPWs anonymisering används). Den administratör vid institutionen som anmält studentenn står som avsändare vid Med vänlig hälsning/sincerely.
16 Avanmäla en student till ett tentamenstillfälle Här kan du som har full behörighet * (se sid 1) i LPW om LPWs anonymisering används, avanmäla en student som tidigare är anmäld. Bild 17 I listan över tentamentillfällen klickar du på siffran för antalet anmälda vid det tillfälle du ska avanmäla en student från (bild 17).
17 Bild 18 Klicka på ikonen för borttagning (bild 18).
18 Bild 19A Klicka på Radera (bild 19A). Nu är studenten avanmäld och ett e-postmeddelande går med automatik iväg till studenten att detta har skett (bild 19B).
19 Bild 19B Ta ut listor över anmälda studenter Endast om du är administratör med full behörighet * (sid 1), då institutionen använder LPWs anonymisering, kan du ta ut listor över de anmälda studenterna. Antingen klickar du på provbenämningen i listan över tentamenstillfällen och då visas detaljerade uppgifter om tillfället. Här kan du vid Anmälda klicka på Visa/redigera ( ). Du kan också välja att klicka a på antalet anmälda. (visa) utan att klicka på provbenämningen (bild 20) ). Du kommer i båda fallen till den sida (bild 21) där du kan ta fram dina utskrifter över de anmälda.
20 Bild 20
21 Bild 21 Här bockar du för de uppgifter som skall finnas med på listorna. Skriv ut ger en lista rakt upp och ner. Excel-fil ger en excelfil enligt nedan. Här kan du själv lägga till kolumn för t ex placering.
22 E-posta alla anmälda Knappenn E-posta alla (bild 21) ) betyder att du kan skicka ett e-postmeddelande till alla anmälda och här kan du bestämma vad som ska stå i meddelandet (bild 22), till skillnad från attt skicka e-post då du ändrar (bild 7B och 7C) eller ställer in ett tentamenstillfälle (bild 9 och 10). I de sistnämnda fallen kan du inte påverka innehållet i e-postmeddel landet som skickas. Menn det kan du här. Bild 22 Mailet till de anmälda studenterna i ovanstående exempel ser ut så här:
23 Det är viktigt att du som avsändare har en braa rubrik och innehåll om vilket tentamenstillfälle det gäller så att mottagaren av mailett förstår detta. LPW skickar inte med några uppgifter om vilket tentamenstillfälle det gäller så all informationn får du ange själv i ditt mail.. Studentvyn i Mina studier- tentamensat anmälan Bild 23 Ovan (bild 23) ser du hur studenten ser sina tentamensanmälningar. Studenter som anmält sig till tentamen kan tas fram i funktionen RS01 i vanliga Ladok, knappen Sök anmälda.