Manual - LPW, alla funktioner

Transkript

1 Manual - LPW, alla funktioner Innehållsförteckning Tentamensadministration LPW - allmänt Skapa ett nytt tentamenstillfälle Kopiera ett befintligt tentamenstillfälle Ändra ett befintligt tentamenstillfälle Ställa in ett tentamenstillfälle Ta bort ett tentamenstillfälle Anmäla en student till ett tentamenstillfälle Avanmäla en student till ett tentamenstillfälle Ta ut listor over anmälda studenter samt e-posta alla anmälda Studentvyn - tentamensanmälan Webbregistrering Villkorshantering - KA53 och SA02 Reservantagning SA03 - OBS! All reservantagning sker i NyA från och med mars 2016 Anta till kurs SA02 Resultatrapportering - prov, ladokadministratör Resultatrapportering - prov, lärare Sök kurs Sök student/forskarstuderande Tentamensadministration LPW - allmänt Att använda Ladok på webbs tjänst för tentamensadministration är obligatoriskt för salstentor som kräver förhandsanmälan. Detta enligt förvaltningschefens beslut, april 2010, Direktrapportering inom studieadministration, en del av Översynsprojektet. Länk till Förvaltningschefen s beslut, Översynsprojektet. Däremot är det frivilligt att använda just LPWs funktion för anonymisering. Anonymisering kan institutionen sköta manuellt om den föredrar det. I LPWs tjänst för tentamensadministration lägger du upp tentamenstillfällen för salstentor och andra tentor, t ex hemtentor som studenterna sedan anmäler sig till via Mina studier, LPWs tjänster för studenter. Du kan lägga upp tentamenstillfällen vid den/de institutioner du tillhör enligt Sukat. Om din tenta tillhör en annan institution än din egen (d v s tentan/momentet och kurskoden den tillhör, har olika institutionstillhörighet) får du kontakta den av prefekten utsedda Rättighetsadministratören vid institutionen där kurskoden hör hemma. LPW skickar i vissa lägen mejl till studenterna. Dessa mejl går alltid till universitetskontoe-postadressen som studenterna har möjlighet att dirigera om till annan e-postadress. En rättighetsadministratör behövs vid varje institution i två fall. 1) För att ge administratör från annan institution behörighet att lägga upp tentamenstillfällen vid rättighetsadministratörens institution. Ex : rättighetsadministratörens institution AAA äger kurskoden XX1010 och momentet YYY som ingår i kursen ägs av institutionen BBB. Då måste institution AAA ge en administratör vid institution BBB behörighet att lägga upp sitt tentamenstillfälle vid institution AAA. 2) Då institutionen använder LPWs anonymiseringsfunktion skall rättighetsadministratören ge ett fåtal kollegor inom institutionen behörighet att se vilka studenterna är (personnummer och anonym kod) som anmält sig till ett tentamenstillfälle, inte bara se antalet anmälda. Då institutionen väljer att låta LPW sköta anonymiseringen, erhåller studenten en anonym kod vid anmälan. Koden skickas med e-post till studentens universitetskontoadress. Studenten ser också sin kod i Mina studier, i tentamensanmälantjänsten där. Det går även bra att manuellt sköta anonymiseringen, man kan ändå använda tjänsten för tentamensadministration. Då LPWs anonymiseringsfunktion används: Beroende på vad du som administratör har för rättigheter vid din institution när det gäller LPW så kan du om du har s k full behörighet, själv anmäla och avanmäla studenter till tentamen. Du kan se både anonym kod och personnummer på studenter som blivit anmälda. Du kan också ta ut listor över anmälda, med personnummer och anonym kod för att t ex förse skrivningsvakterna med detta. Vilken behörighet du har, bestämmer den av prefekten utsedda Rättighetsadministratören vid din institution. En administratör som har begränsad behörighet (vilket man har med automatik) kan aldrig se vilka studenter som anmält sig till en tenta då LPWs anonymiseringsfunktion används. En administratör med begränsad behörighet kan inte heller anmäla och avanmäla studenter till tenta eller ta fram listor över anmälda. Administratörer med begränsad behörighet kan endast lägga upp tentamenstillfällen och se hur många studenter som är anmälda. Då LPWs anonymiseringsfunktion inte används: Om institutionen väljer att sköta anonymiseringen manuellt gör LPW ingen skillnad på behörigheter; alla anställda vid institutionen kan då se vilka studenter som anmält sig till tentan, anmäla och avanmäla studenter samt ta ut listor på de anmälda. Förteckning över rättighetsadministratörer Skapa ett nytt tentamenstillfälle

2 Klicka på Tentamenstillfällen under Administration. I nästa bild är det viktigt att du innan du klickar på Skapa nytt tentamenstillfälle, kontrollerar att rätt institution visas om det är så att du är anställd vid mer än en institution. Fyll i de obligatoriska uppgifterna som är märkta med en asterisk, se bilden nedan. Övriga uppgifter är frivilliga att fylla i. Anmälningsperiodens första dag sätts med automatik till dagens datum men detta datum kan du ändra på. Du får också hjälp med att ange datum med hjälp av kalendrarna. Om den inbyggda anonymiseringsfunktionen ska utnyttjas skall detta markeras och det är då möjligt att sätta ett prefix på tre bokstäver som kommer att inleda den anonyma kod som studenten erhåller vid anmälan till tentan. Den första studenten som anmäler sig får koden 0001 o s v med ett eventuellt prefix. Om institutionen föredrar att sköta anonymiseringen på annat sätt så ska du inte bocka i rutan för anonymisering. Att välja en tentamenstyp är frivilligt liksom kontroll av provuppsättning som dock ligger markerat som default. Om det är meningen att studenter med fel förstagångsregistrerings-termin ska kunna anmäla sig till tentamenstillfället så får du ta bort markering för kontroll av provuppsättning. Klicka på knappen Skapa om du vill komma tillbaka till föregående sida. Om du vill vara kvar på denna sida och fortsätta att skapa tillfällen använder du knappen Skapa och återanvänd. Tentamenstillfället finns kvar i din lista över institutionens tentamenstillfällen tre veckor efter tentadatum. För studenterna, i Mina studier, försvinner tentamenstillfället då sista anmälningsdag till tentan har passerat.

3 Kopiera ett befintligt tentamenstillfälle Om många uppgifter på ett redan upplagt tentamenstillfälle överensstämmer med det du vill lägga upp så kan du "åka snålskjuts" på det redan upplagda tillfället för att lägga upp ett nytt. Många uppgifter överensstämmer så det här sättet kan vara lite tidsbesparande. Du går till det tentamenstillfälle i listan som du vill kopiera och klickar på knappen. Det tillfälle du nyss kopierade visas nu som ett nytt tentamenstillfälle och då ändrar du på de uppgifter som ska ändras så att det nya tentamenstillfället får rätt innehåll. Klicka så på Skapa eller på Skapa och återanvänd, beroende på vad du vill fortsätta med.

4 Ändra ett befintligt tentamenstillfälle Du går i listan över institutionens tentamenstillfällen till det tillfälle som du vill ändra någon uppgift för och klickar på ikonen för redigera ("pennan"). Dimmade fält går ej att ändra.vill du ändra på dimmade fält få du istället antingen ställa in tentamenstillfället och sedan skapa ett nytt med rätt innehåll eller så får du ta bort tentamenstillfället och sedan skapa ett nytt. Det sistnämnda går bara att göra om tentamenstillfället saknar anmälda studenter.

5 Då du gjort din ändring/redigering får du en fråga från LPW om du vill skicka ett mail till de studenter som hunnit anmäla sig till tentan du ändrat uppgifter för. Innehållet i mailet går inte att påverka och ser ut som bilden nedan.

6 Ställa in ett tentamenstillfälle Du går i listan över institutionens tentamenstillfällen till det tillfälle som du vill ställa in och klickar på ikonen för redigera ("pennan"). Sätt i nästa bild en bock i rutan vid Inställd och Spara sedan. Du får nu en fråga om du vill skicka ett e-postmeddelande till studenterna som var anmälda till det inställda tentamenstillfället.

7 Du kan inte påverka innehållet i mejlet och det ser ut som nedan: Så här ser nu tentamenstillfället ut i din vy: Så här ser det ut för studenten:

8 Ta bort ett tentamenstillfälle Klicka först på knappen för Ta bort vid det tentamenstillfälle i listan du vill ta bort. Endast möjligt då tentamenstillfället inte har några anmälda studenter. Klicka därefter på Radera. Tentamenstillfället tas nu bort.

9 Anmäla en student till ett tentamenstillfälle Endast du som har full behörighet i LPW då institutionen använder LPWs anonymisering, kan anmäla en student till tenta. Används inte LPWs anonymisering kan alla vid institutionen anmäla student. Anmäla student går att göra även om tentamensdatumet har passerat. Klicka på siffran som visar hur många studenter som är anmälda till det tentamenstillfälle du nu ska anmäla en student (eller fler) till. Du kommer sedan till följande vy: Klicka på Anmäl student. Sedan fyller du i personnummer (flera på en gång går bra) och klickar på Anmäl.

10 Studenten får nu med automatik ett e-postmeddelande om att anmälan är gjord och uppgift om den anonyma koden (om LPWs anonymisering används). Den administratör vid institutionen som anmält studenten står som avsändare vid Med vänlig hälsning/sincerely. Avanmäla en student till ett tentamenstillfälle Här kan du som har full behörighet i LPW (om LPWs anonymisering används - används inte LPWs anonymisering kan alla vid institutionen göra det), avanmäla en student som tidigare är anmäld. I listan över tentamentillfällen klickar du på siffran för antalet anmälda vid det tillfälle du ska avanmäla en student från.

11 Klicka på ikonen för borttagning: Klicka på Radera :

12 Nu är studenten avanmäld och ett e-postmeddelande går med automatik iväg till studenten att detta har skett. Ta ut listor over anmälda studenter samt e-posta alla anmälda Om institutionen använder LPWs anonymisering kan endast administratör med full behörighet ta ut listor över de anmälda studenterna. Om LPWs anonymisering inte används kan alla vid institutionen ta ut listor. Du klickar på siffran för antalet anmälda vid det tentamenstillfälle du vill ta ut personlistor för:

13 Här bockar du för de uppgifter som skall finnas på utskrifterna allt beroende på vem mottagaren är. En lärare t ex bör inte få listor i sin hand som innehåller namn, personnummer och anonymkod. Då faller hela anonymiseringen. Medan däremot skrivvakter brukar behöva alla dess uppgifter på sina listor.

14 "Skriv ut" ger en lista rakt upp och ner: "Excel-fil" ger en fil enligt nedan: Här kan du själv lägga till kolumner för t ex placering. Knappen E-posta alla betyder att du kan skicka ett e-postmeddelande till alla anmälda och här bestämmer du själv helt och hållet vad som ska stå i meddelandet. Även rubriken författar du själv. Var tydlig då du skriver meddelandet så att studenterna förstår vilket tentamenstillfälle det gäller (tänk också på ev engelskspråkiga studenter - du måste skriva all text själv).

15 Studenter som anmält sig till tentamen kan tas fram i funktionen RS01 i vanliga Ladok, knappen Sök anmälda. Studentvyn - tentamensanmälan

16 Webbregistrering Sedan H11 är det obligatoriskt med webbregistrering enligt förvaltningschefens beslut, april 2010, Direktrapportering inom studieadministration, en del av Översynsprojektet. Se Förvaltningschefens beslut Du öppnar ett kurstillfälle för webbregistrering i ladokfunktionen KA05. Där anger du start- och slutdatum då kurstillfället ska vara öppet för webbregistrering. Dessa datum går att ändra när som helst. I KA05 kan du söka fram ett kurstillfälle i taget, söka fram en kurskods alla kurstillfällen eller söka fram institutionens samtliga kurstillfällen för att ange öppet- och stängtdatum. Det går utmärkt att ha webbregistrering även för fortsättningregistreringar. OM-registrering går tillsvidare inte att göra via webbregistrering utan måste skötas i "vanliga" Ladok. För att studenten ska kunna webbregistrera sig måste studenten ha: 1) aktiverat sitt universitetskonto (se demo) 2) en antagning i ladokdatabasen, utan villkor (om antagning sker via Antagning.se måste resultatet från urval 2 vara överfört till Ladok) Studenter antagna till program webbregistrerar sig på programmets inledande kurs/kurser. Reserver måste reservantas innan de kan webbregistrera sig.

17 Studentvyn Student som aktiverat sitt universitetskonto ser ut så här i Kontohantering (Mitt universitet)

18 Student som inte aktiverat sitt konto Villkorshantering - KA53 och SA02 OBS! Villkor får endast tas bort efter att institutionen granskat att villkoren för antagning är uppfyllda. Det är din prefekt som godkänner om du ska ha behörighet att hantera villkor, se blanketten Anhållan om användaridentitet i ladoksystemet Om villkoret är att en eller flera tidigare lästa kurser ska vara avklarad/avklarade så kan du använda dig av ladokfunktionen KA53 som stryker villkoret för samtliga studenter som nu uppfyller villkoret med avslutad kurs/kurser. Varje kväll gör ladoksystemet en kontroll av om några slutbetyg har "trillat in" på studenterna. Om du när du uppdaterat din "beställning" i KA53 får som svar att Det finns inga kurstillfällen att bevaka så betyder det att det inte finns några studenter som har villkor på kurstillfället du angett. Beställningen i KA53 behöver bara göras en gång per kurstillfälle och termin. KA53 Den här funktionen stryker villkor som innebär att studenten ska ha slutbetyg på en eller flera kurser. Ex 1, för att få läsa kursen X måste studenten ha klarat kursen Y. Ex 2, för att få läsa kursen X måste studenten ha klarat både kursen Y och kursen Z (eller ännu fler). Ex 3, för att få läsa kursen X måste studenten ha klarat en av kurserna Y, Z och Å (fler alternativ kan anges). Fliken "Lägg till bevakning för kurstillfällen" används då resultatet av andra urvalet är överfört till Ladoks databas. Fliken "Lägg till kurstillfällen som ska bevakas" används om du vill göra dina "beställningar" i förväg, innan urvalet är överfört. Det innebär att du först går in under "Lägg till kurstillfällen som ska bevakas" för att ange vilka kurstillfällen som ska bevakas och därefter går du till fliken "Lägg till bevakning för kurstillfällen" för att ange kriterierna för bevakningen. Ex 1 - för att få läsa Franska II krävs att Franska I är avslutad.

19 Ex 2 - för att få läsa Ekonomisk historia III krävs att både Vinets ekonomiska historia och Grundkurs i ekonomisk historia, är avslutade. Ex 3 - för att få läsa Svenska III krävs att Svenska II eller Norska II är avslutad.

20 SA02 I ladokfunktionen SA02 tar du också bort villkor.

21 Reservantagning SA03 - OBS! All reservantagning sker i NyA från och med mars 2016 Reservantagning till kurs och även till program sköts i ladokfunktionen SA03. Var noga med att reserverna tas från rätt kvotgrupp. Söka fram reserver på en kurs

22 Reservantagning till kurs - personvis Söka fram reserver till program

23 Reservantagning till program - personvis Anta till kurs SA02 Detta görs i ladokfunktionen SA02 (se även Manual - Ladok Nouveau). Du kan anta en person i taget eller flera på en gång. Antagning på institutionen och inte via Antagning.se kan vara aktuellt när det gäller kurser som studenter ska läsa inom ett program.

24 Resultatrapportering - prov, ladokadministratör För att resultatrapportera med Ladok på webb: Skapa lista för betygsrapportering i RS01 på sedvanligt sätt. Om resultatrapporteringen bygger på att studenterna har varit anmälda till ett tentamenstillfälle i LPW så letar du fram studenterna genom att klicka på knappen "Sök anmälda" i RS01 efter att du först angivit kurskod, provkod och provdatum. Upprepa i nästa bild provdatumet och välj den lista du vill öppna för resultatrapportering i LPW. Gå in på Bearbeta lista i RS01 Öppna listan för betygsrapportering genom att markera "Ja" under Webbrapp När listan öppnats dyker den upp i resultatrapporteringen i Ladok på webb. Läraren kan nu lägga in betygen och avslutar med att välja Skicka in. Därefter kan läraren skriva ut en arkivlista och skriva under. Arkivlistan innehåller de uppgifter som behövs för att göra definitiv inläggning. Slutför resultatrapporteringen i RS01, genom att göra definitiv inläggning.

25 Listöversikten i RS01 En lista som är öppnad för webbrapportering visas i listöversikten i RS01 med markeringen J i kolumnen Webb. När läraren är klar och listan är inskickad, ändras markeringen till K (=klar). Vid definitiv inläggning Om förändringar görs på någon student, måste en ny arkivlista skrivas ut innan man kan göra definitiv inläggning. När definitiv inläggning är gjord försvinner både resultatrapporteringslistan och arkivlistan från resultatrapporteringen i Ladok på webb. Kursregistrering ett krav Alla studenter på rapporteringslistan måste vara kursregistrerade för att läraren ska kunna spara och skicka in betyg. Kursregistrering kan dock göras efter att listan skapats och öppnats för webbregistering. Läraren skapar listan Fr.o.m kan läraren själv skapa en rapporteringslista i Ladok på webb. Funktionen är i första hand tänkt att användas för inrapportering av enstaka betyg, utan att du som administratör ska behöva skapa en lista för varje enstaka student, t.ex. då betyg droppar in under en längre period. I listöversikten i RS01 visas sådana listor med anvkod LPW. I övrigt skiljer sig inte dessa listor från dem du skapar i RS01 och kräver defintiv inläggning med arkivlista. Projektarbete Om prov är markerat som projektarbete i SISU/Ladok går det för närvarande inte att göra rapportering via Ladok på webb, eftersom projektarbetets titel inte kan anges. På sådana prov finns det ingen webbrapp-ruta i RS01, dvs listan kan ej öppnas för webbrapportering. Anmälda till tentamen Studenter som är anmälda till tentamen (på tentamenstillfälle som är upplagt i Ladok på webb) kan läggas till på resultatrapporteringslistan i RS01 genom att klicka på knappen Sök anmälda. Om det tillkommer fler studenter på tentamenstillfället, klicka återigen på Sök anmälda. Då läggs de nya studenterna till på resultatrapporteringslistan (i både RS01 och i Ladok på webb). Resultatrapportering - prov, lärare Med resultatrapportering via Ladok på webb kan du som lärare/examinator rapportera in betyg i ett webbformulär för ett moment/prov. Tjänsten når du med webbadressen ladok.su.se eller via Mitt universitet. För att komma åt tjänsten måste du vara inloggad med ditt universitetskonto. Betygsinläggningen i webbformuläret utgör ett av flera steg i betygsrapporteringen. När du är klar och administratören gjort definitiv inläggning i sin vanliga Ladok-klient, läggs betygen in på studenterna. Tjänsten har inte stöd för att hantera "extra credits"; detta får skötas manuellt. Öppna lista På först sidan visas aktiva rapporteringslistor. Klicka på provbenämningen för att öppna en lista. För att en rapporteringslista överhuvudtaget ska dyka upp på webbsidan, krävs att din institutionsadministratör har skapat en lista med studenter, samt öppnat den för webbrapportering. Detta gör administratören i sin vanliga Ladok-klient. Din institutionstillhörighet avgör vilka rapporteringslistor som visas i Ladok på webb. Om du har behörighet till flera institutioner visas en rullgardinsmeny, där du kan växla mellan olika institutioner. Skapa ny lista Om du bara ska rapportera in enstaka betyg, kan du själv skapa en rapporteringslista. Du slipper då gå vägen via administratören. Detta kan t.ex. vara användbart då inlämningsuppgifter från studenterna droppar in under en längre period. För att skapa en lista anger du själv kurskod, provkod, betygsdatum samt personnummer. I detalj: Klicka på knappen Skapa ny provrapporteringlista för att påbörja en ny lista. I nästa vy anger du kurskod och provkod och klickar på Skapa. Listan visas därefter utan studenter. Klicka på Lägg till studenter och ange en eller flera personnummer ( i listor du skapar själv är studenterna förstås inte anonyma). I nästa steg visas listan med studenterna och du kan lägga in betyg. Din lista har nu samma egenskaper som de listor som skapas av din administratör i vanliga Ladok. (Då denna funktion är helt ny fr.o.m kan det vara bra att du kontaktar din institutionsadministratör när du skapar egna listor).

26 Lägg in betyg För att lägga in betyg på en student, skriver du in betyget med ditt tangentbord. För att gå till nästa fält till höger använder du Tab-tangenten. För att direkt hoppa ner till nästa betygsfält använder du pil ner. Om du skrivit fel någonstans, kan du återvända till det fältet och

27 radera/ändra. Markera aktuellt tecken och ersätt med det rätta. Om ingen skrivningspoäng ska rapporteras, lämnar du detta fält tomt. I fönsterlisten längst ner kan du fortlöpande se hur många studenter som fått betyg, hur många som återstår, samt antal betyg inom betygsskalan. Stapeln ger en bild av hur stor andel av betygen som lagts in hittills. Sätt betyg på flera Om en stor andel av studenterna ska tilldelas samma betyg kan det förenkla att använda denna funktion. När du klickar på Sätt betyg på flera öppnas ett separat fönster framför listan. I fönstret väljer du vilket betyg som ska sättas, om det ska sättas på alla studenter eller de som för stunden har tomma betygsfält. Avsluta med OK. Därefter kommer betyget att läggas in på respektive student. Enskilda betyg kan därefter ändras eller raderas. Om du vill radera många betyg kan det förenkla att använda tangenten Delete tillsammans med pil ner/upp. Sortera Rapporteringslistan kan sorteras i den ordning du vill genom att klicka på respektive rubrik. Varje gång du klickar på rubriken, växlar den mellan stigande och fallande sorteringsordning. Spara Du kan närsomhelst spara ditt arbete genom att klicka på Spara-knappen (som finns längst ner på sidan). En bekräftelse på att resultaten sparats visas med texten Resultatet sparat längst upp på sidan. Du kan då återvända vid ett senare tillfälle för att fortsätta rapporteringen där du senast var. Studenterna Studenterna visas med namn och personnummer, eller med anonymkod (om anonymiseringen gjordes med Ladok på webb). Om du vill ta bort en student från listan, klickar du på den orange minus-ikonen, längst till höger. Studenten dimmas tills vidare och när du klickar på Spara, försvinner studenten helt från listan. Så länge studenten är dimmad och kan du lägga tillbaka honom/henne genom att klicka på den blå plus-ikonen. Om en student saknas på listan, kontakta din institutionsadministratör eller lägg till studenten själv via knappen Lägg till studenter. Om ett felmeddelande visas när du sparar listan, kan du se mer information om felet genom att hålla muspekaren ovanför de studenter som är markerade i fetstil. Om betygs- eller datumfälten färgmarkerats, placera muspekaren ovanför dessa fält. Informationen visas i en gul textremsa. Skriv ut Listan kan skrivas ut både innan och efter du satt betyg. När du klickar på Skriv ut-knappen längst ner på sidan öppnas en utskriftsvy i en ny webbsida. Det går att sortera kolumnerna i utsrkiftsvyn genom att klicka på respektive rubrik. Skicka in + arkivlista När du anser att du är helt klar, klickar du på knappen Skicka in (som finns längst ner på sidan). Du kan därefter skriva ut en arkivlista. Knappen "Skapa arkivlista" dyker upp längst ner på sidan efter att du skickat in. Om allt är i sin ordning, skriv under arkivlistan och lämna den till din Ladok-administratör, som avslutar resultatrapporteringen med att göra "definitiv inläggning" i sin vanliga Ladok-klient. Om du föredrar, kan du skriva ut arkivlistan vid ett senare tillfälle. Listans liggetid När du har klickat på Skicka in kan du inte göra några ändringar, men det är fortfarande möjligt att gå in och titta på och skriva ut både betygslistan och arkivlistan. När administratören gjort definitiv inläggning försvinner listan automatiskt från Ladok på webb. Sök kurs I denna tjänst kan du söka fram registrerade studenter på viss kurs eller visst kurstillfälle. Institution och termin ska vara ifyllt. Om man lämnar fältet för kurskod blankt så listas institutionens alla aktuella kurskoder och man kan då välja den kurs man vill titta närmare på. Härifrån kan man sedan välja ett visst kurstillfälle. Du kan ta fram adresslistor och resultatlistor samt skicka e-post. För att även få med omregistrerade studenter på ett visst kurstillfälle måste du sätta en bock i rutan vid "Visa omregistrerade (OM) på namn- eller resultatlista".

28 Sök student/forskarstuderande Här behöver du fylla i minst de fyra första siffrorna i personnumret. Bocka för de uppgifter du vill ska visas. "Kurser" och "prov" visar resultat och "Alla registreringar" visar registreringar, även för utbytesstudier.

29