Mötesprotokoll Datum: 2012-05-07 Tid: 17:15 Plats: S2 Närvarande: Alexandra Sterne, Albin Mannerfelt, Anna Allerth, Anna Olausson, Filip Jöndell, Linnéa Svanström, Malin Fredriksson, Sara Nilsson, Benjamin Gredeson, Gustav Årre, Sonja Troberg, Per Randell, Matilda Andersson, Viktor Sund, Robin Hermansson och Anders Oldermark. 1. Mötets öppnande Alexandra Sterne förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Alexandra Sterne valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Anna Allerth valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson Malin Fredriksson valdes till justeringsperson. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar gjordes på mötet. 6. Fastställande av dagordningen 10, 11, 14 och 15 ändrade plats i dagordningen som sedan fastställdes i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Alexandra Sterne, Ordförande Har varit på möte med Matts Karlsson, ordförande för MD-nämnden. Har haft möte med Vice Ordförande. Albin Mannerfelt, Vice Ordförande Möte med Ordförande och kollat upp datum med mera inför höstmötet. Preliminärt datum sätts till den 5 november. Har ändrat i stadgar, skrivit ihop utskottssökningsmailet vilket nu är klart för att mailas ut till medlemmarna. Anna Allerth, Sekreterare Har deltagit på AktUs minigolfaktivitet och satt sig in i hur protokoll läggs upp på hemsidan med mera.
Anna Olausson, Kassör Har förberett inför mötet på Swedbank och läst på om bokföring. Anna och Filip har på dagens lunch suttit i CoMbitoret. Malin Fredriksson, Studienämndsordförande Har varit på möte med PPG för Maskin. Benjamin Gredeson, Marknadsföringsansvarig Har haft möte med sin företrädare, Nina Petrén, och förberett utskottssökningen med mera. Sonja Troberg, Näringslivsansvarig Har träffat CoMbitech, som ska dela ut glass nästa vecka. Har i övrigt haft upplärning. Sara Nilsson, InfoChef Väntar på ytterligare besked om tröjor, men de är ej beställda än. Gustav Årre, Webbansvarig Har skapat en PDF angående Wordpress och hemsidan. Per Randell, Internationellt Ansvarig Har inget att rapportera. Filip Jöndell, Intendent Har påbörjat upplärning om CoMbitoret. Linnéa Svanström, Alumniansvarig Har deltagit på Alumniträff i Göteborg där det minglades och förelästes bland annat av årets alumn, Erik Thorstensson. Anders Oldermark, Internrevisor Har tillsammans med Robin haft möte med Kristina Lam angående bokföring, och vissa frågetecken har retts ut. Har även haft möte med Robin där de bland annat diskuterat vad de som internrevisorer vill och ska göra under året. Har gått igenom budgeten inför 12/13 och kommer med synpunkter senare under mötet. Robin Hermansson, Internrevisor Har inget att tillägga från ovan. Matilda Andersson, BästEmma Har haft möte med EMMA-Styret angående samarbetet inom sektionen samt börjat planera aktiviteter under Nolle-P.
8. Uppföljning av föregående möte Sedan senaste Styrelsemötet har tre protokoll justerats. Mötesprotokoll från 17/4, 24/4 samt vårt protokoll från förra mötet den 2/5. Samtliga tre protokoll lades till handlingarna. 9. Revisorn har ordet Internrevisorerna har gått igenom budgeten för 12/13 tillsammans med föregående kassör. För att kunna utföra sitt arbete bättre vill internrevisorerna ha insyn på alla Styrets bankkonton. Förslag så som att sektionens betalningsmedel ska sättas in på ett konto med hög ränta ges. Vidare föreslås idé om att kontakta Börsgruppen angående samarbete med att förvalta pengar åt sektionen. Internrevisorerna berätta kort om deras uppdrag och syftet med deras post. Ansvaret rör i första hand den ekonomiska biten, såsom kontinuerligt kontroll av bokföringsarbetet, kunna ge tips och råd till sittande kassör med mera. I andra hand rör ansvaret även verksamhetsuppföljning det vill säga uppföljning av sådant Styret ålägger sig att utföra. Det är även revisorernas uppgift att i slutet av året sammanfatta sin granskning i en revisionsberättelse. Slutligen påpekas att revisorns roll är att ge råd men ej att styra/bestämma över verksamheten. 10. Hemsidan Wordpress används till hemsidan, där alla Styrelsemedlemmar kan logga in och lägga upp nyheter. PDF guide med kort orientering finns. Hemsidan ska användas med varsamhet då det är en av sektionens viktigaste informationskanaler, samtidigt ska alla i Styret veta hur man använder hemsidan för att hjälpa till att sprida information. Gustav arbetar med att ta fram ett nytt system vid registrering av medlemskap till hösten. Regler angående förnyat medlemskap ska kollas upp. Information kring maillistor och hur de ska användas ges. 11. Styretmailen De postspecifika brevlådorna ska nu fungera att skicka mail från. Diskussion om vem som ska svara på gemensam Styretmailen hålls. Berörda poster svarar då det är tydligt vem som bär ansvaret inom området, annars svarar Alexandra. Policy bestäms om att informera övriga Styret om vem som svarar på de gemensamma mailen, sedan svara avsändaren. En diskussion kring vilka som ska få annonsera på Embassadens hemsida hålls och vilka begränsningar vi ska sätta. Fortsatt restriktiv användning av maillistor, då det är en viktig informationskanal för oss. 12. Samarbete med Emma Möte med Emma-Styret är inbokat och preliminärt datum är den 14 maj klockan 17.00. Albin har gått igenom historik kring EMMA-föreningen. Han kommer att fortsätta arbetet. Diskussion med Matilda Andersson,
representant från EMMA-Styret, om vad EMMA förväntar sig av sektionen och samarbetet sinsemellan. Därefter höll övriga Styrelsemedlemmar en diskussion kring EMMAs framtida roll. Styret, FM, MPiRE och EMMA kommer tillsammans att anordna en grillkväll på onsdag klockan 17.30 för att öka samarbetet mellan föreningarna. Volleybollplaner på Colonia och grill är bokade. 13. Sommarträffen Sommarträffen är planerad till helgen den 6-8 juli. Alternativa platser att träffas på diskuteras och beslut ska fattas på mötet i nästa vecka. 14. Stormöte Stormötet är planerat till onsdag 9/5, i A1 klockan 12.15. Mötet ska handla om hur vi kan förbättra samarbetet inom sektionen. Styret förespråkar att vi i större utsträckning kan samarbeta mellan sektionens föreningar än vad som sker idag. Det finns mycket kompetens inom sektionen att ta tillvara på. Likartade poster inom de olika föreningarna ska placeras i samma gruppdiskussion. Varje förening ska ge konkreta exempel på förbättringsförslag för verksamheten till Grön Sektion. Riktiga muggar i Embassaden, inköp av sektionscyklar samt miljöbil kom som förslag på miljöförbättringar som kan göras. 15. Idéer och visioner Sara skapar ett gemensamt Google Docs för samlade idéer och visioner inför verksamhetsåret. 16. Övriga frågor Info angående utskottssökning ska läggas upp på hemsidan så snart som möjligt. Viktigt att informera i andra kanaler så att vi når ut till så många som möjligt på sektionen. En kort genomgång om respektive posts kommer att hållas nästa vecka. Sara sitter på fredag lunch i CoMbitoret istället för Anna och Filip. Den som är ansvarig att sitta i CoMbitoret på lunchen ansvarar för att någon annan är tillgänglig om man själv inte kan vara där. Information och nyheter från andra källor får inte ta plats från sektionens aktiviteter på hemsidan. Beslut tas från fall till fall om vi kommer att lägga upp info på hemsidan. Diskussion förs kring att skapa egen flik på hemsidan där utomstående forum kan få informera. 17. Nästa möte Onsdag 2012-05-16 kl. 17.15
18. Mötets avslutande Alexandra Sterne förklarade mötet avslutat. Anna Allerth, Sekreterare Alexandra Sterne, Ordförande Malin Fredriksson, Justeringsperson