Funktionsflexibilitet

Mikael Bergman och Lena Kaipiainen Funktionsflexibilitet Hur upplevs funktionsflexibiliteten av de anställda på Ellos? Abstrakt År 2009 implementerades ett nytt arbetssätt på Ellos logistiksektion som skulle gynna både arbetsgivaren och de anställda. Genom att införa funktionsflexibilitet i verksamheten kunde företaget förbättra sin kundservice samtidigt som personalen fick möjlighet till kompetensutveckling och arbetsutvidgning. Syftet med vårt projektarbete var att ta reda på personalens erfarenheter av funktionsflexibilitet och göra en jämförelse mellan logistiksektionens fyra avdelningar. Underlaget till vår studie består av svaren från två fokusgruppsintervjuer där totalt 18 personer har medverkat. Resultatet visar att det finns både likheter och olikheter mellan avdelningarna. Gemensamt för alla avdelningar är t ex att man tycker att det saknas tid för att lära sig varandras arbetsuppgifter och den största skillnaden består i att en avdelning anser att utlåningen höjer kompetensen medan de andra avdelningarna tycker att den inte är kompetenshöjande. Bakgrund Ellos införde ett nytt arbetssätt med arbetsrotation och utlåning mellan avdelningarna dels för att minska leveranstiden till kunderna, dels för att göra arbetet intressantare för personalen och minimera riskerna för belastningsskador. Vid rotation växlar man mellan olika arbetsstationer inom den egna avdelningen och vid utlåning skickas man till en annan avdelning för att hjälpa till vid behov. Tidigare hade grupperna fasta arbetsstationer, vilket medförde att de var specialister inom sitt specifika arbetsområde, men saknade ofta kunskap om de andra avdelningarnas arbetsmetoder. Eftersom vi tillämpar ett flertal olika flexibilitetsmetoder på vår arbetsplats har vi valt att koncentrera oss enbart på funktionsflexibilitet. Vi tycker att det vore intressant att få veta vad de anställda tycker om att vara funktionsflexibla på arbetsplatsen. Med funktionsflexibilitet menas arbetstagarnas möjlighet att åta sig många och olika uppgifter så att de lätt kan växla arbetsuppgifter när omständigheterna så kräver. Denna form av flexibilitet anses ge de anställda arbetsberikning (positivt) eller splittring (negativt). För organisationen är mångkunnig personal och decentraliserat ansvar något positivt respektive negativt. (Allvin mfl. 2006, s 34) Syfte Vi ville undersöka hur personalen på Logistiksektionen upplever sin arbetssituation efter att företaget infört ett flexibelt arbetssätt. Vad tycker man om rotation och utlåning? Vilka för- och 1

nackdelar ser man med det nuvarande arbetssättet? Finns det skillnader mellan avdelningarna? Metod Vårt tillvägagångssätt bestod av 2 intervjutillfällen med ett antal strategiskt utvalda personer (en person/grupp) från varje avdelning. Varje intervju gjordes gruppvis, där den första gruppen bestod av 3 personer från Gods In. Vid den andra intervjun utfrågades 15 personer (8 från Exp och 7 från Gods Ut). Våra frågor fokuserade på rotation och utlåning för att vi skulle få en uppfattning om vad man tycker om just funktionsflexibiliteten. Vi valde att både spela in samtalen och föra anteckningar för att få med alla svar på ett korrekt sätt. Efter varje intervju lyssnade vi av det inspelade materialet och kontrollerade att anteckningarna stämde överens med det som sagts. Kort om företaget Ellos grundades 1947 och ägs sedan 1997 av den franska koncernen PPR, som är verksamt i 29 länder. Redcats Nordic (Ellos) har ca 1 000 anställda, är Nordens ledande distanshandelsföretag. Företaget skickar ca 6,5 miljoner paket/år och hade en omsättning på 3,2 miljarder SEK år 2011. De tre avdelningarna inom Logistik är målstyrda, d v s man arbetar med s k nyckeltal, som anger hur många enheter eller kartonger som ska behandlas per timma. Nyckeltalen styr även bemanningen i grupperna, vilket innebär att personalen flyttas från sin stationära grupp till en annan grupp (omgrupperas) om det behövs. Förutom den interna personalförflyttningen (rotationen) har man även utlåning mellan de olika avdelningarna vilket medför att man har möjlighet att sätta in arbetsresurser där de behövs mest. Varje avdelning är indelad i grupper bestående av 8-10 personer. Grupperna ansvarar för hur arbetsuppgifterna fördelas och ibland får man även avgöra vem man ska skicka till utlåning. Om gruppen är underbemannad kontaktar man sin koordinator och ber om förstärkning. Det är även gruppens ansvar att sköta upplärningen så att alla gruppmedlemmar klarar av samtliga arbetsuppgifter på avdelningen. Varje avdelning har en teamledare som är personalansvarig och sköter t ex utvecklingssamtal samt handlägger sjukfrånvaro- eller rehabiliteringsfrågor. Koordinatorn på respektive avdelning hjälper teamledaren med det löpande arbetet d v s de ansvarar för bemanningen, bestämmer hur många eller vem som ska flyttas/lånas ut och ser till att rätt saker finns på rätt plats i tid. 2

Kortfattad arbetsbeskrivning GODS IN Rotationen består av att man växlar mellan tre olika arbetsstationer med en veckas intervall. Station 1. Manuell uppackning och lastbrygga: mottagande, uppackning och kontroll av allt inkommande gods som redan står på lastpallar. Station 2. Linen: urlastning av containrar med inkommande gods som sedan körs på en automatiserad bana fram till en pallastare, där varje kartong registreras innan pallarna fortsätter på banan in till Höglagret. Station 3. Höglager och transport: Två automatkranar programmeras och används till att lagra eller plocka ut pallar med varor. I de andra två kranarna utförs samma arbete manuellt av två kranförare. Varje pall förses med en etikett som visar vart pallen ska köras, hur stort varubehovet är m m. Truckförarna kör sedan ut pallarna till Expedition. EXPEDITION Rotationen på avdelningen består i att man flyttas runt inom de olika arbetsgrupperna beroende på vilken eller vilka grupper som har ett stort uttag och därmed behöver extrapersonal för att hinna med att expediera sina varor. De två huvudsakliga arbetsuppgifterna är vagnskörning (utplockning av varor) och inläggning (påfyllning av varor på lagret). GODS UT Här roterar samtliga arbetsgrupper mellan 8 olika arbetsstationer t ex sorteringsverket, packning, komplettering, paketsortering och lastning av utgående paket. Resultat Här har vi valt att sammanfatta de viktigaste resultaten av våra intervjuer avdelningsvis. Tanken är att lättare kunna redovisa några gemensamma punkter såväl som olikheter mellan avdelningarna. Gods In: Upplever att man alltid blir flyttad/utlånad den veckan gruppen är stationerad på manuell uppackning p g a att man ska ersätta frånvarande personal i andra grupper (många anser att denna arbetsstation är lättast då man har möjlighet att jobba i sin egen takt). Anser att det alltid är samma personer som tar ansvar och sköter arbetsfördelningen i grupperna - de som inte vill vara med och dela på ansvaret slipper undan. Tycker att utlåningen är kompetenshöjande för individen. Expedition: Upplever att man omgrupperas för ofta och efterlyser därför en arbetsbeskrivning med enhetliga arbetsrutiner som underlättar inhopp i andra grupper. Tycker inte att utlåningen är kompetenshöjande eftersom man bara får hjälpa till med de enklare arbetsuppgifterna på andra avdelningar (ingen utbildning hinns med). Upplever att nya projekt påbörjas utan att de ger något resultat. Man saknar tvärgruppsmötena som gav mycket då man kunde diskutera och hitta lösningar på olika problem tillsammans med andra grupper och avdelningar. 3

Gods Ut: Upplever att man ofta är underbemannade då det fattas folk p g a utlåningen. De som har fått utbildning på andra avdelningar finns med på en frivillig lista och blir utlånade i första hand. De känner att man måste underhålla sina kunskaper så att man inte glömmer bort det man har lärt sig. Övriga som inte fått någon utbildning anser att utlåningen inte är kompetenshöjande eftersom man bara får hjälpa till med de enklare arbetsuppgifterna på andra avdelningar. Gemensamt för avdelningarna: Det finns ingen tid till utbildning. En del gruppmedlemmar är inte färdigutbildade ännu och därmed saknas det viss kompetens i grupperna på Gods In. Expedition hinner inte lära upp inlånad personal så därför får dessa bara hjälpa till med plockning eller inläggning av varor. På Gods Ut hinner man inte lära upp inlånad personal så därför får de bara hjälpa till med sorteringen (vända etiketterna åt rätt håll). Tycker att rotation är bra för ergonomin och ger variation. Men Gods In anser att den bara fungerar till viss del för att det finns personer som inte deltar i rotationen p g a fysiska eller medicinska hinder. Expedition tycker att tidspressen gör att man måste dela upp kringuppgifterna (fellistor, lediga lagerplatser m m) så att var och en får ett specialområde som de utför snabbare än övriga i gruppen. Gods Ut är nöjda med rotationen som helhet. Anser att arbetsbördan har ökat. På Gods In p g a ökat ansvar, mer omgruppering/utlåning, man måste kunna mer och har större krav på social kompetens. Expedition p g a större volymer, stress, dåliga arbetsredskap och att de nya läspennorna inte fungerar tillfredsställande. Gods Ut p g a större volymer, stress och mycket utlåning. Man saknar tid för återhämtning eftersom man alltid blir utlånad när det är lite att göra på avdelningen. Gäller Gods In och Gods Ut. Diskussion Vid intervjuerna framkom en del intressanta synpunkter som vi nu kommer att titta lite närmare på. Vi ser t ex att rotation leder till bättre ergonomi, variation och arbetsberikning, men att det även kan leda till motsatsen. Som exempel kan nämnas sorteringen på Gods Ut, där ett arbetsmoment består av att man vänder varorna så att plocketiketten hamnar uppåt. Den ordinarie personalen har andra kringuppgifter att sköta samtidigt som detta arbete utförs, medan inlånad personal som inte blivit upplärd bara får sitta och vända etiketterna åt rätt håll. För den inlånade blir detta ett monotont och okvalificerat arbete men för den ordinarie personalen innebär att man får tid över till att ägna sig åt andra arbetsuppgifter istället. Gods Ut och Expedition anser inte att det medför någon kompetenshöjning för de som inte genomgått någon utbildning på andra avdelningar eftersom man endast får hjälpa till med de enklare arbetsuppgifterna vid utlåning. Här drar vi paralleller med Isidorssons föreläsning om bemanningsbranschen: Att man får en kärna bestående av anställda som utför de arbetsuppgifter som kräver företagsspecifik kunskap och en periferi bestående av tillfällig arbetskraft som utför de enklare arbetsuppgifterna, som endast kräver minimal upplärningstid. Om så är fallet kan utlåningen mellan avdelningarna liknas vid ett internt bemanningsföretag. Gods In är den enda avdelningen som anser att utlåningen höjer kompetensen för individen men säger samtidigt att arbetsbördan har ökat till följd av att man ska lära sig mer, ta mer ansvar och känner krav på större social kompetens. 4

På Expedition ges exempel på hur tidspressen gör att man rationaliserar bort variationen i arbetsuppgifterna genom att helt enkelt fördela kringuppgifterna till de personer som utför dem snabbast. Grönlund refererar till en bok skriven av Walker & Sayer där man konstaterar att funktionell flexibilitet inte enbart är positivt eftersom kravet att ständigt växla mellan olika uppgifter kan, tillsammans med grupptrycket från laget, istället innebära en ökad stress. (Grönlund 2004, s 124) Flera studier visar att arbetsrotation ökar arbetets intensitet. (Grönlund 2004, s 141) Gods In och Gods Ut tyckte att det saknas tid för återhämtning p g a utlåningen. Tidigare när det var lugnare på avdelningen hade man möjlighet att ägna sig åt sådant som blivit bortprioriterat t ex städning av arbetsplats eller arbetsredskap men nu hinner man inte med det längre eftersom det alltid finns behov av arbetskraft någon annanstans inom företaget. Slutsatser Av resultatet framgår det att det finns både likheter och olikheter mellan avdelningarna beträffande flexibiliteten. Man ser att flexibilitet är ett brett och komplicerat begrepp som kan innebära flera motsägelsefulla aspekter. Det som upplevs som arbetsberikning av en person kan uppfattas som okvalificerat arbete av en annan och samtidigt som man strävar efter varierande arbetsuppgifter medför tidsjakten att man rationaliserar sitt arbete genom att delegera ut ansvar och arbetsuppgifter till den/de som utför det bäst eller snabbast. Det framkom önskemål om att återinföra tvärgruppsmötena, som ansågs vara givande för alla inblandade och som vi också tror skulle ha positiv effekt för produktiviteten. Det finns en vilja hos medarbetarna att lära sig varandras arbeten, men det är ingen som har tid att utbilda dem. Om företaget avsätter tid till kompetensutveckling skulle det främja såväl organisationen som medarbetarna (ett vinna-vinna förhållande) långsiktigt. Man skulle t ex kunna börja med att utbilda ett par frivilliga personer från varje avdelning och därefter göra någon form av utvärdering som visar om det har lett fram till önskat resultat. Genom att föra en öppen dialog mellan ledning och medarbetare tror vi att man kan hitta nya sätt att utnyttja flexibiliteten som gynnar både organisationen och de anställda. Referenser Allvin M, Aronsson G, Hagström T, Johansson G & Lundberg U (2006) Gränslöst arbete. Malmö: Liber. Grönlund, A (2004) Flexibilitetens gränser. Umeå: Boréa Bokförlag Håkansson,K & Isidorsson, T (2009) Tillfällig arbetskraft och arbetsvillkor. I Berglund, Tomas & Schedin, Stefan (red.) Arbetslivet. Lund: Studentlitteratur.. 5