Qualis Granskningsrapport Johannes fritidsgård Malmö Granskning genomförd i april 2014 av Ulf Öberg och Emma Simu Q-Steps Kvalitetssäkring AB
Sammanfattning Johannes fritidsgård drivs av Malmö kommun och är en av fem fritidsgårdar i stadsområde Norr. Här erbjuds en öppen verksamhet för ungdomar i åldern 12-18 år och i snitt besöker cirka 50 ungdomar per kväll fritidsgården. Fritidsgården ligger bara ett stenkast från Möllevångstorget i källarplanet i Johannesskolan med närhet till grönområden och kulturella aktiviteter som teater, konsthall, biografer och konserthus. Skolan har cirka 300 elever i årskurserna f-9. På skolgården finns en flitigt använd multifunktionsplan där doften av syrenerna och musiken från ungdomarnas mobiler ekar mellan hyresrätterna som omringar Johannesskolan. Fritidsgården har även tillgång till lokaler i skolan som till exempel hemkunskapssal och idrottshall. Arbetet med Qualis startade år 2010 och verksamheten granskas nu för första gången. Johannes fritidsgård uppfyller minst steg 3 inom alla områden och når totalt 96 poäng. De blir med god marginal certifierade enligt Qualis. Verksamheten håller en god kvalitet i Qualistrappans fyra huvudprocesser vilka är riktade till den verksamhet som rör ungdomarna. Här vill vi särskilt lyfta fram det coachande förhållningssättet som är en nyckel till att göra ungdomarna delaktiga genom hela processen, från idé till utvärdering och som genom det får dem att växa och utveckla eget ledarskap. När det kommer till stödprocesserna så kan man även här se att gården håller en hög kvalitet. Fritidsgården har ett väl förankrat uppdrag och en värdegrund som alla i personalgruppen omfattar, en bra organisation och en stark teamkänsla. Även här är det coachande förhållningssättet en starkt bidragande faktor. Det vi granskare ser kan förbättras är hur fritidsgårdens lokaler är utformade. Hur tillgänglig upplevs den för till exempel nya besökare eller fysiskt funktionshindrade? Att genom dokumentation kunna styrka hur fritidsgårdens image förbättrats över tid är även det någonting att utveckla. Kvalitet är i fokus på Johannes fritidsgård. Här finns en stolthet för sin fritidsgård och sin verksamhet både från besökare och personal och ett gemensamt ansvar tas för att utveckla och driva den dagliga verksamheten framåt. Johannes fritidsgård - en kort presentation Endast några kvarter ifrån Möllevångstorget, inrymt i Johannesskolan, hittar man Johannes fritidsgård - en av totalt 15 fritidsgårdar i Malmö. Området ligger i stadsmiljö med flerfamiljshus och i upptagningsområdet finns mellan 300 och 500 ungdomar i åldern 12 18 år. Läget är centralt mellan Möllevångstorget och Triangelns tågstation och det är ett livligt folkliv i omgivningarna. I anslutning till fritidsgården ligger skolgården med en uppskattad multifunktionsplan. Fritidsgårdens lokaler är inrymda i Johannesskolans källarplan. Lokalerna är relativt små, men det finns flera utrymmen och man har här lyckats skapa en god atmosfär. Vi möttes av en labyrintlik korridor och kom in till sällskapsrummet som är Hjärtat i verksamheten. Här erbjuds bland annat chans till att se på film/serier via en projektorduk. De andra rummen erbjuder spontanaktiviteter såsom dans, pingis, biljard och 1
pyssel. Här finns också ett kök som ofta nyttjas till bak och matlagning. Fritidsgården har även tillgång till lokaler i skolan som till exempel hemkunskapssal och idrottshall. Personalen består av fyra heltidsanställda fritidsassistenter, en enhetschef samt cirka 10 timmar per vecka för övriga resurser. Fritidsgården besöks av i genomsnitt 50 ungdomar per kväll. Öppettider: Måndag. Stängt Tisdag. 15.00-21.30 Onsdag. 15.00-21.30 Torsdag. 15.00-21.30 Fredag. 16.00-23:00 Genomförandet av granskningen Fritidsgårdens arbetslag och ledning har före vårt besök genomfört en självvärdering av Qualis kvalitetskriterier inom tio kvalitetsområden. Ledningen har lämnat en skriftlig redovisning av hur arbetet bedrivs inom de tio områdena samt vilka utvärderings- och förbättringsmetoder fritidsgården använder sig av. Ledningen har även kompletterat med planer, rapporter, policydokument och handlingsplaner för att belysa verksamhetens kvalitet. Dessutom har kvantitativa tal redovisats inom kvalitetsområdena Organisation, Kompetens och Resursutnyttjande. Bland de utvärderingsmetoder som fritidsgården har använt finns Qualisenkäter till ungdomar och personal. 52 ungdomar har svarat på ungdomsenkäten och alla fyra i fritidsgårdens fasta personalgrupp på personalenkäten. Vi har vi tagit del av allt material i god tid innan besöket. Granskningen på plats har skett i form av att vi externa granskare har tillbringat en dag i verksamheten. Vi har observerat aktiviteter och intervjuat grupper av ungdomar, personal och ledning. Nedan redovisas resultatet av arbetslagens och ledningens självvärdering. Längst till höger i tabellen redovisas den bedömning vi granskare har gjort. Kvalitetsområde. Självvärdering Personal/arbetslag Självvärdering Enhetschef/ledningsgrupp Trygghet och trivsel. 7 7 7 Delaktighet och inflytande. 6 6 6 Utveckling av självkänsla och identitet. 7 7 7 Attraktiv mötesplats. 7 5 5 Organisation. 7 7 7 Styrning och ledarskap. 7 7 7 Kommunikation. 7 7 7 Kompetens. 6 6 6 Resursutnyttjande. 6 6 7 Image. 7 5 5 Extern värdering Granskare 2
Kvantitativa tal, Johannes fritidsgård. Antal besökare kväll. Andel flickor respektive pojkar (tillsammans 100 %). Antal besökare per personal, kväll. Antal ungdomar 12-18 år i närområdet. Öppettimmar för verksamheten. Procentuell andel anställda med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning. Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent. Antal långtidssjukskrivna personer (mer än 90 dagar). 0 Resultat. 50 besökare 40 procent 60 procent 17 besökare 300-500 ungdomar 32 timmar per vecka 100 procent 6 procent Antal dagar för kompetensutveckling per år och c:a åtta medarbetare. Nettoresultat enligt senaste bokslut. överskott 30 000:- Total årsbudget för verksamheten. 2 315 000:- Totalkostnad för personal. 1 578 000:- Totalkostnad för verksamheten (så kallade 250 000:- verksamhetspengar). Hyra. 368 000:- Övriga overheadkostnader. 119 000:- *Flertalet kvantitativa tal hör hemma under olika kvalitetsområden. Dessa tal redovisas under respektive kvalitetsområden. Verksamhetens kvalitet inom tio områden Trygghet och trivsel Under vårt besök var det uppskattningsvis ett trettiotal besökare på fritidsgården ungefär lika många tjejer som killar. Den bifogade besöksstatistiken visar att fritidsgården har en förhållandevis jämn könsfördelning 40/60 (steg 6). Stämningen var lugn och vi möttes av nyfikna och trevliga ungdomar som hälsade på oss och frågade om vårt ärende. Personal och ungdomar hälsade på varandra när man kom och tog även adjö när man gick och alla verkade känna varandra bra. I intervjuerna med ungdomarna berättade de att de känner sig helt trygga på fritidsgården (steg 2). Vidare redogör de för fritidsgårdens regler, som är få och tydliga, och som i stort följs av besökarna (steg 1). De säger även att personalen snabbt agerar om någon inte följer reglerna (steg 2). Innan besöket hade vi fått ta del av de lokala handlingsplanerna mot narkotika och alkohol samt deras likabehandlingsplan (steg 3). Någon handlingsplan mot mobbning fanns inte men i personalintervjun redogjorde personalen om var alla handlingsplaner finns och berättade att vid en eventuell mobbningssituation är det likabehandlingsplanen som säger hur man ska agera vid situationer där någon kränkts. Malmö stads värdegrund har använts i ett lokalt arbete där en egen värdegrund formulerats. I ungdomarnas beskrivning och i hur personalen uttrycker sig får vi känslan att den genomsyrar arbetet på fritidsgården (steg 6) tillsammans med det coachande förhållningssätt man valt som övergripande metod i arbetet. Det coachande förhållningssätt som vi återkommer till fler gånger i vår rapport bygger på att möta ungdomarna med respekt, nyfikenhet och förtroende. Att fritidsgårdens medarbetare ses som trygga förebilder och att arbetet bygger på tillit och förtroende är någonting som bekräftas både i ungdomsenkäten och i intervjuerna med 3
ungdomarna (steg 5). I påståendet Jag tycker att personalen är goda förebilder svarade 92 procent av ungdomarna instämmer helt och 6 procent instämmer till stor del. Tre gånger per år följs fritidsgårdens verksamhetsplan upp. Då arbetar personalen med måluppfyllnadsmallen där mål, verksamhet och statistik utvärderas. Det tillsammans med fritidsassistenternas ansvarsområden och deras utvärderingar, regelbundna möten och diskussioner i personalgruppen samt regelbundna ungdomsenkäter ger oss bilden av att man arbetar systematiskt för att förbättra trygghet och trivsel (steg 7). Vi granskare hade vid besöket synpunkter på fritidsgårdens entré och toaletter. Placeringen av dessa var ur ett trygghetsperspektiv inte optimal, svårt för personal att överblicka och även svårt att se när ungdomar kommer och lämnar gården. Förklaringen vi fick var att den ursprungliga entrén som anslöt direkt till skolan - inte ville användas av ungdomarna. Personalen var medvetna om problemet och hade önskemål om att bygga en ny entré. De såg till att röra sig mycket för att få en överblick över entrén och varken ungdomar eller personal upplevde någon otrygghet till följd av detta vilket stöds i enkäter och i intervjuerna. Johannes fritidsgård bedriver ett bra och systematiskt arbete för att förbättra trygghet och trivsel och både personal och ledning placerar fritidsgården på steg sju - Fritidsgården arbetar systematiskt för att förbättra trygghet och trivsel. Vi instämmer och placerar fritidsgården på steg sju - Fritidsgården arbetar systematiskt för att förbättra trygghet och trivsel. Delaktighet och inflytande Det coachande ledarskapet är den övergripande metoden personalen använder för att få ungdomarna att förstå vad delaktighet och inflytande på fritidsgården innebär (steg 3): Att vara lyhörd för önskemål och initiativ och att inspirera till delaktighet. Vi säger aldrig nej när ungdomarna kommer med förslag till aktiviteter. Aktiviteter bygger på besökarnas initiativ och startas inte utan att ungdomar är delaktiga på något vis (steg 2). 79 procent av besökarna svarade instämmer helt och 17 procent instämmer till stor del i påståendet Vi ungdomar får skapa och driva egna aktiviteter (steg 4). Samtidigt finns ett basutbud i den öppna verksamheten såsom datorer, TV-spel, pingis, dansrum med mera för den som inte vill delta i aktiviteterna utan bara hänga (steg 2). I påståendet Jag är nöjd med utbudet av aktiviteter på den här fritidsgården. svarade 83 procent instämmer helt och 13 procent instämmer till stor del. Ovanstående gör att man uppfyller alla stegen upp till och med steg fyra. I arbetet med att stimulera ungdomarna till delaktighet och inflytande är de vardagliga samtalen viktigast men här används även stormöten där aktuella frågor lyfts. Flera ungdomar nämner också - i intervjuerna Fritidsrådet där ungdomar och fritidsassistenter från hela Malmö deltar för att initiera och driva aktiviteter. Fritidsrådet har en egen budget på 200 000 kronor till kommungemensamma arrangemang. Ett exempel är Pannafotbollen. En fotbollsturnering initierad och organiserad av ungdomar från Johannes fritidsgård där alla fritidsgårdar i Malmö deltar. Vi kan se att fritidsgården utvecklar olika former av demokrati (steg 5). Pannafotbollen är ett exempel på där ungdomar själva utformar gemensamma regler. Ett annat är spelhyllan. I intervjuerna får vi höra hur de varit med att välja spel och material, köpt in och bestämt regler för utlåning och städning. Ungdomarna berättar också att de får 4
vara med att bestämma regler på fritidsgården - till exempel i TV-spelrummet och dansrummet. Detta gör att man uppfyller kriteriet för steg sex. Både personal och ledning placerar fritidsgården på steg sex. Vi instämmer och placerar fritidsgården på steg sex Ungdomarna är med och skapar gemensamma regler. Johannes fritidsgård arbetar framgångsrikt med delaktighet och inflytande där det coachande förhållningssättet är en viktig del. Man använder sig också av olika forum där ungdomarna får lära sig vad demokrati innebär lokalt men även externt som i Fritidsrådet. För att nå högre behöver ungdomarna delta aktivt i utformningen av fritidsgårdens ramar till exempel öppettider och ekonomi. Utveckling av självkänsla och identitet Vid vårt besök kunde vi se att alla besökare sågs och bekräftades alla tog i hand och hälsade med namn (steg 2). Återigen är det personalens bemötande och förhållningssätt som är vägledande. Ett av de viktigaste målen är att varje återkommande besökare ska ha en personlig relation till någon i personalen. På så sätt kan personalen se varje individs utveckling. I påståendet Jag blir sedd och bekräftad för den jag är på fritidsgården svarade samtliga ungdomar instämmer helt eller instämmer till stor del. Att alltid följa upp samtal och idéer är ett ledord och att göra ungdomarna delaktiga i allt från initiering och planering till genomförande och utvärdering gör att ungdomarna stärks, växer och kan känna att de lyckas. Som vi fick höra i personalintervjun - En uppmuntrande atmosfär skapar kreativitet. Det, och att vi fokuserar på ungdomarnas särintressen, ser till att de lyckas och växer med sitt intresse. Så kan man nog sammanfatta Johannesandan. Personalens utvärderingar, utvärderingar i den nätbaserade loggboken, regelbundna ungdomsenkäter och personalmöten där personalen bedömer och uppskattar ungdomarna i det vardagliga mötet och deras individuella utveckling är metoder som används för att säkerställa en koppling mellan erbjudna aktiviteter och ungdomarnas identitetsutveckling samt för att se att självkänsla och identitet stärks successivt (steg 4 och steg 6). I ungdomsenkäten svarar också 77 procent instämmer helt och 13 procent instämmer till stor del i påståendet Jag upplever att jag har fått stärkt självkänsla sedan jag började besöka fritidsgården. Metoder som tillämpas för att utveckla ungdomarnas ledarskap (steg 5) är att göra dem delaktiga i verksamheter och aktiviteter genom hela processen från idé till utvärdering. Genom att delta i planering och genomförande tränas de i sin förmåga att ta hänsyn till andras behov. En metod är också att uppmärksamma och använda sig av ungdomarnas kompetenser. Med en väl formulerad verksamhetsplan och måluppfyllnadsdokument som följs upp tre gånger per år, genom att följa upp samtal och diskussioner i verksamheten, genom personliga utvärderingar och genom att alltid se ungdomarna som individer arbetar man systematiskt för att förbättra sina metoder för att utveckla deras självkänsla och identitet. Personal och ledning placerar sig på steg sju. Vi instämmer och placerar fritidsgården på steg sju Fritidsgården arbetar systematiskt för att förbättra sina metoder för att utveckla självkänsla och identitet. 5
Johannes fritidsgård gör genomgående ett gott arbete inom området och vi kan bara uppmuntra dem att fortsätta på den inslagna vägen. Attraktiv mötesplats Lokalerna ligger i en skola men har en egen ingång. Fritidsgården används endast för ungdomsverksamhet och besökarna ges möjlighet att vara delaktiga i utformande och vid inköp av inventarier med mera, någonting vi får bekräftat i ungdomsintervjuerna (steg 2). Gårdens centrum är ett samlingsrum/vardagsrum inrett med soffor, kafémöbler, datorer och storbildskärm. Där finns även plats för skapande verksamhet. I direkt anslutning ligger köket. I övrigt finns olika utrymmen för TV-spel, pingis, biljard och dans (steg 3). Fritidsgården har också tillgång till olika lokaler i skolan som till exempel hemkunskapssal. En viktig del av verksamheten finns även utanför gården där grill och utemöbler tas fram och inte minst en multifunktionsarena som är flitigt använd så också under vårt besök. I styrdokumenten från Malmö stad står att målgruppen är ungdomar 12-18 år och att fritidsgården ska vara öppen när ungdomarna är lediga från skolan. Fritidsgården har öppet 32 timmar per vecka, kvällar tisdag till fredag. Målet för besöksfrekvensen var, 2013, 8000 besök vilket motsvarar cirka 40 besökare per öppetdag (steg 3). Könsfördelningen bör då vara 40/60 tjejer/killar. Antalet ungdomar i närområdet uppskattas till cirka 300-500 stycken. Under året hade man i snitt 50 besök per öppetdag varav 40 procent var tjejer (steg 4). Det ger ett genomsnitt på cirka 17 besökare per personal. I ungdomsenkäten svarar 83 procent av ungdomarna instämmer helt och 17 procent svarar instämmer till stor del i påståendet Den här fritidsgården är populär bland ungdomar. I intervjuerna med ungdomar uttryckte de även att öppettiderna passar besökarna (steg 4). Öppettiderna är bra. Helst skulle gården vara öppen jämnt men man förstår ju att personalen måste få vara ledig och att det kostar mycket. Ovan beskrivet gör att fritidsgården uppnår alla stegen upp till och med steg fyra. Fritidsgården är placerad i källarplanet i en skola. Eleverna som utgör den största delen av besökarna har fritidsgården i direkt anslutning till sin skola. Platsen är belägen mitt emellan Möllevångstorget och en ny tågstation där det rör sig många människor. Besökarna vi träffade upplever läget som mycket tillgängligt och tryggt. Vi har dock synpunkter på hur entrén till fritidsgården är utformad. Lokalen har en liten dörr utan tydlig skyltning. Man möts av flera höga trappsteg och en skymd hall med toaletter och en korridor innan man är inne. Som fysiskt funktionshindrad är fritidsgården svår att besöka utan hjälp. Det är inte lätt att uppfatta var entrén finns och omedelbart när man kommit in kan det vara svårt att veta om man kommit rätt. Det kan göra att en obekant besökare undviker att komma in. Ledningen placerar fritidsgården på steg fem - Fritidsgården tillämpar metoder för att göra fritidsgården till en attraktiv mötesplats. Personalen placerar den på steg sju Fritidsgården arbetar systematiskt med att förbättra sina metoder för att skapa en attraktiv mötesplats. Vi väljer att placera Johannes fritidsgård på steg fem Fritidsgården tillämpar metoder för att göra fritidsgården till en attraktiv mötesplats. För att nå vidare behöver man se över lokaler och entré. Hur är tillgängligheten rent fysiskt och vad möts man av som ny besökare? Ser man över detta har fritidsgården allt som behövs för att även uppfylla steg sju. 6
Organisation Fritidsgården får sitt uppdrag från Stadsområdesförvaltning Norr i Malmö stad (steg 1). I påståendet Jag har god kunskap om fritidsgårdens uppdrag svarar samtliga i personalen instämmer helt (steg 2). Varje måndag har fritidsgården stängt för personalmöte. Beslutssystem, ansvar och befogenheter finns dokumenterat och fungerar väl (steg 3 och steg 4) vilket bekräftas både i enkäten och i intervjun med personalen. För att skapa en teamkänsla i gruppen har all personal arbetsområden inom alla ansvarsområden. Utifrån målen har man mycket tid till gemensamma diskussioner. Det coachande förhållningssätt man arbetar med är också någonting som tillämpas personal emellan och mellan personal och chef. Personalen talade också om Johannesandan som de inte bara tyckte omfattade besökarna utan även präglade personalens teamkänsla. Ovan beskrivna gör att man uppnår även steg fem. Den genomsnittliga sjukfrånvaron är 6 procent per år och man har ingen långtidssjukskriven. För att säkerställa att alla medarbetare kan omvandla uppdraget till verksamhetens utveckling (steg 6) och tillgodose att organisationen stödjer utveckling och utvecklas med sitt uppdrag (steg7) har man dels personalmöten varje vecka men också regelbundna planeringsmöten och tre gånger per år följer man upp måluppfyllnaden. Mycket tid ges till reflektion och gemensamma diskussioner. Regelbundna medarbetarsamtal genomförs och alla får kontinuerlig fortbildning. En av de starkare komponenterna är också det coachande förhållningssättet. Både personal och ledning placerar sig på steg sju. Vi instämmer och placerar fritidsgården på steg sju Fritidsgården har en organisation som stödjer utveckling och som utvecklas med sitt uppdrag. Fritidsgården har en tydlig och god organisation och en stark teamkänsla vilket gör att alla tar ett stort ansvar. En nyckel är också det coachande förhållningssättet som präglar arbetet inte bara med ungdomarna utan också sinsemellan. Vi hoppas Johannes fritidsgård fortsätter arbeta i samma riktning. Styrning och ledarskap I fritidsgårdens verksamhetsplan finns målen för verksamheten tydligt beskriven och dessa utvärderas och dokumenteras tre gånger per år (steg 2 och steg 4). För att ledarskapet ska skapa delaktighet och förtroende (steg 3) och stimulera till individuell utveckling för varje medarbetare (steg 5) ges all personal en utbildning i coachande förhållningssätt. Möjlighet till annan nödvändig fortbildning ges också när så behövs. Det coachande förhållningssättet genomsyrar sedan hela ledarskapet från enhetschef till medarbetare och från fritidsassistenter till ungdomar. Alla medarbetare tillåts ta ansvar för metoder och beslut som behöver fattas i verksamheten. Medarbetarsamtal genomförs en gång per år och tydliga lönekriterier från Malmö stad finns dokumenterade (steg 5). Strategisk och långsiktig planering säkerställs genom att tydliga mål arbetas fram gemensamt i regelbundna möten mellan chef och personal (steg 4). Genom dessa möten utvecklas metoder och mätbara mål för verksamhetsåret. Chefen ger det övergripande uppdraget och medarbetarna formar metoder för att utföra uppdraget och uppnå målen. På detta sätt skapas 7
en gemensam syn på uppdraget (steg 6). I påståendet Vi som arbetar på fritidsgården har en samsyn kring målfrågor svarade 75 procent instämmer helt och 25 procent instämmer till stor del. Mål och utvärdering används systematiskt personalmöten, diskussioner, verksamhetsplan måluppfyllnad ungdomsenkät - personalmöten, diskussioner, ny verksamhetsplan etc. 75 procent av personalen svarade instämmer helt och 25 procent instämmer till stor del i påståendet Vi har en kontinuerlig utvärdering av målen för verksamheten (steg 7). Både personal och ledning placerar sig på steg sju och vi instämmer och placerar fritidsgården på steg sju Mål och utvärdering utgör grund för arbetet. Systematiska förbättringar sker kontinuerligt. Styrning och ledarskap är ett av Johannes fritidsgårds starkaste områden och återigen är det coachande förhållningssättet en av nycklarna. Kommunikation Alla medarbetare har egen e-post samt tillgång till Malmö stads intranät. Information dokumenteras löpande i den webbaserade loggboken (steg 2). Om någon kränkts eller kommit till skada fysiskt används incidentrapporter. För att informera ungdomarna om frågor som rör verksamheten används förutom direkt kommunikation Malmö kommuns hemsida, Facebook samt vid evenemang affischer (steg 3). Facebook och Malmö kommuns hemsida uppdateras kontinuerligt av en ansvarig fritidsassistent. I påståendet Jag får bra information om vad som händer på fritidsgården svarade 83 procent stämmer helt och 13 procent svarade stämmer till stor del. Alla föräldrar till barn i Johannes skola får ett informationsbrev om fritidsgården hem när barnet börjar årskurs sex. Fritidsassistenterna medverkar vid föräldramöten och skickar brev eller ringer föräldrar vid riktade verksamheter (steg 3). Utöver det bjuds även föräldrar in till informationsmöten på fritidsgården vid till exempel övernattningar eller utflykter. Ovan beskrivna gör att fritidsgården uppfyller steg ett, två och tre. Regelbunden samverkan finns med skola, socialtjänst, polis och andra fritidsgårdar (steg 4). Ett exempel är skolgårdsgruppen som startades på föräldrainitiativ för att förbättra skolans utemiljö. I gruppen finns föräldrar, skola, elever och fritidsgård representerade. Gruppen har bland annat resulterat i multifunktionsarenan på skolgården. Ett annat är SSP socialtjänst, skola, polis som är en samverkansgrupp där gemensamma frågor diskuteras. Där finns också fritidsgården representerad. Samverkan bedrivs även med lokalt föreningsliv vid olika temadagar som till exempel ARF antirasistiska filmdagar. Det externa och interna samtalsklimatet upplevs som öppet och förtroendefullt och den övergripande metoden för detta är det coachande förhållningssättet (steg 5). Samtliga i personalenkäten svarade instämmer helt i påståendet Klimatet inom enheten är öppet och förtroendefullt. För att utvärdera hur kommunikationskanalerna används tittar man på antalet inlägg, statistik för malmo.se samt Facebook. Telefonsamtal till ungdomar och föräldrar dokumenteras (steg 6). Genom att alltid utvärdera och följa upp samverkansprojekt och genom att arbeta med 8
verksamhetsplan, måluppföljning, ungdomsenkäter, ny verksamhetsplan etc. ser man till att systematiskt förbättra sina kommunikationskanaler. Ledning och personal placerar sig på steg sju. Vi instämmer och placerar fritidsgården på steg sju Kommunikationen stödjer fritidsgårdens organisation och utveckling. Fritidsgården förbättrar systematiskt sina kommunikationskanaler. Kompetens Personalen på fritidsgården består av fyra heltidsanställda fritidsassistenter alla med fritidsledarutbildning eller motsvarande pedagogisk utbildning (steg 4). Utöver det har fritidsgården 10-15 timmar att fördela på timtjänster. För nyanställda används en introduktionsplan som följs upp av enhetschefen efter tre månader (steg 2 och 3). Fritidsgården har en kompetensutvecklingsplan som bland annat innefattar brandskydd, coachande förhållningssätt för nyanställda samt uppföljning av coachande förhållningssätt (steg 3). I medarbetarsamtalen tas individuella utvecklingsplaner fram (steg 3). Personalen tog i intervjuerna upp flera exempel upp på genomförda utbildningar bland annat en kurs i screentryck och en i Photoshop. I påståendet Jag får den kompetensutveckling som krävs för att målen för verksamheten nås svarade samtliga instämmer helt eller instämmer till stor del (steg 4). Antal dagar för kompetensutveckling per år och fritidsassistent är cirka åtta. Alla kompetensutvecklingsinsatser genomförs och följs upp regelbundet (steg 5). Vid behov finns möjlighet till personalhandledning och företagshälsovård. Det ovan beskrivna gör att fritidsgården uppnår alla steg upp till och med steg fem. Metoder finns för att sprida och utnyttja medarbetares specialkompetenser. Enheten där Johannes fritidsgård ingår består av två fritidsgårdar, ett musik- och danshus, ett ungdomens hus samt en fältgrupp. Den samlade kompetensen är mycket bred och samverkan inom enheten är omfattande. Personal med en viss kompetens kan hjälpa till vid ett arrangemang på en annan verksamhet. Personal används även som föreläsare på andra verksamheter - två exempel är Qualisarbete och jämställdhetsintegrering. Detta gör att man uppnår steg sex. Vi instämmer med Personal och ledning och placerar fritidsgården på steg sex Metoder tillämpas för att utnyttja och sprida medarbetarnas specialkompetenser. Johannes fritidsgård uppvisar en mycket hög kompetens. För att komma upp till steg sju krävs dock att planer och metoder för kompetensutveckling prövas och uppdateras årligen samt knyts till lönekriterier och utvecklingsmål. Resursutnyttjande Varje år görs en budget för verksamhetsmedlen. Resurserna fördelas över året och följs upp varje månad för att se hur det ligger till. Efter bokslut 2013 hade fritidsgården ett överskott på 30000 kronor (steg 2). Budget 2013. Personalkostnader. 1 578 000:- Hyra. 368 000:- Städ och overheadkostnader. 119 000:- Verksamhet. 250 000:- Summa. 2 315 000:- 9
Kostnader och intäkter följs upp via de rutiner som finns i Malmö stads ekonomiska system (steg 2). Genom information och diskussioner på personalmöten fördelas verksamhetsmedlen per månad. Resurser fördelas också utifrån fritidsassistenternas ansvarsområden för att skapa förutsättningar för egna ekonomiska beslut i verksamheten så att även ungdomarna kan involveras. I bakgrunden finns hela tiden Malmö stads ekonomiska policy som är uppbyggd för att skapa ekonomisk, ekologisk och socialt hållbar utveckling (steg 3). För att säkerställa att alla medarbetare har fokus på och tillämpar metoderna för god resurshantering är man noga i utvärderingsfasen av verksamheter. Diskussioner förs kontinuerligt på personalmöten och tre gånger per år görs dokumentation för måluppfyllnaden där också resurshantering kommer in (steg 4). I påståendet Jag är insatt i fritidsgårdens ekonomi svarade 75 procent instämmer helt och 25 procent instämmer till stor del. Genom diskussioner i personalgruppen och genom att coacha och uppmuntra ungdomars initiativ och idéer utvecklas metoder för att skapa hög kvalité i förhållande till insatta resurser. Det kan handla om att hjälpa besökarna att jobba ihop pengar sälja bakverk med mera - att söka pengar från till exempel fritidsexpressen där ungdomar kan få 10 000 kronor av Malmö stad till enskilda arrangemang eller att delta i fritidsrådet (steg 5). Genom utvärdering, måluppfyllnadsdokumentation och genom Qualis kvalitetssäkringssystem följs upp att fritidsgårdens kvalitet är hög i förhållande till insatta resurser (steg 6). Personal och ledning placerar sig på steg 6 Fritidsgårdens kvalitet är hög i förhållande till förutsättningar och insatta resurser. Vi anser att verksamheten redan nu gör ett gott arbete och placerar fritidsgården på steg 7 Ett systematiskt förbättringsarbete bedrivs för att utveckla metoder för effektiv resurshantering och produktivitet. Image Johannes fritidsgård är en välbesökt fritidsgård och enligt både ungdomar och personal ett mycket populärt val för ungdomar (steg 2). För att marknadsföra sig och informera om sin verksamhet används malmo.se, Facebook och alla de nätverk för samverkan fritidsgården deltar i. Samtliga elever i årskurs 6 bjuds in till fritidsgården och personal deltar på föräldramöten och i skolgårdsgruppen. Genom att ha hög kvalitet i verksamheten sprider också deltagande ungdomar information om fritidsgården (steg 3). Förutom informationskanaler som telefon, e-post och Internet följer man hela tiden utvecklingen i samhället för att utveckla nya metoder för information och marknadsföring som att navigera runt bland de sociala medier som används av ungdomarna (steg 4). För att utvärdera omvärldens syn på fritidsgården genomförs ungdomsenkäter årligen. Malmö stad genomför levnadsvane- och trygghetsundersökningar med regelbundenhet och verksamheten är också tillgänglig för synpunkter på malmo.se (steg 5). Personalen placerar fritidsgården på steg 7 Fritidsgården har ett etablerat gott rykte och arbetar systematiskt med sin image. Ledningen placerar fritidsgården på steg 5. Vi väljer att placera fritidsgården på steg 5 Metoder för att utvärdera omvärldens syn på fritidsgården tillämpas. 10
Fritidsgården gör ett kvalitativt arbete och får även positiv uppmärksamhet från övriga samhället. Organisationer, men även högskolor och andra utbildningsinstitutioner kontaktar fritidsgården för samverkan och det syns att deras image har förbättrats. Det som behövs för att nå högre upp på stegen är dock att man kan styrka detta genom dokumentation. Slutomdöme Johannes fritidsgård har genom sin satsning på coachande förhållningssätt hittat ett mycket framgångsrikt koncept att driva verksamheten framåt. Fritidsgården engagerar ungdomar, ger dem stort ansvar och en känsla av att själva kunna påverka sin fritid. En god organisation och ett uppskattat ledarskap ger bra förutsättningar till en högkvalitativ verksamhet. Det gör att vi förstår varför Johannes fritidsgård är så uppskattad hos både ungdomar och personal. Johannes fritidsgård uppvisar en mycket god kvalitet vid vår bedömning. För att bli certifierad enligt Qualis kvalitetssäkringssystem krävs att fritidsgården når lägst steg 3 inom samtliga tio kvalitetsområden och minst 48 poäng totalt. Johannes fritidsgård når 96 poäng och lägst steg 3 inom alla områden och blir därmed med god marginal certifierad. Fritidsgårdens starkaste sidor: Utveckling av självkänsla och identitet: Det coachande förhållningssättet personalen använder sig av är en nyckel till att göra ungdomarna delaktiga i verksamheter och aktiviteter genom hela processen från idé till utvärdering. Att genom det få dem att växa och utveckla sitt eget ledarskap. Med en väl formulerad verksamhetsplan och måluppfyllnadsdokument, genom att alltid följa upp samtal och diskussioner i verksamheten, genom personliga utvärderingar och genom att alltid se ungdomarna som individer arbetar man systematiskt för att förbättra sina metoder för att utveckla självkänsla och identitet. Organisation: Fritidsgården har ett förankrat uppdrag och en värdegrund som omfattar alla i personalen. En bra organisation och en stark teamkänsla gör att alla tar ett stort ansvar. En nyckel är också det coachande förhållningssättet som präglar arbetet inte bara med ungdomarna utan också personalen emellan. Styrning och ledarskap: En viktig komponent i ledarskapet är det coachande förhållningssättet alla utbildats i. Det genomsyrar hela ledarskapet från enhetschef till medarbetare och från fritidsassistenter till ungdomar. Fritidsgården har en strategisk och långsiktig planering med tydliga mål som arbetas fram gemensamt i regelbundna möten mellan chef och personal. På detta sätt skapas en gemensam syn på uppdraget. Fritidsgårdens förbättringsområden: Attraktiv mötesplats: Både personal och besökare beskriver fritidsgården som ett attraktivt val för ungdomar. Fritidsgården uppfyller även sina mål för besöksfrekvensen. Vi har ändå synpunkter på hur fritidsgårdens lokaler är utformade och hur tillgänglig den upplevs för till exempel nya besökare eller fysiskt funktionshindrade. För att nå vidare behöver man se över lokaler och framför allt entré. Hur är tillgängligheten rent fysiskt 11
och vad möts man av som ny besökare? Åtgärdar man detta har fritidsgården allt som behövs för att även uppfylla steg sju. Image: Fritidsgården gör ett kvalitativt arbete och får även positiv uppmärksamhet för det från övriga samhället. Organisationer, men även högskolor och andra utbildningsinstitutioner kontaktar fritidsgården för samverkan och de har ett gott rykte. Det som behövs för att nå högre upp på stegen är att man arbetar systematiskt med sin image och att man genom dokumentation kan styrka hur fritidsgårdens image förbättrats över tid. Johannes fritidsgård har lyckats med att skapa verksamhet som håller mycket hög kvalitet. Fritidsgården har en organisation som utvecklas med sitt uppdrag och ledningen skapar en gemensam syn på uppdraget och stärker ledarskapet hos varje enskild medarbetare. Systematiska förbättringar sker kontinuerligt med mål och utvärdering som grund. Vi hoppas att man även i framtiden fortsätter sitt redan nu existerande arbete med att driva och förankra metoder och värdegrundsarbete i verksamheten. Låt den fortsätta att genomsyras av den positiva anda vi uppmärksammade under vårt besök. Vi granskare vill tacka för det arbete fritidsgården lagt ner inför och under granskningen. Vi kände oss varmt välkomna av både ledning, personal och ungdomar. Nacka 2014-06-10 Sigtuna 2014-06-10 Ulf Öberg Emma Simu Bilaga 1: Sammanställning av poäng. 12
Qualis kvalitetssäkring fritidsgård - poängmatris Fritidsgård Johannes fritidsgård Kvalitetsområden Faktor Steg Poäng 1 2 3 4 5 6 7 A Trygghet och trivsel 2 x 14 B Delaktighet och inflytande 2 x 12 C Utveckling av självkänsla och identitet 2 x 14 D En attraktiv mötesplats 2 x 10 E Organisation 1 x 7 F Styrning och ledarskap 2 x 14 G Kommunikation 1 x 7 H Kompetens 1 x 6 I Resursutnyttjande 1 x 7 J Image 1 x 5 Poängsammanställning Villkor Johannes fritidsgård 96 Certifiering - lägst 48 Alla delkriterier steg 3 eller högre Maxpoäng 105 13