PROTOKOLL FÖRT VID SAMFÄLLIGHETEN BAKBORDETS ÅRSMÖTE 2005-10-06 Bakbordets ordförande Stefan Säve hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 1 Val av ordförande och sekreterare för stämman Till ordförande valdes Anders Olsson och till sekreterare Elisabeth Åström. 2 Val av justeringsmän Till justeringsmän valdes Eva-Lotta Wahlstedt samt Roger Pott. 3 Mötets utlysande Årsmötet var utlyst i behörig tid. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse Styrelsens förvaltningsberättelse lästes upp och godkändes och lades därmed till handlingarna. Resultaträkningen, som bifogats kallelsen, gicks igenom av kassören Kenneth Karlsson och kommenterades. Det framgick att samfällighetsföreningen gått med en vinst på 34 000 kronor. Banklånet för bredbandet sjunker enligt plan. I somras hade vi brist på likvida medel pga. av att vissa medlemmar inte betalt sin medlemsavgift i tid. Vissa i styrelsen betalade in i förskott för att vi skulle kunna betala de löpande räkningarna. Vi har alltid en svacka på sommaren men brukar normalt klara av att betala samtliga räkningar. I år har vi dock haft stora kostnader såsom värmecentralen som betalades kontant samt asfalten som också är betald. Föreningens likviditet är nu på väg upp igen. Alla medlemmarna uppmanas att betala avgiften i tid. En fråga uppkom angående banklånet för bredband, vilken räntesats samt om de som betalar av lånet kan utnyttja ränteavdrag. Kassören Kenneth Karlsson kommer att undersöka detta. Resultaträkningen godkändes och lades till handlingarna. Revisionsberättelsen lästes upp, godkändes och lades till handlingarna. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen Årsmötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. 6 Framställningar från styrelsen samt motioner från medlemmarna Framställan angående energioptimering Anders Olsson informerade vad som har hänt i och med bytet av värmecentralen. När det gäller förbrukningen har vi sparat 7 % och när det gäller kostnaderna har vi sparat 9 %.
En jämförelse har gjorts med grannföreningen Baktråget som också har bytt sin värmecentral. De hade dock en äldre utrustning än vad vi hade och som var i väldigt dåligt skick. Efter bytet har denna förening gjort en mycket större vinst än vad vi har gjort. Värmekostnaden är den största utgiften vi har och kan vi dra ned på den så kan föreningen förbättra sin ekonomi betydligt. Styrelsen vill därför ta in en extra resurs (en expert på energioptimering) för att göra en kartläggning på vår energi och en undersökning på hur vi ska kunna spara mer pengar. Olika mätningar kommer att ske inom området. Kan vi ev. omfördela värmen mellan husen? Vi lär oss också hur värmesystemet fungerar för att utnyttja den på bästa sätt. En handlingsplan kommer sedan att uppföras med ev. åtgärder som vi måste vidtaga. Om vi inte gör någonting idag så kan vi bli tvungna att höja medlemsavgiften i framtiden då allt blir dyrare. Men om vi får ner värmekostnaderna så kanske vi slipper detta. Övriga förslag som kom fram på mötet om hur vi ska kunna spara för att få ner värmekostnaderna var bl.a. att strypa värmen i garagen samt att se över våra fönster. Garagen är föreningens ansvar men fönstren har var och en av medlemmarna ansvar för. Vi kom överens om att göra denna kartläggning angående energin först och se vad vi får för resultat. Vi avsätter 24 000 kr för detta (kostnaden läggs in i budgeten för kommande år). Framställan bifölls och styrelsen ser till att detta blir gjort. Framställan angående ett levande regelverk för samfällighetens Bakbordet Styrelsen föreslår att det dokument som idag heter Information för nyinflyttade byter namn till Att bo i föreningen Bakbordet. Detta dokument ska innehålla de regler som vi beslutat på våra årsstämmor och delas ut till samtliga boende i området. Dokumentet ska sedan uppdateras av årsstämman varje år. Framställan bifölls men namnet på dokumentet blir: Att bo i samfälligheten Bakbordet Framställan angående våra parkeringar Vi har idag ett problem att det blir ganska fullt på våra parkeringar då fler och fler skaffar sig mer än en bil. Styrelsen får in många synpunkter angående detta. Ett regelverk saknas för vad som gäller för våra parkeringar. Styrelsen har några punkter angående de regler som bör gälla för parkeringen. Ett förslag från styrelsen är att lägga in en text i dokumentet Att bo i samfälligheten Bakbordet". På mötet framkom även det problem vi har med moped- samt bilkörningen inom området, även på parkeringarna. En arbetsgrupp tillsattes för ca 2 år sedan för att utreda om vi skulle sätta upp bommar eller dylikt. Gruppen kom då fram till att allt kostar väldigt mycket. Resultatet blev att vägbulor gjordes på ett antal ställen.
Vi har också betongklumpar suggor som finns på vissa ställen. Goran Mustapic påpekade att de suggor som står mellan garagen inte gör någon större nytta, dessa borde kunna flyttas till andra platser där de kan verka som farthinder. Styrelsen lovade att ta detta i beaktande och se över placeringen av suggorna. Problemet med suggorna är att de måste flyttas på vintern för att snöröjaren ska komma fram. Idag har vi dock ett avtal med snöröjaren att han även flyttar suggorna. Framställan bifölls med att ett regelverk skrivs in i dokumentet Att bo i samfälligheten Bakbordet med följande lydelse. - Husvagnar/släpvagnar får inte ställas på våra parkeringar. Endast för i och urlastning. Dock inte längre än 3 dygn. - Avställda bilar får inte förvaras på parkeringen längre än 7 dygn. - Varje hushåll får maximalt ha 2 bilar stående på vår parkering. För övriga fordon, inom hushållet, gäller max 3 dygn. - Låg fart gäller på hela området - Parkera långt in i parkeringsrutorna. Detta för att de som har garaget bakom ska kunna komma in och ut. - Parkeringen är ingen lämplig lekplats för barn. Styrelsen ska även se till att vägbulorna ska markeras med vit färg så att de blir synliga. Framställan från styrelsen angående betalningspåminnelse Vid förra årets stämma togs ett beslut angående uttagande av påminnelseavgift samt ränta om man inte betalar medlemsavgiften i tid. Styrelsen vill komplettera detta med en text som tydliggör vad som händer om avgiften inte betalas. Direktiv enligt nedan: 1. En påminnelse skickas ut 3 veckor efter sista betalningsdag enligt avin. Påminnelseavgift á 20: - + 18 % ränta registreras som kommer att faktureras på juni avin. 2. Om betalning inte inkommer, kommer en andra påminnelse att skickas ut 6 veckor efter sista betalningsdag enligt avin. Påminnelseavgift á 20: - + 18 % ränta tillkommer som kommer att faktureras på juni avin. Om inte betalningen inkommit innan aktuell månads utgång lämnas ärendet till kronofogdemyndigheten för indrivning, vilket innebär ytterligare kostnader för medlemmen samt en betalningsanmärkning. De flesta på mötet tyckte reglerna var ok. Några tyckte dock att tiden var för lång. Framställan bifölls med tillägget att vi provar detta ett år och gör en ändring om det behövs. Motion till styrelsen angående östra (stora) lekparken Goran Mustapic presenterade en upprustning av östra lekparken. Han visade några exempel på utrustning som kan vara lämplig. Önskemålet är att vi på årsmötet bestämmer hur mycket pengar vi är beredda att satsa och vad vi ska göra.
Kommentarer från medlemmarna var: De större barnen behöver något, ovannämnda utrustning är mera lämplig till mindre barn. Leksaker för de mindre barnen finns redan vi den andra parkeringen (västra). Enligt tidigare beslut så skulle den västra lekparken var till för de mindre barnen och den östra för de större barnen. Det är väldigt stort slitage på lekparken. Det krävs ordenligt underhåll. Många saker används på fel sätt av för stora barn. EU-regler finns för hur lekparker ska se ut och utrustas, viktigt att man håller sig till dessa. Kommentar från styrelsen: Det finns andra saker som är viktigare, t.ex. att få värmecentralen att fungera som den ska samt att åtgärda krypgrunderna. Vi har inte så mycket pengar just nu. Detta beslut fattades på årsstämman: Vi tillsätter en arbetsgrupp som får arbeta fram ett förslag till nästa årsmöte 2006. Arbetet ska rikta sig i första hand mot de större barnen och beroende vad det blir för utfall även något för de mindre. Gruppen fick även frihet att göra underhåll i lekparken där det finns behov. Vid eventuella kostnader därav bör Styrelsen kontaktas Gruppen ska bestå av: Goran Mustapic (sammankallande) Jenny Lindblom Henrik Pettersson Hans Hovbratt Emanuel Ström (ej närvarande på mötet men har visat intresse tidigare) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna Styrelsearvodet blir även nästkommande verksamhetsår 50 000 kr att fördelas inom styrelsen. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. Förslaget gicks igenom. En fråga uppkom: Om vi har undersökt föreningens el-avtal. Styrelsen meddelade att detta har vi inte gjort. Det är väldigt besvärligt att byta elleverantör då alla medlemmarna måste godkänna och skriva under avtalet. Det finns även risker med att binda sig för vissa avtal. Styrelsen vill inte ta ansvar för detta. Årsmötet godkände den förslagna utgifts- och inkomststaten samt debiteringslängden. 9 Val av styrelse och ordförande Valberedningen har under verksamhetsåret utgjorts av Johan Tirén, Roger Pott samt Mats Wahlstedt. Johan redogjorde för valberedningens förslag till styrelses sammansättning kommande budgetår. I enighet med valberedningens förslag valde stämman: Ordinarie ledamöter Stefan Säve, ordförande Kenneth Karlsson, ordinarie ledamot (omval 2 år)
Elisabeth Åström, ordinarie ledamot Anders Olsson, ordinarie ledamot Hans Höglund, ordinarie ledamot Sture Lundvall, suppleant Hans Hovbratt, suppleant (kvarstår 1 år) (omval 2 år) (nyval 2 år) 10 Val av revisorer I enlighet med valberedningens förlag valde stämman. Solveigh Skrufve-Wahlfridsson Diana Wiik 11 Val av valberedning I enlighet med valberedningens förslag valde stämman. Emanuel Ström Johan Tirén 12 Val av festkommitté Henrik Pettersson Carina Mustapic Charlotte Deighton 13 Övriga frågor Takkupoler Anders presenterade och visade förslag (öppningsbar samt fast). Det är idag tre stycken i föreningen (som vi känner till) som har problem med läckage. Förslaget som tidigare lämnats ut är ett eget initiativ taget av Stefan Säve personligen och kommer inte från styrelsen. Förslaget är framtaget hos samma firma som bytte våra tak för några år sedan. Det ansågs enklast då de vet vilket material som använts för taken, bättre med hänsyn till vissa garantier. Därför har inga fler offerter tagits in. Varför firman vill göra detta i januari beror på att de har mindre jobb vid den årstiden och det är lättare att få en tid. De utför naturligtvis arbetet när väderförhållandet tillåter detta. De gör inget från insidan så man behöver inte vara hemma. Bör ev. lägga något skydd på golvet nedanför då det kan ramla ner skräp. Det ingår ingen invändig målning i offerten. Det är upp till var och en att ta ställning om man gör det själv eller anlitar hjälp. Det finns inga försäkringar som gäller om det blir skador genom taken så det kan vara viktigt att fixa detta innan det blir läckage. Önskemål fanns om att kolla upp om firman har ansvarsförsäkring som täcker ev. dolda fel. Stefan Säve kollar upp detta. Lapparna ska lämnas senast den 29/10 till Stefan Säve nr 94, detta är deadline. Digital-TV De som har kabel-tv genom Com-Hem behöver inte bry sig. Styrelsen kommer inte att komma med några rekommendationer. Var och en får sluta sitt eget avtal. Förslag framkom att vi skulle ha samfälld TV-anslutning. Då krävs det att alla måste gå med, gemensamhetsanläggning måste bildas samt så uppstår det lantmäterikostnader på ca 17 000 kr.
Idag är det 12 stycken som inte har Com-Hem (eller som inte betalar) Vi kan inte jämföra oss med Håkanstorpsgatan då de hade gemensamt avtal från början. Förslag fanns att det skulle bildas en grupp som undersöker detta. Roger Pott har tidigare gjort undersökningar men inte fått några bra svar. Stämman beslutade att lämna frågan t.v. Krypgrunderna Stefan Säve informerade om krypgrunderna. 2001-2002 gjorde Anticimex en ordentlig besiktning av våra krypgrunder. Det framkom då att vissa saker borde åtgärdas. Detta var bl.a. plast som glidit ner, pumpar som inte fungerade, pumpgropsmaterial som måste bytas mm. Vi tog tidigare beslut om att åtgärda de värst drabbade husen först. Offert gick ut till 4 stycken firmor. PEAB fick jobbet. Planering av vad som ska göras pågår och det värst drabbade huset, d.v.s husnr 122-134, kommer att tas först. Detta kommer att påbörjas någon gång i höst. Asfalt Stefan Säve informerade om att asfaltering kommer att fyllas i där det spruckit och saknas. Dels på parkeringen (västra) samt vid vissa förråd. Vi bör även undersöka kulverten tvärs över parkeringen då det ser ut som det sjunkit där. Det påpekades även återigen att det är dålig uppslutning vid städdagarna. Bör man kanske ändra områdesindelningen? Ingen åtgärd fn. 14 Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Protokollet delas ut till samtliga hushåll. Vid protokollet Elisabeth Åström Sekreterare för stämman Anders Olsson Ordförande för stämman Justerat: Eva-Lotta Wahlstedt Av stämman utsedda justeringsmän Roger Pott