Dokument nr: Version: Status: Sida: 0.1 Utkast/Utgåva (1)7 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektbeskrivning E-tjänst Särskilt boende Nummer för projekt Dokumentbeskrivning: Införa e-tjänst särskilt boende - pilot Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Projektbeskrivning E-tjänst särskilt boende Innehållsförteckning PROJEKTBESKRIVNING... 1 1 INLEDNING... 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Syfte... 2 2 MÅLBESKRIVNING... 2 2.1 Effektmål... 2 2.1.1 Redovisning av nyttan... 4 2.2 Arbetsmål... 4 2.3 Förutsättningar... 4 3 BESKRIVNING... 5 3.1 Omfattning... 5 3.2 Organisation och bemanning... 5 3.3 Tidsram... 5 3.4 Kostnad... 5 3.5 Finansiering... 5 3.6 Beroenden och avgränsningar... 5 4 KOMMUNIKATIONSPLAN... 6 4.1 Målgrupper... 6 4.2 Kommunikationskanaler... 6 5 RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS... 6 DOK.NAMN: SARSKILTBOENDE_VASTKOM UTSKRIFTSDATUM: 14-05-09
Dokument nr : Version: Status: Sida: 0.00 Utkast/Utgåva (2)7 Dokumentbeskrivning: Införa e-tjänst särskilt boende - pilot 1 Inledning ehälsa syftar till att ge individen möjlighet till tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Målet är att skapa konkret nytta för invånarna, medarbetarna och beslutsfattarna. Att utforma e-tjänster är en del av Göteborgs Stads plan för e-hälsa. 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte 2013 gjordes, inom stadsdelarnas satsning på likvärdig biståndshandläggning, en utredning med namnet Ansökan om äldreomsorg via e-tjänst? Om möjligheten att ansöka om bistånd enligt SoL via e-tjänst i Göteborgs Stad. Det konstaterades då att det finns två alternativ, enkel e-tjänst respektive komplex e-tjänst som integreras med verksamhetssystem. Som en första e-tjänst inom äldreomsorgen har Operativt forum (inom processorganisationen) beslutat att prioritera ansökan om särskilt boende. Ansökningar till särskilt boende sker idag via blankett till respektive biståndsenhet i stadsdelarna. CGI som utvecklar verksamhetssystemet Treserva har tagit fram en lösning för en komplex e-tjänst. Syftet är att möta framtidens behov av en mer lättillgänglig och serviceinriktad äldreomsorg genom att möjligggöra för brukarna att ansöka digitalt. 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål Kommunfullmäktiges prioriterade mål för äldre göteborgare är att inflytandet över vardagen ska öka. Seniorers möten med stadens verksamheter ska enligt budgethandlingen präglas av respekt för medborgarens integritet och rättigheter. Vidare ska seniorer ha rätt att söka särskilt boende över hela staden. Projektet stöder denna övergripande målbild.
Kommunstyrelsen har givit stadsledningskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för en gemensam boendesamordning inom äldreomsorgen. I tjänsteutlåtandet konstateras För att förbättra förutsättningarna för det fria valet av äldreboende i Göteborg och stärka likabehandling vid verkställighet av biståndsbeslut om äldreboende eller korttidsplats föreslås etablering av kommungemensam enhet för boendesamordning. Om KS antar förslaget om gemensam boendesamordning förstärks behovet av e-tjänst för särskilt boende ytterligare. En e-tjänst för ansökan om särskilt boende skulle, förutom ansökan med hjälp av e-legitimation, även kunna innebära ökad möjlighet att ta del av stadens utbud av äldreboenden och därmed öka den enskildes möjlighet till inflytande över vardagen och möjlighet att söka boende över hela staden. Som Vill jag För att Äldre medborgare Biståndshandläg gare Göteborgs Stad känna mig trygg då jag lämnar ut sekretessuppgift er få en enkel kontakt med myndigheten. få överblick över stadens äldreboenden ha möjlighet att ansöka dygnet runt när det passar mig minska administratione n genom minskad hantering av pappersblankett er. underlätta för den enskilde att ta kontakt med myndigheten tillhandhålla fler alternativ känna förtroende för äldreomsorgen...komma i kontakt med rätt person snabbare...för att kunna söka äldreboende över hela staden. inte behöva anpassa mig till kontorstider effektivisera handläggningen öka servicen och tillängligheten för medborgarna. medborgarna ska kunna ansöka
för den enskilde att ansöka minska onödig pappersförbrukn ing om insatser oberoende av myndighetens öppettider. Ansökan ska kunna lämnas dygnet runt. Ansökan är gratis för medborgaren (ej brevporto eller telefonsamtal, dock krävs internetuppkoppl ing) vara en miljövänlig stad 2.1.1 Redovisning av nyttan Nyttan är att förenkla ansökningsfarandet för medborgarna samt att verksamheten får ett digitalt underlag in i verksamhetssystemet vilket förenklar handläggningen. 2.2 Arbetsmål Projektmål och förväntat resultat är att pröva en digital ansökan om särskilt boende samt öka informationen kring stadens utbud av äldreboenden. En första utgångspunkt är att ta fram en pilot som produktionssätts under hösten 2014 och som sedan utvärderas efter sex månader i drift. I utvärdering följs målgruppen upp, vem ansöker, hur ser mognadsgraden ut för att ge underlag till fortsatt utveckling. Projektet bör även analysera hur införande av jämförelesetjänst kan integreras med en e-tjänst. 2.3 Förutsättningar Se Effektmålen 2.1
3 Beskrivning 3.1 Omfattning Projeketet är ett pilotinförande av en e-tjänst med koppling till verksamhetssystemet. Det är även den första e-tjänsten riktad mot äldreomsorgen. Piloten genomförs under sex månader för att sedan utvärderas. 3.2 Organisation och bemanning Organisation består av en styrgrupp samt en arbetsgrupp. Styrgruppen består av planeringsledare, systemansvarig, verksamhetsutvecklare samt sektorschefer äldreomsorgen. Arbetsgruppen består av handläggare från verksamheten samt representanter från Intraservice och Konsument- och medborgarservice. 3.3 Tidsram Produktionssättning planeras till 1 november 2014 och med en utvärdering efter sex månader i drift, det vill säga under sommaren 2015. Planeringsarbetet påbörjas under våren 2014. 3.4 Kostnad Kostnaden i projeket består främst av arbetat tid. Arbetgruppen beräknas sätta in cirka 2 möten/månad om 3 timmar vardera under projekttiden. Förutsättninen för projektet är av API för e-ansökan tillhandahålls av leverantören under testperioden. Integrationskostnader beräkas uppgå till cirka 250 000 kronor. Kostnader tillkommer även rörande målgruppsanalys samt analys kring integration av jämförelsetjänst i e-tjänsten Den totala kostnaden beräknas uppgå till 500 000 kronor. 3.5 Finansiering Finansiering består av stimulansmedel samt eget kapital i form av nedlagd arbetad tid inom verksamheterna samt koordinering från Konsument- och medborgarservice. 3.6 Beroenden och avgränsningar Projekt och aktiviteter som påverkar projektet är följande: Välfärdsprocessen som dessutom är en huvudintressent Gemensam boendesamordningen politiskt uppdrag som ger förutsättningar för projektet Arbetet med E-hälsoplan för Göteborgs Stad
Handlingsplan för e-samhället avseende Göteborgs Stad 4 Kommunikationsplan 4.1 Målgrupper Den färdiga e-tjänsten ska vända sig till seniorer inom Göteborgs Stad som är i behov av särskilt boende samt deras anhöriga som i vissa fall bistår i ansökan. Tjänsten är även till för seniorer boende i andra kommuner som önskar ansöka om särskilt boende i Göteborgs Stad. Viktiga intressenter till projektet är sektorschefer, områdeschefer inom äldreomsorgen, strategiskt och operativt forum samt enhetschefer och handläggare på biståndsenheterna. Övriga intressenter är: SKL, VästKom och andra kommuner. En särskild intressentanalys kommer att tas fram inom projektet. 4.2 Kommunikationskanaler En särskild kommunikationsplan tas fram i samarbete med Stadsledningskontoret. 5 Risk- och sårbarhetsanalys En riskanalys tas fram av styrgruppen utifrån den projektmodell som projketet använder sig av.
Dokument nr : Version: Status: Sida: 0.00 Utkast/Utgåva (7)7 Dokumentbeskrivning: Införa e-tjänst särskilt boende - pilot