Förfrågningsunderlag 2011-02-14 Upphandlingsansvarig Upphandling Botkyrka kommun Upphandling av vuxna missbrukare från 18 år- Detta område avser: Behandlingshem med HVB tillstånd inriktade mot personer med komplexa vårdbehov-psykiska funktionshinder i kombination med missbruk/beroende Zina Norin 2010:73 Sista anbudsdag: 2011-03-17 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Ramavtals villkor:behandlingshem med HVB tillstånd, inriktade på personer med komplexa vårdbehov (psykisk problematik/funktionshinder) i kombination med missbruk/beroende 2.1. Förutsättningar 2.1.1. Allmänt Detta avtal utgör de villkor som gäller generellt för avtalet i sin helhet men även de förutsättningar och villkor som rör den enskilda tjänsten som regleras i placeringsavtalet. Villkoren i detta avtal samt i placeringsavtalet skall i oförändrat skick gälla vid utförandet av tjänsterna. 2.2. Handlingars inbördes rangordning 2.2.1. Allmänt Nedanstående handlingar utgör underlag för avtalet. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, i följande ordning: 1.Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal med ev. tillhörande bilagor 2. Bilaga 1 Placeringavtal 3.Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor samt tillhörande kompletteringar 4.Anbud inkl. ev. förtydliganden. Uppgifter i anbudet som inte har efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse att det skall gälla Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 1 av 9
2.3. Avtalstid 2.3.1. Avtalet och eventuell förlängning Avtalet gäller i två år från och med dagen för undertecknat avtal. Köparen har rätt att förlänga avtalet med ytterligare 2 år med oförändrade villkor. Sådan förlängning skall påkallas senast 3 månader av köparen innan avtalets utgång. Förlängningen skall ske skriftligen och skrivas under av bägge parter. För de Utföraren som bedriver tillståndspliktig verksamhet kommer en kontroll av Utförarens tillstånd att ske innan avtalsförlängning från behörig tillståndsgivande myndighet för den verksamhet och målgrupp som verksamheten sökt för att se att Utföraren fortfarande uppfyller vårdvillkoren. 2.4. Uppdraget 2.4.1. Allmänt Uppdraget ska genomföras i enlighet med vad som angivits i förfrågningsunderlaget. Utföraren svarar för att uppdraget genomförs fackmannamässigt och i enlighet med god sedvänja i branschen. 2.4.2. Skyldigheter I uppdraget ingår att inhämta eventuella yttranden, godkännanden och tillstånd som krävs för att uppdraget ska kunna genomföras enligt gällande författningar. Utföraren får i övrigt under avtalsperioden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka för i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för köparens verksamhet. 2.4.3. Kontroll Botkyrka kommun har rätt att kontrollera löpande under avtalsperioden och inför eventuell avtalsförlängning att Utföraren fortfarande betalar föreskrivna skatter och sociala avgifter i enlighet med kap. 10 2 LOU. Detta sker bland annat med hjälp av samarbete med Skatteverket där en kontroll av SKV 4820 begärs ut. 2.4.4. För Utförare som bedriver tillståndspliktig verksamhet Botkyrka kommun har rätt att kontrollera löpande under avtalsperioden och inför eventuell förlängning (se ovan) att Utföraren fortfarande uppfyller avtalade vårdvillkor. Utföraren skall under anbudstiden omedelbart meddela kommunen om eventuell kritik från tillståndsgivande myndighet eller om myndigheten påbörjat diskussioner om att dra in Utförarens tillstånd eller tillståndet faktiskt dras in. Botkyrka kommun kommer även att fortlöpande kontrollera att vårdvillkoren uppfylls för det fall att verksamheten får allvarlig kritik och detta inte åtgärdas inom föreskriven tid. Om det förekommer något missförhållande hos Utföraren så får tillståndsgivande myndighet förelägga den som svarar för verksamheten att avhjälpa missförhållandet. Ett föreläggande skall innehålla uppgifter om de åtgärder som tillståndsgivande myndigheten anser nödvändiga för att det påtalade missförhållandet skall kunna avhjälpas. Om verksamheten inte uppfyller vårdvillkoren eller att verksamheten får allvarlig kritik kommer Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 2 av 9
avtalet att sägas upp med omedelbar verkan. 2.4.5. Ansvar för utfört uppdrag Köparens granskning och godkännande av Utföraren förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Utföraren från ansvar för fel i behandlingen. 2.4.6. Underleverantörer Utföraren får inte anlita Underleverantör utan Köparens medgivande. Utföraren svarar för underleverantör såsom för eget utfört arbete. Köparen äger rätt att kontrollera att underleverantör har fullgjort sina förpliktelser gällande skatter och sociala avgifter. Utbyte av underleverantör får endast ske i de fall Lagen 2007.1091 om offentlig upphandling tillåter det och att underleverantör uppfyller samma ställda krav på Utföraren avseende tillståndspliktig verksamhet i upphandlingen samt att båda parter godkänner detta. 2.5. Boendeportal 2.5.1. Boendeportal Om Köparen under avtalsperioden utvecklar en boendeportal skall utföraren dagligen före ett visst klockslag via webben anmäla lediga platser vid tidpunkten. 2.6. Uppdragets genomförande 2.6.1. Omfattning Utföraren skall utföra tjänst i enlighet med detta avtal samt i enlighet med biståndsbeslutet och placeringsavtalet. 2.6.2. Avropsrutiner Stor hänsyn kommer att tas till den enskildes bedömda behov av behandling/boende och delaktighet till hur verksamheten ska bedrivas. Botkyrka kommuns avsikt är att teckna avtal med det antal Utförare som motsvarar kommunens behov av platser och efter den enskildes behov och önskan samt enligt upphandlingens utfall. För att tillgodose kommunens behov avseende urval av insats och efter den enskildes behov, kan antalet Utförare komma att utökas inom varje område. Om det även uppstår en situation att inkomna anbud inom något område och/eller målgrupp är likvärdiga kan antalet Utförare komma att utökas inom varje område och målgrupp. 2.6.3. Genomförandeplan Den enskilde ska ha inflytande och medbestämmande över de insatser som ges. Innehållet i stödet ska utformas efter den enskildes förutsättningar, önskemål och behov enligt en individuell genomförandeplan. Utföraren skall utifrån beslutat biståndsbeslut och uppdrag från kommunens handläggare Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 3 av 9
tillsammans uprätta en genomförandeplan. Genomförandeplanen ska skrivas under av bägge parter inom 30 dagar från det att placering har skett. Av genomförandeplanen skall det klart framgå mål och delmål för planerad insats. Utföraren skall skicka skrifliga rapporter gällande den enskilda utifrån genomförandeplan och enligt överenskommelse med kommunens handläggare i varje enskilt fall. 2.6.4. Samarbete Utföraren åtar sig att aktivt samarbeta med socialtjänsten på ett sådant sätt att kommunen får tillgång till material om Utföraren som kommunen anser sig behöva för att få tillräcklig insyn i verksamheten samt informera om den verksamhet som bedrivs. 2.6.5. Rapporter Utföraren skall när Beställaren begär det, lämna skriftliga rapporter som upprättats om den enskildes personliga förhållanden utifrån det uppdrag som givits. 2.6.6. Hjälpmedel Utföraren tillhandahåller och bekostar medicintekniska hjälpmedel så såsom, arbetsredskap, hjälpmedel och förbrukningsartiklar för att de boende ska kunna stärka och upprätthålla sina funktioner. 2.6.7. Ledsagning Utföraren ansvarar för att ledsaga den enskilde till läkare, tandläkare, frisör, fritidsaktiviteter m.m vid behov. 2.6.8. Hälso- och sjukvård Utföraren ansvarar för hälso- och sjukvård upp till och med sjuksköterskenivå enligt Hälsooch sjukvårdslagen (HSL). Utföraren tillhandhåller Medicinskt ansvarig sjuksköterska för ansvar enligt bestämmelserna i HSL och Socialstyrelsens föreskrifter. Tillgång till läkare med psykiatrisk kompetens och tillgång till sjuksköterska dagtid. Ansvarig sjuksköterska ansvarar för sjukvårdsinsatser samt utfärdar och utvärderar medicinsk delegering. Landstinget ansvar alltid för specialistvård vilket omfattar läkaransvar, psykologinsatser, utredningar och terapi. Dessa uppgifter ingår därför inte i upphandlingen. Den enskilde ansvarar för självkostnaderna för individuellt förskrivna läkemedel och är ansvarig för självkostnaderna av specifika hälso- och sjukvårdsinsatser. Utföraren ska bevaka högkostnadsskyddet för läkemedel. 2.6.9. Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring Utföraren skall medverka till att ett bra uppföljnings- och utvärderingsarbete sker i samverkan med socialnämnden. Uppföljningen av kvalitet skall säkerställa dels att de tjänster utförts som Utföraren åtagit sig att utföra, dels att beställande enhet är nöjd med det uppdrag som genomförts. Löpande skriftlig uppföljning gällande arbetet med klienten ska skickas till Beställaren. Utföraren skall aktivt medverka i planeringen inför återkomst från inneliggande sjukhusvård tillbaka till verksamheten. 2.6.10. Dokumentation och arkivering Utföraren svarar för att dokumentation och arkivering sker i enlighet med gällande lagstiftning. Utföraren ansvarar för att handlingarna som rör en enskild boende förvaras så att inga obehöriga får tillgång till dem. Utföraren ska efter avslutad insats, om inget annat följer av lag, lämna all dokumentation om den enskilde till beställaren. Dokumentationen Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 4 av 9
överlämnas i original eller som kopia enligt gällande lagstiftning. Dokumentationen ska ske på ett sådant sätt att revision kan ske vid behov. 2.7. Placeringsavtalet 2.7.1. Uppdragets omfattning Syftet med placeringen skall framgå på ett särskild upprättat uppdrag som biläggs avtalet. Uppdraget ska utformas efter den enskildes egna förutsättningar, önskemål och behov. Ansvarig för uppdragets upprättande är placerande kommuns handläggare. 2.7.2. Villkor för förläningen i placeringen Avtalet kan förlängas. Parterna skall vara överens om villkoren senast 14 dagar innan avtalet förlängs. Förlängningen ska ske skriftligen skrivas under av bägge parter. 2.7.3. Uppsägning Placeringsavtalet kan skriftligen sägas upp i förtid av båda parter. Uppsägningstiden är ömsesidigt på 14 dagar. Om beställaren säger upp platsen avseende stödboende är uppsägningstiden 0 dagar. I de fall då planerad placering inte blir aktuell på grund av omständigheter som uppdragsgivaren inte kan råda över, är uppsägningstiden 0 dagar och ingen kostnad debiteras beställaren. 2.7.4. Uteblir eller avvikelse Om den placerade inte återkommer efter planerad frånvaro eller uteblir av annan anledning,exempelvis avviker, upphör avtalet att gälla dagen för avvikelsen, om inte annat har avtalats. Utföraren ska omgående meddela kommunens kontaktperson vid sådana händelser. Placeringsavtalet upphör att gälla omedelbart om utföraren skriver ut den placerade. 2.7.5. Missförhållanden Den placerade måste få den vård och omsorg som krävs utifrån den placerades behov. Utföraren ansvarar för att inga missförhållanden uppstår för den placerade. Köparen har rätt att omedelbart avbryta insatsen om något av nedanstående missförhållande föreligger: Allvarliga missförhållanden som råder hos Utföraren Omständigheter som försvårar den placerades förutsättningar till god vård och behandling hos utförare. Allvarlig risk att vistelsen kan vara till skada för den placerade Köparen avgör om någon av ovanstående situationer föreligger. 2.8. Ekonomi 2.8.1. Ersättning Samtliga kostnader för utförarens åtaganden i enlighet med förfrågningsunderlaget och placeringsavtalet ingår i dygnspriset. Exempel på kostnader som ska ingå är: Resor och aktiviteter som ingår i verksamhetens ordinarie arbetssätt, fritidsverksamhet och utrustning för denna som ingår i verksamhetens ordinarie arbetssätt. Beställaren är inte betalningsansvarig för kostnader som uppstår efter att placeringsavtalet har upphört. Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 5 av 9
Beställaren erlägger för uppdraget ersättning enligt överenskommelse i ramavtal med kostnad per dygn. Eventuella tillkommande kostnader som överenskommits, och som inte ingår i dygnskostnadet/ordinarie kostnader för insatsen, ska dokumenteras såsom specifika villkor. Det utgår ingen ersättning den planerade utskrivningdagen vid dygnet runt vård. 2.8.2. Egenavgifter I de fall beslut om egenavgifter skall tas ut enligt kap.8 1 SoL, skall den enskildes egenavgift tas upp av utföraren. Egenavgift tas ut av Utföraren och erläggs som en del av den avtalade vård/dygnsavgiften. Om den enskilde vistas på sjukhus under den avtalade placeringstiden ska denne inte erlägga beslutad egenavgift. 2.8.3. Ekonomisk ersättning vid frånvaro Planerad frånvaro ska alltid planeras i samråd med beställarens kontaktperson. Om den boende är planerat frånvarande mer än sju (7) dagar ska avtalad dygnskostnad minska med 30 % från och med dag åtta (8) och varje ytterligare dag. Om den boende är planerat frånvarande mindre än sju dagar får den boende 80 kr/dygn till mat, i de fall de ingår matkostnad i vårdavgiften, av Utföraren alternativt att Beställaren får reducerad vårdkostnad med 80 kr och i sin tur reducerar med motsvarande belopp på den boendes nästkommande faktura. 2.8.4. Prisjusteringar Ersättningen skall vara fast från tidpunkten för avtalets tecknande till 2012-12-31. Från 2013-01-01 justeras ersättning årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Helårsersättningen år 2013 räknas om med det fastställda procenttalet för år 2012 enligt formeln: A (1+ p x 0,80/100) = B där A är helårsersättningen för år 2012, p är det fastställda procenttalet för år 2013 och B är helårsersättningen 2013. Helårsersättningen räknas upp med 80% av det fastställda procenttalet, p x 0,80. Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad skall denna användas fram till dess en definitiv omräkningsfaktor publiceras. En retroaktiv avräkning skall göras av skillnaden mellan den preliminära och den definitiva omräkningsfaktorn så snart detta är möjligt. Om avtalet löper ut under året ska omräkningsfaktorn ur särskild tabell för användande under slutåret användas. Om förlängningsoptionen träder i kraft, ska ersättningen under året i sin helhet uppräknas enligt omräkningsfaktorn för helåret. Om SKL:s publicering av OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas. Retroaktiv prisjustering godkänns ej. Ev.prissänkningar skall omedelbart träda i kraft. Kan inte överenskommelse träffas, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med en ömsesidig uppsägningstid av tre (3) månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla priserna. Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 6 av 9
2.8.5. Dröjsmålsränta Vid försenad betalning har Utföraren rätt till dröjsmålsränta med vid varje tid gällande referensränta med som mest + 8 procent. 2.8.6. Fakturering Följande uppgifter uppges på fakturan som skickas till beställaren i två exemplar Förnamn och initial på efternamn Födelsenummer (Sex första siffrorna i personnummer på den person det avser) Lokalkostnadens andel av priset i procent Vidare ska fakturan innehålla: Om företaget Bolagets firma, adress, styrelsen säte. Registreringsnummer för moms eller om företaget ej är momsregistrerat, person- eller organisationsnummer, PUBL i firmanamnet om publikt aktiebolag, uppgift om F-skattesedel. Kontaktuppgifter Namn på socialsekreterare, enhet och sektion i Botkyrka och namn på kontaktpersonen hos utföraren Om ersättningen Fakturanummer, Ersättningens storlek, antal vårddagar och tidsperiod som fakturan avser. Observera att felaktig faktura återsändes utan åtgärd. Ersättningen betalas månadsvis i efterskott med 30 dagars betalningstid. 2.8.7. Kravrutiner Påminnelser och krav sänds av Utföraren direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia. 2.8.8. Räntefaktura Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (från och med/ till och med) då ränta beräknats samt antalet räntedagar. Räntefaktura kan avse flera fakturor på samma förvaltning. Räntefaktura som avser flera förvaltningar returneras utan utgård. Räntefaktura understigande 100 kronor betalas ej. 2.8.9. Betalningsmottagare/Factoringbolag Faktura får ej överlåtas på annan betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från upphandlingsenheten. Information om sådan betalningsmottagare skall finnas i avtalet eller som ett senare skriftligt tillägg till avtalet. 2.9. Försäkringar 2.9.1. Ansvar och försäkringar ANSVAR Utföraren ansvarar för samtliga person- och sakskador som han, eller annan för vilken han ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Om kommunen gentemot tredje man görs ansvarig för inträffad skada, skall Utföraren hålla kommunen skadeslös. Detta inkluderar skada genom brott som anställd hos eller annan person anlitad av Utföraren orsakar. Utförarens ansvar för skada begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle. Ovan angivna begränsningar gäller inte om Utföraren har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt. Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 7 av 9
FÖRSÄKRING Utföraren ansvarar för att hålla sin egendom och sin verksamhet försäkrad på ett erforderligt sätt. Utföraren förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker Utförarens ansvar enligt detta avtal. Utförarens ansvarsförsäkring skall omfatta försäkringsbelopp för person- och sakkada om minst 10 miljoner kronor. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats skall kunna visas upp på begäran av beställaren före uppdragets påbörjande. Bevis om att förnyad försäkring finns skall överlämnas till kommunen senast en vecka före det att försäkringen går ut. Om Utföraren brister i någon av ovanstående förutsättningar, har kommunen rätt att antingen teckna sådan försäkring på Utförarens bekostnad eller att häva avtalet." 2.10. Sekretess 2.10.1. Allmänt Utföraren skall se till att samtlig personal undertecknar förbindelse om tystnadsplikt i enlighet med 15 kap 1 Socialtjänstlagen samt 26 kap 1 Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Utföraren är skyldig att informera alla berörda om tystnadspliktens bestämmelser och tillse att tystnadsplikten efterlevs. Utföraren ansvarar för att personal inom verksamheten iakttar anmälningsskyldighet enligt 14 kap 1 SoL (2001:453) 2.11. Hävning 2.11.1. Hävning Köparen har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan, om: Det finns omständigheter som skall medföra uteslutning enligt lag (2007:1091)om offentlig upphandling 10 kap 1 Det finns omständigheter som får medföra uteslutning enligt lag (2007:1091)om offentlig upphandling 10 kap 2 Köparen har även rätt att häva avtalet helt eller delvis utan rätt till ersättning för Utföraren: Om Utföraren inte kan fullgöra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. utan medgivande från Köparen överlåter avtalet på annan Utförare eller underleverantör Om Utföraren väsentligt misskött uppdraget genom felaktigt stöd och behandling eller missförhållanden utifrån kommunens önskemål om uppnått syfte och resultat avseende placeringen i enlighet med upprättad placeringsavtal Ägarförhållanden hos Utföraren eller hos dess moderbolag väsentligen förändrats och detta skriftligen inte har meddelats kommunen Om verksamheten som omfattas av tillståndsplikten hos utförare eller hos dess moderbolag Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 8 av 9
väsentligen förändrats för tidigare meddelade tillstånd hos Socialstyrelsen för den verksamhet och målgrupp som upphandlats Om Utföraren underlåter att fullgöra annat villkor i detta avtal och placeringsavtalet och detta kan anses utgöra ett väsentligt avtalsbrott. Om fullgörandet hindrats på grund av omständigheter som utgör Force majeure i detta avtal I händelse av att Utföraren inte visar sig uppfylla de angivna krav på genomförande av uppdraget samt om eventuellt angivna brister inte åtgärdas på godtagbart sätt efter skriftlig erinran vid två tillfällen inom 30 dagar, ska avtalet kunna sägas upp i förtid. 2.12. Överlåtelse av avtal 2.12.1. Allmänt Detta avtal får ej överlåtas utan Botkyrka kommuns skriftliga medgivande. Sker överlåtelse utan sådant medgivande har kommunen rätt att utan föregående uppsägning omedelbart avbryta placeringen. 2.13. Ändringar och tillägg 2.13.1. Allmänt Ändringar och tillägg till detta avtal ska vara skriftligen undertecknad av behörig företrädare för kommunen och Utförare för att vara bindande. 2.14. Befrielsegrunder (Force Majeure) 2.14.1. Allmänt Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 2.15. Tvist 2.15.1. Allmänt Tvist mellan Botkyrka kommun och Utföraren med anledning av ingånget avtal skall i första hand lösas genom förhandling. I andra hand ska eventuell tvist avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Tvister rörande detta avtal skall avgöras av Södertörns Tingsrätt. 2.16. Särskilda förbehåll 2.16.1. Allmänt Tillkommande kontraktsvillkor gäller enligt bilaga 3 och 4. Detta avtal träder i kraft tidigast 10 dagar efter meddelande om tilldelningsbeslut under förutsättning att ingen juridisk talan har väckts under dennna tid. Utskrivet: 2011-02-14 10:33 Sida 9 av 9