Riktlinjer för kommunens strategiska fastighetsinnehav samt organisation för förvaltning av kommunens bebyggda fastigheter

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-03-11 KS-2014/157.119 1 (5) HANDLÄGGARE Wastesson, Gunilla 0853531381 Gunilla.Wastesson@huddinge.se Kommunstyrelsen Riktlinjer för kommunens strategiska fastighetsinnehav samt organisation för förvaltning av kommunens bebyggda fastigheter Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord-och skogsbruksfastigheter (exklusive gårdsarrenden) och hanteringen av förvaltningsarbetet godkänns i enlighet med samhällsbyggnadsnämndens beslut den 20 februari 2014 i avvaktan på nya riktlinjer för kommunens fastighetsförvaltning. 2. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att utreda och föreslå organisation och riktlinjer för förvaltning av kommunens bebyggda fastigheter. 3. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att föreslå vilka av kommunens fastigheter som ska säljas samt föreslå riktlinjer för försäljningen. Sammanfattning Huddinge kommun äger ett antal bebyggda fastigheter. Jordbruksfastigheter förvaltas av samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen förvaltar de så kallade exploateringsfastigheterna genom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen förvaltar även byggnader utanför planlagt område/tätbebyggt område, bland annat ett antal torp i naturreservat. Fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostads- och fritidsändamål, dels som lokaler till föreningsliv och externa företag. Fastigheterna omfattar cirka 80 upplåtelseobjekt. Revisionsgenomgångar av verksamheten under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter och bostäder inom naturvårdsfastigheter. Det är strategiskt för kommunen att äga fastigheter som på kort eller lång sikt sannolikt behövs för samhällsutvecklingen. Det är också strategiskt att äga POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-03-11 KS-2014/157.119 2 (5) mark för att säkra betydelsefulla kulturvärden, naturvärden, ekologiska samband och rekreationsändamål. Övriga fastigheter, de som inte anses vara av strategisk betydelse, bör säljas under kontrollerade former. Vilka fastigheter som kan säljas bör utredas liksom hur försäljningen ska gå till. För förvaltningen av fastigheter som ska ägas av kommunen även fortsättningsvis krävs ett ställningstagande om vilka riktlinjer kommunen ska ha gällande till exempel uthyrning, underhåll och för när en byggnad inom områden som behövs för kommunens utveckling ska rivas eller förvaltas samt hur förvaltningen av bebyggda fastigheter ska organiseras. För- och nackdelar med olika förvaltningsformer måste utredas. Samhällsbyggnadsnämnden har hemställt att kommunstyrelsen tar fram direktiv om inriktningen av den framtida förvaltningen samt riktlinjer för förvaltningen. Beskrivning av ärendet Huddinge kommun äger ett antal bebyggda fastigheter. Jordbruksfastigheter förvaltas av samhällsbyggnadsnämnden och kommunstyrelsen förvaltar de så kallade exploateringsfastigheterna genom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden förvaltar även byggnader utanför planlagt område/tätbebyggt område, bland annat ett antal torp i naturreservat. Revisionsgenomgångar av verksamheten under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter och bostäder inom naturvårdsfastigheter. Kommunens bebyggda fastigheter har i regel köpts för att de ansetts behövas för kommunens fysiska utveckling (de så kallade exploateringsfastigheterna) eller för att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. De flesta har ägts en lång tid och vissa kan i dagsläget inte anses behövas för det ändamål de inköptes för. Tydliga riktlinjer för kommunens strategiska markinnehav saknas. Fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostads- och fritidsändamål, dels som lokaler till föreningsliv och externa företag. Fastigheterna omfattar cirka 80 upplåtelseobjekt. Bostäderna utgör den absoluta merparten av den uthyrbara arean. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade den 20 februari att godkänna miljöoch samhällsbyggnadsförvaltningens redogörelse angående Inriktning för förvaltning av kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden och hemställde att kommunstyrelsen ska ge direktiv om inriktning av den framtida förvaltningen. Samhällsbyggnadsnämnden godkände också miljö- och samhällsbyggnads-

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-03-11 KS-2014/157.119 3 (5) förvaltningens Förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive arrendegårdar och hemställde att kommunstyrelsen tillstyrker hanteringen av förvaltningsarbetet i avvaktan på utvärdering. Detta tjänsteutlåtande berör inte förvaltning av obebyggd mark, gårdsarrenden eller bostads-/anläggningsarrenden. Det noteras dock att det inom gårdsarrendena finns byggnader som hyrs ut som bostad/fritidsbostad och vid uppsägning eller omförhandling av respektive arrendeavtal bör en bedömning göras om de bör ingå i gårdsarrendet, om de ska förvaltas av kommunen eller säljas. Förvaltningens synpunkter Strategiskt markinnehav Det är strategiskt för kommunen att äga fastigheter som på kort eller lång sikt sannolikt behövs för samhällsutvecklingen. Det kan vara fastigheter som ligger i stadsutvecklingsområdena Kungens kurva, Flemingsberg, Huddinge centrum, Storängen, i eller i anslutning till lokala centrum eller i övrigt där en förändring av strukturen är önskvärd enligt översiktsplanen, t ex längs kollektivtrafikstråk. Även utanför dessa områden kan markinnehav vara strategiskt om det är sannolikt att det behövs för att tillgodose behovet av mark för kommunens verksamhet, t ex skolor, förskolor, idrottsanläggningar och äldreboenden. I dessa fall är det markinnehavet som är det centrala; befintliga byggnader är ofta inte förenliga med framtida användning, men kan vara det. Det är också strategiskt att äga mark för att säkra betydelsefulla kulturvärden, naturvärden, ekologiska samband och rekreationsändamål. Förutom beträffande kulturvärden är det i regel markinnehavet som är det centrala, men byggnader kan också fylla en funktion för t ex friluftslivet. Det har konstaterats att en stor del av kommunens bebyggda fastigheter inte kan anses vara av strategisk betydelse. Dessa bör därför säljas under kontrollerade former. Kommunstyrelsens förvaltning bör ges i uppdrag att föreslå vilka fastigheter som bör säljas och riktlinjer för hur försäljningen ska gå till. Det är t ex viktigt att överväga hur försäljning ska genomföras när det finns hyresgäster med besittningsskydd och att det finns en tidsmässig prioritering. Två av kommunens bebyggda fastigheter saknar f n hyresgäst. Fastigheten Doktorn 5 bör säljas snarast. Fastigheten Arkivarien 3 övervägs för kommunal verksamhet. Om detta inte blir aktuellt bör även den säljas snarast.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-03-11 KS-2014/157.119 4 (5) Förvaltning av kommunens bebyggda fastigheter Samhällsbyggnadsnämnden har tagit fram temporära riktlinjer för förvaltningen av kommunens bebyggda fastigheter. Dessa föreslås godkännas. För förvaltningen av fastigheter som ska ägas av kommunen även fortsättningsvis krävs ett ställningstagande till vilka förutsättningar som ska gälla. Detta gäller framför allt följande: - Riktlinjer för uthyrning; hyresvillkor, förmedling, krav på hyresgästen etc - Vilka riktlinjer som ska gälla för underhåll av fastigheterna - Kriterier för när en byggnad ska rivas eller säljas i stället för att fortsatt förvaltning. - Hur förvaltningen av bebyggda fastigheter ska organiseras Kommunstyrelsens förvaltning föreslås få i uppdrag att återkomma med förslag till riktlinjer och organisation för förvaltning av kommunens bebyggda fastigheter. I uppdraget bör ingå att överväga om det finns anledning att förändra organisationen för hantering av de bostadsrätter som kommunen äger för kommunens verksamheter och särskilda boenden, eftersom det delvis är samma kompetenser som behövs och samordningsvinster skulle kunna uppnås. Samtliga uppdrag enligt detta tjänsteutlåtande ska genomföras i samråd med och bistånd från miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringschef Bilagor Bilaga 1: Inriktning för förvaltning av kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden - Protokollsutdrag från samhällsbyggnadsnämnden den 20 februari 2014 samt

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-03-11 KS-2014/157.119 5 (5) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat 24 januari 2014, Bilaga 2: Förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden - Protokollsutdrag från samhällsbyggnadsnämnden den 20 februari 2014 samt Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat 5 februari 2014. Beslutet delges Samhällsbyggnadsnämnden

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 10 februari 2014 8 12 Samhällsbyggnadsnämnden 20 februari 2014 13 19 Diarienummer SB 2014/119.259 Inriktning för förvaltning av kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden Samhällsbyggnadsnämndens beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner föreslagna redogörelse för förvaltningen av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter och hemställer att kommunstyrelsen ger direktiv om inriktning för den framtida förvaltningen av dessa fastigheter. 2. Samhällsbyggnadsnämnden ger chefen för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att bistå kommunstyrelsens förvaltning i erforderlig omfattning i detta ärende. Överläggning i samhällsbyggnadsnämnden Tomas Hansson (KD) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Marica Lindblad (MP) och Elisabeth Ulin Karlsson (V) yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg, innebärande att samhällsbyggnadsnämnden uppdrar till förvaltningen att återkomma med en redovisning som omfattar följande punkter: - hur stort är det antal exploateringsfastigheter där hyresgästen idag har besittningsskydd och hur ska dessa hanteras framgent - en redovisning av vilka fastigheter det är som berörs och om det kan riskera att bli problem om kommunen vill ianspråkta dessa på kort sikt. Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 10 februari 2014 8 12 Samhällsbyggnadsnämnden 20 februari 2014 13 20 Diarienummer SB 2014/119.259 Proposition Ordförande finner att det finns två förslag till beslut, dels förvaltningens förslag och dels Marica Lindblad (MP) och Elisabeth Ulin Karlssons (V) förslag att godkänna förvaltningens förslag med ovanstående tillägg. Ordförande frågar om nämnden kan besluta enligt förvaltningens förslag och ställer därefter Marica Lindblads (MP) och Elisabeth Ulin Karlssons (V) tilläggsförslag mot avslag till detsamma. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Reservation Marica Lindblad (MP) och Elisabeht Ulin Karlsson (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag. Protokollsanteckning Tomas Henriksson (S) lämnar protokollsanteckning Arbetsutskottets beslut Ärendet överlämnas till nämnden utan eget ställningstagande. Sammanfattning Revisions- och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av samhällsbyggnadsnämndens förmåga och lämplighet att förvalta kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter. Fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostadsoch fritidsändamål, dels som arrenden när det gäller jordbruksfastigheter. Fastigheterna omfattar ca 80 upplåtelseobjekt i exploateringsfastigheter och byggnader inom jord- och skogsbruksfastigheter fördelat på bostäder, fritidsbostäder och lokaler. Bostäderna utgör ca 2/3 av objekten på exploateringsfastigheterna. Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 10 februari 2014 8 13 Samhällsbyggnadsnämnden 20 februari 2014 13 21 Diarienummer SB 2014/119.259 Sammanfattning forts. Förvaltning av bebyggda fastigheter och upplåtelser av dessa utgör ett särskilt ansvarsområde med omfattande och delvis komplex lagstiftning. Kommunstyrelsen är kommunens ägarrepresentant både för kommunens direkt ägda fastigheter och de som ägs av kommunens bolag. För huvuddelen av kommunens fastigheter har detta organiserats via det kommunala bolaget Huge. Inom bolaget har kompetens byggts upp för förvaltning av såväl bostäder som lokaler. Inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har saknats och saknas fortfarande en förvaltningstradition avseende hela förvaltningsbegreppet och en utvecklad och tillräcklig förvaltningskompetens. Kompetens för fastighetsförvaltning för de bebyggda fastigheter kommunen avser att behålla på medellång till lång sikt bör antingen tillföras kommunen eller den kompetens utnyttjas som finns i kommunens fastighetsbolag Huge. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen förfogar över kompetens som kan stödja kravställande och uppföljning av önskad kvalitet på fastighetsförvaltning för kommunens jord- och skogsbruksbruksfastigheter. Kommunstyrelsen som ansvarig för kommunens övergripande planering och fastigheter direkt eller indirekt via Huge, bör mot bakgrund av ovanstående, ge direktiv om fortsatt inriktning för kommunens förvaltning av bebyggda fastigheter. Tjänsteutlåtande 2014-01-24. Beslutet delges Kommunstyrelsen Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-01-24 SB 2014/119.259 1 (5) HANDLÄGGARE Helén Mårtensson 08-535 363 86 helen.mårtensson@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Inriktning för förvaltning av kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden Förslag till beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner föreslagna redogörelse för förvaltningen av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter och hemställer att kommunstyrelsen ger direktiv om inriktning för den framtida förvaltningen av dessa fastigheter. 2. Samhällsbyggnadsnämnden ger chefen för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att bistå kommunstyrelsens förvaltning i erforderlig omfattning i detta ärende. Sammanfattning Revisions- och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av samhällsbyggnadsnämndens förmåga och lämplighet att förvalta kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter. Fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostads- och fritidsändamål, dels som arrenden när det gäller jordbruksfastigheter. Fastigheterna omfattar ca 80 upplåtelseobjekt i exploateringsfastigheter och byggnader inom jord- och skogsbruksfastigheter fördelat på bostäder, fritidsbostäder och lokaler. Bostäderna utgör ca 2/3 av objekten på exploateringsfastigheterna. Förvaltning av bebyggda fastigheter och upplåtelser av dessa utgör ett särskilt ansvarsområde med omfattande och delvis komplex lagstiftning. Kommunstyrelsen är kommunens ägarrepresentant både för kommunens direkt ägda fastigheter och de som ägs av kommunens bolag. För huvuddelen av kommunens fastigheter har detta organiserats via det kommunala bolaget Huge. Inom bolaget har kompetens byggts upp för förvaltning av såväl bostäder som lokaler. Inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har saknats och saknas fortfarande en förvaltningstradition avseende hela förvaltningsbegreppet och en POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB www.huddinge.se 131127 Tjänsteutlåt allmänt

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 2 (5) utvecklad och tillräcklig förvaltningskompetens. Kompetens för fastighetsförvaltning för de bebyggda fastigheter kommunen avser att behålla på medellång till lång sikt bör antingen tillföras kommunen eller den kompetens utnyttjas som finns i kommunens fastighetsbolag Huge. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen förfogar över kompetens som kan stödja kravställande och uppföljning av önskad kvalitet på fastighetsförvaltning för kommunens jord- och skogsbruksbruksfastigheter. Kommunstyrelsen som ansvarig för kommunens övergripande planering och fastigheter direkt eller indirekt via Huge, bör mot bakgrund av ovanstående, ge direktiv om fortsatt inriktning för kommunens förvaltning av bebyggda fastigheter. Bakgrund och nuläge Revisions- och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av förmåga och lämplighet att förvalta kommunens exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter. Kommunens ägande av fastigheter är dels av karaktären exploateringsfastigheter avsedda att genom den fysiska planeringen få annan användning inom en nära framtid, dels fastigheter avsedda att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. Fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostads- och fritidsändamål, dels som arrenden när det gäller jordbruksfastigheter. Fastigheterna omfattar ca 80 upplåtelseobjekt i exploateringsfastigheter och byggnader inom jord- och skogsbruksfastigheter fördelat på bostäder, fritidsbostäder och lokaler. Bostäderna utgör ca 2/3 av objekten på exploateringsfastigheterna. Jord- och skogsbruksfastigheterna omfattar även upplåtelse av fem gårdsarrenden och ett 30-tal sidoarrenden för olika ändamål ex vis bostad, fiske, jakt, odling, bete och markupplåtelse. Därutöver bedrivs egen skötsel på kommunens naturreservat. Kommunens fastighetsbolag Huge äger och förvaltar utöver bostäder övriga fastigheter för skolor, vård och omsorg, fritid och administration etc. Fastighetsförvaltningen omfattar ca 1100 000 m2 som uthyrningsbar area ganska jämnt fördelad mellan bostäder och lokaler. Totalt hanteras inom Huge över 8 000 avtal för bostäder och ca 700 avtal för kommunala och kommersiella lokaler. Förvaltningen av fastigheternas antal uthyrningsobjekt fördelas således med ca 1 % exploateringsfastigheter som förvaltas av miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens och ca 99 % som förvaltas av kommunens fastighetsbolag Huge.

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 3 (5) Kommunstyrelsen är kommunens ägarrepresentant både för kommunens direkt ägda fastigheter och de som ägs av kommunens bolag. Kommunstyrelsen har organiserat fastighetsförvaltningen dels genom beslut i kommunens Personal- och Planerings Utskott (PPU) ett uppdrag till samhällsbyggnadsförvaltningens mark- och exploateringsavdelning att förvalta exploateringsfastigheter från och med 2012-06-01, dels genom bolagsordning och ägardirektiv till bolaget Huge. Kommunfullmäktige har i sitt reglemente för samhällsbyggnadsnämnden (HKF 2000) givit nämnden i uppdrag att svara för byggnation, drift och underhåll av kommunens jordbruksfastigheter. Förvaltningsuppdragen för kommunens fastigheter, dels som en del av samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde för jord- och skogsbruksfastigheter, dels som ett uppdrag för exploateringsfastigheterna från kommunstyrelseförvaltningen till en avdelning inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen innebär olika ansvarsbilder. Övergripande utvärdering av ansvarsbild och kompetens Kommunstyrelsens ansvar för kommunens övergripande fysiska planering och kommunens lokalplanering samt ytterst ansvarig för kommunens fastigheter utgör grundläggande styrande utgångspunkter för formerna för fastigheternas förvaltning. Förvaltning av bebyggda fastigheter och upplåtelser av dessa utgör ett särskilt ansvarsområde med omfattande och delvis komplex lagstiftning. För huvuddelen av kommunens fastigheter har detta organiserats via det kommunala bolaget Huge. Inom bolaget har kompetens byggts upp för förvaltning av såväl bostäder som lokaler. Inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen har saknats och saknas fortfarande en förvaltningstradition avseende hela förvaltningsbegreppet och en utvecklad och tillräcklig förvaltningskompetens. Viss sakkompetens finns inom naturvårdsavdelningen för funktionell och teknisk kravställning och uppföljning av förvaltningsuppdrag avseende jord- och skogsbruksfastigheter. Denna behöver dock utvecklas. Nuvarande förvaltningsuppdrag såväl beträffande exploateringsfastigheter som jord- och skogsbruksbruksfastigheter innebär en sammanblandning av kravställande på förvaltningen och förvaltningens genomförande. Detta medför att det finns en inbyggd svårighet att utvärdera och styra uppdraget. Med en tydlig beställarroll och en tydlig utförarroll undviks detta.

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 4 (5) Krav på likabehandling gör att upplåtelser till näringsidkare alltid bör ske på affärsmässig grund, dvs att marknadsmässiga hyror och arrenden tillämpas. Slutsats Förvaltningsprocessen för kommunens fastigheter bör för bättre tydlighet i kvalitet och styrning delas i kravställande och genomförande. Kompetens för fastighetsförvaltning för de bebyggda fastigheter kommunen avser att behålla på medellång till lång sikt bör antingen tillföras kommunen eller den kompetens utnyttjas som finns i kommunens fastighetsbolag Huge. För mycket små förvaltningsbestånd bör beaktas att en separat och solitärt uppbyggd förvaltning innebär svårigheter att uppnå ekonomiskt och kvalitetsmässigt god förvaltning. Svårigheter torde finnas att rekrytera, bibehålla och utveckla professionell förvaltningskompetens i en sådan förvaltningsmiljö. I det fall kommunstyrelsen bedömer att fastighetsförvaltningen inte bör kvarstå i kommunens förvaltningsorganisation behöver kompetens säkerställas inom kommunen för professionell upphandling av förvaltningsuppdrag för kommunens fastigheter. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen förfogar över kompetens som kan stödja kravställande och uppföljning av önskad kvalitet på fastighetsförvaltning för kommunens jord- och skogsbruksbruksfastigheter. Kommunstyrelsen som ansvarig för kommunens övergripande planering och fastigheter direkt eller indirekt via Huge, bör mot bakgrund av ovanstående, ge direktiv om fortsatt inriktning för kommunens förvaltning av bebyggda fastigheter. Helen Mårtensson Förvaltningschef Charlotta Thureson Giberg Avdelningschef mark- och exploateringsavdelningen

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 5 (5) Bilagor 1. HKF 2000 Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden antaget av kommunfullmäktige 2011-05-02. 2. PM Överflyttning av ansvar för kommunens exploateringsvillor, 2012-05- 03 Beslutet delges Kommunstyrelsen

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 10 februari 2014 9 14 Samhällsbyggnadsnämnden 20 februari 2014 14 22 Diarienummer SB 2014/120.259 Förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden Samhällsbyggnadsnämndens beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske 2. Samhällsbyggnadsnämnden hemställer att kommunstyrelsen tillstyrker denna hantering av förvaltningsarbetet i avvaktan på utvärdering av inriktningen för kommunens fastighetsförvaltning Arbetsutskottets beslut Ärendet överlämnas till nämnden utan eget ställningstagande. Sammanfattning Revisions-och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter och bostäder inom jord- och skogsbruksfastigheter. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Kommunens ägande av jord- och skogsbruksfastigheter är avsedda att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. Kommunens upplåtelser av bostäder och lokaler regleras främst via hyreslagarna, Jordabalken 12 kapitlet och Hyresförhandlingslagen. Markupplåtelser avseende jord- och skogsbruksmark regleras i första hand genom Jordabalkens kapitel 8. Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragraf Sid Samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott 10 februari 2014 9 15 Samhällsbyggnadsnämnden 20 februari 2014 14 23 Diarienummer SB 2014/120.259 Sammanfattning För att tydliggöra aktuell lagstiftning som styr hanteringen av upplåtelser och förvaltningen har förvaltningen tagit fram regler och rutiner. En separat handledning är under framtagande. Regelverket med rutiner är tänkt att tydliggöra lagstiftningens och i övrigt kommunens krav på hanteringen av fastigheterna och upplåtelser. Framtagna regler och rutiner reglerar upplåtelser, begränsningar i upplåtelser, drift och underhåll, principer för hyressättning och avgifter för nyttjanderättsupplåtelser, ansvarsfrågor och hantering vid försäljning mm. I tjänsteutlåtandet beskrivs även arbetet med att ta fram långsiktiga underhållsplaner samt genomföra hyresförhandlingar utifrån genomförd hyresanalys. Arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske ingår inte i detta regelverk. Tjänsteutlåtande 2014-02-05. Beslutet delges Kommunstyrelsen; Huddinge kommuns revisorer Signaturer: Ordförande Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-02-05 SBN 2014/120.259 1 (4) HANDLÄGGARE Helén Mårtensson 08-535 363 86 helen.mårtensson@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Förslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive gårdsarrenden Förslag till beslut 1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner föreslag till regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter exklusive arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske 2. Samhällsbyggnadsnämnden hemställer att kommunstyrelsen tillstyrker denna hantering av förvaltningsarbetet i avvaktan på utvärdering av inriktningen för kommunens fastighetsförvaltning Sammanfattning Revisions-och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter och bostäder inom jord- och skogsbruksfastigheter. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Kommunens ägande av jord- och skogsbruksfastigheter är avsedda att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. Kommunens upplåtelser av bostäder och lokaler regleras främst via hyreslagarna, Jordabalken 12 kapitlet och Hyresförhandlingslagen. Markupplåtelser avseende jord- och skogsbruksmark regleras i första hand genom Jordabalkens kapitel 8. För att tydliggöra aktuell lagstiftning som styr hanteringen av upplåtelser och förvaltningen har förvaltningen tagit fram regler och rutiner. En separat handledning är under framtagande. Regelverket med rutiner är tänkt att tydliggöra lagstiftningens och i övrigt kommunens krav på hanteringen av fastigheterna och upplåtelser. Framtagna regler och rutiner reglerar upplåtelser, begränsningar i upplåtelser, drift och underhåll, principer för hyressättning och avgifter för nyttjanderättsupplåtelser, ansvarsfrågor och hantering vid försäljning mm. I tjänsteutlåtandet beskrivs även arbetet med att ta fram långsiktiga un- POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 366 00 (kundtjänst) 08-535 363 90 E-POST OCH WEBB msb.kundtjanst@huddinge.se www.huddinge.se 131127 Tjänsteutlåt allmänt

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 2 (5) derhållsplaner samt genomföra hyresförhandlingar utifrån genomförd hyresanalys. Arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske ingår inte i detta regelverk. Bakgrund och nuläge Revisions-och granskningsrapporter under hösten 2013 har aktualiserat analys och utvärdering av kommunens hantering av exploateringsfastigheter samt jord- och skogsbruksfastigheter. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Kommunens ägande av jord- och skogsbruksfastigheter är avsedda att säkra och tillgodose allmänna intressen såsom tillgänglighet för fritid, naturmiljö och kulturmiljö. De bebyggda fastigheterna upplåts dels till kommunala verksamheter, dels till bostads- och fritidsändamål, dels som lokaler till föreningsliv och externa företag. De bebyggda fastigheterna omfattar ca 100 upplåtelseobjekt fördelat på bostäder, fritidsbostäder och lokaler. Bostäderna utgör den absoluta merparten av de uthyrda objekten. Regler och rutiner Kommunens hantering av sina fastigheter styrs av olika lagar. Främst gäller lagar inom fastighetsrätt men även kommunallagen gäller för den kommunala verksamheten. Kommunens upplåtelser av bostäder och lokaler regleras främst via hyreslagarna, Jordabalken 12 kapitlet och Hyresförhandlingslagen. Markupplåtelser avseende jord- och skogsbruksmark regleras i första hand genom Jordabalkens kapitel 8. För att tydliggöra aktuell lagstiftning som styr hanteringen av upplåtelser och förvaltningen har förvaltningen tagit fram regler och rutiner samt en separat handledning. Regelverket med rutiner är tänkt att tydliggöra lagstiftningens och i övrigt kommunens krav på hanteringen av fastigheterna och upplåtelser. Regelverk och rutiner är ett kortfattat styrdokument som kompletteras med en handledning som utförligare beskriver tillvägagångssätt och innehåller vissa mallar, främst för hyresavtal. Regelverk och rutiner för fastigheterna redovisas i bilaga 1. Arrendegårdar och upplåtelser för jakt och fiske ingår inte i detta regelverk. Handledningen till regler och rutiner ska inte beslutas utan bifogas som en information. Då handledningen är under framtagande utgör dokumentet ett arbetsmaterial.

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 3 (5) Som en del av handledningen till regelverk och rutiner har ett register upprättats vilket redovisar den grundläggande övergripande informationen avseende fastigheterna. Registret synkroniseras med kommunstyrelseförvaltningens arkiv. Underhållsplanering Merparten av kommunens fastighetsbestånd (i den del som avser exploateringsfastigheterna) är inte långsiktigt och ska i huvudsak avseende byggnadernas skick och underhåll hanteras med beaktande av tidplanen för en framtida försäljning eller exploatering samt det ansvar som följer hyresvärden vid en upplåtelse. Hyresvärdens ansvar regleras dels genom hyreslagstiftningen och genom ingångna avtal. En underhållsplan tas fram i samband med beslut om vilka av de bebyggda exploaterings- och jord- och skogsbruksfastigheterna som ska anses som ett strategiskt innehav. Beslutet om det strategiska innehavet förbereds av kommunstyrelsen. Strukturen för underhållsplanering samt de åtgärder som bedömts som direkt nödvändiga utifrån hyresvärdens ansvar och behovet med hänsyn till att undvika större skador eller att undvika risk för sanitär olägenhet har tagits fram. Underlaget har tagits fram oaktat eventuell exploatering eller försäljning. Bedömningen har gjorts via övergripande okulära besiktningar varvid mer omfattande undersökning och åtgärdsbedömning krävs. Hyresupplåtelser En bostadshyresgäst har i regel rätt till förlängning av sitt hyresavtal när hyresvärden säger upp avtalet och begär att hyresgästen ska flytta (besittningsskydd). Är hyresvärden och hyresgästen inte ense om att avtalet ska upphöra, avgörs tvisten av hyresnämnden. Till dess tvisten har avgjorts har hyresgästen rätt att bo kvar i lägenheten. I besittningsskyddet ligger också att hyresgästen kan få uppskov med avflyttningen. Besittningsskyddet kan avtalas bort i vissa fall men måste som huvudregel godkännas av hyresnämnden. För att hyresnämnden ska kunna godkänna överenskommelsen måste en godtagbar orsak till kommande uppsägning anges, dvs. varför besittningsskyddet ska brytas när hyresavtalet sägs upp. Normalt godkänns endast överenskommelser för sådana hyresförhållanden som upphör inom fyra år från tillträdesdagen. Den vanliga orsaken till ett avstående av besittningsskyddet är att huset ska rivas eller omfattas av en större ombyggnad som inte möjliggör att hyresgästen bor kvar.

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 4 (5) En lokalhyresgäst som har ett indirekt besittningsskydd har rätt till godtagbar ersättningslokal eller i vissa fall rätt till ersättning av hyresvärden för ekonomisk förlust som han förorsakas på grund av att hyresförhållandet upphör. I besittningsskyddet ligger också att hyresgästen har rätt till skäligt uppskov med avflyttningen, upp till två år.. Besittningsskyddet kan avtalas bort men orsaken till brytande av besittningsskyddet måste anges i avtalet. Vanligtvis gäller även här som orsak rivning, större ombyggnad eller användning för egen verksamhet. Hyresnämndens godkännande för avstående av besittningsskyddet för ombyggnad och rivning krävs och lämnas som regel inte under längre tid än fem år. I Regler och rutiner anges hur kommunen fortsättningsvis träffar avtal om upplåtelser och under vilka omständigheter besittningsskyddet ska begränsas. Av nuvarande avtal är det ett bostadshyresavtal som har ett giltigt avstående av besittningsskyddet för det fall huset ska rivas. Hyresnivåer Mark- och exploateringsavdelningen har uppdragit åt ett konsultbolag att utföra en hyresanalys av kommunens exploaterings- och jord- och skogsbruksfastigheter. För bostäder gäller bruksvärdeshyra och för lokaler gäller marknadshyra. Utförd hyresanalys har legat till grund för påbörjade hyresförhandlingar med hyresgästföreningen avseende bostäder som ingår i förhandlingsordning och direkt med enskilda hyresgäster som inte omfattas av förhandlingsordningen. Förhandlingsordning innebär att hyresvärden förhandlar med Hyresgästföreningen om hyresrättsfrågor. En hyresvärd som har tecknat en förhandlingsordning är skyldig att först förhandla med Hyresgästföreningen innan ärendet kan flyttas till hyresnämnden. Hyresanalysen redovisar att utgående hyror på totalnivå ligger ca 20% lägre än bedömda bruksvärdeshyror. Ca 2/3 av hyresobjekten har en utgående hyra som är mer än 10% lägre än konsultens bedömda bruksvärdeshyra. Resterande hyror är högre eller ligger inom en bedömd felmarginal. Hyresanalysen utgår från att respektive lägenhet hyrs ut på nytt och att hyran inte ska justeras med hänsyn till påvisade brister och skador i lägenheten. Med hänsyn till nuvarande ansvar för hyresgästen samt viljan för hyresgästen att upprätthålla en god standard har flera hyresgäster utfört underhållsåtgärder

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- SIDA 5 (5) i lägenheten. Hyresvärden kan inte vid en omförhandling av en hyra tillgodoräkna sig i bedömningen, åtgärder som bekostats av hyresgäst. Om det finns behov av särskilda hyreshöjningar finns ett skydd för hyresgästen som innebär att om hyreshöjningen är väsentlig, ska hyreshöjningen ske successivt, den s.k. trappningsregeln. Trappningsregeln innebär att en väsentlig hyreshöjning kan delas upp i etapper. Normalt kan hyran då höjas en gång per år under några års tid. Trappningsregeln är en skyddsregel som ska hindra att hyresgäster får hyreshöjningar som i praktiken tvingar dem att flytta. Hyresnivåerna kommer slutligen överenskommas i förhandlingar alternativt via beslut i hyresnämnden. Helen Mårtensson Förvaltningschef Miljö- och Samhällsbyggnadsförvaltningen Charlotta Thureson Giberg Avdelningschef Mark- och exploateringsavdelningen Bilagor Bilaga 1: Regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploaterings- och jord- och skogsbruksfastigheter i Huddinge kommun. Bilaga 2: Handledning avseende förvaltning och upplåtelse av exploaterings och jord- och skogsbruksfastigheter i Huddinge kommun -ej för beslut Beslutet delges Kommunstyrelsen Huddinge kommuns revisorer

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2014-02-05 1 (9) HANDLÄGGARE Charlotta Thureson Giberg 08-535 313 89 charlotta.thureson-giberg@huddinge.se Samhällsbyggnadsnämnden Regler och rutiner avseende förvaltning och upplåtelse av exploaterings-, jord och skogsbruksfastigheter i Huddinge kommun. Arrendegårdar är exkluderade detta regelverk. INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning 2. Syfte och ändamål med exploateringsfastigheterna 3. Upplåtelser 3.1. Uthyrning 3.2. Markupplåtelse inom jord- och skogsbruksfastigheter 3.3. Krav på hyresgäst, arrendator 3.4. Tillträdesbesiktning, avflyttningsbesiktning 4. Begränsningar i upplåtelser 4.1. Besittningsskydd 4.2. Drift och underhåll 5. Principer för hyressättning och arrendeavgift 5.1. Bostadslägenhet 5.2. Bostadslägenhet för fritidsändamål 5.3. Lokal 5.4. Mark inom jord- och skogsbruksfastigheter 6. Principer för ansvar och övriga villkor i upplåtelser 6.1. Avtalet 6.2. Drift 6.3. Underhåll 6.3.1. Underhållsplanering 6.4. Markupplåtelse inom jord- och skogsbruksfastigheter 7. Exploatering och försäljning av objekten 7.1. Evakuering 7.2. Ersättningslägenhet 7.3. Skadestånd 7.4. Försäljning 8. Dokumentation POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 141 85 Huddinge Sjödalsvägen 29 Huddinge 08-535 366 00 (kundtjänst) 08-535 363 90 msb.kundtjanst@huddinge.se www.huddinge.se

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 2 (9) 1 Inledning Detta dokument utgör de grundläggande reglerna och rutinerna för kommunens hantering och löpande förvaltning av kommunens exploaterings-, jord- och skogsbruksfastigheter. Dessa regler och rutiner omfattar inte kommunens arrendegårdar vilka omfattas av annat regelverk. Regelverket omfattar inte heller rättigheter för jakt och fiske. Med exploateringsfastigheter avses fastigheter, ofta bebyggda med bostadshus eller fritidshus, vars avsikt är att vara del i en samhällsutveckling eller förädling inom en överskådlig framtid. Med jord- och skogsbruksfastigheter avses bebyggda och obebyggda fastigheter för naturvård. För handledning, utförligare information och mallar hänvisas till Handledning avseende regler och rutiner. 2 Syfte och ändamål med exploaterings-, jord- och skogsbruksfastigheterna Exploateringsfastigheterna ska tillgodose och bidra till behovet av mark och anläggningar för kommunal verksamhet och huvudmannaskap samt svara för strategiskt markinnehav för framtida exploateringar i enlighet med antagna översikts- och detaljplaner. Jord och skogsbruksfastigheterna förvaltas långsiktigt för att uppfylla intentionerna i kommunens styrdokument såsom översiktsplanen och naturreservatsbeslut samt även i övrigt tillgodose de allmänna intressena rörligt friluftsliv, kulturmiljövård och biologisk mångfald. 3 Upplåtelser Kommunens syfte och ändamål med fastigheterna framgår enligt ovan. Finns det efter bedömning en totalekonomisk vinst med en upplåtelse sett över tid och inte nämnda upplåtelse försvårar eller hindrar en framtida exploatering eller det syfte och ändamål som anges under 2 ovan, ska lokaler och bostäder upplåtas enligt regler och rutiner i detta dokument. Vid upplåtelse av hus eller delar av hus mot ersättning gäller lagstiftning enligt Jordabalken 12 kapitlet och hyresförhandlingslagen, även kallat hyreslagarna och vid upplåtelse av mark, Jordabalken 7-9 kapitlet. Upplåtelsen och den kommande partsrelationen med hyresgästen ska genomsyras av transparens och likabehandling. 3.1 Uthyrning

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 3 (9) Vid uthyrning ska villkor och avtal följa principerna enligt detta regelverk. När bostad eller lokal för upplåtelse finns tillgängligt för uthyrning gäller följande prioritering. I första hand genom erbjudande om omflyttning/evakuering av befintlig hyresgäst från annat objekt, som vid den aktuella tidpunkten har ett besittningsskydd, men eventuellt står inför en nära rivning eller annan anledning för omflyttning. I andra hand genom att erbjuda kommunens förvaltningar att nyttja objektet för egen verksamhet. I tredje hand i samverkan med kultur- och fritidsförvaltningen erbjuda lokalen till föreningslivet. I fjärde hand lämnas bostäder för permanentboende till bostadsförmedlingen och lokaler och bostäder för fritidsändamål annonseras ut i lokal media och på kommunens hemsida. För lokaler gäller tilldelning av hyresobjektet till den intressent som accepterar högst hyra via förhandling eller budgivning. För bostäder upplåtna för fritidsändamål gäller att tilldelning avgörs via lottning och att hyresgästen uppfyller krav enligt 3.2 och är mantalsskriven i Huddinge kommun. 3.2 Markupplåtelse inom jord- och skogsbruksmark Vid upplåtelse ska villkor och avtal följa principerna enligt detta regelverk. Om mark ska upplåtas gäller följande. Markupplåtelse ska endast ske på en förfrågan alternativt för kommunen eget behov. Eget behov kan utgöras av behov från någon av kommunens förvaltningar alternativt som en ersättningsupplåtelse för en arrendator eller liknande som redan arrenderar mark som kommunen avser använda för annat ändamål. Vid en förfrågan avseende markupplåtelse ska en första bedömning utgöras av lämpligheten att upplåta mark. Om det är lämpligt att upplåta mark ska en bedömning göras om det finns ett allmänintresse för upplåtelsen. Vid ett allmänintresse ska upplåtelsen utannonseras i lokal media och på kommunens hemsida. Efter intresseansökningar gäller tilldelning av upplåtelsen till den intressent som accepterar högst avgift via förhandling eller budgivning. Avtal för sådan upplåtelse ska villkoras av samhällsbyggnadsnämndens godkännande. Om en upplåtelse saknar allmänintresse kan upplåtelse ske till intressent om upplåtelsen ger ett mervärde för kommunen. Vid en förfrågan från ideella föreningar ska förfrågan hanteras i samverkan med Kultur- och fritidsnämnden eller dess förvaltning.

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 4 (9) 3.3 Krav på hyresgäst, arrendator Vid val av ny hyresgäst och arrendator ska krav på dennes betalningsförmåga och skötsamhet ställas. Hyresgästen/arrendatorn får inte ha betalningsanmärkningar eller förfallen skatteskuld. Finns klara indikationer på att hyresgästen/arrendatorn, eller via bulvan, förekommer i en organiserad brottslighet ska inte hyresgästen/arrendatorn antas. Även referenser från tidigare upplåtelser, förhyrningar eller boenden inhämtas vid behov. Med hänsyn till att hyresgäst också skall sköta och vårda fastigheten med tillhörande tomtmark, skall en bedömning ske av dennes förutsättningar för att kunna uppfylla dessa åtaganden. 3.4 Tillträdesbesiktning, avflyttningsbesiktning Vid tillträdet ska en gemensam inflyttningsbesiktning genomföras som redovisar objektets skick och status. Besiktningen ska dokumenteras genom hyresvärdens/jordägarens försorg och hyresgästen tilldelas en kopia. Vid hyresgästens avflyttning ska hållas en avflyttningsbesiktning för att säkerställa att hyresgästen/arrendatorn fullgjort sina åtaganden och inte skadat objektet. 4 Begränsningar i upplåtelser 4.1 Besittningsskydd Vid upplåtelse av exploateringsfastigheter ska hyresgästens besittningsskydd begränsas. Det innebär att ett avstående av besittningsskyddet avtalas och avtal upprättas i en särskild handling. Avtal om avstående av besittningsskydd ska sändas till hyresnämnden för godkännande. 4.2 Drift och underhåll Grundprincipen som gäller för upplåtelse av objektet är att hyresgästen ska ansvara för så mycket av bostadens/lokalens drift och underhåll som kan anses skäligt. 5 Principer för hyressättning och markupplåtelseavgift Generellt gäller att vid upplåtelse till kommunens förvaltningar ska självkostnadsprincipen tillämpas oavsett om det rör bostad, lokal eller mark. I

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 5 (9) självkostnad ingår samtliga direkta fastighetskostnader samt kostnad för administration, utveckling och omställning. För övrig hyressättning och upplåtelseavgift gäller nedan angivet. 5.1 Bostadslägenhet För bostadslägenheter gäller att hyran ska vara skälig och inte påtagligt högre än hyran för till bruksvärdet likvärdiga lägenheter, (bruksvärdeshyra). Som huvudregel gäller att hyran årligen ska fastställas genom förhandlingsöverenskommelse med Hyresgästföreningen. Innan uthyrning av bostad sker i nyförvärvade fastigheter ska en adekvat bedömning göras av skälig hyra enligt bruksvärdet. För övriga objekt ska minst var fjärde år genomföras en adekvat bedömning av skälig hyra enligt bruksvärdet. Med likvärdiga lägenheter menas i första hand likvärdig standard, storlek, övriga hyresvillkor, faciliteter och lägenheter vars hyra har bestämts genom förhandlingsöverenskommelser enligt hyresförhandlingslagen. 5.2 Bostadslägenhet för fritidsändamål För bostadslägenheter upplåtna för fritidsändamål gäller marknadshyra om hyrestiden är begränsad till maximalt 9 månader i följd. För hyrestid som överstiger 9 månader gäller bruksvärdeshyressättning och bedömning av hyror enligt 5.1 med skillnaden att bostäder för fritidsändamål inte omfattas av förhandlingsordning. 5.3 Lokal För lokaler gäller att hyran ska motsvara marknadshyran. Marknadshyra innebär en hyra som marknaden är beredd att betala och det värde lokalen betingar på den öppna marknaden. I hyreslagen finns begreppet marknadsmässiga villkor och när Hyresnämnden yttrar sig om marknadshyran sätts den med utgångspunkt i en jämförelse med hyran för andra liknande lokaler på orten ifråga. Innebörden är att butik jämförs med butik, kontor med kontor och så vidare. Lokalerna ska i grova drag vara jämförbara med avseende på lokaltyp, läge, storlek, utformning och standard. Inför varje kontraktstids utgång ska en adekvat bedömning av skälig hyra enligt marknadsmässiga villkor göras för bedömning om avtalet ska sägas upp för villkorsändring. 5.4 Markupplåtelse jord- och skogsbruksmark

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 6 (9) För markupplåtelser gäller att avgiften ska motsvara vad marknaden är beredd att betala för markupplåtelsen. Inför varje kontraktstids utgång ska en adekvat bedömning av skälig avgift enligt marknadsmässiga villkor göras för bedömning om avtalet ska sägas upp för villkorsändring. 6 Principer för ansvar och övriga villkor i upplåtelser Det som nedan följer under 6.1-6-3 gäller för hyresupplåtelser. Markupplåtelser är beskrivet i 6.4. 6.1 Avtalet Avtalet upprättas med Fastighetsägarföreningens modell för avtalsformulär eller ett liknande upplägg vilket borgar för en god struktur och ett branschgemensamt format på avtal. Till alla hyresavtal kopplas ritningar som redovisar lokalupplåtelsens omfattning samt vilka utvändiga ytor som disponeras av hyresgästen. Mer specifika villkor för lokalupplåtelsen än vad det standardiserade avtalsformuläret från fastighetsägarna reglerar samlas i en bilaga för särskilda bestämmelser. Gränsdragningslista avseende tillsyn, skötsel, felavhjälpande underhåll och planerat underhåll upprättas som en avtalsmall med ett generellt gränssnitt mellan hyresvärd och hyresgäst. För att tydligt definiera begreppen ovan så används branschens definitioner från Aff, avtal fastighetsförvaltning. 6.2 Drift I begreppet drift ingår media försörjning, tillsyn och skötsel. För de upplåtelser som görs ska hyresgästen ansvara för och bekosta driften tillhörig det uthyrda objektet i enlighet med gränsdragningslistan i handledningen till regler och rutiner. Hyresvärden Undantag gäller om det krävs specialistkompetens för ansvaret eller att det finns flera hyresgäster på objektet och det inte är möjligt på ett tydligt sätt att avgränsa ansvaret mellan hyresgästerna. 6.3 Underhåll

MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADS- 7 (9) I begreppet underhåll ingår både felavhjälpande underhåll (reparation och utbyte) och planerat underhåll. För de upplåtelser som görs ska hyresgästen ansvara för och bekosta så stor del av det invändiga underhållet som kan anses skäligt. I ansvaret skiljer sig upplåtelser för bostadsändamål och lokal. För upplåtelse till lokal ska hyresgästen svara för allt invändigt underhåll inklusive installationer om inte dessa betjänar mer än bara hyresgästens lokal. För upplåtelse till bostad för permanentboende reduceras hyresgästens ansvar för underhåll till invändiga ytskikt, porslin inkl. VVS-armatur och solavskärmning. Övrigt underhåll anses vara av betydande kostnad och med hänsyn till eventuell kvarvarande livslängd kan hyresgäst drabbas av oskälig underhållskostnad. För upplåtelse till bostad för fritidsändamål kan hyresgästens underhållsansvar utökas till att omfatta allt invändigt underhåll inklusive installationer. 6.3.1 Underhållsplanering Avseende det planerade underhållet som kommunen svarar för ska planeras i minst 3-års planer, dokumenteras objektsvis och redovisa omfattning, bedömd kostnad och tidplan. 6.4 Markupplåtelse jord- och skogsbruksmark För markupplåtelse gäller att bestämma lämplig upplåtelseform. Mark kan upplåtas med nyttjanderätt, via sidoarrende (en form av jordbruksarrende), via ett anläggningsarrende eller lägenhetsarrende. Vid upplåtelse av anläggningsarrende ska arrendatorns rätt till att uppföra egna anläggningar eller hus begränsas. Vidare ska nyttjanderättshavaren eller arrendatorns rätt eller möjlighet att förändra eller utföra åtgärder på marken som t.ex. trädfällning begränsas. Vid lägenhetsarrende förekommer inget besittningsskydd. Samtliga drift och underhållsåtgärder ska åvila nyttjanderättshavaren/arrendatorn om det inte kan anses oskäligt. 7 Exploatering och försäljning av objekten Vid exploatering av fastigheterna som kräver att eventuella hyresgäster evakueras gäller 7.1 7.3 under förutsättning att det saknas ett giltigt avstående av besittningsskyddet för det aktuella ändamålet. T.ex. vid rivning. 7.1 Evakuering