Skoladministratören är den person på skolan som skapar en undersökning och bestämmer vilka ämnen/kurser/klasser som ska omfattas av den. Innan en undersökning startas upp är det viktigt att inom personalgruppen diskutera sig samman och att schemaläggaren och skoladministratören i Skola24 ser över schemat. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen (PuL) styr vad som får finnas nedskrivet i ett digitalt system. Känslig information får inte registreras om en individ utan dennes samtycke. Informationen får inte kränka eleven eller syfta på elevens hälsotillstånd, etniska tillhörighet, politiska åsikter eller röra elevens sexualliv. Som kommunadministratör/skoladministratör styr du i en undersökning om kommentarer ska vara tillåtna samt om fritextfrågor ska få förekomma. All personal på skolan ska skriftligen delges vilka regler som gäller. Mer information om PuL och datainspektionens utlåtande hittar du på vår webbplats www.novasoftware.se under Support Lagar och Regler. Allmänt om funktionspaket Omdöme Omdöme är ett verktyg för att designa egna undersökningar utifrån skolans specifika behov. Omdöme ger en sammanställning av elevens skolsituation inför t.ex. utvecklingssamtal och fungerar som ett stöd för skola och hem vid utformning av Framåtsyftande planering (IUP). Det finns också möjlighet för föräldrar och elever att genom föräldrakonto/elevkonto i Skola24 ta del av de skriftliga omdömena innan utvecklingssamtalet. Avslutade undersökningar sparas i Skola24 och mentorn/undervisande lärare kan när som helst se vad som skrevs om en viss elev tillbaka i tiden. Givetvis har även föräldern/eleven möjlighet att läsa gamla undersökningar om sitt eget barn/sig själv. En undersökning skapas i fyra steg Steg ett är att formulera de frågor som ska vara med i undersökningen. Frågorna sparas och kan enkelt återanvändas vid flera utvärderingstillfällen. Tänk på att formuleringen av frågorna är mycket viktig. Skolpersonal, föräldrar och elever ska alla kunna tolka frågeställningen. Steg två är att samla ett valfritt antal frågor i frågepaket. Frågepaketen kan gälla alla eller enbart vissa ämnen/kurser, klasser/grupper eller lärare. Gäller inte undersökningen alla klasser/grupper som ingår i schemafilen är ett filter användbart. Steg tre är att skapa filter. Ett filter bestämmer vilka ämnen (ämnesfilter), lärare (lärarfilter) eller klasser/grupper (klass/grupp filter) från schemafilen som ska ingå i undersökningen. Steg fyra är att skapa en undersökning. Här bestäms namnet på undersökningen, när den ska besvaras, vilka frågepaket som ska ingå m.m. Nova Software AB 1 (11)
Viktigt att tänka på Schemafrågor Allt underlag såsom lärare, klasser/grupper, ämnen och elever hämtas från schemafilen via export till Skola24. Det är därför viktigt att se över schemafilen innan en undersökning startas så att rätt lärare får rätt elever att skriva omdöme om. Alla grupper måste ha elevinnehåll. Är alla ämnen/kurser igång under urvalsperioden? Tänk på att elever kan vara på PRAO/APU. Välj datumintervall då underlaget hämtas så att även dessa elever inkluderas i undersökningen. Inkludera helst inte de första veckorna på läsåret vid datumurvalet när underlaget för undersökningen hämtas. De första veckorna sker ofta byten mellan olika klasser och undervisningsgrupper och detta kan störa underlaget. Inom gymnasieskolan bör frågorna besvaras per kurs. Alla kurser måste ha kurskod i schemat, även kurser i individuellt val. Det är även möjligt att använda samlingsämnen, t.ex. yrkesämnen, men då sparas endast ett svar för varje elev. Konstruktion av undersökning Ska frågorna vara generella och riktas till alla grupper eller mer ämnesspecifika? Vilka klasser ska omfattas av undersökningen? Vilken information vill vi kunna hämta ut ur undersökningen? För frågor där statistiskt underlag på individ-, grupp eller skolnivå önskas bör frågetypen enkelval, ja/nej eller flerval väljas. T.ex. frågan: Behövs stödåtgärder från skolans sida för att eleven ska nå målen? Hur länge ska undersökningen vara öppen? En undersökning kan öppnas vid terminens början och avslutas när det är dags för utvecklingssamtal. Fördelen med att undersökningen öppnas i ett tidigt läge är att lärarnas arbetsbelastning fördelas över terminen. När ska elever och föräldrar få tillgång till omdömena? Under Omdöme Skapa undersökning fliken Allmänt finns möjlighet att skriva en informativ text, t.ex. vilket syfte undersökningen har eller prioriterade mål på enheten. Denna text syns vid utskrift av undersökningen såvida det förvalda utskriftsformatet inte ändras. Nova Software AB 2 (11)
Granskning av undersökning Förhandsgranska undersökningen innan lärare tillåts svara. När någon fråga i undersökningen är besvarad, kan skoladministratören enbart redigera texten i frågeställningen. Inga svarsalternativ kan ändras eller läggas till/tas bort. Förhandsgranskar gör du under Start Omdöme Förhandsgranska undersökning. Välj lärare, frågepaket och klass. Det är att rekommendera att lärarna får ett par dagar på sig att granska att rätt grupper och elever ingår i undersökningen. Under denna period får undersökningen inte besvaras, se punkten ovan. Under undersökningens gång kan grupper komma att ändra elevinnehåll. Under Omdöme Skapa undersökning flik 3 Underlag finns en kolumn med som heter Aktuellt elevinnehåll. Sortera genom att klicka på kolumnrubriken, markera alla eller önskade grupper/klasser med icke aktuellt elevinnehåll och tryck på Uppdatera elevinnehåll för markerade rader. Återanvändning av gamla frågor/frågepaket Det går att återanvända frågor i nya undersökningar. Formuleringen av frågetexten samt frågans ID går att ändra. Det går inte att ändra frågetyp eller svarsalternativ. Det går också att återanvända frågepaket i nya undersökningar. Formuleringen av frågepaketets ID, ev. allmän text och filter går att ändra. Det går inte att lägga till eller ta bort valda frågor. Radera aldrig frågor eller frågepaket som använts i tidigare undersökningar. Svaren från dessa finns kvar i Avslutade undersökningar för att skolpersonalen ska få fram vad som skrivits tidigare om eleven. Tänk på att det är olämpligt att ändra frågetexten radikalt då den är kopplad till registrerade svar som kan förlora sin innebörd. Arkivera avslutade undersökningar, frågepaket och frågor i mappen Arkiv. Nova Software AB 3 (11)
Arbetsbeskrivning Här nedan kommer en kort instruktion om hur en undersökning skapas. För utförligare information läs manualen Omdöme. Den finns i Skola24 under fliken Hjälp & dokumentation. Logga in i Skola24. Välj Omdöme och Skapa undersökningstillfälle. Du ser fem mappar: Undersökningar, Frågepaket, Frågor, Filterdefinitioner och Arkiv. Skapa undersökning En undersökning skapas i följande steg: 1. Skapa frågor 2. Samordna frågor i frågepaket 3. Skapa eventuella filter 4. Skapa undersökning med ett eller flera frågepaket Nova Software AB 4 (11)
1. Skapa frågor Det finns sex olika frågetyper: Enkelval: Flerval: Ordning: Fritext: Intervall: Ja/Nej: Läraren kan välja ett av svarsalternativen. Läraren kan välja ett eller flera svar på frågan. Läraren rangordnar olika svarsalternativ. Läraren formulerar fritt sitt svar. Läraren graderar elevens resultat enligt en bestämd skala. Läraren svarar Ja eller Nej på frågan. En undersökning kan innehålla både allmänna frågor som ska besvaras av alla lärare och specifika frågor som gäller t.ex. ett ämne/kurs. Administratören kan ge läraren möjlighet att lägga till en kommentar till sina svar. Det finns alltid möjlighet att markera alternativet Underlag saknas oavsett vilken frågetyp det gäller. Exempel: Välj Frågor och klicka på länken Ny fråga. Välj frågetypen Enkelval. Ange ID: Elevens studieresultat. Frågetext: Elevens studieresultat hittills leder till följande bedömning: Svarsalternativ: Eleven har visat mycket goda studieresultat, Eleven har visat goda studieresultat samt Elevens studieresultat är bristfälliga. Ska det vara möjligt att lämna en kommentar markeras rutan Tillåt kommentar. Glöm inte att Spara. Klicka på Lägg till för varje nytt svarsalternativ. Nova Software AB 5 (11)
Sorteringsordningen för svarsalternativen går att ändra genom att klicka på Flytta upp resp. Flytta ner. För att skapa ytterligare frågor tryck på länken Ny fråga. 2. Skapa frågepaket När alla frågor är skapade är nästa steg att sätta ihop frågor i frågepaket. Frågepaketet kan återanvändas vid senare undersökningstillfällen. Skapa ett paket för samtliga lärare och undervisningsgrupper. Exempel: Välj Frågepaket och Nytt frågepaket. Mata in Alla ämnen som ID. Om så önskas, skriv en förklarande text och markera att texten ska visas vid svarstillfälle och i rapporter. Markera de frågor som ska ingå i undersökningen under rubriken Tillgängliga frågor och klicka på den övre pilknappen för att flytta över frågan till rutan Valda frågor. Välj att gruppera frågan/frågorna på ämne (grundskolan) eller kurs (gymnasieskolan om kurskoder används i schemat). Spara frågepaketet utan något filter. Nova Software AB 6 (11)
3. Definiera filter Man kan använda sig av filter för att avgränsa undersökningar till att gälla t.ex. vissa ämnen eller undervisningsgrupper. Filter kan göras för elever, lärare, ämnen och kurser. Använder man inget filter, kommer samtliga lärare och samtliga elever som finns med på lektioner under urvalsperioden att omfattas av undersökningen. Skapa ett filter för elever i årskurs 1. Exempel: Välj Filterdefinitioner och Nytt datafilter. Välj filtertyp Klass, klicka på flera längst ned i listan och välj sedan alla klasser i åk 1 i listan. Mata in Åk 1 i fältet ID. Klicka på Spara. Koppla filter till frågepaket Nu ska filtret Åk 1 kopplas till paketet Alla ämnen. Välj Frågepaket. Klicka på Alla ämnen. Vid Vilka gäller frågorna väljs Åk 1. Välj Spara. Klicka här för att skapa nytt filter. Nova Software AB 7 (11)
4. Skapa undersökningstillfälle Slutligen ska ett undersökningstillfälle registreras där man anger vilken period som undersökningen gäller och det datumintervall när undersökningen ska vara öppen för lärarna att besvara. De lektioner som finns i schemat under den angivna undersökningsperioden kommer att bilda underlag för vilka ämnen/kurser och undervisningsgrupper läraren får fram när frågorna ska besvaras. Vid varje undersökningstillfälle används ett eller flera frågepaket. Exempel: Välj Undersökningar Ny undersökning. Mata in lämpligt namn t.ex. Inför utvecklingssamtal läsåret 14-15 i fältet Undersökning. Mata in datum för Undersökningsperiod och Svarsperiod. Bestäm om omdömena ska vara tillgängliga för föräldrar och elev. Välj tidsintervall alternativt Inget slutdatum. Nova Software AB 8 (11)
Växla till fliken Frågepaket, markera de paket som ska ingå i undersökningen i den vänstra rutan. Klicka på högerpilarna, så att frågepaketen visas som valda. Klicka på Spara. Växla till fliken Underlag. Välj Frågepaketet Alla ämnen. Välj lämpligt tidsintervall. De första veckorna på terminen bör inte vara med. Under dessa veckor sker oftast många gruppbyten. Dessutom måste man ta hänsyn till PRAO/APU perioder, se sidan 2. Klicka i rutan Inkludera alla grupper för att få med grupper och inte bara de klasser som ingår i filtret. Klicka på Hämta nytt underlag för vald period. Underlaget fylls på med samtliga lärare och undervisningsgrupper i årskurs 1 (eftersom vi har ett filter på årskurs 1). Leta fram eventuella poster som inte ska vara med i undersökningen. Markera dessa i rutan till vänster och klicka på knappen Ta bort. Om en lärare har undervisning i en grupp som inte kommit med genom filtret kan den läggas till manuellt. Gå till raden längst ned och välj lärare, grupp, ämne och ev. kurskod. Klicka på Spara. Nova Software AB 9 (11)
Förhandsgranska undersökningen Administratören kan förhandsgranska undersökningen för att se hur resultatet ser ut för de svarande lärarna. Administratören kan här se både aktiva undersökningstillfällen och framtida undersökningar, vars svarsperiod ännu inte har börjat. Administratören kan inte skriva eller ta bort något ur en besvarad undersökning. Välj Omdöme Förhandsgranska undersökning. Välj en lärare och den nya undersökningen. Öppna frågepaketen och titta hur det ser ut. Uppdatera elevinnehåll Efter att en undersökning har startats kan det inträffa att elevinnehållet i klasser eller grupper ändras. Om lärarna upptäcker att grupperna inte stämmer kan man gå in i underlaget och uppdatera till aktuellt elevinnehåll. Välj Omdöme Skapa undersökning. Välj rätt undersökning, gå till fliken Underlag, leta fram den ändrade gruppen. Av kolumnen Aktuellt elevinnehåll framgår att gruppen har ändrats (värdet i fältet är Nej ). Markera posten, klicka på knappen Uppdatera elevinnehåll för markerade rader och spara sedan. Arkivera Undersökningar, frågepaket och frågor som inte används kan med fördel flyttas till mappen Arkiv. Välj Omdöme Skapa undersökning. Välj den fråga, frågepaket eller undersökning som ska arkiveras. Klicka på pilen till höger om aktuell post. Klicka på länken Arkivera. Ångrar man arkiveringen kan posten avarkiveras. Föräldrar och elever Skolan bestämmer om för föräldrar/elever ska få tillgång till omdömena, se Inställningar Grundinställningar för skola fliken Allmänt. Omdömena är läsbara för föräldrar/elever de datum som angetts under Omdömen Skapa undersökning fliken Allmänt. Nova Software AB 10 (11)
Utskrift av undersökning Det går att skriva ut en undersökning antingen för en hel grupp eller för en enskild elev. För en hel grupp gör du enligt följande: Välj Rapporter. Klicka på Omdöme för elev och välj Grundrapport Omdöme för elev. Välj önskad klass/grupp under Personer. Under Omdöme finns namnen på de undersökningar som skapats. Välj önskad undersökning. Välj alla frågor och alla ämnen genom att klicka på dubbelpilen i rutan och välja alternativet Alla längst ned. Klicka på knappen Visa. Rapporten visar förutom svaren på frågorna även en inledning med sammanfattning och en redovisning av elevens frånvaro under den period som undersökningen omfattar. Vissa inställningar av rapportens utseende kan ändras genom att Växla till avancerat läge. För att skriva ut en undersökning för en enstaka elev gör du följande: Välj Administration Elevinformation. Välj rätt klass och klicka på önskad elev. Byt till fliken Omdöme. Välj önskad undersökning. Tryck på Visa. Under Fler inställningar går det att ändra inställningar av rapportens utseende. Nova Software AB 11 (11)