POLISMYNDIGHETEN Nulägesbeskrivning Integrationer till och från Palasso
1 (5) inom Polismyndigheten Innehåll 1 INLEDNING... 2 1.1 Bakgrund... 2 2 PALASSOS INTEGRATIONER... 2 2.1 Integration mellan Palasso och COPS... 2 2.2 Integration mellan Palasso och PAP... 3 2.3 Övriga integrationer... 4 3 SLUTSATSER... 5
2 (5) 1 Inledning Inför kravställning av en ny HR-lösning finns det behov av att beskriva de integrationer som Palasso har med andra IT-stöd. 1.1 Bakgrund Palasso är det HR-system som används inom polisen för lönehantering. Det är ett äldre standardsystem som levereras av CGI. För Polisens version av Palasso har det gjorts många och stora kundspecifika anpassningar. Polisens Palasso kan därför inte betraktas som ett standardsystem utan ett kundanpassat system baserat på ett standardsystem. För den operativa personal- och insatsplaneringen används systemet COPS, som är ett egenutvecklat system. Det finns ett antal systemberoenden och integrationer mellan Palasso, COPS och andra system inom polisen. 2 Palassos integrationer Palasso har integrationer mellan system inom polisen samt till ett antal externa system. Bild 1 Nuvarande integrationer till Palasso. Mörkblå är externa intressenter och de ljusblå interna system. Integrationerna mot SPRINT/Mina meddelanden, samt E-Arkivet (Streckade pilar) planerar man att införa under 2017/2018 2.1 Integration mellan Palasso och COPS Integrationen mellan Palasso och COPS är i realtid och sker med data som respektive system är master för. Båda systemen måste ha tillgång till det masterdata som skapas i respektive system för att kunna utföra aktuella beräkningar och hantering av respektive funktion. Data skapas händelsestyrt i respektive system och överföringen sker kontinuerligt när händelse uppstår (realtidsuppdateringar).
3 (5) Från Palasso skickas följande information till COPS: Anställning uppgifter om anställning t ex tillhörighet, förändrade anställningar Person uppgifter om person t ex namn och personnummer Grundkontering uppgift om anställds grundkontering Frånvaro uppgift om frånvaro Från COPS skickas följande information till Palasso: Organisation används som grund för att koppla till enhet på person Scheman behövs i Palassostrukturen för att beräkna lön Arbetstider (Listenlig och Avvikande) används för att skicka in avvikande arbetstider som registreras i COPS. Dessa ligger som underlag för att genererat rätt typ av tillägg och utbetalning Bild 2 Palasso och COPS i samverkan 2.2 Integration mellan Palasso och PAP PAP är Polisens behörighetshanteringssystem för anställda inom Polisen. Applikationen är utvecklad för Polisens behov och polisanställda ansöker om behörighet i PAP. Från Palasso skickas följande information till PAP: Daglig överföring av anställning Daglig överföring av person Daglig överföring av organisation Framtida behov av information från PAP till Palasso Behörighet/roll/attest
4 (5) Organisatorisk behörighet Bild 3 Palasso och PAP i samverkan 2.3 Övriga integrationer Interna integrationer För interna behov finns ett antal system där Polisen har behov av olika typer av data för uppföljning och utskick. Data skickas till: Polisens generella datalager (PGD) månatlig överföring av t ex tidsanvändningsstatistik. Palfil månatlig överföring efter löneproduktion för digital arkivering Organisationstjänsten daglig överföring av organisation Agresso månatlig överföring av aggregerade lönekostnader Svensk Polis månatlig överföring av adressuppgifter för utskick av tidningen Svensk Polis Data tas emot från: Agresso daglig överföring av kodplan Externa integrationer Det finns externa intressenter som enligt lag ska ha data från Polisen. Data skickas till:
5 (5) Arbetsgivarverket (AGV) Statistiska Centralbyrån (SCB) Statens Pensionsverk (SPV) månatlig överföring av Pensionsgrundande löneuppgifter Bank månatlig överföring av fil för löneutbetalning Skatteverket förfrågan skickas flera gånger per år angående skatt för anställd samt kontrolluppgifter som skickas en gång i början på varje år. Data tas emot från: Skatteverket skatteunderlag kommer tillbaka på skickad förfrågan om persons skatt Förändringar i uppsättning av externa integrationer sker i drift och förvaltning och styrs av externa beslut som gäller för alla myndigheter. Kraven för ny HR lösning kommer vara att det är standardiserat enligt lag och hanteras löpande i drift och förvaltning. 3 Slutsatser Beroende på vilka förändringar som kommer att ske gällande hantering av olika områden t ex arbetstid, frånvaro och person så kommer kraven på integration att förändras. COPS och Palasso är beroende av data från varandra, som uppdateras i realtid och fungerar inte om integrationerna avvecklas. Verksamhetsprocesserna är styrande för kraven på ny HR-lösning och integrationer mellan polisens system. Det kommer att krävas en tydlig verksamhetsstrategi inom operativ planering, bemanning, lön och arbetstid då den nya HR-lösningen ska upphandlas och införas. Detta för att planera för omfattningen av de framtida integrationer som ska finnas i förhållande till den nya HR-lösningen och COPS. I samband med upphandling av ersättare till Palasso finns också ett behov av vidare analys av nuvarande flöden och hantering för att kunna effektivisera och öka kvaliteten på data. Nuvarande externa integrationer kommer att kunna sättas upp och hanteras genom Polisens integrationsplattform på motsvarande sätt som för Palasso. Det finns inte några identifierade behov av förändring av dessa integrationer vid införande av ny HRlösning. Övriga integrationer som Palasso har med andra system kommer att kunna hanteras genom kravställning och utveckling i ett framtida införande av ny HR-lösning.