Användarmanual för Jobsdata, Jobs & Society - Nyföretagarcentrum

Användarmanual för Jobsdata, Jobs & Society - Nyföretagarcentrum

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 OM JOBSDATA... 3 1.1 ALLMÄNT... 3 2 ÖVERSIKT... 3 3 PROJEKT/ÄGARE... 4 3.1 ARBETSYTA... 4 3.2 PROJEKTÄGARE... 5 3.3 NOTERINGAR... 5 3.4 DOKUMENT... 5 3.5 NAVIGERING... 6 4 BUDGET... 7 5 RAPPORTER... 7 6 ADRESSER... 10 7 FAKTURERING... 11 8 NFC BASUPPGIFTER... 12 9 BOLAGSVERKET... 13 10 KALENDARIUM... 13 10.1 LÄGG TILL AKTIVITET... 13 10.2 REDIGERA AKTIVITET...13 10.3 KALENDERNS EXTERNA VY... 13 11 BOKNING... 14 11.1 VISA/BOKA RÅDGIVNING... 14 11.2 RÅDGIVNINGAR PER RÅDGIVARE... 14 11.3 RÅDGIVNINGSSTATISTIK... 15 11.4 NY/REG. RÅDGIVNINGSTILLFÄLLEN... 15 11.5 NY/REG. RÅDGIVARE...15 11.6 NY/REG. PLATSER... 16 11.7 NY/REG. RÅDGIVNINGSTYPER... 16 2

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 3 1 Om Jobsdata 1.1 Allmänt Nya Jobsdata är ett datasystem som lagrar och hanterar information om nyföretagare i Sverige. Till skillnad från tidigare system som var skrivet i Microsoft Access och Visual Basic är Nya Jobsdata helt webbaserat och nås genom en webbläsare (http://jobs.gotlandica.se) och Internetuppkoppling. De största fördelarna med webbaserat system är dels den ökade tillgängligheten för användaren men fördelarna är också stora då systemet ska uppgraderas. 2 Översikt Nya Jobsdata består av åtta stycken huvudmenyer som placerats överst på sidan. Efter inloggning öppnas automatiskt menyn Projekt/ägare. Under denna meny har ett flertal funktioner samlats som tillhör information om projektet eller affärsidén. 3

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 4 3 Projekt/ägare Under menyn Projekt/ägare visas vyn som hanterar information om projekt och affärsidéer. Följande funktioner återfinns på denna sida: 1. Arbetsyta 2. Projektägare 3. Noteringar 4. Dokument 5. Navigering 6. Budget 3.1 Arbetsyta Arbetsytan är den sida där de flesta funktioner under menyn Projekt/Ägare presenterar sin information. Första gången du klickar på menyn Projekt/Ägare visas sidan Lägg till nytt projekt. Här har du möjlighet att registrera ett nytt projekt i systemet. För att gå tillbaka till denna sida från en annan klickar du på knappen Nytt projekt uppe till höger. Vill du skriva ut innehållet i denna sida klickar du på skriv ut ikonen. Kom ihåg! Tryck alltid på knappen Spara på sidan (det finns två stycken spara knappar med samma funktion, en högst upp och en längst ner) då du ändrat i formulären och vill spara informationen. 1:a besöks datum är numera alltid förifylld med dagens datum. Det finns även en Cookie funktion som känner av vilken kommun du valde förra gången du var inne i systemet, för att denna funktion skall fungera måste du självklart konfigurerat din dator/webbläsare att acceptera cookies. Fältet bolagsform är numera alltid förifyllt med Projekt samt en kryssruta har tillkommit där ni kan kryssa för ifall det endast finns F-Skatt. Det finns även möjlighet att knyta ett projekt till en kategori, denna kategori kan ni själva bestämma vad den ska vara (detta gör ni under NFC uppgifter/flaggning), i dagsläget finns det inlagt ett antal kategorier såsom mentorprojekt, sidoprojekt med flera. 4

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 5 3.2 Projektägare I fönstret projektägare listas personer som är knutna till ett projekt eller en affärsidé. Skapa ett nytt namn i listan genom att klicka på knappen Lägg till högst upp till höger i fönstret. Titta eller ändra på samtlig information om personen genom att klicka på personens namn i listan (informationen dyker upp i arbetsytan). Ta bort en person från listan genom att klicka på soptunnan. Vi har uppdaterat systemet så att man nu även kan välja Företagare som nuvarande anställning. 3.3 Noteringar Fönstret Noteringar visar anteckningar för det projekt som är öppet i arbetsytan för stunden. Skapa en ny anteckning genom att klicka på knappen Lägg till högst upp till höger i fönstret. Titta eller ändra samtlig information om anteckningen genom att klicka på länken i listan (informationen dyker upp i arbetsytan). Ta bort en anteckning från listan genom att klicka på tillhörande ikon (soptunna). Systemet varna ifall noteringsdatumet är före 1:a besöks datumet, du kan dock spara ändå. 3.4 Dokument 5

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 6 I fönstret Dokument sparas filer tillhörande det projekt som är öppet i arbetsytan för stunden. Lägg till en ny fil genom att klicka på knappen Lägg till högst upp till höger i fönstret. I arbetsytan finns då möjlighet att beskriva filen med datum och innehåll (Filbeskrivning). När detta är gjort, klicka på knappen Bläddra (Browse för eng. webbläsare) och leta upp den fil du vill lägga till. Tryck sedan på Spara. OBS! Tänk på att filer som är stora till antalet megabyte kan ta lång tid att lägga till beroende på uppkopplingshastigheten. Ladda hem/titta på en befintlig fil genom att klicka på valfri fil i listan. Klicka sedan på filens länk som dyker upp i arbetsytan. 3.5 Navigering Navigera fram till önskat projekt genom två metoder. Använd de blåa piltangenterna för att stega fram och tillbaka i ordningsföljd mellan projekten. Det går också att göra en fri textsökning på projekten genom att använda formuläret Sök projekt till vänster. Fyll i önskat sökord och klicka på knappen Sök, invänta sökresultat. 6

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 7 4 Budget För att gå vidare till de öppna projektets budget, klicka på Titta på budgeten för projektet. Kom ihåg! Tryck alltid på knappen Spara längst ner på sidan då du ändrat i formulären och vill spara informationen. 5 Rapporter Rapporterna i Nya Jobsdata har genomgått en hel del förändringar. Rapporteringstyper har slagits ihop vilket har bidragit till större möjlighet till att söka ut önskat resultat. Följande lista redovisar rapporternas olika sammanslagning: Projekt Projekt A-Ö Projekt A-Ö viss period Projekt aktiva Projekt passiva Projekt viss bransch Projekt viss rådgivare Projekt viss kommun Projektägare En summering av projektägare A-Ö Registrerade företag Reg företag viss branch Reg företag viss rådgivare Reg företag viss kommun Antal företagsregistreringar Utlåtande Utlåtande AF Utlåtande ALMI 7

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 8 Etiketter Etiketter reg företag Etiketter ägare (reg företag) Etiketter ägare (projekt) Välj först typ av etikett, företag eller projektägare. Notera att företagsetiketterna kan bla. begränsas på registreringsdatum och projektägareetiketterna kan bla. begränsas på 1:a besöksdatum. Etikettarken är av samma typ och storlek som det gamla systemet. När du väljer Etiketter och ska ta fram registrerade Företag eller Ägare - GLÖM EJ att du måste ange Reg.datum från...till. Annars blir urvalet fel. Statistik total Här kan man välja att på skärmen få en total statistik för enskilda rådgivare. Du kan söka på antingen Datum från och till, rådgivare och kommun, du får ut statistiken som en A4 sida på skärmen. Åtgärdslista Här ser du en summering på åtgärder för en notering på ett specifikt projekt. Man ser projektnamn, notering samt datum när åtgärden blev klar. Statistik passiva under period Här ser du en summering på projekt som varit passiva under en viss tidsperiod. Du ser antal projekt, antal företag, projektnamn, orsak samt status. Uppföljning senaste kontakt Under denna area kan du se uppföljning av projekt/företag. Du ser antal projekt och antal företag. Du ser även projektnamn, datum och status. Projekten läggs i datumordning med det senaste projektet sist i listan. Antal nybesökare Här kan du se statistik för antalet nybesökare. Du kan utläsa vilket kön dessa människor är, vilken etnisk bakgrund dessa har, var nybesökarnas kännedom om NFC kommer ifrån, samt vilka anställningsformer nybesökarna har idag. Besökarna står med namn, kön samt vilket projekt/företag denne tillhör. 8

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 9 Snittålder Här kan du utläsa vilken snittålder som finns inom: Bolagsform Bransch Sektor Kommun Projekt inom åldersintervall Välj mellan att söka fram projekt med snittålder inom intervallet eller minst en projektägare inom intervallet. Välj också ålder 15-90 år. Snittålder per område Här kan du se en lista på snittålder, områdena som finns idag är företagsformer, branscher, sektorer, kommuner. Adresslista Här kan du skriva ut en adresslista på inlagda kunder, Leverantörer, NFC/Jobs, Stiftare, Styrelse och VIP. Du kan markera flera kategorier genom att hålla nere CTRL-knappen samtidigt som du klickar på de aktuella kategorierna med vänster musknapp. Adressetiketter Fungerar på samma sätt som Adresslista ovan fast här har du möjlighet att skriva ut adresserna på etikettark. När du väljer Etiketter och ska ta fram registrerade Företag eller Ägare - GLÖM EJ att du måste ange Reg.datum från...till. Annars blir urvalet fel. E-post utskick Via systemet kan du skicka ut e-post till samtliga kontaktpersoner som finns i registret (förutsatt att de har en e-post adress). Utskicket sker i flera steg. Steg 1 Välj ut mottagare, fungerar på liknande sätt som Adresslista ovan. Sök och markera i check rutan de du vill skicka till. Om mottagaren inte har någon checkruta så har han ingen e-postadress inlagd. 9

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 10 Steg 2 Skapa e-post meddelandet Fyll i: Ämne Innehåll (Meddelandet) Avsändarnamn (Ditt namn) Avsändaradress (Din e-post adress) Bifoga upp till 3 filer (Valfritt) Steg 3 Klicka på knappen Förhandsgranska för att kontrollera utseendet, om du vill korrigera e-post meddelandet så kan du bara klicka på bakåt knappen i din webbläsarmeny. När du är nöjd med resultatet klickar du på Skicka mail knappen. E-post meddelandet skickas nu ut till samtliga mottagare som du vald i steg 1. Flaggrapport Här kan du söka upp projekt i systemet som är flaggade, sök med hjälp av datum fälten från och till. Avsluta sökningen med att klicka på knappen [Visa resultat]. 6 Adresser Under menyn adresser kan kontaktuppgifter läggas in, sökas fram och redigeras. Detta görs i två separata fönster som pratar med varandra. I det vänstra fönstret Skapa ny/ändra befintlig läggs nya kontakter in samt redigeras. För att redigera en kontakt måste du alltid börja med att söka fram den kontakt du vill ändra, detta görs i det högra fönstret under Sök kontakter. Kom ihåg! Tryck alltid på knappen [Spara] längst ner på sidan då du ändrat i formulären och vill spara informationen. 10

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 11 Längst till höger på denna vy finns fyra snabbknappar. Adresser laddar om sidan ifall du vill ha ett nytt tom arbetsruta. Adressetiketter leder till adressetikettsfunktionen under rapporter. E-postutsick leder till e-post utskicksfunktionen under rapporter. Exportera kontakter Denna funktion använder du om vill exportera kontakterna till ett annat program. Exporten sker i flera steg. Steg 1 Markera de aktuella kategorierna, fungerar på samma sätt som Adresslista. Markera aktuella kontakter som skall exporteras och klicka på Fortsätt. Steg 2 Markera den kontakt information som du vill exportera och klicka på exportera knappen. Systemet skapar nu en.txt fil (Text fil) Spara.txt filen på din hårddisk, denna fil kan du sedan importera i program som stödjer import av.txt filer. De vanligaste e-post och kalender programmen brukar ha stöd för detta. 7 Fakturering Under menyn Faktura kan fakturor läggas in, sökas fram och redigeras. Skapa en ny faktura genom att klicka på knappen Skapa ny faktura. Kom ihåg att klicka på knappen Spara när du är klar. Sök fram en faktura för att titta på eller redigera genom att klicka på knappen Sök faktura. Välj namn och/eller fakturanummer och klicka på Sök. Titta närmare på en befintlig faktura genom att klicka på valfri länk i sökresultatet. 11

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 12 8 NFC Basuppgifter NFC basuppgifter fylls i och underhålls av NFC själva. Uppdaterade basuppgifter innebär en uppdaterad adresslista även för Jobs & Society som kan se informationen. Observera att Jobs and Society inte kan se ert lösenord utan endast kontaktinformation så som adress, telefonnummer mm. Detta gör att Jobs and Society inte kan logga in eller se projekt- och övrig information som lagrats av NFC. Kom ihåg! Tryck alltid på knappen Spara längst ner på sidan då du ändrat i formulären och vill spara informationen. Rådgivare Under fönstret Rådgivare läggs samtliga rådgivare hos det lokala NFC in. Rådgivarnas namn speglar sidan innehållet i den drop down - meny som t ex återfinns på projektinformationen. Om en person ska tas bort från rådgivarlistan måste samtliga projekt som är knutna till personen flyttas till en annan person innan borttagningen kan ske. Detta görs lättast genom att söka fram alla projekt som är knutna till den rådgivare som ska bort och byta ut rådgivarens namn för projektet mot någon annans. När rådgivarens namn inte är knutet till något projekt kan den tas bort från listan. Användare Här lägger du till användare för systemet, du kan lägga in uppgifter såsom förnamn, efternamn, adress, telefonnummer etc. Ni kan även lägga till om personen ska vara aktiv och även knyta personen till ett län. Bekräftelsemail Här kan du styra innehållet för det automatiska mail man får när man registrerat sig till en rådgivning. Fyll i rutorna med det inledande text du vill ska finnas, avsluta med en avslutande text. 12

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 13 9 Bolagsverket Denna sida innehåller en lista med bolag som var med i den senast filen från Bolagsverket och som matchats med ett projekt i Jobsdata automatiskt. Finns det inga bolag som matchades så visas texten Inga bolag har synkats med några projekt under tidsperioden. Sidan innehåller bolag som var med i den senaste filen från Bolagsverket och som ligger på dom postnummer som angivits i "import profilen". Dessa bolag har dock inte matchats med några projekt i Jobsdata. Bolagen visas i en lista om tre kolumner bolag, org.nummer samt bolagstecknare. Man kan också matcha bolag till projekt manuellt genom att klicka på knappen [Para bolag projekt]. Börja med att välj ett företag från Bolagsverket i rutan till vänster. Klicka sedan på ett projekt i rutan för Projekt i jobsdata. Avsluta med att klicka på knappen [Bind bolaget till projektet]. 10 Kalendarium I kalendern har Ni möjlighet att lägga till aktiviteter. Aktiviteterna visas sedan överskådligt i intranätet. 10.1 Lägg till aktivitet Välj area att publicera på. Välj därefter datum och klockslag för aktiviteten. Ange titel och en kommenterande text. Ange även vem som ska se kalendariet samt rådgivningsbokningarna. 10.2 Redigera aktivitet Sök först efter aktiviteten. Klicka därefter på länken redigera, ändra uppgifterna och klicka på [Spara]. 10.3 Kalenderns externa vy Här ges en grafisk översikt av alla inlagda aktiviteter. 13

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 14 11 Bokning Under denna sida kan du visa och boka rådgivningar, du kan se vilka rådgivningar som ligger bokade på olika rådgivare. Du kan dessutom få ut statistik på de rådgivningar som varit. Du kan också lägga till rådgivningstillfällen, rådgivare, platser samt rådgivningstyper. 11.1 Visa/Boka Rådgivning För att se rådgivningar på en speciell plats, välj plats i listan, välj sedan rådgivningstyp. När du sedan valt rådgivningstyp så kommer en lista fram med rådgivningar. Du ser då datum då rådgivningen går av stapeln, vem som är rådgivare samt lediga platser till rådgivningen. Det visas även om rådgivningen är fullbokad. Man har också möjlighet att se rådgivningar som varit senaste två månaderna eller tidigare. 11.2 Rådgivningar per rådgivare Här ser du alla rådgivningar en specifik rådgivare har haft. För att se dessa rådgivningar välj rådgivare i dropdown menyn, listan som kommer fram visar datum, rådgivning, plats och lediga platser. Listan är uppdelad på datum med den senaste först. Det visas även om rådgivningen är fullbokad. Man har också möjlighet att se rådgivningar som varit senaste två månaderna eller tidigare. 14

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 15 11.3 Rådgivningsstatistik Under denna sida kan man se statstik över vilka platser/lokaler som är mest besökta när det gäller rådgivningar. Man kan även se hur många procent som deltagit av alla deltagare som har anmält sig till en rådgivning. Man ser också vilka kategorier som har haft flest deltagare. 11.4 Ny/Reg. Rådgivningstillfällen Här registrerar du rådgivningstillfällen med plats, typ, datum, klockslag samt rådgivare. Fyll i datum och klockslag, välj rådgivare från dropdown menyn och avsluta med att klicka på knappen [Spara]. 11.5 Ny/Reg. Rådgivare På denna sida ser du de rådgivare som ligger inne i systemet. Du kan också lägga in nya rådgivare. Detta gör du genom att klicka på knappen [Ny rådgivare]. Fyll i samtliga fält och avsluta med att klicka på knappen [Spara] för att spara eller på knappen [Tillbaka] för att komma tillbaka till listan med rådgivare. 15

TM WEB Express AB Manual Jobsdata 4.0 Sid 16 11.6 Ny/Reg. Platser Här kan du registrera samt radera platser där rådgivningarna ska gå av stapeln. För att lägga till en plats, klicka på knappen [Ny plats]. Fyll i samtliga fält och avsluta med att klicka på knappen [Spara] för att spara eller på knappen [Tillbaka] för att komma tillbaka till listan med rådgivare. För att radera en plats, klicka helt enkelt på knappen [Radera]. En ruta kommer upp som frågar om du är helt säker på att du vill radera platsen. Klicka på knappen [Ok] för att bekräfta detta. 11.7 Ny/Reg. Rådgivningstyper Här ser du vilka rådgivningstyper som finns inne i systemet. Det finns två typer av rådgivningar man kan skapa i systemet, den ena är Enskild rådgivning och den andra är Grupprådgivning. Vid en enskild rådgivning kan man bara vara en person tillsammans med rådgivaren och vid en grupprådgivning kan man vara så många platser som man anger. Namnet på typen bestämmer du helt själv och kan i efterhand ändras. För att lägga till en ny rådgivningstyp fyll i fältet och välj typ av rådgivning. När du är klar klicka på knappen [Spara]. 16