Institutionen för språk och litteraturer RISKANALYS Föreliggande riskanalys för Institutionen för språk och litteraturer är baserad på den omfattande riskanalys som genomfördes på fakultetsnivå under vårterminen 2008, arbetsgruppens samtal med medarbetare på de nuvarande institutionerna, diskussioner inom arbetsgruppen, samt på den enkät som gruppen genomförde under oktober - november (se bilaga). Eftersom riskerna kan vara olika för olika personalkategorier behandlas riskerna i denna analys varje kategori för sig. De kategorier som behandlas är: institutionsledning, administrativ personal, lärare/forskare, doktorander och studenter. Riskanalysen innehåller en sammanfattande beskrivning av de kortsiktiga och långsiktiga risker som mest frekvent omnämns i enkäten och vars effekt arbetsgruppen bedömt vara av störst vikt. Med kortsiktiga risker avses risker som kan uppstå under genomförandeperioden fram till höstterminen 2009 och med långsiktiga risker de risker som omorganisationen i sig kan leda till i ett längre perspektiv och som alltså kvarstår efter själva genomförandeperioden. I denna rapport har riskerna inte indelats i kortsiktiga och långsiktiga eftersom flera av dem bedöms vara både och. Riskanalysen innehåller även rekommendationer till åtgärder för att minska konsekvenserna av de beskrivna riskerna. Dessa rekommendationer har dels framkommit i enkätsvaren, dels diskuterats fram av arbetsgruppen. Arbetsgruppen anser att institutionsledningen snarast bör ta ställning till dessa rekommendationer och upprätta en kortsiktig och långsiktig handlingsplan med tidsplan för genomförande av de rekommenderade åtgärderna. Inför hösten 2009 bör resultatet av dessa åtgärder utvärderas och om risker kvarstår bör ytterligare åtgärder diskuteras. 2008-12-03 Genomförandegrupp III: Mona Arfs Mats Mobärg Solveig Persson Noriko Thunman Nedan följer en kortfattad beskrivning av de risker som framkommit för varje kategori för sig samt rekommenderade åtgärder och lösningar för att minska effekten av dem.
Institutionsledning Risker: - Medarbetarna kan inte identifiera omorganisationens effektmål, omorganisationen ses som främsta orsak till att ämnet drabbas av ekonomiska besparingar med ökad bad-will gentemot omorganisationen som följd. - Svårt för ledningen att lära känna alla medarbetare, svårare att organisera personalmöten av olika slag, svårt att hinna med medarbetare- och lönesamtal. - Svårt att i tillräcklig omfattning hinna med överlämnandemöten med de avgående prefekterna för att inhämta den information som behövs. - Gamla, olösta konflikter på den tidigare institutionen följer med in i den nya och utvecklas vidare i den nya miljön. - Oklarheter i delegationsordningen kan leda till handlingsförlamning och förseningar under genomförandeperioden. - Informationsspridningen försvåras av institutionens storlek i sig och kan förvärras om inte alla ämnen fysiskt ligger nära varandra, information når inte alla målgrupper och information från medarbetare når inte ledningen. Rekommendation: - Fortsätta med överlämnandemöten med de tidigare institutionernas prefekter under genomförandeperioden så länge behovet finns. - De avgående prefekterna ska informera nya prefekten om de konflikter som finns, hur man försökt lösa dem, samt i samråd med nya prefekten göra en långsiktig handlingsplan. - Upprätta tydlig delegationsordning och rollfördelning, samt vid behov revidera dessa. - Kommunikationsplan för informationsspridningen på institutionen utarbetas. - Plan för samverkansmöten mellan olika målgrupper utarbetas, nedsättning för uppdrag och mötesdeltagande ses över. - Utarbeta plan för hur regelbundna personalmöten och individuella samtal med prefekten ska genomföras. Administrativ personal Risker: - Det blir väldigt rörigt under flyttperioden, många förseningar, saker kommer bort, tekniska problem. - Terminsstarten kommer att bli mycket arbetskrävande, eftersom det blir svårt att få fram information till studenterna i tid, olämpligt att gamla webbsidan ersätts av ny just under terminsskiftet. - Administratörernas nya arbetsfördelning och placering är otydlig för lärare och studenter. - Färre och mer monotona arbetsuppgifter, risk att man förlorar arbetsuppgifter som man tycker är roliga och intressanta. - Arbetsfördelning och tidfördelning enligt upprättad bemanningsplan håller inte. - Administratörerna får fysiskt långt till institutionsledning, studievägledning och lärarna, vilket gör det svårare att inhämta snabba besked och beslut.
Rekommendation: - Upprätta en tydlig flyttplan och informera alla berörda om den i god tid före flytten, samt se till att det finns tillräckligt med teknisk support när flytten genomförs. - Formulera relevant och tydlig studentinformation och hålla webbsidan aktuell. - Tydlig information om arbetsfördelningen mellan administratörerna. - Kalla till täta planeringsmöten i administratörsgruppen under genomförandeperioden, utvärdera och revidera bemanningsplanen för administratörerna när utfallet är tydligt - Ta fram och förankra kompetensutvecklingsplan för administratörerna. - Placera administration, studievägledare och ledning centralt och nära varandra. Lärare och forskare Risker: - Ämnesidentiteten blir lidande om beslut fattas utan förankring i ämnesgruppen. Det ökade avståndet till ledningen och institutionsstyrelsen gör att ämnesnivån försvagas. Denna risk är särkilt stor för små ämnen. - Ämnesidentiteten blir också lidande om inte ämnets lärare och forskare sitter i nära anslutning till varandra, vilket skulle försvåra informell informationsspridning - Institutionsidentiteten kan bli lidande om inte alla ämnen sitter i nära anslutning till varandra, vilket motverkar informella kontaktvägar och samverkan i ämnesövergripande grupper och seminarier. Ett fysiskt avstånd mellan ämnena hindrar informella kontakter att en vi-känsla växer fram. - Lärare och forskare får lägga mer tid på administration och möten och mindre på undervisning och forskning, vilket leder till försämrad kvalitet i kärnverksamheten. - Om lärare och forskare inte får nedsättning i tjänst för övergripande uppdrag och samverkansprojekt finns det risk för att sådant utvecklingsarbete blir lidande eller inte genomförs. - Försämrade möjligheter att få effektiv administrativ service om avståndet ökar mellan lärare och administration. - Informationsutbytet försvåras på en stor institution och det finns risk att information inte når ut till alla medarbetare. - Om lärarnas tjänsterum hamnar långt från undervisningslokaler och studenternas uppehållsrum, finns det risk att kontakten mellan lärare och studenter blir lidande. - Visstidsanställd personal känner mycket stor oro inför framtiden. Rekommendation: - Skapa en organisationsmodell med ämnes- och forskarkollegier som fungerar som beredningsorgan till IS, så att ämnesnivån blir en tydlig del i den administrativa strukturen. - Se över nedsättning för övergripande uppdrag, mötesdeltagande och samverkansprojekt. - Placera ämnets lärare och forskare nära varandra samt institutionens alla ämnen i nära anslutning till varandra. Placera administration, studievägledare och ledning centralt. - Upprätta en informations- och kommunikationsplan, samt en plan för hur regelbundna personalmöten och individuella samtal ska genomföras med ledningen. - Planera lärarnas tjänsterum, studenternas undervisningslokaler och uppehållsrum i närheten av varandra så att informell kontakt mellan lärare och studenter underlättas. - Ledningen bör ta fram underlag för bemanningsplan och fatta beslut om förordnanden så tidigt som möjligt för att minska oron hos visstidsanställda lärare.
Doktorander Risker: - Flytten kan innebära att det tar lång tid innan man kommer igång med arbetet igen och att anställningstiden inte kommer att förlängas av detta skäl. - Doktorandinflytandet från små ämnen med få doktorander kan minska om representanter till beslutande organ väljs bland de starkare doktorandmiljöerna vid de större ämnena. - Tillsättningen av doktorandtjänster kan bli orättvis, eftersom det kan bli svårt för små ämnen att hävda sig i konkurrens med de stora och eftersom det är en risk att ledamöterna i beredningsgruppen enbart tänker på sitt eget ämnes bästa. - Det är en risk om doktorander och forskare hamnar fysiskt långt ifrån varandra, så att doktoranderna hamnar utanför forskarmiljön och inte lika ofta träffar sina handledare och andra forskare utanför seminarierna. Rekommendation: - Upprätta en tydlig flyttplan och informera alla berörda om den i god tid före flytten, samt se till att det finns tillräckligt med teknisk support när flytten genomförs. - Bevaka att även doktorander i små ämnen blir representerade i olika beslutande organ, genom att de utsedda doktorandrepresentanterna inhämtar synpunkter från alla ämnen oavsett vilket ämne de själva tillhör. - Fastställa väl genomtänkta kriterier för tillsättning av doktorandtjänster till grund för en objektiv bedömning av sökande från olika ämnen och i vilka det även framgår att fakulteten kan ta strategiska beslut vid behov. - Placera forskare och doktorander inom samma forskningsämne nära varandra. Studenter Risker: - Praktisk villrådighet under genomförandeperioden, i synnerhet vid terminsstarten då det blir svårt för studenterna att veta vem man ska vända sig till eftersom administratörernas arbetsfördelning har ändrats. - Sämre kvalitet på undervisningen eftersom det finns risk för att lärarna kommer att få ägna mer tid åt administration och möten, att de känner sig uppgivna och frustrerade över omorganisationen som sådan, samt att ämnesövergripande samverkan kommer att leda till att målspråket används i mindre utsträckning än tidigare. - Studentmedverkan minskar och studenterna blir mer osynliga, får mindre insyn, mindre inflytande och mindre känsla av samhörighet med en viss institution eller ett visst ämne. - Försämrad arbetsmiljö om undervisningslokaler ligger långt ifrån lärarnas tjänsterum och studentexpedition, brist på studieplatser och uppehållsrum. Rekommendation - Ge studenterna tydlig information i god tid genom webbsidan, kursportalen, lokal skyltning, god kontakt med lärare och administrativ personal, samt genom att fakulteten inrättar en studentmottagning i entréhallen. - Kvalitetssänkning i utbildningens kvalitet motverkas dels genom satsning på ämnesnivån, samt genom genomtänkt samverkan över ämnesgränserna.
- Samverka med och synliggöra studentkåren, uppmuntra studenter att delta i institutionens arbete genom att välja representanter till olika beslutande organ och ämnesgrupper, samt genom att skapa bra mötesplatser för studenter. - Underlätta kontakten mellan studenter och lärare genom att placera undervisningslokaler och uppehållsrum i nära anslutning till tjänsterum och studentexpedition, samt öka antalet studieplatser på institutionen.
Bilaga: Redovisning av enkät avseende risker i samband med omorganisationen Nedanstående enkät med 7 frågor e-postades den 27 oktober 2008 till samtliga 121 anställda på den nya Institutionen för språk och litteraturer. Efter deadline för svar 4 november skickades en påminnelse och svarstiden förlängdes med ytterligare några dagar. Antal inkomna svar är 44, vilket innebär en svarsfrekvens på ca 36 procent. Av svaren kommer 34 från lärare/forskare, 6 från administrativ personal och 4 från doktorander. Avsikten har inte varit att genomföra en renodlat kvantitativ analys (vilken också skulle ha försvårats av den ganska låga svarsfrekvensen). Nedanstående redovisning avser att ge ett koncentrat av svaren och ett visst angivande av skönjbara tendenser. Eftersom enkäten i första hand ställde frågor i termer av risk, är det naturligt att en klar majoritet av svaren också uttrycks i termer av risk. I vissa fall gavs även möjlighet att uttrycka sig i termer av möjligheter. Allmänt kan sägas att svaren har en spännvidd som sträcker sig från uppenbar irritation över omorganisationen, med synpunkten att den inte alls borde äga rum, till ett välkomnande av nya pedagogiska och vetenskapliga möjligheter. Ganska många svarande ger också förslag på lösningar av de problem de identifierat. ENKÄT AVSEENDE RISKER I SAMBAND MED OMORGANISATIONEN 1) Tror du att det är risk att informationsspridningen kommer att försvåras vid den nya inst? Mycket troligt Troligt Som tidigare Knappast Inte alls Om troligt eller mycket troligt, hur anser du att man kan motverka detta? 2) Tror du att det är risk att avståndet till ledningen ökar så att möjligheten att påverka minskas? Mycket troligt Troligt Som tidigare Knappast Inte alls Om troligt eller mycket troligt, hur anser du att man kan motverka detta? 3) Tror du att det är risk att ämnesidentiteten kan bli lidande på grund av omorganisationen? Mycket troligt Troligt Som tidigare Knappast Inte alls Om troligt eller mycket troligt, hur anser du att man kan motverka detta? 4) Vad upplever du som den största risken för din personalkategori vid den nya institutionen? Hur anser du att man kan motverka den? 5) Vad upplever du som den största risken för studenterna vid den nya institutionen? Hur anser du att man kan motverka den? 6a) Vilka risker ser du med en omlokalisering? Hur anser du att man kan motverka riskerna? 6b) Vilka fördelar ser du med en omlokalisering? Hur anser du att man kan förstärka fördelarna? 7a) Vilka nackdelar ser du med omorganisationen? Hur anser du att man kan undvika dem? 7b) Vilka möjligheter ser du med omorganisationen? Vad anser du att man kan göra för att dessa nya möjligheter ska infrias? Nedan följer en sammanfattning av enkätsvaren, vilka givetvis även återspeglas i riskanalysen.
Fråga 1: Tror du att det är risk att informationsspridningen kommer att försvåras vid den nya institutionen? Mycket troligt Troligt Som tidigare Knappast Inte alls Lärare/forskare 7 10 9 3 3 Administratörer 2 3 1 Doktorander 3 1 Summa: 9 16 11 3 2 Fråga 2: Tror du att det är risk att avståndet till ledningen ökar så att möjligheten att påverka minskas? Mycket troligt Troligt Som tidigare Knappast Inte alls Lärare/forskare 14 8 5 1 4 Administratörer 4 1 1 Doktorander 3 1 Summa: 21 10 7 1 4 Fråga 3: Tror du att det är risk att ämnesidentiteten kan bli lidande på grund av omorganisationen? Mycket troligt Troligt Som tidigare Knappast Inte alls Lärare/forskare 11 8 6 4 4 Administratörer 1 4 1 Doktorander 2 1 1 Summa: 12 14 8 5 4 Det förefaller som om den största samstämmigheten återfinns i svaren på fråga 2 om risk för ökat avstånd till ledningen och minskad möjlighet att påverka. Här har de svarande i samtliga personalkategorier koncentrerat sina svar till mycket troligt och troligt. Denna tendens är naturlig, med tanke på denna typ av risk är en naturlig konsekvens av att gå från små till stora enheter. Många av de föreslagna lösningarna uttrycks i termer av öppenhet, ödmjukhet och en lyssnande attityd. Ledningen måste finnas tillgänglig mitt i verksamheten. Det trycks också på vikten av att man på ämnesnivå har möjlighet att agera effektivt i organisationen. Vad gäller fråga 1, om risk för försvårad informationsspridning, förefaller de svarande identifiera en något lägre grad av risk. Här uttrycks många lösningar i praktiskt kommunikativa termer, där regelbundenhet och god struktur i informationsflödet, liksom vettig lokalisering nämns. Även här framhålls vikten av en tydlig ämnesnivå. För fråga 3, om ämnesidentiteten, är det naturligt nog lärare/forskare som starkast betonar risken. Här är det främst olika åtgärder för att organisatoriskt befästa ämnesnivån som figurerar bland lösningarna.
I enkätsvaren på fråga 4 angående den största risken för sin egen personalkategori vid den nya institutionen verkar det finnas en samstämmighet bland lärare/forskare och administrativ personal om att det föreligger risk för att administrativa uppgifter förs från administratörer till lärare, vilket för lärarna skulle innebära mindre tid för kärnverksamheten och för administrativ personal mera monotona arbetsuppgifter. Lösningsförslagen betonar främst vikten av en tydlig ämnesnivå i organisationen. Fråga 5 gällde de risker man kunde se för studenterna. Dessa risker verkar identifieras längs två spår, dels praktiska svårigheter med att hitta rätt, dels att undervisningen påverkas negativt av sämre förberedda lärare och att flerspråkigheten kan leda till minskad användning av målspråket. För de praktiska problemen förslås som lösning olika informationssatsningar. För de pedagogiska riskerna betonas vikten av en tydlig ämnesnivå i verksamheten. I svaren på fråga 6 angående de risker och möjligheter man ser vid omlokalisering identifieras en kortsiktig risk att tid och resurser under en övergångsperiod läggs på annat än kärnverksamheten och en mera långsiktig risk att lokaliseringen kan leda till försämringar i kommunikationen. Lösningarna inkluderar tydlighet, förankring och information i god tid, samt närlokalisering efter ämne och central lokalisering av administrationen. Som möjlighet nämns nya arbetskontexter och ökad informell kontakt med kollegor över ämnesgränserna. Fråga 7 gällde nackdelar och möjligheter med omorganisationen. Långsiktiga nackdelar innefattar administrativ tröghet, mera pappersarbete, risk för minskad ämnesidentitet, risk för försvagade småämnen. Kortsiktigt betonas de psykosociala och ekonomiska aspekterna på omorganisationen. Som lösningar ses t.ex. tid för gemensamhetsbefrämjande åtgärder i lärarnas tjänstgöring, tydlig delegationsordning, samt att lyssna på de anställda. Möjligheterna uttrycks främst i termer av samordning över ämnesgränserna inom olika områden, liksom möjlighet till nya initiativ. Som verksamma lösningar ses en positiv attityd och grupper som kan arbeta fram idéer.
Institutionen för språk och litteraturer HANDLINGSPLAN FÖR ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV RISKANALYSEN Fastställd av Institutionsledningen 2008-12-03 Riskanalysen för Institutionen för språk och litteraturer innehåller en sammanfattande beskrivning av de risker som mest frekvent omnämns i den enkät som riskanalysgruppen genomförde under oktober-november 2008 och vars effekt gruppen bedömt vara av störst vikt. Vissa risker är förknippade med själva genomförandet under vårterminen 2009 medan andra är risker som omorganisationen i sig kan leda till i ett längre perspektiv och som alltså kvarstår efter själva genomförandeperioden. I rapporten har genomförandegruppen dock valt att inte dela in riskerna i kortsiktiga och långsiktiga eftersom flera av dem bedöms vara både och. Riskanalysen innehåller även rekommendationer till åtgärder för att minska konsekvenserna av de beskrivna riskerna. Dessa rekommendationer har dels framkommit i enkätsvaren, dels diskuterats fram av arbetsgruppen. Institutionsledningen har upprättat en kortsiktig och långsiktig handlingsplan för genomförande av de rekommenderade åtgärderna för att så långt det är möjligt minska effekten av de beskrivna riskerna. De rekommenderade åtgärderna i riskanalysen indelas här i sådana åtgärder som bör vidtagas omgående och sådana åtgärder som institutionsledningen bör arbeta långsiktigt med under vårens genomförande. Kortsiktig handlingsplan (information och/eller åtgärd omgående): o Informera regelbundet om hur planeringsarbetet med omflyttningen fortskrider (pref) o Fatta beslut om förordnanden så tidigt som möjligt för att minska oron (pref) o Göra ett schema för inbokning av individuella medarbetarsamtal under våren (pref) o Upprätta tydlig delegationsordning och rollfördelning inom ledningsgruppen (pref) o Presentera en plan för möten mellan olika samverkansgrupper, samt för kommunikation och informationsspridning (grp 4) o Presentera en plan för ämnes- och forskarkollegier som beredningsorgan till IS, så att ämnesnivån blir en tydlig del i den administrativa strukturen (grp 4) o Ge tydlig information till alla om arbetsfördelningen mellan administratörerna (adm chef) o Ge studenterna tydlig information i god tid genom webbsidan, skyltning m.m. (adm chef)
Långsiktig handlingsplan (information och/eller åtgärd under vårterminen 2009): o Höja kvaliteten i utbildningen genom att satsa på ämnesnivån och på samverkan över ämnesgränserna (pref, vpr, grp 4) o Se över nedsättning för uppdrag, mötesdeltagande och samverkansprojekt (vpr) o Fastställa kriterier för tillsättning av doktorandtjänster till grund för en objektiv bedömning av sökande från olika ämnen och i vilka det även framgår att fakulteten kan ta strategiska beslut vid behov (fak, pref, vprfo) o Bevaka att även doktorander i små ämnen blir representerade i olika beslutande organ genom att utsedda doktorandrepresentanterna inhämtar synpunkter från alla ämnen (vpr) o Samverka med och synliggöra studentkåren (vpr) o Uppmuntra studenter att delta i institutionens arbete genom att se till representanter till olika beslutande organ, beredningsorgan och ämnesgrupper utses och kallas (vpr) o Göra ett schema för möten med tidigare prefekter under genomförandeperioden (pref) o Upprätta handlingsplaner för olösta konflikter i samråd med de f.d prefekterna (pref) o Planera in regelbundna besök på olika enheters fikamöten (pref, vpr, adm chef) o Utvärdera och revidera bemanningsplanen för administratörerna (adm chef) o Ta fram och förankra kompetensutvecklingsplan för administratörerna. (adm chef) o Placera ämnets lärare, forskare och doktorander nära varandra (grp 5) o Placera institutionens alla ämnen i nära anslutning till varandra (grp 5) o Placera administration, studievägledare och ledning centralt och nära varandra (grp 5) o Upprätta en tydlig flyttplan och informera om den i god tid före flytten (grf 5) o Se till att det finns tillräckligt med teknisk support när flytten genomförs (pref, grp 5) o Underlätta kontakten mellan studenter och lärare genom att placera undervisningslokaler och uppehållsrum i nära anslutning till tjänsterum och studentexpedition (grp 5) o Öka antalet arbetsplatser för studenter på institutionen (grp 5) o Skapa bra mötesplatser för studenter (grp 5) o Verka för att en studentmottagning inrättas i entréhallen (grp 5, pref) Inför höstterminen 2009 bör resultatet av dessa åtgärder utvärderas och om risker kvarstår bör ytterligare åtgärder diskuteras.