Plats: Avega Group, Stockholm Tid: 2009-03-08 kl 10.00 Protokoll Östra SDF möte nr 3, 2009 1 Mötets öppnande Östra SDF nye ordförande Ben Nyman förklarade mötet öppnat. 2 Närvarande Kallelse hade gått ut via e-post till styrelsen och valberedning. Närvarande: Ben Nyman (ordförande), Eva Fahlén (vice ordförande), Annica Ekengren (sekreterare och vid protokollet), Jan Nordström (kassör), Lars Pärnebjörk (ledamot) Ej möjlighet att närvara: Thomas Avelin (valberedning), Jan Nyström (ledamot), Mikael Larsson (ersättare), Håkan Enegård (barnansvarig), Lars- Olof Pettersson (ledamot), Annelie Karlsson (miljöansvarig), Arne Hedin (barnansvarig), Jonny Larsson (valberedning), Camilla Bäckström (valberedning) 3 Godkännande av föreslagen agenda Förslagen agenda godkändes. 4 Föregående mötesprotokoll 5: Planering & ekonomiträff 24/10 2009. Beslut: att flytta denna till nästa styrelsemöte. 6 Nomineringar till förbundsuppdrag. Beslut: AE kolla med J Lundblad om han har skickat in nomineringarna och till vem. Om ej ännu skickade, ska dessa nomineringar diskuteras på nytt inom styrelsen. Justering av föregående mötesprotokoll: Gjordes av kassör Jan Nordström. Sidan 1 av 6
5 Presentation av varje styrelsemedlem Ben Nyman, Ordförande: Varit ordförande i MX kommittén. Ledare i Täby och Åsätra MK. Tävlat motocross sedan 12 års ålder, Åkersberga, ekonom, tävlingsledare och domare i motocross. Eva Fahlén, Vice Ordförande: Göta MS sedan 1989. Son som kör cross o enduro. Ordförande i MX kommittén, brinner för utbildningsfrågan inom distriktet. Tävlingsledare och domare i motocross. Annica Ekengren, Sekreterare: Medlem i Arlanda MC sedan år 2000 och kört cross lika länge. Tävlar i SM men just nu mammaledig och ahr just börjat köra igen. Sekreterare i motocrosskommittén. Bor i Sollentuna. Jan Nordström, Kassör: Från Huddinge, medlem i Tiger MK (trial) sedan 80-talet, idrottsintresserad, kört lite trial och även sonen, testat kartläsning i rally 148 licensierade i landet, få i distriktet Tiger, Björkvik, o Finspång. Många toppförare i Tiger o Björkvik. Tävlingsledare och domare i trial. Lars Pärnebjörk, Ledamot: Enduroåkare, spelat MC fotboll på 70-talet, bor Uppsala/Enköping, varit Juniorlandslagsledare, med i Team Östra Enduro, jobbar på Ragnsells för Lettland. Tävlingsledare i enduro. Beslut: - AE lägga till kort presentation i förteckning över styrelserepresentanter. Sedan skicka ut förtecking till samtliga i styrelsen. - AE lägga till LPs jobbadress i mailinglistan. 6 Upprätta mötesdagar för 2009 Beslut: AE ändra Bens förslag på dagar till närmst liggande torsdagskvällar och sedan distribuera. 7 Genomgång av beslutad verksamhetsplan Beslut: Lägga till en punkt 9 i verksamhetsplanen: Att arbeta med Jämställdhetsplanen och Drogpolicyn under året. Övriga kommentarer till på årsmötet antagen Verksamhetsplan: Punkt 1: Distriktet ska kartlägga utbildningsbehovet inom distriktet (ej bara inom barn/ungdom). Punkt 2: Distriktet ska ordna info/utbildnings kvällar i olika ändarna av distriktet (kan även innefatta punkt 1 och punkt 9). Detta för att nå så många klubbar som Sidan 2 av 6
möjligt. Sätta datum/innehåll för dessa under nästa styrelsemöte. Genom dessa kvällar kan fler punkter i verksamhetsplanen täckas upp. 8 Ekonomi JN gick igenom ekonomin. Kommentarer: 2009 års intäkter: 11 700 kr. 2009 års kostnader 705 kr. Omsättningstillgångar: 356 326 kr (kassa, pg, bank o fodringar ingår, fonder ingår ej) 441 331 kr i sammanlagda tillgångar. Syftet med att sätta in pengar i fonder var att avkastningen skulle gå till årets Juniorförare. Pengarna i fonderna kommer i huvudsak från Svemo (ca 30 000kr per år) och RFs DF bidrag. Största kostnaden för distriktet under 2008 var styrelsekostnader, tex kost o logi samt bilersättningar. DM priser till de mindre grenarna utan egen kassa, har betalats av distriktet. Beslut: Protokollet från det konstituerande mötet ska kopieras och vidimeras så att man kan lämna in detta till banken. Beslut: Mötet ombad Jan Nordström göra presentation tills nästa möte angående hur ekonomin fungerar inom Östra Distriktet: Vilka pengar kommer till Östra Distriktet från Svemo och DF, hur funkar fonderna, JNs egna frågor om ekonomin, T Avelins sypunkter, varför så mycket i kassan, distriktets normala kostnader och intäkter, vilket ansvar har grensektionerna. 9 Rapport från grensektionerna Enduro: Lars Pärnebjörk: Senaste nytt: Östra Open färdigkörd för denna säsong. Många deltagare, i snitt 308 per deltävling. Ändrad startordning har uppskattats. 6 timmars 10/5. Träningsläger inplanerat för Ungdom (Eo och E1 samt tjejer) på senvår/ försommar. I höst kommer miniserie för mörkeråkning. Finns många Sidan 3 av 6
funktionärer just nu. För att få banlicens enduro: karta uppritad och inskickad till Svemo med godkännande från länsstyrelsen. Kostnad för banlicens är 600kr. Polismyndigheten kan behöva ge tillstånd för att oregistrerade hojar ska få köra. Utmaning: Att se till att Ungdom och tjejer fortsätter åka. Körkortskrav är problem eftersom yngre förare inte kan åka alla tävlingar. Motocross/Quad/Supermoto/Backe, Eva Fahlén: Senaste nytt: Just nu ingen större tävlingsverksamhet, startar huvudsakligen i april. Utmaning: Nya Motionscrossreglerna stoppar adminhundringen och begränsar startavgiften (kan detta gälla alla discipliner?). Motocross kommittén kan här behöva hjälp av distriktet -återkommer med begäran om detta i så fall. I övrigt är ljud det störst problemet. Trial, Jan Nordström: Senaste nytt: Trial möte Örebro igår. Nya regler diskuterades. Utmaning: Trial sporten är för liten, vill växa. Gärna fler tjejer. God reklam har varit VM i Uddevalla (i Sverige för första gången på många år) samt NM inomhus (för första gången, i samband med MC Mässan). Bägge arrangemang blev mycket lyckade. Trial-eliten är mycket liten (6 förare i SM klassen). Ska försöka göra banorna/sektionerna av banorna på ett sätt så fler vill köra SM. Behöver ta fram Guldhjälms-utbildningsmaterial. Kan man värva förare från övriga discipliner (istället för att någon slutar helt med motorsporten kanske de vill prova annan disciplin)? Miljösituation: regler har skärpts för att ta hand om spill (alltid miljömatta). Rundbana: inte representerade på mötet. Dragracing: inte representerade på mötet. Roadracing/Minimoto: inte representerade på mötet. Generellt: Samtliga närvarande önskar lära sig mer om de olika grenarna för att kunna göra ett så bra arbete som möjligt. 10 Förändringsarbete- hur blir vi bättre? Sektionerna under huvudstyrelsen bör kommunicera direkt till grenkommittérna och inte via distriktets styrelse. Detta eftersom distriktet delgerat grenbunden verksamhet till kommittéerna (där experterna på grenen sitter). Sidan 4 av 6
Förbättra kommunikationen utåt: Grenkommittéernas eventuella hemsidor bör länkas ihop med en huvudsida för Östra Distriktet. Denna huvudsidan ska ligga på en länk från Svemos sida. Huvudsidan ska innefatta en intranät-funktion. Beslut: Bygga www.svemoostra.se (kolla med Svemo att adressen är OK) i samma stil som www.ostramx.org. Ha kvar styrelsen på Östras länk på svemo.se och lägg sedan länk till Östras nya sida samt grenkommittéernas sidor. Se till att länkar mellan hemsidorna öppnas i nya fönster. 11 Hemsida Diskuterades under punkt 10. 12 Utbildning 2009 Utbildningsplan för motocross har skapats, övriga grenkommittéer måste inkomma med önskemål om utbildningar så att en Östra MF utbildningsplan kan skapas. EF informerade att Acklin är föreslagen till Östra MF som fackman (alltså examinator och kunnig inom grenen) i sin gren. Beslut: EF mailar alla grenkontaktmän för att få in utbildningsplaner. 13 Miljöarbete 2009 Punkten utgick eftersom miljöansvarig ej var närvarande. 14 Övrigt Lilla Förbundsmötet: Delegaterna är samma som de som utseddes inför förra Förbundsmötet- de sitter på två år. Beslut: BN kollar med Bodil Dahl när inbjudan till Lilla Förbundsmötet skickas ut till delegaterna eftersom ingen info kommit ännu. DF kontaktmän: Utses av styrelsen och sitter kvar tills de avgår eller byts ut. Vi saknar arbetsbeskrivning för DF-ombud. Ska vara länk mellan RF och distriktet. Beslut: BN pratar med T Avelin om hur detta fungerar. Sidan 5 av 6
Bästa klubb: Beslut: AE ser till att vandringspriset returneras, och att det delas ut till detta års Bästa klubb. Mötesprotkoll: Beslut: AE maila ut stadgarna samt protokoll från mötena. AE skicka ut ej justerat protokoll till styrelse, revisorer och valberedning. De styrelsemedlemmar som närvarat kan sedan begära justering av protokollet under nästkommande möte. Om inga justeringar då begärs, anses protokollet justerat och skrivs under av ordföranden. Arbetsbeskrivning för distriktet: Beslut: BN ber Bodil Dahl om detta. Nästa möte: Beslut: Ska prioritera ekonomidiskussion samt hemsida. Agendan i övrig ska hållas kort. EF kollar upp om vi får bra pris på mötesrum på Quality Hotel den 23/4 kl 18.30. Bilersättning: Styrelsens får ersättning genom att fylla i reseräkning som hittas på Svemos hemsida. Skriv i kontonummer samt clearingnummer i fältet för plusgiro. 15 Mötets avslutande Ben Nyman avslutade mötet. Protokollet justerat: Datum: Ordförande Ben Nyman: Sidan 6 av 6