Nya ramavtal för översättningstjänster 2012
Förstudie/Upphandling Informationssamling Behovsanalys Marknadsanalys Bearbetning och sammanställning Förstudierapport Påbörjar upphandlingsarbetet Förfrågningsunderlag Ramavtal inom översättning Sid 2
Förstudie - faktainsamling Kundenkät (214 myndigheter, 43 % besvarade) Möte med myndigheter Leverantörsenkät (28 leverantörer, 43 % besvarade) Möte med leverantörer Möte med Branschorganisationerna, Föreningen Auktoriserade Translatorer (FAT) och Sveriges Facköversättarförening (SFÖ) Möte rättsavdelningen på Kammarkollegiet som ansvarar för auktoriseringen av översättare Sid 3
Referensgrupp Domstolsverket Riksbanken Riksdagen Sida Statistiska centralbyrån Utrikesdepartementet Valmyndigheten Sid 4
Behovsanalys Kartlägga myndigheters behov och skillnader. Kartlägga marknadens utbud och erfarenheter. Det är nödvändigt att få en bild hur branschen fungerar och ta reda på vilka problemställningar som finns inom området. Hitta avropsrutiner utifrån ett användarvänligt perspektiv. Sid 5
Behovsanalys Att säkerställa att upphandlingen tillhandahåller leverantörer som levererar översättningar av hög kvalitet och upprätthåller en hög servicenivå. Utreda missnöjet med tidigare ramavtal. Kvalitetsbrister i både utförande och service. Vilka språk efterfrågas/efterfrågas inte. Sid 6
Nyheter/Förändringar Krav på utförande enligt SS-EN 15038:2008 Språkindelningen utökades (från tre till fem) Utökade möjligheter att gå förbi rangordningen (12) - Bland annat; efterfrågat ämnesområden, rätt kompentens, dokumenttyp, auktoriserad. Synpunkter från avropande myndigheter via länk på avropa.se samt genom NKI undersökning. - Kan ej motta beställningar under sex månader. - Tre varningar (sista plats i rangordningen, häva) Sid 7
Nyheter/förändringar Datorstödd översättning, CAT-verktyg, översättningsminnen Översättarens kontroll av översättning innan leverans. Slutlig verifiering innan leverans Krav på översättarens yrkeskompetens Extra uppföljning av vissa specifika krav för att på så sätt upprätthålla en hög och jämn kvalitetsnivå. Tydliga krav vid beställning och bekräftelse Sid 8
Små och medelstora företag För att öka konkurrensen inom området och därmed skapa bra förutsättningar för goda affärer, har följande gjorts: - Utökat språkindelningarna - Möjlighet att nyttja underleverantörer - Gå samman, bilda konsortium - Tagit bort omsättningskrav Sid 9
Tjänster Översättning till och från svenska Språkgranskning tidigare översatta dokument Korrekturläsning tidigare översatta dokument Bestyrkande per handling av auktoriserad translator tidigare översatta dokument Sid 10
Språkområden Engelska (amerikansk och brittisk) A Arabiska Finska Franska Persiska (Farsi) Polska Ryska Somaliska Spanska Tyska Sid 11
Språkområden B Albanska BKS (Bosniska, Kroatiska, Serbiska) Bulgariska Danska Estniska Grekiska Isländska Italienska Lettiska Litauiska Nederländska Norska Persiska (Dari) Portugisiska Rumänska Slovakiska Slovenska Sydkurdiska (Sorani) Thailändska Tjeckiska Turkiska Ungerska Sid 12
Språkområden C Amhariska (Amarinja) Armeniska Azerbajdzjanska (Azeriska) Bengaliska Hebreiska Japanska Kinesiska (Mandarin, Kantonesiska) Makedonska Mongoliska Pashto Romani chib Tigrinska Ukrainska Uzbekiska Vietnamesiska Sid 13
Språkområden D Obs att alla leverantörer inte tillhandahåller samtliga språk (se avropa.se) Afrikaans Georgiska Hindi Indonesiska Jiddisch Kazakiska Khmer Kirgiziska Kirundi Koreanska Lingala Luganda Malajiska Mandinka Meänkieli Nepalesiska Nordkurdiska (Kurmandji) Punjabi Samiska (Nord-, Lule-, Syd-) Swahili Syriska Tagalog Tamil Tjetjenska Uiguriska Vitryska Sid 14
Leverantörer Engelska 1. Språkservice 2. Space 360 3. Semantix 4. CBG Konsult & Information 5. The Business Translator A 1. Språkservice 2. Space 360 3. Semantix 4. Adman 100 språk 5. Linguacom Sid 15
Språkområden B 1. Språkservice 2. Space 360 3. Semantix 4. Maems/Daccab 5. Adman 100 språk D 1. Språkservice 2. Semantix 3. Maems/Daccab 4. Järva Tolk & Översättning C 1. Space 360 2. Språkservice 3. The Business Translator 4. Maems/Daccab Sid 16
Avropsförfrågan Avropande organisation Kontaktuppgifter till kontaktperson Leveransadress Fakturaadress (om annan än leveransadress) Specificering och omfattning av de tjänster som beställs samt en kort beskrivning vad översättningsuppdraget avser. Källspråk (översättning från) och målspråk (översättning till) Leveranstyp (Normal/Express). Leveransdag Leveranssätt och dokumentformat Krav och önskemål på översättare Övrig information till översättaren (språkvarianter, syftet, inriktning och målgrupp, referensmaterial, terminologi, interna ordlistor etc.) Sid 17
Ämnesområden Juridik Ekonomi Medicin Teknik Utbildning Politik Statsvetenskap Natur och miljö Naturvetenskap Energi (el, gas, fjärrvärme) Kultur Transport Annat ämnesområde (specificeras vid avropet) Sid 18
Dokumenttyper Artiklar (t.ex. tidningsartiklar, vetenskapliga artiklar). Avtal Beslut, domar (t.ex. individärenden). Betyg, intyg Ekonomiska texter (t.ex. verksamhetsberättelser, årsredovisningar, ekonomiska rapporter, propositioner med ett huvudsakligt ekonomiskt innehåll). Författningstexter (t.ex. lagtexter, förarbeten, föreskrifter, traktat) Informationsmaterial (t.ex. broschyrer, trycksaker, presentationsmaterial, pressmeddelanden). Sid 19
Dokumenttyper Kursplaner, utbildningsplaner Kvalificerade juridiska texter (t.ex. rättsutredningar). Rapporter Strategidokument, styrdokument (t.ex. rutiner, handlingsplaner, policy, handböcker, riktlinjer) Tal, brev Uppsatser, avhandlingar Webbinformation Sid 20
Översättare Krav kan ställas på: Auktoriserad översättare (translator) finns endast i ett begränsat antal språk, se Kammarkollegiets webbsida. Namngiven översättare. Översättarens CV. Myndigheten ska ha rätt att begära en annan översättare om myndigheten finner att översättarens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Myndigheten har också rätt att välja bort en översättare som har levererat bristande eller felaktiga översättningar vid tidigare uppdrag. Sid 21
Avropsordning Avrop (beställning) sker inom respektive språkområde. Man kan inte avropa översättning där svenska inte är ett av språken, t.ex. från finska till turkiska. Indelningen i språkområden gäller även tilläggstjänsterna. Fast rangordning inom varje språkområde. Ett antal möjligheter att avvika från rangordningen, dvs. gå vidare till nästa leverantör. Ramavtalet bygger på att beställaren ställer tydliga krav i sin förfrågan och snabbt kan gå vidare i rangordningen om den första leverantören inte kan möta kraven. Sid 22
Undantag Om leverantören inte har besvarat beställningen alt. inte återkommit med bekräftelse av beställning. Om leverantören inte kan åta sig uppdrag. Om leverantören inte kan erbjuda auktoriserad translator inom det språk som ska översättas. (Gäller under förutsättning att auktorisation finns i detta språk). Om leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat språk. Om leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågat ämnesområde. Om leverantören inte kan erbjuda översättning inom efterfrågad dokumenttyp. Sid 23
Undantag Om leverantören inte kan tillhandahålla en översättare med rätt kompetens och/eller lämplighet för uppdraget. Om leverantören inte kan leverera enligt den leveransdag som begärts av myndigheten. Om leverantören avbryter uppdrag och detta beror på leverantören. Om myndigheten avbeställer uppdrag och detta beror på leverantören. Om myndigheten hävt eller sagt upp uppdrag och detta beror på leverantören. Om myndigheten har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd. Sid 24
Tillgänglighet Leverantören ska finnas tillgänglig för att ta emot beställningar och besvara frågor under kontorstid (helgfri måndag till fredag 08.00 17.00, med eventuellt avbrott för max en (1) timmes lunch). Sjukdom, semester eller annan frånvaro ska inte påverka. Leverantören ska kunna ta emot och leverera uppdrag per e- post, telefon, fax och post. Mottagningsbevis ej detsamma som bekräftelse av uppdrag. Sid 25
Bekräftelse Bekräftelse av uppdrag, skriftligen via e-post, även om Leverantören inte kan åta sig uppdraget (ska motiveras). Senast 15.00 nästa helgfria arbetsdag. På begäran från Myndigheten vid brådskande uppdrag som innebär översättning av högst 500 ord, senast kl. 16.00 samma arbetsdag förutsatt att beställningen kommit Leverantören tillhanda senast kl. 12.00 samma dag. Sid 26
Bekräftelse Bekräftelsen ska minst innehålla: Leveransdag Namn på kontaktperson (projektledare). Namn på översättaren eller översättarens unika identitet. Översättarens CV, i de fall sådan efterfrågats. Namn på efterfrågad auktoriserad translator. Beskrivning av översättarens kunskaper inom ett eller flera ämnesområden. Beskrivning av översättarens erfarenhet av en eller flera dokumenttyper. Eventuellt övriga uppgifter som efterfrågats. Uppgift om pris. Sid 27
Kontaktperson Leverantören ska tillhandahålla kontaktperson/er som ska fungera som projektledare. Projektledaren ska ansvara för uppdraget gentemot Myndigheten. Projektledaren ska vara ansvarig för att uppdraget genomförs i enlighet med beställningen samt bestämmelserna i ramavtalet. Projektledaren ska för uppdraget: utse lämplig översättare för det aktuella uppdraget. utfärda instruktioner till alla parter som berörs av uppdraget. möjliggöra och se till att översättningen blir konsekvent. ansvara för att tidsschema följs. se till att kontakt upprätthålls med alla parter som berörs av processen, inklusive Myndigheten. godkänna leverans. Sid 28
Uppdrag Ändringar under uppdragets gång kostnadsökning ska kunna påvisas av Leverantören debiteras per timme enligt skriftlig överenskommelse. Avbeställning av hela eller delar av uppdraget utan kostnad om ännu ej genomfört, eller avbeställt p.g.a. Leverantören, annars ersättning för utfört arbete. Avbrytande Leverantören kan avbryta om förutsättningar väsentligt ändrats. Utfört arbete ska ersättas. Sid 29
Kontroll När översättningen är slutförd och innan leverans sker ska Leverantören ansvara för att översättaren själv kontrollerar sitt arbete. Kontrollen ska minst innefatta: att innebörden av texten översatts korrekt, att översättningen är fullständig, att den inte innehåller felaktigheter och att de angivna specifikationerna är uppfyllda. Översättaren ska göra eventuella nödvändiga ändringar. Leverantören ska ansvara och slutligt verifiera att tjänsten som levererats är i enlighet med angivna specifikationer i beställningen. Kontroll och slutverifiering ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. Sid 30
Leverans Typ av leverans: Normalleverans - Uppdrag som avser normalleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post), För texter med 2 001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 10 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Myndigheten och Leverantören. Återkoppling omgående om avtalad leveransdag ej kan hållas. Normalleverans gäller även om Myndigheten inte angett något vid avrop. Sid 31
Leverans Typ av leverans: Expressleverans - Uppdrag som avser expressleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till 2 000 ord ska leverans ske inom 3 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post), För texter med 2 001 till 10 000 ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar exkl. postbefordran (A-post) För texter över 10 000 ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Myndigheten och Leverantören. Återkoppling omgående om avtalad leveransdag ej kan hållas. Krav på snabbare leverans än 3 dagar kan ställas men inte till ramavtalspriser. Pris medger inte avvikelse från rangordning. Sid 32
Leverans Leveranssätt: Post (A-post) Fax E-post Annat sätt, t.ex. budning, betalas av Beställaren Dokumentformat vid leverans Pappersformat Digitalt format, Word 2003 eller senare/likvärdigt alt. PDF Flera papperskopior eller annan layout/grafisk formgivning omfattas inte av ramavtalet kostar extra men medger inte avvikelse från rangordning. Sid 33
Leverans Brist vid utförandet om tjänsten avviker från de krav som ställts i upphandlingen eller i avropet Kräva rättelse på Leverantörens bekostnad, senast inom 10 arbetsdagar Skälig nedsättning av ersättningen Skadestånd Leverantörens ansvar för brist gäller tre (3) månader efter att Myndigheten mottagit leveransen Säga upp beställningen - Leverantören ersätts för färdigt resultat Häva beställningen - prestationer återgår (resultat och betalning) Reklamera så snabbt som möjligt! Reklamationsblankett, kopia till Statens inköpscentral Sid 34
Leverans Leveransförsening om Leverantören befarar en försening; Omgående meddela Beställaren skriftligt, med orsak angiven Ange när leverans beräknas kunna ske Beställaren har rätt till vite per påbörjad förseningsdag Beställaren har rätt att säga upp alternativt häva beställningen på grund av att förseningen innebär sådan olägenhet att ny leveranstid inte kan godkännas Vid stor olägenhet för Beställaren eller underlåtelse att meddela Beställaren rätt till skadestånd Sid 35
Priser Prisuppgifterna som offererats i upphandlingen är fasta i ett (1) år från och med 2012-07-01, finns tillgängliga på avropa.se Lämnade priser ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av uppdraget Ordräkningen som ska ligga till grund för prissättningen ska göras i källspråket, om ej möjligt i målspråket Timdebitering kan förekomma då pris/ord-modellen inte kan användas Minimidebitering på 200 ord alternativt 1 timmes arbete Pris per ord för texter som överstiger 10 000 ord debiteras i enlighet med priset för normalleverans för text från 2 001 till 10 000 ord Redan översatta mall- eller blankettexter som Beställaren tillhandahåller i digitalt format eller på papper får inte debiteras igen vid senare tillfälle Sid 36
Fakturering Tjänster faktureras månadsvis. Betalning sker trettio (30) dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt Inga tillkommande avgifter Ingen fakturering får ske direkt från underleverantör/översättare Beställaren kan begära specificering av delsummor per avdelning/ enhet/ kostnadsställe eller specificering av antal ord och pris per ord Sid 37
Övrigt Leverantören ansvarar för säker hantering och förvaring av handlingar Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa sekretess och informationssäkerhet Handlingar som skickas via e-post ska skickas som krypterad fil om Beställaren så begär Leverantören får inte ersätta namngiven översättare med annan utan Beställarens skriftliga medgivande Leverantören är skyldig att ersätta översättare som Beställaren anser saknar rätt kompetens Sid 38
Uppföljning Kontinuerlig uppföljning av kvalitén Synpunkter från avropande myndigheter Enkät Referensgrupp Granskning av beställningar och leveranser Kvalitesrevision Dialog med leverantör Åtgärdsplan Uppföljning av åtgärdsplan Varning Avstängning Nedflyttning Hävning Sid 39
TACK! Jeanette Hemmingsson 08 7000 728 jeanette.hemmingsson@kammarkollegiet.se Klas Ericsson 08 7000 737 klas.ericsson@kammarkollegiet.se Anna Olander Selldén 08 7000 643 anna.olander.sellden@kammarkollegiet.se Sid 40
Sid 41