Vägledning för avrop av tolkförmedlingstjänster

Transkript

1 Sid 1 (17) Vägledning för avrop av tolkförmedlingstjänster Dnr

2 Sid 2 (17) Version nr: Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: Utformning av avropsförfr , 4.5.1, 5.1, 5.2.6, 6.3.2, 6.3.3, 6.3.5, 7 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Ramavtalsleverantörer 3 4 Övergripande information om ramavtalsområdet Ramavtalens giltighetstid Omfattning Språk Kompetenser Tolkanvändarutbildning Valmöjligheter vid bokning av tolk Avropsordning Avropsstöd Avropsblankett Webbaserat bokningssystem 6 5 Genomförande av avrop Utformning av avropsförfrågan Utskick av avropsförfrågan Rangordning Avvikelse från avropsordning Tillgänglighet Mottagningsbevis Bekräftelse av bokning Bekräftelsens innehåll Kontrakt 11 6 Uppdrag/Leverans Allmänt Avbokning Priser och fakturering Pris myndighetskategori A Pris myndighetskategori B Tolkrekvisitioner Betalning Försening och fel 16 7 Uppföljning 16

3 Sid 3 (17) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande tolkförmedlingstjänster, dnr Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på där Ni även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral. Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på som är gällande. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för tolkförmedlingstjänster kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Avropsberättigade myndigheter och organisationer framgår av ramavtalen samt av I denna vägledning används begreppet Kund i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade inom detta ramavtalsområde. 3 Ramavtalsleverantörer Ramavtalsleverantörer (tolkförmedlingar) på detta ramavtalsområde framgår av I denna vägledning används begreppet Leverantör" och avser då alla ramavtalsleverantörer (tolkförmedlingar) inom detta ramavtalsområde. 4 Övergripande information om ramavtalsområdet Nedan följer en beskrivning av ramavtalens omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. 4.1 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga i 24 månader fr.o.m. dagen för undertecknande och kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral i upp till 24 månader. Kontrakt som ingåtts under ramavtalets giltighetstid påverkas inte av att ramavtalet löpt ut.

4 Sid 4 (17) 4.2 Omfattning Ramavtalen omfattar tillhandahållande och förmedling av tolkar för utförande av uppdrag avseende kontakttolkning och telefontolkning till Kund samt övriga åtaganden som ingår i Ramavtalet. Inom begreppet kontakttolkning innefattas även videotolkning och tolkning via webb. Ramavtalen omfattar inte konferenstolkning och teckenspråkstolkning Språk Leverantören ska tillhandahålla kontakttolkar och telefontolkar inom samtliga nedanstående språk: Albanska Amarinja Arabiska Armeniska Assyriska/Syrianska Azerbajanska Badinani Bengali BKS (Bosniska, Kroatiska, Serbiska) Bulgariska Burmesiska Danska Dari Engelska Estniska Finska Franska Georgiska Grekiska Hindi Holländska Italienska Kantonesiska Kurmandji Lettiska Lingala Litauiska Luganda Makedoniska Mandarin/rikskinesiska Mongoliska Pashto Persiska Polska Portugisiska Punjabi Romani Rumänska Ryska Slovakiska Somaliska Sorani Spanska Swahili Tagalog Tamil Thailändska Tigrinska Tjeckiska Tjetjenska Turkiska Tyska Ungerska Urdu Uzbekiska Vietnamesiska Wollof I bilaga 4 Språkförteckning icke obligatoriska språk (för respektive Leverantör på framgår inom vilka ytterligare språk som kontakttolkar och telefontolkar kan tillhandahållas.

5 Sid 5 (17) Observera att Leverantören inte har möjlighet att lägga till något ytterligare språk under ramavtalsperioden, utan får endast ta emot uppdrag inom de språk som kryssats för av Leverantören i bilaga Kompetenser Leverantören ska tillhandahålla tolkar med nedanstående kompetenser: Av Kammarkollegiet auktoriserad tolk med specialistkompetens som rättstolk (RT) och sjukvårdstolk (ST) inom de språk där sådana finns att tillgå. För information om inom vilka språk där auktoriserade tolkar med specialistkompetens finns att tillgå, se Av Kammarkollegiet auktoriserad tolk (AT) inom de språk där sådana finns att tillgå. För information om inom vilka språk där auktoriserade tolkar finns att tillgå, se Övrig tolk, ej auktoriserad (ÖT) Med övrig tolk avses: - En av Kammarkollegiet ej auktoriserad tolk som har genomgått sammanhållen grundutbildning som ges vid folkhögskolor och studieförbund som tidigare har varit under tillsyn av Tolk- och översättarinstitutet vid Stockholms universitet och nu är under tillsyn av Myndigheten för yrkeshögskolan, se eller: - Tolkar som har gått andra tolkutbildningar utan statlig tillsyn, men som minst har gått grundutbildning /introduktionsutbildning (30 timmar) i tolketik och tolkmetoder Tolkanvändarutbildning Leverantören ska tillhandahålla utbildning avseende tolkanvändning till Kund som efterfrågar det. I priset för utbildningen ingår samtliga kostnader för den utbildningspersonal Leverantören tillhandahåller samt för eventuellt utbildningsmaterial. Kund ansvarar för att tillhandahålla lokal samt kostnader för denna i samband med utbildningen. Se bilaga Pris. 4.3 Valmöjligheter vid bokning av tolk För att möjliggöra en ökad flexibilitet vid val av kontakttolk har Kund möjlighet att välja att boka tolk enligt de tre nedanstående förfarandena: En tolk på nära håll. Med tolk på nära håll menas en tolk vars restid till tolkmötet är maximalt en (1) timme.

6 Sid 6 (17) En tolk via video. Med tolk via video menas att tolkning sker via videolänk. Kund ansvarar för att utrustning för tolkning via video finns. Inom denna kategori kan även tolkning via webb komma att bli aktuell. En tolk vars restid till tolkmötet överstiger en (1) timme. Tolk med en längre restid än en (1) timme får endast anlitas om Kund har godkänt de resekostnader som är förknippade med uppdraget. 4.4 Avropsordning För detta ramavtalsområde gäller en fastställd avropsordning per län enligt den rangordning som finns angiven på En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till först rankad Leverantör inom det aktuella länet. Se punkt för undantag. Avropsförfrågan bör vara skriftlig och kan sändas via e-post till Leverantörens angivna e-postadress på Avropsstöd Avropsblankett Statens inköpscentral tillhandahåller en avropsblankett för att tydliggöra och underlätta avropen för både Kund och Leverantör. Avropsblanketten och tillhörande instruktion hittar du på Webbaserat bokningssystem Leverantören ska inom sex (6) månader från avtalstecknandet tillhandahålla ett webbaserat bokningssystem där Kund ska kunna boka tolk. Bokningssystemet ska vara tillgängligt via Leverantörens hemsida dygnet runt, alla dagar på året. 5 Genomförande av avrop 5.1 Utformning av avropsförfrågan En avropsförfrågan (beställning/bokning av tolk) bör minst innehålla följande: Myndighetens namn Enheten/avdelningens namn

7 Sid 7 (17) Handläggarens namn och kontaktuppgifter. OBS! Ange gärna ett alternativt telefonnummer. Datum samt start- och sluttid då tolkuppdrag ska äga rum Typ av tolkning (kontakt- eller telefontolkning) Adress där tolkuppdraget ska genomföras (vid kontakttolkning) Vilket/vilka språk som kommer att talas under tolkuppdraget Tolkens kompetensnivå (Auktoriserad tolk med specialistkompetens som rättstolk (RT) eller sjukvårdstolk (ST), auktoriserad tolk (AT) eller övrig tolk (ÖT)) Kort beskrivning av uppdraget (domstolsförhandling, förhör, möte med handläggare etc.) Utförande av tolkuppdraget, vid kontakttolkning (tolk på nära håll, tolk via video eller tolk vars restid till tolkmötet överstiger en timme). Övriga önskemål (önskemål om att tolken har särskild utbildning, visst kön eller viss dialekt etc.) Om ett kundnummer har erhållits från en leverantör vid ett tidigare uppdrag ska det anges vid avropet när avropsförfrågan ställs till den leverantören. 5.2 Utskick av avropsförfrågan Rangordning I denna upphandling tillämpas en fast avropsordning (rangordning) per län. Kund ska i första hand kontakta den Leverantör som har plats nummer ett (1) i rangordningen inom respektive län Avvikelse från avropsordning I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har Kund rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande Leverantör i rangordningen, osv. Om Leverantören inte besvarat bokningen alternativt inte återkommit med bekräftelse av bokningen. Om Leverantören inte kan åta sig uppdraget. Om Leverantören inte kan erbjuda tolk inom efterfrågat språk. Om Leverantören inte kan erbjuda telefontolk med den efterfrågade kompetensen (RT, ST, AT eller ÖT) inom efterfrågat språk.

8 Sid 8 (17) Om Leverantören inte kan erbjuda kontakttolk med den efterfrågade kompetensen (RT, ST, AT eller ÖT) inom efterfrågat språk vars restid till tolkmötet är maximalt en (1) timme. Om Leverantören inte kan erbjuda kontakttolk med den efterfrågade kompetensen (RT, ST, AT eller ÖT) inom efterfrågat språk via video. Om Leverantören inte kan erbjuda kontakttolk med den efterfrågade kompetensen (RT, ST, AT eller ÖT) inom efterfrågat språk vars restid till tolkmötet överstiger en (1) timme. Om Leverantören inte kan tillhandahålla en tolk med rätt kompetens och/eller lämplighet för uppdraget. Om Leverantören inte kan erbjuda en tolk med ett visst kön om så har efterfrågats. Om Leverantören inte kan erbjuda en tolk enligt den tidpunkt som begärts av Kund. Om Leverantören avbokar ett bokat uppdrag som ännu inte utförts, och detta beror på Leverantören. Om Leverantören avbryter ett påbörjat uppdrag, och detta beror på Leverantören. Om Kund hävt uppdrag och detta beror på Leverantören. Om Kund har påkallat sin rätt till vite och/eller skadestånd. Om inte heller nästa Leverantör i rangordningen kan leverera enligt önskemål går avropsförfrågan vidare till Leverantör nr tre. Avropsförfrågan får inte ändras eller förvanskas i de fall förfrågan går vidare till nästkommande Leverantör i rangordningen Tillgänglighet Leverantören ska tillhandahålla och förmedla tolkar dygnet runt årets alla dagar. Leverantören ska finnas tillgänglig för att besvara frågor via telefon och e- post under kontorstid. Med kontorstid avses helgfri måndag till fredag kl Övrig tid, dygnet runt alla dagar på året, ska Leverantören finnas tillgänglig per telefon vid akuta ärenden. Leverantören ska säkerställa att bokningar kan tas emot och frågor kan besvaras i samma omfattning som ovan även i samband med sjukdom, semester eller annan frånvaro.

9 Sid 9 (17) Kund ska kunna boka och avboka tolk samt ändra redan inbokade uppdrag via e-post, telefon och fax (samt boka tolk via webbaserat bokningssytem), dygnet runt alla dagar på året Mottagningsbevis När Leverantören mottagit en bokning ska ett skriftligt mottagningsbevis att bokningen mottagits skickas till Kund per omgående om bokningen inkommer via webbaserat bokningssystem eller e-post. Om beställning inkommer via telefon eller fax ska ett skriftligt mottagningsbevis skickas snarast via e-post eller på annat sätt om detta överenskommits med Kund, dock senast inom en timme. Detta första mottagningsbevis är inte att likställa med att Leverantören bekräftat uppdraget utan enbart att bokningen har mottagits Bekräftelse av bokning Leverantören ska bekräfta bokningar enligt nedan angivna tidsramar: Bokning av tolk som görs minst sex (6) kalenderdagar före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören så snart det är möjligt, dock senast kl två (2) kalenderdagar efter att bokningen mottagits. Bokning av tolk som görs två till fem (2-5) kalenderdagar före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören så snart det är möjligt, dock senast kl dagen efter att bokningen mottagits. Bokning av tolk som görs senast kl dagen före uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören så snart det är möjligt, dock senast kl samma dag. Bokning av tolk som görs senare än kl dagen före uppdragsstart eller samma dag som uppdragsstart ska bekräftas skriftligen via e-post av Leverantören omgående Bekräftelsens innehåll Leverantören ska skriftligen via e-post eller via det webbaserade bokningssystemet bekräfta bokningen. Bekräftelse på annat sätt får ske först efter överenskommelse med Kund. Bekräftelsen ska minst innehålla: Datum samt start- och sluttid då tolkuppdrag ska äga rum. Adress där uppdraget ska genomföras. Anges endast vid uppdrag som innefattar kontakttolkning. Namn och kontaktuppgifter till kontaktperson hos Leverantören.

10 Sid 10 (17) Namn och kontaktuppgifter till tolken. OBS! Telefonnummer till tolken lämnas endast ut vid telefontolkning, vid kontakttolkning ska all kommunikation ske via leverantören. Uppdragets referensnummer. Uppgift om uppskattat pris. Vilket/vilka språk som kommer att tolkas. I de fall Kund efterfrågat tolkens CV ska denna bifogas. Tolkens kompetensnivå (Auktoriserad tolk med specialkompetens som rättstolk (RT) eller sjukvårdstolk (ST), auktoriserad tolk (AT) eller övrig tolk (ÖT)). Utförande av tolkuppdraget (en tolk på nära håll, tolk via video eller en tolk vars restid till tolkmötet överstiger en timme). Anges endast vid uppdrag som innefattar kontakttolkning. Övriga önskemål (önskemål om att tolken har särskild utbildning, visst kön eller viss dialekt etc.). Leverantören ska i samband med bokningen registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra uppdraget enligt de krav som ställts av Kund. I de fall bokningen är ofullständig eller oklar ska Leverantören omgående begära in ett förtydligande. Är bekräftelsen inte i enlighet med Avropet ska Kund kontakta Leverantören omgående och meddela vad som inte stämmer. Ändringar i Kontraktet ska av Leverantören ske skriftligen genom att en ny bekräftelse skickas till Kund eller att ett tillägg skickas till Kund via ett webbaserat bokningssystem eller via e-post. I de fall Kund efterfrågar en namngiven tolk ska Leverantören i möjligaste mån tillgodose detta. Om Leverantören inte kan tillhandahålla den av Kund efterfrågade tolken ska detta motiveras. Leverantören ska, i de fall Kund begär detta, tillhandahålla CV på den tolk som ska utföra uppdraget. Kund har rätt att begära en annan tolk om Kund finner att tolkens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Kund ska ha rätt att välja bort tolk som har utfört bristande eller felaktiga tolkningar vid tidigare uppdrag. Om Leverantören inte kan åta sig uppdraget i enlighet med de krav som ställts i avropet ska Leverantören skriftligen meddela Kund detta via e-post omgående eller senast enligt ovan angivna tidsgränser. Leverantören ska informera Kund om skälet till att denne inte kan åta sig uppdraget.

11 Sid 11 (17) Kontrakt När Leverantören bekräftat det avropade uppdraget och Kunden godkänt bekräftelsen föreligger ett kontrakt mellan parterna. Kontraktet utgörs av avropet (beställning av tolk), avropssvar (bekräftelse av beställning) och allmänna villkor. Allmänna villkor utgör en del av ramavtalet och reglerar avtalsförhållandet mellan Leverantör och Kund. Allmänna villkor gäller för samtliga avrop som sker inom ramen för ramavtalet, oavsett om de bifogas till avropet eller inte. Se för Allmänna villkor. 6 Uppdrag/Leverans 6.1 Allmänt Leverantören ska tillhandahålla och ansvara för att anlitade tolkar innehar giltig fotolegitimation, i vilken Leverantörens och tolkens namn, samt tolkens kompetens finns angivet på kortets framsida. Leverantören ska tillse att auktoriserade tolkar bär Kammarkollegiets tolkbricka vid kontakttolkning. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta i Kontraktet namngiven Tolk om Kund begär det och har sakliga skäl för sin begäran. Leverantören får ersätta i kontraktet namngiven tolk med annan tolk efter skriftligt medgivande från Kunden. En förutsättning för byte är att den nya tolken har samma kompetensnivå inom aktuellt ämnesområde som den ersatta tolken och att utförandet av uppdraget inte blir lidande av bytet. Vid tolkning via webb och/eller videolänk åligger det Kund att tillhandahålla och bekosta utrustning samt lokaler för detta ändamål. 6.2 Avbokning Kund har rätt att utan kostnad avboka uppdrag senast 48 timmar innan uppdraget ska påbörjas. Om Kund erbjuder ersättningsuppdrag för samma tid som det avbokade uppdraget och Leverantören tackar nej till detta uppdrag, kan Leverantören inte få ersättning för det avbokade uppdraget. Avbokning av tolk gäller från den tidpunkt Kund lämnar meddelande om avbokning. Vid avbokning ska Leverantören lämna en skriftlig bekräftelse via e-post på att avbokning skett. Denna bekräftelse ska kunna uppvisas av Kund som bevis på att avbokning skett.

12 Sid 12 (17) 6.3 Priser och fakturering Pris myndighetskategori A Myndighetskategori A omfattar de myndigheter som uppräknas i Förordning (1979:291) om tolktaxa, dvs. allmän domstol förvaltningsdomstol Marknadsdomstolen Arbetsdomstolen arrendenämnd hyresnämnd Statens va-nämnd åklagarmyndighet polismyndighet Kronofogdemyndigheten Arvode och all annan ersättning för myndighetskategori A ersätts enligt senaste utgåva av Domstolsverkets föreskrifter om tolktaxa. Leverantören har dock alltid rätt till en förmedlingsavgift per förmedling för vilken ersättning framgår av bilaga Pris Pris myndighetskategori B Myndighetskategori B omfattar övriga avropsberättigade myndigheter som inte ingår i och omfattas av myndighetskategori A. Leverantörens priser för myndighetskategori B utgår i enlighet med bilaga Pris. Se Priser för tolkning Priserna är fasta under ett (1) år från det att ramavtalet undertecknats. Därefter kan priserna justeras en gång per år. Priserna innefattar även ersättning för tidsspillan om högst 30 minuter. Pris för av Kammarkollegiet Auktoriserad tolk med specialkompetens (RT & ST) för första tolktimmen (60 min): 590 SEK Pris för av Kammarkollegiet Auktoriserad tolk med specialkompetens (RT & ST) per påbörjad halvtimme (30 min): 260 SEK Pris för av Kammarkollegiet Auktoriserad tolk (AT) för första tolktimmen (60 min): 460 SEK Pris för av Kammarkollegiet Auktoriserad tolk (AT) per påbörjad halvtimme (30 min): 205 SEK Pris för övrig tolk (ÖT), ej Auktoriserad, för första tolktimmen (60 min): 335 SEK

13 Sid 13 (17) Pris för övrig tolk (ÖT), ej Auktoriserad, per påbörjad halvtimme (30 min): 145 SEK Arvode ska alltid utgå med belopp motsvarande minst en timme (60 min) arvodesgrundad tid för tolkning. Ersättning beräknas för varje uppdrag för sig. Då uppdraget sträcker sig mer än en dag beräknas ersättningen för den sammanlagda tiden. Grundbeloppet, dvs. pris för första tolktimmen, utgår således endast en gång per uppdrag. Som arvodesgrundande tid räknas den sammanhängande tid under en och samma dag som tolken står till Kundens förfogande. Tiden räknas från den tidpunkt till vilken tolken är kallad och har infunnit sig. I tiden inräknas varje uppehåll med undantag av normal måltidspaus. Tidsspillan Tidsspillan utgör i allmänhet sådan tid då tolkens arbetstid tas i anspråk trots att den inte utgör arvodesgrundad tid. Ersättning för tidsspillan avgörs från fall till fall. Restid ska dock alltid anses som ersättningsgill tidsspillan. Normal måltidspaus utgör inte tidsspillan. Tidsspillan ersätts endast till den del sammanlagd tidsspillan överstiger trettio (30) minuter. Ersättning för tidsspillan utgår per påbörjad timme (60 minuter) med 65% av ovan angivna timpriser för respektive kompetensnivå. Under obekväm arbetstid utgår därutöver tillägg för tidsspillan för varje påbörjad halvtimme (30 minuter) med 40% av den ersättning som utgår för tidsspillan per timme (60 minuter). Obekväm arbetstid Tillägg för arbete under obekväm arbetstid ska utgå enligt nedan. Måndag till fredag kl och kl : Vid arbete under dessa tider har Leverantören rätt att debitera ytterligare 45 % av ovan angivna priser för första tolktimmen (60 minuter), därefter utgår tillägget 60 % av ovan angivna priser per påbörjad halvtimme (30 minuter). Söndag, annan allmän helgdag än nedan eller lördag kl : Vid arbete under dessa tider har Leverantören rätt att debitera ytterligare 75 % av ovan angivna priser för första tolktimmen (60 minuter), därefter utgår tillägget 100 % av ovan angivna priser per påbörjad halvtimme (30 minuter). Från kl på dag före långfredagen till kl på dagen efter annandag påsk eller från kl på dag före pingstafton, midsommarafton, julafton eller nyårsafton till kl på vardag närmast efter helgdagsaftonen:

14 Sid 14 (17) Vid arbete under dessa tider har Leverantören rätt att debitera tillägg för varje påbörjad tolktimme (60 minuter) respektive påföljande halvtimme (30 minuter) med belopp motsvarande dubbelt tillägg på tid måndag till fredag och Förmedlingsavgift Leverantören har rätt till en förmedlingsavgift per förmedlat uppdrag. Dock gäller följande; Om uppdraget sträcker sig över flera dagar så får en (1) förmedlingsavgift per dag debiteras. Om flera tolkar ska tolka under ett uppdrag så får en (1) förmedlingsavgift per tolk som bokas debiteras. Om kunden under pågående uppdrag gör tilläggsbeställningar som innebär att uppdraget utökas med ytterligare dagar eller tolkar så får en (1) förmedlingsavgift per ny dag respektive ny tolk debiteras. Om ett tolktillfälle innehåller flera uppdrag, t.ex. tolkning för flera personer i häktningsförhandlingar, så får en (1) förmedlingsavgift per uppdrag debiteras. Förmedlingsavgiften utgår i enlighet med bilaga Pris. Se För bokningar av tolkuppdrag som inkommer via telefon utanför kontorstid har Leverantören rätt att debitera ett tillägg på 100 % av förmedlingsavgiften. Med kontorstid avses helgfri måndag till fredag kl Övrigt Vid av Kund skriftligen beordrad resa har Leverantören rätt till ersättning för verifierade kostnader samt traktamenten. Ersättning utgår enligt Skatteverkets vid var tid gällande regler för ersättning av rese- och traktamentskostnader. Ersättning för tolks resa utgår endast för billigaste färdsätt om inget annat har överenskommits. Detta innebär att Leverantören är skyldig att tillse att resa för tolk sker på ett för Kunden ekonomiskt fördelaktigt sätt, såsom att nyttja kommunalt färdsätt så långt som detta är möjligt. I övrigt utgår ersättning för utlägg endast om verifierad kostnad är nödvändig för genomförandet av uppdraget och under förutsättning att Kunden på förhand godkänt utlägget. För eventuella utlägg ska detta på begäran av Kund kunna verifieras. Om inte utlägg kan styrkas på begäran utgår ingen ersättning. Semesterersättning utgår inte. Leverantörens priser för tillhandahållande av utbildning avseende tolkanvändning utgår i enlighet med bilaga Pris. Se

15 Sid 15 (17) Tolkrekvisitioner Leverantören ska kostnadsfritt för Kund tillhandahålla blanketter för tolkrekvisitioner vid kontakttolkning. På dessa ska följande uppgifter finnas och dokumenteras vid tolkning: Uppdragsnummer eller liknande Datum, tidpunkt och plats för tolkningen Tolkningstid Restid (tidsspillan) och eventuella resekostnader Myndighetens kontaktuppgifter, avdelning/enhet samt kontaktpersonens kontaktuppgifter Fakturerande enhet Tolkens namn eller unika identitet. Tolkens kompetensnivå (RT, ST, AT eller ÖT) Språk Signering av tolkanvändaren Efter genomförd kontakttolkning i enlighet med uppdraget undertecknas tolkrekvisitionen som en bekräftelse på genomfört uppdrag. Rekvisitionen ska undertecknas av berörd personal hos Kunden, som behåller en kopia. Tolkrekvisitionen utgör i sin tur ett underlag till fakturering. Leverantören ska kontrollera att angiven restid (tidsspillan) samt eventuella resekostnader i rekvisitionen är rimliga. Vid telefontolkning och vid tolkning via video eller webb ska Leverantören skicka en tolkrekvisition motsvarande uppgifterna ovan i denna punkt via e- post efter genomfört uppdrag. Om Kund anser att tolkrekvisitionen inte stämmer överens med genomfört uppdrag ska Kund kontakta Leverantören Betalning Betalning sker mot faktura. Av fakturan ska framgå ramavtalsnummer, avtalsreferens, uppdragets innehåll, arten och omfattningen av det arbete som utförts under den tidsperiod som fakturan avser, kostnader under perioden samt annan ersättning som skriftligen överenskommits. Betalning, inklusive mervärdesskatt, ska ske inom 30 dagar från det att fakturan kommit Kund tillhanda. Kund är dock aldrig skyldig att erlägga betalning innan 30 dagar har löpt efter uppdragets genomförande.

16 Sid 16 (17) Leverantören ska, såvida inte annat överenskommits, inom 30 dagar efter uppdragets genomförande, till Kund översända slutfaktura upptagande samtliga återstående fordringar avseende det genomförda uppdraget. Leverantören är inte berättigad att debitera faktureringsavgift eller andra tillkommande avgifter Försening och fel När tolk är försenad med mer än tio (10) minuter ska Leverantören kompensera Kund genom att inte debitera den första halvtimmen (30 minuter) av det aktuella uppdraget. När tolk är försenad med mer än femton (15) minuter eller helt uteblir från avtalat uppdrag har Kund rätt att häva kontraktet utan krav på ersättning från Leverantörens sida. Därutöver utgår vite i enlighet med ramavtalet. Om Leverantören avbokar uppdraget p.g.a. att tolken fått förhinder utgår inget vite. Väljer Kund att inte häva kontraktet och uppdraget därmed utförs trots förseningen utgår inget vite till Kund. Leverantören ska i det fall uppdraget kommer att utföras kompensera Kund genom att inte debitera den första halvtimmen (30 minuter) av det aktuella uppdraget. Fel föreligger när Leverantören brister i att utföra uppdrag i enlighet med kontraktet eller Allmänna villkor. Fel föreligger även i de fall tolkuppdraget inte kan genomföras på grund av bristande kompetens hos tolk eller om tolk inte genomför uppdraget i enlighet med Kammarkollegiets vägledning God tolksed. I dessa fall har Kund rätt att häva kontraktet utan krav på ersättning från Leverantören samt debitera Leverantören ett vite i enlighet med ramavtalet. Med bristande kompetens hos tolk menas att denne inte uppfyller de krav som ställts i kontraktet. Kund ska så fort bristen uppdagas avbryta uppdraget och meddela Leverantören om bristen. Skulle bristen uppdagas först efter att uppdraget genomförts ska Leverantören meddelas när bristen uppdagats. 7 Uppföljning För att Statens inköpscentral ska kunna följa upp kvalitén på levererade tjänster enligt ramavtalet är det av stor vikt att avropande myndigheter som reklamerar ev. brister även skickar en kopia på reklamationen till angiven kontaktperson på Statens inköpscentral. Se för reklamationsblankett och kontaktperson.

17 Sid 17 (17) När ni tecknar ett kontrakt med en ramavtalsleverantör, tänk på att följa upp priser, leveranser och övriga villkor som ni kommit överens om och som framgår av kontraktet. Avvikelser och brister kan vara både vites- och hävningsgrundande. Var noga med att bokföra alla avvikelser och brister för att kunna påvisa för leverantören vid ett tvisteförfarande. För att Statens inköpscentral ska få en bra bild av hur nöjda avropande myndigheter är med ramavtalet kommer kundnöjdhetsmätningar att göras under ramavtalsperioden. Om det efter genomförd mätning framkommer att avropande myndigheter har uttryckt att en eller flera leverantörer brister i utförandet av tjänsterna kommer en dialog föras med de enskilda leverantörerna. Dialogen syftar till att upphovet till klagomålen ska åtgärdas. Leverantören ska presentera en åtgärdsplan vilken kommer att följas upp. Inkomna synpunkter via länk på avropa.se samt via direktkontakt med Statens inköpscentral kommer att sammanställas och utvärderas. Framkommer det klagomål om brister kommer kontakt tas med avropande myndigheter för återkoppling. Syftet med återkopplingen är att utröna vad som är upphovet till klagomålen. Statens inköpscentral kommer att kalla leverantören till möte där denne ska presentera en åtgärdsplan för att komma till rätta med problemen. Därefter sker en uppföljning av åtgärdsplanen. Visar det sig att problemen kvarstår riskerar leverantören att exkluderas vid avrop och i längden flyttas ned i rangordning eller få ramavtalet hävt.