FR2000 Verksamhetsledning Kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet i ett system
Alla i organisationen drar sitt strå till stacken Integrerad certifiering Fler och fler organisationer (läs företag) får krav från sina kunder och andra intressenter att de skall ha ett kvalitets- och miljöledningssystem. Också andra viktiga delar av verksamheten bör ingå i ett ledningssystem, såsom arbetsmiljö, brandskydd och kompetensförsörjning. Fördelar mot ISO-världen Systemet utgår från SS-EN ISO 9001:2000, SS-EN ISO 14001:2004 och SS 624070 samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1 och Räddningsverkets allmänna råd om systematiskt brandskyddsarbete, SRVFS 2004:3. Lösningen för alla delar är ett integrerat ledningssystem! Kompetenta och motiverade medarbetare - Bra arbetsklimat ger bättre drivkraft - FR2000 innehåller krav på ett integrerat ledningssystem för kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet. Det kan användas av alla typer av organisationer. FR2000 finns som branschanpassade versioner. I dessa används respektive branschs egna begrepp och fokuserar på de krav som är speciellt viktiga i branschen. FR2000 har utvecklats av Företagarna i samarbete med olika branschförbund för att göra det enklare för små- och medelstora företag att införa ett kvalitets- och miljöledningssystem. FR2000 har ett enklare språk vilket gör det lättare att förstå och kommunicera. FR2000 är enklare att införa och använda eftersom alla delarna är integrerade till ett enda system. Organisationen ska kunna införa systemet utan att vara beroende av extern hjälp. FR2000 är en tolkning av ISO-standarderna för kvalitet och miljö. Till skillnad från ISO är FR2000 flödes- och processorienterat och därför enklare att förstå och genomföra. Systemet följer dina processer från kundförfrågan, genom ditt företag till leverans. Enkelhet, affärsmässighet och regelbundet förbättringsarbete är den röda tråden genom hela systemet. FR2000 har en lägre kostnad för certifiering. 2
Men om kunden kräver ISO? FR2000 är ett accepterat kvalitets- och miljöledningssystem. Det innehåller alla de krav som finns i motsvarande ISO-standarder. Skulle din kund ändå insistera på att du ska ha just ISO behöver du inte börja om. Det räcker att ringa ISO-revisorn! Branschanpassat för flertalet branscher 14 branschföreningar har i dagsläget anslutit sig till FR2000 och gjort egna anpassningar med specifika krav för branschen. På www.fr2000.se ser du vilka föreningar som har egna anpassningar. Miljöutredning Organisationen skall upprätta dokumenterade rutiner för att inventera och dokumentera alla miljösituationer som orsakas av organisationens verksamhet och produkter och bedöma vilka som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan. Arbetsmiljö Organisationen skall upprätta dokumenterade rutiner för att undersöka, genomföra Investering som ger tillbaka - Nöjd kund och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsmiljöarbetet skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Brandskydd Organisationer som äger eller är nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar skall upprätta dokumenterade rutiner för brandskydd. Resultatet av brandskyddsarbetet skall dokumenteras och bevaras.
Omfattning Kraven i basversionen av FR2000 är generella och avsedda att kunna tillämpas av alla organisationer, oberoende av bransch, storlek och vilken produkt som tillhandahålls. Organisationer i branscher där det finns giltiga branschanpassningar skall använda dessa, oavsett om organisationen är medlem av aktuellt branschförbund eller inte. Om organisationen har flera olika verksamheter och huvudverksamheten (mer än 50% av omsättningen) finns i en bransch med giltig branschanpassning, skall denna användas. Om något eller några krav i FR2000 inte är tillämpliga eller inte kan tillämpas skall organisationen beskriva varför. Utbildning Kunskap är en viktig förutsättning för att kunna utveckla organisationens verksamhet. Föreningen och de certifierade FR2000-konsulterna erbjuder olika former av stöd till organisationer som vill införa FR2000. Certifiering En organisation som uppfyller kraven i FR2000 kan få ett certifikat på detta. Rådet för FR2000 godkänner och utfärdar certifikatet efter granskning av en revisor som är godkänd av Rådet. När systemets rutiner är införda och tillämpas kan organisationen begära revision. Revisorn granskar dokumentationen och hur organisationen tillämpar rutinerna i sin verksamhet. Revisorn bedömer om organisationen kan godkännas. Om så är fallet, utfärdas ett certifikat som organisationen får använda i sin marknadsföring. Systemet följs upp genom årliga tillämpningsrevisioner. För närmare uppgifter om tillvägagångssätt och kostnader för certifiering, kontakta FR2000- kansliet. Revisorer garanterar kvaliteten Huvudmannaskapet för FR2000 har idag FR2000 i Sverige ekonomisk förening. Ett helt oberoende råd med ledamöter som representerar olika kompetenser som miljö, kvalitet, arbetsmiljö, skydd mot olyckor, tjänsteverksamhet och tillverkande verksamhet är ansvariga för och fastställer kraven. Tillämpningsrevisioner sker varje år och vart tredje år kan certifikaten förnyas efter en grundlig revision. Revisorerna är fristående personer som godkänns av Rådet för FR2000. För att bli godkänd krävs att revisorn har revisionsledarutbildning och har genomfört revisioner tidigare inom samtliga områden.
Så här kan det gå till En kortfattad beskrivning: FR2000 innehåller 16 avsnitt för verksamhetsbeskrivning och 53 avsnitt för verksamhetsledning. Det är mot dessa avsnitt organisationen revideras. Systemet är uppbyggt i 10 kapitel med en tydlig, flödesorienterad struktur. 1. En verksamhetsbeskrivning som speglar nuläget tas fram genom diskussioner med medarbetare och dokumenteras. 2. En nulägesanalys som kartlägger rutiner, funktioner, arbetsmetoder (oavsett om de är bra eller dåliga) tas fram genom intervjuer med personer i företaget, SWOT-analyser och arbetsflödesanalyser. Företagets olika miljösituationer kartläggs, liksom aktuella lagkrav samt riskanalyser. 3. En rapport som beskriver styrkor, svagheter, hot och möjligheter (SWOT) skrivs. Åtgärder föreslås på kort och lång sikt. Rapporten är underlag för en handlingsplan. 4. Nulägesanalysen fortsätter med externa kontakter, intervjuer med kunder och leverantörer. 5. Analyserna sammanställs och förslag till nya och förbättrade rutiner fastläggs. 6. En verksamhetshandbok med verksamhetsbeskrivning upprättas. Detta innebär att dokumentera affärsidé, policies och alla rutiner från förfrågan till leverans och slutligt omhändertagande av produkten. Kraven i FR2000 Verksamhetsledning 1. Ledningen Affärsidé, riktlinjer, mål, organisation, riskhantering, förbättringsarbete, kompetensförsörjning, miljöutredning samt hälsa och säkerhet. 2. Marknadsföring och försäljning Marknad, hantering av order och reklamationer, uppföljning av levererade produkter samt kundtillfredsställelse. 3. Produktutveckling Styrning, genomgång, utprovning och dokumentation av produktutvecklingsarbetet. 4. Inköp Leverantörsbedömning, produktval och mottagningskontroll. 5. Produktion Planering och styrning av arbetet, kontroll samt underhåll av fordon och utrustning. 6. Distribution och leverans Godsmottagning, leveransgenomgång, emballering, märkning, förvaring och distribution. 7. Installation och montage Val av personal, planering av utrustning och resurser, arbete hos kund och information till kund. 8. Service Service till kunder, underhåll och hantering av reservdelar etc. 9. Dokumentstyrning Styrning och förvaring av dokument samt informationssäkerhet. 10. Verksamhetsbeskrivning En översikt över systemet som visar hur organisationen och dess verksamhet ser ut.
Verksamhetsbeskrivning Systematiskt brandskyddsarbete Därför är det smart att välja FR2000! Enklare än ISO att införa. Billigare än ISO-certifiering. Kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet, samt verksamhetsbeskrivning på samma gång. Kvalitetsledningssystem Miljöledningssystem Sparar tid, pengar och arbete. Mer pedagogiskt. Lätt att förstå. Leder till konkreta handlingar. Är ingen pappersprodukt. Innebär effektivare arbetsrutiner. Tydliggör ansvarsområden. Ökar förtroendet hos din kund. Systematiskt arbetsmiljöarbete Skapar ordning och reda. Ger kontroll över felhantering. Alla i företaget är delaktiga. Kartlägger alla bristkostnader. 6
Foto: Åsa Lindeblad Goda exempel Här är exempel på organisationer som valt att certifiera sig enligt FR2000: U.R. Plåt & Smide AB, Stockholm Ingvars Trafikutbildning AB, Vetlanda Röstberg & Bengtsson AB, Gävle Sensum Lås & Larm AB, Katrineholm KGC Verktyg & Maskiner AB, Älvsjö Fallqvist Glasmästeri Eftr. AB, Karlskoga Företagarna i Varbergs kommun, Varberg Örebro Trädgårdshall AB, Örebro Tolkförmedlingen, Mariestads kommun Effect Management Development AB, Karlstad Crustocon AB, Örebro Spedab i Örebro IPTL AB, Örebro TMC Betongelement AB, Vara Skoogs Mek Verkstad AB, Gävle Svenska Hus Förvaltning AB, Göteborg Ågrens Mekaniska AB, Strömsund MEA AB, Mariestad Nike Tech AB, Mariestad Beros Verktygsslipning AB, Kalmar Thore Boström Maskin AB, Gävle Kramers Mekaniska Verkstads AB, Töreboda Ilmeg Products AB, Nyköping ELON Svenska AB, Örebro Effekt personal i Sverige AB, Kristianstad Ventilationsgruppen AB, Göteborg Övriga certifierade organisationer hittar du på vår hemsida www.fr2000.se
För oss har certifiering inneburit att vi och våra kunder känner trygghet gällande kvalitetssäkringen av våra produkter. Idag är vi leverantör till ett av världens mest kvalitetskrävande företag, Toyota, tack vare FR2000. Åsa Gannå, VD, Nike Tech i Mariestad AB 130 arbetsplatser och mer än 500 medarbetare kräver rutiner. I FR2000 har vi funnit rutiner som kan kvalitetsoch miljösäkra vårt arbete. Både inför våra kunder och våra leverantörer samtidigt som våra medarbetare känner sig säkra på sina arbetsuppgifter och ansvarsområden. Göthe Johansson, Kvalitets- och miljöansvarig, ELON Svenska AB Certifieringen ledde till att våra roller blev mycket tydligare. Alla vet vad respektive person ska göra och alla gör på så sätt rätt sak. Även om vi redan tidigare tyckte att vi hade en god struktur i arbetet, har det blivit mycket bättre efter processen med FR2000. Framförallt vågar man släppa ansvaret för vissa bitar i förvissning om att rätt person har kontroll. Även om nyckelpersonerna är tillfälligt borta fungerar arbetet på ett bra sätt. För våra kunder, som framför allt är kommuner, är det en trygghet att veta att vi är granskade av en utomstående part och att en mätning av kvaliteten sker kontinuerligt. Jag ser enbart fördelar med vår certifiering. Per Janson, VD Fristaden allgott AB Ungdoms & Familjevård FR2000 i Sverige ekonomisk förening Box 172 44, 104 62 Stockholm Telefon 08-545 161 55 Fax 08-545 161 69 E-post info@fr2000.se www.fr2000.se Tryck och layout: SKILLTRYCK AB 2008 www.skilltryck.se