Nationella referensgruppen 16 mars 2011

ANTAL SIDOR 1(9) Nationella referensgruppen 16 mars 2011 Närvarande: Åsa Berglund, Informations- och lånecentralen, Malmö stadsbibliotek Lisbeth Forslund, Gävle stadsbibliotek Jette Guldborg Petersen, Malmö högskola Maria Hedenström, KB (adjungerad) Gunilla Herdenberg, KB Christina Jönsson Adrial (adjungerad) Calle Nathanson, Sveriges kommuner och landsting Agneta Olsson, Göteborgs universitetsbibliotek Christina Persson, Göteborgs stadsbibliotek Annika Peurell, Nordiska museets bibliotek Gunnar Sahlin, KB (ordförande) Inger Klondiras (sekreterare) Anmälda förhinder: Lars Björnshauge, Lunds universitets bibliotek Margaretha Eriksson, Regionbibliotek Skåne Johan Sterte, Luleå Tekniska universitet Kerstin Sahlin, Uppsala universitet Övriga närvarande från KB Elisabet Ahlqvist, p9. 1. Gunnar Sahlin öppnade mötet och hälsade välkommen. 2. Dagordningen godkändes. 3. Presentation av gruppen. Efter en presentationsrunda informerade Gunnar Sahlin kort om KB:s organisation och om en del förändringar från och med 2011. Nytt är det 1

ANTAL SIDOR 2(9) nationella samordningsuppdraget för alla offentligt finansierade bibliotek samt att KB fått ansvar för Filmarkivet i Grängesberg. En audiovisuell sal har invigts i Humlegården vilket innebär att KB får den publika verksamheten på ett ställe. KB:s anslag för 2011 är 328,3 mkr. Till nationell bibliotekssamverkan har anslagits 24 mkr, varav 15 mkr ska fördelas till lånecentraler och depåbibliotek. Gunnar konstaterar att de satsningar KB hittills gjort inom till exempel ovan nämnda områden inte täcks av nuvarande anslag. I budgetunderlaget för 2012-2014 som har lämnats in till regeringen föreslås anslagsökningar för att klara utvecklingsinsatserna. 4. Minnesanteckningar från föregående möte. Gicks igenom och lades till handlingarna. 5. KB:s inflytandestruktur och Nationella referensgruppen. a) Allmänt om uppdrag, nominering, mandatperiod, arbetssätt etc. Gunilla Herdenberg informerade att inom uppdraget för samordning och utveckling av informationsförsörjning till högre utbildning och forskning har KB sedan tidigare ansvar för utveckling och drift av Libris nationella system, licenser för e-resurser, open access, biblioteksstatistik och utvärdering, digitalisering samt kompetensutveckling. Målgruppen till och med 2010 har varit universitets-, högskole- och specialbibliotek. Nationella referensgruppen är rådgivande till riksbibliotekarien och har arbetat inom forskningsuppdraget sedan 2007. I och med den nya sammansättningen är referensgruppen nu väl representerad och rustad för KB:s samordningsuppdrag för alla offentligt finansierade bibliotek. En representant för Skolverket tillkommer. KB:s övriga expertgrupper, för närvarande sju stycken, är diskussionspartners till Nationella referensgruppen. En expertgrupp kan besluta i frågor som kan betraktas som löpande. Utvecklingsfrågor av strategisk karaktär förs vidare till Nationella referensgruppen som diskuterar dessa. Riksbibliotekarien tar beslut. Mer om expertgrupperna och inflytandestrukturen finns på KB:s webb: http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/ 2

ANTAL SIDOR 3(9) Frågan ställdes om det är problematiskt att expertgrupperna kan uttala sig olika i en och samma fråga. Gunilla menade att inflytandestrukturen ska vara dynamisk vilket bland annat innebär att det är naturligt att olika röster kommer fram. De tre år som gått har visat att strukturen fungerar och är värd att bygga vidare på. Inflytandestrukturen kommer att diskuteras mer ingående vid referensgruppens nästa möte den 6 maj. Christina Jönsson Adrial informerade att en inbjudan till två workshops om KB:s nya samverkansuppdrag har annonserats. Den ena hålls 5 april och är öppen för alla som önskar delta. Den andra hålls 13 april och bjuder in expertgruppernas ordförande och sekreterare. KB hoppas att så många som möjligt vill vara med och påverka vilka sakområden som behöver belysas, vilken form inflytandet ska ha etc. b) Expertgruppen för samordning av digitalisering - förlängning av mandatperiod 2011. Expertgruppen har arbetat under en 2-årsperiod och önskar förlängning med ett år. Tyvärr glömdes frågan bort vid dagens möte. Efter mötet ställdes istället frågan till referensgruppen via e-post. Inga röster mot förslaget inkom och det beslöts att förlänga gruppens mandatperiod under 2011. c) Utvärdering av Nationella referensgruppen 2010. Christina Persson ledde utvärderingen. Hon konstaterade inledningsvis att eftersom gruppen från och med 2011 består av många nya medlemmar, var Jette Guldborg och Christina själv de enda av dagens (externa) närvarande som deltog i förra årets verksamhet. Christina hade listat följande återkommande frågor från 2010; KB:s utökade uppdrag, Libris-frågor, nationell katalog, fjärrlåneutredningen, open access, databrunnar, digitalisering, Fråga biblioteket och biblioteksstatistik. Utvärderingen utgick ifrån följande frågor: 1. Frågornas relevans utifrån den egna bibliotekstypens perspektiv? 2. Frågornas relevans ur ett generellt biblioteksutvecklingsperspektiv 3. Frågornas relevans utifrån ett individuellt perspektiv Saknas någon fråga? Mötets form? 3

ANTAL SIDOR 4(9) Min egen delaktighet? 1. Frågornas relevans utifrån den egna bibliotekstypens perspektiv? I det stora hela fann Jette och Christina att de frågor som varit uppe på bordet 2010 var relevanta ur det egna biblioteksperspektivet. 2. Frågornas relevans ur ett generellt biblioteksutvecklingsperspektiv: Man tyckte att frågorna varit relevanta även i det hänseendet. Christina betonade vikten av att varje fråga bör diskuteras ur både forskningsbiblioteks- och folkbibliotekssynpunkt. Påpekades också att terminologin kan skilja sig över de olika biblioteksområdena samt att vi måste fråga när vi inte förstår. Vi måste tala samma språk. Vad innebär till exempel en nationell katalog? 3. Frågornas relevans utifrån ett individuellt perspektiv: Konstaterades att det innebär en positiv utveckling för individen att delta i denna grupp och att man inte ska underskatta vad man kan lära av andra. Saknas någon fråga? Gunilla tyckte att frågan om e-böcker borde ha tagits upp redan under föregående år. Agneta Olsson undrade om inflytandestrukturen hade diskuterats. Eftersom så inte har gjorts föreslogs att den kommer upp på dagordningen den 6 maj. Mötesformen Jette Guldborg konstaterade att den långa agendan talar för att fortsätta på inslagen linje. Eftersom gruppen ses så sällan, önskar man mer information/kontakt mellan mötena. Den egna delaktigheten Christina konstaterade att hon vill vara ännu mer delaktig, bidra med synpunkter och kunskaper. Agneta Olsson undrade om ett arbetsutskott borde bildas för att kunna påverka agendan? Åsa Berglund kommenterade att det är viktigt att avrapportera delresultat i en fråga som sträcker sig över längre tid. d) Nationella referensgruppen - vad gör vi nu och framåt? Förväntningar - idéer. Gunilla bad om input till strategimötet den 6 maj och följande föreslogs: 4

ANTAL SIDOR 5(9) Prioritera relevanta frågor vi ska jobba med. Arbeta i små steg, med hänsyn till omvärldens krav, uppföljning (AO) Inga klarlistor, men delmål, visa var vi står. Hur kommunicerar vi detta? Infrastrukturen - nationell katalog, statistikuppdraget (GH) Frågorna har god täckning. Kommunala sidan saknar nätverk över gränserna. Detta sammanhang ger uppslag till frågor som kan diskuteras gemensamt (CN) Samverkan kring olika frågor. Vilka nätverk kan vi använda för att komma i mål? (ÅB) Den lokala opacen (GS) Exempelvis utvecklingsprojekt över gränserna. Tänka på att alla ska vara med! (AO) Sprida uppgifterna, dela på ansvaret (GS) Den digitala agendan, digitaliseringsrådet (CN) Kontakter med aktörer, exempelvis upphovsrättsorganisationer (GS) f) Biblioteksstämman 2010 - kort utvärdering. Temat var KB:s nya uppdrag och programmet innehöll bland annat en inbjuden talare, goda samarbetsexempel över forsknings- och folkbiblioteksgränser, en belysning av nationell infrastruktur samt en paneldiskussion. Riksbibliotekarien och avdelningschefen för Nationell samverkan talade om det nya uppdraget. Cirka 80 personer från bibliotek och närliggande organisationer deltog. Evenemanget utvärderades och rönte överlag ett gott medelbetyg. Program- och planeringsgrupperna för 2011 års evenemang tar med sig de förändringsförslag som framkom av enkätsvaren. g) Biblioteksstämman 2011 Efter en diskussion om vi fortsättningsvis ska arrangera en stämma och hur den i så fall ska utformas föreslogs att även i år arrangera en sådan. En programplaneringsgrupp utsågs, bestående av Annika Peurell, Lisbeth Forslund, och Agneta Olsson (sammankallande). Dessutom skapas en intern planeringsgrupp för det praktiska genomförandet. 6. KB:s utökade uppdrag - så här ska vi göra. Det nya uppdraget innebär att KB får samordnings- och utvecklingsansvar för hela bibliotekssektorn. Fram till halvårsskiftet ska uppdraget tolkas och avgränsas. Inflytandestrukturen ska också formas allteftersom. 5

ANTAL SIDOR 6(9) Christina Jönsson Adrial räknade upp några exempel på uppgifter. En nationell bibliotekskatalog ska skapas och ett nationellt projekt har startat för detta ändamål. En strategi för KB:s nationella bibliotekssamverkan ska tas fram under året och ett utkast kommer att diskuteras vid Nationella referensgruppens möte i maj. Uppföljning av bibliotekslagens praktiska tillämpning startar och KB har inlett en dialog med cheferna vid läns- och regionbiblioteken. Statistik- och kvalitetsarbetet ska förbättras. Ett utvecklingsarbete kring den nationella biblioteksstatistiken pågår för att finna former för en bättre användning av statistiken. En eventuell årlig kvalitetskonferens diskuteras. En statistiker ska anställas vid Avdelningen för nationell samverkan och årets insamling startar när denna person är på plats. Arbetsgrupperna inom Expertgruppen för biblioteksstatistik ser just nu över statistikformulären. I ett senare skede kommer KB även att samla in skolbiblioteksstatistiken. Biblioteksföreningen och Förläggareföreningen har inlett en diskussion om licenser för e- böcker. KB inväntar resultatet och kommer att initiera en e-boksutredning. KB arbetar vidare med hur resultatet från remissammanställningen av Fjärrlåneutredningen hänger ihop med infrastrukturfrågor och nationell katalog. KB startar en blogg för bibliotekssamverkan (http://bibliotekssamverkan.kb.se/ ). 7. Utvecklingsprojekt inom biblioteksområdet KB har fått ett samordnings- och utvecklingsuppdrag för biblioteksväsendet. När det gäller medel till utvecklingsprojekt kommer KB att arbeta med frågor inom de prioriterade områdena bygga nationell katalog, utveckla statistik- och kvalitetsarbetet samt frågor kring e-medier. Gunilla informerade om att de utlysningar för utvecklingsprojekt som KB hitintills har genomfört, har riktats till forskningsbiblioteken. När ett samarbetsprojekt mellan forsknings- och folkbibliotek beviljats, har medel betalats ut till utförande forskningsbibliotek. 6

ANTAL SIDOR 7(9) KB kommer i sin utlysning 2011 att se positivt på samarbetsprojekt över biblioteksgränserna. Folkbibliotek som har en projektidé uppmanas söka samarbete med ett universitets-, högskole- eller annat forskningsbibliotek (specialbibliotek). Beviljade projektmedel kommer även i fortsättningen att utbetalas till deltagande forskningsbibliotek. Riksbibliotekarien kommer att poängtera behovet av ytterligare medel för det nya samordningsuppdraget i dialogen med utbildningsdepartementet. Kommenterades att universitets- och högskolebibliotek diskuterar vad avsaknaden av dessa extra projektmedel kommer att innebära för forskningsbiblioteken. Poängterades dock noga att samverkan mellan biblioteksgränserna måste uppmuntras starkt! 8. LIBRIS-frågor a) Maria Hedenström informerade om att KB fortfarande förhandlar med OCLC angående tillgång till databasen WorldCat. Hittills har OCLC inte tillåtit öppen tillgång till katalogposterna. Diskussioner i frågan har förts i Expertgruppen för Libris nationella system och frågan har tagits upp av SUHF:s styrgrupp. Libris arbetar med en lösning som kan ersätta OCLC och som beräknas vara klar i april. Minnesanteckningar och konsekvensanalys finns här: http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/samkatalog/minnesanteckningar/librisnationella-system-minnesanteckningar-110127/ b) Nationell katalog. Maria informerade att förhandlingarna mellan Bibliotekstjänst och KB har upphört angående planerna på att skapa en nationell katalog med Burk och Libris som utgångspunkt. KB startar istället ett eget projekt. Projektsamordnare är Anette Johansson som tidigare gjort en förstudie om ett eventuellt samgående mellan Burk och Libris. Som stöd till projektet har en idégrupp bildats, bestående av biblioteksrepresentanter, samt en intern arbetsgrupp på Libris. En plan för hur folkbibliotekens bibliografiska information ska kunna integreras i Libris ska tas fram till den 15 juni. Lägesrapport lämnas vid Nationella referensgruppens möte den 6 maj. Följ arbetet på Librisbloggen: http://librisbloggen.kb.se/2011/03/15/med-sikte-mot-ennationell-katalog/ Referensgruppen påpekade att det är viktigt att biblioteken uppmärksammas på att detta projekt startar! 7

ANTAL SIDOR 8(9) c) Övrigt. Tre medarbetare slutar på Libris vilket medför att en samordnare för e-resurser, en metadatasamordnare samt en webbutvecklare kommer att rekryteras. Rekryteringar till KB:s nya uppdrag kommer också att ske under året. 9. Fjärrlåneutredning. Elisabet Ahlqvist gjorde en kort sammanfattning av sin remissammanställning av fjärrlåneutredningen Lätt att hitta - lätt att låna (Annette Johansson, AnnJo Konsulteri, Nils G Storhagen, New Logistics Insitute AB). Johanssons och Storhagens utredning hade som uppdrag att föreslå en ny modell för den nationella fjärrlånehanteringen. Utgångspunkten var användarens perspektiv och man skulle särskilt ta hänsyn till ny teknik och nya medier. Remissenkäten resulterade i 129 svar. Tillsammans med brevsvaren blir svarsfrekvensen så hög som nästan 90 %. Den bearbetning av det omfattande materialet som Elisabet har gjort har resulterat i tre rapportdelar; en sammanfattning, själva källmaterialet, samt en lista över uppgiftslämnande bibliotek. Vid dagens möte valde Elisabet att fokusera på ett fåtal frågor. En av dessa är förslaget att utveckla en användaranpassad teknisk infrastruktur med hög grad av automatiserade funktioner och tjänster med utgångspunkt i användarens behov, låntagarinitierade fjärrlån. Tjänsten bygger på en gemensam nationell bibliotekskatalog. Detta förslag tillstyrktes av 90 % av respondenterna. Delat upp sektorsvis, är forskningsbiblioteken något mer tveksamma med sina 82 %. Enkätförslaget om enhetliga distributionsprinciper med en kombination mellan nationella lösningar för samlastning etc och lokala lösningar för korta transportsträckor tillstyrktes av 91 %. Även denna fråga fick stor acceptans och visar inga markanta skillnader mellan sektorerna. Några övriga kommentarer var att det ska gå fort och samma förutsättningar ska råda för små och stora bibliotek när det gäller samtidig transport. En av de övergripande frågorna är om varje förfrågan ska hanteras som lokal, med tillgång för alla på samma villkor oavsett vilket bibliotek användaren väljer (fråga I:A). Totalt har frågan fått nästan 80 % tillstyrkanden, men en tydlig sektorsuppdelning finns; av folkbiblioteken tillstyrker 98 % medan 66 % av bibliotek inom högre utbildning och forskning tillstyrker. 8

ANTAL SIDOR 9(9) Elisabet har hittills gjort en dragning för Referensgruppen för fjärrlån. Efter dagens presentation ska slutsatser dras och vidare åtgärder föreslås. I kommentarerna efter föredragningen summerades att fjärrlån är en mycket liten del av bibliotekens verksamhet och att antalet fjärrlån stadigt minskar. Fjärrlån kostar och ett bibliotek bör ställa sig frågan om en bok som fjärrlånas 2-3 gånger borde köpas in av det inlånande biblioteket. Scanning on demand kan vara en lösning i vissa fall. Diskuterades om den årliga kompensationen för fjärrutlån som tillkommer de bibliotek som lånar ut mer än de lånar in, skulle kunna användas till exempelvis inköp av e-böcker till studenter. Frågan om fjärrlån tas upp igen vid Nationella referensgruppens septembermöte. Utredningen finns här: http://www.kb.se/dokument/bibliotek/utredn_rapporter/2010/fjärrlåneutredn_ajohansson_ ngstorhagen_jan2010.pdf 10. Övriga frågor. Inga övriga frågor togs upp. 11. Nästa möte är strategimötet den 5-6 maj 2011. 12. Gunnar tackade och avslutade mötet. Resterande mötesdatum 2011: 5-6 maj, Strategimöte. 14 september 23-24 november: Nationella referensgruppen 23 november, 10-14 Möte med expertgruppsordföranden/sekreterare 23 november 14.30-16.30 Middag för stämmodeltagare 23 november 19.00, Stämma 24 november 9