Intern kontroll lönerutiner år 2014 Revisionsrapport Lysekils kommun Henrik Bergh April 2015 Intern kontroll lönerutiner
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...2 1.1. Förslag till åtgärd...3 2. Inledning...5 2.1. Revisionsfråga...5 2.2. Revisionskriterier...5 2.3. Metod och avgränsningar...5 3. Granskningsresultat...6 3.1. Lönenämnd...6 3.2. Lönenheten i Munkedals kommun...7 3.3. Personalenheten i Lysekils kommun...7 3.4. Ansvar för intern kontroll...7 3.5. Övergripande beskrivning av lönesystemet...8 3.6. Fasta data/anställningsuppgifter...9 3.7. Förhandlingsmodul intern kontroll...9 3.8. Flextid...10 3.9. Löneberedning på löneenheten...10 3.10. Avstämning av lönefilen och bankfilen...11 3.11. Överföringar och korrigeringar...11 3.12. Kontroll av utdata lönelistor/besked...11 3.13. Löneskuld...11 3.14. Kontroll av övriga balanskonton... 12 3.15. Arkivering av löneunderlag och lönelistor... 13 3.16. Systemsäkerhet... 13 3.17. Behörigheter... 13 3.18. Loggning och uppföljning... 14 3.19. Verifiering och kontroll... 14 3.19.1. Anställningsavtal...14 3.19.2. Sparade semesterdagar...14 3.19.3. Ackumulerad övertid...14 4. Revisionell bedömning... 15 1 av 16
1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Lysekils kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av rutiner och intern kontroll vid löneutbetalning. Den gemensamma lönenämnden för Munkedal, Sotenäs och Lysekils kommun ansvarar för intern kontroll inom sitt verksamhetsområde och är enligt reglerna i upprättat samverkansavtal underställd Munkedals kommun och styrs därmed av de regler för intern kontroll som upprättas av Munkedals kommun. Löneenheten är underställd lönenämnden i Munkedals kommun bearbetar attesterat och godkänt löneunderlag i lönesystemet samt upprättar därefter underlag för utanordning av löneutbetalning i Lysekils kommun. Enligt kommunallagen så granskas en gemensam nämnd av revisorerna i varje samverkande kommun och ansvarsprövas av respektive fullmäktige. Enligt reglerna i god revisionssed så kan granskning också utföras av revisorerna i den kommun där nämnden har sin hemvist, eller av revisionsgrupperna gemensamt, beroende på vad som överenskommits. Granskningen som vi nu genomfört syftar till att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer tillämpade lönerutiner i Lysekils kommun att den interna kontrollen är tillräcklig avseende att utbetald lön och ersättning överensstämmer med inrapporterade anställningsuppgifter och avvikande månadsrapportering i lönesystemet. Granskningens genomförandeplan innehåller följande delar: Kontakter med lönechef på lönenhet samt personalchef och handläggare på personalenheten i Lysekils kommun. Översiktlig beskrivning av lönerutin i lönesystemet. Kontroll och verifiering av de rutiner som tillämpas i Lysekils kommun för intern kontroll av löneutbetalningar. Genomgång av dokument och anvisningar och rutiner för löneutbetalningar. Granskningsrapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att Lysekils kommuns interna kontroll avseende lönerutiner i stort sett fungerar bra men kan förbättras på vissa områden. Bedömningen baseras på följande iakttagelser och ställningstagande: Det finns idag ingen rutin för intern kontroll av att alla signerade anställningsavtal också återsänds från lönenheten i Munkedals kommun för arkivering i personakter på personalenheten i Lysekils kommun. Det saknas en rutin för intern kontroll av att registrerade statusändringen i förhandlingsmodulen överensstämmer med uppgifter på avstämningslistan. 2 av 16
Personalchef var vid granskningstillfället oklar över vem som är formellt behörig att signera avstämningslistan för arbetsgivaren vid lönerevidering. Det finns idag ingen rutin för en uppföljande intern kontroll av att chefer och de anställda följer och tillämpar flextidsavtalens regler på ett korrekt sätt. Personalenheten var vid granskningstillfället oklar över var flextidsavtalen förvarades samt om det fanns särskilda regler för hur saldotid skall regleras. Lönenheten uppger att man inte har något ansvar för att bevaka att cheferna på ett korrekt sätt följer upp de anställdas ackumulerade övertider. Personalchefen i Lysekil uppger att de inte heller någon rutin för uppföljning av de anställdas övertid och någon samlad kontrollista erhålls inte heller från lönenheten. Lönenheten i Munkedal har från år 2015 beslutat införa en rutin med krav på att utanordningslista i HEROMA måste kontrolleras av attestansvariga chefer i syfte att verifiera att utbetald lön är korrekt och har bokförts på rätt kostnadskonto men det finns ännu inte någon rutin med krav på att kontroll av utanordningslista också måste dokumenteras. Det har på grund av muntlig rapportering av anställds frånvaro nyligen uppstått ett fall med en ackumulerad löneskuld på cirka 140 000 kr för perioden januari 2014- augusti 2014. Det utförs i dagsläget inte någon uppföljande intern kontroll av att chefer attesterar avvikelserapportering i självservice. Avstämning av balanskonto för arbetsgivaravgifter har hittills inte rutinmässigt dokumenterats. 1.1. Förslag till åtgärd Vi vill efter utförd granskning av rutinerna för intern kontroll vid löneutbetalning peka på några områden som vi anser bör uppmärksammas och förbättras. Det bör upprättas en rutin för intern kontroll som säkerställer att alla signerade anställningsavtal också blir arkiverade i personakter i enlighet med dokumenthanteringsplan. Det bör införas en rutin där två behöriga personer signerar avstämningslistan och det bör också vara två personer som genom signatur kontrollerar och bekräftar att registrerade statusändringen i förhandlingsmodulen överensstämmer med uppgifter på avstämningslistan gällande överenskommen lönerevidering. Vi föreslår att det införs en rutin för en uppföljande intern kontroll av att reglerna i flextidsavtalen tillämpas på ett korrekt sätt. Vi föreslår att det införs en rutin för en uppföljande kontroll av att cheferna på ett korrekt sätt bevakar och reglerar de anställdas ackumulerade övertid. Vi delar uppfattningen att attestansvariga chefer på utanordningslistor måste kontrollera att utbetald lön är korrekt och bokförd på rätt konto men 3 av 16
vi anser också att man måste finna rutiner som gör det möjligt att verifiera att cheferna också utfört denna granskning. Det finns skäl att se över rutinen för chefernas rapportering av de anställdas frånvaro så att det inte åter uppstår en situation där en muntlig information från en chef om en anställds frånvaro glöms bort och skapar en löneskuld. Det finns också skäl att undersöka om man kan införa en rutin med en samlad bevakningslista över chefer som inte har attesterat avvikande tjänstgöring i självservice. Vi föreslår att det införs en rutin för en månadsvis och dokumenterad avstämning av balanskonto för arbetsgivaravgifter. 4 av 16
2. Inledning De förtroendevalda revisorerna i Lysekils kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av lönerutinerna i Lysekils kommun. 2.1. Revisionsfråga Säkerställer tillämpade lönerutiner i Lysekils kommun att den interna kontrollen är tillräcklig avseende att utbetald lön och ersättning överensstämmer med inrapporterade anställningsuppgifter och avvikande månadsrapportering i lönesystemet. 2.2. Revisionskriterier Kontakter med lönechef på lönenhet samt personalchef och handläggare på personalenheten i Lysekils kommun. Översiktlig beskrivning av organisation samt processer och rutiner för utbetalning av löner i lönesystemet. Kontroll och verifiering av de rutiner som tillämpas i Lysekils kommun för intern kontroll av löneutbetalningar. Genomgång av dokument och anvisningar och rutiner för löneutbetalningar. 2.3. Metod och avgränsningar Lönenämnden har ansvaret för den interna kontrollen för de rutiner som tillämpas på löneenheten i Munkedal. Kommunstyrelsen i Lysekil har ett övergripande tillsynsansvar för intern kontroll i Lysekils kommun. Nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom de verksamheter som bedrivs inom berörd förvaltning. Vår granskning och synpunkter på intern kontroll har i allt väsentligt försökts avgränsas till de rutiner för kontroll av löner som utövas av de anställda i Lysekils kommun i samband med registrering löneunderlag, attest gällande avvikande tjänstgöring samt kontroll av att utbetalda löner är korrekta och bokförda på rätt konto. 5 av 16
3. Granskningsresultat 3.1. Lönenämnd Från och med 2014-01-01 har Lysekil, Sotenäs samt Munkedals kommun, samlingsnamnet SML, genom samverkan bildat en gemensam löneenhet. Enligt 3 i samverkansavtal är Lönenämnden underställd Munkedals kommun vilket innebär att fatta beslut om intern kontroll för lönenämndens verksamhet. Syftet med lönenämnden är i första hand att genom löneenheten skapa förutsättningar för en ändamålsenlig organisation med minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Målet är att optimera resursutnyttjande i syfte att bygga upp och säkerställa en väl fungerande lönefunktion samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. Lönenämndens uppdrag är att fullgöra och ansvara för de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: Löneadministration, Support och utbildning i lönesystemets olika delar, Support i tillämpning av lagar, avtal och regler, Utdata och statistik (basutbud), Systemförvaltning samt Pensions- och försäkringsadministration. Nämnden ska särskilt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för tilldelade ekonomiska resurser genom ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Lönenämnden ska delta i respektive samverkande kommuns planering, där frågor inom nämndens område berörs. Lönenämnden ansvarar för reformering av sitt regelbestånd. Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Första mandatperioden omfattar kalenderåret 2014. Därefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. Den gemensamma nämnden ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Lönenämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Lönenämnden ska se till att respektive kommunstyrelse får rapporter om den ekonomiska ställningen och hur verksamheten utvecklas samt till respektive fullmäktige årligen lämna en redogörelse över föregående års verksamhet. Lönenämnden företräder de samverkande kommunerna och ingår avtal för deras räkning. Lönenämnden levererar till Lysekils kommun underlag i form av delårsrapporter, årsredovisning, budget och verksamhetsmål samt protokoll från lönenämndens 6 av 16
löpande sammanträden. Dessa underlag distribueras av Munkedals kommun till Lysekils administrativa enhet som i sin tur hanterar distributionen inom Lysekils kommun. Lönenämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive samverkande kommun. Lönenämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder i respektive samverkande kommun, när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. De samverkande kommunerna har också en arbetsgrupp bestående av respektive kommuns personalchef samt lönechef med uppdrag att samverka omkring de frågor som har beröringspunkter med lönenämndens uppdrag. 3.2. Lönenheten i Munkedals kommun Löneenheten är direkt underställt lönenämnden och leds av lönechef som har till uppgift att förvalta och utveckla verksamheten samt verkställa de uppdrag som ges från lönenämnden. Lönechef är direkt underställd lönenämnden politiskt samt i tjänstemannaledet direkt underställd Munkedals kommunchef. Löneenheten omfattar i dagsläget totalt 12,6 årsarbetare som arbetar som lönehandläggare, systemförvaltare och lönechef. Från och med år 2014 levererar löneenheten i Munkedals kommun underlag till Lysekils kommun för utbetalning och redovisning samt bokföring av bland annat löner, preliminär skatt, arbetsgivaravgifter, semesterlöneskulder. 3.3. Personalenheten i Lysekils kommun På personalenheten i Lysekil arbetar personalchef och tre personalutvecklare och två personaladministratörer och ligger under kommunstyrelsen. Personalutvecklare jobbar bland annat med att ge support till chefer. Personalchef arbetar bland annat med frågor av strategisk betydelse såsom behov av en strategisk plan för hur olika delarna i lönesystemen skall kopplas ihop och utvecklas. Personaladministratörer jobbar med löneadministration och svarar på frågor som ställs från förvaltningar och anställda kring kommunens lönerutiner. Tills vidare har personaladministratörer i Lysekil samma behörighet i lönesystemet som lönehandläggare på lönenheten i Munkedal. 3.4. Ansvar för intern kontroll Lönenämnden i Munkedals kommun har ansvar för den interna kontrollen inom lönenheten och de regler för intern kontroll som skapas inom lönesystemet. Kommunstyrelsen i Lysekils kommun har det övergripande ansvaret och nämnderna har det direkta ansvaret för att den interna kontrollen är tillräcklig för de olika verksamheter som bedrivs i kommunen. Detta innebär ett ansvar för intern kontroll av att verksamheterna och de anställda och berörda chefer på ett korrekt sätt registrerar och kontrollerar de lönekostnader som bokförs på nämndernas verksamheter. Verksamheterna rapporterar in löneunderlag till lönenheten i Munkedal i form av timrapporter, registrering i HEROMA självservice, registrering i HEROMA 7 av 16
produktion, registrering i förhandlinsmodul och rapportering av anställningsavtal för registrering i lönesystemet. Ansvarig chef skall kontrollera och attestera det underlag som lämnas in för registrering i att rätt lön registreras i lönesystemet samt att rätt lön bokförs på rätt kodsträng för respektive medarbetare. Fel som upptäcks skall omgående meddelas till lönenheten som då rättar i HEROMA systemet och inte i ekonomisystemet. Den anställde skall i så stor utsträckning som möjligt registrera sina ärenden i HEROMA och därefter attesteras detta av närmaste chef. I de fall detta fortfarande sker genom manuella tidrapporter skall de attesterad av närmaste chef. Under löneprocessen bevakar lönenheten så att allt fungerar. Mellan lönekörningarna tas det ut signallistor som signalerar felaktigheter i lönekörningen. Löneenheten kontaktar berörd chef om det finns anledning innan felet rättas. När lönekörningen är klar skapas en bank fil som Lysekils kommun måste godkänna innan det går vidare till löneutbetalande bank. Efter lönekörning skapas utanordningslistor i HEROMA systemet som respektive chef har till uppgift att granska. 3.5. Övergripande beskrivning av lönesystemet SML kommunerna (Lysekils, Sotenäs och Munkedal) använder sig av HEROMA lönesystem som levereras av företaget CGI och det nya lönesystemet infördes i SML kommunerna år 2012. Lathundar för HEROMA lönesystem kommer att uppgraderas på löneenheten i Munkedals egen hemsida efter hand. Alla fasta data såsom skattetabell och anställningsavtal registreras in i lönesystemet av lönehandläggare på löneenheten i Munkedal. Vid anställning så upprättas en av den anställde samt behörig chef signerad löneöverenskommelse och anställningsavtal. Enligt löneenheten i Munkedal så kan det förekomma fasta lönetillägg som då också skalla vara baserat på godkänd löneöverenskommelse och anställningsavtal Det nuvarande lönesystemet HEROMA bygger på ett självservicesystem vilket innebär att inrapportering och attest sker lokalt direkt i HEROMA självservice. När en medarbetare skall ändra tiden måste denne skriva det manuellt i självservice. Avvikelser som påverkar grundlönen (sjuk, föräldraledig, semester, bilersättningar med mera) skall rapporteras i självservice och godkännas av ansvarig chef enligt uppsatt attestflöde. Anställda har behörighet till självservice vilket gör att de kan kontrollera avvikelserna själva. Anställda stämplar sin tid i ett system som heter Kom och gå. Stämplingarna attesteras inte utan är endast ett komplement till självservicesystemet. Gör en anställd flera manuella ändringar under en månad så skickas automatiskt en bevakning till chefen för att varna att justeringar skett. Kom och gå fungerar som en stämpelklocka men den är således inte kopplad till lönesystemet på annat sätt än att stämplingarna landar i lönesystemet. I den mån självservicesystemet inte kan hantera avvikande tjänstgöring så rapporteras detta fortfarande manuellt via attesterade tjänstgöringsrapporter som sedan registreras in av lönehandläggare på löneenheten. 8 av 16
Enligt lönenämnden så är ambitionen att samtliga förvaltningar i berörda kommuner skall använda självservicefunktionen i den mån systemet är utbyggt. Reseräkningar kan också inrapporteras via självservicesystemet men bilagor som parkeringsavgifter måste inrapporteras manuellt. Det finns en bevakningsrutin för detta i HEROMA som innebär att kvitto måste lämnas annars gör lönehandläggare inte någon utbetalning. 3.6. Fasta data/anställningsuppgifter Anställningsavtal skall skrivas under av den anställde och behörig chef och om det är ett delegationsbeslut så skall det anmälas enligt gällande delegationsordning till berörd nämnd. Underskrivet anställningsavtal i original skall skickas till löneenheten för registrering i lönesystemet. Därefter skall originalet återsändas från lönenheten till personalenheten för att i enlighet med dokumenthanteringsplan arkiveras i personakten. Enligt lönenheten i Munkedal så finns det idag ingen rutin för intern kontroll av att alla av arbetsgivaren signerade anställningsavtal verkligen återsänds för arkivering i personakter på personalenheten i Lysekils kommun. 3.6.1. Vår kommentar Det bör upprättas en rutin för intern kontroll som säkerställer att alla signerade anställningsavtal blir arkiverade i personakt i enlighet med dokumenthanteringsplan. 3.7. Förhandlingsmodul intern kontroll Lönesystemet HEROMA har en förhandlingsmodul som används vid lönerevidering där personalchef och personalutvecklaren idag har behörighet att registrera uppgifter. Avstämningar beträffande förhandlingsutrymmet görs både på förvaltningsnivå och på central nivå och därefter sker en avstämning med facken. Avstämningslista skickas till facken som godkänner och utifrån denna lista gör sedan arbetsgivaren genom personalutvecklare på personalenheten Lysekil en manuell registrering och statusändring i förhandlingsmodulen i lönesystemet HEROMA. Det finns ingen rutin för intern kontroll av att registrerade statusändringen i förhandlingsmodulen överensstämmer med uppgifter på avstämningslistan. Personalchef var vid granskningstillfället oklar över vem som är formellt behörig att signera avstämningslistan för arbetsgivaren samt om denna lista bör kontrasigeras av ytterligare en person. Efter statusändringen så sker en överföringen till lönesystemet och denna överföring kan ske vid olika tidpunkter beroende på hur förhandlingarna med de olika facken utvecklas. När överföring skett från modulen stängs modulen och används först vid nästa förhandlingstillfälle. Årets avstämningslista sparas först i pärm hos personalchef och därefter i personalenhetens arkiv i Lysekils kommun. 9 av 16
3.7.1. Vår kommentar Det bör införas en rutin där två behöriga personer signerar avstämningslistan och det bör också vara två personer som kontrollerar och genom signatur bekräftar att registrerade statusändringen i förhandlingsmodulen överensstämmer med uppgifter på avstämningslistan gällande överenskommen lönerevidering 3.8. Flextid Lysekils kommun har olika flextidsavtal för olika grupper av anställda såsom för administrativ personal och för sjuksköterskor. Personal som förhandlat bort sin övertid ingår aldrig i flextidsavtalet. Saldo i flextidsaldo per person syns i HEROMA självservice. Ansvaret för kontroll av flextidsavtal åligger chefer. Det finns idag ingen rutin för en uppföljande intern kontroll av att chefer och de anställda följer och tillämpar flextidsavtalens regler på ett korrekt sätt. Personalenheten var vid granskningstillfället oklar över var flextidsavtalen förvarades samt om det fanns särskilda regler för hur saldotid skall regleras. Vi har sedan i efterhand fått avtalen översända till oss. 3.8.1. Vår kommentar Vi föreslår att det införs en rutin för en uppföljande intern kontroll av att reglerna i flextidsavtalen tillämpas på ett korrekt sätt 3.9. Löneberedning på löneenheten År 2013 uppgick antalet anställda i Lysekils kommun till1 440 personer varav 1205 var tillsvidare anställda och 235 personer var visstidsanställda. Den totala årslönesumman exklusive PO-pålägg uppgick år 2014 till 439 073 767 kr (summa bruttolöner). Normal lönebearbetning för löneutbetalning innevarande månad sker i mitten av månaden för samtliga löner. Denna första körning genererar signallistor med fel och avvikelser såsom orimlig bruttolön, nettolöneskulder. Signallistor finns i HEROMA Och hämtas upp av ansvarig lönehandläggare för respektive område. Varje lönehandläggare kontrollerar och rättar de fel för de områden som de ansvarar för. När lönefilen och alla dess varningar på kontrollistan är genomgångna, kontrollerade och rättade av lönehandläggare görs en andra körning av systemförvaltaren (lön klar) vilket innebär att den är färdigbehandlad för betalning = bank fil till, sedan är den således färdig för betalning. Vid löneutbetalning i Lysekils kommun så går det en lönefil till Nordea. Löneutbetalningen görs till valfritt konto och i samband med löneutbetalningen får den anställde en lönespecifikation. Rättelser kan göras via extrautbetalningar som sker fredag efter ordinarie lön, samt nästkommande fredag. I HEROMA finns en bevakningssignal för semester på avslutade anställningar. 10 av 16
3.10. Avstämning av lönefilen och bankfilen Personalhandläggare i Lysekils kommun tar fram en kopia på den totala lönesumman från lönesystemet i samband med att lönefilen skall överföras till banken Nordea. Personalhandläggare måste också bemyndiga (via dosa) att den totala lönesumman enligt lönefilen överförs till Nordea. Lista över den totala lönesumman signeras sedan av personalhandläggare och personalchef varefter denna lista lämnas till ekonomienheten. På ekonomienheten sker sedan en kontroll av att belopp stämmer mellan lista över total lönesumma från lönersystemet och den banklista som erhålls från Nordea på deras motsvarande utbetalnings- och uttagsumma på kommunens bankkonto. 3.11. Överföringar och korrigeringar Efter att man lagt över lönesumman via lönefilen till banken (vilket alltid sker tre bankdagar innan löneutbetalnings datum) så läser en person på serviceenheten i Lysekils kommun in lönefilen i ekonomisystemet. Om lönefilen inte blir definitivsatt så kommer det ut en fellista. Detta meddelas då en handläggare i Lysekils kommun (tidigare systemförvaltare i lönesystemet) som organisatoriskt idag är anställd på utbildningskontoret. Denna handläggare har behörigheter att korrigera och rätta konteringar som inte finns i ekonomisystemet samt att därefter definitivsätta lönefilen i ekonomisystemet. 3.12. Kontroll av utdata lönelistor/besked Attestansvariga chefer för löner har möjlighet och behörigheter att själva hämta ut uppgifter i lönesystemet för kontroll av att utbetald lön är beloppsmässigt korrekt och bokförd på rätt konto. Lönenheten i Munkedal har med anledning av utförd intern kontroll år 2014 beslutat att från år 2015 införa rutiner med krav på att utanordningslista i HEROMA måste kontrolleras av attestansvariga chefer för att verifiera att utbetald lön är korrekt och har bokförts på rätt kostnadskonto. 3.12.1. Vår kommentar Vi delar uppfattningen att attestansvariga chefer måste kontrollera att utbetald lön är korrekt och bokförd på rätt konto men vi anser att denna kontroll också måste dokumenteras på ett sådant att det går att verifiera att cheferna utfört denna granskning av utanordningslistan. 3.13. Löneskuld När en felaktig utbetalning till en anställd har gjorts kan det ibland uppstå en löneskuld och återkrav kan då bli aktuellt. Löneskuld kan uppstå genom att den anställde blivit sjuk mitt i månaden efter det att den aktuella månadslönen rapporterats in och då förs löneskuld i lönesystemet med automatik över på ett särskilt balanskonto för löneskuld i ekonomisystemet. 11 av 16
I de fall en registrerad löneskuld i lönesystemet av olika skäl inte kan regleras nästa månad (exempelvis genom fortsatt sjukdom) så skall medarbetaren o Inom viss tid upplysas av lönenheten/lönehandläggare om att löneskuld finns och det bör också upprättas och finnas en dokumenterad överenskommelse hur skulden skall regleras. o Inom tre månader skall det skickas en räkning till medarbetaren som reglerar löneskulden såsom vid de tillfällen medarbetaren inte längre är anställd eller inte kommer att arbeta på länge i kommunen. o Det är lönehandläggare på löneenheten som har att ta kontakt med handläggare på serviceenheten i Lysekils kommun och överlämna räkningsunderlag för vidare fakturering i ekonomisystemet i Lysekils kommun. Handläggare i Lysekils kommun som är ansvarig för balanskontot löneskulder i huvudboken uppger att hon också kontrollerar att lönehandläggare skickar faktura eller på annat sätt vidtagit åtgärd för löneskulder (detta är inte någon fastställd skriftlig intern kontroll rutin utan en arbetsuppgift handläggare tagit på sig frivilligt för att skapa en god ordning och uppföljning). Löneskuld kan också uppstå om en anställd inte har rapporterad in sin frånvaro. Om så sker så fortsätter lönen att betalas ut utan löneavdrag. o Det har nyligen uppstått ett fall med en ackumulerad löneskuld på cirka 140 000 kr för perioden januari 2014- augusti 2014 vilket indikerar att rutinen för intern kontroll av löneskulder kan behöva ses över. Det betalades ut lön i februari 2014 och då kontaktade dåvarande chefen lönehandläggaren och skrev att den anställde skulle vara tjänstledig varvid lönehandläggaren undrade hur länge det skulle gälla. Hon fick inget svar på denna fråga varvid löneutbetalningen fortsatte och ärendet glömdes bort. Löneskuld kan också uppstå genom att en av den anställde rapporte-rad frånvaro inte attesteras av ansvarig chef. Om så sker så fortsätter lönen att betalas ut utan löneavdrag. Det utförs i dagsläget inte någon uppföljande intern kontroll av att chefer attesterar avvikelserapportering i självservice. 3.13.1. Vår kommentar Det finns skäl att se över rutinen för chefernas rapportering av de anställdas frånvaro så att det inte åter uppstår en situation där en muntlig information från en chef om en anställds frånvaro glöms bort och skapar en löneskuld. Det finns också skäl att undersöka om man kan införa en rutin med en samlad bevakningslista över chefer som inte har attesterat avvikande tjänstgöring i självservice. 3.14. Kontroll av övriga balanskonton Serviceenheten ansvarar för redovisning av arbetsgivaravgifter samt avstämning av balanskonto för arbetsgivaravgifter. 12 av 16
Som underlag för redovisning av arbetsgivaravgifter användes de avstämningslistor som produceras av lönesystemet (och som tas ut av samma handläggare som också ansvarar för att rätta felaktiga konteringar av löneuppgifter i ekonomisystemet) -se avsnitt överföringar och korrigeringar. Avstämning av balanskonto för arbetsgivaravgifter har hittills inte rutinmässigt dokumenterats. 3.14.1. Vår kommentar Vi föreslår att det införs en rutin för en månadsvis och dokumenterad avstämning av balanskonto för arbetsgivaravgifter. 3.15. Arkivering av löneunderlag och lönelistor Underlag som förvaras i personakten är exempelvis; anställningsavtal, beslut från försäkringskassan, betygsavskrifter samt aktuell matrikelkort. Vi har i denna granskning inte närmare prövat arkivering kopplat till regelverket i kommunens dokumenthanteringsplan. 3.16. Systemsäkerhet Systemsäkerhet omfattar hela kedjan kring drift, säkerhetskopiering, systemförvaltning etc. Lönenheten har tillgång till en testdatabas där man bland annat gör testar förändringar av lönearter vilka man testkör genom att göra en provlön. Det två systemförvaltarna för HEROMA på lönenheten kan köra provlön på varandra dock inte på sig själva. Normalt är att det tillkommer två till tre nya lönearter per år. Man gör inga provlöner eller tester på några andra personer i systemet. Andra mindre förändringar görs direkt i systemet såsom texter och förklaringar på listor. För att göra ändringar i styrtabeller erhålls instruktion från systemleverantören LOGICA. Dessa förändringar registreras av systemadministratör och kontrolleras av en annan systemadministratör. Uppdatering som erhålls från systemleverantör hanteras av IT-avdelningen. 3.17. Behörigheter Det finns två personer med systembehörigheter i lönesystemet. Alla lönehandläggare på löneenheten har registreringsbehörighet. Behörigheten är lika för alla lönehandläggare på löneenheten. Socialförvaltningen har fyra assistenter med registreringsbehörighet, för dessa har dock behörigheten begränsats till den egna förvaltningen. Det finns även olika behörighetsnivåer för personalchef och personalutvecklare samt personaladministratör och andra handläggare som har behörighet att ta ut underlag för kontroll av fellistor avseende kontering samt andra underlag och listor ur lönesystemet för exempelvis semesterlöneskuld och arbetsgivaravgifter. Vad gäller konfiguration av lösenord så ställer lönesystemet krav på byte två gånger per år. Lösenordet måste bestå av minst fem tecken, dock ställs inga krav på lösenordets uppbyggnad. Man kan inte återanvända tidigare lösenord. 13 av 16
3.18. Loggning och uppföljning Enligt uppgift av systemadministratör kan man alltid i systemet se vem som gjort en ändring, inmatning eller annan förändring i systemet. Vi har i denna granskning inte närmare prövat rutinerna och intern kontroll av behörighetsystem och kontroll av loggar. 3.19. Verifiering och kontroll 3.19.1. Anställningsavtal Vi har utifrån lista över nyanställda gjort stickprov på om registrerade uppgifter i lönesystemet stämmer med i personakten arkiverat (personalenheten) anställningsavtal och delegationsbeslut om särskilt lönetillägg. Vid vår verifiering och kontroll har inga felaktigheter noterats. 3.19.2. Sparade semesterdagar Vi har utifrån lista över sparade semesterdagar gjort stickprov på om överskjutande saldo på 40 semesterdagar per årsskiftet 2014 blivit reglerad. Vid vår verifiering och kontroll har inga felaktigheter noterats. Vi har i efterhand också stämt av med lönenheten att samtliga överskjutande saldo avseende sparade semesterdagar har reglerats. 3.19.3. Ackumulerad övertid Vi har utifrån lista över ackumulerad övertid prövat om någon har sparad övertid som överstiger 200 timmar. Vid granskningstillfället hade en anställd sparad övertid som översteg 200 timmar och enligt lönenheten så hade personen ingen avtalad dispens från övertidsreglerna. I HEROMA kommer det upp varningslistor för de anställda som överstiger 200 timmar. Enligt lönenheten så ligger ansvaret på respektive chef att följa upp de anställdas ackumulerade övertid. Lönenheten uppger att man inte har något ansvar för att bevaka att cheferna på ett korrekt sätt följer upp de anställdas ackumulerade övertider. Personalchefen i Lysekil uppger att de inte heller någon rutin för uppföljning av de anställdas övertid och någon samlad kontrollista erhålls inte heller från lönenheten. 3.19.4. Vår kommentar Det bör skapas en rutin för intern kontroll av att cheferna på ett korrekt sätt bevakar och reglerar de anställdas ackumulerade övertid. 14 av 16
4. Revisionell bedömning Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att Lysekils kommuns interna kontroll avseende lönerutiner i stort sett fungerar bra men kan förbättras på vissa områden. Bedömningen baseras på följande iakttagelser och ställningstagande: Det finns idag ingen rutin för intern kontroll av att alla signerade anställningsavtal också återsänds från lönenheten i Munkedals kommun för arkivering i personakter på personalenheten i Lysekils kommun. Det saknas en rutin för intern kontroll av att registrerade statusändringen i förhandlingsmodulen överensstämmer med uppgifter på avstämningslistan. Personalchef var vid granskningstillfället oklar över vem som är formellt behörig att signera avstämningslistan för arbetsgivaren vid lönerevidering. Det finns idag ingen rutin för en uppföljande intern kontroll av att chefer och de anställda följer och tillämpar flextidsavtalens regler på ett korrekt sätt. Personalenheten var vid granskningstillfället oklar över var flextidsavtalen förvarades samt om det fanns särskilda regler för hur saldotid skall regleras. Lönenheten uppger att man inte har något ansvar för att bevaka att cheferna på ett korrekt sätt följer upp de anställdas ackumulerade övertider. Personalchefen i Lysekil uppger att de inte heller någon rutin för uppföljning av de anställdas övertid och någon samlad kontrollista erhålls inte heller från lönenheten. Lönenheten i Munkedal har från år 2015 beslutat införa en rutin med krav på att utanordningslista i HEROMA måste kontrolleras av attestansvariga chefer i syfte att verifiera att utbetald lön är korrekt och har bokförts på rätt kostnadskonto men det finns ännu inte någon rutin med krav på att kontroll av utanordningslista också måste dokumenteras. Det har på grund av muntlig rapportering av anställds frånvaro nyligen uppstått ett fall med en ackumulerad löneskuld på cirka 140 000 kr för perioden januari 2014- augusti 2014. Det utförs i dagsläget inte någon uppföljande intern kontroll av att chefer attesterar avvikelserapportering i självservice. Avstämning av balanskonto för arbetsgivaravgifter har hittills inte rutinmässigt dokumenterats. 15 av 16
Göteborg 2015-04-08 Henrik Bergh Projektledare Håkan Olsson Uppdragsledare 16 av 16