Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun



Relevanta dokument
Revisionsrapport Granskning av lönerutinerna. Härjedalens Kommun

Uppföljning av tidigare granskningar

Arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Granskning av arvoden till förtroendevalda

Kommunrevisorerna granskar

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst enligt reglementet

Ersättningar och arvoden till förtroendevalda

Arboga kommun Regler vid ersättning. Revisionsrapport nr 3, 2011 R Wallin

Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Granskning av intern kontroll för utbetalning av arvoden till styrelse-och nämndsordföranden

. ~ut. kommun. Härnösands. Granskning av arvoden. att redovisa upprättat förslag till svar enligt ovan till kommunens revisorer.

Ersättningar och arvoden till förtroendevalda Sollentuna kommun

Rapport Granskning av försörjningsstöd.

Vård- och omsorgsnämnden BSN Norr Byggnadsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktige

Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna mars Huddinge kommun. Granskning av arvoden

Byggnadsnämnden bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun

Granskning av ersättning till förtroendevalda

Ersättningar och arvoden till förtroendevalda

Arvoden och ersättning till förtroendevalda. Region Gävleborg

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

Arboga kommun. Granskning av förlorad arbetsförtjänst, uppföljning av tidigare granskning m.m. Projektplan

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Kungsörs kommuns författningssamling Nr A.16

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport Arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

REGLEMENTE. Hemsida: E-post:

Arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Revisionsrapport Granskning av rutiner för utbetalning av försörjningsstöd

Arvodes- och ersättningsreglemente för kommunalt förtroendevalda i Trosa kommun. Fastställd KF , 110 dnr 2014/160

FÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 2013/258 Sid: 1

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Revisionsrapport Granskning av rutiner för utbetalning av försörjningsstöd. Ragunda kommun

Kommunstyrelsens beredskap och arbete med etik,korruption och oegentligheter

Värmdö kommun. Granskning av rutin för reseräkningar Granskningsrapport. KPMG AB 23 april 2012 Antal sidor: 4

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

Intern kontroll och attester

Säkerhet och intern kontroll i lönehanteringen

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Kungsörs kommuns författningssamling Nr A.16

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

HÖRBY KOMMUN Författningssamling

Personliga assistenter - Köp av tjänster

Arvodesbestämmelser


Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun

Externt finansierade projekt

FÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: KF , 152 Dnr: 2017/438 Sid: 1 KF , 189

Övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrmodell)

Uppföljning av tidigare granskning

Reglemente för ekonomiska ersättningar för förtroendevalda i Melleruds kommun

Granskning intern kontroll

Ansvarsutövande: Överförmyndarnämnden

---- Karlsborgs kommun. Regler för ersättning för förtroendevalda i Karlsborgs kommun Bilaga 9 KF Diarienummer: 48.

Revisionsrapport Leasing av bilar. Krokoms kommun

Revisionsrapport Övergripande granskning av intern kontroll Tandvårdsnämnden 2015

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

Ersättning till förtroendevalda. Mandatperioden

Reglemente. Ersättning till förtroendevalda KS Föreskrifter. Plan. Policy. Program. Riktlinjer. Strategi.

Arvodesbestämmelser och övriga ersättningar för förtroendevalda i Kils kommun

Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

REGLEMENTE RÖRANDE ARVODEN OCH ERSÄTTNINGAR TILL FÖRTROENDEVALDA MANDATPERIODEN

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Revisionsrapport 3/2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna September Upplands-Bro kommun. Granskning av arvoden till förtroendevalda

Ansvarsutövande: Miljönämnden Sundsvalls kommun

Granskning av utbetalningar

LATHUND utbetalningsrutiner och tillämpning av arvodesbestämmelserna. avsedd för förtroendevalda samt nämndsekreterare/motsvarande

Göteborgs Stads bostads AB bilaga till revisionsrapporten Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

Arvodesbestämmelser

Revisionsrapport Bisysslor Rutiner för kartläggning och rapportering. Härjedalens kommun

Bestämmelser om arvoden och ersättningar till förtroendevalda i Lilla Edets kommun

Revisionsrapport Granskning av näringslivsfrågor. Härjedalens Kommun

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

Revisionsrapport. Kultur- och fritidsnämndens hantering av föreningsbidrag och studiecirkelstöd. Östersunds kommun. Kjell Pettersson.

Kommunstyrelsens uppsikt uppföljande granskning

Audit KPMG AB Antal sidor: 6

BESTÄMMELSER OM ERSÄTTNINGAR TILL FÖRTROENDEVALDA

Bestämmelser. om arvoden och ersättningar. till kommunalt förtroendevalda i Laxå kommun. Fr.o.m

FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (8)

Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda goteborg.se/stadsrevisionen

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Dnr KS /42. Arvodesreglemente. Antaget av kommunfullmäktige 126/

Bestämmelser. om arvoden och andra ersättningar. till förtroendevalda i. Lysekils kommun

BESTÄMMELSER OM EKONOMISKA FÖRMÅNER 6:04:1-10 TILL FÖRTROENDEVALDA

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor

I BENGTSFORS KOMMUN. Reglemente för förtroendemannaarvoden

REGLEMENTE FÖR ERSÄTTNING TILL FÖRTROENDEVALDA

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Emil Forsling Auktoriserad revisor. Revisionsrapport Övergripande granskning av intern kontroll inom Landstinget Dalarna 2014

Revisionsrapport Faktureringsrutiner

Revisionsrapport Ledning och styrning av externa projekt. Härjedalens kommun

Arvode förtroendevalda

Revisionsrapport Granskning av förtroendevaldas och anställdas ersättning avseende resor med egen bil

Transkript:

Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun 7 Juni 2012

Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 3 2. Rutinbeskrivning... 4 3. Granskningsresultat... 6

Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härnösands kommun har Deloitte översiktligt granskat arvoden för förtroendevalda i kommunen. Utbetalning av arvoden ingår i kommunens lönerutin. Revisionsfråga Granskningen syftar till att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller beträffande arvoden och hur dessa praktiskt tillämpas av ansvarig nämnd. Den övergripande revisionsfrågan som ska besvaras är om rutinerna fungerar tillfredsställande? Granskningen ska besvara följande kontroll mål: Vilka rutiner och bestämmelser tillämpas? Betalas rätt arvode ut? Kommunstyrelsen, skolnämnden, och socialnämnden har ingått i granskningen och avser arvoden för mars månad år 2012. Revisionell bedömning Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att nämnderna och kommunstyrelsen till övervägande del följer bestämmelserna. Utifrån stickprovskontrollen kan vi konstatera att rätt arvoden har betalats ut. Rekommendationer Vi rekommenderar att en rutinbeskrivning tas fram över arvodesprocessen. Den ska inkludera en dokumenterad beskrivning av vilka kontroller som ska göras och vem som ansvarar för olika kontrollmoment. Vi rekommenderar att attestrutinen ses över. Vi rekommenderar att bestämmelserna förtydligas för förlorad pensionsförmån och förlorad semesterförmån. Vi rekommenderar att det klarläggs vem eller vilka som ska svara på eventuella frågor avseende tolkningar av bestämmelserna Vi rekommenderar att det tydliggörs hur ett intyg för förlorad arbetsinkomst ska se ut för egna företagare. Vi rekommenderar även att intyg samlas in årsvis.. Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 1

Härnösand den 7 juni 2012 Marianne Harr Uppdragsansvarig Kjell Pettersson Projektledare Philip Maycock Granskare Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 2

1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härnösands kommun har Deloitte översiktligt granskat arvoden för förtroendevalda i kommunen. Utbetalning av arvoden ingår i kommunens lönerutin. Bakgrund till uppdraget är att det med jämna mellanrum dyker upp frågeställningar omkring tolkningen av gällande bestämmelser. Risken med oklara bestämmelser och tillämpningen av dessa är att allmänhetens förtroende kan minska för det politiska systemet och dess valda samt att felaktiga arvoden faktiskt betalas ut. 1.2 Revisionsfråga Projektet syftar till att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller beträffande arvoden och hur dessa praktiskt tillämpas av ansvarig nämnd. Övergripande revisionsfråga är om rutinerna fungerar tillfredsställande? Granskningen ska besvara följande kontroll mål: Vilka rutiner och bestämmelser tillämpas? Betalas rätt arvode ut? 1.3 Revisionskriterier Underlag för bedömning är gällande bestämmelse och interna regelverk, policys och beslut. 1.4 Avgränsning Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen, skolnämnden, och socialnämnden avseende 2012. 1.5 Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av gällande bestämmelser och bilagor till dessa. Intervjuer av nämndsekreterarna, politikersamordnaren och ansvarig löneadministratör Stickprovskontroll av utbetalda arvoden under april månad för sju förtroendevalda per nämnd/styrelse. I urvalet för stickprovskontrollen har ordförande, vice ordförande och fem slumpmässigt utvalda ledamöter ingått per nämnd/styrelse. Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 3

2. Rutinbeskrivning 2.1 Kommunallagen Grunden till arvodesbestämmelserna finns i Kommunallagen. Här är det tydligt uttryckt i 4 kapitlet 12 Förtroendevalda har rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. 2.2 Bestämmelser Arvoden till förtroendevalda ledamöter är huvudsakligen fastställda i dokumentet Bestämmelser om ekonomiska ersättningar och ledighetsregler för förtroendevalda 2011-2014" beslutad av kommunfullmäktige 2010-05-31, 1 samt i kommunstyrelsen 2010-11-09, 206 (bilaga 1). Arvoden är uppdelade i fem huvudsakliga områden, årsarvode, sammanträdesarvode, ersättning för förlorad arbetsinkomst, ersättning för förlorad pensionsförmån och ersättning för förlorad semesterförmån. 2.3 Inrapportering Årsarvoden är fastställda procentuellt i bestämmelserna. Dessa uppdateras och rapporteras årsvis av lönekontoret. Inrapportering av andra arvodestyper görs i direkt anslutning till ett sammanträde. Rapporteringen sker via blanketten Förtroendevalda - tjänstgöringsrapport. När tjänstgöringsrapporterna är ifyllda och insamlade attesteras dessa av nämndens/styrelsens ordförande. Det görs också en rimlighetsbedömning av sekreterarna, som skickar underlaget vidare till lönekontoret. Sekreterarna ansvarar även för insamling av intyg för förlorad arbetsinkomst. Intyg för egenföretagare samlas in på olika sätt, t.ex. från företagets revisorer, skatteverket eller försäkringskassan. De förtroendevalda ansvarar själva för att intygen är uppdaterade. 2.4 Attest och Utbetalning Attest av arvodena görs manuellt innan informationen är inlagd i lönesystemet. Attest av tjänstgöringsrapporten görs av nämndens/styrelsens ordförande. Ordföranden ansvarar för att bestämmelserna följs av ledamöterna och att rapportering hanterats korrekt. Kontroll av intygen för förlorad arbetsinkomst görs både av sekreterarna och lönekontoret. Underlag som saknar påskriven attest skickas tillbaka från lönekontoret till sekreterarna. Attest av underlag och betalning utförs av löneadministratören. Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 4

2.5 Löneprocess En gång per månad bearbetas allt insamlat underlag i lönesystemet (ecompanion). Manuella kontroller görs av intyg för förlorad arbetsinkomst och att antal sammanträden inte överstiger två per dag. När allt underlag är registrerat görs en manuell kontroll mot lönesystemet. Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 5

3. Granskningsresultat 3.1 Tillämpning av gällande bestämmelser Till övervägande del är bestämmelserna tillämpade enligt fattade beslut från kommunfullmäktige. Det finns några konstaterade oklarheter beträffande förlorad pensionsförmån, förlorad semesterförmån och antal arvoden per dag. Beskrivningen av hur beräkning av förlorad pensionsförmån och semesterförmån ska göras saknas i bestämmelserna. För förtroendevalda vars tjänstgöringsgrad understiger 40 % betalas ingen förlorad semesterförmån. Det finns en uppfattning om att förlorad semesterförmånen ingår i sammanträdesarvodet, men ingen klar tolkning finns i bestämmelserna. Frågor från ledamöter förekommer oftast i samband med att man är nyvald ledamot eller är ersättare. Sekreterarna använda sig av flera olika kontaktytor vid eventuella frågor, vilket kan innebära en risk för olika tolkningar av bestämmelserna. Vi rekommenderar därför att det klarläggs vem eller vilka som ska svara på eventuella frågor. 3.2 Inrapportering Inrapporteringen sker på ett enhetligt och enkelt sätt. Den sker manuellt, vilket innebär att det finns risk för fel. Vi har uppmärksammat att det förekommer oklarheter beträffande vad ett intyg för förlorad pensionsförmån från egen företagare ska innehålla och vad som räknas som ett intyg. Det finns också otydligheter om hur gammalt ett intyg får vara för att vara giltigt. Vi rekommenderar därför att rutinerna ses över för vad ett intyg ska innehålla och att intygen samlas in årsvis och gäller ett år i taget. Kontroll av inrapporterade uppgifter från ledamöterna granskas på olika sätt och med olika kontrollmoment av sekreterarna. Eftersom de flesta kontrollmomenten är manuella rekommenderar vi att en arbetsbeskrivning tas fram till sekreterarna och lönekontoret som tydliggör rutinen och vilka kontroller som bör utföras. En sådan rutinbeskrivning är särskilt viktigt i de fall hanteringen utförs av vikarier och av nyanställda. 3.4 Attest och Utbetalning Attest av arvoden utförs huvudsakligen av nämndens/styrelsens ordförande innan underlaget skickas till lönekontoret. Det görs ingen attest av underlaget efter inrapportering i lönesystemet eller innan utbetalning sker. Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 6

Vi rekommenderar att rutinen för attest ses över. Vi rekommenderar att en kontroll görs av någon utöver löneadministratören. 3.5 Lönerutinen Lönerutinen är huvudsakligen manuell vilket kan innebära en ökad risk för fel. Bakgrunden till den nuvarande manuella lönerutinen är problem med tidigare systemstöd. Det är värdefullt att titta på maskinella lösningar för inrapportering till lönekontoret tillsammans med tydliga rutinbeskrivningar och utförliga kontrollfunktioner. 3.6 Revisionell bedömning Vår bedömning är att nämnderna och kommunstyrelsen i stort följer gällande bestämmelser från kommunfullmäktige. Det finns dock några oklarheter i hanteringen av vissa arvodestyper. Utifrån stickprovskontrollen kan vi konstatera att rätt arvoden har betalats ut. Vi har följande rekomendationer: Vi rekommenderar att en rutinbeskrivning tas fram över arvodesprocessen. Den ska inkludera en dokumenterad beskrivning av vilka kontroller som ska göras och vem som ansvarar för olika kontrollmoment. Vi rekommenderar att attestrutinen ses över. Vi rekommenderar att bestämmelserna förtydligas för förlorad pensionsförmån och förlorad semesterförmån. Vi rekommenderar att det klarläggs vem eller vilka som ska svara på eventuella frågor avseende tolkningar av bestämmelserna Vi rekommenderar att det tydliggörs hur ett intyg för förlorad arbetsinkomst ska se ut för egna företagare. Vi rekommenderar även att intyg samlas in årsvis. Deloitte Granskning av Lönerutinen förtroendevalda 7