Inte störst men bäst. Det är vår vision. Förbättringsarbete på Lasarettet i Ystad LEAN
Den avgörande frågan är: Hur vill jag som patient bli bemött när jag träder in i detta sjukhus? Matz Widerström, Sjukhuschef Lean är ett engelskt ord och betyder att luta. Det beskriver den mekanik som uppstår i leanprocessen man lutar sig tillbaka och reflekterar, istället för att rusa fram. Rätt använt innebär leanprocesser mer värde för mindre arbete.
Förbättringsarbete på Lasarettet i Ystad Vi har mycket att vara stolta över när det gäller vårt lasarett. Vi är inte det största akutsjukhuset i Skåne, men vi vill definitivt vara det bästa och mest personliga. På några områden agerar vi redan föredöme för andra sjukhus, till exempel har vår BB/Förlossning stått modell för den moderna svenska förlossningsvården. Vårt mål är att bli ett av de första köfria sjukhusen i Sverige. Vi kommer dock aldrig att känna oss riktigt nöjda. Den som lutar sig tillbaka och säger att allt är bra, kommer ganska snart att se sig utkonkurrerad av andra. Det gäller att hela tiden fråga sig hur resultaten kan förbättras och vara öppen för förändringar i omvärlden. Det som driver oss är att leverera bästa möjliga vård till minsta möjliga kostnad. På Lasarettet i Ystad har vi under en längre tid arbetat strategiskt med att förbättra sjukhusets rutiner och system, enligt principerna om Lean och ISO. För båda processerna gäller att patienten står i centrum. Den avgörande frågan är: Hur vill jag som patient bli bemött när jag träder in i detta sjukhus? Leanfilosofin, som denna broschyr handlar om, omfattar såväl medarbetare som patienter. Det är viktigt att alla medarbetare på samtliga nivåer känner ansvar för verksamheten - från vaktmästaren till divisionschefen. Förbättringsarbetet måste komma nerifrån och alla måste vara motiverade till att förändra. Oavsett om du är anställd av oss, besöker oss som patient eller anhörig, eller bara läser broschyren av allmänt intresse, hoppas vi att du ska få större insikt i och förståelse för hur Leanfilosofin integreras i arbetet på vårt lasarett. Välkommen att höra av dig om du har frågor eller fler förslag på hur vårt lasarett kan bli ännu bättre! Matz Widerström, Sjukhuschef
Initiativ till förbättringar kommer naturligt På Lasarettet i Ystad bedrivs en säker och professionell vård, men samtidigt finns det alltid saker som kan bli bättre. Lean är en filosofi och ett synsätt, där alla medarbetare arbetar med ständiga förbättringar. Alla har två uppgifter i arbetet. Först det vanliga exempelvis vårdarbetet och sedan uppgiften att alltid se möjligheter till förbättringar. Båda är lika viktiga och därmed kommer initiativ till förbättringar naturligt. Följden blir att man genom smarta arbetssätt och smidiga patientflöden kan arbeta lugnare i en bättre arbetsmiljö, med mer tid för patienten. Istället för att acceptera att saker och ting förhåller sig på ett visst sätt, går man med Leanfilosofin till botten med problemet. Det kan gälla exempelvis att se över flödet för patienter. I stället för att låta patienterna komma till lasarettet vid flera tillfällen innan det är dags för behandling, kanske det räcker att han eller hon kommer en gång. Tillämpas Leanfilosofin börjar medarbetarna fundera på varför patienten kommer flera gånger i stället för bara en. Leanfilosofin handlar om att hela tiden ställa sig frågan varför. Det är viktigt att inte bara acceptera felaktigheter och problem som upptäcks i verksamheten, utan också hitta orsakerna till dem, berättar Leansamordnaren Eva Bengtsson. Frågan varför ställs om och om igen tills grundorsaken är hittad. Alla medarbetare har ett ansvar för att problem och felaktigheter tas upp, det är med andra ord inte bara ett ledningsverktyg, även om det är ledningens ansvar att se till att problemen åtgärdas. Lean innebär en arbetsplats där alla medarbetare medverkar till att verksamheten är i ständig förbättring. Genom gemensamma överenskommelser och standardiseringar ska det vara lätt att göra rätt och svårt att göra fel, säger Peter Brodén, Leanstrateg.
Lean skapar mervärde Det är i detaljerna som både problemen och lösningarna finns. I allt förbättringsarbete är det viktigt att se till helheten samtidigt som arbete utförs på detaljnivå. Risken är annars att det som är en förbättring på en enhet blir en försämring på en annan. Lean handlar om att optimera det som är värdeskapande för patienten och att jämna ut arbetsflöden. Det gäller att lära sig se vad som verkligen är till nytta för patienterna, ta reda på behovet och vad som skapar mervärde. Det som inte tillför värde är slöseri och ska tas bort. I vården kan slöseri exempelvis vara: Överproduktion, som onödiga prover, undersökningar, stora lager och dubbel dokumentation. Väntan på undersökningstider, av- eller ombokade tider, in- och utloggning ur olika system. Onödiga rörelser och förflyttningar, som krävs för att leta efter saker och sträcka sig efter material. Misstag och korrigeringar, som tar tid och energi för att rättas till. Att ständigt bli avbruten. En verksamhet är Lean när den inte innehåller något slöseri. Att integrera Leanfilosofin i verksamheten tar tid. På Lasarettet i Ystad påbörjades arbetet 2008 och det är ett stort energi- och tidskrävande uppdrag. Men vinsten för både patienter och medarbetare är stor minskade köer, fler nöjda patienter, ökad trivsel och ett mer meningsfullt arbete.
STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR FLÖDEN Få fungerande flöden genom att koppla ihop aktiviteter RESPEKT FÖR MÄNNISKAN KVALITET Reagera direkt vid fel och eliminera orsakerna UTJÄMNING ÖVERENSKOMMELSER STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR FLÖDEN Få fungerande flöden genom RESPEKT FÖR MÄNNISKAN KVALITET Reagera direkt vid fel och
Leans byggstenar Att arbeta med förbättringar är en komplex process utan något egentligt slut. För att kunna genomföra Leanfilosofin i hela verksamheten, krävs att det finns en gemensam värdegrund och ett enhetligt synsätt på vad Lean är. I Leanhuset illustreras hur husets grund, två pelare och ett tak samverkar i en helhet. I husets mitt finns respekten för människan. Utjämning I den dagliga verksamheten uppstår ofta ojämnheter i arbetsbelastning och patientflöden. Utjämning betyder att skapa ett jämnare flöde, som gör att stressen hos medarbetarna minskar. När arbetet blir lugnare och mer metodiskt, blir det också lättare att planera för patientens vård. Överenskommelser Med nedskrivna överenskommelser om ett gemensamt arbetssätt blir det lättare att skapa smidiga processer och fånga upp avvikelser. Att analysera eventuella avvikelser ger möjlighet till ytterligare förbättringar. Flöden En av grundprinciperna inom Leanfilosofin är att få så fungerande flöden som möjligt ur ett patientperspektiv. Patientens resa inom sjukvården kan förbättras genom att koppla aktiviteterna så nära varandra det går och därigenom minska ledtiderna för patienten. Kvalitet För att kunna förbättra måste vi ta lärdom av våra misstag. Kvalitet innebär att medarbetarna reagerar när de upptäcker något som är fel, återkopplar detta och korrigerar felet. Det handlar om att bli bättre på att uppmärksamma felen som görs i verksamheten. Respekt för människan Individen står i centrum för Leanfilosofin. Det är endast genom respekt, tolerans och mänsklig omtanke för både patienten och för medarbetaren som det går att integrera Lean i verksamheten. Ständiga förbättringar Om alla byggstenarna i Leanhuset inkluderas skapar detta förutsättningar för verksamheten att ständigt bli bättre. Det gäller att alltid sträva framåt och ha fokus på arbete som tillför patienten värde.
Medarbetarna mer delaktiga med Lean På Division Medicin och Division Akut inleddes förbättringsarbete enligt Leanfilosofin för knappt två år sedan. Division Medicin ansvarar för internmedicin, vilket omfattar sjukdomar i de inre organen. Division Akut ansvarar för akutsjukvård, vilket inkluderar Akutkliniken (akutmottagning och akutvårdsavdelning) samt operation, anestesi, intensivvård och postoperativ vård. Vi tycker Leanfilosofin betyder mycket för vårt sätt att arbeta med förbättringar, berättar Ninni Westgren, som är områdeschef på Division Akut. Vi upplever att medarbetarna blir engagerade i det dagliga arbetet och mer uppmärksamma på de problem vi stöter på i vardagen. Dessutom blir vi alltmer positiva till att pröva nya arbetssätt och utveckla våra arbetsmetoder. att kunna skapa ett jämnt flöde är det viktigt med kunskap om och förståelse för varandras sätt att arbeta. Det innebär att behovet av en ständig dialog mellan de olika enheterna blivit tydlig och utbytet av erfarenheter ökar. Varje enhet arbetar aktivt med Lean, men metoderna kan variera. På vissa enheter har man satt upp flödesscheman på väggarna, fulla med gula klisterlappar, som markerar möjliga förbättringar. Om någon enhet kommer på ett särskilt bra sätt att arbeta, är det något som de andra enheterna får ta del av, säger Petra Elg, biträdande divisionschef på Division Medicin. Representanter för samtliga yrkeskategorier har satt sig ner tillsammans och tittat över verksamheten när det gäller saker som arbetssätt, rutiner, mottagande av patienter och dokumenthantering. Målet är att kapa onödig väntan för patienten och få medarbetarna att känna delaktighet i förbättringsarbetet. Eventuella problem ska åtgärdas så snabbt som möjligt, i första hand av medarbetarna själva och utifrån de förutsättningar som finns. För
Layout: Nina Hammarberg LEAN Mer information och kontaktuppgifter finns på www.skane.se/ystad/förbättringsarbete Lasarettet i Ystad Kristianstadsvägen 3, 271 82 Ystad Växel 0411-99 50 00 www.skane.se/ystad lasarettet.ystad@skane.se