Servicegrad i Januari och Augusti.

Servicegrad i Januari och Augusti. DLF/SDH Gemensam Checklista inför semester-/produktionsuppehåll /Säkerställ den löpande informationsprocessen, gemensamt och internt hos leverantör och grossist / Per den 11 mars 2010 1

Bakgrund Lägre Servicegrad i alla kategorier efter semester, dvs. augusti och efter jul/nyår, januari. Syfte Uppfylla förväntan! Höja servicegraden till normal nivå för svensk dagligvaruhandel, behovet ligger på minst 98% även dessa månader Mål Gemensam handlingsplan adresserade till SDH och DLF med relevanta orsaksområden som behöver åtgärdas. Servicegrad 98%. Projektgrupp Ett samarbetsprojekt 2009 mellan DLF s och SDH s Logistikkommittéer som bl. a. resulterat i denna gemensamma checklista. Arbetsgrupp: Lars Jonsson Cloetta, Bert Rosenquist Atria, Tyrone Andersson Unilever och Peter Landenberg, ICA Förutsättningar för en bra Servicegrad Kräver högt fokus på agendan, systemstöd, proaktiv inställning, hög samarbetsförmåga internt som externt, leverantör kedja och grossist. Förutsätter regelbunden nyckeltalsuppföljning med orsaksanalys och korrigerande åtgärder. Behovet är att säkerställa planering av material-, maskin-, personal- och skiftbehov. För det krävs ett fungerande Strategiskt, Taktiskt och Operativt rullande Planeringssystem (flera år, lägst 1 år ned till vecka/dag) med systemmässigt uppdaterad artikel per vecka via aktivt systematiskt prognosarbete. Förslag på nyckeltal: Servicegrad: totalt, per artikel, relevant artikelgrupp, marknad, grossist, fabrik och linje. Prognosprecision: totalt, per artikel, relevant artikelgrupp, marknad och grossist. Intern leveransprecision: per artikel, relevant artikelgrupp, fabrik och linje. Uppfyllelse av Säkerhetslager: totalt, per artikel, fabrik och linje. 2

/Ex. på servicegradens uppbyggnad och säkerställande/ /Ex. på flödesplanering ur ett leverantörsperspektiv/ 3

Hur kan Servicegradsarbete använda Lean-metodik, ständiga förbättringar? 1. KPI 5. Uppföljning 2. Avvikelse 4. Korrigerande åtgärd 3. Orsak 5 x varför 1. Servicegrad eller Leveransservice som nyckeltal KPI 1 mäter leveransdugligheten till grossist eller butik. Se gemensam definition: http://www.dlf.se, logga in med ditt DLF lösenord eller på http://www.ecr.se/projekt--uppdrag/genomforda/konferens/ 1 KPI = Key Performance Indicator 4

2. Avvikelse mot 98 %? Situation, artikel, fabrik, grossist eller orsakskoder, följ upp konsekvent. Från Leverantören, dela upp i Produktions- och Försäljningsrelaterade exempel. Produktionsrelaterat Emballagebrist Sen Order Produktions Försening Expeditionsfel Slut På Lager Process-fel Fel från leverantör return refusal - labeling error Produktion planeringsfel Ej Frisläppt (Karantän) short-sourcing-material supply problem Felregistrerad order Bakterie misstänkt short-sourcing-capacity Flyttad order Råvarubrist short-repacking-capacity Saldodifferens Försenad inleverans short-suppl plan-prd/dispac.sched err Felplock (Artikel) Råvarubrist Försäljningsrelaterat Felregistrerad order Ändrad order (grossist) short customer - delisted product 3. Orsak, 5 Varför? Se DLF/SDH Lean-utbildning http://www.leansupplychain.se/ 5 x Varför är en del av Lean-begreppet, en metod för rotfelsanalys samt en del av det ständiga arbetet och lärandet. Uppföljning, korrigering, ansvar, färdigställande av vem och när ända ned till den begynnande orsaken är nyckeln för ständig förbättring. Genom att fem gånger fråga efter orsaken till varför ett fel har uppstått kan man hitta rotorsaken till felet. Sedan eliminerar man rotorsaken och hindrar att felet återkommer. Att endast eliminera symptomet gör ofta att felet återkommer på samma eller liknande sätt. Ett exempel: 1. Varför missade vi leveranserna av leksaker? Därför att formgjutaren var sjukskriven. 2. Varför var formgjutaren sjukskriven? Därför att han fått tennisarm. 3. Varför har formgjutaren fått tennisarm? För att 50 % av leksakerna måste gjutas för hand. 4. Varför måste 50 % av leksakerna gjutas för hand? Därför att gjutmaskinen är feljusterad. 5. Varför är maskinen feljusterad? Arbetsinstruktionen är felaktig. 4. Korrigerande åtgärd Vad ska göras? Vem ansvarar? När klart? När har vi tagit ifatt förlorad volym? short-dem planing-sales over forecast Slutsats: Fixa arbetsinstruktionen 5. Uppföljning av 1. och 4. internt och externt kommunicerat. 5

GEMENSAM CHECKLISTA LEVERANTÖR OCH GROSSIST CHECKOMRÅDE SERVICEGRAD JANUARI & AUGUSTI KLART SÄLJ UPPDATERADE KAMPANJER: REVIDERADE FÖRSÄLJNINGS PROGNOSER: BACK UP SÄKRAD: LOGISTIK SAMSYN PROGNOS OCH PRODUKTIONSPLAN: KOMMUNIKATION: KONTROLL GROSSISTORDER OCH PROGNOS: BACK UP SÄKRAD: FABRIK SÄKERHETSPLAN UPPRÄTTAD: REVIDERA LAGER SALDO: BEFARADE RISKER OMHÄNDERTAGNA: PLAN UPPRÄTTAD MED UNDERLEVERANTÖR: PRIORITERINGSLISTA UPPRÄTTAD: BACK UP SÄKRAD: GROSSIST BACK UP SÄKRAD: KOMMUNICERAD KAMPANJPROGNOS: KOMMUNIKATION: AVVIKANDE INKÖPSMÖNSTER: LEVERANTÖRSDIALOG: LEVERANTÖRSBREV: BILATERALA MÖTEN: * operativa checklistan, se sid 11 Walk the talk! 6

FÖRKLARINGAR TILL CHECKLISTAN Här finns förklaringar för varje rubrikområde i checklistan som exempel på vad som avses. Checklistans områden genomgås i respektive organisation och skall användas som ett underlag till den operativa Checklistan. SÄLJ Avser säljplaneringsprocessen hos leverantör, dvs. sälj-, kund och marknadsprocessen. UPPDATERADE KAMPANJER: Är alla bokningar med? Leveransplaner med kedja/grossist om kampanj finns i perioden som innehåller information om: Volym, leveransdag och artikel. Regelbundna och konsekventa planeringsprocesser, se exempel på Sälj och planerings Processen (SPP). SPP Prognosprocessen blir ett resultat av SPP och måste uppdateras med jämna mellanrum. Det förutsätter information i god tid från kedja/grossist kring vad de tänker köpa (kampanjinformation mm). Avgörande är att alla större förändringar i volym eller artiklar kommuniceras till leverantör per omgående. Prisförändring i augusti respektive januari kan ge upphov till buffring eller vice versa. Om det planeras så ska det regleras i prognos mellan kedja/grossist och leverantör. Alltid minst rullande 52 v prognos nedbrutet på grossistgrupp, artikel och vecka för att därmed möjliggöra produktionsplanering i flödet. 7

REVIDERADE FÖRSÄLJNINGSPROGNOSER. Leverantören bör förmedla responstid till grossist. Planer inklusive aktiviteter, bokade som ej bokade, ska löpande in i prognos och planeringssystemet av prognosansvariga. Stöd från eventuella Prognosteam. Sälj- och aktivitetssystem från Marknads-, KAM- och Säljprocessen ska vara uppdaterade i prognos och produktionsplaneringssystemet efter samarbete och samsyn med kedjor och grossister. Målstyrning och även Incitament för prognosprecision hos KAM/Marknad. BACK UP SÄKRAD Uppdaterade back upp rutiner vid semester i både kampanj- och prognosansvar. Namngiven ansvarig och utförare kommunicerat till berörda mottagare, internt som externt. LOGISTIK Avser processen som syftar till ett balanserat lager på grundval av säljprocessens behov och fabrikernas förmåga att producera och leverera i tid och till rätt mängd. KOMMUNIKATION Ta kontakt med utvalda grossister för gemensam leverans- och inköpstaktik, öppettider, särskilt om någon post har semester och back up saknas. Kommunicera grossist och berörda internt per omgående eller så snart som möjligt vid befarad och aktuell restnotering. Vi kommer gå i brist på en artikel X v 29, åter i lager dag Y v 33. Artikeln gick inte att hålla leveransduglig pga. QQ. Orsak, åtgärd och lärdom är ZZ. Agera efter leveransduglighet och kontrollera/samordna förhandsorder eller införsäljning i egna led, föreslå ersättningsvara. SAMSYN PROGNOS OCH PRODUKTIONSPLAN Överensstämmer behovet med produktionsplanen i tid och mängd, stäm av med ledande produktionsansvariga och prognosansvariga. Agera på avvikelser för korrigerande åtgärder och kommunikation. KONTROLL ORDER OCH PROGNOS Stämmer grossistordern med prognosen för just den grossisten aktuell vecka/dag? 8

BACK UP SÄKRAD Uppdaterade back upp rutiner vid semester i både prognosansvar, order/lagermottagning och produktionsplanering. Namngiven ansvarig och utförare kommunicerat till berörda mottagare, internt som externt. FABRIK SÄKERHETSPLAN UPPRÄTTAD Inför semester och produktionsuppehåll med nödvändigt underhåll, skapa, tidsprofiler, planering med tidigarelagd (lageruppbyggnad) eller alternativ produktion i planeringen. Skapas så fort uppehållet blir känt. Blanda in ansvariga för löpande analys och kontroll av lager. Åtgärderna initieras vid behov senast X månader innan semester/produktionsuppehåll, därefter enbart parering. REVIDERA LAGER SALDO. Upprätta framtida lagersaldo analys per vecka/dag (lager + produktionsplan prognos). Historiska problem tas i beaktande. Riskanalys: befarad brist eller under säkerhetslager -> korrigera veckovis. Upprätta i dessa situationer korrigerande åtgärder löpande med extra tät uppföljning och rapportering. Höj löpande säkerhetslager på befarade osäkra artiklar/situationer/perioder. Äventyra inte lager pga finansaspekter i samband med nytt räkenskapsår. BEFARADE RISKER OMHÄNDERTAGNA Beläggningsplanering löpande med möte varje månad i syfte att planera och bemanna skift. Bemanning mot behov det närmaste året och särskilt närmaste halvåret. Se över skiftläggning, övertid, stödsituationer på såväl maskin som personal samt andra åtgärder. Beredskap på handlingsplan för oplanerade produktionsstopp. Ta för vana att upprätta och kommunicera berörd del av organisationen en aktuell kapacitetsstatus för prioritering och planering. Utöver finplanering, fast period, stäm av i veckomöten. Upprätta framtida lagersaldo analys per vecka/dag, dvs. prognos + produktionsplan lager. Riskanalys: befarad brist eller under säkerhetslager -> korrigera, även inom fast period om möjligt. PLAN UPPRÄTTAD MED UNDERLEVERANTÖR Inför uppehåll/semester kontrollera och följ upp särskilt ingående material, halvfabrikat, helfabrikat och transporter. 9

PRIORITERINGSLISTA UPPRÄTTAD För artiklar, särskilt i befarade brist situationer. BACK UP SÄKRAD Uppdaterade back upp rutiner vid semester i både resursplanering, order/lagermottagning och produktion. Namngiven ansvarig och utförare kommunicerat till berörda mottagare. GROSSIST BACK UP SÄKRAD Uppdaterade back upp rutiner vid semester i både kampanjansvar, varupåfyllning grossist och butik, inköpsorder, tranport och lagermottagning. Namngiven ansvarig och utförare kommunicerat till berörda mottagare, internt som externt. KOMMUNICERAD KAMPANJPROGNOS Se till att det finns en med leverantör gemensam prognos i volym och tid på rätt artikel med en relevant framförhållning. KOMMUNIKATION Ta i god tid kontakt med utvalda leverantörer för gemensam leverans- och inköpstaktik, öppettider, särskilt om någon post har semester och back up saknas. AVVIKANDE INKÖPSMÖNSTER Avvikande inköpsmönster måste kommuniceras med leverantör i god tid. LEVERANTÖRSDIALOG Avvikande leverantörer enligt historik måste ha korrigerande åtgärder på identifierade orsaker, planering direkt efter situationen och senast 3-4 månader innan nästa befarade situation. LEVERANTÖRSBREV Skickas ut senast 3 månader innan till särskilt utvalda enligt ovan. BILATERALA MÖTEN Med särskilt berörda leverantörer avseende gemensamma åtgärder enligt ovan. 10

*Operativ checklista För situationsutsatta, snabbrörliga dvh-artiklar är ledtiden mycket kort för processen produktion förpackning leverans. För att säkerställa en bra servicegrad och ett effektivt varuflöde måste utgångspunkten vara ett intimt samarbete mellan aktörerna. Checklistan nedan tar fasta på den täta kommunikationen innan, under och efter perioder med semester och långhelger. Öppet, snabbt och frekvent informationsutbyte såväl elektroniskt som personligt är nödvändiga ledord. Ju mer samarbete och kommunikation parterna emellan ju mindre överlager och restnoteringar får vi. Fokuserade checkpunkter med tät kommunikation mellan Grossist och Leverantör är: Checkområde Aktivitet Grossist Leverantör Prognosavstämning Daglig uppföljning utfall Artiklar med låg Servicegrad till butik tidigare år Artiklar med låg Servicegrad till grossist Produktionsplanering Ansvar och kontakt Leveranssvårigheter Dagligen inför kampanjstart för att fånga förändringar Har vi stämt av idag? Kampanjers utfall, båda parter följer upp och stämmer av. Har vi stämt av idag? Lista de artiklar som har haft problem. Orsak och korrigerande plan. Har listan upprättats och stämts av? Lista de artiklar som haft problem och gör en korrigerande plan för säkerställande av Servicegrad. Har lista o plan upprättats och stämts av? Stäm av med Grossisten om att uppgjorda och avstämda prognoser har säkerställts i produktionen. Har produktionen gett klartecken? Namngivna personer och kontaktuppgifter hos respektive part och deras ersättare som ansvarar för alla avstämningar enligt ovan. Har lista på personer upprättas och stämts av? Vid t.ex. produktionsstopp ska information direkt gå till Grossisten och samtidigt ska en Plan B upprättas och presenteras. Har information meddelats och Plan B upprättats? 11