Arbetsmiljö- och personal Bokslut 2013 Dokumenttyp Förvaltning Ämnesområde Ägare/ansvarig Ann-Katrin Otinder Antagen av Dnr Revisions datum Giltig fr.o.m. Giltig t.o.m. 1
Innehåll Inledning... 3 Arbetsmiljöarbete 2013... 4 Friskvård... 4 Rökfri arbetsplats... 4 FAS-arbetsliv... 4 Utbildningar... 4 Medarbetarenkät... 5 Enkät arbetsmiljö/samverkan... 6 Sammanställning av enkät arbetsmiljö/samverkan... 6 Arbetsskada/tillbud 2013... 10 Arbetsskada... 10 Tillbud... 11 Nyttjad företagshälsovård per tjänst 2013... 12 Personalstatistik... 13 Personalstruktur... 13 Antal anställda... 13 Antal månadsavlönade medarbetare per förvaltning/förvaltningsområde, könsuppdelad... 14 Könsfördelning, medarbetare och chefer... 14 Antal anställda/chef i genomsnitt 2013-12-31... 14 Timavlönade medarbetare... 15 Sysselsättningsgrad... 15 Åldersstruktur... 16 Pensionsavgångar... 16 Personalomsättning externa avgångar för tillsvidareanställda... 17 Avgångsenkät... 17 Sjukfrånvaro... 18 Förändring av sjukfrånvaron under 2013... 18 Orust i jämförelse med andra kommuner 2012... 18 Yrkesgrupper med högst respektive lägst sjukfrånvaro... 18 Felkällor... 19 Kostnader för personal... 19 Semester och okompenserad övertidsskuld... 19 2
Inledning Orust kommun kommer årligen att sammanställa ett arbetsmiljö- och personalbokslut som en del av kommunens årsredovisning. I år är det premiär för bokslutet, det vill säga det första året som arbetsmiljön i Orust kommun redovisas på detta sätt. Bokslutet ska spegla arbetsmiljöarbetet under året och möjliggöra jämförelser så att vi ständigt förbättrar och utvecklar vår arbetsmiljö. Målsättningen är att skapa bra och attraktiva arbetsplatser för att på så vis kunna ge god service till medborgarna. Viktigt är också att våra medarbetares arbete ska kännetecknas av ständiga förbättringar och fokus ska finnas på områden såsom ledarskap, kompetens och arbetsmiljö. Ann-Katrin Otinder Personalchef 3
Arbetsmiljöarbete 2013 Friskvård Friskvårdsinsatserna består av ett friskvårdserbjudande där kommunanställda får söka friskvårdsrabatten. Medarbetare kan få 50 % av kostnaden, (max 200kr/termin) om man håller på med någon friskvårdsaktivitet. Under våren 2013 har 130 medarbetare beviljats friskvårdbidraget och under hösten har 82 medarbetare beviljats friskvårdsbidrag. Rökfri arbetsplats Den 1 mars 2013 togs beslutet att man ville skapa en rökfri arbetsplats för att skydda medarbetare och medborgare från att utsättas för skadlig tobaksrök. Samtidigt fick medarbetarna, ett erbjudande om att de kunde få ett ekonomiskt bidrag om de använde sig av nikotinläkemedel för att sluta röka. 50 % för utlägg, max 1000kr per medarbetare. Sju medarbetare har beviljats det ekonomiska bidraget. FAS-arbetsliv FAS står för förnyelse arbetsmiljö samverkan, och sammanfattar det avtal som slutits mellan Sveriges kommuner och landsting. Syftet är att göra hälsa och arbetsmiljö till en naturlig del av verksamhetsutvecklingen och det dagliga arbetet. De flesta verksamheter och enheter har arbetat till och från med verktyget sedan 2007. Det är fortfarande högaktuellt och ingår som en viktig del i vårt arbetsmiljöarbete. Utbildningar Arbetsmiljö samt alkohol/drogförebyggande utbildningar har pågått sen 2010. Alla chefer/arbetsledare och skyddsombud/arbetsplatsombud är inbjudna till utbildningarna. 2010 gick 49 chefer, 2012 gick ytterligare 18 chefer och 2013 gick 13 chefer. I december genomfördes utbildningen Riskbedömning inför ändringar i verksamheten för rektorer. I januari 2014 hålls utbildningen för alla chefer i omsorgen. 4
Medarbetarenkät Under 2013 har Orust kommun genomfört en medarbetarenkät som 751 medarbetare har svarat på via webb eller postalt. Syftet är att få en övergripande bild av Orust kommun som arbetsgivare och dess arbetsmiljö samt att kunna göra jämförelser då man regelbundet kommer att fortsätta med medarbetarenkäter. Resultaten visar att medarbetarna i Orust kommun är förhållandevis nöjda med sitt arbete och tycker att man har bra arbete, kollegor och chefer. Framförallt tycker medarbetarna att de har ett meningsfullt arbete med fokus på brukaren. Det finns ett antal områden där det finns utrymme för förbättring: - Friskvård - Arbetsplatsutveckling - Personalutveckling - Återkoppling Detta är områden som det är viktigt att arbeta vidare med under 2014. Nedan följer en summering av enkäten: 5
Enkät arbetsmiljö/samverkan Alla kommunens chefer har fått svara på en enkät om hur man under året arbetat med arbetsmiljön och samverkan i respektive enheter. Av kommunens lite drygt 60 chefer svarade 56 chefer på enkäten. Enkäten visar på ett mycket gott resultat där kommunens chefer arbetar aktivt med dessa frågor. Man kan dock se att det finns utrymme för förbättring när det gäller mångfaldsfrågorna samt att man behöver arbeta mer med arbetsmiljöpolicyn, exempelvis i samband med arbetsplatsträffar (APT). Sammanställning av enkät arbetsmiljö/samverkan Jag är chef inom följande område Förvaltningsområde Lärande 14 25 % Förvaltningsområde Omsorg 17 30 % Förvaltningsområde Samhällsutvecklingen 17 30 % Miljö och Byggförvaltningen 1 2 % Stab 7 13 % Jag började min anställning som chef i kommunen År 2013 12 21 % År 2012 eller tidigare 45 79 % 1. Jag har gått igenom samverkansavtalet med mina medarbetare de senaste 12 månaderna Ja 21 38 % Nej 16 29 % Delvis 19 34 % 6
2. Jag har gått igenom arbetsmiljöpolicyn med mina medarbetare de senaste 12 månaderna Ja 15 27 % Nej 15 27 % Delvis 26 46 % 3. Jag har arbetat med mångfald i samband med APT under de senaste 12 månaderna Ja 17 30 % Nej 25 45 % Delvis 14 25 % 4. Jag har haft Mål- och lönesamtal med mina medarbetare de senaste 12 månaderna (under våren) Ja 45 80 % Nej 9 16 % Delvis 2 4 % 7
5. Jag har haft Mål- och uppföljningssamtal med mina medarbetare de senaste 12 månaderna Ja 48 86 % Nej 4 7 % Delvis 4 7 % 6. Jag har genomfört en fysisk skyddsrond de senaste 12 månaderna Ja 37 66 % Nej 11 20 % Delvis 8 14 % 7. Finns skriftliga instruktioner för särskilt riskfyllda arbetsuppgifter? Ja 26 46 % Nej 11 20 % Finns inga riskfyllda uppgifter 19 34 % 8
8. Är medarbetarna delaktiga i det systematiska arbetsmiljöarbetet? Ja 46 82 % Nej 1 2 % Delvis 9 16 % 9. Har Du kännedom om kommunens riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete? Ja 46 82 % Nej 1 2 % Delvis 9 16 % 10. Har Ni gjort någon risk och konsekvensbeskrivning (arbetsmiljöverkets ABC) i samband med omorganisation under året? Ja 24 43 % Nej 27 48 % Delvis 5 9 % 9
Arbetsskada/tillbud 2013 Arbetsskada Som arbetsskada räknas olyckor i arbetet och arbetssjukdomar som man fått av exempelvis för tungt arbete. Även skador på väg till eller från arbetet räknas som arbetsskada likaså smittsamma sjukdomar man fått genom arbetet. Omsorg Lärande Samhälle Bygg/ KS miljö Olycksfall 43 13 6 0 0 Färdolycksfall 7 0 1 0 0 Sjukdom 1 23 1 0 0 Typ av skada som faller inom ramen för färdolycksfall och olycksfall (ej sjukdom) Verksamhet Omsorg Lärande Samhälle 1. Elolycka, brand, explosion, sprängning 2. Kontakt (även inandning) kemiskt ämne eller smittbärare 1 1 3. Den skadade föll 9 4 4 4. Den skadade slog eller stötte emot något (ej vid fall) 4 5 5. Skadad av maskin, maskindel eller föremål i rörelse (mekanisk rörelse) 1 6. Skadad av fallande/flygande föremål (ej egen hantering) 1 7. Skadad av hanterat föremål (egen hantering) 4 8. Skadad av person (fysiskt, även oavsiktligt) 19 2 9. Skadad av djur 10. Fysisk överbelastning (lyft eller ansträngande/häftig rörelse) 1 11. Psykisk överbelastning (hot, chock) 1 12. Snedtramp, feltramp, spik - tramp (ej fall) 2 1 13. Fordonsolycka eller påkörd 7 1 14. Annat, ange vad Bygg/ miljö KS 15. Ej angett kategori 1 Totalt 50 13 7 0 0 10
Förvaltningsområdet omsorgen präglas av många hot och våldsituationer från omsorgstagare mot medarbetare. Man faller på grund av otillfredsställande arbetsställning eller vid förflyttningar. Förvaltningsområdet lärande präglas av många arbetssjukdomar som orsakats av inomhusmiljön. Man har också många hot och våldsituationer som orsakas av elever. Förvaltningsområdet samhällsutvecklingen där har fallskador har övervägt. Kommunstyrelseförvaltningen har inga anmälda arbetsskador. Tillbud Ett tillbud är en oönskad händelse som kunnat leda till ohälsa eller olyckfall. Omsorg Lärande Samhälle Miljö/bygg KS Antal 88 26 1 0 0 Förvaltningsområdet omsorgen har många hotsituationer och man upplever att man har otillfredsställande arbetsställningar exempelvis vid förflyttningar. Förvaltningsområdet lärande har även de många hotsituationer samt slag och sparkar från elever. 11
Nyttjad företagshälsovård per tjänst 2013 2013 års nyttjande av företagshälsovårdstjänster var mycket läkartid eftersom vi under hösten 2012 samt våren 2013 arbetade extra mycket med våra korttidsfrånvaroinsatser. Räddningstjänstens lagstadgade undersökningar är också en stor post, eftersom man enligt lag måste vara företagsläkare vid vissa undersökningar. Under hösten 2013 kunde inte företagshälsovården leverera en del av de tjänster som vi hade behov av. Därför anlitades andra konsulter, exempelvis rehabkoordinator, vilka inte redovisas här. Topp 25 Nyttjade Tjänster Företagsläkare Lagst. hälsoundersökning rök & kemdyk EKG-arbets EKG Bedömningssamtal Utbildning Samtal KBT Företagssköterska Sjukgymnast/ergonom Arbetsförmågebedömning Lagst. unders. rök & kemdyk, läkarunders. Krishantering Verksamhetsplanering Lagst. Hälsoundersökning härdplast Lagst. Hälsoundersökning natt Analyskostander Beteendevetare HU tillägg hörsel Spirometri (tillägg) Föreläsning 2 timmar Grupphandledning Krishantering grupp Arbetsmiljöingenjör Vaccination Totalt 124 121 kr 96 820 kr 90 830 kr 46 200 kr 40 440 kr 38 500 kr 28 660 kr 25 453 kr 22 245 kr 16 115 kr 13 950 kr 13 545 kr 13 185 kr 13 185 kr 12 690 kr 12 133 kr 11 610 kr 11 340 kr 7 600 kr 6 800 kr 6 800 kr 6 040 kr 4 875 kr 663 137 kr 12
Personalstatistik Här följer en redovisning av Orust kommuns medarbetare. Uppgifterna omfattar månadsavlönad personal anställda enligt AB (Allmänna bestämmelser) där inget annat anges. Det innebär att timavlönade medarbetare och medarbetare som är anställda enligt PAN-avtalet (Personliga assistenter och anhörigvårdare), BEA-avtalet (medarbetare i arbetsmarknadspolitiska insatser) och RIB-avtalet (deltidsbrandmän) inte är med i statistiken. Personalstruktur Antal anställda Den 31 december 2013 hade Orust kommun 1 210 anställda med månadslön vilket innebär att antalet anställda är något färre jämfört med året innan då antalet anställda med månadslön var 1 219. Sedan 2009 har antalet anställda med månadslön minskat med 20 personer. Andelen visstidsanställda var 2009 4,7 % av alla anställda med månadslön. Motsvarande siffra för 2013 är 11,7 %. Antalet tillsvidareanställda medarbetare har mellan dessa år minskat medan antalet visstidsanställda har ökat. Antal månadsavlönade medarbetare 2009-2013 1250 1200 56 1150 77 94 111 127 Visstidsanställda 1100 1174 Tillsvidareansällda 1050 1128 1106 1108 1083 1000 2009 2010 2011 2012 2013 13
Antal månadsavlönade medarbetare per förvaltning/förvaltningsområde, könsuppdelad Förvaltning/ Förvaltningsområde Antal medarbetare 2013 Förändring jämfört med 2012 Andel kvinnor Andel män Kommunstyrelseförvaltningen Kommunstyrelseförvaltningens Stab 55 0 62 % 38 % Förvaltningsområde Lärande 395-6 86 % 14 % Förvaltningsområde Omsorg 597 +20 93 % 7 % Förvaltningsområde Samhällsutveckling 143-26 62 % 38 % Miljö- och Byggnadsförvaltningen 20 + 3 75 % 25 % Totalt 1210-9 86 % 14 % På förvaltningsområde samhällsutveckling har vaktmästarna under 2013 flyttats över till det förvaltningsområde de jobbar på. Detta visar sig i tabellen ovan med att det är en stor minskning av antalet medarbetare på förvaltningsområde samhällsutveckling. De medarbetarna finns nu i verksamhetsområdena för lärande och omsorg istället. Könsfördelning, medarbetare och chefer 86 % av kommunens medarbetare är kvinnor vilket är en oförändrad nivå sedan föregående år. Av kommunens 60 chefer är 65 % kvinnor. Under föregående år hade kommunen 63 chefer varav andelen kvinnliga chefer var 68 %. Antal anställda/chef i genomsnitt 2013-12-31 Förvaltning/Förvaltningsområde Antal anställda Antal chefer Anställda exkl. chefer Anställda per chef Kommunstyrelseförvaltningen Kommunstyrelseförvaltningens stab 55 8 47 6 Förvaltningsområde Lärande 395 15 380 25 Förvaltningsområde Omsorg 597 22 575 26 Förvaltningsområde Samhällsutveckling 143 14 129 9 Miljö- och Byggnadsförvaltningen 20 1 19 19 Totalt 1210 60 1150 19 Ovanstående bild visar ett genomsnitt av antal anställda per chef vid kommunens förvaltningar/förvaltningsområden. Den enskilda chefen har i genomsnitt 19 medarbetare. Antalet underställda medarbetare påverkar förutsättningarna för ledarskapet och frågan bör därför analyseras och värderas i det systematiska arbetsmiljöarbetet för chefer. Ovanstående visar ett genomsnitt av antalet underställda medarbetare per chef. Spannet mellan lägsta och högsta antalet underställda medarbetare är 2-49. 14
Timavlönade medarbetare Timavlönade medarbetare arbetade sammanlagt 234 586 timmar under 2013, vilket motsvarar 138 årsarbeten. Under 2011 motsvarade de timavlönade 138,79 årsarbeten (ett årsarbete utgör 1 700 timmar). Sysselsättningsgrad Medelsysselsättningsgraden bland kommunens medarbetare med månadslön var 2013-12-31 86,0 %. Kvinnornas medelsysselsättningsgrad var 85,8 % mot männens 92,6 %. Medelsysselsättningsgraden har minskat med 1,0 % jämfört med 2012-12-31. Då låg medelsysselsättningsgraden på 87 %. Den 1 november 2012 var 58,9 % av Orust kommuns medarbetare heltidsanställda (54,3 % av kvinnorna och 86,5 % av männen). Motsvarande siffror för riket (alla Sveriges kommuner) var 72,8 hade heltidsanställning, (69,7 % av kvinnorna och 85,7 % av männen). Den 1 november 2011 var 56,9 % av Orust kommuns medarbetare heltidsanställda. Andelen heltidsanställda i Orust kommun har ökat något mellan åren 2011 och 2012. Andelen heltidsanställda i Orust kommun är lägre än genomsnittet i både landet och länet, andelen har de senaste åren ökat något men fortfarande har Orust kommun en mindre del heltidsanställningar än genomsnittet. Heltids anställda 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Orust kommun Riket Heltids anställda 15
Åldersstruktur Av Orust kommuns medarbetare med månadslön var 8,3 % eller 100 medarbetare under 30 år, 31,9 % eller 385 medarbetare var 55 år eller äldre. Åldersstruktur 2012-11-01 30,00% 26,70% 25,00% 20,00% 16,80% 16,30% 15,60% 16,30% 15,00% 10,00% 8,30% 5,00% 0,00% -29 30-39 40-49 50-54 55-59 60- Medelåldern 2012-11-01 bland kommunens medarbetare med månadslön var 47,5 år. Kvinnornas medelålder var 47,4 år och männens 48,5 år. Medelåldern 2011 var 47,7 år. Medelåldern har med andra ord minskat något det senare året. Under 2013 arbetade 49 personer som var 67 år eller äldre i Orust kommun. De arbetade totalt 18 807 timmar vilket motsvarar 11 årsarbeten. Motsvarande för 2011 var 54 personer som arbetade 25 868 timmar och det motsvarar 15,21 årsarbeten. Pensionsavgångar Kommunen hade 2012-11-01 197 medarbetare som var 60 år eller äldre, se diagram ovan under rubriken Åldersstruktur 2012-11-01. Det innebär att drygt 16 % av kommunens totala andel medarbetare som är månadsavlönade kommer att gå i pension under de kommande 5 till 7 åren. Under 2013 var den genomsnittliga faktiska pensionsåldern 65,3 år. Totalt gick 27 medarbetare i pension under året. 16
Personalomsättning externa avgångar för tillsvidareanställda Nedanstående siffror baseras på tillsvidareanställd medarbetare vars anställning har avslutats under året. Anledningar till att en anställning upphör kan bland annat vara att medarbetaren har sagt upp sig på egen begäran, pension, uppkommen arbetsbrist eller annan orsak. Personalomsättningen, inklusive pensionsavgångar för tillsvidareanställda medarbetare, under 2013 hamnade på 12,46 % vilket innebär en ökning jämfört med föregående år då personalomsättningen var 11,35 %. Pensionsavgångarnas andel av den totala personalomsättningen för 2013 är 18 %. Bland Orust kommuns chefer har personalomsättningen varit 21,05 % under 2013, en av cheferna som slutade gick i pension. Under 2012 var motsvarande siffra 24,30 % och två av cheferna som slutade under 2012 gick i pension. Under 2013 annonserade Orust kommun externt efter nya medarbetare vid 215 tillfällen. De kompetenser som var mest eftersökta under året var undersköterskor, lärare, habiliteringspersonal och socialsekreterare. Avgångsenkät En avgångsenkät är skapad under år 2013 och används från och med januari 2014 när en medarbetare avslutat sin tillsvidareanställning i Orust kommun. Avgångsenkäten har som syfte att undersöka avgångsorsaker hos medarbetare som avslutat sin anställning och deras upplevelse av Orust kommun som arbetsgivare. De inkomna enkätsvaren kommer att redovisas i 2014 års arbetsmiljö- och personalbokslut. 17
Sjukfrånvaro I den följande redovisningen av sjukfrånvaro ingår även timavlönade medarbetare. Sjukfrånvaro 2013 2012 Över 60 dagar 50,4 % 52,1 % - 29 år 5,7 % 4,8 % 30 49 år 7,1 % 7,2 % 50 år 6,2 % 6,9 % Kvinnor 7,0 % 7,2 % Män 3,8 % 4,2 % Totalt 6,5 % 6,8 % Under 2013 var 102 medarbetare i Orust kommun sjuka under 60 dagar eller längre, 87 medarbetare hade 6 eller fler sjuktillfällen. Förändring av sjukfrånvaron under 2013 Vi kan konstatera att den totala sjukfrånvaron i procent under 2013 har minskat jämfört med året innan från 6,8 % till 6,5 %. Både för våra kvinnliga och manliga medarbetare har sjukfrånvaron minskat under 2013. Även andelen sjuka 60 dagar eller mer har minskat under 2013 från 52,1 % till 50,4 %. Orust i jämförelse med andra kommuner 2012 Som jämförelse hade kommunerna i riket under 2012 en genomsnittlig total sjukfrånvaro bland sina medarbetare på 5,5 % (jämfört med 6,8 % för Orust kommun) och andelen sjuka 60 dagar eller mer var för riket 43,3 % för kommunerna i riket (jämfört med 52,1 % för Orust kommun). De kommunerna med lägst sjukfrånvaro 2012 låg på 3,1 % och kommuner med högst total sjukfrånvaro låg på 7,8 %. Jämförelsestatistik för 2013 saknas vid tidpunkten för framtagande av detta dokument. Yrkesgrupper med högst respektive lägst sjukfrånvaro Nedan följer de yrkesgrupper som har haft högst respektive lägst sjukfrånvaro under 2013. Urvalet är baserat på befattningar med minst 10 medarbetare per yrkesgrupp och avser sjukfrånvaro andel av den tillgängliga ordinarie arbetstiden. Befattning Högst sjukfrånvaro 2013 Befattning Lägst sjukfrånvaro 2013 Lärare Gymnasium, allm. ämnen 13,8 % Rektor 0,1 % Barnskötare 10,7 % Tekniker, drift 1,1 % Lokalvårdare/städare 10,4 % Hantverkare 1,6 % Lärare praktiska/estetiska ämnen 9,6 % Fritidspedagog 1,7 % Vårdare dagverksamhet 8,9 % Måltidspersonal 1,7 % 18
Felkällor All sjukfrånvaro registreras inte som sådan. Som i många andra kommuner används ibland semesterdagar, innestående kompensationstid, eller liknande för registrering av enstaka dagars frånvaro. Samtidigt finns naturligtvis även de som är sjuka, men ändå befinner sig på arbetet. Kostnader för personal I personalkostnaderna ingår alla som under året fått lön eller arvode utbetalt av Orust kommun. Kostnad Belopp år 2013 Belopp år 2012 Belopp år 2011 Månadslöner 342 291 243kr 331 400 018kr 320 088 869kr Tillägg (ob-ers, jour, 27 328 166kr 26 410 376kr 25 101 364kr beredskap, semesterers. m.m.) Övertid/fyllnadstid 8 786 486kr 7 930 625kr 8 232 057kr Arvoden 7 140 945kr 7 015 300kr 6 663 988kr Timavlönade 31 063 906kr 31 757 691kr 29 650 398kr Frånvaro - 34 009 122kr - 33 138 877kr - 30 989 747kr Övrigt (bilers, 1 927 882kr 1 881 201kr 2 564 312kr omkostnadsers, traktamente m.m.) Totalt 384 529 506kr 373 256 334kr 361 311 241kr Semester och okompenserad övertidsskuld Semesterskulden som består av ej uttagen semester hos personalen uppgick vid årsskiftet Till 17,3 mnkr. Detta är en ökning med 0,4 mnkr jämfört med förra årsskiftet. Okompenserad övertidsskuld som består av ej uttagen övertid/fyllnadstid uppgick vid årsskiftet till 2,0 mnkr. Detta är en sänkning med 0,5 mnkr jämfört med förra årsskiftet. 19