Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall få en första insikt och förståelse för hur inköp är organiserat och fungerar generellt. Målet är att studenten skall förstå och kunna beskriva inköpsprocessen. 2
Taktiskt / operativt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement torsdag den 21 mars 2013 3
Arbetsuppgifter operativ inköpare Prognostisering till leverantör Orderläggning Bevaka att ordererkännande erhållits Orderändringar Leveransbevakning Följa upp kvalitetsavvikelser Följa upp faktura avvikelser Mäta och följa upp leverantören Meddela leverans avvikelser internt Förbereda leverantörsmöte Koordinera med taktiskt inköpare torsdag den 21 mars 2013 4
Taktiskt inköpares vardag Upphandling Offertförfrågan /-utvärdering Kontraktsförhandling / -skrivning Leverantörsutvärdering Marknadsbevakning (förmedla internt). Leverantörsutvärdering Varugruppsstrategier Supplier Relationship Management (SRM) Leverantörsutveckling (verksamhetsutveckling) 5
Varför starta en upphandlingsprocess Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledtider eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer
Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi 4. Välj leverantörer för offert förfrågan 5. Besluta specifikation och urvalskriterier 6. Val av leverantör och avtal 7. Operationell implementering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedöm ning enl. ISO Välj leverantör och teckna avtal Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmar knaden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskraf tiga villkor Leverantörsut veckling torsdag den 21 mars 2013
Beställarkompetens Organisationens förmåga att definiera behov Organisationens förmåga att sätta samman team för att beskriva på ett begripligt sätt behovet Organisationens förmåga att förmedla behovet till leverantörsmarknaden Organisationens förmåga att hitta rätt leverantör och avtala om leverans på optimala villkor
Roller i projektgrupp för Upphandling 1. Project mobilise 2. Define Value & Scope 3. Decide on Sourcing strategy 4. Choose Supplier For Rfx 5. 6. 7. Decide on Choose Implement Specs. & Supplier & sign agreement Select. criteria agreement 8. Secure Customer value Projektledare (oftast taktisk inköpare) Säkra ett effektivt team Förbereda och leda workshops för att ta fram leverantörer, inköpsstrategi, specifikationer, offertförfrågningar och urvalskriterier och för att utvärdera och välja leverantör. Leder förhandlingsteamet och ansvarar för överlämning till implementeringsansvariga. Projektmedlemmar Samla in och sammanställa specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Etablera baseline Genomföra leverantörssökning Sammanställa och administrera offertförfrågningar och offerter Taktiska och operativa inköpare Samla in specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Ansvara för kommersiell implementering på den egna affärsenheten Sakägare Deltaga i beslut om leverantörer för long & short list Deltaga i beslut om standardiserade specifikationer Deltaga i beslut om urvalskriterier och leverantörsval Deltaga in förhandlingsteam Tekniska specialister Etablera/sammanställa nuvarande specifikationer Upprätta funktionsbeskrivningar/specifikationer Föreslå standardiserade specifikationer Validera leverantörer och produkter för den egna affärsenheten Steg 1 projektmobilisering i upphandlingsprocss består av att sätta en upphandlingsteam.
Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens 10
Läsa mer? http://www.kkv.se/upload/filer/ trycksaker/infomaterial/ lilla konkurrensboken.pdf Lilla konkurrensboken
Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad
Att välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer
Marknadsundersökning Teknisk utveckling Ständiga förändringar Valuta förändringar Skatter och tullar
Marknadsundersökning Macro-economic research Meso-economic research Micro-economic research Europe US BASF Ford Shell Chrysle Steel Bayer r GM Automotive e.g. Chemical industry industry Chemical industry US adapted from Faes and de Weerd, 1983 Japan
Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev Leverantörs marknad
Till vem/vilka skall jag skicka en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order. torsdag den 21 mars 2013
(RFI) Förfrågan Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om företaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ
Grupparbete Tag fram en RFI för ett större urval av tänkbara leverantörer Mailas till anders.eriksson@effso.se tillsammans med den RFQ som kommer senare senast onsdag 27 mars 2013.
Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad torsdag den 21 mars 2013 www.logistikprogrammet.org
Code of conduct De vanligaste kraven i en uppförandekod, 'code of conduct' för leverantörer brukar vara: All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.
CSR OMFATTAR vår egen verksamhet vår relation till våra anställda vår relation till samhället vår relation med våra partners vår relation med våra kunder vår relation med våra leverantörer 22
CSR länktips www.csrsweden.se CSR - EU, http://ec.europa.eu/enterprise/csr/index_en.htm http://ec.europa.eu/employment_social/soc-dial/csr/index.htm http://ec.europa.eu/enterprise/csr/policy.htm European Multi Stakeholder Forum on CSR http://circa.europa.eu/irc/empl/csr_eu_multi_stakeholder_forum/info/data/en/csr%20ems%20forum.htm Svenska Jobs and Society, www.jobs-society.se Nyföretagarcentrum, www.nyforetagarcentrum.se CSR-blogg, http://www.csrmedia.blogspot.com/ en till CSR-blogg, www.csripraktiken.se Amnesty Business Group, www.amnestybusinessgroup.se Mallen Baker, www.mallenbaker.net Global Compact, www.globalcompact.com ILO, www.ilo.org OECDs riktlinjer, www.oecd.org David Grayson, www.davidgrayson.net Charity Rating, www.charityrating.se We are what we do, www.wearewhatwedo.org Globe Forum, www.globeforum.com Swedwatch, www.swedwatch.org Fair Trade Center, www.fairtradecenter.se Sverige 2000-institutet, www.sverige2000.se Bidra.nu, www.bidra.nu Camino Magasine, www.caminomagasin.se CSR Wire, www.csrswire.com torsdag den 21 mars 2013 23
Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild torsdag den 21 mars 2013
Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är ofta dyra ändringar torsdag den 21 mars 2013
Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont torsdag den 21 mars 2013
Beskrivning av vad som skall köpas in Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation (informell spec) torsdag den 21 mars 2013
Leverantörsbedömning Fyra kategorier: 1. Produktbedömning 2. Processbedömning eller kapacitetsbedömning 3. Systembedömning eller kvalitetsbedömning 4. Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)
Följande metoder är vanliga: Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment) Kreditupplysningsföretag Certifierande organisation Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Statistik från inköpssystemet
Inköp av produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm-uppl) 5. Från Enkel till Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel till Komplex torsdag den 21 mars 2013 30
Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. 1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. 2. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. 3. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. 4. Buyer, individ som lägger inköpsordern. 5. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service. torsdag den 21 mars 2013
Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976 torsdag den 21 mars 2013
Total Cost of Ownership- TCO Summan av alla kostnader i samband med ett inköp Fokuserar på de stora kostnadselementen Svårighet att fånga tillräcklig detaljeringsgrad för att få grepp om hela kostnadsmassan BÖR omfatta hela (den aktuella) livslängden 33
Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt
Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996
(RFQ) Förfrågan Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag
Grupparbete Tag fram en RFQ för 3-5 utvalda leverantörer Mailas till anders.eriksson@effso.se senast onsdag 27 mars 2013.
Vad kostar det att byta leverantör? Källa: Kirst P, Supplier Switching Management, 2008
Bedömning - Värdering Aspekt Leverantörsbedömning Leverantörs värdering Inriktning Framtidsorienterad Historiska data Urval Nya & befintliga leverantörer Typ Kvalitativ Kvantitativ Befintliga leverantörer Omfattning Bred, många aspekter Begränsad, få aspekter Arbetsinsats Tidsödande Rutinarbete Databehandling Manuellt & subjektivt Faktiska data, automatiserat
Supplier Segmentation Early thinking suggested multiple supplier categories along a continuum Strategic Preferred Valued Basic 40
DRIVKRAFTER BAKOM LEVERANTÖRSSAMARBETE Konkurrensfördelar Optimala processer Stabilitet i flödet Långsiktiga relationer Kontinuerlig förändring
Exempel på innehåll i SRM Hur ser leverantörerna på oss? Leverantörsbedömning - före kontrakt Finansiell analys Totalkostnadsanalys Riskanalys Leverantörsvärdering - efter kontrakt Key Performance Indicator - (KPI) Leverantörsutveckling Olika typer av leverantörsrelationer Avveckling av leverantör
Utbildning - Processförbättringar - Kvalitetssystem - Produktionsfilosofier Certifiering - Standardisering av produkter, tjänster och arbetssätt Leverantörs utveckling Gemensam produktutveckling - Delat ansvar Fadderprogram - Personal hos lev. - Kontaktorgan Gemensam problemlösning - Gemensam kompetens - Gemensam finansiering