Återrapportering av genomförd internkontroll 2013

Ekonomiavdelningen Emelie Wårdemark Datum 2014-03-06 Dnr KK13/4 Återrapportering av genomförd internkontroll 2013 Kommunstyrelsens ansvar och nämnder

Innehållsförteckning Division Barn Utbildning och Kultur... 3 Division Social omsorg... 6 Tekniska divisionen... 9 Räddning och Säkerhet... 12 Samhällsbyggnad... 13 Ekonomiavdelningen... 16 HR avdelningen... 18 Kommunikationsavdelningen... 20 IT-enheten... 20 Kommunledningskansliet... 23 Utvecklingsavdelningen... 24 Vård- och omsorgsnämnden... 25 Barn- och ungdomsnämnden... 26 Bygg- och tekniknämnden... 28 Miljönämnden... 30 Nyköpings och Oxelösunds överförmyndarnämnd... 31 Utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden... 31 Kultur- och fritidsnämnden... 33 Socialnämnden... 34 2

Division Barn Utbildning och Kultur Verksamhet Kontroll av att det finns likabehandlingsplaner/planer mot diskriminering och kränkande behandling inom förskolan, förskoleklass, grundskolan, fritidshem och gymnasieskola. Metod insamling av planer samt intervjuer. I gymnasieskolan har det också skett en kontroll av rutiner vid arbetet med särskilt stöd och upprättande av åtgärdsprogram. Följande har kontrollerats: I förskolan har det kontrollerats om planer finns och kvaliteten och innehållet i dessa. I förskoleklass, grundskola, fritidshem och gymnasiet har kontrollen efterfrågat om arbetet bedrivs i enlighet med Skollagen kap.6 om kränkande behandling, diskrimineringslagen och förordningen (2006:1083) om barns och elevers deltagande med planer mot diskriminering och kränkande behandling. Dessutom har en kontroll skett av rutiner vid arbetet med särskilt stöd och upprättande av åtgärdsprogram. Resultat av kontrollen: I förskolan varierar kvaliteten på planerna. Innehållet i många planer är mera inriktade på åtgärder när något inträffat och saknar rutiner för det förebyggande arbetet. Även ansvarsfördelningen är i vissa fall oklar liksom delaktigheten med personal, föräldrar och barn. Även planerna i förskoleklass, grundskola, fritidshem och gymnasium är av skiftande kvalitet. Planerna på grundskolorna (inkluderar förskoleklass och fritidshem) saknar ofta utvärderingsbara mål. Dessutom görs inte kartläggning och analyser av arbetet i den utsträckning som krävs vilket försvårar arbetet med att planera insatser, genomföra dessa och utse ansvariga för insatserna. Rutinerna i planerna är mera inriktade på akuta åtgärder och saknar rutiner för det förebyggande arbetet. På gymnasieskolan har vissa men inte alla enheter en egen plan utan valt att göra en gemensam för Nyköpings gymnasium. Planerna är av skiftande kvalitet och har endast rutiner för att åtgärda akuta situationer, men saknar rutiner för det förebyggande arbetet. Rutiner för arbetet med särskilt stöd och upprättande av åtgärdsprogram på Nyköpings gymnasium finns, men de olika enheterna har olika rutiner och med vissa brister. Det saknas dokumentation i de fall beslut tas om att inte upprätta 3

åtgärdsprogram och även för uppföljning av åtgärder och vid avslutande av åtgärdsprogram. All personal känner inte till rutinerna för arbetet. Åtgärder som vidtagits eller behöver vidtagas: Inom division Barn, Utbildning och Kultur planeras en övergripande utbildning under 2014 för alla chefer kring arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Det krävs ett förankringsarbete och en kvalitetssäkring för att säkerställa att arbetet bedrivs enligt skollagen både inom förskolan, förskoleklassen, grundskolan (inklusive fritidshem) och gymnasieskolan. Ekonomi Kontroll av hur rutinerna för leverantörsfakturor har skett på 11 enheter inom divisionen. Metod Stickprov. Följande har kontrollerats: - att fakturan är ställd till Nyköpings kommun - att rätt ref kod är angiven - att F-skatt finns om en tjänst har utförts - att organisations nr och momsreg nr finns angiven - att rätt momsavdrag gjorts vid t.ex. representation - att rätt person attesterat fakturan - att rätt konton är angivna - att syfte, ändamål och deltagare framgår vid representation Resultat av kontrollen: Kontrollerna har även i år visat att rutinerna fungerar men det finns enstaka avvikelser som är redovisade. Uppgift om t.ex. referenskoder vid hantering av leverantörsfakturor har förbättrats successivt men det finns många fakturor som saknar ref kod. Informationen om bland annat regler för kontering vid representation måste förnyas under 2014. För två enheter kontrollerades andelen e fakturor. Av det granskade materialet på respektive enhet var det 2 e-fakturor av 13 fakturor (15%) och 4 e- fakturor av 13 fakturor (30%). På samma enheter granskades också köptroheten. På båda enheterna var det vardera ett köp som var utanför gällande ramavtal av de 13 fakturor respektive 14 fakturor som granskades. Vidare utfördes kontroll på 6 bestämda konton, bokförda viss månad och belopp överstigande en viss summa. För vissa konton var felfrekvensen större 4

d.v.s. fel konto var använt för inköpen. För övrigt saknades ref kod, fel adress och för aktuellt konto var syfte och ändamål inte tillräckligt specificerat. 2014 måste mer information ut till fakturamottagare och attestanter för att säkerställa att rutinerna och granskningen vid hanteringen av leverantörsfakturor förbättras. Kommunens nya rutiner som började gälla 2012-01-01 ang. redovisning vid nyinköp av inventarier har följts upp i juni 2013. Inom Barn och ungdom hade 45 % av de 71 enheterna redovisat nyinköpen enligt rutinerna. Inom utbildning och Kultur och fritid var det bara Campus som hade en redovisning. Senare i höst kompletterade en del enheter sina inventarierregister. Under 2014 skall arbetet följas upp igen särskilt för de enheter som inte hade någon redovisning klar 2013. I internkontrollplanen för 2013 finns en kontrollpunkt ang. kontanthantering och det har inte skett någon kontroll under året. När det gäller punkten om uppföljning av avtalstrohet har kontrollen var mycket begränsad. Endast två enheter granskades i samband med punkten om leverantörsfakturor se ovan. Avtalet för reseservice och reseadministrativa tjänster granskades en månad och för belopp över 2000 kr. För Barn och ungdom var det 14 % och för Utbildningen 18 % av de bokförda kostnaderna som var fakturerat enligt upphandlat avtal för resebyråtjänster. När det gäller bokning av hotell så sker det oftast direkt till hotellet och Nyköpings kommun har också tecknat rabattavtal med några hotell/kursgårdar. Båda punkterna finns med i 2014 års internkontrollplan och kvarstår. Internkontroller som inte har genomförts under året Verksamhet 2013 har det inte genomförts någon kontroll av rätt till svenska som andraspråk. Anledningen är att kontrollen av likabehandlingsplanerna och rätten till särskilt stöd var omfattande och tog mycket tid i anspråk. Kontrollen av rätten till svenska som andraspråk och studiehandledning kommer istället att genomföras under 2014. Verksamhet enligt Kultur och fritid From 2013-09-01 övergick Lokalbokningen, Fritid inkl. föreningsbidrag, Programverksamheten inkl. Nyköpings teater till Nyköpings Arena. I kontrollplanen fanns tre punkter: Rutinen för nycklar och passerkort. Rutin vid bokning/utbetalningar till arrangörer/artister 5

Rutiner vid bokning och fakturering vid lokaluthyrning Ingen av kontrollpunkterna är genomförda utan den nya organisationen får ändra/förändra rutinerna efter nya behov och krav. Bör dock noteras att under året påbörjades ett aktivt arbete av återlämnade av nycklar och passerkort. Ekonomi I internkontroll planen för 2013 finns en kontrollpunkt ang. kontanthantering och det har inte skett någon kontroll under året. Under 2013 beslutades att skolcheferna skulle verka för att antalet handkassor skulle reduceras ute i verksamheten och därför har ingen kontroll genomförts. Antalet handkassor har inte minskat som planerat och behovet av kontrollpunkten kvarstår till 2014 och finns med i interkontrollplanen för 2014. Åtgärder som vidtagits utifrån tidigare års internkontrollplaner. Ett omfattande utbildnings- och utvecklingsarbete har genomförts i grundskolan för att förbättra rutiner vid arbetet med särskilt stöd och upprättande av åtgärdsprogram. Division Social omsorg Ekonomi Kontroll att kostnader belastar rätt ansvar, verksamhet och konton, samt att rätt referenskod används och rätt person har attesterat systemet kontrollerar attesterna och rättningar sker kontinuerligt vid varje månadsuppföljning för koddelarna. Återkoppling till ansvarig chef på felaktig referenskod sker löpande. Att reglerna för moms följs 10 leasingfakturor kontrollerade, samtliga utan anmärkning. Avstämning mot beslutad taxa för debiterade avgifter för tillsyn och tillstånd för alkoholservering Kontroll av 10 fakturor, där avgifterna överensstämmer med KS beslut, samtliga utan anmärkning. Att reglementet följs gällande momsavdrag vid representation stickprover gjorda utan anmärkning, samtliga utan anmärkning. 6

Att kvitto gällande bensin/diesel/etanol lämnas in efter tankning stickprover visar på brister gällande både kvitton och körjournal. Inga åtgärder vidtagna och frågan ska lyftas till diskussion i divisionens ledningslag. Granska hantering av privata medel för samtliga brukare där kommunen hanterar privata medel (Alla under 3 år) kontrollen genomförd för andra året och brister har upptäckts. Enhetschefer utför ej internkontroll enligt rutinen och generellt högre belopp än 1 000kr är vanligt förekommande. Planerade åtgärder; informera enhetschefer om gällande rutin och internkontroll. Informera anhöriga, gode män och förvaltare om det tillåtna maxbeloppet. Personal och HR Att löneavdrag inte görs vid sjukfrånvaro, VAB, semester Stickprov har tagits med gott resultat. Rutin för sjuk- och friskanmälan ska följas inom divisionen samt att arbeta för att fler medarbetare ska använda självrapporteringen i lönesystemet. Anställning sker av kriminella granskat genom stickprov av personalakter. Resultatet är att kopia från belastningsregistret inte finns i alla akter. Ansvarig enhetschef ska skicka utdrag från belastningsregistret till personalakten. Delegationsanmälan anställningar till KS genomgång av alla externrekryteringar i offentliga jobb som avslutats under perioden 130101 131206. Av 45 tillsvidaretillsättningar saknades det sju stycken delegationsbeslut som därefter åtgärdades. Den i HR-team som avslutar rekryteringen i offentliga jobb har också ansvar att skriva delegationsanmälan till KS. Det förutsätter att den blankett som ska användas vid avslutat rekrytering också används. Verksamhet Att kostnaden för placering blir högre än nödvändigt (barn och unga) att placeringar görs inom ramavtal och att avtal upprättas. Detta kontrolleras av enhetschef inför placering, utifrån bedömningen om den enskildes behov kan tillgodoses av vårdgivare inom ramavtal eller ej. Placeringsavtalen skrivs under av enhetschef. Inga avvikelser har identifierats. Att barns behov kommer i skuggan av den vuxne, att barns behov inte utreds när anmälan om våld i nära relation inkommer under perioden 2013-01-01-2013-12-15 har det inkommit 43 stycken anmälningar av Våld i nära relation till Barn- och ungdomsenheten. En riskbedömning har gjorts i samtliga ärenden i samband med att ärendet blir aktualiserat d.v.s. vid förhandsbedömningen. Av dessa 43 stycken anmälningar har 13 stycken(30 %) utredning inte inletts jml 11 kap 1 SoL. Det är rimligt att tänka att socialtjänsten inte alltid inleder utredning. I dessa fall är barnens situation känd sedan tidigare av socialtjänsten och även barnens behov av skydd utredda. Inga avvikelser har identifierats. 7

Att övervägande/omprövning av placering inte görs inom förerskriven tid särskilt dokument är upprättat i Platina där det framgår när alla övervägande/omprövningar ska göras. Alla omprövningar/överväganden beslutas på socialutskottet och det framgår då av underlaget om det sker i tid eller ej. Inga avvikelser har identifierats. Uppdragstagares ersättning blir felaktig varje upprättat avtal granskas av chef samt assistent som hanterar utbetalning av uppdragstagares ersättning. Inga avvikelser har identifierats. Att kostnaden för placering blir högre än nödvändigt (vuxna) att placeringar görs inom ramavtal och att avtal upprättas. Detta kontrolleras av enhetschef inför placering utifrån bedömningen om den enskildes behov kan tillgodoses av vårdgivare inom ramavtalet eller ej. Placeringsavtalen skrivs under av områdeschef. Inga avvikelser har identifierats. Att felaktiga utbetalningar sker med mera utifrån attestlistor har enhetschef kontrollerat biståndsbeslut och journal i 10 ärenden per månad. Bristfällig dokumentation har upptäckts i 7 ärenden och i 5 ärenden fanns det brister i planering. Enhetschef har fört samtal med berörd handläggare i samtliga fall. Inom ramen för detta kontrolleras också att delegationsordningen följs. Internkontroller som inte har genomförts under året Kontroll av upplägg av nya leverantörer Ej genomförd då det är ekonomi centralt som lägger upp nya leverantörer. Kontrollen tas bort 2014. Kontroll att betalning inte görs för avbrutna placeringar - Kontrollen har inte genomförts 2013 på grund av tidsbrist. Att rutinerna följs, att kontanta medel förvaras på ett betryggande sätt Det finns endast 2 kontantkassor. Kontroll ej genomförd. Fullständigt underlag saknas i de akter som ska bevaras för all framtid på grund av rättsäkerhetsskäl Stickprov ska genomföras men har ej kunnat genomföras på grund av långtidssjukskrivning hos arkivmedarbetare. Back-up saknas för uppgiften. Beslut fattas inte i enlighet med reglemente eller delegationsordning Kontrollen har inte genomförts. LAS-bevakning, att vikarier inte får tillgodoräkna rätt antal LAS-dagar, att kommunen bryter mot LAS Kontrollen går inte förtjänstfullt att följa upp samt att verksamheten bedöms fungera på detta område. Kontrollen tas bort år 2014. Att rutiner är uppdaterade inom ÄO/HO - Kontrollen har inte genomförts. 8

Att det går att följa ärendet i den sociala journalen. Att det finns dokumentation från möten, telefonsamtal. Att de uppgifter som finns i utredningen går att härleda tillutredningen och tvärtom Kontrollen är inte genomförd. Att det finns korrekta genomförandeplaner - Kontrollen är inte genomförd. Att beslut fattas av myndighetschef på insatser som går utöver vad som anges som normalfall för särskilt boende - Kontrollen är inte genomförd. Att felaktiga utbetalningar sker med mera (introduktionsersättning) biståndet introduktionsersättning avslutades 121130. Att barnets behov kommer i skuggan av den vuxnes. Att barns behov av skydd inte utreds och tillgodoses under 2013 påbörjades en stor inventering av samtliga rutiner. Under våren 2014 uppdateras rutiner och nya rutiner tas fram. Bland annat ska rutin för hur barns behov av skydd utreds och tillgodoses tas fram. Att kvinnofridsperspektivet inte belyses i ärenden med annan karaktär under 2013 påbörjades en stor inventering av samtliga rutiner. Under våren 2014 uppdateras rutiner och nya rutiner tas fram. Bland annat kommer rutin för ASIutredning tas fram. Att felaktiga utbetalningar sker med mera (försörjningsstöd) delmomenten att utbetalning sker till fiktiv person eller annan person, att felaktiga belopp utbetalas och att fel person får åtkomst till sekretessbelagd information har inte kontrollerats. Tekniska divisionen Ekonomi Kontroll av leverantörsbetalningar stickprov utförts två gånger under 2013. Inga felaktiga leverantörsbetalningar har upptäckts. Attest på manuella utbetalningar/bokföringsordrar vid stickprov har det visat sig att vissa granskningsattester saknas. Under året har rutinen justerats så att divisionsekonom granskar alla utbetalningar. Representationskostnad rutinen fungerar i stort sett. En avvikelse har upptäckts på en faktura där anteckning om deltagare saknades. Förtydligande om rutinen har skickats ut i organisationen. Hantering av kundfordringar ett aktivt arbete med kundfodringarna har skett under året vilket har inneburit att vi har erhållit betalning för ett flertal äldre 9

kundfordringar. Påminnelser och inkassokrav skickas ut löpande varje månad för att minimera kundförlusterna. Förbrukningsinventarier förteckning över förbrukningsinventarier har upprättats under året. Anläggningsregistret har inventerats och inlämnats till central ekonomi för uppdatering. Märkning av förbrukningsinventarierna planeras snarast. Första inventeringen sker under våren 2014. Vid kontroll av ramavtal/köptrohet har endast små avvikelser noterats inom Renhållningen och Gata Park Hamn. Inom vissa områden saknas gällande ramavtal varför inköpen ej kunnat göras enligt regelverket. När det finns gällande ramavtal så används dessa i första hand. Personal och medarbetare HRI-mätning/handlingsplaner rutinen fungerar men det finns behov av att utveckla framförallt handlingsplanen. Flera arbetsgrupper har svårt att se kopplingen mellan handlingsplan och förbättrad arbetssituation. Divisionschef följer upp att handlingsplaner finns. APT med de fyra obligatoriska innehållen rutinen fungerar överlag. De fyra obligatoriska ämnena tas inte alltid upp vid separata möten. Det syns därför inte på alla enheter att de fyra ämnena har behandlats. Rutinen bör ändras så att det blir fritt att blanda in de obligatoriska ämnena i övriga APT-frågor och inte vid separata möten. Medarbetarsamtal/utvecklingsplaner medarbetarsamtal genomförs men skriftliga handlingsplaner saknas för vissa medarbetare. Utbildning i Procompetence har inte genomförts bland annat därför att ett nytt HR-system utreds. Några enheter använder Procompetence och registrerar handlingsplaner. Hantering av farligt avfall och kemikalier - Rutin för kemikaliehantering är framtagen och implementerad under 2013. Arbetsskador/systematiskt säkerhetsarbete Lokalt anpassad rutin för anmälan av tillbud och arbetsolyckor har tagits fram för Tekniska divisionen. Genomgång av rutinen har gjorts med alla skyddsombud. Rutinen behöver göras mera känd i övriga organisationen. Mätning av tillbud och arbetsskador görs och följs upp regelbundet på ledningslag. Privat användning av kommunens resurser rutin finns framtagen och fastställd. Ämnet har behandlats på stor-apt. Den nya rutinen kommer också att kommuniceras på verksamheternas APT under dec. IT-system och säkerhet IT-säkerhet information ges till nyanställda vid introduktionsutbildning utifrån centrala riktlinjer för IT-säkerhet. En mer omfattande utbildning behövs där även utbildning i PUL bör ingå. Eventuellt kommer verksamhetsanpassade säkerhetsrutiner att tas fram. Beredskap för krishantering - Arbetet är påbörjat och fortsätter under 2013. Kommer att stämmas av vid ledningens genomgång. 10

Verksamhet Bristande ventilation i kommunens fastigheter - Protokoll följs upp men inte enligt någon fastslagen process. Process behövs med tydliga aktiviteter och ansvar. Bristande elsäkerhet Rutin finns (elsäkerhetspärm) och fungerar i stort. Tydligare ansvarsfördelning krävs hela vägen ner i organisationen. Ingen avvikelse har konstaterats. Interninformationen om rutinen behöver förbättras. Handlingsplan finns som uppdateras årligen med genomgång på ledningslaget. Internkontroller som inte har genomförts under året Tekniska divisionen hade en hög ambitionsnivå i året internkontrollplan. Kontroller har gjorts enligt planen men inom vissa områden har färre antal kontroller gjorts än som planerats. OVK-kontroller har utförts men ej enligt fastslagen process. Rutin saknas men kommer att tas fram under 2013. Bättre uppföljning av besiktningsprotokoll kommer att göras. Åtgärder som vidtagits utifrån tidigare års internkontrollplaner Förteckning av förbrukningsinventerarier har upprättats och uppdateras löpande. Rutinerna kring krav- och påminnelsehanteringen har förbättrats inom hela Tekniska divisionen, vilket medför att påminnelser skickas löpande enligt plan för att minska kundförlusterna. Rutin för kemikaliehantering är framtagen och implementerad under 2013. Uppföljning av internkontrollplanen görs numera på ledningens genomgång två gånger per år. 11

Räddning och Säkerhet Kontrollområde Upptäckta avvikelser Vidtagna eller planerade åtgärder Rutin för attester Representationsreglemente Momsrutin Uppdatering av taxor enligt avtal Rutin för Inventariehantering Olycksundersökningar En annan enhet inom kommunen har betalat ROS faktura till annan kommun utan att informera sig om att den granskats av ROS. Under året har inga andra avvikelser har upptäckts Under året har Inga avvikelser har upptäckts Momsrutin för utlandsfakturor avviker från normal betalningsrutin Taxorna som inte tas i nämnd uppdaterades sent. De blev uppdaterade i september Listan som ska omfatta inventarier är inte komplett. Länsstyrelsen har vid tillsyn påtalat att ROS genomfört för få undersökningar. I ekonomisystemet finns inbyggt regler för vem som får beslutsattestera. Vi har genom stickprov granskat fakturor. Attestförteckning uppdateras fortlöpande. Fortlöpande granskas varje faktura med anteckningar om syfte och deltagarlista för varje faktura. Inga ytterliggare åtgärder planeras Särskild hantering och uppmärksamhet vid kontering av utlandsfakturor samt leasingfakturor Förenkla och ta bort uppgifter som inte behöver finnas med i taxan Listan med inventarier är inte komplett utan behöver revideras och fyllas på under 2014. Samordning mot ITenhetens inventarielista bör ske För att minska sårbarheten inom ROS planerar vi att utbilda fler handläggare som ska kunna utföra olycksundersökningar Skyddsronder Inga avvikelser upptäckta Skyddsronder är genomförda men 2 stycken är framflyttade till nästa år. Olika brister i skyddsronderna har påbörjats samt planerats in för kommande åtgärd Översyn och uppdatering av Arbetet är påbörjat och vissa Arbetet kommer att slutföras under 12

rutiner gällande systematiskt säkerhetsarbete punkter är utförda 2014 Beredskapslistor uppdaterade Rutin för tillsynsoch tillståndsprocessen följs Under året har inga avvikelser har upptäckts Kvalitetsbrister i protokoll. Tiden från utförd tillsyn till färdigt protokoll överstiger rutinen i tillsyns-processen Stickprov har skett vid två tillfällen. Uppdatering dokumenteras i Platinas versionshantering Stickprov har genomförts och vissa brister har upptäckts. Dessa har kommunicerats med handläggare och förbättring av uppföljning ska ske. Internkontroller som inte har genomförts under året - Att övningsfältet är återställt efter övning Kontrollpunkten har inte följts upp pga att uppföljningsrutin inte tagits fram. Det har inte prioriterats eftersom en upprustning av övningsfältet skulle påbörjas efter sommaren. Samhällsbyggnad Kontroll att utbetalningar görs med underlag, avtal eller beslut Av 36 slumpvis kontrollerade fakturor var 26 utan anmärkning. På 10 fakturor saknades det underlag eller anteckning. Förtydligande och genomgång av rutiner kommer att göras i början av 2014. Kontroll att kostnader belastar rätt konton Vid månadsuppföljning och bokslut upptäcktes att fel konto eller projektnummer har använts på 103 fakturor. Efter genomgång av exploateringsprojekt under andra halvåret har många omföringar gjorts mellan exploateringsprojekt och investeringsprojekt och sammanslagningar av några projekt. Rättelse är gjord, genomgång av checklistor och rutiner kommer att göras under 2014. Kontroll att reglementet följs, rätt momsavdrag görs samt att bilaga finns med vid representationskostnader Av 26 kontrollerade fakturor var 14 utan anmärkning. På 9 fakturor hade fel konto använts eller så saknades deltagare, datum och tid. På 3 fakturor hade 13

den som attesterat deltagit i arrangemanget. Genomgång av regler och rutiner för representation kommer att genomföras i början av 2014. Kontroll att rätt momsavdrag görs på leasingbilar Av 19 kontrollerade fakturor hade full moms dragits på två fakturor där endast halv moms ska dras, rättelse är gjord. Kontroll av att rätt taxor/avgifter debiteras och att avtal upprättas Av 12 detaljplaner som vunnit laga kraft är det 1 som inte har debiterats vid lagakraft, och av 5 planprogram är det 1 som inte är debiterad i tid, har åtgärdats. Kontroll har gjorts om planavgift tagits ut i samband med handläggning av bygglov. En avvikelse har upptäckts. Inga avvikelser har upptäckts vid genomgång av listan som är underlag för betalning av fastighetsskatt. Bygglovenheten har sammanställt granskning av taxan och har registrerat en felaktig debitering i 3 % av ärenden under 2013, att jämföra med 8 % 2012. Felen beror troligen på en komplicerad taxa och bristande samsyn om hur den ska tolkas och användas. Diskussion förs kontinuerlig kring debitering och det har fått effekt. Vid stickprov på livsmedelsärenden finns avvikelse på ett ärende där beslut om avgift för extrakontroll saknades. Kontroll av att planavtal upprättas vid uppdrag av detaljplan Avtal finns upprättade för samtliga detaljplaner. Kontroll av att löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB och semester Vid genomgång av semesterlistan efter sommarsemestern i september upptäcktes inga avvikelser. Inga avvikelser har rapporterats för vård av barn eller sjukfrånvaro. Kontroll av personskador, hot och våld, olycksfall och arbetsskador En inspektör nekades att komma in på en anläggning. Inspektörer blev utsatta för verbal påverkan. Skärskada i samband med utbildning om kött. Kontroll av brand, stölder, inbrott och skadegörelse Inga incidenter har rapporterats. Kontroll av att ansvarsuppdraget för leasingbilarna följs Samtliga bilansvariga har fullföljt sitt uppdrag vad gäller däckbyte, besiktning, fordonsservice samt skadeanmälan vid skador, förutom rekonditionering Stickprov visar att förarna till 50 % har kontrollerat olja, kylarvätska och spolarvätska vid tankning av bilarna, vilket ska ske vid varje tankning enligt rutinen. 14

Kontroll av körda mil mot förbrukat bränsle På samtliga bilar skrivs körjournal. Stickprov på bränsleförbrukning har gjorts på samtliga bilar och visar inte på några avvikelser. Kontroll av att handlingar registreras, förvaras och utlämnas korrekt Ett antal avvikelser har noterats där handlingar har registrerats fel, rättelse är gjord. Stickprovskontroll av att dokumentation görs i Ecos har gjorts på livsmedelsärenden, avsaknad av en kontrollrapport och anteckningar på ärende. Kontroll av att politiska eller andra beslut verkställs Samhällsbyggnad har fått en del nya politiska uppdrag från KS, för att få kontroll över alla uppdrag utöver internöverenskommelser har en lista över samtliga uppdrag skapats. Det finns inga uppdrag som skulle ha återrapporterats under 2013. Kontroll av att beslut fattas i enlighet med reglemente och delegationsordning Under 2013 har MN:s och BTN:s delegationsordningar revideras enligt uppdrag från KS. Delegationsordningen för KS kommer att revideras under 2014. Kontroll av att delegationsbeslut rapporteras Samtliga köp, försäljningar och anställningar har rapporterats till KS. Endast ett fåtal avtal som avser löpande förvaltningsfrågor har rapporterats till KS, rutiner ses över under 2014. Kontroll av att KS-delegationsordning följs Det fanns inga avvikelser vid kontroll av försäljningsakter mot delegationsanmälan och delegationsordningen. En avvikelse, köpesumman på försäljning av Krickan 1 hade bokats mot finansen istället för på exploateringsprojekt. Rättelse är gjord. Kontroll att alla lagakraftvunna detaljplaner finns inlagda i NYGIS 12 detaljplaner har vunnit lagakraft under 2013. 11 av dem fanns inlagda i kartprogrammet NYGIS vid kontroll som gjordes i dec 2013. Den som ännu inte var inlagda vann laga kraft i mitten av november 2013, är åtgärdat. Internkontroller som inte genomförts under året Kontroll av att plantaxan följs när nya avtal upprättats har inte genomförts under året på grund av tidsbrist, det kommer att ske under 2014. 15

Ekonomiavdelningen Att alla fakturor har F-skatt och organisationsnummer Inga avvikelser upptäcktes i samband med genomförd stickprovskontroll. Att befintliga attestförteckningar är aktuella, att namnteckningsprov finns Inga avvikelser har uppmärksammats vid genomgång av förteckningen. Manuella attester vid övriga utbetalningar, att rätt person attesterar Inga avvikelser upptäcktes i samband med genomförd stickprovskontroll. Att representationsreglementet följs; rätt kontering, moms, bilaga med syfte och namn Ekonomiavdelningen har kontrollerat nämnder, beställarkontor, utvecklingsavdelningen, kanskliet och revisionen. Endast två avvikelser har uppmärksammats avseende moms och valt konto. Berörda har informerats och kommer att få utbildning i representationsreglementet. Att momsen kontrolleras avseende bl a leasingbilar Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivningen. Under genomförd stickprovskontroll har endast en avvikelse uppmärksammats. Det har även upptäcks enstaka fel ute i verksamheterna under året. Alla upptäckta brister har åtgärdats. Att delegationsbeslut rapporteras Brister har påträffats vad gäller enstaka beslut om tecknande av leasingavtal. Att finansreglerna följs avseende - Kommunens tillgångar Rutinen fungerar men är i behov av utveckling. I samband med att vissa placeringar avyttrades under året uppstod en obalans i förhållande till finansreglerna där andel aktierelaterade innehav översteg rekommenderat innehav. Obalansen har rättats till under året och vid årsskiftet är portföljen placerad i enlighet med finansreglerna. Finansreglerna beslutades 2005 och är i behov av uppdatering. 16

- Fonder och stiftelser Dokumenterad rutinbeskrivning saknas. Det finns inget placeringsreglemente för medlen i de fonder och stiftelser som kommunen förvaltar. Av hävd har sagts att det ska följa finansreglerna för kommunens placeringar. Så sker inte då innehaven till största delen består av direktplacering i aktier. I samband med översyn av finansreglerna finns det behov av att utarbeta särskilda regler för förvaltning av medel i fonder och stiftelser där behovet av medel som ska delas ut årligen tillgodoses. Att inköp sker enligt avtal Kontrollen har genomförts inom ramavtalsområde byggtjänster med avgränsning på den entreprenör som står som nummer ett. Stickprov har tagits på 17 fakturor (12 mindre projekt) som ingår i den löpande verksamheten, avrop enligt ramavtal, några på löpande räkning men de flesta enligt fast pris. Avvikelser som upptäcks är att entreprenören debiterat avgifter som enligt ramavtal ska ingå i timpriset. De har också debiterat tid för arbetsledning som också ska ingå i timpriset. Tekniska divisionen har uppmärksammat faktureringsbristerna innan upphandlingsenhetens kontroll genomfördes vilket visar på att den interna kontrollen fungerar. Diskussion förs med den entreprenören för att rätta till felaktigheterna. Enligt ramavtalet borde 6 av de granskade projekten antingen upphandlats på nytt enligt LOU eller via förnyad konkurrens enligt ramavtalet. Anledningen till avvikelsen är allt oftast tidsaspekten. Behov av att lösa verksamheters situationer snabbt leder till att upphandlingsförfarandet inte hinns med. I ett av fallen har kostnaderna blivit höga p g a tilläggsarbeten som kommit till under projektets gång. Kostnader som inte gick att förutse innan rivning hade påbörjats. En åtgärd som behöver vidtas är att skapa en vidare förståelse i organisationen samt bättre planering så att fördelarna av att tillämpa ett riktigt avrops/upphandlingsförfarande får full effekt. Uppföljning av ramavtal, görs inköp via ramavtal Kontroll har gjorts på kontot för kontorsmaterial avseende alla kommunens verksamheter. Det är svårt att kontrollera avtalstroheten fullständigt utan att titta på alla fakturor. Vi har valt att titta på hur stor del av den totala summan kontorsmaterial som köpts in av de tre upphandlade leverantörerna enligt ramavtal. Resultatet visar på 58 % trogenhet gentemot upphandlade leverantörer(leverantörstrohet). Stickprov visar dock att vi inte alltid köper rätt saker av rätt leverantör (avtalstrohet). En skattning som gjorts är att avtalstroheten ligger på c:a 40%. För att förbättra resultaten är det viktigt med systematisk inköpsanalys så att ramavtalen täcker in merparten av behovet (precision). Tillsättning av lokala inköpssamordnare, fortsatt information, ytterligare kontroller i de verksamheter där det fungerar mindre bra med efterföljande direkta informationsinsatser och eventuella åtgärder är nödvändiga. 17

Internkontroller som inte har genomförts under året Kontroll av behörigheter att registrera övriga utbetalningar Kontrollen har inte genomförts under 2013 p g a tidsbrist. Enligt plan kommer det att genomförs under andra kvartalet 2014. Att investeringsrutinen följs Då investeringsrutinen gjorts om under 2013 och numera görs i BPA så är det svårt att göra en bra uppföljning. Det har tagit nästan hela 2013 att få till rutinen i BPA. Uppföljning kommer att kunna genomföras för 2014. HR avdelningen Att rekryteringar inte genomförs enligt riktlinjerna för rekrytering vilket t.ex. kan medföra att vi bryter mot LAS eller diskrimineringslagen eller att vi gör en felrekrytering. Uppföljningen gjordes genom intervjuer med 10 st. rekryterande chefer inom kommunens centrala funktioner. Vid intervjuerna ställdes frågor utifrån riktlinjerna för rekrytering och rekryteringsprocessens olika moment för att säkerställa att alla viktiga moment i rekryteringsprocessen genomförs samt för att identifiera svaga länkar i rekryteringsprocesen. Intervjupersonerna ombads också att ge exempel på vad de själva tycker fungerar bra/mindre bra vid rekryteringar och komma med förslag på utvecklingsområden. Utfallet av intervjuerna visade att riktlinjerna för rekrytering efterlevs men att det fanns utvecklingsområden i rekryteringsprocessen att arbeta vidare med. Bland annat efterfrågades stöd i att få en röd tråd i rekryteringsprocessen, en tidsplan för att som chef få en bättre överblick över processen från början till slut. Som ett led i att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen används nu blanketten ansökan om rekrytering i hela kommunen. Blanketten fylls i av rekryterande chef och ska därefter undertecknas av divisionschef/verksamhetschef som har delegation att besluta om tjänsten ska återbesättas/inrättas. Blanketten lämnas därefter till HR-specialist/HR-konsult som gör en inventering av eventuella omplaceringar, förturer och återbesättningar. Rekryterande chef får därefter en återkoppling via telefon eller e-post och en fortsatt planering och tidsplan för rekryteringen kan inledas. HR-avdelningen har utifrån de synpunkter som framkom vid intervjuerna även utarbetat en checklista för tidsplan för chefer att följa i rekryteringen. Syftet 18

med tidsplanen är att stödja chefen att planera och avsätta tid för annonsering, intervjuer, rekryteringsgrupp, referenstagning och lönespann. Internkontroller som inte har genomförts under året Uppföljning av kontrollområdet riktlinjer för medarbetarsamtal och samverkansavtalet kommer att ske i samband med genomförandet av medarbetarenkäten som kommer att skickas ut till alla medarbetare under mars månad. 19

Kommunikationsavdelningen På Kommunikationsavdelningen har vi genomfört de kontroller som erfordras gällande punkterna 1, 2, 5 och 6 i internkontrollplanen för 2013. Inga avvikelser har upptäckts. Alla kontroller är genomförda. IT-enheten Ekonomi Kostnader belastar fel konton. Månatlig uppföljning av kostnader mot budget har genomförts och avvikelser till följd av felaktig kontering har justerats. Rutinen fungerar. Kommunen får inte in intäkter enligt avtal eller enligt beslut för levererade tjänster. Kontroll genom månatlig uppföljning har genomförts för att säkerställa att intäkterna för levererade tjänster täcker kostnaderna. Avvikelser har konstaterats när det gäller interndebitering av datorkostnader. Intäkterna täcker inte kostnaderna för inköp av datorer. Prisjustering av datorhyrorna med +10% från 1 januari 2014. Kommunens inventarier försvinner. IT-arbetsplatserna (datorer) kontrolleras genom registrering i Nilex inventarieregister. Alla datorer skannas regelbundet med automatik och avvikelser registreras i en s.k. difflista. Vid misstanke om avvikelser stäms detta av med verksamheternas behöriga beställare. I samband med projektet för uppgradering av Windows 7, där samtliga kommunens datorer uppgraderas eller byts ut har inventarieregistret uppdaterats med korrekta uppgifter. Detta arbete fortsätter under 2014. HR Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB. Semesterledighet rapporteras inte. Rapportering av frånvaro görs av den anställde direkt till koordinator för respektive funktion med kopia till IT-chef. Uppföljning av frånvaro kontra inrapportering i Rapportera har genomförts varannan månad. Rutinerna fungerar. 20

Felaktigt utbetalda löner, reseersättningar, traktamente. Kontroll med hjälp av rapporterna löne- och anställningsanalys genomförs regelbundet. Reseersättningar och traktamente kontrolleras vid inrapportering i Rapportera. Rutinerna fungerar. Brister i arbetsmiljön. Synpunkter på arbetsmiljön har följts upp genom HRI-mätning och åtgärder har registrerats och följs upp i handlingsplanen för HRI 2013. IT Obehörig åtkomst till IT-system Användarid som inte längre används tas bort från verksamhetssystemen. De IT-system som IT-enheten har systemansvaret för kontrolleras regelbundet och inaktuella användarid har tagits bort. Tillgång till verksamhetssystem tillåts bara om godkännande inkommit från auktoriserad person. Rutinen fungerar inte tillfredställande. Förslag till åtgärd: Rutinen behöver utvecklas för att tydliggöra vem som godkänner tillgång till verksamhetssystem som används internt på IT-enheten. Användarid och lösen skall vara individuella. Gruppidentiteter tillåts inte. I dagsläget finns det användargrupper inom Vård och Omsorg som delar dator. Där är det inte praktiskt möjligt att använda individuell inloggning. Observera att detta bara gäller datorinloggning och inte verksamhetssystem. Användning av gemensamma administratörskonton och lösenord förekommer i mindre omfattning än tidigare. Förslag till åtgärd: Lista alla underliggande system där gemensamma administratörskonton förekommer. Skapa individuella administratörskonton där det är möjligt. Arbetet slutförs under 2013 och följs upp därefter. Användarid för personal som slutar tas bort. Införandet av Metakatalogen ger oss en fullständig och daglig matchning av användarkonton kontra tillsvidareanställd personal i lönesystemet. Syftet är att förhindra obehörig åtkomst till kommunens nät och inloggning i kommunens domän. Det har visat sig under 2012 att konton för e-post inte tas bort med automatik, vilket inte får förekomma. Rutinen fungerar inte. Utredning för att få automatiken att fungera är genomförd tillsammans med leverantören av Metakatalogen. Aktivering av automatiskt borttag av konton kommer att genomföras i mars 2014 efter att den nya funktionen har kommunicerats till alla chefer. Användarna är informerade om sitt ansvar att förvara lösenord på ett säkert sätt. Vid introduktion av nyanställda informeras personalen om policyn för ITsäkerhet i Nyköpings kommun och Riktlinjer för IT-resurser. I checklistan för arbetsplatsintroduktion kvitteras vem som informerat och när det utfördes. Rutinen finns på plats. Oklarheter finns när det gäller uppföljning av checklistan. 21

Förslag till Åtgärd: Att införa någon form av kvittens som möjliggör spårbarhet av vilka som kvitterat att man fått information om policyn för IT-säkerhet. Systemen går inte att återskapa vid ett haveri Säkerställ att backuputrustningen fungerar på ett korrekt sätt. Daglig kontroll av loggarna för backup genomförs och eventuella avvikelser noteras och rättas till. Säkerhetskopiering av förändrad data genomförs dagligen. Fullständig säkerhetskopiering av data genomförs vecko/månadsvis till disk. Backup som utförs till disk är placerade i Brandstationens- och IT-enhetens datacenter. Kontroll av att backupjobben fungerar görs dagligen av teknisk systemansvarig på IT-enheten. Eventuella fellarm skickas med automatik till itenheten@nykoping.se som IT-supporten lägger upp som ärenden för åtgärd. Idag finns inga rutiner för att regelbundet kontrollera återskapning av data för hela eller delar av verksamhetssystem. Supportärenden för att återskapa data kommer in regelbundet till IT-supporten och vid dessa tillfällen genomförs verifiering där vi ser att data går att återskapa. Förslag till åtgärd: Uppdatera förvaltningsplanen för backup och där säkerställa att rutiner för regelbunden kontroll av återskapning av data för hela eller delar av verksamhetssystem finns och fungerar. Åtgärden är planerad under 2014 i ITenhetens operativa plan. Virusangrepp orsakar problem med tillgänglighet. Regelbunden antivirusuppdatering och säkerhetsuppdateringar av klienter genomförs automatiskt. Eventuella angrepp loggas, men följs inte upp annat än om användaren felanmäler sin dator. När det gäller uppdatering av servrar görs detta manuellt i samband med serviceåtgärder vid månatliga servicefönster. Säkerhet Brand, stölder, inbrott, skadegörelse, vandalisering Alla IT-arbetsplatser är stöldskyddsmärkta och lokalerna är larmade. Besökare skriver in sig vid tillträde till kontorslokaler på IT-enheten. För särskilda skyddsobjekt som ex datahallen är en särskild larmzon uppsatt med mycket begränsad behörighet. Rutinerna kring detta fungerar. Övrigt Bilar används vid serviceärenden och tillhörande körjournaler fylls i regelbundet. Avstämning görs varje år av journal samt antal körda mil. Användandet av bensinkort stäms av mot varje faktura. Rutinerna fungerar. 22

Kommunledningskansliet Inget löneavdrag görs vid sjukfrånvaro, VAB eller att semesterledighet inte anmäls Löpande kontroll har genomförts genom jämförelse mellan anmäld sjukfrånvaro enligt rutin (samtal/sms) samt anmäld sjukfrånvaro i Rapportera. 1 avvikelse för ej rapporterad sjukfrånvaro 2 veckor efter att sjukfrånvaron ägt rum. Detta åtgärdades och togs upp enskilt samt som påminnelse till enheten om vilka rutiner som gäller Brand, skadegörelse vid olyckor eller brand Kontroll har skett vid årlig genomgång på APT att alla medarbetare påbörjat utbildning hos RoS. Ingen avvikelse Kontroll har skett genom att enheten genomfört riskinventering enligt riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete. Ingen avvikelse Utlämnande av allmän offentlig handling enligt Off-SekrL. Kontroll har skett genom framtagande av rutin för utlämnande av handling samt löpande avstämning med huvudregistrator eller kanslichef. Ingen avvikelse Verksamheten når inte uppsatta mål Kontroll har skett genom uppföljning av verksamhetsplan och avvikelserapport vid enhetsmöten. Målavvikelse framgår av verksamhetsberättelse 2013; avvikelserna är ej av sådan karaktär eller omfattning att de kommer att åtgärdas. Felaktigt hanterade personuppgifter i samband med kallelser Kontroll har skett löpande genom granskning av allt inlämnat beslutsunderlag som vid minsta tveksamhet maskerats inför publicering. Ingen avvikelse men osäkerhet i hanteringen har framgått under året vilket åtgärdats från årsskiftet med rutin för publicering av webbmaterial. Felaktigt hanterade sekretessuppgifter i handlingar Kontroll har skett genom framtagande av rutin för allmänna och offentliga handlingar samt löpande avstämningar med huvudregistrator och vid behov chefsjurist. Ingen avvikelse. 23

Åtgärder som vidtagits utifrån tidigare års internkontrollplaner Enheten har inte tidigare haft internkontrollplan (maa annan organisation) Utvecklingsavdelningen Internkontroll har genomförts enligt plan. Alla kontrollpunkter utom 2 har behandlats utan anmärkning. Dessa kontrollpunkter redovisas nedan. Kontroll av internkontrollpunkt uppdragsspecifikation saknas för uppdrag som omfattar insats om minst 7 arbetsdagar har inte skett enligt plan. Chef Utvecklingsavdelningen kommer att utveckla kompletterande rutin avseende denna internkontrollpunkt i Internkontrollplan för 2014. Internkontroll inom Platina har upptäckt felaktigheter i utformningen av mallar. Felaktigheter i mall kan leda till att information går förlorad i dokument vid uppgradering av Platina. Då internkontrollen upptäckte detta trots att det inte var en internkontrollpunkt har ny kontrollpunkt rörande kontroll av utfärdade mallar i platina utarbetats i internkontrollplan för 2014. Internkontroller som inte har genomförts under året Kontroll av internkontrollpunkt uppdragsspecifikation saknas för uppdrag som omfattar insats om minst 7 arbetsdagar har inte skett enligt plan. Chef Utvecklingsavdelningen kommer att utveckla kompletterande rutin avseende denna internkontrollpunkt i Internkontrollplan för 2014. Åtgärder som vidtagits utifrån tidigare års internkontrollplaner Då Utvecklingsavdelningen bildades under 2012 fanns ingen internkontrollplan för verksamheten under 2012. Det finns därför inga åtgärder att vidta från tidigare års internkontrollplaner. 24

Vård- och omsorgsnämnden Fritidsverksamhet för personer med funktionsnedsättning: Kontrollmomentet var att verksamheten inte ger tillräcklig kvalitet för brukarna. Nämnden har vid en hearing 2013-06-13 informerat sig om hur samtliga enheter inom verksamheten för personer med funktionsnedsättning arbetar med fritid för brukaren. Vid planerad tillsyn i verksamheten har området aktiviteter lyfts som en viktig fråga. Sammantaget kan vi notera att utbudet av fritidsaktiviteter ökat sedan förändringar i organisationen gjorts under 2012-2013. Upphandlat särskilt boende för äldre: Kontrollmomentet har varit att nämnden inte får beställd kvalitet. Kontroll har genomförts genom tillsyn i verksamheten enligt nämndens tillsynsplan. Nämndansvariga tjänstemän träffar även löpande (ca 4 ggr/år) samtliga externa utförare för gemensam dialog och uppföljning. Bedömningen är att beställd kvalitet har erhållits. Bemanning på säbo: Kontrollmomentet har varit att bemanningen allvarligt underskrids av intern utförare. Bemanningen på särskilt boende i intern regi drogs ner under 2012 pga minskad ramtilldelning för nämnden. Vid vår tillsyn har vi ställt frågan om enhetschef kan garantera kvalitet och vårdsäkerhet för sin enhet. Vi har i några fall fått ett negativt svar på frågan och Divisionschef Ann Malmström har därför fått i uppdrag att redovisa till nämnden hur vårdsäkerheten ska kunna garanteras. Tillsyn har skett enligt Vård- och omsorgsnämndens plan dnr ähn11/91 och rapport efter genomförd tillsyn har lämnats till nämnden. Hemtjänst: Kontrollmomentet har varit att nämnden får betala för mycket för hemtjänst och att debiterad tid inte utförts. Kontraktsuppföljning med samtliga externa utförare inom hemtjänst har gjorts enligt mall. Två gemensamma sk branschmöten har genomförts då gemensamma frågesällningar och förtydliganden tas upp. Nämndansvarig tjänsteman har genomfört fakturagranskning dels genom slumpvis kontroll löpande varje månad samt under juli månad en mer omfattande granskning av i första hand samtliga externa utförare men också stickprov på den egna regin. Granskningen utgår från ersättningsreglerna i förfrågningsunderlaget och avvikelser kommenteras och skickas över till utföraren för deras kommentar. En slutlig bedömning görs och ev kreditering av för mycket utbetald ersättning sker. Granskningen har tom oktober månad 2013 gett 476 tkr i återbetalning. Dagverksamhet för dementa: Kontrollmomentet har varit att personer med demens inte skulle få sina behov av dagverksamhet tillgodosedd. En samordning har skett av olika verksamheter och nämnden kan konstatera att en kvalitetshöjning har skett. Nämndens riktlinjer för handläggning: Kontrollmomentet har varit att nämndens reviderade riktlinjer inte har fått genomslag i handläggarnas beslut. 25

Kontrollen har genomförts som en genomgång av antalet avslag på ansökan om hemtjänstinsats, särskilt boende SoL samt insatser enligt LSS: Nämnden kan konstatera att antalet avslag inte är särskilt högt. Fortfarande finns bristande följsamhet till riktlinjerna och en fortsatt diskussion med Omsorgsenheten och handläggarna sker regelbundet. Ej genomförd internkontroll Bemanning på särskilt boende i egen regi. Kontroll har inte genomförts av antal personal i tjänst. Orsaken är strikt ekonomiska. Samverkan inom divisionen i komplexa ärenden: Kontroll har inte utförts då sammanslagningen av organisationen till Division Social omsorg delvis har förändrat bilden. Nämnden har velat avvakta då samordningsvinster och andra samordningsfördelar behöver få tid att formeras. Barn- och ungdomsnämnden Systematisk kvalitetsuppföljning, SKUPP Systematisk kvalitetsuppföljning förskola, förskoleklass och grundskola; bedömd risk är bristfällig och/eller utebliven rapportering samt svårigheter att dra slutsatser. Metod för att underlätta uppföljningen är ett dokument för systematisk uppföljning på enhets-, divisions- och nämndnivå. Den systematiska uppföljningen av internöverenskommelsen 2012, SKUPP 12, levererades av produktionen i november 2013. Det innebär att uppföljningen på nämndnivå också är fördröjd med ett år. Nämndens analys och åtgärder är nu genomförda och framskrivna till beslut i nämnd 2013-12-10. Vidtagen åtgärd är att påvisa lagkrav på och vinster med systematisk kvalitetsuppföljning för såväl verksamhet som nämnd. Datum för delrapportering är inte uppsatta. Frågan har istället varit i fokus på flera beställar-/utförarmöten, bl. a kopplat till nämndens kvartalsuppföljning av IÖK. Arbetet med SKUPP 13 pågår i divisionen och ska vara inlämnad till nämndansvarig tjänsteman senast 2014-01-10. Förutsättningarna för nämnden att slutföra systematisk kvalitetsuppföljning på nämndnivå är väsentligt bättre än för 2012. SKUPP 13 för nämndnivå skrivs fram för beslut i nämnd 2014-02-04. Behovet av kontroll kvarstår. Internöverenskommelse Internöverenskommelse, bedömd risk är brister i efterlevnad. Metod för att öka efterlevnad är beställar-/utförarmöten med kvartalsuppföljning av IÖK samt SKUPP. Kontrollen leder i riktning mot önskad effekt. Behovet av kontroll kvarstår. 26

Utbetalning av bidrag till fristående skolor och förskolor Utbetalning av bidrag till fristående skolor och förskolor, bedömd risk är brister i statistik. Metod för att minska risken är månatlig avstämning med statistikhandläggare i divisionen. Vid enstaka tillfällen har inrapporterad statistik korrigerats i efterhand. Det beror bl. a på brister i rapporteringen från fristående enheter och fördröjning av ändringar i folkbokföringen. Statistikdokumenten är förbättrade. Korrigering av utbetalning har också gjorts i samband med efterkontroll av transaktionslistor. Förbättringar av granskningen i samband med utbetalning är genomförd. Förbättringsarbetet behöver bevakas ytterligare ett år. Behovet av kontroll kvarstår. Inkomstjämförelse barnomsorgsavgift Inkomstjämförelse barnomsorgsavgift, bedömd risk är brister i handläggning i samband med inkomstjämförelse mellan uppgiven inkomst och uppgifter på skatteverket. Handläggningen har varit korrekt och beslutsunderlag är förbättrade. Nämnansvarig tjänsteman har fått tydligt underlag för beslut om återbetalning till vårdnadshavare. I produktionen råder dock fortfarande viss osäkerhet om vad som är produktionens ansvar och vad som är nämndansvarig tjänstemans ansvar. Behovet av kontroll kvarstår. Revidering av styrdokument Revidering av styrdokument, bedömd risk är att den ej är anpassad till lagstiftning. Metod för kontroll är riktad uppföljning genom bevakning av lagstiftning. Bevakning av lagstiftning är gjord. I samband med revidering respektive upphävande av nämndens styrdokument ligger relevant lagrum med eventuella förändringar till grund för revideringen. Nämndens styrdokument är riktlinjer anpassade till gällande lag och beslutad utformning av kommunens styrdokument. Revideringen är slutförd och kontroll kan avslutas. Tillkommande beslut Tillkommande beslut, bedömd risk är att de ej är kända alternativt ej efterlevs. Metod för kontroll är riktad uppföljning i samband med beslut. Nämndens beslut (BUN12/35) att Systematisk kvalitetsuppföljning ersätter tidigare kvalitetsredovisning på både enhets- och divisionsnivå är inte helt genomförd enligt anvisningar. Det förekommer också att produktionen agerar enligt upphävda styrdokument. Redovisning av arbetet med implementering i verksamheten är efterfrågad. Den är inte genomförd ännu och kommunikation mellan nämnd och produktion pågår. Nämndansvarig tjänsteman behöver försäkra sig om att reviderade och/eller nya riktlinjer är implementerade i verksamheten. Kontrollen planeras som återkommande punkt på beställar-/utförarmöten. Behovet av kontroll kvarstår. 27